勉強会カンファレンス2011についてあれやこれや
勉強会カンファレンス2011を6月25日、楽天2号館で開催した。100名を越える人が参加して盛況だった。
カンファレンスという形式を、プログラム（コンテンツ）と運営の二つの軸で分解して、運営について思うところを勉強会カンファレンスの主催者として、あれやこれやしるしてみたい。
プログラムの目玉は@papandaさん発案の勉強会屋台だったと思う。午前中は大規模カンファレンス、企業による勉強会の支援、お昼（お弁当の支給）、コミュニティとの緩い会話とLT、午後からはパターンランゲージと勉強会、勉強会パネル、勉強会における女子会、そしてビール勉強会＆LT大会。盛りだくさんであった。
運営
運営まわりで、自分がやったことをあるがままに記す。
会社への各種申請系がやまのようにある。会場の空きを確認し、会場を確保するとともにイベント申請をする。イベント名、責任者（わたしだ）、担当者、規模、趣旨などを記して会社に提出する。これはテンプレートがあるのでそれを使う。エレベータの占有申請、会場の連続解錠申請、空調申請、館内作業届け、社内告知文作成、GUESTカード発行申請、休日警備員申請。これらの各種申請については、「社外主催勉強会等実施の手順」というドキュメントがあるのでそれを参考にする。昔、カーネル読書会をやったときに、田澤さんが書いてくれたものをメンテナンスしている。正直言って、このマニュアルがなければ、何から手をつけていいのかまったくわからないほど、手続きは煩雑である。一度やってしまえば、手順はわかるので、後は目をつぶっても出きるようになるのであるが、最初の一歩が難しい。
昼食の提供
今回は昼食を提供するという自分にとっては初めての経験があった。これは、今年の1月楽天タワーで開催したPyConMinの運営からパクった。
楽天タワーは入退出のたびにGUESTカードを発行しなくてはいけないので、入退出のオペレーションのコストが高い（手間暇がかかる）。休日は近所に食べ物屋がほとんどないので、弁当を提供することによって、参加者を会場に閉じ込めて、入退出をさせないで入退出のコスト削減しただけでなく、参加者の利便性をアップし、昼食時に勉強会屋台を回ってもらうという一石二鳥のメソッドであった。
PyConMinの運営を横で見ていて学んだことは120名の定員で120名分の弁当を用意すると余るということである。そこで今回は、唐揚げが好きな@kogeeに敬意を表して、唐揚げ弁当40個、のり弁、シャケ弁、各30個、計100個、そして、遅れてきた人用のバッファーとして、おにぎり60個を準備した。
当日は午前中から参加した80数名、チーム楽天ボランティアが20名弱、100名強会場にいたので、ほぼ読みどおりピッタリの分量になった。未登録で当日参加の人も若干名いた。お弁当の選択は早い者勝ちだったので、出遅れた若干名の人はお弁当ではなくおにぎりになった。すいません。そーゆーことでした。
なま物なので、多めに発注して余らせるというオペレーションはとらなかった。おにぎりならば、ビアバッシュの時のつまみにもなるし、セッションの途中で小腹が空いたときのおやつにもなるのでバッファーという機能を果たせると考えた。
通常のケータリング業者に頼むと弁当代だけでも1000円を越えてしまうし、それでは予算オーバーになるので、お馴染みのネットスーパーにオーダーした。100人分のお弁当を買出しに行くというのは考えただけでも悪夢なのでネットスーパーで配達してもらう。量が多いので水曜日にオーダーをかけ、電話で担当者に配達時間などを再確認した。ネットスーパーによって、弁当代を抑えることができる。午後の分のお菓子も別途配達してもらった。
勉強会屋台にお弁当をおくというのは@papandaのアイデア。お菓子をくばって休み時間は歓談してもらう。
ビール勉強会
TokyuRuby会議でサントリーのザ・プレミア・モルツが振る舞われていたのでそれをパクった。プロ講師によるビール勉強会だ。サントリーさんによれば、2トントラックで20リットル樽を15本持ち込んだそうだ。150名分で、一人平均2リットル。実際、ビールを飲んでいた人は多分80名位だと思うので、4リットル近くのザ・プレミア・モルツが振る舞われたことになる。ビールを飲み終わっていないのに、綺麗なおねーさんが、ビールいかがですかとおかわりを勧めてくれる。ビールのわんこそば状態である。へろへろである。ろれつが回らなくなるほど、飲んでいたのである。
チーム楽天
受付、エレベータ係、会場誘導などなど10数名のボランティアが参加してくれた。日頃お手伝いを頂いている唐揚げで有名な@kogee先生や勉強会同好会の仲間だけではなく、今年の新卒が率先して手をあげてくれた。11新卒にとって初めての勉強会が勉強会カンファレンスになった。献身的に動き回ってくれた。ここに記して感謝したい。
振り返りをKPT(Keep/Problem/Try)でしてみたところ、負荷が一部の人に偏ってしまったという問題が見えた。
例えば、遅刻者のオペレーションは、ロビーからわたしの携帯に電話をかけてもらって、誰かが迎えに行くということであったが、わたしがボトルネックになったし、迎えに行く人も固定的であったので、それを動的に負荷分散するべきであった。というか、そーゆーことを指示なしで自動的に動けるようなチーム構成であれば理想的であったのだが、勉強会の運営がはじめてのみなさんにそこまで期待することは望みすぎである。
次回はきっと自律分散的にスケールするチームになると期待したい。というか、許可を求めるな謝罪せよという価値観をちゃんと事前に伝えていなかったわたしの問題なので、次回はイベント開催前にオリエンテーションをきっちりして、それを伝えておきたい。
GUESTカード問題
楽天でイベントをすると入館証を記入してもらってそれと引きかえにGUESTカードをお渡しする。そのGUESTカードに関しては全数回収が原則なのであるが、100名を越えるイベントだと、どうしても何人かそのまま持ち帰ってしまう人がでてくる。別に悪気があるわけではなく、そのまま首からかけていたり、なんかの拍子にカバンにしまって忘れちゃったりする人が出てくる。
今回も、GUESTカードホルダーを2枚未回収になってしまった。入館証とつきあわせて、一人は判明したのであるが、残りの一枚は未回収になってしまい、始末書を書くことになった。
会社の総務としては、セキュリティ上、全数回収をイベント開催責任者に求める。これは立場としてよくわかる。結果として全数回収ができないとわたしが始末書を書くことになる。回収時に全数確認するコストと、数が合わないときの入館証との突合せは極めてコストがかかるので、これをなんとかしたいというのがある。総務と相談して、いい落としどころを考えたい。
勉強会カンファレンス2011、企業と勉強会
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コンテンツ（プログラム）について
大規模なイベントについて、LLイベントの法林さん、OSCの宮原さん、Ruby会議の高橋さん、CEDECの吉岡さん、イノベーションスプリントの川口さんに語ってもらった。CEDECの吉岡さんが、「CEDECをやるのは、業界のためにやっているんです」という趣旨の発言をされていて、おお、自分とは全然違うという風に思った。「安い技術者を使って利益をあげるといういやな考えがあるじゃないですか」という発言も印象に残った。
大規模イベントの場合、動くお金が大きいので前売券にするというのは、その通りだなーと思った。
企業と勉強会のセッションは日本オラクルの甲木さん、IIJの堂前さん、Niftyのもりふじさん、ECナビのこしばさん、そして楽天からわたし。このセッションは、企業が勉強会開催のために会議室などを無償で提供してくれる動きが広がればうれしいなあという思いの元、提供側企業の中の人にどのような経緯で社外勉強会に会場を提供しているかをうかがった。
会場提供する側は貸し会議屋じゃないので、それなりに会社に対しての説明が必要だし、それを仕事にしているわけではないので、中の人の負荷が高くなってしまうという状態もさけないといけない。そこらへんの落としどころをどう見つけていくのかがポイントになると思った。やはり、土日開催は中の人の負荷がどうしても高くなってしまうし、ビル管理の関係上、平日開催にはない悩みがある。例えば、楽天の場合、土日開催だと、ロビーの警備員を手配する必要がある。
ランチセッションは前述のとおり、勉強会屋台、Metacon Bazzarである。
勉強会パターンワークショップ、中埜さんによる熱いお話。勉強会パネル、女子会へと進むのであるが、運営をしていて、じっくりとお話を聞けなかったのが悔やまれる。
2次会
当日、希望者で青物横丁のいさりびで2次会をした。広くて安いので楽天でイベントをした後は使うといいよと思った。
その他
何人か楽天2号館ではなく、楽天タワーの方に行った人がいたみたいである。楽天タワーの方になにか案内を出しておけば親切であることは百も承知であるが、コストがかかるのでやらなかった。大人なんだから迷っても自力で来てほしい。
タバコを吸う人には辛かったかもしれないが、喫煙所もないし、タバコ休憩も特に持たなかった。タバコを吸う人に対して特別な配慮をするつもりもなかったのであるが、吸いたい人は自分でどーにかしてほしい。
運営コストをあげるようなことは極力排してエコな運営をしたいと思う。
https://sites.google.com/site/metacon2011/
勉強会カンファレンスまとめ
http://togetter.com/li/154242
