ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración

Documental, con referencia a la generación de información y producción de documentos.

AREAS DE GESTION EN LA ACTIVIDAD PRIVADA Y EN LA ACTIVIDAD

PÚBLICA

Actividad Privada.

Según el autor Nicks la oficina o la U. A. D. puede consebirse como aquellas actividades y

tareas que se realizan a través del soporte papel aunque actualmente se complementan con
los soportes electrónicos (Disquetes). De acuerdo a esto considera a la oficina como un
proceso de información, en una línea de actividades en el área de los seguros, en los bancos
u otros tipos de servicios, donde le producto puede estar representado por una póliza o por
un cheque. A nivel de las plantas operativas de una fábrica, la mayor aportación es
proporcionar información entre la dirección. Podemos decir que la información se registra,
se procesa y se utiliza. Estas tres actividades constituyen el ciclo del trabajo en toda oficina
y permite la planificación, organización y control de las actividades. Se debe reconocer a la
oficina como una reserva de memoria para la organización o la empresa. La
correspondencia, los registros de producción, los inventarios de existencias, la toma de
decisiones, son todos datos que se registran, procesa y utilizan dentro de la organización.

La oficina como función.

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría,

ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se
archiva y también se comunica.

FUNCIONES

• Preparación de registros e informes.

• Archivo de los registros y demás documentación.
• Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos
los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada
a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente
de información para la toma de decisiones.

LARDENT

La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de

organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan actividades
que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir y
organizar la acción siguiente.
FUNCIONES

Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información

disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de
decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información,
procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán
del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y
sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los
recursos financieros, humanos y materiales.

SISTEMA DE INFORMACION

Es un conjunto de elementos relacionados entre sí que interactúan en forma permanente con

el propósito de alcanzar el objetivo de proporcionar datos e información. Pueden ser
generales cuando se proporciona información en forma sistemática a quienes tienen la
responsabilidad de tomar decisiones y también permiten tener una visión global de la
situación de la empresa en la cual funciona el sistema.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Estos elementos son funcionales y a través de los cuales se pueden alcanzar los objetivos
establecidos. Los elementos son: Insumos, Unidad de procesamiento, Productos, Control,
Retroalimentación.

1. Insumos:

• Recursos Humanos.
• Recursos Materiales.
• Recursos Financieros.
• Información.

En el marco de la teoría de sistemas los insumos o recursos son la materia prima de la

unidad de procesamiento.

• Recursos Humanos: Constituyen un insumo básico de un sistema de información,

porque permite adecuar el diseño de un sistema de información a las necesidades o
carencias de información que puedan detectarse. Permite programar y poner en
ejecución el sistema diseñado, además de permitir un seguimiento de la
implantación del mismo. Permite controlar el producto real del sistema. Además
permite realizar los ajustes necesarios que permiten alcanzar los objetivos
esperados.
• Recursos Materiales: Están representados por bienes de carácter material, a través
de los cuales se diseña y pone en práctica el sistema. Esto se refiere a la instalación,
los equipos y el local.
 • Recursos Financieros: Son los medios que posibilitan contar con los demás
elementos para poder diseñar, hacer la implantación del sistema y controlar los
Recursos Humanos.
• Información: De acuerdo al momento en que se encuentre dentro del proceso de
elavoración puede ser un insumo o entrada, o puede ser un producto o salida. Como
insumo llega en forma de datos primarios que aun no están elaborados y ahí se
transforman en materia prima. Con esta información previamente detectada como
necesaria se pueden realizar informes de las ventas totales del mes basándose en
datos primarios, sobre ventas mensuales en el interior y en la capital. La
información como producto puede salir en forma de informe especial de unidades
vendidas, producidas, o también informes sobre las actividades cumplidas (Boletín
estadístico o Balance anual). Los canales y portadores de información, son los que
ponen en comunicación a las distintas unidades administrativas y allí es donde se
manifiestan los distintos niveles y relaciones jerárquicas dentro de la empresa. Los
portadores de esa comunicación son los distintos tipos documentales, por ejemplo
los informes, balances, y los soportes son variados (Disquete o papel).

UNIDAD DE PROCESAMIENTO

Es un elemento que recibe los insumos en su estado original y los procesa para obtener el
producto esperado. La estructura administrativa está formada por las unidades primarias
(Oficinas) en segundo nivel estarían las unidades de administración intermedias y luego las
unidades jerárquicas.

Estas unidades en las distintos niveles tienen asignadas funciones específicas, y para poder
cumplirlas desarrolla tareas como la recolección de datos, la clasificación , análisis,
sistematización y elaboración y distribución de la información. Teniendo siempre presente
los requerimientos o necesidades de la institución. Es decir, esta unidad en el nivel primario
procesa datos, luego se elabora una información primaria con los datos obtenidos (Unidad
intermedia) y luego estaría la información consolidada que se llega a partir de
informaciones parciales.

PRODUCTOS

Estos representan el resultado final del tratamiento que se dio de la información como
insumo o entrada y también representa la conversión que estos reciben en la unidad de
procesamiento. Se constituye así la expresión material son los productos que se dan a corto
o largo plazo. La información a corto plazo se alcanza en forma inmediata, luego que se
realizó en la unidad de procesamiento (Ej. Boletines mensuales, resoluciones, etc.) Los
productos mediatos son otros tipos documentales: Las memorias anuales, Presupuestos para
Inversiones.

CONTROL

Este elemento del sistema permite comparar lo realizado, con lo que inicialmente se había
previsto. Para verificar el funcionamiento del control puede realizarse por ejemplo sobre los
insumos en forma previa, antes de ingresar a la unidad de procesamiento (Control
antecedente o precedente). Otro tipo de control se puede establecer sobre las actividades
durante el tratamiento que reciben los insumos (Control Concomitante). El último control
es cuando los productos salen de la unidad de procesamiento (Control subsiguiente). Para
poder aplicar esos controles deben existir criterios o normas las cuales quieren determinar
los requisitos que deben reunir los insumos (Calidad y cantidad esperada de los productos).

RETROALIMENTACIÓN

Esto se representa por canales de comunicación que brindan información sobre los
resultados del proceso del control. Luego de comprobar los hechos reales de los previstos,
entonces van a existir dos tipos de retroalimentación, la negativa y la positiva.

La negativa se refiere al flujo de información sobre errores en la información los aciertos

alcanzados, las acciones desarrolladas de acuerdo a los estándares o normas establecidas de
antemano. Cualquiera de los dos tipos de retroalimentación es importante. La negativa sirve
para proyectar el mejoramiento del sistema y además exigiendo la retroalimentación
canales externos para permitir un flujo de información dinámica y óptima.

REQUISITOS DE LA INFORMACION

Su objetivo primero es proporcionar datos e información para satisfacer las necesidades de

la empresa o la institución. Para que la información pueda constituirse efectivamente en un
instrumento de análisis para la formulación de políticas, la planificación, la ejecución y el
control de las actividades de una organización debe de reunir determinados requisitos.

• La oportunidad: La información debe proporcionarse a los usuarios en tiempo y

forma (lugar oportuno y conveniente), de lo contrario pierde valor como
instrumento a la hora de la toma de decisiones.
• La claridad: Para que sea de esa forma se debe utilizar un lenguaje concreto o
específico, presentando los informes o resúmenes que permitan una rápida
interpretación de la información.
• La Uniformidad: Está relacionado con los criterios técnicos que deben ser
uniformes dentro de las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, las
cifras o los códigos a ser utilizados.
• La periodicidad: Se refiere a que la información debe proporcionarse en forma
sistemática y periódica de acuerdo a las necesidades del usuario.
• La confiabilidad: Se debe reflejar exactamente tanto los aspectos o las operaciones
que se quieren comunicar.
• La selectividad: Es proporcionar información específica y adecuada es decir, que
debe ser dosificada en cantidad y en calidad.

FUENTES DE INFORMACION EN RELACION A SU UBICACION:

Sistema centralizado o descentralizado:

La centralización de la información permite una mayor capacidad de tratamiento y
utilización de la información, por lo tanto una mejor administración de los Recursos
Humanos y materiales conque cuenta la unidad administrativa. Si la organización es de
cierta envergadura, la complejidad en el funcionamiento del sistema, puede ocasionar
demoras en la entrega de la información, lo que le resta utilidad a la misma.

La descentralización tiene un mayor beneficio por la posibilidad de asegurar la oportunidad

de la información, pues se origina cerca de la oficina y permite brindar una información en
forma autónoma, pero hay una desventaja y es que multiplica y almacena la información en
las distintas unidades administrativas lo que incide en los costos de un sistema de
información. Esto se debe a que cada unidad tiende a fotocopiar lo que se hizo en otra
oficina, multiplicando la información y los materiales utilizados.

Centralización y descentralización de la oficina o Unidad de Administración

Documental.

Se puede hablar de centralización física o funcional. Es física cuando el trabajo de oficina

se realiza en un solo lugar , y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina
de origen y la planificación, la coordinación y el control dependen de un departamento
administrativo o de un director.

Se habla de descentralización cuando cada unidad o departamento administrativo realiza

sus actividades en forma independiente no existiendo la planificación ni la coordinación a
nivel general de la empresa.

Lo importante es adoptar un sistema de administración de documentos en base a la

estructura orgánica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una
estructura orgánica y a las características o necesidades de cada empresa o institución.

Desde el punto de vista empresarial la descentralización, tiene como objetivo el control

porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las
tareas operativas , posibilitando la aceleración de toma de decisiones, simplificando la
comunicación, reduciendo a un mínimo los trámites y en definitiva permitiendo dirigir a los
responsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y también
responsabilidades.

Unidad de Administración documental en el Area pública.

Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y

salida, o registro trámite y archivo.

Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto

de técnicas, normas y principios que se relacionan con el tratamiento de los documentos
que se procesan en cualquier organización.

Objetivos de la Unidad de Administración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los

documentos que se procesan.
2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

1. Recepción y Orientación.
2. Registro y Distribución.
3. Archivo.

El nivel jerárquico de la Unidad de Administración Documental va a estar dado de acuerdo

al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la
estructura tiene dos niveles que pueden darse de la siguiente forma: División y
departamentos, o departamentos y secciones. Esta estructura es para manejar alrededor de
100 documentos diarios. También puede dividirse en secciones y áreas de trabajo o ser
pequeñas unidades, por ejemplo en el interior de la república lo hace solo una persona. Esta
estructura se puede usar tanto para un sistema manual y/o un sistema computarizado.

La unidad de administración documental tiene a su cargo la recepción externa, la

numeración, la regulación del trámite interno, despacho interno y archivo de los
documentos ya sea recibidos o emitidos por el organismo.

Funciones de la Unidad de Administración documental.

1. Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,

2. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.
3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
4. Registrar el movimiento de los documentos.
5. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.
6. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
7. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
8. Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservación y distribución
de los documentos.
9. Depuración de archivos.
10. Transferencia de documentos.
11. Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos.

Unidad de administración documental. (Segundo Nivel).

En un sistema manual está compuesta por 8 áreas. La primera unidad es de recepción y

orientación.

Área de recepción y orientación. Funciones. (Área 1 Unidad I)

1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus escritos.

 2. Señalar las dificultades sustanciales, formales o fiscales de los escritos que son
presentados por particulares y admitirlos aunque merezcan observaciones de forma
o contenido.
3. Recibir documentos de usuarios del correo y de otros organismos públicos o
privados.
4. Foliar y dejar constancia de la fecha, hora de presentación, número de hojas,
mención de los documentos que acompañan al escrito.
5. Agregar carátula y hoja de tramitación.
6. Numerar correlativamente y en forma conjunta con los documentos que no se
hubieran registrado. Se debe de entregar al interesado una tarjeta de identificación
donde constan los datos que identifican al documento para futuras consultas.
7. Informar al jefe de la unidad sobre aquellos documentos que por su trascendencia o
urgencia dejan de ser conocidos en forma inmediata por los jerarcas.
8. Determinar los escritos.

Area 2 Unidad I.

Extractos: En esta unidad se redacta y dactilografía los extractos de los documentos.

Area 3 Unidad I.

Clasificación y trámite: Clasificar el documento ingresado indicando las secuencias de las

unidades administrativas donde se substanciara el documento en la hoja de tramitación. El
primer paso de un documento se va a hacer a través de un sello.

Area 4 Unidad I.

Relación de asuntos entrados: Se confecciona diariamente con los números de expedientes

u otros documentos, el origen y extracto del asunto.

Registro y distribución. (Area 5 Unidad II)

Funciones:

• Confeccionar fichas temáticas, patronímicas, numéricas o de trámite con documento

ingresado.
• Mantener al día los ficheros en orden alfabético ya sea temático o patronímico y
ficheros por el número del documento o el trámite.

Area 6 Unidad II.

Se deben de centralizar las fichas numéricas o de trámite de acuerdo a las secuencias en las
U.A.D. de los documentos registrados y además informar la ubicación del documento.
Area 7 Unidad II Distribución.

Funciones:

• Hacer la relación de los expedientes remitidos a las dependencias que deban tomar
actuación en los mismos.
• Organizar el reparto de los documentos.
• Archivar la relación de expedientes remitidos debidamente formada y en forma
cronológica.

Area 8 Unidad III Archivo.

Funciones:

• Guardar los documentos que deban archivarse por número y por año.
• Entregar los documentos archivados bajo recibo y por decisión superior.
• Dar vista autorizada de documentos archivados.
• Desglosar previa autorización los documentos agregados a expedientes ya
archivados.
• Mantener los archivos actualizados y ordenados.
• Efectuar depuraciones periódicas de acuerdo a los criterios impartidos.

Unidad I (Sistema computarizado).

Recepción y orientación.

Cambia con respecto al sistema manual en que se agrega carátula y hoja de tramitación en
forma unificada.

Clasificación y trámite.

Es igual al sistema manual. (Area 2). Esta unidad tiene tres áreas menos con respecto a la
manual.

Area 3. Registro y reguladora de trámite.

Pasa a ser el área principal porque aquí se pasa toda la información necesaria para formar
una base de datos. Es un área clave y centralizadora de toda la tarea de la unidad.

Funciones:

• Ingresar al computador los datos de cada documento (Año, unidad ejecutora, o

código de identificación del organismo si no pertenece a la administración pública).
• Tipo de documento.
 • Número de expediente.
• Anexos, fecha.
• Organismo o usuario solicitante.
• Asunto.
• Indicación de la unidad hacia dónde va a ser remitido.
• Imprimir la carátula con los datos ya ingresados y agregarlos al documento.
• Imprimir la relación de expedientes remitidos indicando el destino de los mismos
• Actualizar los movimientos de los expedientes en base a la relación de los asuntos
remitidos de la sección.
• Informar sobre la ubicación del documento.

Area IV. Unidad 2.

Distribución.

Idem sistema manual.

Area V. Unidad 3.

Archivo.

Idem sistema manual.

El sistema computarizado implica la impresión de carátulas, relación de expedientes

remitidos en forma interna, relación de asuntos entrados, movimiento de los expedientes y
dar información a los usuarios y a la propia organización.

En la hoja de tramitación se indica la secuencia de las unidades administrativas que

participan en la substanciación del documento permitiendo remitir el mismo de una unidad
a otra sin pasar por la Unidad de Administración Documental.

Las unidades administrativas van enviando la relación de expedientes remitidos a la U.A.D.

Esta es la forma de comunicación que permite actualizar el destino del documento en la
base de datos y es en esta instancia que actúa como reguladora de trámite.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Comprende la concepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la

transferencia a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar el
tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a
requerir de él.
Tres fases:

• Pre - Archivística.
• Administra.
• Histórica.

Fase Pre - Archivística

Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se van
acumulando para formar una pieza documental.

- Gestación: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier

documento deberá pasar por un momento en que es planificado en su diagramación para su
utilización en el proceso del trámite. Se debe señalar que es donde se hace imprescindible la
normalización de los formularios para lograr economía y eficiencia en las distintas unidades
administrativas.

- Momento de Trámite: Es cuando se inicia una acción administrativa o judicial. Comienza

con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitación se inicia
con la primera gestión o trámite. Dura todo el tiempo en el que se van acumulando los
datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo
documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administración y
también por parte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo.

Fase Administrativa

Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la

administración de la institución que lo creó, y también al iniciador. Los documentos se
crean para que sirvan a la institución y al interesado. Desde este punto de vista esta es la
fase más importante del documento.

- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa su
texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos.
Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que
fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de intimar o
de obligar.

- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den
distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se
indica en su texto el término de la vigencia. Ejemplo: Contratos. Concluyen su vigencia por
la creación de otro documento (Contradocumento).

- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario o

al destinatario la posibilidad de rever algún aspecto o parte del documento sirviendo
también como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se pueden
detectar posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los asuntos que
contiene. Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripción del
documento. La prescripción es el agotamiento o termino del derecho a reclamo,
reivindicación o acción administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas
condiciones se puede adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la
prescripción el documento no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al
iniciador, por lo tanto la institución lo desafecta o lo retira pero no implica la destrucción
del documento.

Fase Histórica

Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de

finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no
llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de finalización.

Ejemplos

- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.(Gestación)

- Trámite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.

- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del cheque.

- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.

- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los cálculos y la Intendencia los aprueba.
(Gestación)

- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras está en pie.

- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.

- Documentos sobre límites de estados: Tramitación extensa. (Gestación)

- Vigencia: Mientras no se modifiquen los límites.

- Plazo precautorio.

- Fase Histórica: Todos los documentos sobre límites de estados pasa por la fase histórica;
son parte del patrimonio de la humanidad.

CARACTERÍSTICAS FASES

• Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivística. (1)

• Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2)
• Documentos no corrientes. Fase Histórica. (3)
LUGAR DE CUSTODIA

1. Oficina o archivo de gestión.

2. Archivo administrativo.
3. Archivo histórico o gral.

FUNCIONES

• Documentos corrientes o activos.

1. Documentación en trámite, producto de las actividades de la institución.

2. Utilización documental constante.
3. Selección documental esporádica.

• Documentos semiactivos o semicorrientes.

1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o

sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc.
2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de
volver a ver algún aspecto del documento.
3. El momento que precede a la prescripción misma.

• Documentos no corrientes.

1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area científica, cultural,

histórica, etc.)

COMUNICACIÓN - INFORMACIÓN - DOCUMENTO.

La comunicación y la información concreta porque toda relación humana junto con sus
actividades supone una forma de comunicación.

El conocimiento comienza con una información sobre lo que se piensa y se hace, permite
que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa información se registra en un
soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo así el carácter de documento).

Las actas documentales estan referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar la
información que contienen los documentos.

Hay diversas formas de comunicación, pero en todas ellas se encuentran partes:

- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institución, un grupo de trabajo. Es el
trasmite el mensaje.

- Receptor: Recibe el mensaje.

- Canal: El mensaje es trasmitido a través de este. Es el medio o soporte.

- Código: Conjunto de signos a través del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan el
mismo lenguaje.

Las comunicaciones escritas poseen métodos de transmisión que posibilitan llevar ideas,
informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la comunicación.
Se da a nivel de toda organización, o grupo de trabajo.

La comunicación escrita posee información que facilita las soluciones sobre distintos
aspectos de la institución, así como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial de
las organizaciones.

CONCEPTO ETIMOLÓGICO DE DOCUMENTO

Proviene del latín documentum, significa enseñar o enseñanza, lección. Deriva de Docere
(Verbo).

El sentido actual de la palabra, aparece en castellano por primera vez en 1786. Significa
escrito que contiene información fehaciente (Verídica o testimonial).

CESAR GUTIERREZ MUÑOZ

De la definición o concepto etimológica podemos rescatar que el documento enseña. En el

sentido más amplio es cualquier cosa que sirva para ilustrar y comprobar algo. Puede ser el
mundo, naturaleza de la cultura. por este modo o acepción las palabras se consideran
documentos, todos los minerales, los vegetales y lo creado por el hombre.

FINÓ Y HOURCADE

Documento es todo aquello que bajo la forma relativa de permanencia, puede servir para
conservar o suministrar información. El documento como objeto de estudio, es compartido
por varias áreas del conocimiento como la archivística, la historia, la paleografía
diplomática (Autenticidad de documentos), antropología, etc.

DIFERENTES CONCEPTOS DE DOCUMENTO

AURELIO TANODI (Argentino).

 • Vida común: Documento personal, que acredita la autenticidad de la persona.
• Pagaré: Garantiza que se debe pagar la obligación contraída.
• Archivo: Soporte que contiene un texto que el responsable de una actividad
administrativa de una entidad, y efectuada en cumplimiento de sus objetivos y
finalidades de la actividad administrativa.

Este autor toma documentos en un sentido extenso, están referidos a opiniones internas y
externas de la institución y que pueden ser de carácter contable, financiero o jurídico y que
dan prueba sobre derechos y sobre obligaciones.

NURIA AMAT HOGUERAL

Lo considera, al proceso de reunir documentación sobre un tema determinado y al

tratamiento de esos documentos que pueden ser para la difusión o para la información
inmediata y que se denominan documentos científicos.

- Documentación: Ciencia que estudia el proceso de comunicación de las fuentes

documentales con objetivo de obtener nuevos conocimientos.

Esta autora nos dice que un documento es todo conocimiento fijado materialmente sobre un
soporte y que puede ser utilizado para estudio, consulta o trabajo.

Lo considera como una herramienta indispensable para dar conocimiento de hechos y

trasmitir ideas, conocimientos o testimonio de los hechos. También permite la
comunicación humana y puede materializar los conocimientos humanos posibilitando crear
memoria colectiva. Si no existiera documentación no existiría la historia.

PUNTO DE VISTA ARCHIVISTA

VICENTA ALONSA CORTÉS

Documento es un escrito que ilustra acerca de algún hecho. Es un testimonio de la actividad

del hombre fijado en un soporte perdurable. Los límites en cuanto a soporte se entiende, si
constituyen un testimonio.

Comité de la terminología archivística de la asociación de archivistas brasileños y

comisión de archivología de la asociación brasileña de normas técnicas

Documento es un registro de una información independientemente de la naturaleza del

soporte que la contiene.

UNESCO

- Programa gestión de documentos:

Documento como información registrada, cualquiera sea la forma o el medio que haya sido
creada, recibida y conservada; por un organismo, institución o individuo en cumplimiento
de sus obligaciones, en virtud de una transacción de negocios de cualquier índole.

EDUARDO COUTURE (Definición Jurídica)

- Definición jurídica:

Es un objeto normalmente escrito en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta
para esclarecer en hecho, o donde se deja constancia de la manifestación (Humana) de la
voluntad que produce efectos jurídicos.

CODIGO CIVIL - ARTÍCULO 1574.

- Documento público:

Instrumento público revestido de carácter oficial, redactado, expedido por un funcionario

competente según formas requeridas dentro del límite de sus obligaciones.

- Documento privado:

Se manejan dentro de actividades de particulares sin intervención del estado.

- Documento Administrativo:

Conjunto de operaciones documentarias. Informa a los agentes de la administración

pública. Permite tomar decisiones con conocimiento de causa, sirve de vehículo para dar
cuenta de sus servicios a las colectividades y divulgar recientes conquistas del
conocimiento humano.

ANTONIA EREDIA

Es un registro de información independiente del soporte físico, abarca todo. Puede trasmitir
el conocimiento humano, todo lo que este sometido a la intervención de una inteligencia
ordenadora.

Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable, que contiene

información, por eso nos sirve para dar noticia de un hecho.

Elementos para que sea un documento:

- Soporte material.

- Un medio: Forma de trasmitir.

- Contenido: La información.
PUNTO DE VISTA DEL CONOCIMIENTO

Documento es la formalización del conocimiento, da origen a diferentes tipos de

documentos mentales.

Es un saber fijado por la escritura, un saber con intencionalidad para su uso y

aprovechamiento.

CONCLUSIÓN

Es un medio de la fijación de la cultura de los pueblos, es fuente de información

consolidada, un instrumento de comunicación. Es la representación ordenada del
conocimiento que puede ser usado rápidamente. Es un objeto físico de carácter probatorio,
con una finalidad informativa que permite la proyección histórica, el patrimonio
documental nacional. El origen está dado por los hechos, el conocimiento, las ideas,
actividades o datos.