MANUALES ADMINISTRATIVOS

Presentado por:
HERNEY CUADRADO
ANDRES MOJICA
DIEGO DIAZ
DAVID ARGEL
JAVIER RAMIREZ

Presentado a:
Ing. EDINSON ALBERTO SUAREZ

UNIVERSIDAD DE CORDOBA
FACULTAD DE INGENIERIAS
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
ORGANIZACIÓN Y METODOS I
MONTERIA – CORDOBA
2011
 INTRODUCCION

Este trabajo está hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con
nuestros compañeros el contenido del mismo.

En este trabajo, trataremos acerca de Manuales administrativos, que son estos

manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa, cuales
son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y cuál debe ser el
contenido de estos manuales, también estudiaremos de forma detallada lo que
son manuales de procedimientos que forma, que diagrama y que texto deben
llevar estos manuales de procedimientos.

Aspiramos que este trabajo sirva de ayuda y método de aprendizaje y de

conocimiento.
 OBJETIVOS

 OBJETIVO GENERAL

 Identificar que son manuales administrativos.

 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Diferenciar entre los tipos de manuales administrativos.

 Identificar ventajas y desventajas de los manuales administrativos.
 Ver que contenido deben tener estos manuales.
 MANUALES ADMINISTRATIVOS

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la

documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de
contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y
procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir
desviaciones de los planes originales.
Para explicar en qué consiste un manual es conveniente analizar la opinión de
algunos autores. Entre ellos:

 Agustín Reyes Ponce: El concepto de un manual es empírico, variable y fácil

de comprender: "significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una
manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de
elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la
conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa"
 Graham Kellogg: “El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala
el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina, o
de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades
específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un
método estándar para ejecutar algún trabajo”
 El manual de organizaciones es un registro de informes e instrucciones que se
utilizan para orientar los esfuerzos humanos.
 El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea de organizar,
delegar, supervisar y vitalizar o estimular.
 El manual de organización es la concentración de las cartas de descripción del
método.
 Los manuales administrativos nos son duplicaciones de los instrumentos
legislativos o legales, tales como las leyes, decretos, reglamentos u órdenes,
que son muy específicos por su naturaleza misma y están desprovistos de
explicaciones, antecedentes y materiales de divulgación.

El manual como medio de comunicación:

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de

mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de
la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente
redactado puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación
de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en
forma sistemática la información administrativa.

Objetivos de los manuales:

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos

permiten cumplir con los siguientes objetivos:

 Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.
 Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
 Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
 Proporcionar información básica para la planeación e implementación de
reformas administrativas.
 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución. 
 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 
 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. 
 Interviene en la consulta de todo el personal. 
 Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
tiempos, delegación de autoridad, etc. 
 Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. 
 Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria. 
 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 
 Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación. 
 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo. 
 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. 
 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.

Ventajas del uso de manuales:

Un manual bien concebido tiene las siguientes ventajas:

 Logra y mantiene un sólido plan de organización.
 Asegura que todos los interesados tengan una comprensión del plan general y
de sus propios papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones
necesarias en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación
del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás
puestos de la organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y la unión de las funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los
diversos niveles.
 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más
antiguos.
 Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
Entre otras.

Desventajas del uso de manuales:

Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran
los siguientes:

 Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar

un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
 Algunas compañías consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
 Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Tipos de manuales

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con

nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

 Por su alcance:
 Generales o de aplicación universal.
 Departamentales o de aplicación específica.
 De puestos o de aplicación individual

 Por su contenido:
 De historia de la empresa o institución.
 De organización.
 De políticas.
 De procedimientos.
 De contenido múltiple (manual de técnicas).

 Por su función específica o área de actividad:

 De personal.
 De ventas.
 De producción o ingeniería.
 De finanzas.
 Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.

 Por su alcance:

 Generales o de aplicación universal: Este es producto de la planeación

organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y
definiendo su estructura funcional.

 Departamentales o de aplicación específica: Son aquellos en que se

escogen todas las políticas, reglas, etc. aplicable en cada departamento
determinado.

 De puestos o de aplicación individual: También llamado manual individual o

instructivo de trabajo es el que precisa las labores, los procedimientos y rutinas
del puesto en particular. Por ello, cuando el manual de puesto no solo contiene
la descripción de las labores sino que explica cómo deben ejecutarse.

 Por su contenido:

 De historia de la empresa o institución: Su propósito es proporcionar

información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros,
administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama
introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado
contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que
pertenece y forma parte de la organización.

 De organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura

organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

 De políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de
una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas
las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
o Agilizar el proceso de toma de decisiones
o Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
o Servir de base para una constante y efectiva revisión.

 De contenido múltiple (manual de técnicas): Cuando el volumen de

actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no
justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser
conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este
manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en
si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la
práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo
puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

 De procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al
personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La
implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el
personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al
realizar su trabajo.

 Por su función específica o área de actividad:

 De personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar

las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como:
reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el
manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios,
prestaciones, capacitación, entre otros.

 De ventas: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el

alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que
afectan sus actividades.

 De producción o ingeniería: El proceso de comprar debe estar por escrito;

consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los
métodos a utilizar que afectan sus actividades.

 De finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras

en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de
dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
 CONTENIDO DEL MANUAL

MANUALES DE ORGANIZACION
 
1. Identificación
 Nombre oficial del organismo al que se refiere.
 Titulo y extensión del manual (general o específico).
 Niveles jerárquicos que comprende la organización.
 Lugar y fecha de elaboración.
 Numero de revisión, en su caso.
 Unidades responsables de su elaboración.
 Cantidad de ejemplares impresos.
2. Índice o contenido

3. Prologo y/o introducción

Consiste en una explicación sobre lo que está en el documento, de la ocasión que
da origen a su elaboración o revisión, y de los propósitos básicos que se pueden
cumplir a través de él.
Observaciones y aclaraciones que deseen incluirse.
4. Directorio
Relación de los funcionarios y de los cargos que ocupan dentro de la estructura de
organización de una unidad administrativa. 
Puesto o unidad administrativa nombre del funcionario  
5. Antecedentes históricos
 Breve descripción histórica sobre la empresa.
 Origen.
 Desarrollo.
6. Legislación o base legal

Consiste en una relación de los títulos de los principales ordenamientos jurídicos,

de los cuales se derivan las atribuciones de la entidad o de las unidades
administrativas comprendidas en ella. 

7. Atribuciones

Consiste en una transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la

entidad o a sus unidades administrativas. 

8. Objetivo

Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a traves de las atribuciones
otorgadas por las disposiciones legales.

9. Políticas

Las políticas de la institución son una parte de la planeación y ayudan a ella. Las
políticas dan significado a los objetivos. Por medio de ellas las metas adquieren
una expresión significativa e individual. 

10. Estructura orgánica

Organograma funcional: Es el organograma estructural complementado con las

funciones genéricas de cada unidad administrativa. Las normas para la
elaboración del organograma funcional serán las mismas que se consideraron
para la estructura, salvo en el caso del nivel operativo en el cual se excluye el
nivel oficina. Ver fig. 1

11. Funciones

Una función es un conjunto de actividades entre sí, necesarias para lograr los
objetivos de una institución y de cuya ejecución es responsabilidad de un órgano
administrativo. 

12. Índice de procedimientos

Un procedimiento es la sucesión cronológica de una serie de operaciones

interrelacionadas entre sí, dependientes una de la otra, y que mediante un
método o forma determinada de ejecución permiten obtener un producto o prestar
un servicio.
 

13. Glosario de términos

Se recomienda que los manuales de organización incluyan una lista de aquellos

términos técnicos que auxilien en la comprensión del texto formulado.

Fig. 1

MANUALES DE PROCEDIMIENTO
Beneficios del manual de procedimiento:
 Reducción de gastos generales.
 Control de actividades.
 Mejoramiento de la eficiencia de operación y reducción de costos.
 Sistematización de actividades.
 Información de actividades.
 Adiestramiento.
 Guía de trabajo a ejecutar.
 Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos.
 Auditoria administrativa de políticas, procedimientos y controles.
Contenido del manual de procedimiento.
 Texto.
 Diagramas.
 Formas.
GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION DE MANUALES
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
 Presentación.
 Objetivos.
 Justificación de su necesidad.
 Definición características y clasificación de los procedimientos
Análisis y crítica de la información
 Análisis.
 Diagnostico.
Análisis: Consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre
lo que se debe hacer y lo que no se hace.
Diagnostico: La finalidad del diagnostico, resultante del análisis y critica del
procedimiento actual, lo constituye la identificación de las deficiencias e
irregularidades del procedimiento.
Diseño de procedimientos
 Rediseño de formas.
 Diseño de nuevas formas.
 Reportes.
 Registros.
 Eliminación de operaciones innecesarias.
 Creación o supresión de archivos.
 Creación de nuevos controles.
Contenido de los manuales e instructivos de procedimientos
 Conceptos.
 Glosario de términos
 Índice temático: La grafica siguiente muestra de manera objetiva el contenido
de un manual de procedimientos.
Proceso y norma de elaboración del índice
Se relacionaran los nombres de los capítulos que conforman el documento de
acuerdo al contenido de los manuales de procedimientos, en el orden siguiente:
 Índice del manual.
 Introducción.
 Base legal.
 Objetivo del manual.
 Procedimientos.
 Glosario de términos.
 Índice temático.
 Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta.
 En el extremo derecho de la hoja se anotara la página en que se inicia cada
uno de los capítulos.
 

Proceso y normas de elaboración de la base legal

Se relacionaran los nombres de los principales ordenamientos juridico-
administrativos vigentes, que conforman la base legal del documento que se esta
elaborando.
La relación de los ordenamientos jurídico-administrativos habrá de seguir un
orden jerárquico descendente, según se muestra:
1. Reglamentos.
2. Decretos.
3. Acuerdos.
4. Circulares y/u oficios.
5. Documentos normativo-administrativos.
Proceso y normas de elaboración del objetivo
 Especificará con claridad la finalidad que pretende el documento, es decir, el
qué y el para qué.
 La redacción del objetivo debe ser clara, concisa y directa.
 La descripción del objetivo se iniciara con verbo(s) en tiempo infinitivo.
 Se describirá, en lo posible, una extensión máxima de doce renglones.
 Se evitara al máximo el uso de objetivos, así como el subrayar conceptos.
Proceso y normas de elaboración de las políticas o normas de operación
 Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriban el marco
general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.
 Los lineamientos se elaboraran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
 Deberán ser lo suficientemente explicitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerárquicos superiores.

DE LA PRESENTACION, AUTORIZACION Y ACTUALIZACION DEL MANUAL E

INSTRUCTIVOS DE PROCEDIMIENTOS
 De la presentación.
 Los datos de identificación del manual y el logotipo oficial de la institución se
localizaran en la parte superior de los formatos.
 Se han tomado criterios diferentes de acuerdo con el documento que se está
elaborando, ya sea manual o instructivo, en cuanto a los datos que contendrán
las casillas de identificación.
 Tratándose de manuales de procedimientos, la identificación se presentara en
el mismo documento de dos maneras diferentes.

Cubierta:
 Logotipo oficial de la institución.
 Leyenda institucional de la dependencia.
 Leyenda secundaria.
 La cubierta y cuarta de forros de la carpeta estarán divididas en dos partes por
una línea blanca horizontal de 3 cm de ancho. Dicha línea servirá de
separación entre la franja inferior horizontal de 7 cm de ancho de color gris
para manuales de procedimientos y de color beige para instructivos y la
superior invariablemente de color beige.
 La franja superior horizontal de color beige abarcara la cubierta y cuarta de
forros y tendrá una altura de 22.2 cm a partir de la línea blanca horizontal.
 La franja inferior horizontal de color beige o gris contendrá el logotipo y la
leyenda institucional, cuya dimensión será de 9 cm de longitud y su impresión
se realizara a una tinta de color negro. El logotipo y la leyenda institucional se
 colocaran a una distanciada 9 cm a partir del borde izquierdo y a 3.5 cm hacia
arriba del borde inferior de la cubierta.
 La leyenda secundaria, es decir, el nombre del área o unidad administrativa
que emite el documento, aparecerá centrada debajo de la leyenda institucional,
dividida por una línea horizontal.
Lomo:
 Sistema integral de manuales.
 Nombre del tipo de documento.
 Nombre del subtipo de documento, en el que se identificara el ámbito de
competencia del manual.
 Nombre especifico del documento en relación con su contenido.
 Numero de tomo (si existe más de uno).
 El código de referencia, proporcionado por el área de organización de la
institución.
 Logotipo de la dependencia.
 CONCLUSIÓN

Este trabajo fue hecho con la finalidad de aprender y a la vez socializar con
nuestros compañeros el contenido del mismo.

En este trabajo, se trato acerca de Manuales administrativos, definimos son

estos manuales, que ventajas y que desventajas le pueden traer a la empresa,
vimos cuales son los tipos de manuales que se utilizan en las empresas y también
vimos el contenido de estos manuales, también fue estudiado de forma detallada
los manuales de procedimientos.
 BIBLIOGRAFÍA

1. http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi
nistrativos/default2.asp