Sistema de Registro PDF
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SISTEMA DE REGISTROS
Contabilidad Financiera
Por: Vanesa Yamilly Castillo Pool V UNIDAD II SEMESTRE I.S.C. B 10-Jun-13
Sistemas de registros
INTRODUCCIN
Sistemas de registros es el nuevo tema que se estudiar a lo largo de esta unidad nmero V, el cual est basado en distintos tipos de registros que se elaboran para el manejo y captura de las operaciones de mercancas. Se abordan conceptos bsico de la contabilidad, tales como inventario de perpetuos, que es el almacn y como se maneja, las ventas y costos de ventas. Tambin se tratarn reglas importantes para el registro de las mercancas que entran y salen del almacn. Toda la informacin recaudada de los distintos autores que expresan su propia ndole, le dan una mejor perspectiva y apoyo al lector para su comprensin del tema. Existen procedimientos que se llevan a cabo para la elaboracin de inventarios, como los mtodos de valuacin de estos. Tales que se explicarn con detalle. As como un medio de comprobacin balanza de comprobacin, esta misma es una herramienta utilizada para la comprobacin de las operaciones que se realizaron con anterioridad y as detectar cualquier error impredecible. Uno de los temas interesantes, es el catlogo de cuentas, las empresas suelen utilizarlos de acuerdo a su criterio y necesidad, es caracterizado por ser una especie de lista enumerada (opcional) de cuentas. Y por ltimo tenemos el sistema de plizas en software, sabemos que la tecnologa en la actualidad ha dominado a nuestra sociedad, las ventajas que han surgido de ellas han sido de gran conveniencia para algunas ramas, tales como es en el caso de la contabilidad. El software ha llevado el registro de operaciones en la contabilidad a un nivel maquinizado, ofreciendo a los usuarios la facilidad de llevar a cabo sus cuentas y operaciones con ms rapidez de la que se puede realizar manualmente. Por tal motivo, se aborda este tema; las plizas, es decir, la libranza o instrumento en el que se da orden para percibir o cobrar algn dinero, se puede manipular a travs de un programa que realice todas operaciones y registros de manera automtica.
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Contenido
INTRODUCCIN .................................................................... 1 5.1 Sistemas de registro de mercancas. ..................... 3 5.1.1 Sistema de inventarios perpetuos .................... 3 5.2 Mtodos de evaluacin de inventarios ................. 6 5.3 Balanza de comprobacin .......................................... 8 5.4 Catalogo de cuentas ...................................................... 9 5.5 Sistemas de plizas en software ........................... 11 REFERENCIAS ...................................................................... 14
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5.1 Sistemas de registro de mercancas.
El registro de las operaciones de mercancas, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. Capacidad econmica de la entidad 2. Volumen de operaciones 3. Claridad en el registro 4. Informacin deseada Los principales procedimientos que existen son los siguientes: 1. Procedimientos global o de mercancas generales 2. Procedimiento analtico o pormenorizado 3. Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancas son las siguientes: 1. Compras 2. Gastos de compra (Lara & Lara, 2009). De acuerdo con Sastras (1997), hasta la fecha, los mtodos conocidos para registrar estas operaciones son las siguientes: 4. Mtodo analtico o pormenorizado. 5. Mtodo de inventarios perpetuos o constantes Conclusin: Es claro tener que el sistema de registro de mercancas tiene varios procedimientos los cuales se establecen mediante ciertos aspecto importantes que debe tener en cuenta, los procedimientos en los que los autores coinciden son: El mtodo analtico o pormenorizado y el de inventarios perpetuos, sin embargo otros suelen utilizar ms como es el del procedimiento global o de mercancas.
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Costo de ventas: Es cuenta de mercancas; se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido Ventas: Es cuenta de mercancas; se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la prdida si es deudor.
Figura 1
Movimiento de las cuentas
Sastras (1997) indica que tiene como base el establecimiento de dos cuentas en las cuales se registran todas las operaciones de mercancas; dichas cuentas son, una de Activo, denominada Almacn, y la otra de Resultados, conocida con el nombre de Costos y Ventas. Almacn tiene como objeto registrar las entradas y salidas de mercancas a precio de costo, a fin de conocer, en cualquier momento, la existencia de las mismas, valuadas a su precio de adquisicin. Debido al hecho de que la cuenta de Almacn permite conocer, en cualquier momento, la existencia de mercancas, a precio de costo. La segunda cuenta que se usa es la de Costos y Ventas, la cual, en trminos generales, sirve para determinar, en cualquier momento, la utilidad o prdida realizada en la compra y venta de mercancas. Las cuentas que se emplean para registrar las operaciones de mercancas, son las siguientes:
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a) Almacn b) Costos y Ventas ALMACN Debe CARGOS 1) Del precio de costos de las mercancas o materiales comprados durante el ejercicio ABONOS Haber a) Del precio de costo de las mercancas o materiales vendidos durante el ao.
El saldo de esta cuenta ser siempre deudor y representar el precio de costo de las mercancas que se encuentran en existencia en una determinada fecha. Para su correcta presentacin en el Balance General esta cuenta se clasifica en el grupo del activo circulante. COSTO Y VENTAS a) Del precio de ventas de las mercancas 1) Del precio de costos de las mercancas realizadas. que se vendan. b) Del precio de costo de las mercancas 2) Del precio de venta de las mercancas que devuelven los clientes. que devuelven los clientes. 3) Del importe de las rebajas concedidas sobre las ventas. El saldo de esta cuenta podr ser deudor o acreedor; si fuere deudor, representar la prdida bruta realizada en la venta de mercancas, y si fuere acreedor, representar la utilidad bruta. Existe otro procedimiento para registrar las operaciones anotadas en la cuenta de Costos y Ventas, consiste en dividir esta cuenta en dos: Costo de ventas, y la otra, Ventas. A la primera se le carga exclusivamente el costo de la mercanca vendida. En la cuenta de Ventas se acredita el importe de las ventas y se cargarn las devoluciones y las rebajas sobre ventas, con lo cual se obtiene las ventas netas. Auxiliar de la cuenta de almacn: La cuenta de Almacn siempre arrojar saldo deudor, el cual representa el importe de las mercancas en existencia a su precio de costo. Es indispensable llevar un registro particular de cada uno de los artculos que se manejan, a este registro es lo que se llama el Auxiliar de Almacn, que generalmente se lleva en forma de tarjetas con un rayado especial, los principales datos son: 1. Descripcin del artculo y folio del mismo. 2. Fecha para las entradas o salidas de las mercancas. 3. Tres columnas: la primera, para anotar la cantidad de mercancas recibidas; la segunda, para la cantidad de mercancas despachadas, y la tercera, para la existencia de mercancas. 4. Una columna en la que se anotar el precio de costo por unidad del artculo de que se trata. 5. Tres columnas de pesos (columna de valores): la primera, destinada para el importe de las mercancas recibidas; la segunda para el importe de las mercancas despachadas, y finalmente, la ltima columna, para anotar el importe de las mercancas en existencia. Tambin podra considerarse como un sistema de inventario perpetuo o permanente, a las transacciones comerciales se registran a medida que ocurren. El sistema obtiene su nombre debido a que los registros
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contables se mantienen actualizados a perpetuidad. Las compras de mercancas se registran debitando una cuenta del activo titulada Inventario. Cuando la mercanca se vende, se necesitan dos asientos: uno para reconocer el ingreso obtenido y el segundo para reconocer el costo de los bienes vendidos relacionados. Este segundo asiento tambin reduce el saldo de la cuenta Inventario para reflejar la venta de parte del Inventario de la compaa. El sistema de inventario perpetuo utiliza un mayor auxiliar de inventario. Este mayor proporciona al personal de la compaa informacin actualizada sobre cada tipo de producto que la compaa compra y vende, incluyendo el costo por unidad y el nmero de unidades compradas, vendidas y actualmente disponibles. (Meigs, Haka, & Bettner, 2002). Conclusin: El sistema de inventarios perpetuos consiste en el registro de todas las operaciones de las mercancas, con el fin de conocer el inventario final, el costo de lo vendido y el valor de la utilera o prdida bruta. En general maneja 3 procedimientos que son el almacn, ventas y costo de lo vendido; de los cuales el primero se registra en el balance general y los 2 ltimos en el estado de resultados. Existen reglas que rigen la manera de cargar y abonar estos procedimientos de acuerdo de la transaccin y operacin que se est realizando.
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Lara et al (2009) indica lo siguiente: Existen varios mtodos para valuar tanto el costo de ventas como el de inventario de mercancas de entidades comerciales, los que generalmente se emplean son los siguientes: a) Costo promedio o precio promedio (PP) b) Primeras entradas, primeras salidas (PEPS) c) ltimas entradas, primeras salidas (UEPS) Costo promedio o precio promedio (PP): Este mtodo consiste en dar salida a las unidades o artculos del almacn precisamente al ltimo costo de promedio que aparezca en la subcuenta. El costo promedio se determina dividiendo el importe total de las unidades o artculos existentes que aparecen en la columna de existencia.
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PEPS (Primeros en entrar primero en salir) PEPS significa primeras entradas primeras salidas. El mtodo PEPS supone que el inventario que se adquiri primero es el primero en venderse. De tal manera que el inventario final se valoriza a los precios ms recientes y el costo del artculo vendido a los precios ms antiguos. Se basa en el principio en el orden y al precio de la compra original. UEPS (ltimos en entrar primeros en salir) UEPS significa ltimos en entrar primeros en salir. El mtodo UEPS supone que el inventario que se adquiri ltimo es el primero en venderse o salir de bodega a proceso. De tal manera que el inventario final se valoriza a los precios ms antiguos y el costo del artculo vendido a los precios ms recientes. Promedio ponderado Promedio ponderado significa que tanto el valor del inventario final como el costo del artculo vendido se valorizan a un promedio ponderado resultado de sumar el valor del inventario inicial ms el valor de las compras y dividido entre la cantidad de unidades producto de la suma del inventario inicial ms las compras Elizondo Lpez (2009) recomienda lo siguiente: Eleccin del mtodo de valuacin de inventario: El mtodo para valuar inventarios debe elegirse de entre los siguientes: Costo identificado, costo promedio, primeras entradas-Primeras salidas, ltimas entradasPrimeras salidas y Detallistas. El mtodo de Costo identificado reconoce y vala cada artculo especficamente por su costo real. No se recomienda su aplicacin cuando el inventario contiene gran cantidad de artculos de escaso espacio y han sido adquiridos en diferentes pocas con distintos precios. El mtodo de Costo promedio divide el valor acumulado de las mercancas compradas entre el nmero de unidades en existencia. Desconoce los efectos que sobre la utilidad neta tiene el aumento o disminucin de los costos. El mtodo Primeras entradas-Primeras salidas (PEPS), considera que las mercancas que ingresan inicialmente en el almacn, son las primeras que salen de l. Consecuentemente, los inventarios se valan a precios actuales, a diferencia del costo de ventas que refleja los costos antiguos. El mtodo ltimas entradas-Primeras salidas (UEPS), considera que las ltimas mercancas que ingresan en el almacn son las primeras que salen de l. Este enfoque suele utilizarse en pocas de inflacin, en virtud de que el costo de ventas se vala a los precios corrientes en el mercado. El mtodo de Detallistas vala los inventarios a precio de venta luego de deducir las cantidades que resulten de aplicar los factores de margen de utilidad bruta establecidos, para obtener el costo por grupo de artculos. El mtodo de Costo de ventas, por su parte, las vala restando al importe de las ventas el valor que resulta de aplicar el propio factor. Este mtodo es el utilizado por las tiendas de autoservicio. Conclusin: Para la valuacin de los inventarios de mercancas se emplean generalmente 3 inventarios que son el PEPS, UEPS y el PROMEDIO. Aunque tambin se encuentran el Costo identificado, y detallistas. El PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) consiste en vender todas las mercancas que entraron primero. Por lo que se valoriza los precios ms recientes y el costo del artculo vendido a precios ms antiguos. El UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas) consiste en vender lo ltimo que entro, por lo que se valoriza los precios ms antiguos y el costo del artculo vendido a precios ms recientes.
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PROMEDIO indica que se da salida a las mercancas que requieren al ltimo costo que aparezca en la subcuenta. Esta es obtenida dividiendo el saldo entre la existencia.
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Las cuentas de naturaleza acreedora (de las que normalmente se obtiene dinero): pasivos, capital (excepto prdidas) e ingresos, tienen saldo negativo. Todos los saldos de las cuentas corresponden a los estados financieros. En la ltima columna se registran las sumas, y evidentemente las columnas del debe y del haber debern ser iguales; es decir, todos los orgenes (haber) deben ser idnticos a las aplicaciones (debe), con lo cual se cumple tanto con la ecuacin contable bsica como la ley de la partida doble. Para el siguiente ejercicio, los datos de la columna del saldo final debern colocarse como saldo inicial. De la comprobacin de dos balanzas de comprobacin de los mismo meses, pero de diferentes aos (descontando la inflacin), se pueden detectar ineficiencias, desperdicios, excesos, faltantes, tendencias, riesgos y oportunidades para la empresa. Conclusin: Es parecida a un borrador la balanza tiene como objetivo el poder comprobar el principio de la partida doble, debido a al importe de los cargos debe ser igual al de los abonos. Se encuentra conformada por 4 columnas, las cuales la primera es del saldo inicial, la segunda del DEBE, la siguiente es el HABER y por ltimo tenemos al SALDO FINAL que se obtiene sumando el saldo inicial + el debe el haber.
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El catlogo de cuentas es una lista o enumeracin pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo, Capital contable, Ingresos y Egresos de una entidad econmica.
Figura 2
Catlogo de cuentas de una empresa.
Figura 3
Catlogo de cuentas de una Sociedad de responsabilidad limitada
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Figura 4
Catlogo cuentas sociedades nombre colectivo de de en
(Elizondo Lpez, 2006). Para facilitar el registro y la comprensin de este proceso, las organizaciones cuentan con un catlogo de cuentas, que suele ser una lista numerada o codificada de todos los ttulos o nombres de las cuentas. En la columna de referencia, los nmeros remiten a los asientos del diario, segn se aprecia en el ejemplo:
Figura 5
Catlogo de cuentas enumerada de una empresa
Aunque un extrao no sepa lo que significa el cdigo si no consulta el catlogo, los contadores se familiarizan tanto con los cdigos que piensan, hablan y escriben a partir de los nmeros de cuenta y no de los nombres respectivos, HORNGREN et al (2000). Conclusin: El catlogo de cuentas es ms bien la enumeracin de las cuentas que en glosan todas las cuentas que cierta organizacin utiliza. Los nmeros son los asientos del diario, cada empresa u organizacin tiene su forma propia de enumerar o catalogar las cuentas. Ofrece a los contadores un orden y familiarizacin de las cuentas ante los nmeros asignados.
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Un software de nmina es una solucin informtica diseada para maximizar la productividad de las personas encargadas de registrar y controlar correctamente todos los aspectos de la nmina de los obreros y empleados de las empresas, permitiendo reducir las cargas excesivas de trabajo y disminuyendo errores, considerando la legislacin fiscal y laboral vigente de cada pas incluyendo los clculos de impuestos locales y retencin de los mismos. Las empresas que tiene software de nmina pueden contar con todos los registros de sus empleados, fechas de ingreso, pago y retiro as como los registros de toda la relacin laboral que la empresa ha tenido con cada uno de sus empleados. Tambin existen plataformas ms complejas que no solamente dejan administrar los pagos y descuentos sino que tambin permiten a los usuarios administrar la nmina de sus operaciones en muchos pases, muchas empresas y/o muchos centros de costos. Con un software de nmina de esas caractersticas se puede administrar mejor la contabilidad de las empresas intensivas en recursos humanos como bancos, hospitales y universidades. Lo ms importante del Software de Nmina es que sea muy paramtrico: Esto quiere decir que se pueda manipular fcilmente para adaptarlo a las necesidades de cada empresa. Sin embargo la para metrizacin no debe hacerlo ms complejo es necesario que la manipulacin pueda hacerse por los usuarios sin necesidad de depender mucho del proveedor del Software. Un segundo aspecto a considerar es el mantenimiento de acuerdo con los requerimientos legales y fiscales. Las leyes cambian con mucha rapidez y esto hace que los programas baratos o de dudosa procedencia se queden obsoletos haciendo que el tiempo, dinero y esfuerzo que se invirti en implementar la solucin se pierda. Por eso es indispensable encontrar proveedores serios, con una larga carrera en el mercado y que puedan brindar la tranquilidad que su solucin siempre estar tecnolgica y legalmente da.
Proceso
El proceso de Nomina siempre empieza con el cargue de la informacin histrica, pues solamente las empresas nuevas estn exentas a este cargue. Este mecanismo debe ser auto verificable y automtico esto desemboca en que no se comenten errores, ni haya intervencin humana. Una vez el software de nmina tiene la base de empleados cargada en el sistema, comienza a cargarse lo que se conoce como novedades, entre ellas tenemos Novedades de tiempo (horas extras, dominicales, nocturnas y festivas) Novedades de Ingreso o retiro: Cuando hay nuevos empleados en la compaa o retiros de los mismos. Novedades de Vacaciones. Novedades de Sueldo. Premios y Comisiones Cada periodo que puede ser de una semana, quincena o mes hay que calcular la nmina de todos los empleados, revisar que todas las novedades estn ingresadas y finalmente hacer el clculo de impuestos, de pagos a terceros (seguro mdico estatal, pensiones, impuestos, para fiscales etc.) y con los resultados de estos clculos hacer el pago de los empleados, terceros y otros. Todos estos pagos quedan registrados en la
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base de datos de los empleados para su revisin, y generacin de reportes histricos o la realizacin de clculos que requieran esta informacin.
Tecnologa
En la actualidad existen diversos software que generan informacin a otras reas de la empresa como reportes de recursos humanos y contabilidad o que se pueden crear interfaces con ERP, software de Contabilidad, software de recursos humanos o hardware de control de asistencia. Los sistemas integrales de nmina por su parte poseen diferentes mdulos tales como: recursos humanos, capacitacin, IMSS/SUA, tiempo y asistencia, relojes, estos cada vez se han vuelto ms eficientes para el control humano en las organizaciones. Recuperado de Fundacin Wikipedia Inc. Conclusin: Tenemos al sistema de plizas en software, que no es ms que el registro de las plizas (la libranza o instrumento en el que se da orden para percibir o cobrar algn dinero) de manera maquinizada. Existen diversos programas que pueden llevar a cabo las operaciones y registros de estos de manera automtica. Un tipo de pliza busca que el cliente tenga derecho a todas las versiones y actualizaciones del software, durante el tiempo de vigencia de la pliza sin costos adicionales para la empresa en factores que incluyan cambios de carcter mercantil, tributario y legal dispuesto por el gobierno nacional o entidades de orden nacional que afecten el componente tecnolgico del producto.
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REFERENCIAS
Cuevas Dobarganes F. J. (2008). Contabilidad y Finanzas para no contadores. Mxico: Limusa. Elizondo Lpez A. (1993). Proceso contable 3. Mxico: ECAFSA S.A de C.V Elizondo Lpez A. (2003). Proceso Contable 1. Mxico: International Thomson Editores. Elizondo Lpez A. (2006). Proceso contable 4. Mxico: International THOMSON Editores S.A de C.V Fundacin Wikipedia, http://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_n%C3%B3mina Horngren C. T. Sundem G. L. & Elliott J. A. (2000). Introduccin a la contabilidad financiera. Mxico: PEARSON EDUCACIN. Jimnez F. & Espinoza Gutirrez C. (2007). Costos industriales. Costa Rica: Editorial Tecnolgica de Costa Rica. Lara Flores E. & Lara Ramrez L. (2009). Primer curso de contabilidad. Mxico: Trillas. Meigs, Williams, Haka & Bettner (2002). Contabilidad la base para decisiones generales. Colombia: Irwin McGraw-Hill. Sastras Freudenberg Marcos (1997) Contabilidad primer curso Naucalpan Edo. Mxico Editorial Esfinge S. A. de C.V
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