Ofimatica Empresarial

MANUAL DE OFIMTICA EMPRESARIAL
OBJETIVO GENERAL
Aplicar las herramientas de las nuevas
tecnologas de la informacin en las organizaciones, usando las aplicaciones de Internet, de procesadores de textos, creacin de
presentaciones, el ingreso y manejo de datos
con hojas electrnicas; de tal manera, que le
permitan optimizar los procesos de comunicacin y desarrollo en la organizacin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Acceder a internet para buscar informacin de manera precisa y rpida, descargando adecuadamente lo encontrado.
Gestionar el correo electrnico en forma
adecuada para enviar y recibir archivos.
Administrar las carpetas y archivos para un
mejor tratamiento de la informacin.
Utilizar las herramientas de un procesador de texto para redactar documentos y
crear formatos propios.
OFIMTICA
EMPRESARIAL
Enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones usando la herramienta combinacin de correspondencia.
Elaborar presentaciones con efectos de
animacin, sonidos y videos.
Emplear la hoja de clculo para obtener
resmenes de informacin numrica y
crear grficos estadsticos.
INTRODUCCIN
La ofimtica es el conjunto de tcnicas,
aplicaciones y herramientas informticas que
se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos
o tareas relacionados.
En la mayora de las empresas se utilizan
diversas herramientas informticas con la finalidad de facilitar todas las tareas que se
realizan en la misma: idear, crear, manipular,
transmitir y almacenar informacin, creacin
Centro de Capacitacin de la Universidad de Ciencias y Humanidades
de documentos, cartas, memorndums, listas

de precios, planillas de stock, envo de mails,
bsqueda de informacin en Internet, presentaciones de informes con diapositivas, grficos estadsticos, etc.
Es por esta razn que quienes deseen
destacarse en su mbito de trabajo deben estar correctamente capacitados en todos los
programas que sean necesarios para un buen

desempeo de la empresa.
Tambin se debe tener en cuenta que todas las herramientas ofimticas que se utilizan
en las oficinas de la empresa, suelen actualizarse permanentemente, por eso es importante que quienes estn encargados de utilizarlas
tambin estn actualizados.
NAVEGADORES DE INTERNET Y BUSCADORES. CORREO ELECTRNICO

disponemos de otras alternativas como por
ejemplo: Mozilla Firefox, Opera, Chrome, etc.
El navegador web es un programa o aplicacin que nos va a permitir movernos por internet y acceder al contenido de las webs, blogs,
foros, galeras fotogrficas, etc., de Internet.
Posiblemente el navegador Internet Explorer sea el ms conocido por todos al estar
integrado en Windows, no obstante, tambin
Incluso podremos utilizar versiones portables del navegador web cuando cuenten con
ellas y por tanto, sin necesidad de instalacin,
tendremos otro navegador web en nuestra
computadora.Podemos utilizarlos en nuestra
computadora sin necesidad de desinstalar Internet Explorer, es decir, podremos tener varios Navegadores web y utilizarlos simultneamente si as lo deseamos, aunque debemos
tener en cuenta para qu Sistema Operativo
(Windows, Linux, Mac) estn diseados.
LOS BUSCADORES
A veces resulta muy gratificante encontrar algo que ni siquiera sabamos que exista
y que supera nuestras expectativas. Es uno de
los motivos por los que Internet engancha a la
gente. Claro que antes hay que saber buscar
en Internet, y eso es lo que intentaremos explicar en esta unidad.
El proceso de bsqueda, a groso modo,
siempre es el siguiente:
1. Acceder a un buscador.
Hubo un tiempo, al comienzo de Internet en los
aos 90, en que buscar algo por la red de redes era
una tarea agotadora y aburrida, ahora las cosas
han cambiado. Normalmente uno se sorprende de
lo fcil y rpido que resulta buscar informacin.
2. Escribir la palabra o palabras clave en su

correspondiente caja de bsqueda.
3. Pulsar el botn Buscar o la tecla ENTER.
Y con esos sencillos pasos tendremos a

nuestro alcance un gran listado de resultados
entre los cuales, muy probablemente, encontraremos lo que necesitamos.
Tipos de buscadores
Aunque algunos buscadores utilizan conjuntamente varios de los mtodos que vamos
a describir a continuacin resulta til distinguir
cada forma de buscar.
Buscadores por palabras clave

Son los buscadores ms comunes, el usuario introduce una palabra clave y el motor del
buscador examina su base de datos para
mostrar las pginas encontradas. Por ejemplo,
Google, Yahoo y Bing.
Buscadores por categoras.
Estos buscadores estn organizados por

temas de forma que al elegir un tema nos
muestra otra pantalla con ms temas sobre

el que hemos elegido, as sucesivamente podemos llegar a ver las pginas que existen sobre un tema muy concreto. Es como un rbol
de categoras, se empieza por la raz y se va
avanzando hacia las hojas. Es decir en estos
buscadores se puede buscar eligiendo categoras en lugar de introducir palabras claves.
Metabuscadores
Se podran llamar tambin buscadores
mltiples ya que realizan varias bsquedas simultneas en los dems buscadores y muestran los resultados ordenados por buscador.
Buscadores especficos
Son buscadores que slo contienen informacin sobre un tema concreto, por ejemplo,
buscadores de legislacin, buscadores de libros, etc. Tambin incluimos en este tipo las pginas recopilatorias de pginas web sobre temas concretos, por ejemplo de recursos gratis.
EL CORREO ELECTRNICO
Actualmente son 3 los servicios ms conocidos que ofrecen crear correo electrnico gratis, comenzando por Outlook (Hotmail)
el cual hace parte de Microsoft y nos ofrece
un correo electrnico con poca publicidad,
50GB de Almacenamiento y la posibilidad de
usar Skype para hacer videollamadas, chat y
SMS. Otro cada vez ms usado servicio de correo electrnico es Gmail de Google. Al crear
una cuenta de gMail se nos activa tambin
la cuenta de Google, la que nos permite usar
tambin Google Plus, Blogger y dems servicios de Google. Pero concentrndonos en
gMail actualmente nos ofrece un correo limpio, un excelente filtro anti-spam, 10GB de almacenamiento.
El Correo electrnico es nuestra identidad en Internet, si no tienes cuenta de Correo
electrnico no te puedes registrar en prcticamente ningn servicio o sitio web (Facebook, Twitter, Foros, etc.) que hay en Internet.
Yahoo por su parte sigue ofrecindonos

Yahoo Correo, al igual que Gmail, al crear
una cuenta de Yahoo Correo se nos da acceso a varios servicios de Yahoo, como lo es por
ejemplo el conocido servicio de preguntas y
respuestas: Yahoo Respuestas.
ACTIVIDAD 1
Buscar y descargar informacin en los siguientes formatos:

PowerPoint (.ppt)
Word (.doc)
PDF (.pdf)
Utilizando la herramienta Bsqueda avanzada de Google.
FORMATOS, CONFIGURACIN DE PGINA

ILUSTRACIONES EN WORD 2010
Las caractersticas fundamentales del
programa son:
Creacin de documentos con la aplicacin de diferentes formatos de fuente (tipo
de letra, tamao, efectos), de prrafo (justificacin, centrado, espaciado) y de pgina (mrgenes, orientacin, tamao) de
tal modo que lo que se ve en la pantalla es
lo que se obtendr en la impresora.
Empleo de diferentes opciones de formato
adicionales, numeracin, vietas, esquemas, letra capital, insercin de smbolos de
todo tipo.
Conceptos generales
Un procesador de textos es un programa
informtico que permite la creacin, modificacin (o edicin) e impresin de documentos, fundamentalmente de texto. Los procesadores de textos actuales permiten crear
documentos muy elaborados y complejos
con la inclusin en los mismos de tablas, grficos, imgenes y otros objetos diversos. As
mismo, incorporan herramientas avanzadas
para la correccin ortogrfica, creacin de
cartas personalizadas, cartas modelo, plantillas y otras muchas aplicaciones que permiten
maximizar el rendimiento de cualquier trabajo
que requiera la creacin de documentos de
tipo texto.
Caractersticas
Word 2010
fundamentales
de
Word 2010 es el procesador de textos integrado en la familia de programas Microsoft

Office 2010 y se instala como un elemento
ms del paquete Office.
Uso del portapapeles para copiar o mover

bloques de texto u objetos entre documentos de Word 2010 y de otras aplicaciones.
Empleo de mltiples ventanas, varios documentos de Word 2010 abiertos simultneamente.
Insercin y gestin de tablas que permiten
la alineacin de texto. Columnas periodsticas.
Correccin automtica de errores mecanogrficos, gramaticales u ortogrficos,
mientras se escribe o a posteriori.
Creacin de cartas modelo (cartas personalizadas o mailing). Impresin de etiquetas y sobres.
Insercin y edicin de grficos y todo tipo
de imgenes.
Empleo de plantillas y estilos,
ACTIVIDAD 1
Formato de Fuente
Aplicar a los textos el Formato de Fuente correspondiente, por ejemplo: fuente, tamao, color,
negrita, cursiva y otros.
ACTIVIDAD 2
Formato de Fuente
Aplicar a los textos el Formato de Fuente correspondiente, por ejemplo: fuente, tamao, color,
negrita, cursiva y otros.
ACTIVIDAD 3
Bordes y Sombreado
Aplicar a los textos Bordes y Sombreado, definiendo color, estilo y ancho de Borde, as como
tambin rellenos y tramas de sombreado.
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ACTIVIDAD 4
Columnas
Aplicar al texto seleccionado los distintos tipos de Columnas, como son: Dos, Izquierda, Derecha y Tres.
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ACTIVIDAD 5
Insertar imagen desde archivo
Insertar imgenes desde archivo en un documento de Word 2010.
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TABLAS Y COMBINAR CORRESPONDENCIA EN WORD 2010
ACTIVIDAD 1
Tablas en Word 2010
Insertar Tablas en un documento con sus respectivos formatos.
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ACTIVIDAD 2
Herramienta Combinar Correspondencia
La herramienta Combinar correspondencia de Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro archivo (Word, Excel y Access). De esta forma podremos obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo
(el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los
que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los
datos.
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DISEO DE PRESENTACIONES LINEALES EN POWERPOINT 2010

PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones.
Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten comunicar informacin e
ideas de forma visual y atractiva.
Algunos ejemplos de su aplicacin prctica podran ser:
En la enseanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema.
La exposicin de los resultados de una investigacin.
Como apoyo visual en una reunin empresarial o conferencia.
Presentar un nuevo producto.
Y muchos ms...
En definitiva siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para
captar la atencin del interlocutor.
ACTIVIDAD 1
Ingresar al programa y reconocer el entorno de PowerPoint
Hay varias formas de ingresar al programa PowerPoint 2010, en esta oportunidad lo haremos usando la
ventana del comando Ejecutar.
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ACTIVIDAD 2
Diseo y Tema
Una presentacin de PowerPoint normalmente va a estar enfocada a servir de soporte en una exposicin pblica. Esto hace que el aspecto esttico y de diseo tenga una relevancia especial. Por eso, debemos procurar que nuestra presentacin d la imagen que queremos proyectar, y que sea agradable
y legible.
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ACTIVIDAD 3
Usando el Cuadro de texto
Para ingresar textos en una diapositiva de PowerPoint se utiliza principalmente la herramienta Cuadro de
texto, aunque tambin podramos usar algunas Formas Bsicas.
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ACTIVIDAD 4
Animar Textos y Objetos
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas, adems de conseguir llamar la atencin de las
personas que la estn viendo.
A continuacin el procedimiento.
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ACTIVIDAD 5
Transicin de diapositiva
La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse el paso de una diapositiva a
la siguiente a fin de lograr efectos visuales ms estticos.
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ACTIVIDAD 6
Multimedia
Incluir elementos multimedia como sonidos y pelculas en nuestra presentacin enriquecer el contenido y haremos ms amena la exposicin.
Podemos utilizar material propio que est almacenado en nuestro equipo, o bien el material que pone
a disposicin Microsoft Office en su galera multimedia.
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ACTIVIDAD 7
Prctica propuesta: Diseo de una presentacin.
Eres es el encargado del rea de ventas de una tienda dedicada a la comercializacin
de relojes. Como estrategia para dar a conocer la relojera, se ha propuesto la realizacin de una
presentacin en PowerPoint para mostrar la informacin de la tienda, al realizar visitas a los posibles clientes y a aquellos que lleguen a la tienda. Sers el encargado de realizar este trabajo.
Como primera actividad, se debe realizar el diseo de una presentacin para esta tienda,
teniendo en cuenta las lecciones tratadas.
La presentacin en PowerPoint debe contener como mnimo seis diapositivas, con un diseo atractivo que incluya:
Estilos de colores
Fuentes y efectos, Imgenes insertadas
Formas bsicas
En las diapositivas debe ir la informacin de la tienda como: nombre de la relojera, misin,
visin y publicidad del producto.
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DISEO DE PRESENTACIONES INTERACTIVAS EN POWERPOINT 2010

Botones de accin y navegacin en diapositivas
Los botones de Accin permiten realizar acciones como pasar de una diapositiva a otra,
ejecutar un sonido o video; utilizados para crear interacciones en nuestras presentaciones,
aprenderemos usar cada botn as como crear un men de navegacin fijo en todas las diapositivas (patrn de diapositivas).
La forma para insertar los botones de accin es:
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ACTIVIDAD 1
Creacin de un men de navegacin usando Patrn de diapositivas
Para desarrollar el ejemplo usaremos el archivo Patrn de Diapositivas.pptx
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INGRESO Y MANEJO DE DATOS EN EXCEL 2010

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de
prstamos hipotecario.
ACTIVIDAD 1
Ingresar al programa y reconocer el entorno del programa
Hay varias formas de ingresar al programa Excel 2010, en esta oportunidad lo haremos usando la ventana del comando Ejecutar.
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ACTIVIDAD 1
Tipos de datos
A continuacin vamos a conocer los diferentes tipos de datos que maneja Microsoft Excel
2010, entendiendo por tipo de datos a lo que escribimos en las celdas, por ejemplo, texto, nmeros, nmeros de moneda, porcentajes, etctera,
Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos:
1. Texto. Palabras, ttulos, nombres,...
2. Valores. Valores fijos que pueden involucrarse en un clculo. Pueden ser nmeros -un saldo,
una edad, un importe, unas unidades...- y pueden ser tambin fechas -fecha de alta, fecha
de caducidad, fecha de contrato...3. Frmulas. Aqu radica la potencia de Excel. Son expresiones que devuelven un resultado.
Las frmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos. Hay frmulas que
actan sobre textos, otras sobre valores numricos, otras sobre fechas y como las frmulas se
pueden complejizar y anidar unas dentro de otras, tambin una frmula puede ser el argumento de otra frmula.
4. Los operadores utilizados en la creacin de frmulas son los siguientes:
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6. El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla

anterior, es decir, si en una misma frmula existe un operador de suma y otro de multiplicacin, primero se efecta la multiplicacin y luego la suma. Si varios operadores en una frmula tienen igual preferencia, stos se evalan en el orden en que se encuentren, de izquierda
a derecha dentro de la frmula. Para alterar el orden de evaluacin de los operadores en
una frmula se puede hacer uso de los parntesis.
ACTIVIDAD 2
Formato de Celdas
La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A continuacin descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando el resto a tu
experimentacin.
El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de clculo, pero
puede ayudar a tener una mejor visualizacin y entendimiento de los datos presentados. Las
herramientas de formato en Excel 2010 las podemos encontrar en tres ubicaciones:
1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas.
Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los
comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos
Fuente, Alineacin y Estilos. Tambin podemos encontrar varios de estos comandos en la mini
barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:
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Adems de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de

configuracin de formato dentro del cuadro de dilogo Formato de celdas. Podemos acceder
a este cuadro de dilogo de diferentes maneras:
Haciendo clic en el indicador de cuadro de dilogo de los grupos Fuente o Alineacin de la
ficha Inicio.
Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del men desplegable seleccionar la opcin Formato de celdas.
En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botn Formato y seleccionar la opcin
Formato de celdas.
Adems existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar
ms opciones y que nos llevarn a este mismo cuadro de dilogo. Por ejemplo, el comando
Inicio > Alineacin > Formato de alineacin de celdas abrir el cuadro de dilogo Formato de
celdas en la seccin correspondiente:
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Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces
podemos abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas con tan slo pulsar la combinacin de
teclado Ctrl + 1.
Cambiar la fuente
De manera predeterminada, Excel 2010 utiliza el tipo de fuente Calibri de tamao 11. Nosotros podemos utilizar una fuente y tamao diferentes para resaltar un texto o el encabezado de
alguna tabla. Este cambio lo podemos hacer desde tres ubicaciones diferentes:
En la ficha Inicio, dentro del grupo Fuente, encontramos la lista desplegable de tipos de fuente de los cuales podremos elegir la ms adecuada. Adems, justo al lado derecho de la lista
de fuentes encontramos la lista desplegable con el tamao de fuente.
La mini barra muestra estas mismas listas desplegables.
El cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Fuente donde encontramos las mismas opciones de configuracin.
Este cuadro de dilogo nos ofrece algunas configuraciones adicionales como el estilo de la
fuente, su color o tipo de subrayado. Algunos atajos de comando que podemos utilizar en este
sentido son los siguientes: Negrita (Ctrl + N), Cursiva (Ctrl + K), Subrayado (Ctrl + S). Para cambiar
el color de la fuente tenemos el comando respectivo tanto en la Cinta de opciones como en la
mini barra:
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Alineacin de celdas
De manera predeterminada Excel alinea los valores numricos a la derecha y el texto a la
izquierda pero es posible modificar esta alineacin utilizando los comandos de la ficha Inicio >
Alineacin.
1. Alineacin vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda.
2. Alineacin horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de
la misma.
3. Orientacin: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ngulo especfico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientacin del ttulo de una columna muy estrecha.
4. Sangra: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido.
5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este
comando ajustar el texto en varias lneas para mostrar todo el contenido.
6. Combinar y centrar: Combinar las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y adems centrar el contenido. Al pulsar en la flecha del men desplegable se mostrarn algunas
opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.
Estos mismos comandos de alineacin los podemos encontrar en el cuadro de dilogo Formato de celdas dentro de la seccin Alineacin.
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Relleno de una celda

Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color especfico o una trama.
Para indicar el color de fondo de una celda podemos utilizar el comando Color de relleno que
se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.
Este comando tambin lo puedes encontrar en la mini barra y se mostrar la misma paleta de colores a seleccionar. Por otro lado,
si quieres establecer como relleno una trama
entonces es necesario abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas y en la seccin Relleno podrs elegir tanto el estilo de la trama
como su color.
Bordes de una celda

La cuadrcula que delimita cada una de las celdas de una hoja es solo una ayuda visual
ya que dichas lneas no se imprimen de manera predeterminada en cambio los bordes si son
impresos y de gran utilidad para agrupar un rango de celdas y distinguirlas de las dems. Existen
diferentes estilos y grosores de bordes y podrs seleccionar la configuracin deseada desde el
comando Bordes que se encuentra en la ficha Inicio > Fuente:
Este comando tambin est disponibles desde la mini barra. Por otro lado el cuadro de dilogo Formato de celdas tiene una seccin llamada Borde que es donde podrs hacer todas las
configuraciones necesarias a los bordes de una celda.
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ACTIVIDAD 3
Referencias Relativas y Absolutas
Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de
trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula.
Pero Cul es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?
Referencias relativas en Excel

Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para
ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente:
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar
de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.
En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a

C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.
Referencias absolutas en Excel

Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando
Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna.
Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se
definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia
la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro
lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la
columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera:
=$C$1*2
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Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene
hacia $C$1. Es decir, aun cuando se haya copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci constante. Es importante que entiendas la diferencia entre estos
dos tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.
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ACTIVIDAD 4
Proteccin de Hojas y Celdas
Se ha divido la solucin en dos secciones: la primera parte hace referencia a bloquear toda
la hoja de Excel (tambin desbloquearla) y la segunda parte y ltima nos indica como bloquear
celdas especficas (slo algunas) de la hoja de clculo.
SECCIN 1:
Para proteger toda la hoja mediante una contrasea seguiremos los pasos a continuacin:
1. Pestaa Revisar.
2. Clic en el botn Proteger Hoja.
3. Marcamos la casilla Proteger hoja y contenidos de celdas bloqueadas.
4. Escribimos una contrasea y su confirmacin.

5. Aceptar.
Para desproteger la hoja:

1. Clic en la pestaa Revisar.
2. Clic en el botn Desproteger Hoja.
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3. Entramos la contrasea y pulsamos Aceptar.
SECCIN 2:
Por otro lado, si queremos proteger nicamente algunas celdas en Excel. Dentro de la hoja
de Excel seleccionaremos todas las filas y las columnas de nuestra hoja de clculo mediante la
combinacin de teclas CTRL + E.
1. Clic en la pestaa Inicio.
2. Clic en formato en el apartado de celdas.
3. Clic en formato de celdas
4. Pestaa Proteger.
5. Desmarcamos la casilla Bloqueada.
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6. Aceptar.

Ahora vamos a proteger algunas celdas. Seleccionamos nicamente las celdas que queramos bloquear (Tambin puedes ser filas y/o columnas) y continuamos con los pasos.
7. Pestaa Inicio.
8. Clic en formato en el apartado de celdas.
9. Clic en formato de celdas.
10. Pestaa Proteger.

11. Marcamos la casilla Bloqueada
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12.
Aceptar.
Por ltimo, slo nos faltar proteger la hoja con una contrasea.
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Pestaa Revisar.
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Clic en el botn Proteger Hoja.
15.
Marcamos la casilla Proteger hoja y contenidos de celdas bloqueadas.
16.
Escribimos una contrasea y su confirmacin.
17.
Aceptar.
Ahora slo queda comprobar que efectivamente no podemos modificar las celdas bloqueadas que habamos protegido. Para poder modificar estas celdas deberemos desproteger
la hoja con la contrasea proporcionada previamente.
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FORMULAS Y FUNCIONES BASICAS EN EXCEL 2010

Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones, que permiten simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de diversos clculos y operaciones extremadamente tiles, que completan todo el poder de la hoja de clculo.
Esta unidad proporciona informacin sobre las funciones bsicas y funciones que utilizan
criterios lgicos de Excel, mostrando su sintaxis e incluyendo ejemplos de cmo se deben utilizar.
INTRODUCCIN A LAS FUNCIONES DE EXCEL 2010

Definicin de funcin
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario), que opera con uno
o ms argumentos (valores) para devolver un resultado. Estas funciones estn agrupadas por
categoras y su eleccin es sencilla, segn el mtodo que se emplee.
Sintaxis:
Todas las funciones de Excel, tienen una misma estructura de ingreso a la hoja de clculo,
lo nico que cambia son los argumentos utilizados por ellas; por ejemplo veamos la sintaxis de la
funcin PROMEDIO en la siguiente frmula:
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FUNCIONES BSICAS EN EXCEL 2010

Para ingresar una funcin en la hoja de clculo, usaremos el mtodo de escribir la funcin
directamente en la barra de frmulas.
Este mtodo consiste en digitar la funcin y sus argumentos con los datos de la aplicacin,
teniendo en cuenta la sintaxis de la funcin que ests empleando. Recuerde!, que cada funcin tiene argumentos diferentes.
A continuacin, se propone desarrollar las siguientes actividades:
ACTIVIDAD 1
Funcin Promedio
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20
contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO (A1:A20) devuelve el promedio de dichos nmeros.
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ACTIVIDAD 2
Funcin Redondear
Redondea un nmero a un nmero de decimales especificado. Por ejemplo, si la celda A1
contiene 23,7825 y desea redondear ese valor a dos posiciones decimales.
Sintaxis:
REDONDEAR (A1; 2)
ACTIVIDAD 3
Funcin SI
Devuelve un valor si una condicin especificada se evala como VERDADERO y otro valor si
se evala como FALSO. Por ejemplo, la frmula =SI(A1>10,Ms de 10,10 o menos) devuelve
Ms de 10 si A1 es mayor que 10 y 10 o menos si A1 es menor o igual que 10.
Sintaxis:
SI(prueba_lgica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])
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ACTIVIDAD 4
Funcin Contar. Si
Cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado
por el usuario. Por ejemplo, puede contar todas las celdas que comienzan con cierta letra, o
bien todas las celdas que contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado
por el usuario.
Sintaxis:
CONTAR.SI (B2:B25,Nancy)
ACTIVIDAD 5
Funcin Sumar. Si
Sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican. Por
ejemplo, supongamos que en una columna que contiene nmeros, desea sumar solo los valores
que son mayores que 5. Puede usar la siguiente frmula: =SUMAR.SI(B2:B25,>5)
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma])
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ACTIVIDAD 6
Funcin ConsultaV
Puede usar la funcin CONSULTAV para buscar la primera columna de un rango de celdas
y, a continuacin, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango.
Sintaxis:
CONSULTAV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])
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GRFICOS EN EXCEL 2010

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.
Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una
hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los
datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de
grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
TIPOS DE GRFICOS o, 2013

Elegir entre los diferentes tipos de grficos en Excel para mostrar la informacin adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de una manera diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la interpretacin correcta a los
datos.
Tipos de grficos ms utilizados
Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:
Grficos de columna. Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los
datos a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal y los valores
en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de grfico con los grficos de barra,
donde la diferencia principal es que en los grficos de barra las categoras aparecen en el eje
vertical.
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Grficos de lnea. Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en
un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea, pero los grficos de
lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los datos ms que en las cantidades de
cambio como lo hacen los grficos de rea.
Grficos circulares. Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel. Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de
cada una de las partes respecto al total.
Grficos de Barra. Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos

en un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros, conos y pirmides.
58
Grficos de rea. Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del
tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el rea entre las lneas
est relleno, el grfico de rea le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo
que puede hacer un grfico de lnea.
Grficos XY (Dispersin). Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre
diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como en los grficos anteriores.
Existen otros tipos de grficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicacin posterior. Los grficos presentados el da de hoy son los tipos de
grficos ms utilizados en Excel y pronto aprenders a obtener el mayor provecho de cada uno
de ellos.
GRFICO DE ANILLOS
Los grficos de anillos nos permiten mostrar los datos como un porcentaje del total, en ese
sentido son similares a los grficos de circulares (grficos de pie). Con estos grficos podemos
fcilmente enfocar nuestra atencin en el tamao de cada seccin del anillo.
Grfico de anillos en Excel
59
Aunque los grficos de anillos son similares a los grficos circulares se diferencian porque
pueden contener ms de una serie de datos. Cada serie de datos que se trace agregar un
nuevo anillo al grfico. El grfico mostrado en la imagen anterior representa una sola serie de
datos, en el siguiente ejemplo muestro el efecto sobre el grfico al especificar dos series de datos:
En este ejemplo el anillo de datos interior representa la serie del ao 2010 y el anillo exterior la
serie datos del 2011. Cada nueva serie de datos que se agregue ir aadiendo un anillo exterior
al grfico.
Aunque los mltiples anillos podran ser una caracterstica nica de este tipo de grficos debes tener cuidado en no sobre utilizarlos o de lo contrario tus grficos sern difciles de entender
con tantos anillos juntos.
Grfico de anillos seccionado
El primer tipo de grfico de anillos es el mostrado en las imgenes previas. El segundo tipo es
conocido como grfico de anillos seccionado el cual enfatiza la contribucin de cada una de
las partes al darles un espacio entre cada una de ellas.
60
Inserta un grfico de anillos en tu hoja de Excel seleccionndolo desde la ficha Insertar en el

grupo Grficos, al pulsar el botn Otros.
61
GRFICOS DE DISPERSIN
Los grficos de dispersin tambin son conocidos como grficos XY y su funcin principal
es la de mostrar la relacin que existe entre los valores numricos de diferentes series de datos
sobre los ejes de coordenadas XY.
Considera la siguiente tabla de datos de temperaturas en grados Celsius donde la primera
columna tiene la hora del da, la segunda columna la temperatura prevista y la tercera columna
la temperatura real.
Grficos de dispersin en Excel

Para crear el grfico de dispersin selecciona la tabla de datos y en la ficha Insertar dentro
del grupo Grficos selecciona el botn Dispersin y posteriormente la opcin Dispersin solo con
marcadores.
62
Excel insertar el grfico de dispersin en la hoja el cual ser similar al mostrado en la imagen
de arriba. A parte de este tipo de grfico de dispersin con marcadores se encuentran aquellos
que utilizan lneas. Por ejemplo, tomando la misma tabla de datos, un Grfico de Dispersin con
lneas rectas y marcadores se ver de la siguiente manera:
63
Algunos podran argumentar que este tipo de grfico de dispersin es similar a un grfico de
lneas y aunque de primera vista parecieran idnticos existen algunas diferencias importantes
entre ellos.
Usar grfico de dispersin o grfico de lnea

Los grficos de dispersin se utilizan generalmente para comparar valores numricos como
datos estadsticos, cientficos y de ingeniera. La razn por la que se utilizan para este tipo de
datos es porque un grfico de dispersin tiene ms opciones en cuanto a la escala del eje horizontal como por ejemplo el poder utilizar una escala logartmica.
Adems el grfico de dispersin permite ajustar las escalas independientes de los ejes lo
cual ser de gran ayuda para revelar mayor informacin sobre los valores mostrados en el grfico.
Como regla general, si tienes una tabla de datos numricos con informacin cientfica o
estadstica considera utilizar un grfico de dispersin para poder analizar al mximo los datos.
64
ACTIVIDAD 1
Ejemplo de Insercin de un grfico
En base a la tabla de datos mostrada, representarla en un grfico tipo Columna agrupada.
65
ACTIVIDAD 2
Ejercicios propuestos
A continuacin, en base a la tabla anterior, se propone elaborar los siguientes grficos.
66

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