LA GESTION DE INVENTARIOS Y LA CAPACIDAD

PRODUCTIVA DE UNA EMPRESA

La capacidad de produccin o capacidad productiva es el mximo nivel de actividad que
puede alcanzarse con una estructura productiva dada. El estudio de la capacidad es
fundamental para la gestin empresarial en cuanto permite analizar el grado de uso que se
hace de cada uno de los recursos en la organizacin y as tener oportunidad de optimizarlos.

IMPORTANCIA DE LAS DECISIONES DE CAPACIDAD DE PRODUCCIN:

-

Satisfacer los niveles de demanda actual y futura oportunamente

Valor de la inversin en activos fijos productivos
Competitividad

UNIDADES DE MEDIDA DE LA CAPACIDAD PRODUCTIVA:

1. CANTIDAD DE PRODUCTOS/SERVICIOS:
Unidades /ao
Estudiantes /semestre
Litros /minutos
Etc.
2. MEDIDAS DE RECURSOS PRODUCTIVOS:
Horas / hombre trabajo al mes
Tiempo de atencin al cliente en horas
Carga horaria de mquina al da
3. MEDIDAS MONETARIAS:
Ventas por metro cuadrado
ECONOMIAS DE ESCALA:
El incremento del tamao de la planta y su volumen de produccin producen menores costos,
procesos ms eficientes y automatizados y curvas de aprendizajes o experiencia.
Sin embargo, la minimizacin de costos no es automtica, los esfuerzos son permanentes para
lograrlo efectivamente:
Una de las tareas fundamentales, es EL ABASTECIMIENTO, ya que si no hay inventarios no hay
ventas y por lo tanto, una perdida del mercado, y si no hay ventas no hay utilidad que en
cierto plazo llevara a cierre del negocio.
Para lograr una administracin efectiva es necesario establecer polticas; que deben ser
formuladas conjuntamente por las reas de ventas, produccin y finanzas. Estas polticas
consisten principalmente en la fijacin de parmetros para el control de la inversin, mediante
el establecimiento de niveles mximos de inventarios que produzcan tasa de rotacin
aceptables y constantes.

Niveles ptimos de inventario

Un mtodo para calcular el nivel ptimo de los inventarios es el de mximos y mnimos.
Un mximo es la cantidad de producto que se tendr que surtir cuando recibas la orden de
compra, este valor va ligado con el consumo mensual, por ejemplo, si el mximo corresponde
a 2 meses de inventario y el consumo mensual es de 5.000, el mximo ser de 10.000, esta
cantidad debe ser capaz de surtir la demanda tomando en cuenta el tiempo en el que podemos
resurtir el material, mientras mayor sea el tiempo de surtido mayor ser la cantidad mxima
de inventario.
El punto de reorden es el momento en que las existencias se encuentren a la mitad del
consumo mensual. El mnimo es el punto en el que debemos determinar una alarma y mandar
a producir en calidad de urgente, ya que si perdemos ventas por no contar con el producto
necesario estamos perdiendo dinero. Hay ocasiones en que el llegar al mnimo implica
conseguir producto de cualquier lado y a un precio mayor.
El mtodo de mximos y mnimos, as como los puntos de reorden dependen del
desplazamiento real de las ventas, se tienen que basar en datos histricos.
Por ltimo, debemos considerar el valor ptimo de la orden de compra, aqu hay que tomar en
cuenta la cantidad ptima de inventario que debe de tener una empresa, recordando que a
mayor inventario hay mayores costos fijos, se necesita ms espacio y ms personal para
controlarlo.

INTRODUCCIN
La gestin de Inventarios en una empresa ha alcanzado una notoriedad muy alta, hemos
escuchado que debemos mantener niveles ptimos de inventarios, pero Que es eso?; Cuanto
inventario se deber mantener? Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podra
llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un
inventario "parado" inmoviliza recursos que podran ser mejor utilizados en funciones mas
productivas de la organizacin. Adems, el inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a
quedar fuera de uso y corre el riesgo de daarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel
insuficiente de inventario, podra no atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual
genera reduccin de ganancias y perdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los
clientes en la capacidad de reaccin de la empresa, ante las fluctuaciones del mercado.
El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administracin de
empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. La empresa de
hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados altamente competitivos,
las empresas trabajan con inventarios cada vez ms bajos y con niveles de servicios cada vez
ms altos. Un ejemplo es el desarrollo del sistema JUST IN TIME en la industria automovilstica

GESTION DE INVENTARIOS.
Se entiende por Gestin de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias
de determinados bienes, en la cual se aplican mtodos y estrategias que pueden hacer
rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los
procedimientos de entradas y salidas de dichos productos.
En la Gestin de Inventarios estn involucradas ciertas actividades bsicas a saber:
1.- Determinacin de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios
para consolidar la informacin referente a las existencias fsicas de los productos a controlar y
podemos detallar estos procesos como:

Toma fsica de inventarios

Auditoria de Existencias
Evaluacin a los procedimientos de recepcin y ventas (entradas y salidas)
Conteos cclicos

2.- Anlisis de inventarios: La cual esta referida a todos los anlisis estadsticos que se
realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que
deberamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta",
pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas
metodologas aplicables para lograr este fin son:

Formula de Wilson (mximos y mnimos)

Just in Time (justo a tiempo)

ENTONCES: QUE SON LOS INVENTARIOS?

Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en
existencia en un momento determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la
empresa.

TIPOS DE INVENTARIOS.
Los inventarios de acuerdo a las caractersticas fsicas de los objetos a contar, pueden ser de
los siguientes tipos:
1.

Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se contabilizan

todos aquellos materiales que no han sido modificados por el proceso productivo de las
empresa.
2.
Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio
nombre lo indica, son aquellos materiales que han sido modificados por el proceso
productivo de la empresa, pero que todava no son aptos para la venta.
3.
Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos los
productos que van a ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para la
venta.
4.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y
repuestos: son aquellos donde se contabilizan los productos que aunque no forman
parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no sern colocados a la
venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden
ser: maquinarias, repuestos, artculos de oficinas, etc.
De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se har ms nfasis en algunos de estos
inventarios. Una empresa distribuidora, por ejemplo, solo tendr inventarios de productos
terminados y de piezas y repuestos; mientras que una empresa manufacturera que posea unos
veinte artculos de materia prima, pudiera tener mas de diez mil tipos diferentes de piezas y
repuestos as como de productos terminados y productos en proceso.
Existe otra clasificacin de inventarios que se refiere a la concepcin logstica del mismo, los
cuales son los siguientes:

1.

2.

3.

4.

Inventarios cclicos o de lote: Se generan al producir en lotes no de manera

continua. Por ejemplo cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que
ser enviado al fresado o al siguiente proceso. Estos inventarios facilitan las operaciones
en sistemas clsicos de produccin, porque permiten que el sistema productivo no se
detenga.
Inventarios estacionales (por estacin): Son aquellos donde se contabilizan
aquellos productos que poseen demandas que depende de alguna estacin o periodo de
tiempo especfico. Un ejemplo de estos pueden ser: los paraguas, los juguetes y los
artculos de moda.
Inventarios de seguridad: Se generan para amortiguar variaciones en la demanda o
para cubrir errores en la estimacin de la misma. Estos inventarios derivan del hecho de
que la demanda de un bien o servicio proviene usualmente de estudios de mercado que
difcilmente ofrecen una precisin total.
Inventarios especulativos: Estos se derivan cuando se espera un aumento de precios
superior a los costos de acumulacin de inventarios, por ejemplo, si las tasas de inters
son negativas o inferiores a la inflacin.

SIGNIFICADO ECONMICO DE LOS INVENTARIOS.

La gestin de inventarios implica dos costos bsicos:
Costos de penalizacin por inexistencia de los materiales: Estos costos son
proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto. Frecuentemente, no es
cuantificable si la carencia del material produce problemas de perdida de imagen, como es el
caso de empresas de distribucin, en las que se produce una degradacin de disponibilidad o
seguridad, como consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el mercado.
Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como en
costos de gestin fsica y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulacin de
inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de inversin de una empresa.
CONSUMO.
Es la cantidad de unidades de un artculo que son retiradas del almacn en un periodo de
tiempo determinado. Por ejemplo, si el inventario de determinado articulo al comienzo del mes
era de 20 unidades y al finalizar el mes es de 15, el consumo es de 5 unidades por mes.
DEMANDA.
Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventario, el
consumo ser igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada. Si se
presenta una ruptura de inventario y durante ese periodo se requieren materiales, la demanda
ser superior al consumo. En este caso puede ocurrir que el cliente decida retirar la demanda
(caso ms comn en el comercio) o que el cliente solicite que la demanda no satisfecha, le sea
atendida al ocurrir la prxima recepcin.
TIEMPO DE REPOSICIN.
El tiempo de reposicin es el tiempo comprendido entre la deteccin de la necesidad de
adquirir una cierta cantidad de un material y el momento en que este llega fsicamente a
nuestro almacn.
Como hemos podido ver, administrar inventarios es encontrar un equilibrio razonable entre
mantener mucho o poco inventario y los costos que ambos extremos suponen.
La calidad de la gestin de inventarios puede ser medida con una figura llamada factor de
servicio o ndice de atencin, que es la relacin que existe entre la cantidad de renglones
debidamente atendidos y la cantidad de los mismos que fueron requeridos.

CLASIFICACIN DE MATERIALES POR CRITICIDAD.

Un factor adicional que se debe tomar en cuenta a la hora de disear un sistema de gestin de
inventarios es la criticidad de los materiales, el impacto que produce la carencia del producto
sobre el nivel de ventas de una empresa. El asignar a cada producto un orden de prioridades
permitir:

Fijar altos factores de servicio deseados solo a productos crticos, compensando los
altos costos que esto conlleva y fijar factores de servicio ms bajos a productos menos
crticos.
Hacer matrices de valor de uso-criticidad, de manera de obtener elementos de decisin
a la hora de escoger las polticas ms adecuadas en gestin de inventarios.

DISEO DE ALMACENES.
El diseo de almacenes es una actividad especializada, sobre la que ofrecemos algunos
comentarios generales:

El uso de planos arquitectnicos permite visualizar los almacenes, lo cual facilita su

diseo.
Los almacenes deben ser diseados en trminos de metros cbicos y no de metros
cuadrados, ya que el espacio vertical puede ser convenientemente utilizado de manera de
aumentar al mximo el volumen de almacenamiento sin aumentar la superficie requerida.
El almacn debe planificarse de manera que el ambiente de trabajo resulte agradable y
se facilite el crecimiento futuro.
La buena iluminacin agiliza la localizacin de materiales, evita robos y reduce
accidentes.
La perdida de los inventarios puede ser fatal para una empresa. Un buen sistema de
deteccin y extincin de incendios protege los inventarios.

MOVIMIENTO DE MATERIALES.
El movimiento de materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los almacenes
hasta su despacho.
Los materiales deben tener localizaciones fsicas especficas que permitan las actividades
normales de almacn, como son la entrada y salida de inventario y la realizacin de inventarios
fsicos, para permitir un adecuado movimiento de materiales es aconsejable:

Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en lnea recta (recepcin,
almacenamiento, despacho).
Separar las reas de recepcin y despacho de materiales.
Considerar reas separadas fsicamente para materiales daados, reparables o no, que
esperan ser enviados a reparar o que acaban de ser reparados.
Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en reas
especialmente acondicionadas para tal fin.
Disear los pasillos de circulacin (aunque no sean espacios productivos) lo
suficientemente anchos para permitir la circulacin de montacargas y otros vehculos. Todos
los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.
Indicar claramente el sentido y las velocidades mximas de circulacin en los pasillos, a
fin de reducir el riesgo de accidentes. Un buen sistema de sealizacin es una excelente
inversin.
Establecer reas especialmente protegidas para materiales valiosos.
Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehculos de transporte tpicos.
Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fcilmente manipulables por
los operadores de los vehculos de movimiento de materiales.
Disponer de suficiente espacio en el rea de recepcin de materiales para el control de
calidad.

ALMACENAMIENTO DE MATERIALES.
Existen distintas posibilidades, segn las caractersticas de los materiales que van a ser
almacenados. La mas empleada es la estantera, que puede ser obtenida en variedad de
tamaos: cerradas (para proteccin adicional, pero con dificultades de acceso), con entrepaos
para la colocacin de materiales de volumen intermedio, con vigas horizontales para paletas,
con vigas inclinadas para elementos cilndricos, solo con laterales para perfiles y elementos
longitudinales, etc.

La ubicacin fsica de los materiales en los almacenes debe ser establecida de manera que
permita la localizacin rpida y sin errores de los materiales.
SEGURIDAD EN ALMACENES.
Adems del problema de proteccin de incendios, deber prestrsele atencin especial al
problema de los hurtos, considerado junto a la obsolescencia, el principal elemento en los
costos de almacenamiento. Algunas reglas simples que ayudan a reducir este problema son las
siguientes:

Disear con la seguridad en mente: asegurarse de que las reas de almacenes

estn cercadas o protegidas, de manera de minimizar la presencia de intrusos; iluminar
adecuadamente las reas de almacenes; no permitir la entrada de usuarios y empleados
que no tengan que ver con el movimiento de materiales o inventario de los mismos al rea
de almacenes.
Crear controles de acceso: contratar o conformar un cuerpo de vigilancia; verificar
los vehculos que entren y salgan; realizar inspecciones no anunciadas de los casilleros,
escritorios y vehculos del personal.
Hacer inventarios peridicos o permanentes para verificar las perdidas de
material.
Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los
inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante
de la organizacin.

INVENTARIOS FSICOS.
Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que existe
fsicamente y lo que el kardex o el sistema computarizado indica, es necesario efectuar
inventarios fsicos a fin de comparar ambas cantidades. Estos son de dos tipos: puntuales y
permanentes. Los inventarios puntuales, los mas tradicionales, se efectan generalmente una
vez por ao y usualmente es necesario restringir el movimiento de materiales durante ese
proceso. Se efecta un conteo tem por tem y se compara contra lo que anuncia el kardex. Las
diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas a un anlisis posterior.
Los inventarios continuos, llamados tambin cclicos o permanentes, se efectan a lo largo del
ao sobre cantidades pequeas de producto. Este tipo de inventario permite repartir la carga
de trabajo de manera mas uniforme, no causa tantas interrupciones a las actividades del
almacn y permite disponer de informacin mas precisa sobre las existencias.
UTILIZACIN DE TECNOLOGA DE CDIGOS DE BARRA.
Los cdigos de barra son una serie impresa de barras y espacios entre ellas, que forman una
estructura nica que se traduce en caracteres alfanumricos que representan cierta
informacin. Esta tecnologa permite alta precisin y velocidad en la captura de data. En
almacenes, facilita la consignacin de entrada y salida de materiales y la toma fsica de
inventarios.