Providencia 257
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Artculo 8. Los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, los sujetos que
realicen operaciones en Almacenes Libres de Impuestos (Duty Free Shops) y los sujetos que
no califiquen como contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado deben utilizar
exclusivamente Mquinas fiscales para la emisin de facturas, cuando concurran las
siguientes circunstancias.
1. Obtengan ingresos brutos anuales superiores a un mil quincenitas unidades tributarias
(1500 U.T.).
2. El nmero de operaciones de ventas o prestaciones de servicios con sujetos que no
sean contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, sea superior a las
efectuadas con contribuyentes ordinarios de dicho impuesto.
3. Desarrollen conjunta o separadamente alguna de las actividades que se indican a
continuacin
1. Venta de alimentos, bebidas, cigarrillos y dems manufacturas del tabaco,
golosinas, confiteras, bombonera y otros similares.
2. Venta de productos de limpieza de uso domstico e industrial.
3. Venta de partes, piezas, accesorios, lubricantes, refrigerantes y productos de
limpieza de vehculos automotores, as como el servicio de mantenimiento y
reparacin de vehculos automotores, siempre que estas operaciones se
efecten independientemente de la venta de los vehculos.
4. Venta de materiales de construccin, artculos de ferretera, herramientas,
equipos y materiales de fontanera, plomera y aire acondicionado, as como la
venta de pintura, barnices y lacas, objetos de vidrio, vidrios y el servicio de
instalacin, cuando corresponda.
5. Venta de artculos de perfumera, cosmticos y de tocador.
6. Venta de relojes y artculos de joyera, as como su reparacin y servicio tcnico.
7. Venta de juguetes para nios y adultos, muecos que representan personas o
criaturas, modelos a escalas, sus accesorios, as como la venta o alquiler de
pelculas y juegos.
8. Venta de artculos de cuero, textiles, calzados, prendas de vestir, accesorios
para prendas de vestir, maletas, bolsos de manos, accesorios de viaje y
artculos similares, y sus servicios de reparacin.
9. Venta de flores, plantas, semillas abonos, as como los servicios de floristera.
10. Servicios de comida y bebida para su consumo dentro o fuera de
establecimientos tales como: restaurantes, bares, cantinas, cafs o similares;
incluyendo los servicios de comidas y bebidas a domicilio.
11. Venta de productos farmacuticos, medicinales, nutricionales, ortopdico, lentes
y sus accesorios.
12. Venta de equipos de computacin, sus partes, piezas, accesorios y consumibles,
as como la venta de equipos de impresin y fotocopiado, sus partes, piezas y
accesorios.
13. Servicios de belleza, esttica acondicionamiento fsico, tales como peluqueras,
barberas, gimnasios, centros de masajes corporales y servicios conexos.
14. Servicios de lavado y pulitura de vehculos automotores.
15. Servicios de estacionamiento de vehculos automotores.
16. Servicios de fotocopiado, impresin, encuadernacin y revelado fotogrfico.
A los fines del clculo de los ingresos brutos y del nmero de operaciones a que se refieren
los numerales 1 y 2 de este artculo, se deben considerar las operaciones realizadas durante
el ao calendario inmediato anterior al que est en curso. Una vez nacida la obligacin de
utilizar mquinas fiscales, el sujeto no podr utilizar otro medio de facturacin, salvo en los
casos previstos en el artculo 11 de esta Providencia.
CAPITULO III
DE LOS DOCUMENTOS
Seccin I
De las facturas
Artculo 13. Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por los contribuyentes
ordinarios del Impuesto al valor agregado, deben cumplir los siguientes requisitos:
1.
2.
3.
4.
La denominacin Factura.
Numeracin consecutiva y nica.
Nmero de control preimpreso.
Total de los nmeros de control asignados, expresado de la siguiente manera desde el
N hasta el N.
5. Nombre y Apellido o razn social, domicilio fiscal y nmero de Registro nico de
Informacin Fiscal (RIF) del emisor.
9. Indicacin del valor total de la venta de los bienes o de la prestacin del servicio o de la
suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra TOTAL y, al menos, un
espacio en blanco.
10. Logotipo Fiscal seguido del nmero de Registro de la Mquina Fiscal, los cuales
debern aparecer en ese orden al final de la factura, en una misma lnea, con al menos
tres (3) espacios de separacin.
En estos casos, las facturas emitidas mediante Mquinas Fiscales darn derecho al
desembolso, cuando, adems de cumplir con todos los requisitos establecidos en este
artculo, la Mquina Fiscal sea capaz de imprimir el nombre o razn social y el nmero de
Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) del adquiriente o receptor del los bienes o
servicios.
Artculo 17. Las facturas que se emitan a los fines de documentar las operaciones de
exportacin, deben cumplir los siguientes requisitos:
1.
2.
3.
4.
Artculo 19. Los emisores de facturas sobre formas libres elaboradas por imprentas
autorizadas, o a travs de mquinas fiscales, pueden contar con dispositivos de lectura de
cdigos de barra u otros mecanismos electrnicos que faciliten la captura de los datos
relativos a la identificacin del adquiriente del bien o receptor del inventario.
Seccin II
De las rdenes de entrega y guas de despacho
Artculo 20. Las rdenes de entrega o guas de despacho deben emitirse nicamente para
amparar el traslado de bienes muebles que no representen ventas. En los casos en que la Ley
que establece el Impuesto al Valor Agregado disponga la posibilidad de amparar operaciones
de ventas mediante rdenes de entrega o guas de despacho, la respectiva factura deber
emitirse dentro del mismo periodo de imposicin, haciendo referencia a la orden de entrega o
gua de despacho que soport la entrega de bienes, excepto para las facturas impresas a
travs de mquinas fiscales.
Artculo 21. El original y las copias de las rdenes de entrega o guas de despacho que se
emitan, deben contener los enunciados Orden de Entrega o Gua de Despacho, los
requisitos indicados en los numerales del 2, 3, 4,5, 6, 15 y 16 del Artculo 13 de esta
Providencia y a expresin sin derecho a crdito fiscal. Cuando las rdenes de entrega a
guas de despacho sean elaboradas por entes pblicos nacionales, en los trminos y
condiciones que establezca la normativa aplicable, no se requerir el cumplimiento de los
requisitos previstos en los numerales 3, 4, 15 y 16 del Artculo 13 de esta Providencia.
En las rdenes o guas deben detallarse los bienes que se trasladan, sealando la capacidad,
peso o volumen, descripcin, caractersticas y su precio. En los traslados que no representen
ventas puede omitirse el precio, indicndose el motivo, tal como: reparacin, traslado a
depsito, almacenes o bodegas de otros o del propio emisor contribuyente, traslado para su
distribucin u otras causas.
Igualmente, debe indicarse el nombre y apellido o razn social y el nmero de Registro nico
de Informacin Fiscal (RIF) del receptor de los bienes, o, en su caso, del mismo emisor.
Las rdenes de entrega o guas de despacho emitidas por los sujetos que no califiquen como
contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben contener adicionalmente la
expresin contribuyente formal o no sujeto a impuesto al valor agregado, segn sea el
caso.
SECCION III
De las notas de dbito y de crdito
Artculo 22. Las notas de debito o de crdito deben emitirse en el caso de ventas de bienes y
prestaciones de servicios que quedaren sin efecto parcial o totalmente u originaren un ajuste,
por cualquier causa, y por las cuales se otorgaron facturas.
El original y las copias de las notas de dbito y de crdito, deben contener el enunciado: Nota
de Dbito o Nota de Crdito.
Artculo 23. Las notas de dbito y de crdito emitidas a travs de los medios sealados en los
numerales 1 y 2 del Artculo 6 de esta Providencia, deben cumplir con los requisitos previstos
en el Artculo 13 o en el Artculo 15 de esta Providencia, segn sea el caso, con excepcin de
lo establecido en el numeral 1 de los referidos artculos. Igualmente, deben hacer referencia a
la fecha, nmero y monto de la factura que soport la operacin.
Artculo 24.Las notas de dbito y de crdito emitidas a travs de Mquinas Fiscales deben
tener una numeracin consecutiva y nica y contener los requisitos sealados en el Artculo
9. Los campos que permitan agregar el resto de los datos e informaciones sealados en
el Artculo 13, el Artculo 15 o el Artculo 17 de esta Providencia, segn corresponda.
Artculo 30. Las imprentas autorizadas deben reflejar en las formas libres que elaboren, como
mnimo, los siguientes datos:
1. El nmero de control.
2. El nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) del emisor.
3. La razn social y el nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) de la
imprenta autorizada.
4. Nmero y fecha de la Providencia Administrativa de autorizacin para la elaboracin de
documentos.
5. Los nmeros de Control asignados, expresados de la siguiente manera: desde el N
hasta el N .
6. La fecha de elaboracin constituida por ocho (8) dgitos.
En ningn caso las imprentas debern colocar en las formas libres, la denominacin y el
nmero del documento.
Artculo 31. Cuando se utilicen medios propios para la emisin de facturas por cuenta de
terceros, incluso en los casos en que se realicen operaciones por cuenta de stos, el emisor
deber cumplir lo establecido en esta Providencia, sealando adicionalmente por cada sujeto
a favor de quien se emite la factura:
1. Nombre o razn social y nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) del
tercero.
2. Descripcin de la venta del bien o de la prestacin del servicio, con indicacin de la
cantidad y monto. Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado con
el impuesto a valor agregado, deber aparecer al lado de la descripcin o de su precio,
el carcter E separado por un espacio en blanco y entre parntesis segn el siguiente
formato: (E).
3. Especificacin del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, de
ser el caso, discriminada segn la alcuota, indicando el porcentaje aplicable, as como
la especificacin del monto total exento o exonerado.
4. especificacin del monto total del impuesto al valor agregado discriminado segn la
alcuota indicando el porcentaje aplicable, de ser el caso.
5. Indicacin del valor total de la venta de los bienes o de la prestacin del servicio o de la
suma de ambos, si corresponde.
6. en los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya
contraprestacin haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad
correspondiente en moneda nacional, debern constar ambas cantidades en la factura,
con indicacin del monto total y del tipo de cambio aplicable.
En tales casos, el emisor deber entregar a los sujetos a favor de quienes se emite la factura,
a ms tardar dentro de los cinco das del mes siguiente a aquel en que reemite la factura, una
copia certificada de la copia de la factura. El Servicio nacional Integrado de Administracin
Aduanera y Tributaria (SENIAT), mediante Providencia, podr establecer el cumplimiento de
determinados deberes y formalidades para la emisin de las referidas certificaciones.
Artculo 32. La facturas y otros documentos emitidos sobre formatos y formas libre deben ser
de una pgina, con una longitud mnima de ocho (8) centmetros.
Cuando las operaciones realizadas no puedan reflejarse enana sola pgina, se emitirn tantas
facturas como sean necesarias, con un nmero de factura distinto para cada una. Tal
prohibicin se aplicar igualmente para el resto de los documentos regulados por esta
Providencia.
Podr reflejarse, exclusivamente, en el reverso de la factura la siguiente informacin:
a. Nombre y apellido o razn social, domicilio fiscal y nmero de Registro nico de
Informacin Fiscal del emisor.
b. La razn social y el nmero de Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) de la
imprenta autorizada.
c. Nmero y fecha de la Providencia Administrativa de autorizacin para la elaboracin de
documentos otorgado a la imprenta.
d. Los Nmero de Control asignados por la imprenta expresados de la siguiente manera
desde el N hasta el N .
e. La fecha de elaboracin del formato o forma libre.
Artculo 33. La fecha de emisin de los documentos, as como su fecha de elaboracin por la
imprenta, debe estructurarse con el siguiente formato: DDMMAAAA, donde DD sern los dos
(2) dgitos del da, MM sern los dos (2) dgitos del mes y AAAA, sern los cuatro (4) dgitos
del ao. Los dgitos podrn separarse mediante caracteres en blanco o separadores entre
ellos, tales como puntos, guiones y barras, entro otros.
Artculo 34. Las facturas y otros documentos emitidos sobre formatos o formas libres pueden
ser diseados segn las necesidades del emisor para la realizacin de sus actividades, pero
en todo caso deben cumplir con los requisitos exigidos en esta Providencia.
Artculo 35. Mientras no est prescrita la obligacin tributaria, los originales de las facturas y
otros documentos que sean anulados, junto con su copia, deben ser conservados por el
emisor a disposicin del Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria
(SENIAT).
Artculo 36. Podr omitirse la generacin fsica de las respectivas copias cuando:
1. Se emitan mensualmente cinco mil (5000) o ms documentos sobre formas libres.
2. Sea conservada una imagen digital de cada documento original, mediante la
trasformacin del documento fsico a formato electrnico.
3. Se registren las operaciones en el libro de venta, indicando, adicionalmente a los datos
exigidos en las normas tributarias, el nmero de control de las formas libres utilizadas.
4. No sea uno de los sujetos a que hace referencia el Artculo 8 de esta Providencia.
5. Se transmitan mensualmente las operaciones efectuadas a la Administracin Tributaria,
segn las especificaciones determinadas por sta en su Portal Fiscal.
Las imgenes digitales de los documentos deben ser conservadas en medios electrnicos o
magnticos que impidan la alteracin de los datos y estn protegidas contra virus o daos que
imposibiliten su visualizacin o reproduccin, mientras no est prescrita la obligacin
tributaria.
Artculo 37. Cuando el emisor cambie de nombre, razn social o de domicilio y esta
informacin se encuentre preimpresa en sus facturas y otros documentos, stos slo pueden
ser utilizados hasta por treinta das continuos luego de producido el cambio o hasta agotar su
existencia, lo que ocurra primero.
Artculo 38. Las facturas y otros documentos que hubieren sido elaborados por imprentas
cuya autorizacin se posteriormente revocada pueden ser utilizados vlidamente hasta agotar
su existencia.
Artculo 39. Las facturas y otros documentos que no hayan sido utilizados deben ser
destruidos, previa autorizacin de la gerencia Regional de Tributos Internos del domicilio fiscal
del emisor o la que sea competente en virtud de su condicin de sujeto pasivo especial,
cuando:
1. Se encontraren daados de modo que resulte imposible su utilizacin.
2. No puedan utilizarse por disposicin del Servicio Nacional Integrado de Administracin
Aduanera y Tributaria (SENIAT), conforme se establezca en Providencia Administrativa
de carcter general que al efecto se dictada.
3. Se produzcan cambios en la identificacin del emisor o en su domicilio fiscal.
La autorizacin para la destruccin de facturas y otros documentos debe solicitarse dentro de
los quince das continuos despus de ocurrida alguna de las causas sealadas en los
numerales 1 y 2 de este artculo. Para el caso regulado en el numeral 3 del presente artculo,
la autorizacin deber solicitarse dentro de los quince das continuos despus de transcurrido
el plazo establecido en el Artculo 37 de esta Providencia.
Artculo 40. Las facturas y otros documentos que se emitan no deben tener tachaduras ni
enmendaduras, salvo en los casos que autorice el Servicio Nacional Integrado de
Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), mediante Providencia Administrativa de
carcter general.
Artculo 41. Mientras no est prescrita la obligacin tributaria, los datos contenidos en las
facturas y otros documentos deben ser legibles y permanecer sin alteraciones.
Artculo 42. En los casos en que la prdida de la factura, nota de debito o nota de crdito,
obedezca a circunstancias no imputables al contribuyente receptor, tendrn el mismo valor
probatorio que los originales, las certificaciones de las copias que, bajo fe de juramento,
emitan los proveedores de los bienes y servicios.
El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT), mediante
Providencia, podr establecer el cumplimiento de determinados deberes y formalidades para
la emisin de las referidas certificaciones.
La emisin de las certificaciones a las que hace referencia este artculo no menoscaba el
ejercicio de las facultades de verificacin, fiscalizacin y determinacin de la Administracin
Tributaria.
Artculos 43. Los emisores debern solicitar por escrito, a las imprentas autorizadas, la
elaboracin de formatos y formas libres, indicando el nmero de control inicial y el final, as
como el nmero de documento inicial y el final en caso de requerir formatos. La numeracin
de control es consecutiva y nica para cada emisor y est conformada por dos (2) campos, un
identificador de dos (2) dgitos y un secuencial numrico de hasta ocho (8) dgitos.
El Servicio Nacional Integrado de Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) publicar en
su Portal Fiscal una lista de las imprentas autorizadas.
CAPITULO IV
DE LOS USUARIOS DE MAQUINAS FISCALES
Artculo 44. El usuario de las Mquinas Fiscales debe cumplir con las siguientes
obligaciones: