XXII Jornadas de Archivos Universitarios

CAU Conferencia de Archiveros de Universidades Espaolas / CRUE Archivos

De la gestin de archivos a la gestin de documentos

Universitat Rovira i Virgili
Tarragona, 18 de mayo de 2016

Joaquim Llans Sanjuan

Director del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental

Estructura de la intervencin
Delimitacin de los conceptos de gestin de archivos y
gestin de documentos desde la perspectiva actual
Confluencia en la Archivstica integrada
La experiencia profesional, desde una interpretacin subjetiva
Importancia de la normalizacin en los contextos
internacional y nacional
La normalizacin en la descripcin
Las normas ISO de gestin de documentos
La nueva norma ISO 15489-1:2016

El impacto legal en la gestin de los documentos electrnicos

en Espaa

Delimitacin de los conceptos

Gestin de archivos
Archivstica dominante hasta mediados de los aos 80 del siglo XX
Se centra exclusivamente en los documentos con valor histrico
Los procesos dominantes son la conservacin, la descripcin y la
clasificacin
La clasificacin es consecuencia del proceso descriptivo
La atencin se dirige ms hacia las necesidades del investigador, que
las del ciudadano, en especial en los archivos pblicos
Las tcnicas archivsticas se aplican sobre los principios de
procedencia y de respeto al orden original, esto es, sobre el concepto
de fondo documental
Las normas de estructura del Consejo Internacional de Archivos,
iniciadas a mediados de los 80, suponen la aportacin ms reciente
Tendencia a vertebrar redes internacionales de acceso a la
informacin archivstica Portal Europeo de Archivos
Los programas de la UNESCO respaldan esta visin de la archivstica

Delimitacin de los conceptos

y2

Gestin de documentos
Procedente de los Estados Unidos, se consolida en el panorama
internacional a mediados de los aos 80, asociada al concepto de ciclo
de vida de los documentos
Se rige bajo los principios de economa, eficacia y calidad en los
procesos de trabajo en las organizaciones
Los procesos dominantes son la clasificacin, evaluacin y asignacin
de metadatos, junto con la documentacin de todos los procesos
La evaluacin de la actividad de la organizacin se sita en un estadio
anterior al de la aplicacin de procesos de gestin documental
La atencin se dirige a satisfacer las necesidades de gestin de la
propia organizacin en el momento en que se producen los
documentos, en el marco de los procesos de gestin
Orientada a la tecnologa, la gestin de la documentacin histrica
suele considerarse un mero subproducto
Las normas ISO han supuesto la adopcin de unas prcticas aceptadas
internacionalmente desde la aparicin de ISO 15489 en 2001

Archivstica integrada

Dos visiones llamadas a complementarse

El ciclo de vida de los documentos se revela como el principal
elemento vertebrador de la gestin de documentos y archivos
La nocin de sistema archivstico respalda la unidad de gestin a lo
largo de todo el ciclo de vida, que integra: normativa, recursos
humanos y materiales, programa de tratamiento y los propios
documentos
Importancia del proceso de evaluacin documental, en el que se
identifican los valores de los documentos, se determinan su
eliminacin o conservacin en un plazo y se establece su
accesibilidad
Incorpora la evolucin de la gestin de los documentos y archivos
hacia un nuevo contexto, al comps de la evolucin de la tecnologa y
los cambios sociales

Archivstica integrada

y2

La archivstica integrada contribuye al desarrollo de la

sociedad
Las instituciones archivsticas dirigen su atencin al entorno, esto es,
a la sociedad a la que sirven
En el mbito pblico, responde al asentamiento progresivo de los
valores de transparencia, responsabilidad y buen gobierno
Transmite la importancia del documento como evidencia y elemento
sustancial para construccin de la memoria colectiva
Busca satisfacer las demandas de una creciente tipologa de usuarios
accesibilidad y disponibilidad de documentos cada vez ms recientes
rapidez en el servicio, ajustado a sus necesidades

Da soporte a nuevas maneras de organizar el trabajo, ms racionales,

simples y eficientes, lo que redunda en un beneficio cualitativo en el
cliente o usuario de sus servicios
Hace posible que las organizaciones interoperen entre s su
informacin, sus documentos y sus datos, en cualquiera de las fases
del ciclo de vida

Objeto de la exposicin
Cmo hemos vivido, en el caso espaol, el paso de una
archivstica centrada en el documento histrico a una
archivstica integrada, hoy en da en proceso de expansin.
Para ello analizaremos
La peripecia profesional del archivero in itinere
La importancia de la normalizacin, en constante evolucin, que ha
incidido fundamentalmente en los mbitos siguientes:
Descripcin archivstica
Normas ISO de gestin de documentos

El impacto legal, conseguido a travs del Esquema Nacional de

Interoperabilidad, sobre el que pivota la gestin de documentos que
reconoce la nueva legislacin de procedimiento administrativo de
octubre de 2015

Una interpretacin personal

La gestin de los archivos de oficina en las organizaciones,

constitua, a finales de los aos 80 del pasado siglo, uno de
los principales retos profesionales
Las organizaciones requeran criterios para la organizacin
de los documentos en las oficinas
Los profesionales no podamos desatender esa llamada, pero
no disponamos de referencias
Respuesta
Aplicacin de los principios fundamentales de la archivstica
Recurso al limitado bagaje en gestin de los archivos administrativos
Amparo en las escassimas referencias bibliogrficas disponibles en
ese momento, posible gracias al CIDA (un magro nmero de
manuales de archivstica espaola, francesa e italiana)
Mirada hacia las asociaciones profesionales
Mayormente, deducciones a partir de lo conocido y sentido comn

Una interpretacin personal

Propuestas
El sistema de gestin de documentos deba ser fluido y nico
El tratamiento de los documentos en el instante de su produccin
deba ser coherente con todo el tratamiento archivstico posterior
Importancia de una clasificacin slidamente apoyada en las
funciones, como elemento esencial del tratamiento archivstico, de
cara a mantener la continuidad del tratamiento en los diferentes
estados de los documentos
Relevancia de la aplicacin de la evaluacin documental, como
consecuencia del espaldarazo a la archivstica integrada
Importancia de mantener el contexto de produccin del documento,
indisociablemente ligado al propio documento, para dotarlo de valor
de evidencia

Una interpretacin personal

y3

Evolucin
Progresiva definicin legal de los sistemas archivsticos de las
comunidades autnomas
Creacin de comisiones de evaluacin documental

La aparicin de la norma ISO 15489 (2001) fue contemplada

por el colectivo de archiveros como una autntica
oportunidad profesional
Referencia para las buenas prcticas, refrendada internacionalmente
Define

Caractersticas de los documentos fehacientes

Roles y responsabilidades
Poltica de gestin documental y su programa de tratamiento
Procesos y controles e instrumentos de gestin documental, gestionados
en un sistema

El impacto normalizador
La normalizacin se ha manifestado en dos perspectivas
La que centra su inters en el servicio al usuario final (ciudadano o
investigador)
Comparte la informacin archivstica de diferentes procedencias

La orientada a la construccin de sistemas de gestin de documentos

en las organizaciones
Contempla la intervencin archivstica desde el punto de vista de
conseguir mayor eficiencia

Esta doble perspectiva es la materializacin de la pugna entre

dos paradigmas
Paradigma de la gestin de documentos, en el que prima el servicio
a los productores
Paradigma archivstico, en el que priman los usos culturales

La normalizacin descriptiva: CIA

La actividad normalizadora del Consejo Internacional de

Archivos (1989-2016) tiene en cuenta la complementariedad
entre las diferentes normas
para describir los documentos - ISAD(G)2, 2000
para describir y dar informacin de contexto sobre los productores de
documentos ISAAR(CPF)2, 2004
para identificar y describir la funcin de la que es reflejo el
documento ISDF, 2007
para informar sobre las instituciones de archivo, o dnde encontrar
los recursos archivsticos ISDIAH, 2008

La normalizacin descriptiva: CIA

y2

En la actualidad trabaja con el EGAD - Grupo de Expertos en

Descripcin Archivstica. Objetivo
Desarrollar un modelo conceptual de datos que permita integrar e
interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de
informacin archivstica completos. El modelo define
las entidades (documentos, agentes, etc.)
sus propiedades
las relaciones entre ellas (del tipo un documento es creado por un
agente)

Completa el proyecto una ontologa, que har posible una versin

automatizada del modelo conceptual.
Su trabajo parte de unos referentes, entre los que destaca el trabajo de
la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica (2012)

La normalizacin descriptiva: metadatos

Tienen que ver con la estructura, el contenido y el contexto
para la descripcin e intercambio de datos. Incluyen
Normas que especifican los elementos de metadatos que se precisan
en una descripcin archivstica
MARC-AMC, EAD y EAC-CPF
En Espaa existen vocabularios de metadatos, como EMCAU, VMGC o
e-EMGDE promovido por el ENI

Normas de contenido de datos, que proporcionan criterios sobre qu

informacin introducir en cada elemento de la estructura de datos.
APPM, RAD, MAD, ISAD(G) e ISAAR(CPF), NCA Rules, DACS,
NOBRADE, ODA2, con las adaptaciones y concreciones espaolas
NEDA, MDM2, NODAC, NOGADA, EDARA o ARANOR

Normas para las descripciones de contexto archivstico.

Gua de Australasia de la Sociedad de Archiveros Australianos, GASHE
de la Universidad de Glasgow, ISDF e ISDIAH

La normalizacin descriptiva: CNEDA

La Comisin de Normas Espaolas de Descripcin
Archivstica nace en 2007, con el siguiente objeto
desarrollar un modelo conceptual orientado a la creacin y
mantenimiento de entidades de diferente tipo (documentos de archivo,
agentes, funciones, etc.) y de sus interrelaciones, sobre la tcnica del
modelado de datos entidad-relacin

Proyecto NEDA I
Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos
bsicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y
funciones. Se concreta en cuatro partes:
Parte 1: tipos de entidad, fijados en documentos de archivo; agente;
funcin y sus divisiones; norma; concepto, objeto o acontecimiento;
lugar (publicado en 2012)
Parte 2: relaciones entre entidades (publicado en 2012)
Parte 3: atributos (se publicar en 2016)
Parte 4: requisitos de datos bsicos de las descripciones de documentos
de archivo, agentes y funciones

La normalizacin en gestin de documentos

Los documentos nacen asociados a un proceso de gestin

desarrollado por un ente productor en el seno de una
organizacin determinada
Un documento debe mantenerse autntico, fiable, ntegro y
estar disponible, en el contexto de un sistema, durante tanto
tiempo como deba conservarse
Esto se consigue mediante los procesos de gestin de
documentos, organizados de acuerdo con un programa de
tratamiento

La normalizacin en gestin de documentos

y2

Segn el modo en que organizan los diferentes sistemas

archivsticos sus programas de tratamiento podemos hablar
de modelos de gestin de documentos
Nacionales, cuando el programa de tratamiento viene recogido en la
legislacin de un pas
Institucionales, cuando el programa de tratamiento lo define la propia
organizacin para el cumplimiento de los fines por los que fue creada

En los albores del siglo XXI tiene lugar la confluencia de los

diferentes modelos que existan en el panorama internacional:
Crisis de los modelos tradicionales, ante la falta de recursos
Se consolida el continuo australiano, alineado con los sistemas de
calidad
Tiene lugar un consenso de buenas prcticas con ISO 15489:2001

Hitos en la construccin del concepto de gestin

de documentos
1

Primer hito: Definicin del concepto (CIA, 1984)

rea de la gestin administrativa general relativa a conseguir
economa y eficacia en la creacin, mantenimiento, uso y disposicin
de los documentos

Consecuencias

Consolida la nocin de las fases del ciclo de vida de los documentos

Introduce los conceptos de economa y eficacia
Ampla el marco de la actuacin archivstica
Promueve una reflexin sobre qu prcticas de tratamiento
documental se requieren y cmo se atienden las nuevas necesidades
en los diferentes contextos nacionales
Abre el proceso de anlisis de los distintos modelos de gestin de
documentos
Se detectan necesidades en cuanto a las competencias profesionales
requeridas

Hitos en la construccin del concepto de gestin

de documentos
2

Segundo hito: Aparicin de la archivstica integrada

(Congreso del CIA en Montreal, 1992)
Consecuencias:
Identifica la clasificacin y la evaluacin documental como los
sustratos bsicos de la gestin de documentos
Pone en conexin las tcnicas del tratamiento documental con las
fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo de vida
Fase activa
Fase semiactiva
Fase inactiva

Esa conexin descubre la necesidad de un programa de tratamiento

secuencial que atraviese las diferentes fases
Supera la perspectiva del trabajo archivstico basado en tipos de
archivos, dominante hasta entonces: de oficina, intermedio e histrico

Hitos en la construccin del concepto de gestin

de documentos
3

Tercer hito: Anlisis de los modelos de gestin de

documentos (1993)
Consecuencias:
Importante reflexin sobre los conceptos y tcnicas de gestin de
documentos presentes en el panorama internacional
Se comparan las diferentes prcticas nacionales (Estados Unidos,
Canad, Francia, Alemania, Italia)
A estos modelos nacionales se suma el records continuum
australiano, que alejado del foco de la crisis de los modelos
nacionales de mediados de los aos 90, creca sobre la base
conceptual de la Information Resources Management
La visin de modelos nacionales sera completada con otra
categorizacin de los modelos, que inclua modelos primarios,
modelos de segunda generacin, modelos por asimilacin y modelos
en construccin, y tom fuerza la nocin de modelos institucionales
de gestin de documentos que enlazara con los postulados de la
norma ISO 15489

Hitos en la construccin del concepto de gestin

de documentos
4

Cuarto hito: Consenso internacional en buenas prcticas de

gestin de documentos (norma ISO 15489, 2001)
Consecuencias:
Las tecnologas de la informacin cambian la percepcin del trabajo
archivstico
El modelo del continuo se adapta al nuevo contexto y se afianza en el
contexto internacional, inspirando la norma
Los modelos internacionales confluyen en unas buenas prcticas
Incorpora nuevas ideas de responsabilidad y rendicin de cuentas, el
valor de evidencia y el alineamiento de la gestin de documentos con
la gestin de la informacin
Por primera vez se habla de procesos de gestin documental, con lo
que sita las tcnicas de tratamiento archivstico al mismo nivel que
los otros procesos de gestin sobre los que las organizaciones
sustentan sus actividades

Hitos en la construccin del concepto de gestin

de documentos
5

Quinto hito: Certificacin de la gestin de documentos

(normas ISO 30300 e ISO 30301, 2011)
Consecuencias:
Son una apuesta estratgica, dirigida a la alta direccin, por integrar la
gestin de documentos en el sistema de gestin general de cada
organizacin
Parten de la premisa de que un "sistema de gestin" es resultado de la
manera en que la alta direccin de una organizacin establece sus
polticas y objetivos, y determina las estrategias para conseguirlos
Dado que todas las organizaciones crean documentos en el desarrollo
de sus actividades, stos son un elemento ms del "sistema de
gestin" general
Adoptan la estructura de las principales normas de sistemas de gestin
de ISO (conocidas como Management System Standards), relativas a
calidad, medio ambiente, tecnologa de seguridad de la informacin o
energa, por citar algunos ejemplos

Hitos en la construccin del concepto de gestin

de documentos
y6

Sexto hito: El 15 de abril de 2016 aparece publicada una

nueva ISO 15489-1, dedicada a conceptos y principios
Consecuencias:
Deviene el corazn de otras normas ISO que tratan aspectos concretos
de tcnicas y prcticas de gestin de documentos
Pese a su carcter autnomo, est concebida para ser usada
conjuntamente con la serie ISO 30300
Es fundamental para la implantacin de un Management System for
Records MSR, el sistema de gestin definido por la serie ISO 30300
El MSR proporciona una estructura que comprende poltica, objetivos
y directivas para los documentos
El MSR establece requisitos para

Roles y responsabilidades
Procesos sistemticos
Seguimiento y evaluacin
Revisin y mejora

El impacto de ISO 15489-1:2016

Origen: el esfuerzo de ISO 15489:2001

Parta de una norma australiana de 1996, AS 4390, arraigada en la
teora del contnuo
Centraba su inters en los sistemas institucionales
Orientacin inicial a cubrir el vaco existente en las normas de gestin
de la calidad (serie ISO 9000) en relacin a la gestin de los
documentos en las organizaciones (los quality records)
En ese marco, su objetivo consista en facilitar a las organizaciones
unas directrices para regular sus sistemas de gestin documental

Repercusin
Supuso la culminacin de un esfuerzo de consenso por establecer un
modelo internacional de buenas prcticas de gestin de documentos
en un contexto dominado por tradiciones nacionales muy distintas
entre s y difcilmente compatibles, en muchos casos
Responda a las exigencias surgidas de la creciente complejidad en
cuanto a la gestin de los documentos electrnicos

El impacto de ISO 15489-1:2016

Aspectos que aborda en su estructura

Aspectos generales de la norma

Definiciones de trminos
Documentos acreditados o fehacientes
Metadatos
Sistemas de documentos
Polticas
Responsabilidades
Seguimiento y evaluacin para la mejora
Competencia y formacin
Evaluacin - Appraisal
Controles de documentos
Procesos para la creacin, captura y gestin de documentos

El impacto de ISO 15489-1:2016

Cuestiones ms relevantes
Primaca incuestionable del contexto de produccin de los
documentos con fines de evidencia y acreditacin, representado por
los metadatos en el punto de captura y su continuidad en los
metadatos de proceso
Posicin medular de la evaluacin de la actividad funcional de la
organizacin y del anlisis de los procesos de trabajo de los que se
sirve, y sus riesgos
De hecho, el concepto de evaluacin (appraisal) se expande respecto al
concepto tradicional, para incluir el anlisis del contexto de actividad, de
las actividades de funcin y del riesgo

La determinacin de requisitos, polticas y procedimientos, as como

el diseo e implantacin de sistemas, controles y procesos de
documentos son consecuencia de la evaluacin y el anlisis previos
El concepto de sistema pasa a incluir tanto elementos tcnicos, como
el software, como no tcnicos, como la poltica, los procedimientos,
las personas y las responsabilidades

El impacto de ISO 15489-1:2016

La evaluacin appraisal (apartado 7)

Define evaluacin como el proceso de valorar las actividades
funcionales (business activities) para determinar qu documentos
necesitan ser creados y capturados, y durante cunto tiempo deben ser
conservados. Para ello se hacen necesarios
El conocimiento de la naturaleza de las funciones y su marco legal
El conocimiento de la organizacin y sus actividades funcionales

Factores internos
Requisitos operativos y de terceras partes
Uso de tecnologa
Anlisis de funciones
Agentes

La evaluacin de riesgos, para determinar qu documentos deben ser

creados y cmo deben ser gestionados, teniendo en cuenta
Los riesgos que afectan a la funcin en general
Los riesgos que pueden ser gestionados mediante la creacin, captura y
gestin de los documentos

El impacto de ISO 15489-1:2016

Los resultados de la evaluacin sirven a diferentes propsitos

Diseo e implantacin de sistemas

Desarrollo de poltica y procedimientos
Definicin de requisitos de metadatos y de documentos
Desarrollo de controles de documentos
Definicin de reglas y permisos de acceso
Implantacin de requisitos de documentos, de acuerdo con las
necesidades funcionales, los requisitos legales y las expectativas de la
comunidad y sociales

Por su parte, los requisitos de documentos se concretan en la

implantacin de controles de documentos, polticas y procedimientos,
roles y responsabilidades, formacin y seguimiento, siempre sobre
una previa evaluacin de riesgos

El impacto de ISO 15489-1:2016

Otros elementos significativos

La evidencia
Define los documentos como evidencia de actividad funcional, seala
que la gestin de documentos satisface los requisitos de evidencia o
refuerza la evidencia acreditada
La acreditacin de la evidencia permite, entre otras cuestiones

Proporcionar transparencia y asignar responsabilidad

Definir una poltica eficaz
Tomar decisiones informadas
Gestionar riesgos
Proseguir la actividad en caso de desastre
Proteger derechos y obligaciones
Proteger frente a causas judiciales
Reducir costes y aumentar la eficiencia
Formar una identidad personal y cultural
Proteger la memoria corporativa, personal y colectiva

Documentos acreditados (authoritative records) son aquellos que poseen

las caractersticas de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad

El impacto de ISO 15489-1:2016

Definiciones (19 en total, frente a las 21 de 2001)

Incorpora las definiciones de actividad, agente, cuadro de clasificacin
funcional (antes sistema de clasificacin, que remita al trmino
clasificacin), calendario de conservacin, evidencia, funcin, sistema de
documentos, transaccin y proceso de trabajo
Definicin de cuadro de clasificacin funcional
Herramienta para relacionar documentos con el contexto de su creacin
Ms adelante, relaciona la clasificacin con la indizacin de metadatos
(materias, topnimos y nombres de personas) y los tesauros

Definicin de sistema de documentos

Sistema de informacin que captura, gestiona y procura acceso a los
documentos a lo largo del tiempo
En nota: Un sistema de documentos consiste tanto en elementos
tcnicos, como software, como no tcnicos, como poltica,
procedimientos, agentes y responsabilidades asignadas

Presencia singular de controles de documentos: esquemas de metadatos,

cuadros de clasificacin funcionales, reglas y permisos de acceso y
calendarios de conservacin
Limitada presencia de los procesos de documentos en las definiciones

El impacto de ISO 15489-1:2016

Procesos para la creacin, captura y gestin de documentos

Conectados con la poltica, responsabilidades, procedimientos, sistemas
y formacin, as como con los metadatos de punto de captura y de
proceso
Incluye
Creacin de documentos. Estos incluyen contenido y metadatos que
documentan las circunstancias de creacin (contexto, contenido y estructura
del documento)
Captura de documentos. Los metadatos de punto de captura proporcionan
evidencia
Clasificacin e indizacin de documentos
Control de acceso
Almacenamiento de documentos
Uso y reutilizacin
Migracin y conversin
Disposicin. Seala las posibles acciones de disposicin y los principios que
gobiernan la destruccin de documentos.
Seala que algunos metadatos debern (will frente al should habitual)
conservarse ms all del perodo del documento al que se asocian

El impacto de ISO 15489-1:2016

Responsabilidades
Seala las responsabilidades en gestin de documentos
Profesionales de la gestin de documentos, en el mbito de los sistemas de
documentos
Profesionales de la gestin de documentos, en el mbito de esquemas de
metadatos y otros controles
Directivos
Gestores
Todo el personal

El impacto de ISO 15489-1:2016

y10

La norma ISO 15489-1 de 2016 se ubica como corazn de un grupo de

normas internacionales, compuesto por

ISO 23081-1, 2 y 3 Metadatos para documentos

ISO 26122 Anlisis del proceso de trabajo para la gestin de documentos
ISO 13028 Gua de implantacin para la digitalizacin de documentos
ISO 16175-1, 2 y 3 Principios y requisitos funcionales para los
documentos en entornos de oficina electrnicos
ISO 13008 Proceso de migracin y conversin de documentos
electrnicos
ISO 17068 Repositorio de tercero de confianza para documentos
electrnicos
ISO 18128 Evaluacin de riesgos para procesos y sistemas de
documentos

Inflexin en Espaa: la e-administracin

Espaa arrastra an hoy, en su conjunto, un importante

dficit en cuanto a implantacin de polticas y programas de
gestin de documentos.
Razones
limitado impulso estatal
tradicional falta de medios
presencia de lagunas en la conciencia profesional general en cuanto a
la necesidad de un programa integral de intervencin archivstica

Caractersticas
Suma de modelos institucionales
Aplicacin desigual en Comunidades Autnomas, ayuntamientos,
universidades, etc., donde las Administraciones han atendido con
preferencia el tratamiento de la documentacin acumulada
Limitada y tarda implantacin de la evaluacin documental
Escasa presencia de cuadros de clasificacin funcionales

Inflexin en Espaa: la e-administracin

y2

Por fin, la situacin se invierte

Presencia de los principios bsicos de la gestin documental en la
legislacin sobre Administracin electrnica (iniciada en 2007) y sus
normas de desarrollo (interoperabilidad y seguridad, 2010).
Nuevas obligaciones para las organizaciones pblicas (2012)
dotarse de polticas para la produccin y mantenimiento de documentos
autnticos, ntegros, fidedignos y disponibles
incorporar sistemas de gestin de documentos que contemplen la
aplicacin de procesos de gestin documental en las fases activa,
semiactiva e inactiva.

Normalizacin e interoperabilidad

Reto actual
Adaptacin de las organizaciones a los requisitos de la ley de
procedimiento administrativo de octubre de 2015
Obligatoriedad que tienen las organizaciones de dotarse de polticas
de gestin de documentos electrnicos, en el marco de la
interoperabilidad

El hito ms relevante hasta el momento de la gestin de

documentos en Espaa tuvo lugar en enero de 2010, con la
publicacin del Esquema Nacional de Interoperabilidad
ENI
La gestin de los documentos de los organismos pblicos
queda intrnsecamente ligada al modo en que los sistemas de
informacin comparten e intercambian datos y conocimiento

Normalizacin e interoperabilidad

El artculo 21 del ENI establece medidas para la recuperacin

y conservacin de los documentos electrnicos a lo largo de
su ciclo de vida

La definicin de una poltica de gestin de documentos

La inclusin en los expedientes de un ndice electrnico firmado
La identificacin nica e inequvoca de cada documento
La asociacin de los metadatos mnimos obligatorios y, en su caso,
complementarios
La clasificacin, de acuerdo con un plan de clasificacin adaptado a
las funciones
El perodo de conservacin de los documentos, establecido por las
comisiones calificadoras que correspondan
El acceso completo e inmediato a los documentos a travs de mtodos
de consulta en lnea
La adopcin de medidas para asegurar la conservacin de los
documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida

Normalizacin e interoperabilidad

La coordinacin horizontal entre el responsable de gestin de

documentos y los restantes servicios interesados en materia de
archivos
Transferencia, en su caso, de los expedientes entre los diferentes
repositorios electrnicos a efectos de conservacin
En su caso, borrado de la informacin o destruccin de los soportes
La formacin tecnolgica del personal
La documentacin de los procedimientos que garanticen la
interoperabilidad a medio y largo plazo

Contempla tambin la creacin de repositorios electrnicos,

complementarios y equivalentes en cuanto a su funcin a los
archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del
ciclo de vida de los documentos electrnicos

Normalizacin e interoperabilidad

El ENI prev el desarrollo de Normas Tcnicas de

Interoperabilidad, con las siguientes caractersticas:
Son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones
pblicas
Se acompaan de Guas de aplicacin, que constituyen su principal
material de apoyo

Las normas tcnicas de gestin documental fueron

publicadas a lo largo de los aos 2010 y 2013, y se refieren
concretamente a los siguientes aspectos

documento electrnico
expediente electrnico
digitalizacin de documentos
procedimientos de copiado autntico y conversin
poltica de gestin de documentos esquema nacional de metadatos
poltica de firma electrnica y certificados de la Administracin

Normalizacin e interoperabilidad

y5

La NTI de Poltica de gestin de documentos constituye el

principal hito en la evolucin de la gestin de documentos en
Espaa
ofrece pautas para la implantacin en cada organizacin de polticas
de gestin de documentos, con su sistema y su programa de
tratamiento
identifica los requisitos a partir de normas y buenas prcticas
consolidadas a nivel nacional e internacional
atribuye responsabilidades en la definicin, aprobacin e
implantacin de la Poltica en la organizacin
identifica y define los procesos de gestin de documentos: captura,
registro, clasificacin segn criterios de actividad, descripcin y
asignacin de metadatos, evaluacin, conservacin, acceso y control
de trazabilidad
precisa la importancia de documentar cada proceso en un Manual de
procesos de gestin de documentos

Eplogo
La normalizacin descriptiva y la normalizacin en gestin
de documentos parecen seguir trayectorias divergentes en
cuanto a objetivos y metodologas
La Archivstica integrada puede contribuir a unificar ambas
trayectorias en su plasmacin en sistemas institucionales de
archivos
El trabajo de ISO ha sido impecable en la implantacin de
una metodologa comn vlida para las diferentes tradiciones
nacionales de gestin de documentos, y acaba de definir su
hoja de ruta para los prximos 15 aos
En Espaa los archiveros asistimos, de la mano de la
implantacin de la administracin electrnica, a un momento
de consolidacin de la metodologa y la praxis de la gestin
de documentos y archivos

Muchas gracias

jllansos@navarra.es