CAPÍTULO 4

DOCUMENTOS E INFORMACIÓN

�, Are-h,'v(s h'cc3 1. Conceptos y diferencias.

l. l . Documentos de archivo.
1.2. La información en general.
1.2.1. Información bruta, información elaborada.
2. Los soportes documentales: (antes y después del papel).
3. Transmisión de los documentos.
4. Caracteres externos e internos de los documentos.
5. Tipología documental.
6. Clasificación de los documentos.
7. Valor del documento.
8. Agrupaciones documentales.
8.1. Agrupaciones naturales.
8.1.1. El fondo documental/ fondo de archivo.
8.1.2. Secciones.
8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y
orgánicas.
8.1.2.2. Secciones de fondo.
8.1.2.3. Secciones históricas de archivo.
 1
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í
8.1.3. Las series.
8.1.4. La unidad archivística.
8. 2. .· 1 gmpacio IIes doc II meII ra/e.1· art (liciall's.
8.2.1. Las colecciones doc.:umenlalcs y l:1s SL'L'L'ioncs fac­
ticias,,
9. Los «nuevos documentos» o documentos rnn lllll'VO soporte.
9.1. Los «1111e1·os archil'os».
1O. Bibliografía.
1. Conceptos y diferencias.

Archivos e información son inseparables en cuanto que los archi­

vos cst.ín formados por documentos y éstos son portadores de infor­
mación. No puede hablarse de archivos sin documentos, sí en cam­
hio puede haber documentos sin existir archivos. Los documentos
integran el Patrimonio Documental, forman parte de los archivos y
de los depósitos documentales, pueden estar sueltos o agruparse en
rondos y colecciones.
La íntima relación entre archivos, documentos e información, es­
tablece una triple dimensión en el objeto de la /\rchivística. Hemos
hablado del Archivo, nos ocuparemos ahora de los documentos y en
última instancia tic la información.
Los documentos corno materia prima de los archivos son el obje­
to sobre el que él archivero realiza su actividad profesional, de tal
manera que los documentos dan lugar a la existencia de archivos y
éstos hacen necesaria la presencia de los archiveros. ·
Etimológicamente la palabra deriva de «documentum» y ésta a
su vez procede del verbo «docere»: enseñar'.
Documento en un sentido muy amplio y genérico es todo registro
de información incle¡')endientc de su soporte físico. Abarca todo lo
que puede transmitir el conocimiento humano: <<libros, revistas, fo­
tografías, films, microfilmes, microfichas, láminas, transparencias,
diseños, mapas, informes, normas técnicas, patentes, cintas grabadas,

1. Nt ,1.1 Cc1,11u.1t.\S. Luis: Concepto de dornmento, «Archivistica: Estudios

búsicos», Sevilla, 1983, púg. 19.
 122 .-\.VI O:S-1 \ 111 RI lll \ 111 lllU R \ DOCl; �11: NTOS E INFOIH1:\CICÍN 123

discos, partituras, fichas perforadas, manuscritas, sellos, medallas, restringido que el primero y se identifica con el documento jurídico',
cuadros, modelos, facsímiles y de manera general todo lo que tenga mientras que el primero incluye no sólo éste sino también a otros
car,ictcr representativo en las tres dimensiones y esté sometido a la documentos que no tienen tal carácter, así una carta, una petición,
intervención de una inteligencia ordenadora». una consulta, etc., que no tienen por qué engendrar derechos ni obli­
De una manera más simple, aunque también amplia, puede de­ gaciones\
cirse que «documento es el testimonio de la actividad del hombre fi­
jado en un soporte perdurable que contiene información». Es, pues, 1.1. Documentos de archivo.
yn objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve
Ciñéndonos a los documentos archivísticos que incluyen tan­
para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el obje­
to los jurídicos como los «administrativos» conviene insistir en su
to. Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, perga­
distinción respecto de las otras acepciones documentales genéricas,
mino, papel, cinta, disco) en el que un medio (escritura, pintura) fija
basándola en su génesis que es la que los va diferenciar, en cuanto
el contenido, la noticia (información).
que se estiman como tales los producidos o recibidos por una perso­
Entendido así el documento, una pintura rupestre, una moneda, na o institución durante el curso de su gestión o actividad para el
uria hípída funeraria, una crónica, un testamento, un disco, pueden cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e informa­
,comprenderse en su significado en cuanto tienen los tres elementos ción.
··indicados: soporte, medio e información. Al hablar de documentos producidos en el curso de la gestión de
A partir de este carácter amplio y genérico podemos ir constri­ una institución, pudiera plantearse la pregunta de si los libros produ­
iicndo el concepto de documento, limitándolo. cidos por un Servicio de Publicaciones como consecuencia de sus fi­
En principio los documentos escritos, audiovisuales o gráficos nes habría que considerarlos documentos de archivo. Estimo que no.
pueden ser fuentes narrativas, producto de la imaginación y crea­ Lo serán los expedientes generados para su edición, pero no el resul­
ción, o fuentes documentales, reflejo de las relaciones y actividades tado de ésta. Si aceptáramos Jo contrario también los libros adquiri­
de la sociedad y de los hombres. De tal manera que una crónica es dos para crear una biblioteca tendrían que ser documentos de archi­
una fuente narrativa y no es un documento de archivo. Lo que no vo. En uno y otro caso, los libros son productos materiales al margen
quiere dccír que pueda ser utilizada por el historiador junto a otras ·de la gestión documental.
rucntes documentales. Y algo más: esa crónica puede formar parle de
un expediente procedente de un fondo documental si esa crónica es 2. Las definiciones tradicionales del documento diplomático son las dadas por
el elemento integrante como prueba en una causa inquisitorial, pon­ Sickel y por Paoli. Respectivamente son las siguientes: «Testimonio escrito redactado
go por caso. según una forma determinada -variable en relación al lugar, época, persona o nego­
cio- sobre un hecho de naturaleza jurídica»; y «Testimonio escrito de un hecho de na­
Quedándonos con las últimas, es decir, las denominadas fuentes turaleza jurídica redactado con observancia de fórmulas destinadas a darles fe y fuerza
documentales que constituyen lo que nosotros cconsideramos docu­ probatoria».
mentos de archivo, podemos descender a otro estadio en la limita­ Una acepción del documento diplomático es el documento notarial que José
Bono define como «la escrituración (conscriptío o puesta por escrito) formalmente ca­
ción propuesta hasta restringir la consideración exclusiva de docu­ racterizada de una actuación (actio) jurídicamente trascendente»: en ílo"º· José: /,0.1
mento al de naturaleza estrictamente jurídica. De esta manera ten­ Archivos 110/ariales, Sevilla, 1985.
dremos al documento archivístico y al documento diplomático. Des­ 3. Los documentos jurídicos son los denominados por los italianos «documcn­
ti» y por los alemanes «Urkunden», mientras que a los adminis.trativos o preparatorios
de estas perspectivas especializadas, Archivística y Diplomática que de aquéllos son los llamados por los italianos «Atti» y por los alemanes «aktcn».
hacen al documento centro de su atención, la definición se concreta­ La denominación de «administrativos» para contraponer a «jurídicos» no es ple­
ni y se diversificará. Ya vimos en el capítulo 2 que el segundo es más namente satisfactoria, pero por el momento la empicaremos a efectos prácticos.
 124 ANTONIA IIEREDIA IIERRERA
DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 125

No es el medio el que limita el concepto de documento de archi­ Menos precisa es la definición dada en la Ley del Patrimonio
vo. Un documento escrito, manual o mecanografiado, un disco o una J listórico espaiiol, también aludida ya, de 25 de junio de 198.5: «do­
estampa, dibujo o plano pueden ser documentos de archivo. Tampo­ cumento es toda expresión en lenguaje natun.il o convenc�onal Y
co el soporte, ni la información. Un documento ele archivo es el esla­ cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen .recog1�a� en
bón de una cadena, está vinculado con los de antes y después, forma cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes 111format1cos.
parte de un entramado estructural. Se excluyen los ejemplares de ediciones» 7•
Aurelio Tanocli considera al documento de archivo como el «so­ Los documentos de archivo se producen uno a uno Y con el paso
porte que contiene un texto que es el resultado ele una actividau ad­ tkl tiempo constituyen series (corresponden�ia, .disposic_iones, etc.).
ministrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus obje­ Es este carúcter seriado una de las notas mas s1g111ficat1vas de esta
tivos y finalidades». Añade que «la actividad administrativa se toma clase de documentos. Dicho carácter es el resultado de acciones re­
en su sentido extenso, de las gestiones internas y trámites internos y petitivas determinadas por una o muchas funciones específicas.
externos considerados de índole administrativa, contable (económi­ Quizá con este carácter seriado está relacionada l� falta de auto­
co-financiero) y jurídica (que dan pruebas sobre derechos y debe­ nomía que les atribuye Cencetti: «no pueden concebirse solos, por­
res)»�. que pierden valor separándolos de los precedentes y_ de los conse­ _
Semejante es la definición de documento de archivo incorporada cuentes, al arrancarlos del cor¡)us al que pertenecen!>· En este sent1�!0
al Diccionario de Terminología Archivística del CIA: «documento también Duchein afirma que el documento de archivo no es algo ais­
conteniendo una información, de cualquier fecha, forma y soporte lado y «no tiene razón de ser sino en la medida en que pertenece a
material, producidos o recibidos por cualquier persona física o mo­ un conjunto». Se producen naturalmente dentro de . la estructura or­
ral, y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su acti­ gánica de la institución y en ella quedan encajados mcluso a la hora
vidad» 5. de la conservación.
Conviene dar también las definiciones ofrecidas en la reciente le­ y hay otra cualidad que los caracteriza: el hec�o .de scr únicos,
_ es
gislación española sobre archivos y sobre patrimonio histórico, a ni­ decir no están publicados ni se manifiesta n en mult1plcs cJ
_ � pm lares,
vel autonómico y a nivel central. .
de ahí el peligro de su pérdida y la circunstancia de constituir fuentes
La definición incorporada en la ya citada Ley de Archivos de An­ primarias ele información.
da! ucía de 1984 dice así: «documento es toda expresión en lenguaje . , ., .
Por último, otra de las notas que puede atnbuirseles es la obJcll-
oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de so­ vidad. Suelen reproducir unos hechos tal cual, sin añadir elementos
porte material, así como cualquier otra expresión gráfica que consti­ ele crítica subjetivos o de valoración. Esto no opta para que los haya
tuya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de con vicio� que afectan y deforman la informaci.ón porque la �alsean.
los grupos humanos, con exclusión de las obras de creación y de in­ Pero también en estos casos existe un acercamiento a la realidad en
vestigación editadas, y de las que por su.índole, forman parte del pa­ cuanto que existen unos condicionantes o factores reales que deter­
trimonio bibliográfico, así como las expresiones aisladas de naturale­ minan ese falseamiento..
za arqueológica, artística o etnográfica» 6 • Son pues el origen, el carácter seriado, su calidad de ún!c?s. Y la
objetividad las notas que caracterizan a los do_cum�ntos_ arcl11v1s�1cos.
,
Para el archivero los documentos son test1mo1110 e 111formac1011 Y
4. TA:-.ODI. A.: lntrod11cció11 a la ordenación J' clasificación, en Archivística, a�í pueden ser utilizados como prueba y como fuente de elatos.
l'NU D, Capacitación a distancia, Santiago-Chile, 1981-1982, pág. 5.
5. N.º 387, pág. 137.
6. IJOJA, Sevilla, 10 enero 1984, p:ígs. 44-47. 7. 13.0.L dt.: 29 de junio l 985.
 127
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126 \'TO:,!\ lll'REDIA 111:RRFRA DOCUMENTOS E 1:--lfORMACl<ÍN
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En los documentos de archivo hay que distinguir varias partes: y de materias primas y una adecuada informatización sustituye
una material o física, el soporte (pergamino, papel, cinta, disco); otra mano de obra). El futuro de un país depende de la disponibilidad de
la que pudiéramos considerar el andamio o estructura que es el ve­ información. De ahí la estrecha relación entre información y pocler 8 •
hículo _de la información (formulario, cláusulas, según el tipo) y el En ese sentido la información es un bien social que lleva al desarro­
contenido que hemos de identificar con la información, es decir el llo pero que como tal no se puede monopolizar, sino que hay que
mensaje o noticias que nos trasmiten, que pueden ser similares si la comunicar. Esto ha llevado a algunos a la conclusión ele que el buen
tipología es la misma y el medio (escritura, códigos, signos, dibujos) uso de la información impedirá el desconocimiento, la falta de saber,
que fijan y transmiten dicho contenido y así las cosas, la ignorancia no podrá considerarse como una desgra­
Un documento de archivo al no ser un documento de creación no cia, sino como un delito social.
genera propiedad intelectual, ni derechos de autor, ni es susceptible
de manipulación ya que ésta engendraría delito. 1.2.1. Información bruta, información elaborada.
El estado natural de los documentos de archivo es formar parte La amplitud del término información es equivalente al del térmi­
de un fondo, sin embargo, no necesariamente en la práctica es así. no documento. Su acotación primera vendrá determinada y condi�
Pueden constituir documentos aislados o estar integrados en colec­
cionada por los documentos de archivo, los libros o los documentos
ciones no estando depositados en un archivo. científicos.
En los tres campos habrá que difundirla y esto no podrá venir
1.2. La i1�formación en general. sino del análisis documental por cuanto la información está en bruto
Actualmente el término información es algo traído y llevado. Se tanto en los documentos de archivo, en los libros y en otros docu­
habla de su volumen, de la explosión de la información provocada mentos con soportes ajenos a los tradicionales, y habrá q<le transfor­
por el avance de las tecnologías relacionadas con su tratamiento y marla en un producto elaborado fácilmente asequible. Esa transfor­
transmisión. Asusta su producción porque se han multiplicado los mación habrán de hacerla los archiveros, los bibliotecarios o los do­
soportes que la contienen y los medios para su difusión. cumentalistas.
Hasta hace no muchos años la información transmitida por los El producto manufacturado podrá aislarse del documento en sí,
documentos estaba dosificada a través ele los libros y ele los docu­ desprendiéndose ele él y de todos sus.elementos como algo indepen­
mentos escritos de archivo. Actualmente hay otros soportes (audiovi­ diente o no desligarse. En el primer caso están los documentalistas,
suales), otros documentos (fotografías, filmes) que la contienen. Se en el segundo los archiveros que no se contentan con una informa­
reconoce la revolución de la información con una producción masi­ ción fuera del contexto del documentto de archivo. Con esta forma
va y una disponibilidad desproporcionada que hay que equilibrar. de proceder, al hacer el análisis, la subjetividad, la interpretación
Ese aumento tiene que ser controlado, para uso y utilización. Si quedan eliminadas al no ofrecer sólo la condensación de la informa­
la información no se sabe tratar, se desconoce, no se utiliza y por ción bruta, sino arropándola o relacionándola con esos otros elatos
tanto es inútil. que afectan al entorno representado en el documento de archivo. Los
Hoy la información está relacionada con el dominio de la socie­ datos rigurosos pero fríos de la información pueden enriquecerse así
dad. Se ha dicho de ella que es un nuevo factor en la producción de cualitati vamente.
un país, de tal manera que a medida que se consigue más informa­
ción e información más estructurada se obtienen mejores condicio­
nes de competitividad en el proceso ele producción. (Así, la informa­ 8. Cott-YINENT, Robert: Información y poder. El fi,turo de las bases di' datos
ción sobre el modo de hacer las cosas proporciona ahorro ele energía dowmentales. Editorial Herder, Barcelona, 1988.
 128 ANTONIA l!EREDIA HERRERA DOCL�IE�TOS E 1:--nrn�IACllÍ:'> 1 .'')

Pero aunque el archivero no desligue a la información bruta del tir de aquélla. No suelen revestir las mismas notas la reclamada por
resto de los elementos del documento, al ofrecer la información ela­ la Administración que la solicitada por el investigador. En el pri111n
borada como un todo, sí es capaz de respetar su personalidad y mar­ caso puede limitarse al ofrecimiento inmediato de una signatura para
car su independencia. Es el caso, cuando hablamos de expurgos y Je­ la localización de un expediente y la entrega temporal de éste; en el
cimos qqe «hay que eliminar documentos, pero sin destruir informa­ segundo suele ser más compleja al no tratarse de sólo datos puntua-
ción» y :.isimismo sabemos que los documentos pueden estar coloca­ les.
dos desordenadamente en las estanterías mientras que la información La información, bruta o elaborada, estará determinada por el
cslú clasificada y ordenada en los ficheros. área representada por cada conjunto de documentos (de archivo, li­
La información bruta contenida en los documentos puede ser: bros, documentación) y estará limitada, respectivamente, a la gestión
!11te11sil'a, cuando ofrece muchos datos sobre algo o pocas perso­ de las instituciones, a la amplitud de las bibliotecas y al carácter mo­
nas, así los expedientes personales, las probanzas, las relaciones de nogrúfico aunque extenso de los centros de documentación.
méritos y servicios. Lo que no podemos es correr el riesgo, al hablar de información,
I:,'xtensiva, cuando existen pocos datos sobre una gran cantidad de de identificarla con el objeto de las tres disciplinas que constituyen el
personas o cosas, así los padrones, las listas electorales. grupo de las Ciencias de la Documentación e Información Científica.
Dil'ersijicacla, cuando la información contiene variados datos so­ Si para la Documentación esto es así, no Pi;lra la Archivística e� don­
bre ternas diversos, así la correspondencia, los documentos legislati­ de la información sólo podernos considerarla como la tercera chmen­
vos. sión de su objeto (archivo-documentos de archivo�información).
La consideración de estas clases de información nos serán de gran Nunca la información aislada podrá sustituir al documento de archi­
utilidad a la hora de los estudios de tipología documental y a la hora vo. Es algo que está en él, con el que está uni�a indivisiblemente.
del diseüo de la normalización para la descripción. Por eso a veces cuando se habla ele subsistemas de información
Los resultados de la transformación en información elaborada se dentro de los sistemas de archivos 1 º se tiende peligrosamente a ocu­
incorporarún a los instrumentos de descripción. parse preferentemente de la información descuidando a los docu­
La cantidad y calidad de la información elaborada dependerán de mentos portadores de esa información.
la formación profesional del archivero y de los medios a su alcance.
Ya veremos, al hablar de la Descri·pción que la elaboración de la in­
formación, en el caso de los archivos reviste grados. Y en cuanto a la 2. Los soportes documentales: (antes y después del papel).
información de calidad es aquélla que responde a las necesidades
concretas del que acude en su búsqueda satisfaciéndolo con rapidez. Hemos anotado ya que no es el soporte el elemento que determi­
De ahí esas notas que Vicenta Cortés atribuye a la información que na la esencia de un documento de archivo, pero sí hay que contar
debe ofrecer el archivero de exacta, sufíciente y oportuna 9. Dicha in­ con él por cuanto es la parte material en que está registrada su infor­
formación estará en relación con la programación descriptiva del mación y su conservación nos conviene. No olvidemos además que
fondo y será siempre acorde con el modelo de planificación descrip­ los soportes de ayer y de hoy no son exclusivos de los documentos de
tiva, en cambio la información solicitada por el usuario variará en archivo. Son iguales para los libros y para los documentos científi-
razón de sus necesidades, pero siempre habrá de ser satisfecha a par- cos.

9. Co1nrs Aw:ssso. Vicenta: Formación para la información, !JI Congreso

ANAI3AD, Cáceres, 1985, «Boletín de ANABAD», Madrid, XXXV, 1-2, enero-junio,
1 O. VÁZQUl:Z rn,PARCú\, Margarita: Las jiicnrcs dornmc111alcs para la l!is1ori11
de la Ciencia y de la Ternología. «13olctín de ANAI3AD», XXXV, I, enero-marzo,
1986, págs. 31-44. 1985, púgs. 3-15.
 1.11
----- ·--
------------------------
DOCL:�tE:S:TOS E l:S:FOR�I.-\CIÓN
1.10 .\'.10'-l·\ lll·RI 1>1 \ 111 IUU R \
rucción.
Problemas: fragilidad y facilidad de dest
Desde que se inventó el papel en el siglo XII, que fue sustituyen­ equipamiento y mantenimiento.
do 'paulatinamente al papiro y al pergamino, hasta recientem;nte. serv ación.
falta de criterios de valoración pa ra la con
aquél ha sido el único soporte, el que ahora se califíca de «tradicio­ jurídicos.
nal» y n . osotros hemos venido denominando materia escriptoria. , por su gran capacidad. y
A.hora este s� contrapone a los denominados «nuevos soportes» no Las venta jas afectan al almacenamiento difusión, casi inmedia­
y de
solo por recientes (p. e. soportes informáticos) sino por distintos, a la facilidad de a cceso, de reproducción s problem as el volumen d<:
nde
aunque 1�0 tan_ nuevos, (cintas de celuloiele). En el caso de los prime­ t as. Siendo actualmente uno de los gra
l esc sez ele depósitos, l a reducción con­
ros (pap'.r.o, v_1tela, papel) el registro de la información permitía su producción documental y a a
de aliviarlos en un a gr an me­
tr,�nsi:m1�n dJrect� a ) usu ario, en el c aso ele los segundo, exigen una seguida por medio de estos soportes pue
o a l a información cuando
maqu1 11a 1 11termediana para su lectur a. dida. Es sorprendente la facilida d de acces En cu anto a la difusión
so.
Las nuevas tecnolo
_ gías han sido las que han multiplicado los so­ el volumen de los documentos es gr andio documento a larga dis­
n de un
por!es que _ han 1 do _ ganan�o terreno h asta el punto de
llegarse a pre­ van a permitir no sólo la transmisió er país del mundo sino la
ta ncia, contemplado en pantalla en cu lqui
decir la ex 1 stenc1a de archivos sin papel.
a
la vez, impidiendo además
/\1 testimoniarse en las instituciones su actividad en estos nuevos consulta múltiple, por v arias personas a
anoseo directo.
soportes. naturalm�1�te los archiveros han de ocuparse de su recogi­ el deterioro favorecido por el manejo y m la facilidad de deterioro
da_ . de .s .u con�erv?�1on, el� su tratamiento. de su selección y de su eli- Los inconvenientes por su lado a fectan
a
regi stro que p ar a muchos casos no es­
111111ac1on y d 1 fus1 on, sabiendo la incidenci a que su materialidad tie- por falta de permanencia del
a gilida d del propio soporte
1�.e �ohre estas funcio�e,5 l�abrá de resolverlas. sin alejarse de los prin­ tán del todo experimenta dos y por l a fr uieren unas condiciones
Req
c1p1os y normas arch 1 v 1 st1cas. (a sí en películas de nitra to de celulosa).
que varí n de unos soportes a otros y un
Hemos de conocer, pues, sus variantes y ser conscientes de las cli- ambientales muy rigurosas
a
arl as. Hay que estar alerta
a
_
f 1 cul�ades q_ue entrañan y afectan no sólo a la conservación y almace­ control, no menos riguroso, para g arantiz l a información a nuevos
ir
n_am1ento smo a los problemas jurídicos relativos a su valor probato­ los plazos de permanencia para transfer
no 11 . soportes. a ción, junto .a l a falta de
La existencia de los nuevos soportes está reconocida en los textos La facilidad de destrucción de l a inform istradores» o introduc­
«reg
de la legislación sobre archivos a nivel esta tal y a nivel autonómico. criterios de v-aloración histórica entre los información que debe ser
serv ción de
Baste repasar las dcfíniciones para el documento que cada uno de di­ tores ponen en riesgo l a con a
a los a rchiveros una vigilan­
chos textos aporta (Vid. p,íg. 125). permanente. Estas circunstancias exigen
o de producción documental
Antes de ver l as ca racterísticas pa rticulares conviene analizar
los cia extrema en l a etapa prearchivística
equipamiento requerido por
problemas y las ventajas que ofrecen en gener al: p ara lograr l a recogida documental. El
es.
estos soportes exige infraestructura y cost s que afectan al reconoci-
Ventajas: capacidad de alm acenamiento Por último, exis ten pro blem a s jurí dico
facilidad de acceso a l a información. estos soportes, habida cuen­
miento probatorio de los documentos12en el riesgo ele modifícar el
inmediatez de reproducción. ta l a facilidad p a ra su manipulación con
facilidad para l a difusión. original sin deja r huella.
de la produccirín de
R1c;o, Paulctte: Las consec11e11cias jurídicasEstud
12. 1'1EY'.'IS. J. y
es Públicas. io R/\1\1P París,
. "'- ------------- ático s por las Administracion
los doc11111e11tos inform
en «Jornadas Pro,·in­
: 11. Go:-.:;At.1 I. !_'edro: /.os doc11111c111os c11 1111cros sopor/es
9 ss.
1988.
c1ales de /\rch 1 \'0», Cad1z, 1988, Diputaci ón Provinci al, p.Íg. y
 DOCLMENTOS E INFORMACJÓ:-. 111
132 ANTONIA flEREDIA HERRERA

Situándonos siempre en el campo de los archivos, dos grandes Naugler y Pieyns 13 bi, reconocen que hay muchos problemas por
grupos podemos hacer de los nuevos soportes: audiovisuales e infor­ resolver en este campo y plantean las siguientes conveniencias:
máticos, q11e no llevan aparejada la sinonimia con documentos de a) desde el punto de vista jurídico:
archivo audiovisuales o documentos de archivo informáticos, en
todo caso documentos con soporte audiovisual o con soporte infor­ - las leyes deben hacer alusión a ellos de forma explícita.
mático. - elaborar directrices para la protección y modos de consulta.
Los sopones a11diovis11ales permiten la reproducción del docu­ - redactar reglas de eliminación.
mento y su información por im:ígenes o sonido, o por ambas a la - resolver los problemas de derechos de autor (para progra-
vez. En el caso de las primeras pueden ser fijas (fotografía en blanco mas).
y negro o color, diapositivas. microfotografía, microformas. micro­ b) desde el punto de vista de la conservación:
film) o móviles (película, vídeo). Por sonido pueden ser: cinta, disco,
cassette. - asegurar la transl'erencia precoz a los Archivos Nacionales.
Los soportes i1i/ór111áticos son los que registran la inl'ormación - vigilar protección física.
por medio de símbolos legibles sólo por máquina. Necesitan del or­ - vigilar mantenimiento.
denador. Fichas perforadas, cintas magnéticas, discos ópticos, vídeo
disco, disco compacto. El m.is representativo es el disco óptico que a 3. Transmisión de los documentos.
simple vista es un L.P. Su cualidad más imp011antes es la capacidad
de almacenamiento traducida en miles de imágenes en un espacio La transmisión de éstos en el transcurrir del tiempo en las diver­
mínimo, pero la permanencia de su grabación, desde que apareció, sas formas y en el lenguaje diplomatístico se conoce como tradición
está siendo cuestionada. Desde una durabilidad que se presuponía documental.
eterna se ha ido al extremo de asegurarles una obsolcncia al cabo de Para el archivero es indispensable conocerla para precisar el gra­
cuatro o cinco años. Actualmente parece que no es tan corta, sino do de relación de cualquier documento con el original y tal circuns­
müs amplia. Para el registro de la información utiliza el rayo Laser'1. tancia ha de indicarla en los instrumentos de descripción que elabore
En general hay falta de legislación sobre el valor probatorio de para establecer esa jerarquía acerca de la validez d� los_ document?s
los documentos de archivo con estos soportes. Su valor legal como que constituyen una ayuda inestimable para . el h�stonador. Segun
prueba ante los tribunales no está practicamente acep\ado. Hay paí­ Alain de I3oüard cualquier documento puede 111cluirse en alguno de
ses, corno Australia que no establece diferencias legales entre los do­ estos apartados: minuta, original o copia.
cumentos en papel o los informáticos, pero a la hora de las pruebas Minuta es el borrador o escrito preparatorio del que parte el do-
en justicia no todas las regiones se rigen por los mismos criterios. cumento original.
La gran obsesión es asegurar la conservación de estos documen­ Origina/que significa próximo, cercano al origen, es el d�cum�n­
tos, dada la fragilidad del soporte, y que dentro de unas decenas de to hecho por voluntad de su autor y conservado en la matena y for­
años puedan ser utilizados a costos razonables. En efecto, los servi­ ma que se emitió. La originalidad lleva implícita la_ au_tenticidad di­
cios de mantenimiento para evitar la desmagnetización han de estar plomática (hecho y validado por la persona que lo 111t1tula) y la au-
atentos a los plazos previstos y trasladar la información a otros so­
portes. Sólo Suecia posee una .legislación especial sobre su protec­
c1on. 1.1 bis. N ,1 , ,1 1 11 11.: J:ºrnltuaicm ,, 1ri c/e.1 t/C/n11111•1111 i11/i11malic¡11n 1'11 .·1 rcliiri11i-
1¡w·. bt udio R,\ /\ l l'. l'ari�. 198-1.
13. HunllL\ HrnRuu, Antonia: El disco óptico y los archivos. «Uolctin de 1'11, ,� J.: ob. cii. ut supra.
ANAIJAD», XXXVll, 3 julio-septiembre, 1987, págs. 355-359.
 l}I ·" TO:s;I-\ IIEREDI·\ 111 RRI.R-\
DOCU�IENTOS E INFOR�IACIÚ;-,. 135

tcnticidad jurídica (el hecho jurídico o asunto responde a la inten­ Los caracteres internos hacen referencia a la lengua empleada (la­
ción del autor), pero no garantiza la veracidad del contenido. La au­ tín, castellano), al autor, al destinatario, al formulario y cláusulas, al
tenticidad marca la relación del autor con el texto y exige la garantía contenido o mensaje.
de invariabilidad del texto desde qué sale del autor hasta que llega al
usuario. Originales pueden considerarse tanto los documentos autó­ 5. Tipología documental.
grajós (escritos de puño y letra del autor), hctcrógrafos. redactados
por una segunda persona por voluntad del autor, (aunque validado Hablar de tipología en los documentos de archivo es hablar de
por éste) y los originales múltiples, hechos en un mismo acto crono­ unas características semejantes que pueden dar lugar a una informa­
lógico y bajo las mismas formalidades (por ejemplo las cartas parti­ ción similar.
das por A.I3.C. o los duplicados cuyo uso está regulado en la legisla­ Los tipos documentales derivan de los testimonios de las diversas
ción indiana por razones de seguridad). actividades del hombre encuadrados dentro de las también variadas
Copias presentan un hecho tal y como resulta de otro documen­ instituciones donde se producen. Hay actividades muy genera,les que
to, son la reproducción de originales. Las copias pueden ser simples se plasman a través de una tipología que se repite hasta el infinito y
(reproducción hecha por una persona que no garantiza con su auto­ podemos encontrar en cualquier archivo, las cartas, por ejemplo.
ridad la exactitud de la misma, puede ser de un documento aislado o Son también muy generales las Actas de Juntas que no suelen faltar
en forma de copiadores), certificadas y en códices diplomáticos (re­ en ninguna institución. Mucho más especiales son otros tipos como
gistros, cartularios). Actualmente gracias a la tecnología existente la pueden ser los expedientes de quintas, aunque generalizados en ar­
reproducción de documentos es un problema para los archivos por , chivos procedentes de instituciones semejantes como son los Ayun­
cuanto supone de aumento indiscriminado de la documentación y tamientos.
por el peligro que puede suponer la existencia de planes de microfil­ La delimitación de los tipos, su fijación e identificación vendrán
mación cop la posterior eliminación de originales. determinados por el análisis de los caracteres externos e internos de
El concepto de originalidad se complica hoy con la aparición de los documentos y de su mensaje o información.
los nuevos soportes: discos sonoros, vídeos, cintas magnéticas. En Ya hemos hablado en el capítulo 2 de la duplicidad tipológica
efecto, yo puedo dictar de palabra un texto del que puedo obtener 5, (diplomática y jurídica) que se produce, casi siempre, en el docu­
6. 20 ejemplares lcuál es la copia? ldónde está el original? Un texto mento jurídico y de las dificultades que plantea al archivero la au­
introducido en una computadora puede cambiarse, ¡ilterarse y no es­ sencia de estudios sobre tipología diplomática para la Edad Moder­
tar (irmaclo por el autor. El original por el contrario no permite el na 1 4.
cambio, cosa que es posible con las nuevas tecnologías. Para el archivero la tipología de los documentos no puede identi­
ficarse con tipología diplomática. Tipología documental es suma de
Caracteres externos e internos de los.documentos.
tipología diplomática y tipología jurídico-administrativa.
4.
El estudio de la tipología documental hace necesaria la precisión
Los primeros responden a la materialidad del documento: mate­ de las denominaciones que, en el caso de la duplicidad a que nos he-
ria escriptoria o soporte (pergamino, papel, cinta, disquette, etc.);
medio para fijar el contenido del documento (escritura: visigótica, 14. Sobre su necesidad e importancia se ha pronunciado la 11 Conferencia Euro­
pea de Archivos, celebrada en la Universidad de �i�higan entre el 9-13 de mayo del
carolina, cortesana, procesal, itálica; dibujos y colores); formato (ta­ 89. Entre las conclusiones se ha recomendado lo s1gu1ente: «que el desarrollo de la Di­
maño:cuadernillos, folios); signos especiales y visibles (crismón, se­ plomática sea incentivado por investigaciones sobre la tipología de los archivos con­
llos, ruedas, letras iniciales). temporáneos y sobre el procedimiento administrativo de los documentos de hoy».
 ,:

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136 ANTONIA IIEREDI,\ IIERRERA l)()(L\1['110S E 11'1"0R�IACIO:--. f.· 1 I/

mos referido, habrá que tenerlas muy claras (así Real Provisión y datos- deriv�-d:s- d-e�-a simple delimitación de la tipologí:1 sin,pl,
Ejecutoria, corresponden a un mismo documento). Para la Íljación fíca las tareas descriptivas hasta el extremo de que con só la pt('L"J
de estos nombres habrá que partir no de creaciones e invenciones, sión del nombre del extranjero, la nacionalidad y la fcc a no �.e1 :"i
sino de las denominaciones de la época, de las reglamentaciones o tk preciso afiadir nada más en una ficha de catalogación de tuia carla dt·
la legislación que las fijaba. naturaleza.
Esta delimitación de tipos es precisa no sólo para los documentos Un otro ejemplo para demostrar la importancia que esta c11c\tiú11
jurídicos, en el sentido más estricto, sino para los puramente admi­ tiene para el archivero: la fijación tipológica de una consulta di'!
nistrativos y ha de afectar no sólo a los documentos singulares sino a Consejo de Indias nos llevará a la conclusión de que si queremos da
los compuestos o unidades archivísticas. tos genealógicos de una persona, no es en ellas -en las de proposirn,
Cuando la tipología documental se reÍ!ere a los expedientes, nes de cargos- donde las vamos a encontrar 1 �.
aquélla responde a la condensación de datos substanciales no sólo
externos, sino internos amén de otros datos que afectan al origen y a
la tramitación administrativa. Hasta el punto de facilitar no sólo la
descripción para el archivero sino la recuperación para los usuarios. 6. Clasificación de los documentos.
La especificación tipológica es totalmente necesaria para el archi­
vero, en primer lugar, porque los tipos documentales van a distinguir Me refiero, es obvio, a los documentos de archivo.
las series documentales que son las agrupaciones documentales in­ a) En primer lugar, y a simple vista, pueden ser:
dispensables tanto a efectos de clasificación como de inventariación;
simples o piezas documentales.
en segundo lugar, porque esa determinación es uno de los elementos compuestos o unidades archivísticas.
precisos para la catalogación.
Actualmente la mecanización documental ha de partir de una Entre los primeros una Real Cédula, una carta, un mandamiento.
normalización cuyo primer paso ha de estar en la fijació1i tipológica Entre los segundos están los documentos reunidos en razón de un
que ayúde a conocer la semejanza de información derivada de tipos proceso burocrático o de una práctica cancilleresca o administrativa
homólogos. que forman un todo difícil de separar sin perder su "identidad. Sus
La especiÍlcación y delimitación tipológica de una Real Provisión distintas manifestaciones serán:
de concesión de naturaleza en Indias nos ayudará para siempre a que expedientes que responden al testimonio de un procedimien­
con su simple enumeración conozcamos, sin verlas, las característi­ to administrativo. Suelen estar cosidos o reunidos en car­
cas externas del documento y la información que en él podemos en­ petas.
contrar. El autor: el rey; el destinatario y beneficiario: un extranjero;
el contenido: la concesión del permisó para tener los mismos dere­ registros que son una yuxtaposición de documentos que no
chos y deberes que un castellano, incluida expresamente la posibili­ tienen nada que ver uno con otro, reunidos con finalidad
dad de comerciar en territorio de Ultramar. Sabremos además que de control. Suelen tener forma de libros.
podremos obtener elatos muy precisos del citado extranjero: lugar de «dossier» documentos agrupados en razón de un tema que no
nacimiento, datos sobre sus padres y referentes a su matrimonio, suelen responder a una tramitación preestablecida. Es un
otras circunstancias de su vida y de sus bienes materiales. Esto en término reciente y francés que se corresponde en los fon­
cuanto a la información. Pero también sabremos de antemano el for­ dos antiguos con «documentos sobre... ».
mulario, cláusula por clúusula en que viene formalizado el docu­
mento, al tratarse de una Real Provisión. El conocimiento de estos 15. ViJ. tb capítulo 2, p.ig. 41 y ss.
 IJ8 "10'.I \ IIIRFDI.\ IIIRRI R \ DOCUMENTOS E l'.'líORMACl(Í'.'I 139

documento principal con anejos, que no suelen tCner la enti­ otras connotaciones desde el punto de vista jurídico en las que no
dad de un expediente por no haberse llevado a efecto una entrarnos.
tramitación administrativa completa o bien por razór,1 de Para la Diplomática el documento público es el que dimana di­
una práctica cancilleresca que separaba los documentos. recta o indirectamente de la autoridad real (como máxima autoridad
Así una carta con sus anejos. pública) o a través de autoridades delegadas y se refiere a asuntos de
derecho público, por ejemplo, los documentos legales, de gobierno o
b) Serán diferentes de acuerdo con la manera de transmisión ele
administración; el documento privado será el emanado de o entre
la i1!/im11ació11. Así tendremos:
personas particulares con o sin intervención de la autoridad pública
Documentos textuales que trasmiten la información mediante que puede ser un notario.
texto escrito, así los manuscritos, los impresos, los listados. Son los Para el jurista, documento público es el realizado por el funcio­
más abundantes y según el procedimiento manual o mecánico de la nario público o representante del gobierno en el ejercicio de su car­
escritura serán manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte go, o entre particulares y sobre un asunto particular, pero con inter­
suele ser papel, pergamino, vitela. El formato hojas, folios, sueltos o vención de la autoridad pública, por ejemplo, una escritura notarial.
fórrnando cuadernillos o en forma de libros. Documento privado será el realizado por y entre particulares sobre
Dornmentos gr4/icos en cuanto que la información está represen­ un asunto privado sin intervención alguna de la autoridad pública o
tada por formas y colores (mapas, planos, dibujos). El tamafio suele su representante legal, de tal manera que un contrato de arrenda­
ser mayor que en los textuales y no suelen formar cuadernillos, ni li­ miento podrá ser un documento público o privado según se haga y se
bros. sino hojas sueltas. Su valor representativo aligera el contacto formalice o no ante notario.
con la información frente a los documentos textuales que hacen pre­ De la acepción de público o privado desde el punto de vista jurí­
cisa una lectura e interpretación para llegar hasta aquélla. Sus signos dico se derivarán las dos clases de archivos que siempre habrá que
externos ofrecen mayor atractivo a simple vista, que cualquier otro establecer al hacer una clasificación en un sistema de archivos.
documento. Su formato requiere un tratamiento distinto para su ins 0

· talación y conservación. d) A otra cuarta subdivisión vamos a aludir, que no es la últi­

. ma, también desde la perspectiva de la Diplomática, y es la que sur­
!)oc11me11tos rn ima1;e11 (fotografías, diapositivas, películas). Será ge de la relación entre «actio» o hecho documentado (asunto jurídi­
documento en imagen un vídeo de una sesión del parlamento y no lo co) y «conscriptio» o puesta por escrito de los documentos y será la
será un film de William Holden. que nos contraponga al documento dispositi\'O y al documento de
Doc11111entos audiovisuales son aquéllos que transmiten la infor­ prueba o probatorio.
mación a través de la imagen o del sonido. Pueden englobarse en tres Existen documentos en los que la actio jurídica cobra entera efec­
grupos: imagen fija, imagen móvil, registros sonorns (Vid. epígrafe de tividad desde el mismo momento de ponerse por escrito. Los dere­
Soportes de los documentos). chos y obligaciones surgen en el mismo momento de su «conscrip­
Legibles por máquina (banda, fichas perforadas o infonrníticos). tio», es decir «actio» y «conscriptio» se simultanean. Son los docu­
mentos dispositivos: una ley, una pragmática, un nombramiento.
c) Otra clasificación vendrá determinada por la calidad de sus Pero hay otras ocasiones en que la «actio» jurídica no necesita ser
autores que establecerá dos categorías diplomáticas: públicos y pri- puesta por escrito para obtener su plena eficacia y la puesta por es­
1·odo.\· de acuerdo a que sean producidos por instituciones públicas o crito no tiene más fin que servir de prueba. Es el documento proba­
instituciones o pci-sonas privadas o particulares. Y digo dos catego­ torio que recoge un hecho anterior y cumplido, del que es indepen­
rías diplomáticas porque la significación de público o privado tendrá diente. Así, por ejemplo, una Ejecutoria que es evidente que no pue-
 1,10 \Nro:--.1, 1111(11)1\ IIIRIU:IL\ DOCL�lE:-. TOS E INFORM,\Cl<i:-; 1 111

de ponerse por escrito hasta haber sido proclamada la sentencia, que El valor administrativo es inherente al documento hasta tanto cl
es la «actio» jurídica en este caso. testimonio escrito engendre derechos y obligaciones y sirva de garan­
Hay que recordar que esta clasificación afecta sólo al documento tía para justificar situaciones y hechos, es paralelo a la vigencia ad­
diplomático, y al archivístico en cuanto que éste contempla tanto al ministrativa y va perdiéndose con el paso del tiempo.
documento jurídico como al administrativo. De ninguna manera po­ U valor histórico de los documentos es mucho más consistente
dremos aplicar esta clasificación a este último, es decir a una consul­ que el de las fuentes narrativas que, tanto. en su nacimiento como en
ta, a una carta, a una petición o a un memorial. su trasmisión, ofrecen respectivamente uha serie de notas relaciona­
das con el subjetivismo o ignorancia de sus autores, y versiones o de­
7. Valor del documento. formaciones. Aquéllos suelen dar una visión detallada y completa y
por lo general poco manipulada de la vida de los hombres:
Al documento se le reconoce por parte del archivero un valor El valor jur ídico esuí demostrado al ser el documento objeto de
primario referido a que desde su nacimiento tiene como principal continuos estudios por parte de los especialistas del Derecho y no
objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es el que denomina­ sólo por el hecho de contener hechos de naturaleza jurídica, sino por
mos también valor administrativo o valor legal, es decir sirve como ser prueba de éstos. Los hay que no son propiamente documentos de
testimot1io. Pero también desde su origen el documento lleva inhe� contenido jurídico, pero éste puede ser adquirido por circunstancias
rente información y, en potencia, aunque no se utilice habitualmen­ ajenas a él. Así, por ejemplo, una carta puede convertirse en prueba
te, como tal, desde el principio, es fuente de historia. Testimonio e en un juicio.
in formación van I igados al valor primario y secundario respectiva­
mente. La consideración de uno o ele otro no afecta a la importancia 8. Agrupaciones documentales 16•
sino que son dos perspectivas diferentes, una que se refiere a la ges­
tión administrativa y a la función legal y otra a la investigación y Los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, o en todo
mientras que en un primer estadio temporal de la vida del documen­ caso históricas, y artificiales. Entre las primeras: el fondo, la sección,
to pueden cumplirse las dos a la vez, en un segundo estadio, sólo po­ la serie, la unidad archivística; entre las segundas: las denominadas
drá tener efecto el valor secundario o histórico. Existe, pues, un va­ «secciones faéticias» y las colecciones.
lor primario que nace con el documento mismo, el de servir de me­
moria de la institución que lo produce, cumpliendo una función
esencial en la gestión administrativa. Pero llega un momento en que 8.1. AJ;rupaciones 1w1ura/es.
los derechos y las obligaciones garantizados por los testimonios es­
critos prescriben. El documento ha cumplido ya su proceso vital en 8. I. l. El fondo documental/ fondo de archivo.
el aspecto administrativo, ha dejado de ser activo. A partir de este Escalonadamentc, de mayor a menor, nos encontramos con que
momento el documento cobra una nueva vitalidad, la de servir con las primeras agrupaciones documentales, en atención a su origen,
exclusividúd como fuente de historia. Queda, pues, en esta única di­ son el fondo y la sección, sobre las que existe "ierta confusión al
mensión: la histórica, siendo éste el valor secundario, en el tiempo, existir una tendencia a identificarlas.
no en la importancia con respecto al anterior.
De la consideración del valor primario y secundario se desprende 16. Con relación a las ediciones anteriores existen en este epígrafe aclaraciones
la división de los Archivos en Administrativos e Históricos, como ya de interés.
VllllOS. Cfr. También L<ll'I /. l't:dro; (i ,111 <,o. Oiga: La clc.1cripci<Í11 ('11jimdo1 ele archil'o .r
1<·ric1 cerrwla.1 (en prensa).
 142 \'.'TO'.'IA 111:fUDI.-\ IIERlll R \ DOCL\IE�TOS E INFORMACIÓN
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Veamos el primero que no suele ofrecer problemas1 8.1.2. Secciones.

La idea de fondo va unida a la totalidad de la cjocumentación
producida y recibida por una institución o persona que suele estar 8.1.2.1. Secciones documentales: funcionales y orgánicas.
conservada en el archivo de dicha institución o persona. Un fondo No resulta tan clara la distinción para la Sección porque en su
puede identificarse con un archivo: el fondo municipal de Alcalá del agrupación intervienen, a veces, factores históricos o de uso con l�s
Río con el archivo municipal de esa localidad. Esto no quita para que hemos de contar. Existe una práctica generalizada en los archi­
que puedan existir varios fondos, procedentes de instituciones diver­ vos de denominar secciones a lo que son fondos.
sas, depositados en una institución de archivo. /\sí, en el Archivo de En teoría la sección documental es una subdivisión cl..el fondo,
Indias está el fondo del Consejo de Indias, el de la Casa de la Contra­ identificada con la producción documental de una unidad o división
tación, el del Consulado de cargadores y otros más. Cada uno de administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. La
ellos tiene su origen en instituciones creadas con indc'pcndencia, en sección es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de
un momento determinado, aunque muy relacionadas por sus fines y la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.
por· ta información que hoy proporcionan. También, por poner otro No es exactamente igual sección administrativa que sección do­
ejemplo, el Archivo de la Diputación Provincial de Sevilla está inte­ cumental aunque puedan estar estrechamente relacionadas, incluso
grado por los diferentes fondos de los Hospitales sevillanos (Cinco por el nombre.
Llagas, Amor de Dios, Espíritu Santo, cte.) junto con el propio de la Tanto la sección, como el fondo, están afectados por el principio
Corporación provincial. de procedencia, hablando en términos archivísticos.
Esos fondos que están en las instituciones de archivo o en archi­ Fondo= Fondo documental de una Diputación Provincial.
vos específicos están en depósito o han sido donados por las institu­ Sección = Conjunto de documentos producidos por la Deposita­
ciones o personas que los produjeron o adquiridos a las mismas. ria de dicha corporación.
La documentación que integra un fondo puede estar completa o La sección es una parte del todo (fondo) y como tal estará inte­
incompleta por pérdida o destrucción, o dispersa, por división, pero grada en él, a efectos de organización y descripción. No exigirá una
constituyen siempre una unidad,' independiente de otros fondos o clasificación aparte y tendrá su sitio en el inventario del fondo.
agrupaciones qocumentalcs. En el cuadro de clasificación del fondo, las secciones están identi­
ficadas ya con los órganos, ya con las funciones, productoras de do­
El fondo tiene una limitación jurisdiccional cefiida a la institu­ cumentos (por ejemplo, una Comisión de gobierno en el caso de un
ción que lo produce y una limitación cronológica que depende de la fondo municipal; la función de control del tráfico en el caso de la
vida de la misma. Casa de la Contratación) y en cuanto que unos y atrás pueden sub­
Cada fondo exige una organización independiente y una progra­ dividirse darán luego lugar a las subsecciones.
mación completa a efectos de descripción� En cuanto a la primera Nos estamos refiriendo a las «Secciones documentales» que bien
será preciso un cuadro de clasificaci6n y una ordenación de sus podrán ser, en razón de su origen -como hemos visto- orgánicas o
series, en cuahto a la segunda precisará de una guía y de un in­ funcionales. En el caso de las primeras coinciden con las secciones o
ventario, amén de algún catúlogo si se considera su convcniei1cia divisiones administrativas de la Institución.
para alguna serie. Las secciones funcionales suelen ser más frecuentes en los fondos
de instituciones históricas y remotas. En muchas de dichas institu­
ciones existían funciones perfectamente claras y delimitadas que se
desplegaban en actividades aunque no existían los órganos o depen-
 144 ()¡¡( l \11 \ lU\ 1 I" <>f\\l \CIO'\ 1 ·15
Ai•d O;>;JA lll:ltl DI,\ 1 IEHRl'.llA
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ciencias administrativas específicas para llévarlas a cabo. No existía, rado como si de un fondo se tratara. Es algo así como la adquisición
en definitiva, un organigrama estructurado en oficinas, como en la de una mayoría de edad que pide la separación.
actualidad. Todos los ministros (o funcionarios) desarrollaban su ac­ Son las que Pedro López denomina Secciones de fondo. En esos
ción en las diversas funciones y actividades. Existía la delimitación casos, esas secciones de fondo exigen una organización y descripción
de la !'unción, pero no el órgano específico para ella, ni las perso­ independientes de las aplicadas al fondo originario.
nas fijas asimiladas a su ejecución. Valgan como ejemplo las funcio­ Tanto los fondos como las secciones de fondo están compuestas
nes de control del tráfico, judiciales o de enseí'lanzas náuticas descm­ por secciones documentales. . ·
, .
pei'iadas por la Casa de la Contratación a través de sus jueces oli­ El problema, con frecuencia, es la dificultad de encontrar el ltm1-
<..'iales y testimoniadas en las series documentales específicas adscri­ te entre la sección documental y la sección de fondo, que, en la
tas hoy a esas funciones (secciones funcionales) respectivas. mayoría de las ocasio1ies viene de una autonomía administrativa.
Si nos fijamos, las secciones documentales pueden equivaler a la
producción de un archivo ele oficina. Están limitadas a una función y 8.1.2.3. Secciones históricas ele archivo.
actividüUcs específicas y, en el tiempo, dependen de la vigencia de La falta de claridad se plantea, además, ante la existencia de las
esa función. No tiene por qué haber coincidencia entre la limitación denominadas Secciones Históricas, también llamadas por algunos
cronológica del fondo y de la sección. secciones de archivo, admitidas no por una procedencia institucional
En cualquier fondo pueden crearse nuevas secciones y subseccio­ única y rigurosa, sino como resultado ele una agrupación posterior a
nes en virtud del aumento de órganos o funciones y actividades de la la producción documental. Es el caso de la sección «Consejos Supri­
institución, en cambio la desaparición de alguna de éstas no supon­ midos» en el Archivo Histórico Nacional o la de «Consulados» en el
drú la desaparición material de la sección documental. Hoy, en el Archivo de I11dias.
fondo de una corporación provincial, toda la documentación de cul­ En estos casos, estas secciones históricas, aun cuando han gozado
tura sería una sección y el conjunto de documentos generados por de independencia a efectos de tratamiento, tanto en su organización
los dif'erentes servicios de Teatro, Patrimonio, Deportes, Archivo, como en la descripción, deben conseguir hoy la distinción institucio­
Publicaciones, las subsecciones. nal y la clara separación si están integradas por documentos de dife­
En el origen y en esta multiplicidad pueden estar algunas de las rentes fondos. Así la de «Consulados» (Sección XII del A.G.I.) ha
notas dif'erenciadoras entre el fondo y la sección documental. El pri­ exigido un inventario separado para cada uno de los �on�ulados ..
mero no admite otro origen que el institucional, el origen de las sec­ ,
Existen otras situaciones con respecto al uso del termmo secc1on,
ciones está en los órganos o en las funciones de dicha institución. El que pueden añadir cierta confusión. Es el caso de cambios polític�s
fondo como consecuencia es uno, las secciones, múltiples. importantes y criterios históricos difíciles de sujetar a normas arch1-
Hasta aquí la teoría es clara. Pero, hay realidades que la distorsio­ vísticas que se plantean en los Archivos Nacionales de Hispanoamé-
nan y confunden. nca.
En ellos existe una división cronológica en razón de la línea divi-
8.1.2.2. Secciones de fondo. soria marcada por la Independencia y el nacimiento de la República.
Ocurre, a veces, que el crecimiento ele la secciones documentales Esta separación determina dos agrupaciones documentales que ellos
tiene tal entidad que aun siendo, teóricamente, subdivisiones del denominan: Sección colonial y Sección República. Son casos excep­
fondo al haber funcionado administrativamente con total indepen­ cionales y en cierta medida antiarchivísticos:
dencia, incluso física (caso de las Audiencias dentro del Consejo ele Recapitulando podemos alirmar que las secciones documentales
Indias) requieren cada una de ellas un tratamiento documental sepa- son parte integrante y dependiente de un fondo, mientra� que las sec-
146 non;�1f'NTOS E INfORMACIÓ\/ 147
ANTONIA IIERLDI,\ IIUUUH \
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ciones de fondo y las secciones históricas o de archivo son equivalen­ similar (series como «cartas de naturaleza», «expedientes d'c licencias
tes por la independencia de su tratamiento a un fondo. de obras»), una tipología similar y una información diversa (serie ele
Consultas del Consejo de Aragón; los cedularios indianos): una tipo­
8.1.3. Las series. logía e información diversas (expedientes de protocolo en un Ayunta­
miento). Las series, pues, representan continuidad en el tiempo y re­
Cada sección documental o subsección está integrada por docu­ petición en los tipos o en la información. Las series pueden ser peque­
mentos agrupados en series. ñas o voluminosas, pero no suelen estar constituidas por una sola uni­
Las series son el testimonio documental y continuado de activi­ dad (pieza documental o expediente) por cuanto la condición de único
düdes repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una fun­ repugna al concepto de· seriado.
ción. Se' agrupan en torno a ellos. Estas son las series naturales y habituales frente a otras series arti­
Así, las series de: ficiales que·a veces nos encontramos en los archivos y responden a
Expedientes presupuestarios. una agrupación temática, con un origen arbitrario y fines particula­
Libros de Intervención de ingresos y gastos. res. Estas series formadas tiempo ha, con el paso del tiempo se han
Libros auxiliares de gastos. consolidado y hoy no resta más que admitirlas. No responden nunca
Etc. a similitud tipológica, aunque sí ofrecen generalmente unidad ele in­
son el resultado, la prueba de una acción ele Intervención económica formación.
desplegada en actividades y constituyen tocias juntas la sección docu­
mental que corresponde a dicho órgano. 8.1.4. La unidad archivística.
O, bien, las series: Cada una de las series, ya lo hemos dicho está constituida por do­
Registros ele navíos. cumentos singulares (pieza documental) o por documentos compues­
Li'cencias e informes de pasajeros. tos que constituyen una agrupación de documentos que no deben ser
Expedientes de fianzas. separados en cuanto que responden a una tramitación cancilleresca o
Etc. administrativa que hay que respetar y da unidad al conjunto (unidad
son el testimonio de las actividades derivadas de la función del con­ archivística).
trol del tráfico colonial desempeñado por una institución que fue la Al estar hablando de agrupaciones documentales, dejamos fuera
Casa de la Contratación. al documento singular.
Esos testimonios documentales como consecuencia de la repetiti­ Unidades archivísticas son los expedientes o los testimonios ele
vidad de la activiclacl·cle la que son prueba y en virtud también de la autos.
repetitividad del procedimiento burocrático, cancilleresco o admi­ Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos
nistrativo que plasma dicha actividad responden habitualmente a reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que
una misma tipología documental e incluso ,i unos asuntos o materias ha seguido su génesis al recibirse por el organismo ele destino. Habrá
similares, ofreciendo una información seriada. expedientes que no tengan la resolución final, pero ei hecho de que
. Las series pueden estar formadas por documentos singulares (Re­ se conserven algunas de las etapas -las principales- del proceso ad­
soluciones de una Alcaldía) o por unidades archivísticas (Expedien­ ministrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aun­
tes de confirmación de encomiendas). que incompletos.
En razón de los documentos que la integran, las series pueden Testimonio ele autos es aquella pieza, generalmente cosida, que
ofrecer una tipología documental similar y una información también recoge la copia continuada de todos los documentos (autos) de un
 148 ANTONIA IIEREDIA IIERRERA DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 149

proceso administrativo-judicial que reíleja sólo la gestión realizada denado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y
por la institución iniciadora en el lugar de origen y que suelen remi­ fundamentos a la resolución administrativa, así como las diligencias
tirse con una carta a un organismo o institución superior para su encaminadas a ejecutarlas». Reflejan un orden como resultado de
simple conocimiento o para su resolución posterior. una agregación sucesiva de documentos que tienden a una resolu­
A veces se han reunido para su conservación documentos sueltos ción. Nunca un expediente es un conjunto de papeles sobre un asun­
que no responden a un único proceso administrativo, pero que se re­ to. Todos los expedientes constan de varias fases o tipos de actuacio­
fieren al mismo tema o asunto. No puede decirse que sean ni un ex­ nes:
pediente, ni un testimonio de autos. Lo que les da unidad es la ma­ Iniciación (de oficio, a instancia de parte), ordenación, instruc­
teria de la que tratan. ción (que se traduce en testimonios documentales específicos)
Es lo que entienden los franceses por «dossier». y resolución (comunicada a los interesados).
Entre la pieza singular y el expediente, aparte del dossier, existe
un estadio intermedio que es el documento principal con anejos.
Como ejemplo; una ca11a acompaffacla de uno o varios documentos a 8.2. Agrupaciones documentales artificiales.
los que se hace alusión en la carta. Es muy frecuente localizarlas en
las múltiples series de correspondencia conservadas en las «Seccio- · 8 .2. l . Las colecciones documentales y las secciones facticias.
nes» del Archivo General de Indias. Hacemos una breve alusión a las primeras en cuanto que son
Las unidades archivísticas 1 7, ya vimos, responden a una tipología agrupaciones documentales que, con cierta frecuencia, se encuentran
documental identificada en virtud del procedimiento administrativo en los archivos, la mayoría de las veces producto de donación o com­
de la que es reílejo. En ellas cada documento es reílejo de un trámite pra. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional
del procedimiento. Son unidades archivísticas: las informaciones de personal sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya
oficio realizadas en una Audiencia indiana; los expedientes de con­ unión y relación entre ellos la determina bien un tema o asunto, bien
firmación de encomiendas, los expedientes personales, ·los expedien­ el coleccionista o autor de la colección.
tes disciplinarios, etc., etc. Es difícil en ellas detectar el carácter seriado y su tratamiento, a
Actualmente regulado el procedimiento Administrativo 18, la uni­ efectos descriptivos, no admitirá el inventario en cuanto que cada
dad archivística responde al expediente administrativo. pieza, por su independencia, requerirá una descripción individuali-
El procedimiento administrativo es la regulación de la tramita­ zada.
ción uniforme de los expedientes en los diferentes departamentos de Las Colecciones están integradas bastantes veces 'por estampas,
la Administración buscando agilidad y eficacia administrativa para dibujos, fotografías.
garantía de los administradores y servicio de los administrados. El La descripción aplicada a las Colecciones la desarrollaremos en
expediente desde el punto de vista. del Derecho Administrativo se el capítulo correspondiente (capítulo 15).
define como «la serie ordenada de actuaciones administrativas co­ ··Las denominadas Secciones facticias son agrupaciones documen­
rrespondientes a un asunto o negocio». Según el Reglamento de Or­ tales realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fon­
ganización y funcionamiento en su artículo 278 es «el conjunto or- dos y responden a motivos ele conservación o instalación determina­
dos habitualmente por sus soportes o por su grafía, aunque no han
17. AR.·\liO C\B ,�.,s, Antonio l'vl,', LOL\NO RtNcó:-, Josefa: Unidad archil'íslica faltado en el origen de su formación algunas razones subjetivas y ar­
.l' 1111iclad docunwmal, «Boletín ANABAD», n.º 55, julio-diciembre, 1969.
bitrarias que han movido a los archiveros en determinadas épocas a
18. La primera regulación del procedimiento administrativo en Esr,a1ia cstú en la
agrupar los documentos en razón de un lema para destacar su im-
Ley de 19 octubre de 1889.
 150 \'\TO'.\I.\ llUlFDI.\ 111:RRI.R,\ DOCUMENTOS E INFORMACIÓN 151

portancia: Entre las primeras están la de Mapas y Planos o la de Se­ La aplicación del término «nuevo» va unido a un talante progre­
llos y entre 1.as segundas la Sección de Patronato, del A. G. I. sista, incluso revolucionario, pero interesa mucho profupdizar si lo
La de�cripción aplicada a estas Secciones la trataremos en el ca­ nuevo afecta al fondo o a la forma.
pítulo 15. En el caso de los nuevos documentos, no hay duda que el califi­
cativo va unido exclusivamente a los nuevos soportes. lSon por lo
tanto algo distinto? En cuanto que el soporte es algo externo, mate­
rial, la esencia no varía. Para ser rigurosos habría que decir no «nue­
9. Los «nuevos documentos» o documentos con nuc\'o soporte "1• vos documentos» sino «documentos éon nuevos soportes».
La revolución de estos soportes, salvando las distancias, puede
El ténúino «nuevos documentos» y como consec¡,1encia de su re­ compararse a la aparición del papel que sustituyó al pergamino. Sin
conocimiento la admisión de los «nuevos archivos» empezó a intro­ embargo entonces una escritura de testamento sobre uno u otro so­
ducirse en la Bibliografía reciente a partir del Congreso Internacional porte tenían las mismas características, independientemente de la
de Archivos. Unos y otros han adquirido definitiva carta de naturale­ materialidad de aquéllos.
za a partir de 1988�0 que los hizo sujetos de su atención monográfica. Algo similar ocurre hoy: el hecho de que un testamento esté gra­
Interesa hacer aclaraciones y puntualizaciones al respecto, por bado en una cinta no afecta a su formulario ni a su contenido. Otra
cuanto a raíz de su consideración, se ha hablado de una nueva Ar­ cosa será que para guardarlo, para conservarlo, no pueda almacenar­
chivístíca y pudiera estimarse que todo lo que venimos defendiendo se junto a otros testamentos en papel. Su integración en una serie
haya dejado de tener sentido para el futuro. concreta, a efectos de organización, de descripción y de recuperación
exigirán los mismos criterios, las mismas normas que los testamentos
Vaya por delante que se trata sólo de una nueva modalidad de medievales.
documentos y por lo que se refiere a su tratamiento (organización y El problema para nosotros, archiveros, no está en el soporte sino
descripción) será válido todo lo dicho para el resto. en la amplitud del concepto «nuevos documentos» que engloba a los
El peligro est,i simplemente en que el término «nuevos documen­ documentos de archivo y a los que no lo son.
tos» es mucho más amplio que el de documento de archivo y por lo Los documentos audiovisuales, sin distinción, son llamados con
tanto lo primero que se nos plantea es el establecimiento de una res­ cierta alegría los nuevos documentos. Y podrán ser documentos ad­
tricción que no podrá venir sino de la claridad de ideas sobre lo que ministrativos que testimonien un acto de la Administración o un do­
estimemos como «documento de archivo». Un proceso similar al se­ cumento que sea reflejo de una obra de creación. Interesa diferen­
guido cuando del documento en general fuimos haciendo una acota­ ciarlos para aplicarles el tratamiento que precisen según los casos.
ción, hasta configurar al documento de.archivo. A partir de ahí con­ La delimitación habrá de hacerse a partir de las notas, de las ca­
sideraremos cuáles son los gue han de ser objeto del trabajo de los ar­ racterísticas que son inherentes a los documentos de archivo: origen,
chiveros, de los bibliotecarios o de los docume1ttalistas. carácter seríado, unicidad, objetividad. Un film que reproduzca una
De no empeñarnos en buscar esta precísión caeremos en esa in­ sesión del Parlamento será un documento de archivo, un registro in­
definición del objeto de la archivística que hemos de eludir desde el formático de enfermos en un hospital, también. No lo será una pelí­
principio,. para poder delimitar el método
' archivístico.
·• cula de Alfred Hitchcock, ni un «culebrón» mexicano». i,Qué seme­
janza puede existir entre la serie televisiva «Las chicas de oro» y el
19. IÍrn11>1-\ H1 RRI R.\, Antonia: N11c1·os archil'OS, 1111crns don1111c111os. «Boletín Tratado de amistad franco-cspafiola?
de ANAUAD», XXVIII, 4, 1988, págs. 349-353. Yo me cuestiono incluso si el cine documental puede considerar­
20. Actas del IX Congreso Internacional del CIA. «Archivum». se documento de archivo en el sentido más riguroso, por cuanto in-
 152 ANTONIA HEREDIA HERRERA J)()( I \JI '-10\ 1 1,1(11(\J \{ 10, I ', 1

terviene un autor que crea, que decide, que manipula, y que como mantemimiemto que habrán de ser estudiados por la Archivístira
tal genera derechos de autor y exige depósito legal para su obra. Esos técnica.
films estarían más en la línea de producción periodística y con toda R esumiendo: podemos decir que los nuevos documentos podr;'t11
justicia para ellos se reclama la denominación de obras. En todo caso ser o no documentos de archivo y que los documentos de archivo au­
se acercan a los trabajos de investigación plasmados en un libro, de diovisuales, aparte del soporte, tendrán las mismas notas esenciak'.,
los que no se nos ocurre encasillarlos como documentos de archivo. que los documentos en papel y seguirán los mismos criterios que t'.:;
La no adscripción a los documentos de archivo no les resta valor in­ tos para su organización y descripcióh. Su almacenamiento y conser­
formativo. vación requerirán condiciones difer entes.
En los fondos de cualquier archivo generado por cualquier insti­
tución actual encontraremos tanto documentos en papel, como en
otro soporte que testimoniarán y probarán acciones específicas de 9.1. Los «1111e1·os archivos>>.
aquélla. Hoy por hoy los documentos audiovisuales son todavía me­
nores en número pero llegará el momento en que sean mayoría. Ha­ Hemos tratado de aclarar lo que son los documentos de archivo
bremos de pensar en un almacenamiento independiente por cuanto con nuevos soportes. Con todo cuando se habla de «nuevos docu­
los problemas físicos de conservación e instalación sí son diferentes. mentos» y sobre todo de «nuevos archivos» hay una referencia ex­
Algo así como cuando los pergaminos los ubicamos en muebles con
independencia de las cajas de cartón que utilizamos para los legajos.
i presa a los conjuntos documentales que registran la información di­
rectamente sobr e soportes como cintas, películas, discos o vídeo­
En cuanto a la organización y descripción los criterios persistirán. discos. Hablamo s de los denominados Archivos Informativos y Ar­
Los frnnceses, recientemente, han definido al documento de ar­ chivos Audiovisuales y son, en definitiva, el producto de la actividad
chivo audio\'isual («document administratif audiovisuel») y aparte de determinadas instituciones como la Radio y la Televisión. Entre
de reconocerle el soporte con información constituida por imúgen es los nuevos Archivos también están los llamados Archivos Orales, los
y sonidos, le reconocen ciertas notas indispensables: Archivos de Pr�nsa (fotográficos) 2J .
Entiendo y defiendo que el término «archivo» no es adecuado
estar finalizado y completo.
para ellos; aunque se ha utilizado para identificar al depósito que
origen y finalidad administrativas.
conserva las películas, los vídeos o los discos producido� por entida­
estar presto para su difusión y utilización� 1•
des cuyo conjunto, en la línea de la creatividad, del arte o de la cul­
No añaden nada nuevo a las características de los documentos tura, no tienen otra vía que esos soportes. Estos documentos audiovi­
tradicionales salvo el soporte cuyo carácter no esencial está recono­ suales no son propiamente documentos de archivo por faltarles las
cido al admitir que dichos documentos están sujetos a todas las leyes notas esenciales que afectan a los que lo son 2 4•
relativas a los archivos públicos por Jo que afecta a su conservación, Reconoce Paul e Rene Bazin la ausencia de definiciones para los
valoración con fines históricos, acceso, sefección y expurgo. denominados «archivos nuevos». Cuando trata de describirlos. es cvi-
Estos documentos con nuevo soporte, si son documentos de ar­
chivo lo que plantean son problemas jurídicos 22 en cuanto a su vali­
dez como prueba -aún no resueltos- o problemas de conservación y 23. Sobre las características de cada uno de ellos. Cfr. Rr'l.-ll \/i', Claudc: /.11
crmt/011 i'f /11 col!eoe dn 11011rellc.1 archives. Actas del XI Congreso Internacional de
21. · La Documentación fran<;aise: .·l11dio1·is11el el Aclmini.11ra1io11, París, 1988. Archivos t<Archirnm».
22. Pn:1:-;s-R1<;0, Paulette: Las ('011sec11e11cias juríclicas de la prod11cciú11 di' los 24. J111u DI\ l l11rn1 R ,. Antonia: Preci1io11cs co11n•p111ale.1 J' 1er111i11olúgica1. !.t11
don1111rn101 i11jurmáticos por las Admi11istracio11es pública.\, Estudio RAM P, París .·lrchi rn i de 'fr/t•1·i1i,í11. «lll1\RGI», Revista dse Archivística, 1, San Scbastiún, 1988,
1988. p,ígs. 1·15-163.
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ANTONIA IIUU:DI,\ llllllU·.RA
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denle que se a cerc an más a centros de document a ción que a los ar­
chivos y su contenido más a colecciones que a fondos documentales.
Todo lo cual no hace sino llevarnos a l a conclusión de que su tra­
tamiento a efectos de orga nización y descripción seguirá los criterios
de los documentalistas más que de los archiveros.
No creo que dentro de los límites de un Manua l h ay a ele irse más
adelante en un tema que sigue debatiéndose, pero sí era necesario
traerlo a colación por su actua lidad y remitir a la bibliografí a sobre
el mismo.
A efectos prácticos sí interesa un a cuestión que nos afecta como
archiveros.
Los «nuevos documentps» y «los nuevos a rchivos» h a n quedado
reconocidos como pa rte integrante del p atrimonio documental que
hay que s alvaguard ar. Con' este fin y a nte situ aciones de peligro, su
a lm a cena miento puede preverse en l a s instituciones _ archivísticas y
su conservación ser encomendada a los a rchiveros. Ante estas situa­
ciones nos corresp�mde dilucidar su trat a miento, tras reconocer l a
naturaleza de sus documentos, y a sean o no documentos de archivo.

1 O. Bibliografía.

Aparte de la bibliogralia citada:

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El rnlor del doc11111e11to en u11 sistema de archil'os, «Revista de Archivos y lliblio­
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V \/<Jl 11. Manuel: El es/lidio del carác!cr ori1;i11al de loi doc11111c111os. Córdoba. 1986.
Rc:flexi,mes wh re el 1ér111i11iJ «tipo doc11111e11wl. «De archivos y archivistas» Ho­
menaje a A. Tanotli. O. E. A. Washington, 1987, púgs. 177- 183.