Modulo 1

Objetivo Especfico

El participante caracterizar los diferentes tipos de aplicaciones Groupware-

Workflow, indicando sus componentes.

Nota Informativa del Mdulo

Contenido:
1. Proceso de trabajo en grupo.
2. Conceptos bsicos de Groupware.
3. Tipos de Aplicaciones Groupware.
4. Conceptos bsicos de Workflow.
5. Tipos de Workflow.
6. Caractersticas de los Workflow.
7. Tecnologa Workflow.

Asignaciones:
1. Lectura y anlisis del mdulo 1.
2. Responder el debate del Marco Conceptual del mdulo 1: Groupware - Workflow.
3. Responder la Actividad del mdulo 1: (en equipo).
4.- Presentar la Evaluacin del Mdulo 1.
5.- Realizar la Etapa del Proyecto (si corresponde).
6.- Hacer las sugerencias de mejoras a traves del enlace de Sugerencias de
mejoras indicando como mejorara usted el Mdulo.
7.- Colocar la informacin verdica sobre su perfil de estudiante,
incluyendo una foto. Recuerde que dicha informacin ser leda
por los dems estudiantes.

Marco Conceptual

1. Proceso de Trabajo en Grupo (PTG)

2. Groupware
2.1 Conceptos bsicos de Groupware
2.2 Tipos de aplicaciones Groupware
3. Workflow
3.1 Conceptos bsicos de Workflow
3.2 Tipos de Workflow
3.3 Caractersticas de los Workflow
3.4 Tecnologa Workflow
4. Debate

Procesos de Trabajo en Grupo

1. Proceso de Trabajo
2. Grupo de Trabajo
3. Proceso de Trabajo en Grupo
4. Tipos de PTG
5. Cuadro resumen

Proceso de Trabajo
Un Proceso de Trabajo consiste en la realizacin coordinada del conjunto de
actividades que se ejecutan al realizar un trabajo con el fin de satisfacer algunas
necesidades de una sociedad, en otras palabras, al realizar el trabajo de una
manera coordinada se est enfocando el trabajo como un proceso.

Grupo de Trabajo
La sociedad actual se conforma de grupos de personas, por consiguiente las
empresas tambin estn formadas por grupos de personas que no son mas que
conjuntos de individuos sometidos a leyes comunes que persiguen objetivos
individuales y del grupo.
El Knowledge Management persigue en uno de sus objetivos hacer que grupos de
personas realicen un trabajo conjunto persiguiendo un fin comn.

Por lo tanto un Grupo de trabajo es un grupo de individuos que tienen por objetivo
realizar un proceso de trabajo. En otras palabras "Un grupo de trabajo es un grupo
de personas cuyo objetivo es la transformacin de recursos en productos y servicios
con el fin de satisfacer algunas necesidades individuales y del grupo".

La comunicacin, colaboracin y coordinacin son caractersticas deseables de un

grupo y van a depender de manera directa de las capacidades de cada uno de los
individuos. Lo que equivale a un trabajo de mucho esfuerzo, tiempo y voluntad.

Logrando el desarrollo del Grupo de Trabajo considerando sus componentes, se

obtiene como resultado Equipos de trabajo altamente efectivos, capaces de lograr
los resultados que se persiguen y eficientes, capaces de alcanzar los resultados de
la mejor forma.

Proceso de Trabajo en Grupo

Ahora bien, luego de observar como se relacionan los conceptos de proceso de
trabajo y grupo de trabajo podemos deducir fcilmente lo que son procesos de
trabajo en grupo, veamos sus caractersticas:
Proceso de transformacin
Usan recursos
Generan productos
Usan mecanismos
Son controlados
Son realizador por grupos de individuos con el fin de satisfacer algunas
necesidades de una sociedad o cliente
Son realizados con unos niveles de eficiencia y eficacia

Entonces podemos decir que un PTG es un proceso de transformacin de recursos

realizado de forma controlada por grupos de individuos para satisfacer alguna
necesidad (generar algn producto), incluyen cualquier actividad o conjunto de
actividades que emplea un insumo, le agregue valor a este y suministre un
producto al cliente con ciertos niveles de eficiencia y eficacia.

Tipos de PTG
En base a los tipos de acciones que realizan, se puede categorizar a los procesos
dentro de una organizacin como:
PTG de Materiales
 PTG de Informacin
PTG de Negocio

PTG de Materiales
El objetivo de los procesos de materiales es ensamblar componentes fsicos y
productos fsicos, por lo tanto incluyen actividades de trabajar sobre objetos fsicos
obteniendo como resultado un producto fsico.
El trabajar se refiere a actividades como:
- Consumir
Transportar
Transformar
Mover
Ensamblar
Medir
Inspeccionar
Almacenar
Operar

PTG de Informacin
Estn relacionadas con las tareas automatizadas y las parcialmente automatizadas,
las cuales procesan, administran y proveen la informacin. Por lo que incluye
actividades de trabajar sobre datos y producir como resultado informacin.

El trabajar se refiere a actividades como:

Almacenar
Manipular
Transmitir
Consultar
Calcular
Insertar
Actualizar
Operar
Revisar

PTG de Negocio
Estn centradas en las descripciones de las actividades de una organizacin.
Incluye actividades de trabajar las transacciones de negocio: Solicitudes,
peticiones, requerimientos entre clientes y proveedores con el fin de garantizar la
satisfaccin del cliente
El trabajar se refiere a actividades como:
Comunicar
Colaborar
Coordinar

En Resumen:

Tipo de Actividades Producto a obtener Tipo de trabajo Tipo de Proceso que

a representa
representar
Actividades de Producto fsico Se refiere a Proceso de
trabajar actividades Materiales
Sobre objetos como transportar,
fsicos transformar, mover,
medir, ensamblar,
inspeccionar,
 almacenar y operar
Actividades de Informacin Se refiere a Proceso de
trabajar actividades como Informacin
sobre datos almacenar,
manipular, transmitir,
consultar, calcular,
insertar, actualizar,
operar, revisar y
llevar
Actividades de Satisfaccin del Coordinar el Grupo Proceso de
negocio cliente. de Trabajo Negocios
entre cliente y Cumplimiento de
ejecutor un Contrato.
Compromiso.
Actividades de los Coordinacin de Coordinar Proceso de
tres tipos Trabajo Actividades Negocios
Anteriores
Actividades de Producto fsico. Todos los tipos de Procesos de Trabajo
todos los tipos Informacin trabajo anteriores en Grupo
anteriores Satisfaccin del
cliente.
Cumplimiento de
un contrato.
Compromiso.
Coordinacin de
Trabajo.

Tabla. Categorizacin de los Procesos incluyendo a los Procesos de Trabajo

en Grupo

Conceptos bsicos de Groupware

Tecnologa Groupware
Por qu es necesario el Groupware?
Software para trabajo en grupo
Segn Lotus
Plataforma Colaborativa
Ambientes: Comunicativo, Colaborativo y Coordinado

l
Tecnologa Groupware

Groupware es un trmino que acta como paraguas de una variedad de tecnologas

que permiten a grupos de personas trabajar juntas electrnicamente. Puede
definirse Groupware como un tipo de software y elementos de hardware que
permiten a un equipo de trabajadores colaborar en procesos especficos.
Groupware tambin es definido en base a WorkGroup y es llamado WorkGroup
Computacional: Plataforma o aplicaciones de software/hardware que poseen
ambientes que permiten trabajar bajo la filosofa workgroup.

La implantacin de aplicaciones groupware requiere de unos mnimos de plataforma

tecnolgica sobre los que asentarse, pero son ms importantes los aspectos
organizativos, en cuanto a trabajar con unos procedimientos bien definidos y
optimizados y sobre todo los aspectos sociales, en cuanto a disposicin de los
trabajadores para hacerlo en equipo, siendo conscientes de las ventajas que ello les
puede reportar.

Por qu es necesario el Groupware?

Para permitir algunos tipos de trabajo en equipo.
o Que seran imposible o muy difcil de realizar sin apoyo
computacional.
Para hacer el trabajo en un grupo ms eficiente.
o Tiempo.
o Costo.
Para obtener mejores resultados.
Cmo medimos el resultado de un grupo de trabajo?
Cmo sabemos que los miembros del equipo estn trabajando?.
Qu caractersticas son necesarias para groupware?

Software para trabajo en grupo

El Groupware como categora de software ha capturado la atencin e imaginacin
de los profesionales de la Tecnologa de informacin, tambin de los gerentes en
lnea de negocios y usuarios. Mientras la mayora de los negocios no tienen una
definicin clara de Groupware, estn prevenidos de que influir en el conocimiento
de sus empleados es la clave para progresar y subsistir. Adems, los ejecutivos
saben que una clara ventaja en la competencia est con aquellos que manejan de
manera productiva sus negocios y explotan sus capacidades intelectuales.
La mayora de definiciones de Groupware tienden a enfocarse en tecnologas
singulares de productos centrados alrededor de las comunicaciones, "promoviendo"
la informacin dentro de una organizacin. Igualmente los distribuidores de
productos se centran en la colaboracin, intercambiando informacin y
construyendo el llamado "entendimiento compartido".

Groupware est basado en 3 modelos concurrentes y complementarios:

Comunicacin, Colaboracin y Coordinacin. De esto se deduce que las aplicaciones
en grupo requieren una rica combinacin de tecnologas.

Lo que hace una plataforma Groupware fuerte es su habilidad para apoyar el

movimiento dinmico de la informacin y el conocimiento organizacionales. De
donde se concluye diciendo que Groupware es una herramienta que habilita la
colaboracin, coordinacin y comunicacin.

Segn IBM
Groupware son aquellas herramientas que permiten a las personas trabajar en
conjunto a travs de la comunicacin, colaboracin y coordinacin.
La comunicacin es la transmisin del conocimiento dentro de un grupo de
trabajo o comunidad.
La colaboracin es el compartir informacin dentro de un grupo de trabajo o
comunidad.
La coordinacin es estructurar el trabajo de un grupo de trabajo o
comunidad, definiendo el flujo de trabajo entre las personas que componen
el grupo.

Plataforma Colaborativa
Una plataforma colaborativa o sistemas colaborativos son sistemas diseados para
asistir a grupos de trabajo en sus actividades de comunicacin, colaboracin y
coordinacin. De una manera ms precisa se los puede definir como: "Sistemas
basados en computadoras que apoyan a grupos de personas que trabajan en una
tarea comn y que proveen una interfaz a un ambiente compartido" [Ellis].

Los sistemas colaborativos pueden ser categorizados en dos dimensiones

principales: tiempo y espacio.

Tiempo

o Sincrnicos, soporta actividades en tiempo real

o Asincrnicos, en los cuales las personas interactan en perodos de tiempo
distintos
Espacio
o Cara a cara, mismo lugar
o Distribuidos, diferentes lugares
Formas de comunicacin
o 1 --> 1
o 1 --> N
o N --> 1
o N --> N

Interaccin
Adems estas pueden ser combinadas e interactuar entre s indistintamente en
tiempo y espacio:
o Sincronas
 o Asincronas
o Distribuidas sncronas
o Distribuidas asncronas

Aspectos relevantes de los sistemas colaborativos:

Percepcin (awareness), da la sensacin de trabajo en grupo. Es decir,
percibir quin est en el sistema y qu cambios se han realizado y quin los
ha hecho. Adems, debido a que son muchas las causas que originan un
cambio, es importante saber cmo y por qu se han hecho.
Memoria grupal, toda la informacin necesaria para mantener la percepcin
es almacenada, de alguna manera, en la memoria grupal.
Sesiones, establecen el perodo de tiempo en el cual se produce una
interaccin entre los usuarios del sistema.
Roles, conjunto de privilegios y responsabilidad atribuidos a las personas o
mdulos de un sistema.

Ambientes: Comunicativo, Colaborativo y Coordinado

En la siguiente tabla observaremos las diferentes tareas distribuidas en los
ambientes Comunicativo, Colaborativo y Coordinado de plataforma colaborativa
Groupware:
Ambiente Comunicativo
Ambiente Colaborativo
Ambiente Coordinado

Ambiente Comunicativo

l l l
Almacenamiento y envo Tecnologa central: Generacin de mensajes
(push) de objetos
electrnicos de: Mensajera. Texto simple o
documento simple
Personas a personas
Tipo de trabajo soportado: Texto simple +
Personas a aplicaciones documentos enlazados
No estructurado
Aplicaciones a personas Texto enriquecido +
documentos enlazados
Aplicaciones a + documentos
Relacin tecnologa-
aplicaciones subscritos
trabajo:
Pasiva
Texto enriquecido +
Formas de Comunicacin: documentos enlazados
o 1 --> 1 + documentos
o 1 --> N subscritos + objetos en
bases de datos o
o N --> 1
sistemas de archivos
enlazados (doclink)
o N --> N

Ambiente Colaborativo
l l l
Tomar o recoger (pull) un Tecnologa central:
Compartir conocimiento objeto electrnico de un
espacio virtual compartido Conferencia computarizada
Compartir informacin por : (tems de discusin) y base
de datos compartidas
Compartir datos Dos personas (documentos)

Compartir tareas Muchas personas Tipo de trabajo soportado:

No estructurado, no hay
reglas de cmo usar el
espacio

Relacin tecnologa-trabajo:

Pasiva

Requerimientos:
Groupware de comunicacin

Ambiente Coordinado

l l l
Direccin (enrutamiento), Tecnologa central:
Flujo de tareas organizacin y control de
actividades recibidas, Automatizacin de workflow
Responsabilidad, roles, actores realizadas y enviadas por
personas o aplicaciones.
Tipo de trabajo soportado:

Estructurado (organizado) y el no
estructurado

Relacin tecnologa-trabajo:

Activo, si hay una direccin y

control por parte de la tecnologa.

Requerimiento:

Groupware de comunicacin

Groupware de colaboracin

Conceptos Bsicos de Workflow

Workflow
Manejo de workflow
Conceptos Relevantes Para Modelar Un Workflow
Ambiente o Notacin Workflow
Mtodos de modelacion para Workflow:
Mtodo basado en Conversacin
Mtodo basado en Actividades
Beneficios del workflow

Workflow

Antecedentes

En 1985 un grupo de ingenieros concibi la idea de que el software de

computadoras poda ser utilizado para automatizar el manejo de papeles en los
procesos del negocio llamndolo Workflow Software.

Workflow
Es la Automatizacin de la coordinacin y control de un Proceso de Trabajo en
Grupo de Negocio, realizado por personas y computadores. Tambin se puede
definir como la automatizacin del secuenciamiento de las actividades del proceso o
la automatizacin de flujos definidos dentro un PTG de negocio.
Workflow no incluye la automatizacin de las actividades de los procesos de trabajo
en grupo de materiales e informacin vistos en el tema anterior. pero si incluye
rutinas automatizadas de procesos de trabajo en grupo de negocios con
documentacin y actividades (tareas)

Workflow se refiere a la representacin de todo el trabajo ejecutado como

consecuencia de un evento particular, donde el trabajo est constituido por un
conjunto de tareas actividades para llevar a cabo los procesos del negocio.

El Workflow define el orden de invocacin de las tareas las condiciones sobre las
cuales stas pueden ser invocadas, su sincronizacin y el flujo de informacin (flujo
de datos).

Existen muchas definiciones y puntos de vista sobre el concepto de Workflow,

algunos de estos son :

Workflow se refiere a un nuevo conjunto de software y herramientas para

automatizar y mejorar los procesos del negocio.

Workflow es un proceso en el cual las tareas individuales vienen juntas para

completar una transaccin dentro de una empresa.

Workflow es la secuencia de acciones o pasos usados en los procesos del negocio.

Workflow es un conjunto de herramientas para el anlisis y automatizacin de

actividades. As como el manejo de las informacin, dentro de la organizacin,
permite describir su dinmica.

Workflow son modelos computarizados de procesos del negocio.

El manejo Workflow es una importante herramienta para estructurar y optimizar los
procesos del negocio y para soportar la implantacin prctica de procesos de
reingeniera del negocio.

Lo atractivo de Workflow es que encaja con otras tendencias como reingeniera,

downsizing (reduccin), redes de computadoras, Groupware y computacin
Cliente/Servidor.

Workflow se basa ms en una coleccin de actividades relacionadas entre s, a fin

de llevar a cabo algn trabajo. Las actividades son consecuencia de la ocurrencia de
un evento. El trmino trabajo (Work) se aplica a muchas situaciones, y se hace
referencia a la relacin entre las tareas sin diferenciar quien es su ejecutor o donde
se llevan a cabo. Adems, las actividades se pueden ejecutar por uno o ms
sistemas de software, una persona o un grupo de personas, o por una combinacin
de stos; es por ello que la definicin no especifica el rea de aplicacin de
Workflow.

Manejo de Workflow
El manejo de Workflow incluye:

a) Definicin del Workflow: Por ejemplo, describir los aspectos de los procesos que
son relevantes para controlar y coordinar la ejecucin de sus tareas, y
posiblemente la habilidad de individuos o sistemas de informacin requeridos para
la ejecucin de cada tarea.

b) Provisin para la automatizacin y reingeniera (rpido rediseo y

reimplantacin) de los procesos, como necesidades del negocio y cambios en los
sistemas de informacin.

Conceptos Relevantes Para Modelar Un Workflow

a) Las Actividades : Son las unidades bsicas para construir un proceso del negocio.
Las actividades son un paso lgico que describen una parte del trabajo que aporta a
la realizacin del proceso.

b) Los Procesos: Representan una coleccin estructurada de actividades a ser

ejecutadas. Un Workflow tambin puede ser considerado como un tipo especfico de
proceso. Es por ello que no se discrimina por usar indiferentemente cualquiera de
estos dos trminos. El concepto de proceso es usado ms bien para establecer una
jerarqua de subprocesos (subconjunto de procesos).

c) Subproceso : Es una porcin de un proceso; es decir, un subconjunto de

actividades de un proceso.

d) Trigger : Ocurre cuando una actividad se activa cuando algunos objetos (formas,
archivos, llamada telefnica, mensaje electrnico) se comunican. Estos objetos son
llamados "carrier" del evento.

e) Eventos : Son un conjunto de acciones que ocurren en un instante de tiempo y

que ocasiona la ejecucin de una actividad; difieren de una actividad, en que tiene
asociado un tiempo de realizacin. Es por ello que cada actividad contiene al menos
un evento, ya que sin un evento la actividad no puede ocurrir.

f) Activacin : Se da cuando la ocurrencia de un evento puede ocasionar la

realizacin de una o ms actividades.
g) Mensajero : Es el encargado de la ejecucin de un evento, lo que conlleva a la
activacin de una actividad. Ejemplos de Mensajero son: una forma, un archivo, un
mensaje electrnico, una llamada de telfono, etc.

h) Actor : Es quien se encarga de controlar la ejecucin de las actividades, bien sea

como responsable o ejecutor de las mismas. Este puede ser una o ms personas o
en otros casos una mquina. El concepto "actor ejecutor" se aplica a quien efecta
el trabajo, mientras que el "actor responsable" es quien responde o es responsable
de los resultados obtenidos. En algunos casos el ejecutor y el responsable son los
mismos. El actor puede ser visto de tres maneras:
Cliente. Es la persona, departamento, organizacin, etc.; quien recibe el
trabajo. Se encarga de evaluarlo y determinar si satisface sus necesidades.
Ejecutor. Es quien realiza el procedimiento, debe informar su culminacin.
Observador. Persona grupo de personas que pueden intervenir en el
proceso, pero no son indispensables para realizar el trabajo.

i) Transaccin : Es la unin de actividades, que pueden ocurrir repetidamente

durante el curso formal del negocio y seguir una serie de estndares de
procedimientos (procesos). En estas transacciones los clientes y ejecutores
(actores) realizan requerimientos y ofertas respectivamente, negocian y llegan a un
acuerdo sobre las condiciones de satisfaccin del cliente, se realiza el trabajo, se
reporta su culminacin y finalmente se declara el nivel de satisfaccin.

j) Rol: Un actor puede tener varios roles, pero a una actividad slo se le asigna un
rol por participante.

k) Niveles de estructura: Todo Workflow puede definirse en trminos de 5 niveles

distintos de estructura, que permiten categorizar las actividades de manejo de
informacin en la organizacin. Los niveles de estructura son:
Procesos. Es el nivel ms alto, consiste en la secuencia de fases que definen
las actividades necesarias para la obtencin de un producto determinado.
Estas fases son completadas a travs de la ejecucin de un conjunto de
procedimientos.

Casos: Es una ocurrencia del proceso. Cada vez que se invoca un proceso,
se crea un caso.

Expedientes: Contiene un conjunto de documentos asociados a cada caso.

Puede incluir texto, imgenes y datos de mltiples fuentes.
Reglas: Definen las condiciones y actividades de procesamiento involucradas
en los casos de afiliacin especficas.
Documentos: Referente a un documento conjunto de ellos, asociados a un
expediente. Engloba los datos y aplicaciones para su procesamiento.
Representa el diseo de los formatos, su procesamiento y forma de
representacin.

l) Fase: Son las diversas etapas que presenta un Workflow. Fases que deben
cumplirse para satisfacer un requerimiento. En cada fase se toman acciones, ya sea
por parte del cliente o del ejecutor. Estas fases son : Preparacin, Negociacin,
Ejecucin y Aceptacin.

m) Condiciones de satisfaccin: Consiste de las especificaciones del trabajo a ser

realizado, incluye el tiempo esperado por el cliente.
n) Tiempo esperado: Es el tiempo desde que se realiza la "negociacin" hasta que
el cliente declara el nivel de satisfaccin.
Ambiente o Notacin Workflow
The Workflow Management Coalition, es una organizacin internacional que provee
una representacin estndar para la especificacin de Workflow. Seguidamente se
definen y describen las terminologas de mayor uso:

AND-JOIN (Y Lgico-Unido) : Dos o ms actividades se ejecutan en paralelo y

convergen en un hilo simple comn de control.

AND-SPLIT (Y Lgico-Dividido) : Un hilo simple de control se divide en dos o ms

dando paso a la ejecucin de actividades en paralelo.

OR-JOIN (O Lgico-Unido) : Dos o ms actividades del proceso Workflow se

conectan o convergen fsicamente a una actividad simple. En este caso no existe
sincronizacin de hilos de control de las actividades iniciales a la actividad a la que
convergen.
OR-JOIN (O Lgico-Dividido) : Un hilo simple de control toma una decisin sobre
cual camino seguir de entre varios conducentes a actividades de proceso Workflow.

ITERACION : Un ciclo de una actividad del proceso Workflow incluye la repetitiva

ejecucin de actividades del proceso Workflow hasta que una condicin se cumple.

DISTRIBUCIN SIMULTNEA: Es una situacin en la cual diferentes actividades

pueden comenzar simultneamente; es simular a una construccin AND inverso.

La actividad C y B pueden comenzar como consecuencia de la ocurrencia de un

evento en la actividad A.

DISTRIBUCIN NO SIMULTNEA: Diferentes actividades son activadas (ocurren) en

diferentes momentos.

Mtodo basado en Conversacin:

 Surgido a travs de Winograd / Flores "Conversation for Action Model", o
Conversacin para Modelar Acciones. Este mtodo consta de cuatro fases
que se describen a continuacin:

a) Preparacin , cuando un cliente requiere una accin a ser ejecutada o una

propuesta (oferta) de un ejecutor para hacer algo.

b) Negociacin , cuando ambos, cliente y ejecutor estn de acuerdo en la

accin a ser ejecutada y definen los trminos de satisfaccin.

c) Ejecucin , la accin es ejecutada de acuerdo a los trminos establecidos.

d) Aceptacin , el cliente reporta satisfaccin (o insatisfaccin) con la accin.

Mtodo basado en Actividades:

Este mtodo se centra en la modelacin del trabajo en lugar de la
modelacin de los compromisos entre las personas.

En el modelo es importante representar la dinmica del trabajo que se hace

en el proceso, aunque dependiendo de la situacin, diferentes aspectos se
analizan. En este punto se toma en cuenta el "Trigger", las actividades y los
roles.
Por cada rol se tiene una columna. Para cada columna se tienen un conjunto
de actividades. Inicialmente no ese prescindible conocer quien desempea
una actividad determinada. La flecha se dibuja entre actividades que tienen
una relacin "Trigger".

Pasos para realizar el modelo "Trigger":

1. Determinar quien es el responsable (rol).

2. Determinar cuales procesos/actividades son ejecutadas.

3. Asociar cada actividad con los roles correspondientes.

4. Determinar como cada actividad es activada.

5. Realizar el diagrama de Trigger Esttico.

6. Determinar secuencia de eventos y condiciones de activacin.

7. Realizar el diagrama de Trigger Dinmico.

Este modelo contiene informacin acerca de los eventos que posiblemente

se activan (Trigger) en una actividad. El modelo contiene slo un tipo de
actividades, que son representadas por un rectngulo. Lo cual es suficiente
en el modelo inicial, usado para la comunicacin con los usuarios y
administradores.
El modelo inicial puede enriquecerse temporizando la informacin para
definir precisamente el orden de ocurrencia de los eventos permitidos. Cada
rectngulo puede ser reemplazado por un crculo, un tringulo una
 construccin de crculos y tringulos. Un crculo representa una actividad
atmica, un tringulo representa un punto de sincronizacin.

Beneficios del workflow

Los Beneficios de Workflow se reflejan en la integridad y confiabilidad de los
negocios y en el incrementar la calidad de comunicacin entre grupos.

Integridad de los Negocios.

1. Workflow utiliza pistas de auditora y reglas definidas sobre cada proceso.

De este modo logra un eficaz control definiendo exhaustivamente los pasos
que se requieren y son posibles de gerenciar, de igual manera sobre los
procedimientos, creando una metodologa fcil de cumplir por el personal,
optimizando la calidad y mejorando su consistencia.

2. Workflow provee una facilidad para el monitoreo y la supervisin del

trabajo, esto es, mediante el uso de tecnologas de Workflow que permitan
hacer seguimientos a los procesos, tanto individuales como grupales,
generando reportes sobre el progreso del trabajo y los datos que estn
procesndose.

3. Workflow incide sobre el incremento en el desempeo del personal;

logrando una disminucin del esfuerzo y del tiempo, minimizando los
tiempos de transferencias y automatizando los enrutamientos. Esto trae
como consecuencia que las personas tengan disponible la informacin
rpidamente para realizar su trabajo, aumentando la productividad, calidad ,
eficiencia y efectividad.

4. Reduce costos operacionales. Permite una reduccin en la fuerza de

trabajo, en la inversin en tecnologa y en las reinversiones; al mismo
tiempo se incrementa la utilizacin de la tecnologa con un mejor
aprovechamiento de la infraestructura de redes.
Soporte de administracin de workflow

El objetivo del soporte de administracin de Workflow es mejorar la

coordinacin del trabajo, es por ello que se aplica preferiblemente en
situaciones donde intervienen un gran nmero de personas ubicadas en
diferentes localidades, para llevar a cabo los procesos administrativos.

La administracin de Workflow abarca, desde la modelacin del proceso

hasta la sincronizacin de las actividades de los sistemas de informacin, as
como las actividades de las personas que realizan un proceso.

En particular la administracin de un Workflow incluye lo siguiente:

Modelacin del proceso y especificacin del Workflow : Es imprescindible

contar con modelos y mtodos Workflow para lograr representar el proceso
en una especificacin Workflow. Previamente al modelaje de un proceso se
hace necesaria su comprensin total; es por ello que se llevan acabo
entrevistas a expertos en el tema hasta lograr un pleno conocimiento que
conlleve a la especificacin Workflow. Para realizar la especificacin del
Workflow, el modelo Workflow deber contemplar un conjunto de conceptos
con la finalidad de describir el proceso, sus tareas, la dependencia entre
estas y los roles de las personas ejecutoras de los mismos, utilizando un
lenguaje de especificacin de Workflow.

Reingeniera de Procesos : Para poder optimizar los procesos del negocios se

hace necesario contar con un conjunto de estrategias que encajan dentro de
los objetivos de la reingeniera: aumentar la satisfaccin de los clientes,
introducir nuevos productos y servicios, y reducir los costos del negocio.

Implantacin y Automatizacin Workflow : Es necesario contar con

mtodos / tecnologa a ser utilizados en los sistemas de informacin y
personal calificado que realicen la implantacin, planificacin, ejecucin y
control de las tareas del Workflow, de acuerdo a la especificacin Workflow.