Manual Secundaria Tecnica PIAD

Asociacin para la Innovacin Social (ASIS)
Manual de Uso
Sistema de Informacin PIAD Secundaria Tcnica
Este manual es parte del Proyecto PIAD, una iniciativa

pblico-privada que cuenta con el apoyo de las siguientes entidades:
Tabla de Contenido
1. IMPACTO DEL PIAD __________________________________________________________________________________________ 6
2. MATRICULA ___________________________________________________________________________________________________ 7
2.1 MATRCULA DE ESTUDIANTES ___________________________________________________________________________________________________ 7

2.2 ASIGNAR ESTUDIANTES A GRUPOS _______________________________________________________________________________________________ 11
2.3 MATRCULA DE ASIGNATURAS A ESTUDIANTES QUE ADELANTAN O REPITEN ____________________________________________________________________ 13
2.4 ASIGNAR CANTIDAD DE GRUPOS POR NIVEL _________________________________________________________________________________________ 14
2.5 ASIGNAR DOCENTES A GRUPOS _________________________________________________________________________________________________ 16
2.6 GESTIN DE ASIGNATURAS QUE SE DIVIDEN EN SUBGRUPOS __________________________________________________________________________ 18
2.7 ASIGNAR ESTUDIANTES A SUBGRUPOS ____________________________________________________________________________________________ 20
2.8 CONSULTA DE ESTUDIANTES ___________________________________________________________________________________________________ 21
2.9 GESTIN DE PLANES DE ESTUDIO ________________________________________________________________________________________________ 22
3. NOTAS_______________________________________________________________________________________________________ 23
3.1 ASIGNAR NOTAS EN PERIODOS REGULARES _________________________________________________________________________________________ 23

3.2 ASIGNAR NOTAS EN CONVOCATORIAS DE APLAZADOS __________________________________________________________________________________ 24
3.3 ASIGNAR NOTAS: PRUEBAS NACIONALES __________________________________________________________________________________________ 25
3.4 SUBIR LAS NOTAS Y ASISTENCIA DEL REGISTRO DE CADA DOCENTE AL SISTEMA DE INFORMACIN PIAD _________________________________________________ 26
3.5 SUBIR PLANTILLA DE NOTAS ___________________________________________________________________________________________________ 29
3.6 BITCORA DE CAMBIOS ______________________________________________________________________________________________________ 29
3.7 CERTIFICADO DE NOTAS ______________________________________________________________________________________________________ 30
3.8 CONVOCATORIAS DE APLAZADOS ________________________________________________________________________________________________ 32
3.9 PRUEBAS NACIONALES _______________________________________________________________________________________________________ 33
3.10 CONVOCATORIAS DE APLAZADOS ______________________________________________________________________________________________ 34
3.11 GRADUADOS ____________________________________________________________________________________________________________ 35
3.12 INFORMES AL HOGAR_______________________________________________________________________________________________________ 36
3.13 MODIFICAR NOTA _________________________________________________________________________________________________________ 37
3.14 INSCRIPCIN CONVOCATORIA _________________________________________________________________________________________________ 38
3.15 MODIFICAR ACTAS DE GRADUADOS _____________________________________________________________________________________________ 39
3.16 NOTAS PRESENTACIN______________________________________________________________________________________________________ 40
3.17 RECALCULAR HISTORIAL _____________________________________________________________________________________________________ 41
4. HORARIOS ________________________________________________________________________________________________ 43
4.1 GESTIN DE AULAS _________________________________________________________________________________________________________ 43
Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 2

4.2 MDULO HORARIO _________________________________________________________________________________________________________ 44
4.3 HORARIO GENERAL _________________________________________________________________________________________________________ 46
4.4 HORARIO GRUPO __________________________________________________________________________________________________________ 47
4.5 HORARIO ESTUDIANTE_______________________________________________________________________________________________________ 48
4.6 IMPRESIN DE HORARIOS_____________________________________________________________________________________________________ 51
4.7 COPIAR HORARIO __________________________________________________________________________________________________________ 52
4.8 CALENDARIOS ____________________________________________________________________________________________________________ 53
5. EXPEDIENTES ______________________________________________________________________________________________ 54
5.1 EXPEDIENTES DE LOS ESTUDIANTES ______________________________________________________________________________________________ 54

5.2 SUBIR FOTOGRAFA DE ESTUDIANTE ______________________________________________________________________________________________ 56
5.3 DATOS PERSONALES DEL ESTUDIANTE _____________________________________________________________________________________________ 57
5.4 HISTORIAL CURRICULAR ______________________________________________________________________________________________________ 58
5.5 HISTORIAL ESCOLAR ________________________________________________________________________________________________________ 59
5.6 HISTORIAL DEL DESARROLLO SEGN LA EDAD _______________________________________________________________________________________ 60
5.7 HOJA DE DATOS ___________________________________________________________________________________________________________ 61
5.8 DIAGNSTICO INTEGRAL PEDAGGICO ____________________________________________________________________________________________ 62
5.9 REGISTRO DE ADECUACIONES__________________________________________________________________________________________________ 63
5.10 REA VOCACIONAL Y PERSONAL ____________________________________________________________________________________________ 64
5.11 CRNICA DE COMUNICACIN ENTRE LA FAMILIA Y LA INSTITUCIN. _____________________________________________________________________ 65
5.12 REPORTE DE CIERRE _____________________________________________________________________________________________________ 66
5.13 ARCHIVOS ADJUNTOS ___________________________________________________________________________________________________ 67
5.14 MOVIMIENTOS DE MATRICULA _____________________________________________________________________________________________ 68
5.15 CREAR EXPEDIENTES DE LOS DOCENTES ___________________________________________________________________________________________ 69
5.16 DATOS DEL EXPEDIENTE _____________________________________________________________________________________________________ 70
5.17 ASIGNAR DISPONIBILIDAD ACADMICA DEL DOCENTE _________________________________________________________________________________ 71
5.18 TTULOS DEL FUNCIONARIO __________________________________________________________________________________________________ 72
5.19 ARCHIVOS ______________________________________________________________________________________________________________ 74
5.20 INCAPACIDADES DEL FUNCIONARIO _____________________________________________________________________________________________ 75
5.21 CALIFICACIN DEL DESEMPEO________________________________________________________________________________________________ 76
5.22 CONSTANCIA DE ESTUDIANTE _________________________________________________________________________________________________ 77
5.23 TRASLADO DE EXPEDIENTE ___________________________________________________________________________________________________ 78
5.24 ESTUDIANTES QUE SI RECIBEN LA ASIGNATURA DE RELIGIN __________________________________________________________________________ 79
5.25 LISTAS PERMISOS DE ENVO __________________________________________________________________________________________________ 80
6 POA _____________________________________________________________________________________________________ 82

6.1 REA DE PROCESO _________________________________________________________________________________________________________ 82
6.2 COMITS ________________________________________________________________________________________________________________ 83
6.3 ADMINISTRAR PROCESO ______________________________________________________________________________________________________ 85
6.4 SEGUIMIENTO ____________________________________________________________________________________________________________ 86
6.5 AUDITORIA ______________________________________________________________________________________________________________ 87
7 GESTIN FINANCIERA _______________________________________________________________________________________ 88

7.1 INGRESO DE MIEMBROS ______________________________________________________________________________________________________ 88
7.2 REPORTE DE INTEGRANTES ____________________________________________________________________________________________________ 89
7.3 CONSTRUCCIN DE PRESUPUESTO _______________________________________________________________________________________________ 90
7.4 PROVEEDORES ____________________________________________________________________________________________________________ 91
7.5 INGRESO DE TRANSACCIONES CONTABLES __________________________________________________________________________________________ 92
7.6 BALANCE DE TRANSACCIONES __________________________________________________________________________________________________ 93
7.7 SOLICITUD DE CONSTRUCCIN Y MANTENIMIENTO ____________________________________________________________________________________ 94
7.8 DESCRIPCIONES, RAZONES Y DISPONIBILIDAD ________________________________________________________________________________________ 95
7.9 DIAGNSTICO DE NECESIDADES FSICAS ___________________________________________________________________________________________ 96
8 REGISTRO _________________________________________________________________________________________________ 97
8.1 ACTUALIZAR LA PLANTILLA DEL REGISTRO ELECTRNICO _________________________________________________________________________________ 97

8.2 OBTENER EL REGISTRO ELECTRNICO DE UN DOCENTE __________________________________________________________________________________ 99
8.3 PLANTILLA DE REPORTE DE NOTAS ______________________________________________________________________________________________ 102
9 REPORTES _______________________________________________________________________________________________ 103
9.1 REPORTES ______________________________________________________________________________________________________________ 103
10 ADMINISTRACIN _________________________________________________________________________________________ 104
10.1 REGISTRAR ASISTENCIA ____________________________________________________________________________________________________ 104

10.2 JUSTIFICAR AUSENCIA _____________________________________________________________________________________________________ 105
10.3 LECCIONES EFECTIVAS _____________________________________________________________________________________________________ 106
10.4 ASISTENCIA PRIMERA LECCIN _______________________________________________________________________________________________ 107
10.5 CONSULTA DE ACTAS______________________________________________________________________________________________________ 108
10.6 RECIBOS DE DINERO ______________________________________________________________________________________________________ 109
10.7 ACTIVOS ______________________________________________________________________________________________________________ 110
10.8 ACTA ________________________________________________________________________________________________________________ 111
10.9 IMPRESIN DE BOLETAS ____________________________________________________________________________________________________ 112
10.10 AGREGAR BOLETA _______________________________________________________________________________________________________ 113

10.11 GENERAR NOTA DE CONDUCTA ______________________________________________________________________________________________ 114
10.12 REGLAMENTO DE DISCIPLINA _______________________________________________________________________________________________ 115
10.13 GESTIN DE ASIGNATURAS _________________________________________________________________________________________________ 116
10.14 CREACIN DE SUB REAS PARA ESPECIALIDADES ___________________________________________________________________________________ 123
10.15 GESTIN DE BECAS ______________________________________________________________________________________________________ 124
10.16 GESTIN DE CENTROS ____________________________________________________________________________________________________ 125
10.17 GESTIN DE RUTAS ______________________________________________________________________________________________________ 126
10.18 GESTIN DE EMPRESAS ___________________________________________________________________________________________________ 127
10.19 GESTIN DE NIVELES _____________________________________________________________________________________________________ 128
11 AVANCEMOS _____________________________________________________________________________________________ 129
11.1 VERIFICACIN AVANCEMOS _________________________________________________________________________________________________ 129

11.2 GRAFICO GLOBAL DE BECAS _________________________________________________________________________________________________ 130
12 SEGURIDAD ______________________________________________________________________________________________ 131
12.1 USUARIOS _____________________________________________________________________________________________________________ 131

12.2 PERFILES ______________________________________________________________________________________________________________ 132
12.3 CAMBIAR CONTRASEA ____________________________________________________________________________________________________ 133
13 SISTEMA _________________________________________________________________________________________________ 134
13.1 PARMETROS DEL SISTEMA _________________________________________________________________________________________________ 134

13.2 MATRIZ DE USUARIOS _____________________________________________________________________________________________________ 135
13.3 ASISTENTE DE CONFIGURACIN _______________________________________________________________________________________________ 136
13.4 AVANCE DE USO _________________________________________________________________________________________________________ 137
13,5 CONFIGURACIN DEL CURSO LECTIVO ___________________________________________________________________________________________ 137
13.6 ACTIVAR CURSO LECTIVO:___________________________________________________________________________________________________ 138

1. Impacto del PIAD
El PIAD es una herramienta informtica gratuita, consta principalmente de dos componentes: el registro digital
(primaria y complementarias) que el ao pasado fue usado por alrededor de 30 mil docentes y el sistema de
informacin (Primaria, Secundaria Acadmica, Secundaria Tcnica) utilizado por 600 centros educativos.
Estas herramientas han sido adaptadas a diferentes entornos educativos: primaria multidocente, primaria unidocentes,
secundaria acadmica y tcnica, pre-escolar y cada ao se agregan funcionalidades que aumentan su impacto en la
realidad educativa.
Una de las ventajas ms directas de que el Registro Digital, es que permite que el docente almacene una gran cantidad
de informacin que es fundamental para el centro educativo para la toma de decisiones. El Sistema de Informacin
PIAD, facilita el manejo y la consolidacin de esta informacin, en una base de datos unificada para el centro educativo.
Para lo anterior, el Sistema de Informacin, nos da la posibilidad de descargar desde el sistema, los registros digitales,
con las listas de estudiantes de las secciones que se manejan en el sistema, con sus cdulas de identidad del Registro
Civil. Lo anterior, permite que los docentes, no deban dedicar tiempo a ingresar informacin bsica del estudiante y
ms bien, tengan el tiempo de poder identificar estudiantes en riesgo social, o con necesidades especiales.
Otra de las grandes ventajas que tiene el sistema de informacin PIAD en coordinacin con el Registro Digital, es que
permite una vez finalizado los periodos el docente o administrador suba directamente la informacin de rendimiento
acadmico y asistencia al sistema y poder tener reportes inmediatos que permitan emprender acciones que disminuyan
la desercin escolar.
Es por esto que el sistema de informacin PIAD permite administrar mejor el centro educativo mediante el
herramientas para los docentes, informacin para la toma de decisiones de los directores/as, y la creacin de planes de
mejoramiento para cada estudiante.

Sistema de Informacin PIAD de Secundaria Tcnica
2. Matricula
2.1 Matrcula de estudiantes
Se exploran tres subprocesos principales que permiten agregar la matrcula de estudiantes desde distintos escenarios:
a. Estudiante nuevo del primer nivel impartido:
Matrcula-Prematrcula-Impresin de Boletas. Previamente el centro educativo imprime las boletas de Prematrcula
desde el Sistema de Informacin, selecciona el curso lectivo, cantidad de boletas a imprimir, tipo de boleta, y le da clic
al botn Generar.

Matrcula-Prematrcula-Ingreso de boletas: Recibidas las boletas de Prematrcula, se proceden a ingresar la
informacin al Sistema de Informacin.

Matrcula-Matrculas-Nuevo Ingreso: Ingresadas las boletas de Prematrcula al Sistema de Informacin, se debe
confirmar la matrcula del estudiante.

b. Estudiante nuevo de otro nivel:
Matrcula-Matrculas-Extraordinaria: Ingrese el nmero de cdula del estudiante a matricular, seleccione el Curso
Lectivo y Nivel. Puede escoger la opcin de asignarlo a un grupo directamente o solo matricularlo en el nivel y hacer la
asignacin a grupo posteriormente en Matrcula-Grupos-Asignar estudiantes a grupo. En los niveles superiores a
decimo se debe seleccionar la especialidad

c. Estudiantes regulares:
Matrcula-Matrculas-Ratificacin: Los estudiantes regulares que tienen notas ingresadas en el sistema, se les realiza
el proceso de ratificacin de matrcula.
El proceso de matrcula es explicado con detalle en los Manuales que aparecen en la Carpeta de la Institucin del sitio web,
http://www.piad.or.cr/registrocentros/DescargaMateriales.aspx
2.2 Asignar estudiantes a grupos

Asignar los estudiantes a grupos, en Matrcula-Grupos-Asignar estudiantes a grupo.

2.3 Matrcula de asignaturas a estudiantes que adelantan o repiten
Matricular las asignaturas para estudiantes repitentes en Matrcula-Matrculas-Matrcula por asignaturas.

2.4 Asignar cantidad de grupos por nivel
a. Asignar grupos por nivel, en Matrcula-Grupos-Grupos por nivel, una vez creados los grupos no se pueden modificar desde sta
seccin.

b. Si requiere realizar algn cambio o agregar otro grupo por nivel, ingrese a Matrcula-Grupos-Gestin.
Modificar grupo: Seleccionar el Nivel, en la lista de grupos que se despliega en la parte inferior,
selecciona el grupo que desea modificar, hacer los cambios respectivos y le da clic al botn Guardar.

Agregar grupo: Seleccionar el nivel, agregar cupo de estudiantes, verificar cual es la cantidad de grupos
creados y agregar el nmero de grupo consecutivo, selecciona Docente gua, y le da clic al botn Guardar. El
grupo creado aparecer en la parte inferior de la pantalla.
2.5 Asignar docentes a grupos
Asignar los docentes a grupos en Matrcula-Grupos-Gestin-Carga acadmica. Seleccionar Curso lectivo, Nivel y grupo. En cada
asignatura, presionar la opcin Editar, seleccionar el docente, presionar Modificar, una vez asignados todos los docentes del grupo, da
clic al botn Guardar.

2.6 Gestin de asignaturas que se dividen en subgrupos
Configurar las asignaturas con subgrupos, en Matrcula-Subgrupos-Gestin o Matrcula- Subgrupos-Gestin-Gestin Manual,

segn lo haya dispuesto en gestin de asignaturas.
a. Si en la configuracin de asignaturas seleccionaron que los subgrupos se configuraban por sistema, el sistema de manera
automtica crea los subgrupos A, B, C, etc. Esta configuracin se recomienda para Educacin Fsica, Taller (Artes industriales y
Educacin para el Hogar), y otras que se impartan de manera similar.
En sta seccin solamente deben ingresar el docente a cargo.

b. En los casos que se les configure en gestin de asignaturas, que los subgrupos se configuran Manual, debe ingresar a Matrcula-
Subgrupos-Gestin-Gestin Manual
La configuracin manual se recomienda para asignaturas como Talleres exploratorios y Tecnologas

2.7 Asignar estudiantes a subgrupos
Asignar estudiantes al subgrupo correspondiente de las asignaturas de taller, tecnologas y Educacin Fsica y aquellas que estn
divididas en subgrupos, Matrcula-Subgrupos-Formar.

2.8 Consulta de estudiantes
En esta pantalla usted puede realizar la bsqueda de un estudiante, ya sea por nombre, apellido o cedula, para cada curso lectivo. Con solo
ingresar uno de los criterios, el sistema realizar una bsqueda del mismo en la base de datos. Simplemente digite el dato y dele click al
botn de consultar.

2.9 Gestin de Planes de estudio
En esta seccin se deben ingresar las asignaturas por nivel por curso lectivo. A partir de agosto del 2011, las versiones del Sistema de
Informacin PIAD para Secundaria Acadmica incluyen la configuracin de planes de estudio para cada curso lectivo. Si el centro
educativo trabaj en el Sistema de informacin PIAD e ingres notas en cursos lectivos anteriores al 2011, debe referirse a la Gua
copiar planes de estudios en la carpeta del centro en nuestro sitio: http://www.piad.or.cr/registrocentros/login.aspx

3. Notas
3.1 Asignar notas en periodos regulares
Ir a Notas-Asignar Notas-Periodos Regulares: en esta pantalla se agregarn manualmente la informacin de notas para el sistema de
informacin, para cada asignatura que el grupo tenga matriculada en el curso lectivo.
Se debe de seleccionar el curso lectivo, el nivel, el grupo y la asignatura, y darle un click al botn de consultar. En la pantalla inferior
aparecer la lista de los estudiantes matriculados en esa asignatura para esa seccin, y se deber digitar la nota final en el cuadro de nota.
Una vez ingresada toda la informacin simplemente, damos un click al botn de guardar para almacenar la informacin

3.2 Asignar notas en convocatorias de aplazados
Ir a Notas-Asignar notas-Convocatorias de aplazados: se ingresa a la pantalla y en la misma se selecciona el curso lectivo, el nivel, el
grupo, la asignatura el periodo, y le damos consultar. Al final se desplegar una lista con los estudiantes aplazados en esa asignatura le
ingresamos la nota y le damos guardar.

3.3 Asignar notas: Pruebas Nacionales
Ir a Notas-Asignar Notas-Pruebas Nacionales: se ingresa en la pantalla, se selecciona el curso lectivo, el periodo, el nivel y la asignatura, se
desplegarn todos los estudiantes de ese nivel. Se agrega la nota obtenida y se da al botn de guardar

3.4 Subir las notas y asistencia del registro de cada docente al Sistema de Informacin PIAD
Para subir las notas o asistencia de los estudiantes del registro de cada docente al sistema de informacin PIAD, deben seguirse los
siguientes pasos:
a. Ingrese a Notas-Asignar notas-Subir registro digital

b. Seleccione el Curso lectivo, Periodo, y la informacin que desea agregar al sistema: Notas y asistencia, Solo notas o Solo
Asistencia
c. Haga clic en el botn Seleccionar archivo, localice en su computador el archivo que desea agregar, seleccione el archivo y haga
clic en el botn Abrir. El nombre del archivo seleccionado aparece en la pantalla.
d. Presione el botn subir
e. Si el archivo se proces correctamente, en la pantalla aparecer la siguiente informacin:

Nombre del archivo procesado
Nmero de grupo incluido en el registro: muestra solamente los grupos que tienen algn porcentaje de evaluacin
ingresada en el registro, se indica si la evaluacin est completa o no, Completa significa que el registro tiene todos los
instrumentos con evaluacin. Si no aparecen todos los grupos correspondientes a ese docente es porque no se ha
incluido ninguna nota en ningn instrumento.
Nombre de la Asignatura correspondiente
f. Seleccione en la caja de seleccin los grupos que desea agregar y presione el botn guardar.
g. Verifique que ingresaron correctamente las notas.

Verificar notas: Notas-Planilla anual de grupo, seleccione el Curso lectivo, Periodo y docente y presione el botn Generar.
En esta opcin se genera una ventana con las notas por grupo, de todos los grupos asociados a ese docente.

3.5 Subir plantilla de notas
Ir a Notas-Asignar Notas-Subir Plantillas de Notas: en esta pantalla usted podr subir la plantilla de notas previamente generada desde el
sistema con la informacin de notas y asistencia de los estudiantes.
Se selecciona la plantilla se le da AGREGAR, en la parte de abajo se despliegan los grupos que contiene, se le da al botn SUBIR y el sistema
procesar la informacin.
3.6 Bitcora de cambios

Ir a Notas-Bitcora de Cambios: en esta pantalla podremos ver, cuales son las modificaciones que se realizaron a nivel de notas la fecha y
el usuario que lo realiz. Seleccionamos el tipo de movimiento que queremos observar y le damos un click al botn de consultar.
3.7 Certificado de Notas
Ir a Notas-Certificacin de Notas: en esta pantalla, se ingresa el nmero de consecutivo, se selecciona el estudiante, si se tiene alguna
observacin. Adems de indicar cul es el funcionario que imprime, y cual firmar la constancia. Adems, si deseo que sea ratificada por el
supervisor puedo incluirlo. Luego se le da click en generar y se crea la certificacin en impresin.

3.8 Convocatorias de aplazados
Ir a Notas-Consultar Listas-Convocatorias de aplazados: en esta pantalla seleccionamos el curso lectivo, el periodo, la asignatura, el nivel y
el grupo, y el sistema desplegar una lista de todos los estudiantes que estn aplazados en esa asignatura. Esta pantalla, permite consultar
la lista e imprimirla.

3.9 Pruebas nacionales
Ir a Notas-Consultar listas- Pruebas Nacionales: Esta pantalla, permite consultar la lista de los estudiantes que aplicarn para las pruebas
nacionales, en cada asignatura. Se selecciona el curso lectivo, el periodo, el nivel y grupo y se desplegar la lista, la cual tiene opcin para
imprimirse.

3.10 Convocatorias de Aplazados
Ir a Notas-Generar Actas-Convocatoria de aplazados: en esta pantalla se genera el acta de convocatoria de aplazados, se ingresa el
consecutivo y el encabezado y se le da un click al botn de generar.

3.11 Graduados
Ir a Notas-Generar Actas- Graduados: se genera las actas de graduados. Se selecciona el curso lectivo, nivel, nmero de acta, encabezado.
En la parte inferior viene la lista de los estudiantes que se gradan, con la opcin de que se les digite el tomo, folio, asiento, y nmero de
titulo.

3.12 Informes al hogar
Ir a Notas-Informes al Hogar: en esta pantalla se seleccionan los criterios, curso lectivo, periodo, nivel, grupo, y estudiante, entre otros,
para desplegar el informe de notas que ya estn en el sistema.

3.13 Modificar nota
Ir a Notas-Modificar Notas: Aqu podemos modificar las notas de cualquier periodo.
1. Se selecciona el curso lectivo, grupo, nivel, periodo

2. De la lista que se despliega abajo seleccionamos el estudiante
3. Modifico la nota a la nota correcta.
4. Ingreso la justificacin. Y guardo

3.14 Inscripcin convocatoria
Ir a Notas-Inscripcin convocatoria: en esta pantalla se muestra la opcin de seleccionar que asignaturas va a presentar el estudiante en
convocatoria, en caso que no quiera presentar todas las que tiene aplazadas.
1. Seleccionamos en curso lectivo, nivel y grupo

2. Se selecciona el estudiante
3. En la parte inferior de la pantalla se agregan o eliminan las asignaturas a las que el estudiante presentar en convocatoria.

3.15 Modificar Actas de Graduados
Ir a Notas/Modificar Actas/Graduados: Seleccione un acta de la lista inferior para consultarla o modificarla. Se agreda el numero de acta, y
el encabezado y se da click al botn de guardar.

3.16 Notas presentacin
Ir a Notas/Notas de Presentacin: Esta seccin permite generar una hoja de clculo con las notas de IV Ciclo, para obtener notas de
presentacin.
Se selecciona para cada estudiante el idioma, y la ciencia que el estudiante presentar en bachillerato.
Una vez seleccionado, le damos click a botn de guardar

Una vez guardado, podemos generar el archivo de Excel con la informacin, dando click al botn generar.
3.17 Recalcular Historial

Ir a Notas/Recalcular historial: Recalcula el historial del estudiante. Puede hacerse por curso lectivo, nivel o grupo, seleccionndolo, y le
damos click al botn de recalcular.

4. Horarios
4.1 Gestin de Aulas
Ingrese a Horarios-Gestin de Aulas: ah deber agregar todas las aulas de la institucin y su capacidad, o bien, todos los espacios donde
los estudiantes reciban lecciones. Una vez agregado el nmero de aula, la descripcin y la cantidad mxima de estudiantes, le damos click
al botn de guardar.

4.2 Mdulo horario
Ir a Horario-Modulo Horario: en esta pantalla se deber de indicar en la parte de HORAS la hora de inicio y de fin de cada uno de los
lapsos de tiempo que se manejen en el centro educativo, incluyendo lapso de lecciones y lapsos de recreos y almuerzos.
En la parte inferior, agregaremos las jornadas que maneja el centro educativo indicando el nombre y dando click en guardar.
Para modificar o crear la jornada le marcamos la opcin que dice Seleccionar y se desplegar la siguiente pantalla.

En la parte de Horario indicamos el lapso de tiempo de cada uno de los das, y el tipo de lapso que es, al finalizar, con todos los das damos
click al botn de guardar.

4.3 Horario general
Ir a Horario-Horario general en esta pantalla que se abre, se puede ver todo el centro educativo, o un nivel especfico.
Las asignaturas aparecen en la parte superior, por lo que marcamos con un click la asignatura que queremos agregar, y marcamos en el
lapso de tiempo, o leccin que queremos agregarlo. Una vez que terminamos de agregar todas las materias le damos click a la opcin de
validar parar saber si existe algn choque de horario. De ser asi debemos corregirlo para poder guardar el horario.

4.4 Horario grupo
Ir a Horario-Horario grupo en la pantalla, usted selecciona el curso lectivo, nivel, grupo y jornada. En la parte de abajo se desplegar la
carga acadmica del grupo, y la opcin de ir agregando los das en los que el grupo recibe cada una de las lecciones, una vez finalizado,
simplemente se da al botn guardar y el horario quedara almacenado.

4.5 Horario Estudiante
Ir a Horario-Horario Estudiante en la pantalla realizamos la bsqueda del estudiante al cual le queremos ver el horario, indicando el curso
lectivo, nivel y nombre o apellido. Luego le damos click al botn de consultar

Una vez que encontramos al estudiante le damos un click a la opcin de seleccionar, y en la parte de abajo se nos habilita el botn de ver
horario

4.6 Impresin de Horarios
Ir a Horario-Impresin de Horario en esta pantalla podemos hacer las impresiones de horarios , por seccin, nivel, grupo, docente o por
aula, dependiendo de lo que necesitemos, simplemente seleccionamos los criterios necesarios, y le damos click a generar.

4.7 Copiar Horario
Ir a Horario-Copiar Horario: Permite copiar el horario de un curso lectivo a otro. Se copiarn nicamente las secciones que sean iguales en
nmero y nivel. En la pantalla simplemente selecciono el curso lectivo que tiene el horario que quiero copiar, y luego al que quiero
copiarlo. Adems incluye la opcin de copiar los docentes en caso de que as lo quisiera.

4.8 Calendarios
Ir a Horarios-Calendarios: Esta seccin permite administrar calendarios para la institucin. Se provee adicionalmente una plantilla de
circular, que debe utilizarse al inicio del curso lectivo, para informar a toda la comunidad educativa sobre las fechas ms importantes del
calendario acadmico.

5. Expedientes
5.1 Expedientes de los estudiantes

5.2 Subir Fotografa de estudiante
Se da click en el cuadrado donde se debe de ver la fotografa se va a buscar la imagen. Se le da click al botn de abrir y posteriormente, le
da click al botn de SUBIR y luego REFRESCAR.

5.3 Datos personales del estudiante
En esta pantalla se agregar la informacin correspondiente al estudiante, encargado, y datos de becas del estudiante.

5.4 Historial Curricular
En el historial curricular, se puede agregar la informacin de notas, o ver la condicin de las asignaturas y porque la condicin del
estudiante es pendiente.

5.5 Historial Escolar
En esta pantalla se agrega la informacin del historial escolar del estudiante, docentes a cargo y servicios de apoyo recibidos. Solo debe
agregar la informacin y dale click al botn de guardar

5.6 Historial del Desarrollo segn la edad
En esta pantalla se seleccionan las actividades que realiza el estudiante, en el rango de edad en el que se encuentra.
Se da click en el botn de guardar.

5.7 Hoja de Datos
En esta pantalla se agrega toda la informacin referente al estudiante, personal, datos de los familiares, datos de vivienda, datos de los
encargados, datos de salud. Se agrega anualmente, una vez agregado, se guarda.

5.8 Diagnstico Integral Pedaggico
En esta pantalla se debe de descargar la plantilla de Word, llenarla y volverla a subir a sistema. Se descarga, dando click en obtener
plantilla y una vez llena, se guarda.

5.9 Registro de Adecuaciones
El Registro de Adecuaciones permite descargar una plantilla, de Word, llenarla y volverla a subir al sistema de informacin.

5.10 rea Vocacional y Personal
En esta pantalla se descarga una plantilla de Word, que se completa y se vuelve a subir en la pantalla. Con la informacin del rea
vocacional y personal.

5.11 Crnica de comunicacin entre la familia y la institucin.
En esta pantalla se agrega la informacin de las reuniones sostenidas entre los padres de familia y los encargados de los estudiantes.

5.12 Reporte de cierre
En esta pantalla se ingresar la informacin necesaria para que le prximo docente a cargo, reciba al estudiante al inicio del prximo
curso lectivo, en esta pantalla digito la informacin, o bien puedo subir un archivo digital, con la informacin. Logros, necesidades,
gustos o intereses del o la estudiante importantes de retomar en los aos subsecuentes

5.13 Archivos Adjuntos
En esta pantalla se agrega la informacin adicional del expediente. Certificados, constancias, toda la informacin adicional. Se agrega
el nombre y se selecciona el archivo, luego se da guardar.

5.14 Movimientos de Matricula
En esta pantalla se agrega la desercin, traslado o procedencia. Se selecciona la opcin, se agregan los datos y se guarda.

5.15 Crear expedientes de los docentes
Ingrese a Expediente-Expedientes de los Funcionarios, al crear un expediente nuevo debe presionar el botn Nuevo, si el
expediente del docente ya fue creado debe seleccionarlo de la lista que se despliega en la parte inferior.

5.16 Datos del Expediente
En Expediente-Datos del Expediente: Puede modificar la informacin bsica del funcionario, como tipo de puesto, cantidad de lecciones
asignadas, etc. Esto se puede realizar durante todo el curso lectivo.

5.17 Asignar disponibilidad acadmica del docente
Ingrese a Expedientes-Expedientes de los funcionarios, selecciona el docente, abrir la unidad del expediente que se llama
Disponibilidad acadmica, defina el tipo de nombramiento, cantidad de lecciones, asignaturas a cargo, si posee aula fija o no y
seleccione las lecciones para las que est disponible.

5.18 Ttulos del funcionario
Ir a Expediente-Ttulos: en esta pantalla se pueden agregar todos los ttulos que el funcionario posea, para llevar un registro digital en la
institucin. O bien, una vez agregados, podemos tener acceso a ellos e imprimirlos
Ingresamos la informacin de la pantalla:
1
2
4
5
1. Institucin: Nombre de la institucin del que recibi el titulo

2. Fecha obtenido: fecha en que se obtiene el titulo
3. Descripcin: Descripcin del ttulo recibido
4. Archivo: Espacio para adjuntar la imagen del ttulo recibido(escaneado)
5. Guardar: botn para almacenar la informacin
Una vez ingresada la informacin se almacena dando un click en el botn de guardar.
Para imprimir la informacin una vez guardada. Selecciono en la parte inferior cual es el ttulo que deseo imprimir, cargo la informacin
dando un click en el nombre del Titulo y una vez cargada doy un click en el botn de imprimir.
5.19 Archivos
En Expediente-Archivos podemos agregar toda aquella informacin relevante para el expediente del funcionario, documentos, dictmenes
referencias. Que no tienen un espacio especfico en el expediente del mismo. Para agregarlo simplemente Colocamos el nombre del
archivo que vamos a agregar, lo adjuntamos, y le damos click en el botn de guardar.

5.20 Incapacidades del Funcionario
Ingrese a Expedientes-Incapacidades: en esta seccin agregaremos los periodos de tiempo, en los que el funcionario ha estado fuera de la
institucin por incapacidad, y el motivo de la misma para mantener un control del personal. Simplemente incluimos la fecha de inicio y de
fin de la incapacidad, y el motivo, luego le damos click al botn de guardar.

5.21 Calificacin del Desempeo
Ingrese a Expedientes-Calificacin del desempeo: en esta pantalla usted podr agregar la informacin correspondiente a la evaluacin del
desempeo de los funcionarios e imprimirla ao tras ao. Simplemente ingrese el periodo de fechas en las que se hace la evaluacin y la
calificacin para los tems correspondiente y el sistema calcular automticamente la evaluacin. Luego, dele un click al botn de guardar
y almacene la informacin

5.22 Constancia de estudiante
Para crear la constancia de estudiante activo, debe ingresar a Expedientes-Constancia de Estudiante. Dentro de la pantalla, se realiza una
bsqueda, ya sea por cedula, apellidos o nombre del estudiante, una vez localizado, ingresamos el funcionario y la razn por la que se
emite la constancia, y le damos al link de generar.

5.23 Traslado de expediente
Para realizar un traslado debe ingresar en Expedientes-Traslado de Expediente. Le damos un click, al recuadro de EXPORTAR del o los
estudiantes que queremos realizar el traslado, nos vamos al final de la pantalla y le damos un click al botn de EXPORTAR

5.24 Estudiantes que SI reciben la asignatura de religin
Especificarse en el sistema cules estudiantes SI RECIBEN RELIGIN, deben chequear a los estudiantes que SI RECIBEN RELIGIN,
Expedientes-Complementos del Expediente.

5.25 Listas permisos de envo
Ir a Expedientes-Lista de permiso de envo en esta pantalla, se registra en el sistema cuales padres de familia o encargados dieron
autorizacin para recibir el reporte de asistencia de los estudiantes.
El sistema cargar la informacin registrada en el mismo, sobre el encargado de cada estudiante. Se indica el correo electrnico del padre
de familia y o el telfono. Se selecciona si el encargado permiti el envo y le damos un click al botn de guardar al final de la pantalla

6 POA
6.1 rea de proceso
Ingrese a POA-rea de proceso: en esta pantalla podr incluir o modificar las reas de proceso, y ajustarlas a las que se presentan en su
centro educativo. Para modificar cargo mediante el nombre que aparece en la parte inferior, modifico y guardo. Para agregar un rea
nueva, simplemente, ingreso los datos de NOMBRE y DESCRIPCION y lo guardo.

6.2 Comits
Ir a POA-Comits: en esta pantalla se puede agregar, modificar, e incluir comits del POA que se manejen dentro de la institucin.
Se deben agregar uno a uno los comits que haya en la institucin, indicando el nombre, el propsito de cada uno, adems, del encargado
de cada comit.
Luego, en la parte inferior de la pantalla, podemos agregar a los integrantes del comit. Si es externo a la institucin, agregamos su
nombre completo y Rol dentro del comit. Si ya est registrado en la institucin, simplemente lo seleccionamos y le indicamos el rol.

6.3 Administrar proceso
Ir a POA-Administrar Proceso: en esta pantalla se agregaran cada uno de los procesos y actividades que se llevarn a cabo por el comit.
Debe llenarse los objetivos

6.4 Seguimiento
Ir a POA-Seguimiento: en esta pantalla podremos ir observando el cumplimiento de las diferentes actividades.

6.5 Auditoria
Ir a POA-Auditoria: en esta pantalla se pueden auditar los procesos que se ingresaron para cada uno de los comits.

7 Gestin Financiera
7.1 Ingreso de miembros
Ir a Gestin Financiera- Juntas- Integrantes: En esta pantalla se agregan y modifican los datos de los miembros de la junta de educacin de
la institucin. Si es nacional, se digita la cedula, y se realiza la bsqueda, si es extranjero se digitan los datos. Al finalizar con el llenado de la
informacin, se da un click al botn de guardar.

7.2 Reporte de integrantes
Ir a Gestin Financiera-Juntas-Integrantes-Reporte de integrantes: en esta pantalla se seleccionan los criterios importantes para la
bsqueda del reporte que queramos desplegar, tomando en cuenta una o varias caractersticas de los miembros de la junta. Una vez
seleccionado, le damos click al botn inferior de generar.

7.3 Construccin de presupuesto
Ir a Gestin Financiera-Juntas-Construccin Presupuesto: en esta pantalla vamos a crear los distintos presupuestos, ordinarios y
extraordinarios, para el curso lectivo, Marcamos las opciones a las que corresponde, si se encuentra aprobado, le damos consultar,
agregamos el monto correspondiente a cada partida del presupuesto que se estara abarcando y al finalizar le damos un click al botn de
guardar.

7.4 Proveedores
Ir a Gestin Financiera-Juntas-Transacciones contables-Proveedores: Se agregan los datos correspondientes a los proveedores que le
brindan servicios a la Junta de Educacin, si es persona Jurdica, se indicarn todos los datos. Al finalizar de ingresar los datos se da un click
en el botn de guardar.

7.5 Ingreso de transacciones contables
Ir a Gestin Financiera-Juntas-Transacciones contables- Ingreso de transacciones contables: en esta pantalla se registran los ingresos y
los gastos que se produzcan en el da a da. Se ingresa el tipo de partida o registro, de que partida presupuestaria pertenece, el monto la
fecha el proveedor, y el numero de cheque. Una vez ingresado, se le da un click al botn de guardar.

7.6 Balance de transacciones
Ir a Gestin Financiera-Juntas-Transacciones Contables-Balance de Transacciones: En esta pantalla podremos ver, indicando el curso
lectivo el balance de presupuesto real e inmediato.

7.7 Solicitud de construccin y mantenimiento
Ir a Gestin Financiera-Juntas-Proyectos-Solicitud: en esta pantalla se selecciona el terreno y se genera la solicitud para la construccin y
mantenimiento de la infraestructura educativa.
Si no hubiera ningn terreno registrado, damos un click en Nuevo Terreno se agregan los datos de la finca, plano, rea en metros
cuadrados, etc.

7.8 Descripciones, razones y disponibilidad
Ir a Gestin Financiera-Juntas-Proyectos-Descripcin, Razones y Disponibilidad: En esta pantalla agregamos el nombre del proyecto,
descripcin, razones y al finalizar le damos click al botn de guardar.

7.9 Diagnstico de Necesidades fsicas
Ir a Gestin-Proyectos-Diagnostico de necesidades fsicas: Se agregan los grupos ptimos y el nmero de proyeccin de matrcula y le
damos la opcin de consultar.

8 Registro
8.1 Actualizar la plantilla del registro electrnico
a. Para actualizar la plantilla del registro electrnico, debe ingresar al sitio http://www.piad.or.cr/centros/descargas.php , puede
observar que existen 3 tipos de Registro de calificaciones, el que corresponde al sistema es el que tiene al final las siglas PIAD. Se
procede a descargar el archivo, y se descomprime.
b. Ingrese al sistema de informacin en Registro-Actualizar plantilla de registro de calificaciones. Seleccionar archivo, Abrir, y
presionan el botn Subir.

8.2 Obtener el registro electrnico de un docente
a. Si el docente imparte matemtica del 7-1, 7-2, 8-2, 8-3 y otras secciones, sin importar la cantidad de grupos, se va a obtener un
solo archivo donde viene el registro de cada seccin, (la parte administrativa, la del usuario y la matrcula con los nombres, sexo y
fechas de nacimiento) por seccin.
b. Para obtenerlo, desde el sistema, en Registro-Descargar registro.
c. Selecciona el curso lectivo (2011) y el nombre del profesor y luego da clic en el botn Obtener.
d. Acepta el mensaje que le indica donde se descarga el archivo.
e. El archivo se descarga en la siguiente ubicacin: C:\inetpub\wwwroot\PIAD\archivos\grupos\registro_de_actividades

El profesor se lleva este archivo en su llave.
Para usar el registro debe instalar la aplicacin llamada: AccessRuntime en espaol.
Verificar asistencia: Reportes, selecciona el reporte Asistencia de estudiantes, luego selecciona el grupo, periodo o rango
de fechas y presiona el botn Generar.

8.3 Plantilla de reporte de notas
Ir a Registro-Plantilla de reportes de notas: al ingresar en esta pantalla selecciona el curso lectivo, el periodo, y bien el nivel, o el profesor
del que quiera descargar las plantillas. Una vez seleccionado se da el botn generar.

9 Reportes
9.1 Reportes
Ir a Reportes en reportes usted puede seleccionar cualquier reporte de la gama, seleccionar los mtodos requeridos y darle click al botn
de generar

10 Administracin
10.1 Registrar asistencia
Ir a Administracin-Asistencia-Estudiantes-Registrar Asistencia: Se registra la asistencia diaria de los estudiantes a las lecciones
de las asignaturas.
Para ingresar la asistencia se selecciona el Curso Lectivo, Periodo, Nivel, Grupo y la fecha.
El sistema simplemente, desplegar la lista de los estudiantes de esa seccin y las asignaturas, que segn el horario, tenan
definidas para recibir ese da.
Se ingresan la cantidad de ausencias, y el tipo para cada una de las asignaturas y al finalizar le damos un click al botn Guardar

10.2 Justificar ausencia
Ir a Administracin-Estudiantes-Justificar ausencias: en esta pantalla simplemente seleccionamos el curso lectivo, nivel, grupo fecha y
estudiante, nos aparecern las ausencias que tenga ese estudiante para ese da, si est justificada, le damos click al botn de justificar

10.3 Lecciones efectivas
Ir a Administracin-Asistencia-Estudiantes-Lecciones efectivas: El docente debe de ingresar las lecciones impartidas a la fecha,

con el fin de respaldar la informacin del Reporte de Asistencia del Estudiante.

10.4 Asistencia primera leccin
Ir a Administracin-Asistencia-Estudiantes-Asistencia Primera Leccin: Esta seccin permite el registro de la asistencia al centro
educativo, es decir, si el estudiante se present o no a lecciones. No es equivalente al registro de asistencia a las asignaturas.

10.5 Consulta de Actas
Ir a Administracin-Consulta de actas: Esta seccin permite consultar las actas elaboradas en el sistema.

10.6 Recibos de Dinero
Ir a Administracin-Control econmico-Recibos de dinero: Este formulario permite la creacin, consulta e impresin de recibos de dinero,
emitidos por la institucin. El nmero es un consecutivo que el sistema crea, y la fecha se toma directamente del da de la emisin. Se
ingresa el monto nombre, apellidos y el concepto del mismo. Una vez ingresado se da guardar y despus de guardarlos se habilita la opcin
de imprimir.

10.7 Activos
Ir a Administracin-Inventario-Activos: Esta seccin permite controlar los activos (muebles e inmuebles) de la institucin. Se agrega la
informacin de cada activo, descripcin nombre, tipo y departamento al que pertenece.
Luego, en cada lugar donde se cuente con ese activo, se debe indicar la cantidad en buen estado, mal estado, y regular estado.
Una vez almacenado, se guarda la informacin.

10.8 Acta
Ir a Administracin-Inventario-Acta: Esta seccin permite generar el acta del inventario actual de la institucin. Previamente, debe de
haberse registrado el inventario. Se ingresa el nmero de acta, el encabezado y se genera el acta.

10.9 Impresin de boletas
Ir a Administracin-Disciplina-impresin de boletas: en esta pantalla, seleccionamos el curso lectivo, y el funcionario que imprime las
boletas y le damos generar.

10.10 Agregar boleta
Ir a Administracin-Disciplina-Agregar Boleta: Las boletas emitidas por los funcionarios se pueden agregar, consultar y eliminar en esta
pantalla. Tiene que consultar el estudiante por el nivel y grupo, para ingresar los datos de la boleta. Una vez ingresada la informacin de la
falta y los puntos a rebajar le damos click al botn de guardar.

10.11 Generar nota de conducta
Ir a Administracin-Disciplina-Generar nota de conducta: Para que la nota de conducta aparezca en el informe al hogar, se debe ingresar
en esta pantalla, seleccionar curso lectivo, periodo, nivel y grupo y darle un click al botn generar. Luego debemos guardar esa nota, para
que quede almacenado en la base de datos y posteriormente ya aparecer en el informe al hogar.

10.12 Reglamento de disciplina
Ir a Administracin-Disciplina-Reglamento de Disciplina: en esta pantalla se puede tener acceso al reglamento de disciplina para poder
consultarlo en caso de que se requiera.

10.13 Gestin de asignaturas
Ingrese a Administracin-Gestin de asignaturas, en este mdulo se configuran las asignaturas que se imparten en el centro
educativo y configura las asignaturas que tienen subgrupos como talleres, tecnologas, educacin fsica, etc.

El sistema presenta una configuracin predeterminada, que se puede modificar solo en casos necesarios.
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4 5 6
7 8 9
a. La informacin que aparece en sta seccin es la siguiente:
1. Nombre: Nombre de la asignatura.

2. Descripcin: Descripcin de la asignatura.
3. Estado: Activa o Inactiva.
4. Tipo: Bsica, Tcnica o artstica, Idioma extranjero, Ciencia o Conducta.
5. Evaluacin: Bisemestral, Unisemestral, Trimestral o Sin evaluacin.
6. Cantidad de subgrupos: Cantidad de subgrupos en que se divide la asignatura.
7. Iniciales: Iniciales que se le asignan a la asignatura para que aparezca en varios reportes, como asistencia y horarios.
8. Color: Color que identifica la asignatura en el horario general.
9. Es modificable: Este botn viene en NO para aquellas asignaturas, como las bsicas, que nunca modifican su
configuracin. Las que lo traen en SI, pueden ser modificadas a como lo maneje el centro educativo.
b. Asignaturas que tienen subgrupos, a continuacin presentamos algunos de los casos ms comunes de asignaturas con subgrupos y
su respectiva configuracin. Para ello existe una pantalla llamada Gestin de Talleres.
c. Nos dirigimos a Administracin-Gestin de Talleres

En la parte inferior de la pantalla aparecen aquellas asignaturas que en este momento se imparten en la institucin y
que tienen subgrupos. Al darle un click a la asignatura de taller se cargar la siguiente informacin

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4 5
6 7
8 9 10
11 12 14
13
Taller (Artes Industriales y Educacin para el Hogar): el sistema presenta una configuracin bsica predeterminada, la
asignatura de Taller est configurada como una asignatura padre de Artes Industriales y Educacin para el Hogar.
Como el taller de Hogar e Artes Industriales tiene el mismo comportamiento no se modifica. Pero explicaremos cada
uno de los campos de la pantalla

1. Nombre: Nombre de la asignatura padre que se dividir en dos al momento de recibir la asignatura
2. Descripcin: Descripcin de la asignatura padre
6. Cantidad de talleres a aprobar: por curso lectivo cuntos talleres debe ganar un estudiante para aprobar esta asignatura
7. Los subgrupos se configuran: aqu se indica, si el sistema dividir automticamente el grupo, o bien el usuario lo indicar
en la opcin de subgrupos/gestin manual
10. Es modificable: Este botn viene en NO para aquellas asignaturas, como las bsicas, que nunca modifican su
configuracin. Las que lo traen en SI, pueden ser modificadas a como lo maneje el centro educativo.
11. Nombre: aqu se ingresar el nombre del taller hijo, que compone a ese taller, por ejemplo, en el caso de los talleres
exploratorios, aqu se ingresara los nombres que reciben los diferentes talleres que se imparten en la institucin. En el
caso de Hogar e Industriales, en esta parte se ingresaran ambas asignaturas, con su respectiva configuracin
12. Descripcin: Descripcin del taller hijo
13. Estado: Activa o Inactiva
Tecnologas o Talleres Exploratorios: el sistema NO presenta una configuracin predeterminada para las asignaturas de
Tecnologas y Talleres exploratorios. El usuario debe crear las asignaturas que se imparten en el centro educativo.
Debe seguir los siguientes pasos:
Crear una asignatura padre llamada Tecnologas o Talleres Exploratorios, la cantidad de talleres a aprobar, es
cuntos talleres (asignaturas hijas) debe aprobar anualmente el estudiante para quedar en condicin de
aprobado y se debe seleccionar configuracin manual, iniciales y color.

Crear las asignaturas componentes ser en la parte inferior de esta pantalla (Subpantalla de Talleres), donde
posterior a llenar la informacin del padre, llenaremos la informacin de los hijos.
Debe ingresar los datos solicitados Nombre, Descripcin, Estado e Iniciales, y le damos guardar

Una vez almacenada la informacin del taller, sin salir de la pantalla, puedo incluir el resto de los talleres
exploratorios que se imparten en la institucin.
Al finalizar, debe darle guardar en el botn de final de la pantalla

10.14 Creacin de sub reas para especialidades
Ir a Administracin-Gestin de asignaturas en esta pantalla agregaremos lo siguiente
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7 8 9
10
11
1. Nombre: Nombre de la sub rea que desea agregar

2. Descripcin: Descripcin de la sub rea
6. Cantidad de subgrupos: aqu se deber dejar en 0 para todas las subareas
9. Especialidad: En esta opcin indicaremos a que especialidad pertenece esta subarea, si existen dos subareas que se
llamen igual para dos especialidades distintas, por ejemplo Ingles, se ingresara Ingles para Contabilidad, y luego otra
asignatura Ingles para Turismo, distintas, y cada una se relaciona independientemente con su especialidad
10. Es modificable: aqu se ingresar si la asignatura puede modificarse, lo dejamos con la opcin de si
11. Guardar: luego de agregar la informacin le damos click al botn de guardar

10.15 Gestin de becas
Ir a Sistema-Administracin-Gestin de becas: en esta pantalla agregaremos en el espacio de nombre de la beca, uno a uno cada uno de
los nombres de las becas que se manejan en el centro educativo. Una vez digitado, damos click en el botn de Guardar.

10.16 Gestin de centros
Ir a Administracin-Gestin de Centros: En esta pantalla podemos consultar, modificar o agregar la informacin de los centros educativos
que tienen relacin con la institucin, ya sea para traslados o para matricula de estudiantes.
Simplemente se digita el nombre del centro educativo en el espacio Nombre de Centro y el cdigo presupuestario. Luego se da click en el
botn de guardar.

10.17 Gestin de rutas
Ir a Administracin-Gestin de rutas: en esta pantalla se agregan las diversas rutas de transporte a las que los estudiantes tienen acceso, y
que son manejadas por la institucin como parte de los beneficios estudiantiles.
Para incluir una nueva ruta, simplemente agregamos el nombre en el campo que indica Nombre de la ruta y luego damos

10.18 Gestin de Empresas
Ir a Administracin-Gestin de Empresas: en esta pantalla se agregan los datos de las empresas en las que los estudiantes van a realizar la
prctica de la especialidad.
Se ingresa el nombre, el telfono, fax, descripcin y datos del contacto, una vez ingresado, se da click al botn de guardar

10.19 Gestin de niveles
Ir a Administracin-Gestin de Niveles: Esta seccin permite agregar, modificar y consultar los niveles que se imparten en la institucin.
En el caso de los colegios tcnicos que no lleven un nivel, en esta seccin se eliminar.

11 Avancemos
11.1 Verificacin Avancemos
Ir a Avancemos- Verificacin Avancemos: En esta seccin se puede subir el archivo extrado del mdulo Web del IMAS para sincronizarlo
con el SI y generar una lista verificada de acuerdo con la matrcula de la institucin. La hoja dentro del archivo debe llamarse Hoja1.

11.2 Grafico Global de becas
Ir a Avancemos-Grafico Global de Becas: en esta pantalla seleccionamos los datos que queremos ver, y le damos generar.

12 Seguridad
12.1 Usuarios
Ir a Seguridad-Usuarios: Esta seccin le permite agregar, modificar, eliminar y consultar los usuarios del sistema de informacin. Si su
navegador est configurado para recordar contraseas es probable que aparezca el formulario bloqueado. Para resolverlo debe presionar
el botn Limpiar.

12.2 Perfiles
Ir Seguridad-Perfiles: Este formulario permite agregar, modificar, consultar y eliminar los perfiles autorizados a ingresar a la aplicacin. Se
selecciona el perfil, se le agregan las funciones del perfil que utilizan, y se le dan los permisos que tiene actualizado

12.3 Cambiar contrasea
Ir a Seguridad-Nueva Contrasea: en esta pantalla se puede modificar la contrasea del usuario. Para hacerlo se debe ingresar la
contrasea actual y luego agregar la contrasea nueva. Al finalizar, darle click en guardar.

13 Sistema
13.1 Parmetros del Sistema
a. Ingrese a Sistema-Parmetros del Sistema, en la parte inferior de esa pantalla se carga un listado de los parmetros, se deben de
modificar todos uncialmente, para que el sistema funcione correctamente. Se da un click al nombre del parmetro de color azul, el
parmetro se carga y se modifica el valor. Una vez modificado se da un click al botn guardar. Es importante modificar el
cdigoCentro, o cdigo presupuestario, ya que de esto depende que nuestro centro pueda mantener actualizada la informacin en
el sitio web del PIAD.

13.2 Matriz de usuarios
a. Ingrese a Sistema-Matriz de usuarios: La matriz de usuario es el instrumento que permite identificar cada una de las partes del
sistema, con el fin de establecer los responsables de cada una. Para llenarla debe establecer los perfiles, los nombres de los
responsables, las personas que usan los datos ingresados y las fechas en que deben completarse las actividades.

13.3 Asistente de configuracin
Ingrese a Sistema-Asistente de Configuracin: En esta seccin usted tiene dos tipos de ayuda: automtica y manual. La ayuda automtica
se obtiene apretando el botn de verificar y realizando los cambios que se indiquen en rojo. Para la ayuda manual usted deber revisar por
si mismo que se cumpla lo que se indica en cada seccin. Por lo tanto para alcanzar esta configuracin bsica usted debe: primero no
recibir ninguna nota roja al apretar el botn de verificacin y segundo revisar a mano que cada una de las secciones restantes este llena de
la manera correcta.

13.4 Avance de uso
Ingrese a Sistema-Avance de Uso: En este reporte podemos ver, cual es el avance del centro educativo en cunto a diferentes criterios
claves del Sistema, el nivel completado por el centro educativo en los diversos mdulos.
13,5 Configuracin del curso lectivo

a. Ingrese a Sistema-Curso lectivo-Configuracin, en la parte inferior de esta pantalla, se carga el curso lectivo que usted desea
modificar o se puede crear uno nuevo, debe ingresar las fechas de inicio y fin de cada uno de los perodos: Prematrcula, Matrcula,
Primer, Segundo y Tercer periodo, Primera y Segunda convocatoria de aplazados, Primer y Segundo Semestre, y Primera y
Segunda convocatoria de pruebas nacionales, segn la modalidad del centro.
13.6 Activar curso lectivo:

Sistema-Curso lectivo-Activar curso lectivo: Seleccione el curso lectivo actual y presiona el botn Activar


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Asociacin para la Innovacin Social (ASIS)

Este manual es parte del Proyecto PIAD, una iniciativa

2.1 MATRCULA DE ESTUDIANTES ___________________________________________________________________________________________________ 7

3.1 ASIGNAR NOTAS EN PERIODOS REGULARES _________________________________________________________________________________________ 23

4.1 GESTIN DE AULAS _________________________________________________________________________________________________________ 43

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 2

5.1 EXPEDIENTES DE LOS ESTUDIANTES ______________________________________________________________________________________________ 54

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 3

7 GESTIN FINANCIERA _______________________________________________________________________________________ 88

8.1 ACTUALIZAR LA PLANTILLA DEL REGISTRO ELECTRNICO _________________________________________________________________________________ 97

9 REPORTES _______________________________________________________________________________________________ 103

9.1 REPORTES ______________________________________________________________________________________________________________ 103

10 ADMINISTRACIN _________________________________________________________________________________________ 104

10.1 REGISTRAR ASISTENCIA ____________________________________________________________________________________________________ 104

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 4

11 AVANCEMOS _____________________________________________________________________________________________ 129

11.1 VERIFICACIN AVANCEMOS _________________________________________________________________________________________________ 129

12 SEGURIDAD ______________________________________________________________________________________________ 131

12.1 USUARIOS _____________________________________________________________________________________________________________ 131

13 SISTEMA _________________________________________________________________________________________________ 134

13.1 PARMETROS DEL SISTEMA _________________________________________________________________________________________________ 134

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 5

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 6

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 7

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 8

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 9

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 10

2.2 Asignar estudiantes a grupos

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 11

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 12

Matricular las asignaturas para estudiantes repitentes en Matrcula-Matrculas-Matrcula por asignaturas.

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 13

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 14

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 15

2.5 Asignar docentes a grupos

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 16

Configurar las asignaturas con subgrupos, en Matrcula-Subgrupos-Gestin o Matrcula- Subgrupos-Gestin-Gestin Manual,

En sta seccin solamente deben ingresar el docente a cargo.

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 18

La configuracin manual se recomienda para asignaturas como Talleres exploratorios y Tecnologas

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 19

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 20

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 21

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 22

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 23

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 24

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 25

a. Ingrese a Notas-Asignar notas-Subir registro digital

e. Si el archivo se proces correctamente, en la pantalla aparecer la siguiente informacin:

g. Verifique que ingresaron correctamente las notas.

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 27

3.6 Bitcora de cambios

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 30

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 32

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 33

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 34

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 35

Proyecto de Informatizacin para el Alto Desempeo PIAD 36

1. Se selecciona el curso lectivo, grupo, nivel, periodo