Área: SECTOR PÚBLICO

III
Contenido:
INFORMES ESPECIALES
Formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios .................................................................... III-1
Remuneraciones, Bonificaciones, Gratificaciones, Compensaciones al
trabajador en el Sector Público ..................................................................................................................................... III-4
COMENTARIOS
Últimas Disposiciones del Sector Público ............................................................................................................... III-5

Formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios I

CPC María Luisa Silva Peredo
N
Consultor de Gobiernos Locales - Segunda
- Planilla de Remuneraciones (División de Personal)
F
Especialización en Auditoría Integral
- Planilla de Viáticos (Diversas Áreas: Jefatura, Control In- O
terno, Legal, Operaciones, Etc.) R
Área de - Planilla Movilidad - Especiales - (Jefatura)
Tesorería - Declaraciones Telemáticas M
1. Aspectos Generales - Notas de Cargo y Abono E
Para efectos de centralizar e integrar las transacciones económi- - Valorizaciones de Obras (en obras por contrata)
S
co financieras de la entidad, la contabilidad se ha agrupado por - Extractos Bancarios
áreas de actividad con el fin de racionalizar la administración de
las operaciones, homogenizando su estructura de cada área E
con el propósito de facilitar su registro y control: c. El Área de Bienes o Abastecimientos S
Comprende las operaciones relativas a la adquisición, obtención, P
almacenamiento y distribución de bienes muebles y la prestación E
A.Área de rentas o Tributación
B. Área de tesorería
de servicios, incluye también las adquisiciones de suministros C
Áreas de C. Área de bienes o abastecimiento varios, destinados a la construcción de infraestructura pública, así I
registro y control D.Área de presupuesto como, la adquisición y registro de la propiedad inmueble.
E. Área de contabilidad
A
F. Área de infraestructura pública L
• Órdenes de Servicio (OS) E
• Órdenes de Compra (OC): Utilizado para las adquisiciones
de bienes corrientes y de capital.
S
a. El Área de Tributación y Rentas
• Nota de Entrada al Almacén (NEA): Se utiliza cuando se
Comprende las operaciones por acotaciones individuales o recibe donaciones o altas de bienes e ingresan al almacén.
de oficio de los tributos municipales, la captación de ingre- • Pedido Comprobante de Salida (PECOSA): Se utiliza para
sos no tributarios y otros conceptos con la finalidad de fi- sustentar los pedidos que efectúan las diferentes depen-
dencias de la entidad, así como, para controlar de los
nanciar los gastos de inversión, las actividades y los gastos bienes despachados.
operativos de las entidades del sector público. • Solicitud de Cotizaciones
Área de
• Cuadro Comparativo de Cotizaciones
Bienes
• O/C - Guía de Internamiento
Captación de Ingresos Tributarios y no Tributarios: • Kardex Físico
• Impuestos • Tarjeta Visible de Almacén
Área de
• Tasas • Voucher o Reporte de Ingresos y Salidas de Almacén
Rentas
• Contribuciones • Tarjetas u hojas de Cargo Individual de Responsabilidad de
• Y otros Activos
• Inventarios Físicos de:
- Bienes de Almacén
b. Área de Tesorería - Bienes Patrimoniales
- Bienes Inmuebles y terrenos
Cubre las operaciones relacionadas con el movimiento de
ingresos y egresos de fondos que realiza la entidad; el cual se
refiere a la captación de ingresos de cualquier fuente de
financiamiento para financiar los requerimientos de pagos d. Área de Presupuesto
para el funcionamiento de la entidad.
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005

Incluye el registro y control de la aprobación, modificación,

ejecución y evaluación de las incidencias presupuestales de
cada ejercicio.
• Comprobante de Pago (CP): Es que sustenta los pagos que
se realizan a los proveedores
• Recibo de Ingreso (RI): Es el documento que sustenta la
recepción del dinero que puede ser en efectivo o cheque par • Presupuesto Institucional Aprobado (PIA).- Aprobado por el
luego debe ser depositado en cuenta corriente a favor del T.P Titular de pliego, según la información consignada en "el
Área de • Papeletas de Depósito: Es el documento que sustenta la reporte Analítico del PIA" resultante de los trabajos correspon-
Tesorería recepción del dinero que puede ser en efectivo o cheque y Área de dientes a las Fases de Programación y Formulación Presupuestal.
que su dinero final es una fuente de financiamiento distinta Presu- • Presupuesto Institucional Modificado (PIM).- Refleja el pre-
al Tesoro Público, hoy denominado Recursos Ordinarios. puesto supuesto actualizado del Pliego, comprende al (PIA), así
• Planillas de Haberes como, a las modificaciones presupuestarias (tanto en el
- Planillas de Pensiones de los Fondos Administrados por nivel institucional como en el Funcionamiento Programático),
ONP (Operaciones). durante el ejercicio presupuestario.

A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N ° 92 111-1
 III INFORME ESPECIAL

rativo y financiero, además sirven como elemento de infor-

• Calendario de Compromisos.- Establece la autorización máxi- mación administrativa y se utilizan para implementar funcio-
ma mensual para la ejecución de egresos que se sujeta a la nes de control interno.
disponibilidad efectiva de los Recursos Públicos. Aprobado
por la DNPP teniendo en cuenta la Asignación Presupuestaria I. Elaboración de Notas de Contabilidad
Trimestral y la Programación Mensual del Gasto, a nivel de
Unidad Gestora, Unidad Ejecutora, Función, Programa, Fuen-
Las notas de contabilidad resumen la información proporciona-
te de Financiamiento y Grupo Genérico de Gasto. da por áreas y tienen la condición de asientos de contabilidad
• Clasificadores de Ingresos.- Nos muestran a través de partidas para facilitar su registro y control se elaboran aplicando la clasi-
presupuestales expresadas en códigos, la naturaleza de los ficación por cuentas de mayor de los documentos de ingresos y
ingresos que se captan por toda fuente de financiamiento. egresos producidos, efectuadas la clasificación de documentos
• Clasificadores de Gasto Público.- Nos muestra a través de
códigos como se estructura el nivel de gastos públicos,
o reportes de información se transcriben resumiéndolas en las
expresado en Categoría de Gastos. notas de contabilidad que representa la afectación contable
Programación del Presupuesto de Ingresos (PPI): Muestra según la nomenclatura de cuentas y subcuentas.
Área de
cuantitativamente el presupuesto de ingresos (PIA) y su modifi-
Presu-
puesto
cación (PIM) por Fte.Fto. desagregando su identificación por J. Preparación de Asientos de Diario
partida genérica.
Programación del Presupuesto de Gastos (PP2): Presenta
Las operaciones realizadas en las diferentes áreas contables a
cuantitativamente los gastos previstos y aprobados a nivel de través de las notas de contabilidad convertidos en asientos de
Fte. de Fto., partida genérica y específica y niveles operativos. contabilidad, conjuntamente con los asientos de operaciones
Balance de Ejecución del Presupuesto (AP1):Nos muestra la ejecu- complementarias deben ser registradas en el libro diario.
ción de los ingresos del ejercicio por Fte. Fto., por partida genérica,
por niveles operativos frente a los gastos ejecutados clasificados en K. Registro en Libros Principales y Auxiliares
gastos corrientes, gastos de capital, servicios de la deuda.
Estado de Fuentes y Usos de Fondos (AP2): Se realiza la captación La etapa de registro en los libros principales diario y mayor se
de ingresos ejecutados y obtenidos por fuente de financiamiento, canaliza a través de las notas de contabilidad, en cambio el
la modalidad de aplicación, clasificación de ingreso y gasto corrien- registro en los libros auxiliares se registran los cargos y abo-
te, de capital y amortización de créditos obtenidos. nos de todas las cuentas en que se desagregan los rubros del
balance y sigue para efectuar el análisis respectivo y determi-
nar los saldos.
E. Área de Contabilidad
Centraliza e integra todas las operaciones ejecutadas por las otras
áreas a través de sus reportes mediante notas de contabilidad, DIAGRAMA DEL PROCESO CONTABLE
además registra operaciones complementarias adicionales.
- Personas
- Rentas
Contabilidad - Acontecimientos y control patrimonial Genera
1. Las notas de contabilidad, que emiten las diferentes áreas - Tesorería
de actividad por Áreas Operaciones
- Presupuesto
2. Los informes tales como: - Control de inversiones y obras
- Inventarios físicos - Contabilidad
- Saldos de Fondos, tanto en efectivo como en cuentas
Área de de ahorro y corriente. - PIA y PIM
- Informe de rentas de cuentas pendientes de cobro. - Plan Anual de Adquisiciones O/C O/S
Contabili- PECOSA, N/E
dad - Informe de abastecimientos de cuentas por pagar
- Flujo de caja C/P, N/A, N/C
pendientes. - Programación de Inversiones, contra- Codificación
- Conciliaciones bancarias Documentos tados de obras, valorizaciones, ejecu-
financiera y
- Informes de personal sobre provisiones para benefi- Fuentes ción de obras.
- Programación tributaria y de rentas, presupuestal
cios sociales.
acotaciones, OP resol. de determina-
- Informe sobre depreciaciones y amortización de activos.
ción recibos de Ingresos
- Program. y ejecución presupuestaria.

Libros analíticos:
F. Integración Contable - Caja
- Registro de Ventas e Ingresos
El tratamiento contable está dirigido a determinar la contabi- Registros
- Registro de compras y gastos
Auxiliares
lización por área de actividad, pero para tener una visión - FPPE
global de la situación de la entidad, se requiere de la integra- - Bancos, Etc.
ción de dichas áreas.
- Inventario Inicial
La acumulación de la información de las áreas consideradas, - Inventario final
con la adición de las operaciones complementarias constitu- Libro
- Balance de apertura
- Balance general
yen la integridad de las transacciones gubernamentales. Inventarios - Estado de gestión
y Balance
Por lo tanto, la suma de las áreas más las operaciones com- - Estado de cambios en patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
plementarias constituye la integración contable requerida - Notas anexos
para obtener estados financieros que presentan la situación
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005

razonable. - Asientos de Apertura

Libro Diario - Centralización de operaciones financieras presupuestarias N/C
G. Procesos de Integración Contable - Ajustes y Cierre

- Elaboración de reportes o información por áreas - Registro Resumido de todas las cuentas que aparecieron en
- Elaboración de notas de contabilidad Libro Mayor el diario y que se ejecutaron en el ejercicio.
- Preparación de asientos de diario
- Registro en libros principales y auxiliares
Balance de Balance Estados Estados
H. Elaboración de Reportes o Información por Áreas comprobación constructivo Financieros Presupuestarios

Los reportes o información por áreas constituyen el funda-

mento de una disciplina operativa que racionaliza las funcio- Libro Mayor Libro Mayor
nes de la administración pública y gira alrededor de la elabo-
ración de reportes o voucher resumen del movimiento ope-

111-2 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN EL PACÍFICO

 AREA SECTOR PÚBLICO III
2. Aspectos a considerar en la pre- d) Preparar el inventario físico de los corrientes, los mismos que provie-
paración de los Estados Finan- bienes patrimoniales. nen de (02) dos fuentes:
cieros e) Preparar el inventario físico de las t) Ingresos reales que deben cruzar
Al preparar los estados financieros debe existencias insumos, mercaderías, con los ingresos a caja.
observarse los siguientes aspectos: materias primas, suministros de u) Ingresos que provienen de asien-
a) El encabezado debe comprender el funcionamiento, Etc. tos de ajuste, ingresos de bienes y
nombre de la entidad, el nombre y f) Es importante la toma de inventa- otros, que no tienen incidencia en
la fecha del estado, la frase expre- rio físico, ya que a través de él se caja, los cuales serán revelados en
sado en nuevos soles. determinará: mermas, baja de bie- notas aparte.
b) El balance debe reflejar los princi- nes, desvalorización de existencias, v) Este análisis es importante ya que
pios y prácticas aceptados de pérdidas, sustracciones, Etc. incidirá en la elaboración del esta-
valuación y amortización. g) Preparar las cédulas de depreciación do de flujos de efectivo.
c) Deben usarse las notas a los esta- de activos fijos e infraestructura pú- w) Realizar los asientos técnicos de ajus-
dos financieros para proporcionar blica. te, como consecuencia de los pasos
información detallada o más analí- h) Preparar las cédulas para la provi- previos mencionados anteriormente.
tica. sión de: x) Elaborar el balance de comproba-
d) Las partidas deben clasificarse exac- i) Cuentas de cobranza dudosa. De ción a valores históricos.
ta y lógicamente, de acuerdo a su acuerdo a la antigüedad de las cuen- y) Realizar los asientos de regulariza-
disponibilidad, liquidez y el pasivo tas pendientes de cobro. ción patrimonial.
en el orden de su exigibilidad, li- j) Desvalorización de existencias (con- z) Elaboración de las cédulas de ajustes
quidez y disponibilidad. secuencia del inventario físico). por inflación o deflación (año 2001).
e) Un activo y un pasivo no deben k) Preparar las cédulas de amortización aa) Formulación del balance construc-
compensarse, este procedimiento de intangibles y analizar los estu- tivo.
llamado de "saldos netos compen- dios realizados que se aplicarán al bb)Formulación de los Estados Finan-
sados" es contrario a una buena costo de las obras realizadas. cieros y Presupuestarios.
práctica contable, por ejemplo el l) Preparar la liquidación y aplicación cc) Preparar las notas y anexos a los
saldo del crédito fiscal en la cuenta de la cuenta 38 Cargas Diferidas es- Estados Financieros.
40 debe mostrarse en el activo y los pecialmente en lo que se refiere a dd)Elaborar los cuadros analíticos de
tributos por pagar deben mostrar- gastos pagados por anticipado, se- simultaneidad y paralelismo entre
se en el pasivo, no debiendo com- guros, viáticos, encargos, alquileres las cuentas financieras y presu-
pensarse. adelantados, liquidación de gastos puéstales.
f) Los totales de los diversos grupos financieros, Etc.
ee) Por otro lado, es importante solici-
importantes y las subdivisiones del m) Analizar los subsidios otorgados tar a las siguientes áreas de activi-
balance general deben aparecer en por enfermedad, maternidad y dad lo siguiente:
forma visible. otros y la recuperación de los certi-
g) Los estados financieros deben ser ficados de los reembolsos recibidos.
matemáticamente exactos. n) Depositar en Bancos Cuenta Co- • Última numeración de Órde-
nes de Compra, Órdenes de
h) Los estados financieros deben ser rriente todos los fondos en efecti- Servicio.
verdaderos y no deben inducir a vo, tales como FEPP, devoluciones • Última PECOSA de salidas de
errores, todos los informes adicio- recibidas, cobranza en efectivo, viá- Bienes del Almacén.
nales y de significación deben su- ticos no utilizados, Etc. • Informe del movimiento del
ministrarse en notas anexas. almacén al 31 de diciembre
o) Realización de los ingresos diferi-
2002 Entrada y salidas de Al-
i) Para facilitar su publicación debe dos (ventas diferidas, costos diferi- Área de
macén.
dos). Abasteci-
omitirse los centavos expresándo- • Informe del movimiento de Bie-
miento
se en nuevos soles (la práctica usual p) Preparar la provisión para benefi- nes Patrimoniales y Bienes no
aconseja redondear las cantidades cios sociales y analizar los pagos por Depreciables al 31.12.2002.
• El inventario de Almacén y
y requiere; que cada una de ellas se beneficios sociales, así como, de los conciliar con el Bincar - kardex
exprese en la cifra más cercana a la adelantos. físico y registro de inventarios.
cantidad inmediata superior cuan- q) Realizar la conciliación de todas las • El inventario de Bienes Patri-
do se trate de 0.60 céntimos a más cuentas bancarias con la finalidad de moniales.
y se redondeará a la cifra inmediata • Conciliar con el registro SIAF.
tener una confirmación y aseveración
inferior cuando se trate de 0.59 exacta de los fondos de la entidad.
céntimos a menos. r) Elaborar las hojas, reportes resumen
de la cuentas de:
3. Pasos previos antes de formu- • Rendición de Cuentas finales
• Ingresos Corrientes.
lar los Estados Financieros y de ENCARGOS OTORGADOS.
Presupuestarios • Transferencias de capital y • Rendición de Cuenta final del
donaciones recibidas.
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005

Fondo para Pagos en Efectivo

Existen etapas marcadas para formu-
• De gastos (corriente e inversión). o Caja Chica.
lar los estados financieros que deben • Rendiciones de Cuenta de Viá-
ser analizadas y estudiadas, las cuales • Cuentas por cobrar y cuentas por ticos.
se refieren a: pagar. • Informe de las devoluciones
• Inmuebles, maquinaria y equi- Área de al Tesoro Público.
a) Conocimiento de los objetivos prin- • Último número de Recibo de
po, infraestructura pública, de- Tesorería
cipales que los estados financieros Ingresos.
terminando su antigüedad o fe-
están llamados a cumplir. • Último número de Compro-
cha de adquisición. bante de Pago.
b) Conocimiento profundo de la fuen-
• Depreciación y amortización • Conciliaciones Bancarias.
tes que proporcionan la informa-
ción contable (Áreas contable). acumulada. • Informe de todas las cartas
fianzas y valores en custodia.
c) Conocimiento de los principios de • Hacienda Nacional Adicional. • Informe sobre Cobranzas
valuación aplicado a los estados fi- • Otras Cuentas del activo. Dudosas y Contingencias.
nancieros. s) Analizar especialmente los ingresos

A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N ° 92 111-3
 III INFORME ESPECIAL

• Última numeración de los re- • Hojas de trabajo presupuesto

cibos de ingresos que maneja aprobado y modificado. • Provisión de Beneficios Socia-
el Área de Rentas. • Hojas de trabajo de compro- les.
• Informe resumen del movi- misos presupuestales a toda • Informe de las contingencias
miento anual de los ingresos Área de fuente. judiciales por reclamos judi-
Área de tributarios y no tributarios en • Estados consolidados de in- Área de ciales.
Presu-
Rentas forma mensualizada. formación presupuestal mos- Personal • Hojas de trabajo de retencio-
puesto
• Relaciones pormenorizadas de trando la aprobación, las nes y aportaciones
cuentas por cobrar de contri- modificaciones, los compro- • Hojas de trabajo de cálculo de
buyentes y usuarios de los misos, ejecuciones y saldos a provisiones y liquidaciones.
servicios de la entidad. toda fuente.
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005

111-4 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN EL PACÍFICO