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    Proceso Administrativo en Los Congresos y Convenciones

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    El proceso administrativo para organizar congresos y convenciones consta de varias etapas clave: 1) la previsión, que incluye establecer objetivos, analizar factores y alternativas; 2) la planeación; y 3) la organización. Una parte importante de la organización es la integración de comités funcionales como programación, finanzas, alojamiento y más, los cuales deben coordinarse efectivamente para alcanzar los objetivos planteados.

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    El proceso administrativo para organizar congresos y convenciones consta de varias etapas clave: 1) la previsión, que incluye establecer objetivos, analizar factores y alternativas; 2) la planeación; y 3) la organización. Una parte importante de la organización es la integración de comités funcionales como programación, finanzas, alojamiento y más, los cuales deben coordinarse efectivamente para alcanzar los objetivos planteados.

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    El proceso administrativo para organizar congresos y convenciones consta de varias etapas clave: 1) la previsión, que incluye establecer objetivos, analizar factores y alternativas; 2) la planeación; y 3) la organización. Una parte importante de la organización es la integración de comités funcionales como programación, finanzas, alojamiento y más, los cuales deben coordinarse efectivamente para alcanzar los objetivos planteados.

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    El proceso administrativo para organizar congresos y convenciones consta de varias etapas clave: 1) la previsión, que incluye establecer objetivos, analizar factores y alternativas; 2) la planeación; y 3) la organización. Una parte importante de la organización es la integración de comités funcionales como programación, finanzas, alojamiento y más, los cuales deben coordinarse efectivamente para alcanzar los objetivos planteados.

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    PROCESO ADMINISTRATIVO EN LOS CONGRESOS Y CONVENCIONES

    El proceso administrativo es la base para la organización y desarrollo de las convenciones de


    acuerdo a las siguientes etapas:

    Mecánica

    a) previsión: que se puede hacer?

    Es la anticipación de acontecimientos y situaciones futuras para planear lo que se va a hacer.

     En este paso se realizaran las siguientes actividades:

     Fijación de objetivos de la reunión

     Investigar los factores pasados, presente y futuro que influirán la reunión

     Analizar las alternativas y decidir las mas viables

    b) Planeación: que se va a hacer?

    c) Organización: cómo se va a hacer?

    Dinámica

    a) Integración: con qué y con quien se va a hacer?

    Integración de comités.

    • La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso de integración.

    • Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el mejor resultado
    de cada uno de ellos.

    • Sujetos al tipo de reunión, magnitud, destino, duración, tipo de evento y programas que lo
    integran se determinará el tamaño del comité organizador.

    • Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación dependerá el


    desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con anticipación y cada comité
    deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en coordinarse con los otros comités a fin
    de lograr que la reunión se lleve a cabo sin problemas, detalles o contratiempos.

    Clasificación de comités.

    • Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se designará la


    presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de comité, gerente de
    subcomité.

    • Comité de honor: estos solo se realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas
    personas o para Comité de finanzas: manejará todo el aspecto económico

    • Comité de programa: se encarga de organizar e informar la serie de actividades que se


    llevarán a cabo.

    • Comité de publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento tanto en


    el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.
    • Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una
    habitación de acuerdo a sus necesidades.

    • Comité de festejos: tiene a su cargo la celebración de actividades artísticas, recreativas o


    culturales de los eventos sociales de la convención.

    • Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil,
    correcto, cómodo y rápido

    • Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los asistentes en todos


    los eventos de la reunión.

    • Comité de transporte: se encarga del traslado e información de los detalles del viaje.

    • Comité de exposición: realizará los trámites para la obtención del espacio para las
    exhibiciones y la información de los detalles a los expositores.

    • Comité de servicios generales: verificará los detalles de los servicios para llevar a cabo los
    eventos.

    • Comité de ornato y rotulación: se encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los


    eventos.

    Coordinación de comités

    • Es fundamental la buena coordinación de los comités para alcanzar todos los objetivos,
    para lograr esto la comunicación será fundamental. Para este fin debe programar en fechas
    predeterminadas sus reuniones generales a las cuales deberán asistir los responsables de
    cada comité para llevar a cabo una orden del día elaborando minutas e informes de
    progreso.

    • Las reuniones deben reunir las siguientes condiciones:

    • Elaborar un calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre todos
    los involucrados.

    • Las reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros asuntos.

    • Proveer café y refrescos o coffee break

    • Considerar el equipo necesario: proyector, rotafolios, plumones, hojas, lápices, etc.

    • No permitir personas extrañas al fin

    • Aconsejable una secretaria o una grabadora.

    b) Dirección: ver que se haga

    c) Control: como se hizo?

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