GESTION DOCUMENTAL

SISTEMAS DE INFORMACION
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INDICE

1. INTRODUCCION.
2. ANTECEDENTES.
3. TITULO DE PROYECTO.
3.1. ¿QUE ES GESTION DOCUMENTAL?
3.2. CARACTERISTICAS.
3.3. NACIO.
3.4. HERRAMIENTAS.
4. MODELO DE NEGOCIO.
5. BENEFICIOS O VENTAJAS.
6. DESVENTAJAS.
7. CUADRO COMPARATIVO BENEFICIOS Y DESVENTAJAS.
8. IMPLEMENTACION.
9. CONCLUSIONES.
10. BIBLIOGRAFIA
11. ANEXOS
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1. INTRODUCCION.

La gestión documental es una de las áreas que

más interés despierta en todo tipo de empresas,
la promesa del ahorro de costes, las mejoras en
los procesos de trabajo, la agilidad ante la
competencia ayuda a que la empresa este a la
vanguardia en el mercado.

La gestión documental, supone adoptar mayores

medidas en el rango de digitalización de los
papeles y de esta manera crear sistemas de
información para el uso eficiente de información
en la empresa.
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2. ANTECEDENTES.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo

de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales
básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías
en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los
documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten
hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de
información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente
se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios
debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas
computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos
benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en
sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos
de cada documento de soporte papel o electrónico.

El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de

las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los
Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX
crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Rea dable
Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza
Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en
la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición
de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y archiveros.

A partir de la década de 1980, un número de vendedores comenzó el desarrollo de

sistemas de software para gestionar documentos de papel. Estos sistemas tratan
de documentos en papel, que incluían no sólo los documentos impresos y
publicados, sino también fotografías, grabados.
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Más tarde, los desarrolladores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema

que puede manejar documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos
que, o archivos, creados en los ordenadores, y a menudo se almacenan en locales
de los usuarios los sistemas de archivos. Los primeros electrónico de gestión de
documentos (EDM) los sistemas administrados cualquiera de los tipos de archivo
propietarios, o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos
sistemas después [¿cuándo?] Llegó a ser conocido como los sistemas de
digitalización de documentos, ya que se centró en la captura, almacenamiento,
indexación y recuperación de los formatos de archivo de imagen. Sistemas EDM
evolucionado hasta un punto donde los sistemas podría administrar cualquier tipo
de formato de archivo que pueden ser almacenados en la red. Las aplicaciones
crecieron hasta abarcar los documentos electrónicos, herramientas de
colaboración, seguridad, flujo de trabajo y las capacidades de auditoría.

Estos sistemas de activar una organización para capturar faxes y formas, para
guardar copias de los documentos como imágenes, y para almacenar los archivos
de imagen en el repositorio para la seguridad y la rápida recuperación (recuperación
posible porque el sistema maneja la extracción del texto del documento en el
proceso de captura, y la función de texto-indizador proporciona capacidades de
recuperación de texto).

Mientras que muchos sistemas EDM almacenar documentos en su formato de

archivo nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), algunos sistemas de documentos de
gestión basada en web están comenzando a almacenar el contenido en forma de
html. Estos sistemas de gestión de políticas requieren contenidos que se importan
en el sistema. Sin embargo, una vez que el contenido se importa, el software actúa
como un motor de búsqueda para que los usuarios puedan encontrar lo que buscan
más rápidamente. El formato HTML permite una mejor aplicación de las
capacidades de búsqueda, como búsqueda de texto completo y que hayan
generado.
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En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión

documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale,
hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato
electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de
producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar
información de cualquier lugar.
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3. TITULO DE PROYECTO.

“GESTION DOCUMENTAL”

3.1. ¿QUE ES GESTION DOCUMENTAL?

Gestión documental es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas

para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que
los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar
la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
La gestión documental (Document Management System) es un sistema, que está
sumamente vinculada e interrelacionada con la toma de decisiones, las cuales se
basan en el uso de la información, estableciendo indicadores de gestión, creando
planes estratégicos a largo plazo, fundamentado en la situación actual de la
organización.

Gestión documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los

documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del
mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto siguiendo las
diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, y por supuesto
respetando el principio de orden original y el principio de procedencia.
Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o
temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas
y poco actualizadas. Es un reto difícil, ya que es necesario realizar tareas como
auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre otras, para lo
cual muy pocas personas están capacitadas.
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3.2. OBJETIVOS:
El sistema de gestión documental tiene como objetivos:

 Racionalizar dentro de lo posible el uso de

este tipo de información.

 Almacenar, rastrear y organizar los

documentos electrónicos o imágenes de
documentos en papel.

 Asegurar un eficiente tratamiento a la

información producida de una
organización.

 Incorporar a la prestación de los servicios

nuestra
3.3. certificación de calidad en los
CARACTERISTICAS.
procesos de gestión documental para
Gestión
mejorar documental
el nivel se caracteriza por:
de servicio.
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 Administra archivos PDF,XLS, DOC.

 Administra los usuarios y sus permisos.
 Administra la creación de grupos, empresas, áreas, proyectos.
 Permite la digitalización de un número ilimitado de documentos.
 Controla los documentos enviados y recibidos que ameritan
respuesta.
 Posee un motor de búsqueda.
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3.4. NACIO.
El uso del computador en la gestión
documental se inicia en la práctica a partir
de las grandes bibliotecas nacionales
anglófonas, la Biblioteca del Congreso de
los Estados Unidos de América y la
British Library, que en los años 60 del
siglo XX crean programas de bases de
datos conocidos como MARC (Machine
Readable Cataloguing) o Catalogación
leíble por computador. Poco después se
comienza Cuando el uso de las
tecnologías de información y
comunicación se hizo común en la
administración pública y privada, con el
inicio de las bases de datos y la aparición
de los procesadores de textos y otras
aplicaciones ofimáticas, y archiveros.
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En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión

documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale,
hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato
electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de
producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar
información de cualquier lugar.
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3.5. HERRAMIENTAS.

La implantación de un sistema de gestión documental tiene que ajustarse a las

necesidades específicas de cada asesoría o despacho profesional, es decir, a los
documentos manejados y a los procedimientos seguidos en cada caso. No existen
soluciones universales, pero sí se puede hacer uso de una serie de herramientas
que han demostrado sobradamente su eficacia, adaptándolas a cada entorno
concreto.

Si bien hoy en día en algunas empresas ya están instaurando el concepto de

empresas sin papeles, todavía no es lo más generalizado. Por eso es importante
tener presente la importancia que tiene gestionar bien la documentación. De todos
modos, muchos conceptos de los que hablaremos a continuación también son
aplicables a empresas sin papeles.

Se pueden distinguir claramente tres etapas fases a la hora de aplicar un sistema

de gestión documental:

La elaboración de los instrumentos o herramientas básicas para la gestión

documental, cada uno de los cuales va asociado a un proceso de análisis y diseño
diferenciado:

 La identificación y valoración de los tipos documentales: se

analizan los diferentes tipos de documentos gestionados y se
determina su posible valor documental (administrativo, fiscal, legal), lo
cual va a permitir planificar la eliminación de la documentación
siguiendo un calendario de conservación.
 La clasificación y ordenación de los documentos: la identificación
de los diversos tipos documentales va a permitir distribuirlos
conceptualmente en diversas clases y confeccionar un esquema de
tipos documentales o cuadro de clasificación, que va a ser el eje sobre
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el que se articula la posterior ordenación e instalación de los

documentos en el archivo.
 La descripción de los documentos: la elaboración de un inventario,
una base de datos de los expedientes tramitados, hace posible
conocer con precisión qué documentos se tienen, cuál es su contenido
y dónde están localizados, de modo que cuando sea preciso efectuar
una consulta se obtenga una respuesta rápida y pertinente.
 La definición de los procedimientos de gestión que comporta la
implantación de estas herramientas de gestión documental: se parte
de la gestión actual y se estudian las distintas posibilidades que hay
antes de decidirse por la que se estime más conveniente. Estos
procedimientos se plasmarán en normas y procedimientos de uso de
la documentación.
 Puesta en funcionamiento del nuevo sistema de gestión
documental, que implica:
 Establecer un orden de prioridades en la implantación de los
nuevos métodos.
 Dar a conocer las normas y procedimientos de uso y el modo en
que deben ser aplicados.
 Elaborar, si es necesario, un plan de formación sobre organización de
archivos y diseño de bases de datos para el personal administrativo y
los profesionales que trabajen asiduamente con documentación.

IDENTIFICACION VALORACION SELECCION

En la grafica anterior se muestra tres elementos importantes para aplicar el sistema

de GESTION DOCUMENTAL dentro de una organización; la identificación,
valoración, selección de los documentos que tenga una organización.

IDENTIFICACION
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La identificación consiste en sistematizar las diversas categorías administrativas

que componen la documentación de una organización. Se trata de definir los
diferentes tipos de expedientes o documentos que gestiona una organización y para
ello hay que enumerar y analizar las actividades que efectúa y qué documentación
genera cada uno.

VALORACION

La valoración es una función básica del archivo destinada a determinar la validez

de los documentos según su uso presente (administrativo, fiscal y legal) y su posible
valor futuro (testimonial e informativo). Es una respuesta de la gestión documental
a la inflación de los archivos modernos como consecuencia de una serie de factores.

SELECCION

La selección se puede realizar en tres operaciones sucesivas:

 Depuración de los expedientes durante su tramitación, eliminando duplicados

y otros documentos secundarios (borradores, notas).
 Una primera selección al concluir el proceso de trámite administrativo, antes
de incorporar los expedientes al archivo.
 Una segunda selección transcurrido el plazo de conservación fijado para
cada tipo de documento, tras la cual sólo quedarán aquellos documentos que
se van a conservar de modo permanente.

4. MODELO DE NEGOCIO.
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Software de Gestión Documental: SaaS frente a Implementación Interna

Si tu empresa está considerando invertir en software de gestión documental
electrónicos (EDMS), puedes llegar a sentirte un poco abrumado por todas las
opciones disponibles. No sólo es necesario encontrar el mejor producto para
satisfacer las necesidades funcionales y presupuestarias, pero también
probablemente habrá que encontrar el producto que mejor se adapte a la
infraestructura de TI. Tradicionalmente, el software de gestión de documental se
compra y luego es instalado e implementado en los servidores de una empresa y
estaciones de trabajo. En los últimos años, algunas compañías de gestión de
documental han comenzado a ofrecer soluciones "hosteadas" (alojadas de forma
externa) de software de gestión documental en las que los documentos residen en
un servidor externo a sus instalaciones y de esta forma se accede al sistema a
través de Internet.

El propósito de este documento es proporcionar una comparativa entre los enfoques

de despliegues internos y las aproximaciones "hosteadas" (alojadas) en la nube
o Cloud. Hay ventajas y desventajas en los dos enfoques, por lo que queremos
proporcionar información para ayudar a determinar cuál es el enfoque que tiene más
sentido para su negocio.

Las soluciones alojadas están siendo referenciadas habitualmente

como SaaS , Software as a Servicie, Software como Servicio, por lo que vamos a
utilizar "SaaS" para describir soluciones alojadas en este documento. Otros
términos utilizados para hablar de SaaS son Cloud Computing y software alojado
u hospedado, o simplemente "software en hosting externo". Dado que no hay un
término común para el software que es instalado e implementado internamente, nos
referiremos a estos sistemas como "despliegues internos" (en inglés esto se suele
denotar como "on-premise" o "in-house").

Los aspectos específicos consideradas en esta comparación:

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1. Financiero - ¿cuáles son los costos asociados con los dos enfoques tanto a
largo como a corto plazo?
2. Despliegue - ¿Cuáles son las medidas adoptadas para conseguir los
sistemas en funcionamiento para su negocio?
3. Integración - ¿Cuáles son las capacidades (o tal vez las limitaciones) del
SaaS vs los despliegues internos?
4. Seguridad - ¿hay diferencias de seguridad entre los dos enfoques?
5. Filosofía TI - tiene su empresa que adoptar soluciones internas o se va a el
modelo "virtual"?

Incluso antes de empezar el examen de estos diferentes puntos, mucha gente

puede identificar una o dos consideraciones que superan a todas las demás. Aún
así, examinar el panorama general para ayudar a tomar la decisión correcta es un
ejercicio que vale la pena.

Financiero

Vamos a empezar con las consideraciones financieras pertinentes para elegir el

mejor enfoque para su negocio. En los términos más simples posibles, las
soluciones internas requieren una inversión inicial mayor, mientras que los costos
del Cloud suelen extenderse más en el tiempo mediante pagos mensuales.
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Con una solución interna tendrás que examinar los requisitos del servidor para la
aplicación que se va a implementar. Muchas soluciones software de gestión
documental se ejecutan en Linux o en Microsoft Windows Server, por lo que
tendremos que asegurarnos de que tenemos la versión del servidor requerida por
el vendedor. Algunos sistemas requieren un servidor dedicado y otros se ejecutarán
en un servidor con otras aplicaciones. Si eres capaz de utilizar un servidor existente
para el nuevo sistema interno de gestión documental, obviamente los costes
iniciales se reducen. Si tienes que actualizar el software del servidor o incluso
comprar un nuevo servidor, entonces, obviamente, tienes que agregar esta
inversión en la ecuación. Además, no dejes de asegurarte de que los SOs (Sistemas
Operativos) de tus estaciones de trabajo son compatibles (esto no es necesario
cuando el gestor documental está disponible vía web, como suele ocurrir en la
mayoría de los casos). Si está ejecutando estaciones de trabajo antiguas, puede
que tengas que actualizarlas, también, aunque estos casos suelen ser los menos
frecuentes, y lo habitual es ver si un determinado navegador de Internet
(típicamente, Explorer, Firefox o Chrome) son soportados.
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Si tienes un servidor existente que cumpla con los requisitos del software de gestión
documental que selecciones, entonces es probable que tu organización tenga la
capacidad y la predisposición de adoptar el enfoque interno. Sin embargo, con el
enfoque interno, las organizaciones suelen pasar por alto el costo actual de la
gestión del servidor y la copia de seguridad de datos. Tener una copia de seguridad
fiable no es negociable cuando se implementa un sistema de gestión interna. Estos
son costes recurrentes que hay que tener en cuenta cuando se evalúan los
aspectos financieros de SaaS vs despliegue interno.

Otro coste recurrente relacionado con los sistemas internos es el mantenimiento y

soporte de software. Estos suelen andar típicamente en un intervalo del 15 a 25%
del precio de compra original por año. El soporte y mantenimiento no siempre
son obligatorios, pero son considerados como una póliza de seguro valiosa para
asegurarse de que el software de gestión documental es siempre soportado y
mantenido en versiones actualizadas.

Una de las principales ventajas de SaaS es que se eliminan los costos iniciales y
recurrentes asociados a un servidor y backup de datos. Estos gastos generalmente
se incluyen en un mensualidad de SaaS. Le corresponde entonces al proveedor de
servicios invertir y mantener los servidores y ejecutar copias de seguridad de datos
en una base regular. La mayoría de los proveedores de SaaS incluyen el
mantenimiento en la cuota mensual. Las políticas de soporte técnico varían
ampliamente, por lo que es difícil comparar un enfoque frente otro, pero esto es algo
que debes preguntar a tu proveedor.

Así que echemos un vistazo a un escenario simple para comparar los costos con el
tiempo. Para este ejemplo, vamos a utilizar una para 30 usuarios del sistema de
gestión de documentos de software para comparar los costos en un período de 5
años. Aquí están nuestros supuestos de precios:
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 La consultoría y configuración inicial para ambos sistemas es de 2.000 €.

 El precio de compra para este ejemplo de proceder interno es de 1.000 € por
usuario con mantenimiento y soporte en torno al 20% a partir del año 2 (200
€/año/usuario).
 Si se requiere un nuevo servidor, utilizamos un número redondo de 5.000
euros para este ejemplo.
 La fijación del precio SaaS para este ejemplo es de 19 € por mes por usuario,
que corresponde a los precios de Athento Cloud. En el caso de más de 15
usuarios, la opción Athento Company tiene un coste de 259 €/mes sin límite
de usuarios, luego es la opción a recomendar.
 Los costes internos de personal TI no se incluyen en este ejemplo.

La versión Cloud (SaaS) tendrá un coste de 259/mes x 12meses = 3.108 € y por lo

tanto, de 15.540 € en 5 años.
La versión con despliegue interno tendrá un coste superior a este importe tan sólo
en el primer año, y a lo largo de 5 años tendrá un coste total aproximado de unos
54.000 €.
Los gastos corrientes de mantenimiento del servidor de copia de seguridad interna
y los datos no están incluidos, pero incrementarán aún más el costo anual de la
solución interna. Por supuesto, puede haber otros factores que conectar a tu análisis
de costes. Esto tiene sólo la intención de ser un ejemplo simple de cómo los costos
se pueden comparar con el tiempo.
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Despliegue

El siguiente área es pensar en la implementación. En el despliegue, entendemos el

proceso de conseguir poner el software de gestión documental en funcionamiento
en el servidor interno y por los usuarios de tu empresa. La diferencia obvia en el
despliegue entre los dos enfoques es que con el modelo SaaS no tienes que gastar
tiempo preparando un servidor o instalar y configurar el software del servidor. Con
algunos sistemas, esto puede variar desde un par de horas a varios días. Desplegar
el software de forma interna a veces (casi siempre) requiere también la ayuda del
departamento de TI. Con los departamentos de TI que operan con recursos
limitados, a veces puede tardar un tiempo considerable sólo para entrar en el
calendario del personal de TI, por no mencionar el coste de oportunidad de no haber
TI que trabajan en otros posibles proyectos críticos para la empresa. Los sistemas
SaaS pasan por alto esta etapa del proceso de implementación ya que se puede
pasar directamente a la configuración y formación de los usuarios. Ventajas de
SaaS.

Integración y Personalización

Es importante que pensar en e cómo usted quiere que su sistema de gestión

documental para la integración con otras aplicaciones que se utilizan en su negocio
hoy. En general, es más fácil de integrar los programas de software que se
despliegan en la misma red, por lo que el enfoque interno le da algunas ventajas si
usted está buscando una fuerte integración con el software que ya tiene funcionando
internamente. Sin embargo, esto no es una regla fija. Algunos proveedores de
software y servicios entienden esta preocupación y han desarrollado su software
para permitir la integración entre sus aplicaciones de software internos y su SaaS.
Por ejemplo, si usted tiene una aplicación de contabilidad funcionando internamente
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y desea integrar con un sistema de documentación SaaS, puedes encontrar

proveedores que hacen esto. Otros venden el producto SaaS "as is", tal cual está,
de forma que no lo personalizan ni adaptan a los clientes, ya que basan su negocio
y sus bajos precios en repetir un producto realmente paquetizado y sin muchas
opciones de cambios. Un problema más difícil de resolver es en realidad la
integración de dos sistemas diferentes de SaaS, como un CRM SaaS con un
sistema de gestión documental SaaS. Así que por ahora vamos a ver el potencial
de integración y personalización más fuerte con los sistemas internos.

Seguridad

No importa la forma en que estés pensando implementar tu sistema de gestión

documental, la seguridad es una preocupación importante. Tanto las
implementaciones internas como los sistemas de gestión documental en la Nube,
tienen un repositorio centralizado donde se almacenan los documentos y ofrecen la
posibilidad de obtener estos documentos y controlar quién tiene acceso. Las
empresas que operan sin software de gestión documental se enfrentan a múltiples
problemas: asegurar el papel y documentos electrónicos repartidos en archivos
centrales, archivos en oficinas, ordenadores de sobremesa y servidores
compartidos. Como poco, múltiples políticas de seguridad para el almacenamiento
físico y electrónico deben ser aplicadas y gestionadas. Y en el caso de una intrusión,
es poco lo que se puede hacer para ver el "quién, cuándo, dónde o qué" del
documento perdido o alterado. Por el contrario, los documentos almacenados en un
sistema de gestión de documental potente, tanto a nivel interno como SaaS, pueden
ser controlados y auditados. Con uno u otro enfoque, el repositorio centralizado de
documentos debe estar controlado para exigir a los usuarios entrar al sistema y
proporcionar una contraseña antes de acceder a los documentos. Y entonces, sólo
se debe dar acceso a los documentos que se tiene permiso para trabajar
(editar, borrar).
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En el caso de un sistema interno, el servidor físico (o servidores) que contiene los

documentos e información no deben ser accesibles, salvo por los administradores
de sistemas autorizados. Con un sistema SaaS, sólo las personas autorizadas
dentro del proveedor de servicios deberían tener acceso a los servidores, ya sea
física o electrónicamente.

El acceso del usuario a los sistemas de SaaS se puede lograr de varias formas. La
forma habitual de acceder al sistema de gestión documental es a través del
navegador web para un sitio que requiere un inicio de sesión y una contraseña única
para cada usuario (habitualmente empleando un directorio como LDAP o
ActiveDirectory de Microsoft). El método de seguridad estándar SSL prohíbe a los
usuarios no autorizados el acceso al sistema. Por otra parte, al ofrecer una VPN
segura (3) de conexión con el servidor, se proporciona otra capa de seguridad. Con
este enfoque, el usuario se conecta al servidor a través de la VPN y luego entra en
un nombre de usuario y contraseña para acceder al sistema. Ninguno de los
enfoques es necesariamente superior en proveer una seguridad razonable y
aceptable para su repositorio. Sirvan de ejemplo para esto las aplicaciones online
de Banca.

Estrechamente relacionado con la seguridad es el concepto de recuperación de

desastres (disaster recovery). Por definición, tener sus datos en la nube y la copia
de seguridad en sistemas redundantes maximiza sus posibilidades de recuperarse
de un evento catastrófico que dañe sus instalaciones. Para los sistemas internos,
los datos deben ser respaldados fuera del sitio a intervalos regulares (backups
incrementales) y debe existir un método de recuperación de probado
funcionamiento. El modelo SaaS que se elija debe ofrecer una copia de seguridad
redundante y externa a la vez que una estrategia de recuperación conocida.
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Whitepaper: 6 Pasos Para Liberar Mi Empresa Del Papel

Guía sobre los pasos mínimos a seguir a la hora de emprender un proyecto
de digitalización de éxito que verdaderamente permita a tu empresa prescindir
del papel.

Un importante aspecto en cuanto a seguridad, pero también relacionado con el

ahorro de costes y de uso de papel, es la capacidad del gestor documental de
implementar la llamada Firma Digital. Tanto en ambientes SaaS/Cloud como en
despliegues internos, existen soluciones estándares que pueden mejorar el
rendimiento de nuestro gestor posibilitando la incrustación de una firma digital
(binaria) con un loggeo del tiempo de la firma (time stamp) que identifique al firmador
de forma unívoca y permita dar validez legal al documento firmado. La integración
de la firma digital en flujos de trabajo (workflows) también disminuirá la seguridad y
eficiencia, reduciendo el uso del papel y los envíos físicos de los documentos.

Otro problema de seguridad que pensar es la capacidad de exportación. ¿Cómo de

fácil es conseguir que los documentos sean exportados fuera del sistema, ya sea
en un gestor documental interno o en un despliegue SaaS? ¿Qué pasa si se decide
hacer un cambio a otro proveedor? ¿Seremos capaces de obtener todos los
documentos y la información del sistema? Las buenas soluciones almacenan los
documentos en su formato nativo (no en un formato propietario) y tienen la
exportación como una función integrada para que se puedan sacar los documentos
fuera del sistema en cualquier momento que se desee. Con un sistema interno se
pueden cubrir niveles muy altos de seguridad, dependiendo de su presupuesto y
sus capacidades. En la mayoría de los proveedores de SaaS existen excelentes
medidas de seguridad y recuperación de desastres, pero también existen
organizaciones dotadas de centros de procesamiento de datos (CPDs) a la última
en cuanto a medidas de seguridad.
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Realmente aquí habría que analizar la infraestructura hardware y electrónica de red

del proveedor SaaS vs la propia infraestructura interna y las garantías de esta, por
lo que es justo otorgar aquí un empate entre ambas opciones.

Proveedores

IPPLUS

IPPLUS somos una empresa dedicada a la Gestión Documental, digitalizamos,

almacenamos y organizamos la información de tu empresa,

Sus servicios incluyen:

Digitalización y clasificación: Las opciones de digitalización permiten eliminar la

manipulación y archivo de documentos físicos, sustituyéndolos por sus versiones
digitales, con el consiguiente ahorro de tiempo y recursos.

Revisión y validación documental: El proceso de verificación permite a un

operador verificar la información y validarla según los criterios establecidos por
nuestro cliente. Este proceso permite obtener altos niveles de productividad y
exactitud, así como administrar los recursos de acuerdo a la importancia que le
asigne la organización a cada dato.

Acceso remoto a documentos: Acceso a su documentación digitalizada a través

de un portal en internet desde cualquier parte y momento, lo que permite que la
información este al alcance de varios usuarios al mismo tiempo.
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Dokmee

Todas las empresas tienen registros de documentos, ya sea archivos en papel o en

formato electrónico. Dokmee puede ayudarle a organizar, asegurar y gestionar los
documentos. A partir de archivos PDF, TIFF, Word, Excel, CAD, correos
electrónicos, y más; Dokmee es el software de gestión de documentos que
pueden ayudarle a gestionar todos los documentos necesario.

A diferencia del papel, documentos electrónicos se pueden compartir con clientes,

colegas, etc... Se puede dar el acceso restringido a algunos, y más a otros Permisos
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especiales como borrar, imprimir, enviar por correo electrónico, y otros se pueden
dar o no a los diferentes usuarios. Dokmee es fácil de configurar y usar. Si desea
saber más acerca de nuestro software de gestión de documentos por favor
inscríbase en uno de nuestros seminarios. Ofrecemos una versión cliente, y una
versión de web. Es ideal para aquellos que necesitan trabajar de forma remota, o
personas que necesitan acceder a sus documentos por web. Por último, los
documentos pueden ser asegurados y disponibles en cualquier lugar y en cualquier
momento.

Dokmee Home Dokmee Professional

Precio: $199 por estación Precio: $595 por estación

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5. BENEFICIOS O VENTAJAS.

La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente su productividad

empresarial mediante la implantación de un sistema de Gestión Documental.

Las intranets que se han construido en torno a una solución de DM suponen una
mejora crítica en los procesos relacionados con los trabajadores cuyas funciones
son esencialmente intelectuales (knowledgeworkers).
Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental
mediante una intranet se cuentan las siguientes:

 Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que

en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500
horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones
muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra
(aseguradoras, banca, administración),

 Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos

perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores
que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.
 Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos
electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de
forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su
versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por
cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una
reducción costes en varios sentidos:
1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con
lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.
2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse
manualmente.
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3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse

utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar
espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.

 Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de

un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados
puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es
imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el
usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo
también).

 Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o

departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la
información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible
solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.
 Reducción de costes de acceso a la documentación (ej.: sistemas de
identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos.
 Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental
específicos: software de captura de facturas, formularios, COLD... a su vez
integrables con ERP’s

 Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y

estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y
documentos dentro del sistema de gestión documental.
 Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que
nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web; cualquier
documento que tengamos integrado en el sistema.
 Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un
documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los
usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a
contabilizada.
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SISTEMAS DE INFORMACION

 La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones, hay

que enfatizar que, la gestión documental nos brinda un servicio, que orienta,
asesora a las instituciones y organizaciones tanto privadas como públicas,
en los procesos de control, creación, gestión, almacenamiento, circulación,
comunicación y flujo de información o documento generado como reflejo de
las funciones y actividades. La gestión se apoya de forma cada vez más
intensa en el intercambio de la información, incrementando la productividad,
simplificando y automatizando la realización de tareas sencillas, que facilitan
su correcta difusión y utilización en pro de las organizaciones o empresas.

Por otro lado el personal debe estar bien preparado, capacitado y ser actor para la
toma de decisiones, con el objetivo de aumentar la eficiencia y la productividad de
las organizaciones a través de una eficaz gestión de la información y del
conocimiento.

6. DESVENTAJAS.
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Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una
nueva tecnología es el factor económico; dentro de las desventajas que tiene la
gestión documental son:

 Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer

un alto costo económico.
 Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema
la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta
digitalización.
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7. CUADRO COMPARATIVO BENEFICOS Y DESVENTAJAS.

BENEFICIOS DESVENTAJAS

NIVEL
EMPRESA

NIVEL
SOCIEDAD

NIVEL
PERSONAS

PER
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8. IMPLEMENTACION

La incorporación de las nuevas tecnologías a la gestión documental de una

organización, al igual que en otras áreas, debe suponer una ventaja competitiva.
Como todo cambio, se parte de la asignación de una partida de inversión con el
objetivo de tener un retorno.

Los objetivos que se deben cumplir con la implantación de un gestor

documental son:

1) Para todos los miembros de la organización, se debe facilitar el trabajo

diario. Para esto, el sistema debe ser usable, flexible y orientado a la
colaboración. Se debe garantizar una mejora en la eficacia y eficiencia en las
tareas que no aportan valor a la compañía, como son la creación, consulta,
localización y modificación de documentos.

2) Para el departamento de Informática / Sistemas, debe ser un repositorio de

documentos seguro para aquellos que la Dirección considere relevantes,
incluyendo rigurosos controles de usuarios, copias de seguridad, versiones, etc.

3) Para el departamento de Marketing / Comunicación / RRHH , debe ser una

oportunidad para crear, gestionar y publicar contenido en web, permitiendo
definir flujos de publicación, control de versiones y entornos disponibles.

Para cumplir estos objetivos se debe realizar un trabajo de análisis de

requerimientos con los diferentes departamentos para involucrarlos en el
proyecto desde el principio. Los usuarios deben percibir que se va a producir
una mejora en los procesos actuales, que va a permitir aumentar el valor en las
actividades que desempeñan.

9. CONCLUSIONES.
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Nuestra generación todavía no se ha acostumbrado a trabajar sin papeles y, por

tanto, la gestión de los documentos en papel no debe olvidarse cuando se propone
un sistema de gestión documental, aunque no suene excesivamente “moderno”. En
la mayoría de las empresas la gestión de los documentos en papel es un problema
grave, no sólo por el espacio que ocupan, sino por la facilidad con que se producen
las copias de los mismos y porque, de alguna manera, se han perdido los principios
básicos de archivo.

 Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de

almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los
documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera
rápida y sencilla.
 Hace más fácil a las personas trabajar con los documentos, cada persona
sabe qué documentos tiene que guardar, cuando, como y donde. Cada
persona sabe como encontrar en poco tiempo los documentos adecuados
cuando los necesita.

10. BIBLIOGRAFIA
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http://www.dokmee.net
http://www. .olx.com.bo
http://www.wikipedia.com
http://www. athento.com
http://www.revistagestiondocumental.com
http:// www.empresasgestiondocumental.com