INTRODUCCIÓN

Los documentos son los pilares de cualquier empresa y entidad. Controlarlos, administrarlos y
conservarlos son tan solo algunos de los aspectos que se deben priorizar a la hora de implementar
estrategias de gestió n. Dichos puntos pueden llevarse a cabo por medio del uso de instrumentos
archivísticos como los Cuadros de Clasificació n Documental CCD. Así que, toma nota, porque a
continuació n te hablaremos má s de ellos.

Los instrumentos archivísticos en el proceso de gestió n documental se han convertido en

herramientas fundamentales para la planeació n, ya que representan un apoyo técnico para el
desarrollo e implementació n del tratamiento documental. Por ello, vamos a centrarnos en el cuadro de
clasificació n documental, conocido por su acró nimo CCD; herramienta considerada como la base para
el desarrollo de los demá s instrumentos.

Cuadro de Clasificación, o Esquema de Clasificació n en correspondencia con la traducció n al españ ol

del término en inglés “classification scheme”, constituye el elemento clave de cualquier Sistema de
Gestió n de Documentos Electró nicos de Archivo (SGDEA). Es la agregació n estructurada de
expedientes, de acuerdo con buenas prá cticas, que reflejan las funciones de la actividad en cuestió n de
una entidad u organizació n. Define el modo en que los documentos electró nicos de archivo se
organizará n en expedientes, así como las relaciones entre dichos expedientes.
1. ¿Qué son los Cuadros de Clasificación Documental- CCD?

Son la herramienta que permite la asignació n y revisió n de las series documentales producidas
o recibidas en la empresa, es decir que su diligenciamiento es el reflejo organizado, controlado
y jerarquizado de las funciones, informació n y demá s aspectos empresariales.

De esta manera, los CCD permiten el registro de las series documentales, su codificació n
(alfabética, numérica o alfanumérica) y su jerarquía dentro de la empresa, lo que facilita la
ubicació n y bú squeda de los documentos.

Es por lo anterior que los Cuadros de Clasificació n Documental son considerados uno de los
recursos má s importantes debido a que se utiliza para el ordenamiento jerá rquico de la
documentació n y para su rá pida localizació n. De igual modo, es también uno de los medios má s
actuales para el manejo de la documentació n electró nica.

Se define el cuadro de clasificació n como una estructura jerá rquica y ló gica que refleja las
funciones y las actividades de una organizació n, funciones que generan la creació n o la
recepció n de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la
informació n y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para
constituir eso que se llama generalmente expedientes. El sistema de clasificació n es un
modelador de informació n, irreemplazable por un índice, por má s sofisticado que sea.
Elaborado a partir de las funciones de la organizació n, el sistema de clasificació n tiene
igualmente como ventaja el normalizar la denominació n de los expedientes. El requisito previo
indispensable para la elaboració n de un sistema de clasificació n es, pues, un perfecto
conocimiento de las funciones del organismo que genera los documentos.

2. CARACTERÍSTICAS

Los Cuadros de Clasificació n Documental tienen las siguientes cualidades:

La ordenació n, es entonces el proceso mediante el cual se establecen con claridad las

relaciones entre los documentos de una serie

 Delimitados.
Los CCD deben estar asignados por unidades o secciones, con el fin de controlar su
diligenciamiento y garantizar la seguridad de la documentació n.

 Unificados.
En los CCD no se tiene en cuenta la fecha de creació n de los documentos, pues se basan en otros
aspectos para la categorizació n de la informació n.

 Estables.
La estructura manejada deberá ser permanente y estable en el tiempo, con el fin de brindar
flexibilidad y adaptabilidad a los cambios que se generen en la empresa.

 Simples.
Con el propó sito de mantener el control y la facilidad de consulta y registro, la estructura de los
CCD debe ser simple e intuitiva.

 Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los documentos de cualquier tipo y
época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por una entidad,
 sea una persona física o jurídica. Delimitado así el fondo, queda fuera cualquier otro de
procedencia ajena.
 Unicidad: los límites temporales y la edad de los documentos no son características
definitorias de la estructura del archivo, ni rompen la unidad del fondo. El cuadro se
concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su
cronología, desde la má s antigua hasta la má s reciente.
 Estabilidad: el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya permanencia
garantice una clasificació n segura y estable; asimismo, debe permitir el crecimiento de sus
secciones y series sin romper su estructura. El cuadro de clasificación debe ser una
herramienta documental flexible y abierta a cambios.
 Simplificación: la simplicidad del cuadro es un imperativo de su universalidad y de su
flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos posibles se desarrollará n las divisiones
justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el
fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.

3. Beneficios de los Cuadros de Clasificación Documental

El diseñ o de los CCD va en funció n de la actividad principal de la empresa o entidad, por ello su
estructura debe responder al mapa de procesos organizacionales. De esta manera, los cuadros
se presentan como una guía sistematizada, eficaz y eficiente, donde se agrupan los documentos
en clases y categorías, facilitando la localizació n y la disponibilidad de un conjunto de
documentos.

 De igual modo permite:

 Registrar y mantener las series documentales totales de la empresa.

 Clasificar los documentos de manera sencilla.
 Garantizar la recuperació n de la documentació n de forma eficiente.
 Adaptar los formatos a nuevos cambios al interior de la empresa o entidad.
 Controlar el volumen documental.
 

Siempre se debe tener en cuenta que la gestió n documental es ú nica para cada empresa, ya que
este proceso refleja la cultura específica de la organizació n y va orientada a las características
del grupo de personas que utilizará n la informació n; es decir, que se adapta de acuerdo a sus
necesidades y funciones. En pocas palabras, las herramientas archivísticas deben responder a
las expectativas de la empresa, para que ofrezcan los beneficios esperados por su utilizació n.

De igual manera, el proceso de gestió n documental es transversal al proceso de toda la

empresa, ya que los documentos son la prueba del manejo administrativo del negocio, por lo
que es imperativo analizar la designació n de un profesional responsable para la elaboració n y
administració n de este tipo de instrumentos. Lo anterior ayuda al cumplimiento de los
principios, leyes y normas reguladoras decretadas por los organismos competentes, así como el
enriquecimiento estructural de la administració n de archivos para la seguridad del fondo
documental de tu empresa.
  TIPOS

 Tipos de cuadros de clasificación:

 Orgánicos: reflejan la estructura orgánica de la organización, reproduciendo sus

servicios, secciones, unidades administrativas, departamentos u oficinas.
 Funcionales: se basan en el análisis de las funciones o actividades de la empresa, que
no tienen por qué coincidir con su estructura orgánica, ya que un departamento puede realizar
más de una actividad. Este suele ser el tipo más eficaz por ser más flexible y estable que el
orgánico, ya que soporta mejor los cambios que se pueden producir en la trayectoria y
organización interna de una empresa o institución.
 Orgánico-funcionales: son los más comunes y como su nombre indica son
una mezcla ente los sistemas orgánico y funcional. En este tipo de cuadros las categorías más
generales son los órganos o sujetos productores y de ellos cuelgan las series documentales.
 Por materias: refleja el contenido o asunto de los documentos.

A la hora de elegir un sistema u otro debemos optar por el que mejor se adapte a nuestra
empresa. Para ello hay que tener en cuenta elementos como la estabilidad, objetividad y
naturaleza de los documentos y procesos administrativos.

Una mayor o menor jerarquización, es decir la existencia de más o menos niveles y subniveles,
dependerá de nuestras necesidades.

4. TIPOS

En correspondencia ciertos Sistemas de Clasificación bien definidos, para la elaboració n de

un cuadro de clasificació n se pueden establecer cuatro diversos modelos, dependiendo de la
necesidad preexistente en cada institució n y/o archivo a tratar:

 Cuadro de clasificación orgánico: tiene como base la estructura orgá nica y el orden

jerá rquico preestablecido para cada organizació n (organigramas) en el cual se parte de la
idea que cada unidad administrativa define las unidades mayores (secciones y
subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos es para fondos cerrados y/o
organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente de este tipo de cuadro
es que las organizaciones no son está ticas en el tiempo, cambiantes estructuralmente de
acuerdo con sus propias necesidades, de esta forma permite la modificació n y/o
actualizació n constante del cuadro de clasificació n.
 Cuadro de clasificación funcional: este modelo se encuentra ligado con las funciones de la
entidad y de las unidades mayores (secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo
general a lo específico partiendo de lo misional, pasando por lo dispositivo o reglamentario
y terminando en las actividades propias encomendadas a cada unidad administrativa. Se
considera uno de los modelos má s estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no
varían tan rá pidamente como los orgá nicos. En cuanto a su elaboració n este modelo tiene
una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada momento del
desarrollo institucional de la organizació n, estableciendo cronologías e impidiendo la
relació n de la documentació n activa, semi-activa e histó rica y restringiendo el diseñ o de un
modelo comú n o tratamiento está ndar para todas las fases de archivo, dando lugar a que su
aplicabilidad por lo regular sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo
no funcione en otro tipo de fondo.
 Cuadro de clasificación orgánico-funcional: este modelo ha sido trabajado por diversos
archivistas en el á mbito mundial, como la opció n má s vá lida al interactuar conjuntamente
con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades mayores (secciones y
subsecciones) definidas por la estructura orgá nica y las unidades intermedias (series y sub-
series) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad
administrativa. Su aplicació n en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica
en dos puntos fundamentales: el primero, es que só lo registra las series que le
corresponden a cada oficina de acuerdo a unas funciones, no siendo muy flexible a la
utilizació n de series que no se encuentren registradas en el propio cuadro y segundo, su
actualizació n y/o modificació n es má s o menos constante, en la medida en que cierra o crea
nuevamente una serie ya existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava
teniendo en cuenta que hoy día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a
otra.
 Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos: este ú ltimo modelo se
caracteriza por ser una variació n del cuadro funcional, cuya flexibilidad permite la
interacció n de todas las unidades administrativas al ser un ú nico cuadro, presenta el
consolidado de series (generales y específicas). Posee una visió n global (secciones y
subsecciones), permite compartir informació n (procedimiento y trá mites comunes), hablar
el mismo idioma (conocimiento del sistema) y facilitar el acceso y consulta de series por
varias unidades administrativas a la vez, sin la necesidad de realizar modificaciones ante la
eventualidad de cambios organizacionales, garantizando estabilidad en el tiempo. Su
aplicabilidad puede ser para fondos abiertos, cerrados o acumulados al integrar la totalidad
de la documentació n, sea esta administrativa o histó rica e independiente de su fecha de
producció n y cronología. En cuanto a la debilidad del modelo se encuentra en su
implantació n la cual es un poco lenta, al requerir verificació n constante y formació n
permanente en su aplicació n para todo el personal directivo, asesor, profesional, técnico y
auxiliar.

ESTRUCTURA DOCUMENTALES

Agrupaciones Documentales Son el conjunto de documentos generados por una unidad

administrativa , en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el
organigrama, originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries
documentales.

 Fondo Documental Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una

institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.
 Sección Documental Es una subdivisión del fondo identificada con la producción
documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que
produce el fondo.
 Subsección Documental Es una subdivisión de la sección documental (división
administrativa). En algunos casos la subsección recibe el nombre de Oficina, División o
Sección. La subsección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la
sección.
 Serie Documental Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas
desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y
subsección está constituida por documentos agrupados en series.
 Subserie Documental Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un
conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.
 Unidad Documental Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades
administrativas por las funciones que le han sido asignadas. La unidad documental puede ser
simple o compleja. Es simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental, es
compleja cuando está integrada por Material compilado por: Mary Luz López Hernández,
 Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia tipos documentales de diversa índole,
que responden a una secuencia dentro de un trámite.

OTRO CONCEPTO DE ESTRUCTURA

El cuadro de clasificació n, se compone de tres elementos o clases y las unidades documentales

en las clases má s bajas en la jerarquía del cuadro. Los archivos se organizan en distintos niveles
jerá rquicos y por tanto, estos niveles deben verse reflejados en el cuadro de clasificació n. Estos
son:

 Fondo: es el conjunto documental procedente de una institució n o persona, conservado en

el archivo de dicha institució n o de una institució n de archivo, es el resultado natural de la
actividad que la institució n realiza. Conjunto de series generadas por cada uno de los
sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus
competencias.
 Sección: es la primera divisió n en que se ordena un fondo documental, las cuales conforme
al principio de procedencia y orden original se organizan de acuerdo a la estructura
orgá nica o por la funció n de la institució n u organismo.
 Serie: es la divisió n de una secció n, que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma funció n o actividad administrativa regulados por
la misma norma de procedimiento. Se refieren a un tema específico.
 Unidad Documental: elemento indivisible de una serie documental que puede estar
constituido por un solo documento (simple) o por varios que formen un expediente
(compuesta).

• Unidad Documental Compuesta (Expediente): unidad organizada de documentos

reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organizació n
archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es
generalmente la unidad bá sica de la serie.

• Unidad Documental Simple (Documento): es la unidad archivística má s pequeñ a

intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una
fotografía, una grabació n sonora.

ORDENACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificació n con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenació n má s adecuado para cada serie, a partir de
las características que la definen. La ordenació n va a indicar qué lugar exacto ocupa un expediente o
documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenació n permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o
documentos será n situados de manera correlativa: segú n la fecha (ordenació n cronoló gica), segú n el
nombre (ordenació n alfabética), segú n el có digo (ordenació n numérica), segú n la divisió n territorial o
geográ fica (ordenació n topográ fica) o segú n la temá tica (ordenació n por materias):
 La ordenación cronológica se basa en un elemento presente en prá cticamente cualquier
documento, su fecha, y se concreta en la secuencia añ o, mes, día. Comenzando por el añ o má s
remoto, los documentos se suceden hasta la fecha má s reciente, dentro de cada añ o por meses y
dentro de éstos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son
ejemplo de documentos que se deben ordenar cronoló gicamente por períodos anuales.
 La ordenación alfabética suele tener como referente principal los apellidos de una persona o
la razó n social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenació n. Es
 el idó neo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal
contratado de una empresa.
 La ordenación numérica responde habitualmente a un sistema de có digos que permiten
identificar inequívocamente un documento concreto. Por ejemplo, el nú mero asignado a una
factura o un recibo, el nú mero de un expediente, el nú mero de registro de entrada o salida de la
correspondencia, etc. Es el sistema má s utilizado en las tareas má s vinculadas a la contabilidad y
las tareas administrativas comunes.
 La ordenación geográfica o topográfica permite la ordenació n de elementos en funció n de su
situació n en una zona o territorio; sería el sistema empleado por un agente de la propiedad
inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que emplearía la secuencia localidad,
barrio o distrito, calle, etc.
 La ordenación por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o
temas tratados por ellos. Si existe abundante documentació n es preciso elaborar listas alfabéticas
de materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias
técnicas, agrupá ndolos por á reas temá ticas.
Entre estos métodos no es posible establecer a priori cuá l de ellos es el mejor. Para cada tipo de
documento hay que decidir el tipo de ordenació n má s conveniente, eligiendo el que mejor se adapte al
objeto de la ordenació n.

ELABORACIÓN

El cuadro de clasificació n debe realizarse para cada fondo que contenga el archivo
individualmente y no debe elaborarse sin conocer a profundidad las características orgá nico-
funcionales de los sujetos productores.

Para la elaboració n de un cuadro de clasificació n ademá s de contar con un amplio

conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que genera los documentos de
archivo, se deben tomar en consideració n:

 Los instrumentos jurídicos, de organizació n y normatividad de dependencia o entidad.

 Los esquemas de clasificació n existentes.
 Los recursos con se cuenta para ello.

Para la correcta formulació n de un cuadro de clasificació n, como actividad clave dentro la

gestió n de documentos, se divide el proceso en dos etapas:

 Primera etapa: se establece un modelo de tratamiento de los documentos de archivo para

obtener, mediante los procesos de identificació n, jerarquizació n y codificació n, categorías
de agrupamiento estables, ú nicas, delimitadas, universales y flexibles.

• Identificación: consiste en identificar los elementos que apoyen la formulació n de

categorías de agrupamiento. De acuerdo con un sistema funcional de clasificació n, en el
establecimiento de las categorías de agrupamiento debe contemplarse:

• Las atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la

organizació n en cuestió n.

• Las atribuciones y funciones específicas de cada dependencia o entidad que

corresponden a las atribuciones sustantivas que marcan la diferencia de una
dependencia o entidad con otra.
 En ambos casos se debe tomar en cuenta la existencia de una estrecha relació n entre lo
que es objeto de una acció n institucional o social, y los documentos de archivo que
sustentan y dan validez al trabajo institucional.

• Jerarquización: consiste en el establecimiento de los niveles de relació n o

coordinació n, así como de semejanza y diferencia entre las categorías de agrupamiento
identificadas. A diferencia de lo que ocurre en la fase de identificació n en donde las
categorías de agrupamiento son objeto de un proceso de descripció n y registro
unificado, la jerarquizació n de dichas categorías debe ser objeto de un proceso de
comparació n que permita ubicarlas en un contexto general de ordenació n o “relació n”,
el cual ha de distinguir elementos de gradació n (o categorizació n) diferentes, para
ubicar la categoría de agrupamiento en el lugar correspondiente.

• Codificación: la utilidad del có digo ha de verse como condició n necesaria para el

funcionamiento del Cuadro general de clasificació n archivística, al relacionarse éste con
el orden y distribució n de las categorías de agrupamiento dentro del propio Cuadro. Lo
anterior da lugar a la sistematizació n y ubicació n adecuada que hace má s claras las
relaciones documentales e interconexiones características de los documentos de
archivo.

 Segunda etapa: consiste en los procesos que se llevan a cabo para la

instrumentació n del Cuadro General de Clasificació n Archivística:
Validación: se refiere a las acciones de reconocimiento y aprobació n de las autoridades
correspondientes para el cuadro general de clasificació n archivística, con el objeto de
que pueda ser difundido y aplicado.
• Formalización: atiende a los mecanismos de implantació n y su respectiva
formalizació n, difusió n en el á mbito de todos los archivos de la dependencia o entidad.
• Supervisión y asesoría: es el seguimiento de las acciones tendientes a garantizar el
adecuado funcionamiento del cuadro general de clasificació n archivística y corregir las
posibles desviaciones y aclarar las dudas que se presenten.
• Capacitación: se refiere a las necesidades de especializació n en la capacitació n,
aplicació n de operaciones y procedimientos del cuadro general de clasificació n
archivística.

5. APLICACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Contando con un cuadro de clasificació n bien estructurado de acuerdo a las correspondientes

normas descriptivas y de procedimientos, la institució n tiene a su merced una poderosa
herramienta que le posibilita organizar los documentos de archivo que gestiona dentro del
espacio físico de conservació n, temporal o definitiva, le permitirá agrupar los elementos que
representan su contenido para relacionarlo de manera ló gica con otros documentos de archivo
mediante el lenguaje clasificatorio. Facilita la localizació n conceptual de la documentació n, o lo
que es lo mismo el acceso a la informació n contenida en el acervo documental a la vez que
también facilita la localizació n física de cada documento o expediente para su eficaz control y
manejo.

En los Sistemas de Gestió n Documental existe cierta flexibilidad respecto a la utilizació n o no

de un cuadro de clasificació n. Tal es así que quienes desarrollan estos sistemas dejan el tema a
consideració n de la institució n que decida utilizar sus servicios, o sea, esta posibilidad se deja
“abierta” al criterio de la organizació n en cuestió n. Es vá lido destacar que la mayoría de los
sistemas de gestió n de documentos, si no son de gestió n de documentos de archivo, casi nunca
legan a utilizar un cuadro de clasificació n.
El correcto funcionamiento de una entidad u organizació n determinada en gran medida
depende de una adecuada gestió n de la documentació n, mientras que esta ú ltima debe seguir
ciertos requisitos dentro de los cuales se destaca el requisito de "acceso y disponibilidad de los
documentos, el cual obliga al sistema a que los documentos que gestiona puedan ser
recuperados, presentados e interpretados cuando se requiera. Para dar cumplimiento a esto se
precisa de una eficiente descripció n (Norma ISAD(G)) y clasificació n (Cuadro de clasificació n)
de dichos documentos", teniendo entonces al Cuadro de clasificació n como instrumento clave
dentro del proceso de gestió n de documentos.