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1. OBJETIVO

Describir las actividades para la gestión del trámite por el cual un ciudadano realiza la solicitud de Matrícula,
Certificado de Inscripción Profesional o Certificado de Matrícula, según sea Ingeniero, Profesional Afín o Auxiliar a la
Ingeniería o Maestro de Obra, para ejercer legalmente su profesión.

2. ALCANCE

Inicia desde que el usuario radica a través del formulario web una solicitud de Matrícula, Certificado de Inscripción
Profesional o Certificados de Matrícula, hasta la entrega de la Tarjeta Profesional o la notificación del acto
administrativo que deniega la solicitud según el caso.

Incluye las actividades de desistimiento, denegación, revocatoria de Matrículas y Certificados, reposición de tarjetas
y el manejo de producto no conforme.

3. NORMATIVIDAD

Tipo Número Título Fecha

Constitución Política Artículo 26 1991
de Colombia
Ley 842 “Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la 9/10/2003
Ingeniería, de sus Profesiones Afines y de sus Profesiones
Auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan
otras disposiciones.”
Ley 1437 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo 18/01/2011
y de lo Contencioso Administrativo.”
Decreto 19 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar 10/01/2012
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes
en la Administración Pública”
Directiva 5 "De conformidad con lo establecido en el Capítulo VII de la ley
Presidencial 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo 27/07/2012
Contencioso Administrativo, las entidades a las cuales va
dirigida la presente Directiva Presidencial deben colocar
inmediatamente en la página web de inicio de su sede
electrónica. La información relativa a la dirección electrónica
exclusiva para efectos de notificaciones judiciales. Esta
información debe ser clara y fácilmente ubicable en dicha
página"
Ley 1581 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección 17/10/2012
de datos personales"
Ley 1755 Artículo 17. Peticiones Incompletas y desistimiento tácito 30/06/2015
Resolución Nacional 119 “Por la cual se adopta el nuevo reglamento interno de los 29/01/2016
Consejos Seccionales del COPNIA.”
Directriz DJ-DR- “Inscripción en el registro profesional del COPNIA en 11/01/18
001-2018
casos excepcionales”
NAL-CI-2018-00062
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4. DEFINICIONES

4.1. Certificado de Vigencia y Antecedentes Disciplinarios: Es el documento expedido por el

COPNIA, mediante el cual se puede constatar la vigencia en la autorización otorgada a Una persona
natural para el ejercicio legal de la Ingeniería, Profesión Afín o Profesión Auxiliar.

4.2. Certificado de Inscripción Profesional: Es la denominación que tiene la autorización legal para
el ejercicio profesional de una profesión Afín o Auxiliar de la Ingeniería.

4.3. Certificado de Matrícula Maestro de Obra: Es la denominación que tiene la autorización legal
para el ejercicio profesional de los Maestros de Obra.

4.4. Control de lote o modificación de registro: Es la modificación que se realiza sobre la Base de
Datos de los registrados por inconsistencias detectadas, las cuales están debidamente soportadas y
son legalizadas con una Resolución Aclaratoria*.

*Nota: La resolución Aclaratoria solo aplica para los casos en los que sea necesario realizar
modificaciones de la información consignada en la resolución Nacional

4.5. Requisitos Formales: Son aquellos requisitos (acta, diploma, copia de convalidación de título
profesional para el caso de tramites de profesionales graduados en el exterior, certificaciones de
experiencia, fotografía, documento de identidad y pago de los derechos) que la Ley 842 de 2003,
establece como requeridos y requeridos para iniciar la actuación administrativa.

4.6. Requisitos Sustanciales: Son aquellos requisitos (verificación de los listados de graduados,
verificación de convalidación ante el Ministerio de Educación para los profesionales graduados en el
exterior y verificación de certificaciones de experiencia para los Maestros de Obra) necesarios e
indispensables para la verificación del cumplimiento de la idoneidad profesional y/o experiencia
certificada.

4.7. Denegación: Es la actuación administrativa por medio de la cual el COPNIA manifiesta a quien
solicita la autorización para ejercer como ingeniero, profesional afín o profesional auxiliar, su negativa
por no cumplir con los requisitos sustanciales determinados en la Ley 842 de 2003.

En Caso que el Maestro de Obra no cumpla con la experiencia establecida en la ley 842 de 2003, se
debe solicitar al usuario aportar los soportes requeridos en los términos definidos en el Artículo 17,
de la Ley 1755 de 2015. Una vez aportada certificación requerida, y aun así no cumpla con los 10
años de experiencia, la Secretaría Seccional adelantará el proceso de Denegación.

4.8. Desistimiento: Actividad por medio de la cual se detiene y finaliza el proceso de trámite de Matrícula
Profesional, Certificado de Inscripción Profesional y Certificado de Matrícula (Maestro de Obra) por
la falta del cumplimiento de requisitos formales establecidos en la Ley 842 de 2003.

4.9. Desistimiento tácito Se presenta cuando el peticionario no allega al Copnia los requisitos para
iniciar su trámite a pesar de habérselos solicitado.

4.10. Desistimiento Expreso: Se presenta cuando el peticionario por alguno de los medio de atención
al usuario manifiesta de forma directa y clara, que desea finalizar el trámite administrativo que ha
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iniciado (Solicitud de Matrícula Profesional, Certificado de Inscripción Profesional, Certificado de

Matrícula o reposición)

4.11. E.N.A. (Ejercicio No Autorizado): Listado de ciudadanos que ejercen sin la autorización o
ilegalmente la Ingeniería, sus profesiones afines o sus profesionales auxiliares, y que se publican en
la página web de acuerdo con establecido en el artículo 16 de la Ley 842 de 2003.

4.12. Ingeniería: Según la Ley 842 de 2003 se entiende por Ingeniería: “Toda aplicación de las ciencias
físicas, químicas y matemáticas; de la técnica industrial y en general, del ingenio humano, a la
utilización e invención sobre la materia.

4.13. Listado de Graduandos: Información remitida por las Universidades o Instituciones de Educación
Superior al COPNIA de los graduandos de las profesiones competencia del COPNIA, la cual deberá
ser remitida cada vez que este evento ocurra, para eventos de la inscripción o matrícula. La
información es recibida por el COPNIA en medio físico o electrónico.

4.14. Maestros de Obra: Según la Ley 842 del 2003, Articulo 3, se define como los maestros de obra de
construcción en sus diversas modalidades, quienes demuestren una experiencia de más de diez (10)
años en actividades de la construcción, mediante certificaciones expedidas por ingenieros y/o
arquitectos debidamente matriculados y, excepcionalmente, por las autoridades de obras públicas
y/o de planeación, municipales.

4.15. Matrícula Profesional: Es la denominación que tiene la autorización legal para el ejercicio
profesional de la ingeniería.

4.16. Notificación: Es el acto material de comunicación por medio del cual se ponen en conocimiento de
las partes o terceros interesados las decisiones proferidas por la autoridad pública.

4.17. Personalización de tarjetas: Es la actividad por la cual se imprimen las Tarjetas Profesionales
aprobadas mediante Resolución Nacional y Tarjetas solicitadas por reposición o garantía.

4.18. Producto no conforme: Se considera producto no conforme los errores en la base de datos, los
errores en las Resoluciones Nacionales y los errores en las tarjetas profesionales, responsabilidad del
COPNIA.

4.19. Profesiones Afines a la Ingeniería: Son aquellas profesiones que siendo del nivel profesional, su
ejercicio se desarrolla en actividades relacionadas con la ingeniería en cualquiera de sus áreas, o
cuyo campo ocupacional es conexo a la ingeniería, tales como: La Administración de Obras Civiles,
la Construcción en Ingeniería y Arquitectura; la Administración de Sistemas de Información; la
Administración Ambiental y de los Recursos Naturales, la Administración Financiera, la Bioingeniería
y la Administración en Informática, entre otros. Nota: El listado de profesiones afines pude ser
consultado en la página web de la Entidad.

4.20. Profesiones Auxiliares a la Ingeniería: Son Profesiones Auxiliares de la Ingeniería, aquellas

actividades que se ejercen en nivel medio, como auxiliares de los ingenieros, amparadas por un título
académico en las modalidades educativas de formación técnica y tecnológica profesional, conferido
por instituciones de educación superior legalmente autorizadas, tales como: Técnicos y tecnólogos
en obras civiles, técnicos y tecnólogos laboratoristas, técnicos y tecnólogos constructores, técnicos y
tecnólogos en topografía, técnicos y tecnólogos en minas, técnicos y tecnólogos delineantes en
ingeniería, técnicos y tecnólogos en sistemas o en computación, analistas de sistemas y
programadores, técnicos y tecnólogos en alimentos, técnicos y tecnólogos industriales, técnicos y
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tecnólogos hidráulicos y sanitarios, técnicos y tecnólogos teleinformáticas, técnicos y tecnólogos

agroindustriales y los maestros de obras de construcción en sus diversas modalidades, que
demuestren una experiencia de más de diez (10) años en actividades de la construcción, mediante
certificaciones expedidas por ingenieros y/o arquitectos debidamente matriculados y,
excepcionalmente, por las autoridades de obras públicas y/o de planeación, municipales.
Nota: los técnicos a que refiere la presente definición son aquellos que ostentan el título
de Técnico Profesional.

4.21. Revocatoria: Anulación del acto administrativo de forma directa o a solicitud de parte interesada.
Se revocará una matrícula o certificado confirmado en los casos en los que se tenga conocimiento
de haber otorgado la matrícula o el certificado con documentación apócrifa, cuando la IES revoca el
título profesional, o en el caso que bajo la misma profesión se cuente previamente con el registro
profesional o en el caso de haberse confirmado una matrícula o certificado a una profesión que no
es competencia del COPNIA.

4.22. Reposición de Tarjeta: Es el proceso mediante el cual un profesional registrado ante el Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, solicita le sea elaborada otra Tarjeta Profesional por
pérdida o deterioro de la entregada inicialmente o por cambio mediante Escritura Pública del nombre
o los apellidos.

4.23. Tarjeta Profesional: Es el documento personal (plástico), que entrega el COPNIA a los
profesionales que adelantado el trámite respectivo y que contiene el número de la Matrícula
Profesional, el Certificado de Inscripción Profesional o el Certificado de Matrícula Profesional que le
fue asignado y que le permite ejercer la profesión.

4.24. Trámite de Matrículas y Certificados: Trámite por el cual el ciudadano realiza la solicitud de
Matrícula o Certificado profesional para ejercer legalmente su profesión.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. Requisitos para obtener la Matrícula o el Certificado de Inscripción Profesional

Los Ingenieros, Afines y Auxiliares a la Ingeniería deben presentar, de forma digital, los siguientes
documentos para obtener la respectiva Matrícula o Certificado de Inscripción Profesional, según sea el caso:

• Documento de identidad legible por ambas caras.

• Diploma de grado o título académico obtenido. (La imagen debe contener el registro correspondiente que
puede encontrarse en algunos casos, al respaldo del diploma).
• Acta de grado legible.
• Si es Profesional egresado de una Universidad en el exterior, debe adjuntar la Resolución de
convalidación del título expedida por el Ministerio de Educación Nacional.
• Fotografía digital a color tipo documento con las siguientes características:
• Fondo blanco (superficie plana) sin sombras.
• Tamaño 2.5 c.m. x 3 c,m. con un mínimo de 300 pixeles x 355 pixeles y un máximo de 600 pixeles x
710 pixeles. No se aceptan fotos digitales de menos de 300 ppi de resolución.
• Tamaño del archivo de imagen digital: mayor 60 Kb (kilobytes), igual o menor a 500 Kb.
• La fotografía debe estar en formato JPG.
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• El archivo de imagen debe marcarse con el número de cédula del solicitante. Ejemplo:
(45987665.jpg).

*Nota: Para el caso de los extranjeros es necesario que se adjunten los documentos de identificación
relacionados en la Resolución de Convalidación., junto con la cédula de extranjería vigente.

5.2. Requisitos para obtener el Certificado de Matrícula para Maestros de Obra

Los Maestros de Obra que pretenden obtener el Certificado de Matrícula, deben presentar, de manera digital
los siguientes documentos:

• Una (1) fotografía a color, fondo blanco, tamaño 2.5 x 3 cm, formato JPG. (Mínimo de 300 X 355
pixeles, máximo de 600 X 710 pixeles). El archivo deberá tener como nombre el número de cédula
del solicitante.
• Archivo PDF del documento de identidad por ambas caras.
• Archivo PDF de certificaciones de Experiencia dirigidas al COPNIA*, avaladas por Ingenieros o
Arquitectos debidamente matriculados y, excepcionalmente, por las autoridades de obras públicas
y/o de planeación, municipales, en donde se demuestre una experiencia de más de 10 años en
actividades de la construcción en funciones relacionadas en el concepto 267 DE 2014 de la
subdirección Jurídica(Ubicado en el Régimen Colombiano del Ejercicio ético profesional de la
ingeniería), relacionando el día, mes y año, de cada una de las obras.

*Nota: Se debe relacionar la Ciudad y fecha de la certificación, esta última debe ser posterior a la
última fecha de experiencia certificada.

El Ingeniero o Arquitecto solo podrá certificar la experiencia del Maestro de Obra con fecha posterior
a la de su Matrícula Profesional.

• Archivo PDF de la tarjeta profesional o certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios de los

arquitectos certificantes. Esta información es corroborada a través de los mecanismos dispuestos por
los Consejos para tal fin.

5.3. Criterios de revisión para solicitud de Matrículas o Certificados Profesionales

Para Ingenieros, Afines y Auxiliares:

• Verificar que se hayan adjuntado los documentos correspondientes y que estos se encuentren
completos, sin faltantes de información, nítidos y legibles.
• Verificar la autenticidad del acto administrativo de convalidación del título (Para el caso de
profesionales egresados de instituciones de educación superior del exterior), mediando comunicación
oficial.
• Verificar contra listados de Universidad, la información aportada por el solicitante en el diploma y el
acta de graduación correspondiente.

En caso que la información de identificación del solicitante difiera con lo registrado en el listado de
universidad se debe oficiar a la IES solicitando la respectiva aclaración.
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Para todos los casos el listado, la certificación individual o cualquier otro documento emitido por la
Institución de Educación Superior deberá ser un documento soporte dentro de cada expediente
digital.

• Revisar precisión en la digitación de la información y editar los datos en caso de presentarse

inconsistencias, en los campos: Nombres, apellidos, tipo de identificación, número de identificación,
número y fecha de acta, nombre de la Institución de Educación Superior, profesión y género de la
profesión.

• Revisar que se haya seleccionado correctamente el departamento de estudios, según la

documentación aportada, con el fin de asegurar la correcta asignación de competencia para el trámite
de la solicitud.

Para Maestros de Obra

• Verificar que se hayan adjuntado los documentos correspondientes y que estos se encuentren
completos, sin faltantes de información y nítidos.
• Verificar la autenticidad de las certificaciones adjuntadas y la autoría de las mismas.
• Verificar que los Ingenieros o Arquitectos que emiten las certificaciones estén inscritos en el Registro
Profesional y que no tengan sanción disciplinaria para la fecha que emiten las mismas ni en los
tiempos certificados. En el evento que certifiquen la experiencia al Maestro de Obra y tengan
sanciones vigentes no se podrá contabilizar dicho tiempo.
• Las certificaciones de experiencia de los maestros de obra no serán válidas si fueron obtenidas antes
de la mayoría de edad, excepto en los casos en los que se pueda verificar la existencia del permiso
laboral del Ente Competente.
• Un Maestro de Obra con experiencia en el extranjero de cualquier nacionalidad, puede solicitar dicho
trámite y deberá cumplir con el lleno de los requisitos legales indicados en el artículo 3° de la Ley
842 de 2003, con el objeto que se pueda matricular como Maestros de Obras, aquellos ciudadanos
que demuestren, a través de certificaciones expedidas por ingenieros o arquitectos debidamente
matriculados, más de 10 años de experiencia en actividades de la construcción en cualquiera de sus
modalidades (entre las que se incluye las labores de inspección de obra). Declaración Universal de
Derechos Humanos Artículo 23.
• Comprobar que la experiencia certificada sea mínimo de 10 años (3650 días). Los periodos de tiempo
iguales, certificados en más de un documento solo pueden ser contabilizados una vez.
• Validar contra las bases de datos de los pagos, la cancelación total del importe correspondiente.
• Revisar precisión en la digitación de la información y editar los datos en caso de presentarse
inconsistencias, en los campos: Nombres, apellidos, tipo de identificación y número de identificación.
• Las certificaciones de experiencia deben contener mínimo la siguiente información: tipo de obra
ejecutada, dirección de la obra, funciones realizadas, fecha precisa de inicio de cada obra y fecha
precisa de finalización de cada obra, total del tiempo ejecutado, nombre del profesional que certifica,
documento de identidad de quien certifica y número de matrícula del profesional que certifica.
• Verificar que las certificaciones de experiencia sean emitidas con fecha posterior a la fecha de la
última obra certificada.

5.4. Requisitos para la expedición de la reposición

Los documentos necesarios para la reposición y que deberán ser aportados en el expediente digital serán:

• Formulario web de solicitud diligenciado

• Una (1) fotografía a color, fondo blanco, tamaño 2.5 x 3 cm , formato JPG
• Archivo PDF del documento de identidad.
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• Archivo PDF de escritura pública para los casos de cambio en los nombres y/o apellidos del
profesional. Este documento en caso de requerirse, de le debe solicitar al profesional, ya que el
sistema no tiene la posibilidad de que sea anexado* en el momento de radicación de la solicitud.

*Nota: El sistema permite adjuntar el documento, pero no puede ser visualizado por el técnico
de registro al momento de procesar la solicitud.

5.5. Criterios de revisión de solicitudes de reposición.

Para cada solicitud los criterios a revisar serán los siguientes:

• Verificar que la información de la base de datos sea consistente con la copia del documento de
identidad aportada.
• En los casos de cambio en los datos personales por escritura pública, verificar la información y
proceder a realizar el cambio en la base de datos.

*En caso que la solicitud se encuentre incompleta se procede a requerir la información faltante
mediante comunicación oficial. Aplica el procedimiento de Desistimiento Tácito.

5.6. Competencia para el trámite de las solicitudes

La competencia para la revisión de los expedientes está dada por el departamento donde el profesional
terminó sus estudios para el caso de los profesionales, afines y auxiliares nacionales o por el departamento
donde reside el solicitante para el caso de los profesionales que convalidaron y para el caso de los maestros
de obra.

La asignación de competencia la hace de forma automática el sistema de información, en el momento en el

que el usuario diligencia los datos para su solicitud, la cual deberá ser revisada por el responsable en cada
Seccional y modificada en caso de encontrar un error.

5.7. Sistema de Administración del Proceso

A través del sistema Invesdoc Galery Suite se realiza el trámite de Matrícula y Certificado, este sistema
permite que la radicación se haga en línea y que el usuario no tenga que presentar sus documentos físicos,
además de permitir trazabilidad sobre cada solicitud y control de archivo de los mismos.

5.8. Pago del trámite

Los usuarios pueden pagar el trámite en línea por medio del sistema PSE o descargando el cupón de la página
web con código de barras para realizar el pago directamente en las entidades financiera habilitadas para tal
fin.

En los siguientes casos se hará devolución del dinero al usuario: cuando el profesional no sea de competencia
del COPNIA, y cuando se presente desistimiento, denegación o revocatoria. En el caso de presentarse alguna
de las situaciones mencionadas se deberá informar al usuario para que inicie el trámite de devolución de su
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dinero una vez se haya generado el acto administrativo que confirma éstas situaciones. (Ver procedimiento
TS-pr-03 Devolución de dinero)

En todos los casos se deberá verificar que el pago se haya realizado.

5.9. Profesión no competencia

Cuando en revisión de cumplimiento de requisitos se detecte que un usuario ha radicado documentos

correspondientes a una profesión cuya vigilancia y control no sea de competencia del COPNIA, la primera
instancia genera comunicación oficial informándole la situación detectada y las actividades que debe realizar
para el reembolso de los dineros consignados por concepto del trámite no iniciado.

5.10. Custodia de Tarjetas Profesionales

Los secretarios seccionales mantendrán bajo custodia las Tarjetas Profesionales a su cargo por un periodo
de cuatro años, luego de los cuales se remiten mediante memorando al área de Registro para su custodia
por un año. Vencidos los 5 años de disponibilidad de entrega de la tarjeta se envía comunicación oficial al
email de contacto del usuario y se realizan publicaciones en la página web sobre un plazo estimado para
reclamarla.

Si la tarjeta no es solicitada, Registro elabora un inventario con las tarjetas que son susceptibles de
eliminación por medio de Acta.

Esta actividad deberá realizarse anualmente en el primer trimestre del año.

5.11. Notificaciones.

Las notificaciones de actos administrativos se deben adelantar de acuerdo con lo establecido en la Ley 1437
de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
Artículos 67, 68 y 69.

5.12. Manejo de Convenios

Las solicitudes generadas a través de un convenio deberán ser marcadas dentro del expediente digital en la
pestaña “Matrícula”. En todo caso para garantizar el cumplimiento de los requisitos dichas solicitudes no
podrán avanzar a la etapa de revisión del seccional.

5.13. Programación de trámite de solicitud de Matrículas o Certificados y de Reposiciones.

La definición y control de la programación de ejecución del trámite de matrículas y de reposiciones

son responsabilidades del Área de Registro, quien en desarrollo de sus funciones coordinará la
ejecución de los mismos.
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DÍA DE LA SEMANA
ETAPA
LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
Resolución
Revisión de solicitudes en el Seccional
1 Seccional de
aprobación
Resolución Nacional de
2 Revisión de expedientes aprobados en la etapa 1
confirmación
Elaboración de
Elaboración de tarjetas
3 tarjetas de
reposiciones
Entrega de tarjetas primera vez y Gestión de
de reposición al área de expedientes
4
correspondencia, para el envío a de
los seccionales correspondientes Reposiciones

Nota: La programación de trámite de solicitud de Matrículas o Certificados y de Reposiciones facilita

el cumplimiento de tiempos del trámite, lo cual no implica su ejecución estricta, toda vez que los
días de ejecución puede variar de acuerdo con las necesidades, recursos, disponibilidad de sistema
y cualquier otra variable controlada por el área de Registro, las Secretarías Seccionales o la
Dirección General.

El tiempo total del proceso de matrícula es de 20 días hábiles desde la radicación de la solicitud
hasta la disponibilidad de la tarjeta en el Seccional elegido para la entrega. Doce (12) días hábiles
corresponden al tiempo transcurrido entre la radicación hasta la aprobación de la Matrícula o
Certificado en segunda instancia y ocho días (8) hábiles desde que se otorga la Matrícula hasta que
la tarjeta está disponible en el Seccional para su entrega**.

** Se exceptúan de estos tiempos los trámites que por causa ajena al Copnia requieren la
intervención de un tercero; en este caso, la actividad puede variar los tiempos de gestión. Ejemplos
de esta situación es el requerimiento de información a las Instituciones de Educación Superior,
cuando éstas, no han remitido los listados de egresados, para el caso en el que se requiera
información adicional, o falta de uno o más documentos que debe aportar el usuario, entre otros.
Para control de las situaciones descritas es recomendable registrar en el expediente el evento
presentado, en la pestaña de anotaciones.
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5.14. Plataforma informática

La Entidad cuenta con un sistema de seguimiento de las solicitudes de matrículas y certificados y del trámite
de reposiciones, “Invesflow”, el cual debe alimentarse de manera inmediata, en cada una de sus etapas para
asegurar la trazabilidad y precisión en la información estadística que genera el sistema.

5.15. Denegación de matrículas o certificados

Las Resoluciones de Denegación de matrículas o certificados tanto seccionales como nacionales, deben
hacerse a través de la plataforma informática para garantizar la trazabilidad de la solicitud inicial, así como
todas las actuaciones que se lleven a cabo en el proceso (Solicitud de información, respuestas a peticiones,
denuncias, compulsar copias a otros instancias, publicaciones de ejercicio ilegal, entre otras).

5.16. Constancia de trámite

La constancia de trámite es emitida por el Secretario Seccional o su encargado en caso de ausencia y deberá
ser enviada en un tiempo no superior a 3 días hábiles de realizada la solicitud. (Ver anexo 7.3).

5.17. E.N.A. (Ejercicio No autorizado)

Una vez se asignen Matrículas y Certificados, se tiene máximo dos (2) días hábiles para cruzar la
base de datos de los inscritos con el listado de Ejercicio Ilegal de la profesión; con el fin de
determinar si se ha legalizado la situación profesional de algunos ciudadanos relacionados en dicho
listado. Posteriormente se tiene máximo dos (2) días hábiles para informar mediante memorando
a las Secretarias Seccionales para que procedan a retirar de la lista de publicación de la página
web de ejercicio ilegal. Este proceso debe estar completo antes de la siguiente aprobación de
matrículas.

5.18. Criterios para dar tratamiento al producto no conforme

Se considera producto no conforme para el procedimiento de trámite de matrícula y certificados,

los errores en la base de datos relacionados con este trámite y los errores en las tarjetas
profesionales responsabilidad del COPNIA.

En todos los casos descritos procede la corrección, no aplica en ningún caso aceptación bajo concesión.

Etapa o Criterios o situación Tratamiento o Responsable Autoriza Registro

actividad presentada acción
Trámite inicial Errores de transcripción Corrección en el Técnico Profesional de Reporte
en la revisión del frente a la sistema antes de la administrativo Gestión del generado por
Área de registro documentación generación de la del área de área de el sistema de
adjuntada por el Resolución Nacional. Registro Registro los cambios
usuario. Se hace una Correcciones realizados
revisión frente a esta posteriores a la Autorización de
documentación mínimo Resolución Nacional Modificación
del 30% sobre el total mediante Resolución en la base de
de las solicitudes. Aclaratoria datos Director
General
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Etapa o Criterios o situación Tratamiento o Responsable Autoriza Registro

actividad presentada acción
No conformidad Según el origen que Remisión de la tarjeta Técnico Profesional de Relación de
detectada por el tenga el hallazgo estos mediante memorando administrativo Gestión del garantías
funcionario del pueden ser: al Área de Registro - Seccional área de tramitadas.
Seccional donde • Errores de para su corrección en Registro
se va a entregar transcripción: Cuando el expediente de Control de
la tarjeta los errores sean por la matrícula. Secretario lote (Si aplica)
información de la base seccional
de datos del COPNIA. Si se requiere hacer Autorización de Resolución
• Errores de cambio en la base de Modificación aclaratoria (Si
impresión datos de registrados Técnico en la base de aplica)
se debe hacer un administrativo datos Director
control de lote y Área de General Memorando
resolución aclaratoria. Registro envío de
Imprimir nuevamente tarjeta
la tarjeta y enviar
mediante memorando Profesional de
al seccional donde gestión del
será reclamada. área de
Registro
No conformidad Según el origen que Recibo de la solicitud Profesional de Relación de
detectada por el tenga el hallazgo estos de corrección. Técnico Gestión del garantías
usuario pueden ser: administrativo área de tramitadas
• Errores de Mediante petición. - Seccional Registro
transcripción: Cuando Solicitar la tarjeta al Control de
los errores sean por la usuario. lote (Si aplica)
información de la base
de datos del COPNIA. Verificación del error Técnico Autorización de Resolución
• Errores de presentado. administrativo Modificación aclaratoria (Si
impresión del área de en la base de aplica)
Si se requiere hacer Registro datos Director
cambio en la base de General Memorando
datos de registrados envío de
se debe hacer un tarjeta
control de lote y
resolución aclaratoria.
Imprimir nuevamente Petición del
la tarjeta y enviar Usuario
mediante memorando
al seccional donde
será reclamada.

5.19. Tarjetas con defectos por impresión halladas después del proceso de Personalización

Las tarjetas que presentan errores deberán ser perforadas por el técnico responsable de la
personalización y acumuladas para ser entregadas al finalizar el contrato al proveedor de plásticos
mediante Comunicación Oficial junto con el inventario de las tarjetas a entregar, para que a su vez el
proveedor realice la destrucción total y haga la reposición de las tarjetas entregadas.
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5.20. Tarjetas devueltas por los Usuarios para Reposición por Garantía

Las tarjetas que presentan errores de digitación en el nombre, apellido, número de identificación, tipo
de identificación, profesión, género de la profesión, universidad y/o en la fotografía, deberán ser
inventariadas y perforadas en el área de Registro, para la destrucción anual mediante acta.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1. Otorgamiento de Matrícula o Certificado

Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad Registro
1 Radicar A través de la página web del COPNIA el usuario Usuario Formulario de
Solicitud diligenciará el formulario de solicitud del trámite solicitud
conforme a instrucciones descritas en el sitio Web radicado
de la Entidad.

Nota: El proceso inicia con los expedientes de

solicitudes que hayan efectuado el pago y
cuenten con la documentación completa.
2 Revisión de Una vez cancelado los derechos de registro, se Técnico Sistema
requisitos crea automáticamente un expediente virtual que Administrativo invesflow
es revisado por la Secretaría Seccional (requisitos
relativos al trámite, de acuerdo con lo establecido
en las condiciones generales).

Se aclara que el único documento de identidad

válido para realizar el trámite del Registro
Profesional por parte de ciudadanos extranjeros,
es la cédula de extranjería vigente.

Nota: Los pagos realizados por PSE o TC, se

verán reflejadas la solicitud de manera inmediata
en la etapa de pendiente de requisitos.

Los pagos realizados por cupón de pago

(Bancolombia o Banco de Bogotá) se verán
reflejados a las 24 horas o más en la etapa de
pendientes de requisitos.

Si la documentación aportada por el usuario está

incompleta o no cumple con los requisitos
exigidos, se le requerirá mediante inicio de
comunicación oficial dentro del expediente, antes
de los diez (10) días siguientes a la fecha de
radicación para que complete la información en
un término máximo de un (1) mes. En este lapso
de tiempo se suspende el término para decidir el
trámite.
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Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE Julio de 2018
MATRÍCULAS Y CERTIFICADOS 6ta Actualización
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Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad Registro
A partir del día hábil siguiente en que el
interesado aporte los documentos o información
requerida, comienza a correr el término para
tramitar la solicitud.

Nota: Se entenderá que el peticionario ha

desistido de su solicitud cuando no satisfaga el
requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo
concedido solicite prórroga hasta por un término
igual (un mes).

En caso de cumplir con requisitos ir a la actividad

“Verificación listados de universidades”

En caso de no cumplir con requisitos ir “6.2

Desistimiento”.

3 Verificación Verificar que el usuario se encuentre registrado Técnico Sistema

listados de en el listado de universidades y dejar trazabilidad administrativo invesflow.
universidades en el sistema de información creado para tal fin. y Secretario
Seccional
En caso de no contar con el listado de egresados
se deberá generar una comunicación a la
Institución de Educación Superior solicitando
dicha información*

En caso de que se evidencie la imposibilidad de

obtener por parte de la Secretaría Seccional
respectiva, el listado de egresados por parte de
las Instituciones de Educación Superior por no
contar con una sede física, se debe aplicar lo
establecido en la directriz DJ-DR-001-2018

Si se llegara a presentar alguna de las siguientes

situaciones se debe continuar con “6.3
Denegación”
• Que la institución de educación superior
certifique que la persona en mención no es
egresada.
• Que el ente que convalidó el título profesional
certifique que el acto administrativo de
convalidación no fue emitido por él.
• Que el maestro de obra no cumpla con el
tiempo de experiencia certificado luego de
haberle requerido certificaciones adicionales o
presente documentación apócrifa.
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Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE Julio de 2018
MATRÍCULAS Y CERTIFICADOS 6ta Actualización
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Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad Registro
*Nota: En los casos en los que alguno de los
datos críticos para el registro profesional de un
solicitante no coincidan con los que aparecen en
los listados de universidad, se debe pedir una
certificación a la IES.

4 Aprobación de Cumplidos los requisitos y realizadas las Secretario Resolución

matrícula o revisiones mencionadas para cada caso, se Seccional Seccional de
certificado vincularán todas las solicitudes de Matrícula en aprobación de
una Resolución Seccional por tipo de solicitante matrículas
así: Ingenieros, afines, auxiliares y maestros de
obra.

Una vez firmadas las resoluciones se avanza la

actividad en el sistema de información para
trámite de la segunda instancia en el Área de
Registro.
5 Revisión del Se revisa que el usuario se encuentre en los Técnico Registro en el
área de listados de universidad, utilizando la administrativo sistema.
Registro funcionalidad del sistema de información de la del área de Comunicación
entidad. En el caso de maestros de obra se revisa registro oficial (si se
que el usuario cuente con la experiencia requiere)
necesaria para ingresar al Registro Profesional.

Cuando el Área de Registro no cuente con el

listado de universidad, se solicita la información
al respectivo seccional para garantizar que se
cuente con los soportes del trámite.

Si el Área de Registro observa inconsistencias en

la información, se requiere a la institución de
educación superior la respectiva aclaración de la
información. El proceso sigue solo hasta obtener
la información solicitada.

Si se observa algún error de transcripción en el

sistema frente a la documentación adjuntada,
este se considera producto no conforme y debe
ser corregido de manera inmediata en el sistema
por parte del funcionario que detecta la situación.

En caso de que el Área de Registro detecte el

incumplimiento de requisitos se procede a
revocar parcialmente* la decisión de la primera
instancia mediante Resolución motivada, la cual
se debe remitir a la primera instancia para su
notificación. El tiempo máximo establecido para
realizar la revocatoria en Segunda instancia será
de un mes.
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Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE Julio de 2018
MATRÍCULAS Y CERTIFICADOS 6ta Actualización
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Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad Registro

Nota: Se genera una revocatoria parcial en caso

de que el error detectado sea para un o unos
profesionales en particular, respecto a la
resolución total)
6 Confirmación El Área de Registro genera la Resolución Nacional Profesional de Resolución
de matrícula o de confirmación para firma del Director General. Gestión del Nacional
certificado área de
Se debe verificar que en la página web se puedan Registro
consultar las matrículas y certificados otorgados
y que se puedan generar los certificados de
vigencia. Para verificar esta actividad se escoge
al azar un registro por resolución y se hacen las
respectivas consultas en el sistema.
7 Verificación del Una vez se asignen matrículas y certificados se Profesional de Memorando
ejercicio no cruza la base de datos de los inscritos con la base Gestión del
autorizado de los denunciados, con el fin de determinar si se área de
ha legalizado la situación de algunas personas Registro
relacionadas y de ser así informar a las
secretarías seccionales para que procedan a
retirar de la lista de publicación de la página web
de ejercicio ilegal.
8. Elaboración de Imprimir las tarjetas de las Matrículas y/o Técnico Memorando de
tarjetas Certificados confirmados. Luego de contar con la Administrativo envío de
base de datos de matriculados, se deberá del área de Tarjetas a
descargar el total de las fotografías para Registro Seccionales.
revisarlas previo a la impresión, garantizando que
la fotografía cumpla con los requisitos. De lo
contrario, se deben realizar las modificaciones
correspondientes, de igual manera éstas deberán
ser revisadas luego de la impresión, para
reimprimir aquellas que presenten alguna falla
por error en la personalización a fin de evitar un
producto no conforme.

Las tarjetas elaboradas serán organizadas

alfabéticamente por apellido y clasificadas en
grupos, según el Seccional responsable de la
entrega. Finalmente, son entregadas a
Correspondencia para el respectivo envío.

Nota: En los casos de observar un producto

no conforme o tener conocimiento del mismo
por parte de un usuario se debe dar el
tratamiento establecido en las condiciones
generales en el numeral 5.17 Criterios para
dar tratamiento al producto no conforme.
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Vigente a partir de
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE Julio de 2018
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Nombre de la
No. Descripción Responsable
actividad Registro
9. Entrega de La tarjeta será entregada de manera personal al Técnico Registro de
tarjeta titular de la misma o a un tercero mediante Administrativo/ entrega de
autorización escrita junto con la copia o Secretario tarjeta
presentación de la cédula de quien retira la Seccional
tarjeta.
El funcionario que entrega la tarjeta solicita a
quien la reclama el diligenciamiento del formato
de “Entrega de Tarjeta”.

El formato de entrega de la tarjeta y el

documento de autorización (En los casos que
aplique) deben ser digitalizados y anexados al
expediente de solicitud correspondiente.

Nota: Para la entrega de tarjetas pertenecientes

a convenios, se anexa escáner de la
comunicación oficial con la que fue remitida a la
respectiva institución o entidad. Esta
comunicación debe contar con el número
radicado de la institución o entidad en donde se
entregan las tarjetas.

El tiempo máximo de cargue del documento en el

sistema es de 20 días hábiles posteriores a la
entrega de la tarjeta o la radicación de la
comunicación oficial, lo anterior en atención a las
novedades administrativas que se puedan
presentar (vacaciones, licencias, convenios, entre
otros).

6.2. Desistimiento

Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud cuando no satisfaga los requisitos necesarios para
acceder al trámite de Matrícula

No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

actividad
1 Desistimiento Vencidos los términos que trata el artículo 17, de Secretario Resolución de
Tácito la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo seccional en desistimiento
17, de la 1755 de 2015, Código de Procedimiento caso de
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Matrículas.
- CPACA, el COPNIA declarará el desistimiento y
el archivo del expediente mediante acto
administrativo motivado y notificado, contra el Profesional de
cual únicamente procede recurso de reposición, gestión de
sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda Registro en
caso de
reposiciones.
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PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE Julio de 2018
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No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

actividad
ser nuevamente presentada con el lleno de los
requisitos legales.

Nota: Junto con la notificación de la Resolución

de Desistimiento se le informa al peticionario el
proceso que debe seguir para la devolución del
dinero. Resolución
Motivada
Si el usuario presenta Recurso de reposición, se
debe responder mediante resolución motivada y
continuar con la actividad 3 (Verificación listados
de universidades) del numeral 6.1.

Nota: En caso de que el Recurso no proceda se

debe responder mediante resolución motivada y
luego de ser debidamente notificada, se archivara
el expediente.

2 Desistimiento El Usuario podrá desistir en cualquier tiempo del Secretario Comunicación

expreso trámite, sin perjuicio de que la respectiva solicitud Seccional en Oficial
pueda ser nuevamente presentada con el lleno de caso de
los requisitos legales, la cual debe ser aceptada Matrículas.
mediante comunicación oficial debidamente
notificada y se archiva el expediente.

El Copnia podrá continuar de oficio la actuación Profesional de Resolución de

si la consideran necesaria por razones de interés Gestión de desistimiento
público; en tal caso expedirán resolución Registro en
motivada negando el desistimiento expreso. caso de
reposiciones.
Si el usuario presenta Recurso de reposición ante
el Seccional competente o de apelación ante el
Nacional y no acepta, se debe responder
mediante resolución motivada y continuar con la
actividad 3 (Verificación listados de
universidades) del numeral 6.1.

Resolución
Nota: En caso de que el Recurso proceda, se debe
Motivada
responder mediante resolución motivada
incluyendo el proceso de devolución del dinero
con copia de la misma al Área de Tesorería y
luego de ser debidamente notificada, se archivara
el expediente.
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PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE Julio de 2018
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6.3. Falta de competencia para la autorización del Registro profesional

La falta de competencia de la entidad para autorizar el respectivo registro profesional se establece cuando se tiene
la plena certeza que la profesión no es objeto de inspección, vigilancia y control por parte del COPNIA.

Nombre de la Registro
No. Descripción Responsable
actividad
1 Comunicación Mediante comunicación oficial se le comunicará al Técnico Comunicación
falta de profesional solicitante la falta de competencia de Administrativo/ Oficial
competencia la entidad para autorizar el registro profesional, Secretario
indicándole la entidad competente a la que debe Seccional
dirigirse, cuando sea pertinente, y el trámite para
solicitar la devolución del dinero cancelado por
concepto de tasa, con copia al área de Tesorería.

Nota: Se le anexará a la comunicación anterior el

formato establecido para realizar la solicitud de
devolución de dinero.
La comunicación oficial será relacionada al
expediente de matrícula y luego de ser
debidamente notificada, se solicitará al área de
Tecnologías y Sistemas de la Información el envío
de este a la papelera.

6.4. Denegación

La denegación se genera cuando una vez verificados requisitos se observan irregularidades en la documentación
aportada por el usuario, o el incumplimiento de la experiencia del Maestro de Obra (Ver. En las Definiciones numeral
4.7 Denegación).

Nombre de la Registro
No. Descripción Responsable
actividad
1 Denegación en Soportar la decisión de denegación según sea el Secretario Resolución
primera caso (Ejemplo: Solicitud y reiteración a la Seccional Seccional de
instancia institución educativa de certificación de egresado Denegación
de la persona solicitante de la matrícula o
certificado).

Realizar Resolución Seccional de Denegación.

Nota: El trámite de denegación debe realizarse

dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes
a la recepción de la respuesta allegada por la
Institución Educación Superior.
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Nombre de la Registro
No. Descripción Responsable
actividad
La Denegación para el trámite de Maestro de
Obra, debe iniciarse dentro de los veinte (20)
días hábiles siguientes a la verificación de la(s)
Certificación(es) aportada(s) posterior a la
solicitud de pendiente de requisitos.

2 Notificación de Poner en conocimiento del peticionario la decisión Secretario Comunicación

la Resolución proferida en primera instancia, según lo Seccional oficial
Seccional de establecido en la Ley 1437 de 2011. Procede Notificación
Denegación recurso de reposición y/o apelación.

Nota: Si el usuario presenta recurso de reposición

el Seccional debe resolver el recurso y determinar
si repone la decisión y continúa el trámite, o si la
confirma y remite el expediente a la segunda
instancia ya sea por apelación o consulta.

Una vez vencidos los términos de Ley para la

interposición del recurso de apelación, se debe
delegar el expediente al Profesional de Gestión
del área de Registro para pronunciamiento de la
segunda instancia. Igualmente se debe informar
mediante memorando cuando se realice este
proceso.
3 Revisión Revisar contenido de la Resolución Seccional así Técnico Resolución de
denegación como los respectivos soportes. Determinar si se Administrativo confirmación o
requiere información adicional, (la cual se debe del Área de revocación
solicitar mediante un auto de pruebas). Registro
Profesional de
Solicitar información al área de tesorería, Gestión del
mediante correo electrónico, sobre cualquier área de
proceso de devolución de dinero que se haya Registro
realizado a nombre del ciudadano al cual se le
esta denegando la solicitud o trámite.

Proyectar Resolución Nacional de confirmación,

modificación o revocación de la Resolución
Seccional, según sea el caso y presentar para
firma del Director General.

En caso de que la Segunda instancia, revoque la

decisión de la primera, ésta tendrá un (1) mes
para adelantar la situación administrativa que se
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Nombre de la Registro
No. Descripción Responsable
actividad
haya presentado. Igualmente, surtir todos los
procesos de notificación a los que haya lugar.

Nota: Esta actividad no puede superar veinte

(20) días hábiles en caso de no requerir soportes
adicionales y en caso contrario, el tiempo
dependerá de los trámites administrativos (auto
de pruebas, comunicaciones, tutelas, etc) que
haya que surtir para confirmar o recovar la
decisión de primera instancia.

* La segunda instancia tendrá máximo tres (3)

días hábiles para delegar la Resolución Nacional
de confirmación o revocatoria al Seccional
competente de su notificación. Igualmente se
debe informar al Seccional mediante memorando
cuando se realice este proceso.

4 Notificación de Poner en conocimiento del peticionario la decisión Secretario Comunicación

la Resolución proferida en segunda instancia, según lo Seccional oficial
Nacional establecido en la Ley 1437 de 2011 e informar el
proceso de devolución del dinero. Notificación

Nota: En caso de denegación por presentación

de documentación apócrifa ver procedimiento
ICV-pr-02 Denuncias.

6.5. Revocatoria de Matrículas o Certificados

El COPNIA, bien sea de manera oficiosa o a solicitud de la parte interesada, revoca un acto administrativo ya
ejecutoriado (se tiene asignado número de matrícula y/o certificado de inscripción profesional), siempre y cuando se
cumpla con alguna de las siguientes causales legales para ello (contario a la ley, afecte el interés público o social o
se cause agravio injustificado a una persona) y medie el consentimiento del ciudadano afectado con la decisión.

a) Por conocimiento soportado de que se otorgó la matrícula o el certificado con documentación apócrifa.
b) Por haberse otorgado matrícula a una profesión que no es competencia del COPNIA.
c) Porque la universidad o la Institución de Educación Superior anula el grado del egresado por situaciones
administrativas.
d) Por haberse aprobado matrícula en primera instancia cuando el solicitante ya se encuentra en el Registro
Profesional con la misma profesión o cuando la profesión no es competencia del COPNIA.

Nota: Para la causal a no necesariamente se requerirá del consentimiento.

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No. Nombre de la Descripción Responsable Registro

actividad
1 Solicitar Mediante comunicación oficial, el Secretario Comunicación
consentimiento de Seccional que aprobó la matrícula o el Seccional oficial
revocatoria (literales a, certificado deberá solicitar al titular el
b y c) consentimiento de la revocatoria.
2 Verificación de Monitorear la respuesta dada por el Secretario Comunicación
respuesta a la solicitud usuario ante la solicitud de Seccional oficial
de consentimiento de consentimiento de revocatoria
revocatoria(literales a, Si el titular no da su consentimiento se
b y c) deberá demandar el acto administrativo
ante la Jurisdicción de lo Contencioso
Administrativo.
3 Generar Resolución Generar el acto administrativo de Secretario Resolución
Seccional de revocatoria de matrícula o certificado. Seccional Seccional de
Revocatoria(literales Revocatoria
a, b y c)
4 Notificar el acto Poner en conocimiento del peticionario la Secretario Comunicación
administrativo(literales decisión proferida en primera instancia, Seccional Oficial
a, b y c) según lo establecido en la Ley 1437 de
2011. Procede recurso de reposición Notificación

Nota: El Seccional debe resolver el

recurso por medio de resolución motivada
y determinar si repone la decisión y
continúa el trámite, o si la confirma y
remite el expediente a la segunda
instancia ya sea por apelación o consulta

En caso de revocatoria por presentación

de documentación apócrifa ver
procedimiento ICV-pr-02 Denuncias.

5 Enviar la Resolución El seccional competente deberá enviar Secretario Memorando

Seccional de mediante Memorando Interno a la Seccional Interno
revocatoria al Dirección General la Resolución Seccional
Nacional(literales a, b de revocatoria para su estudio por parte
y c) del área de Registro.

6 Generar Resolución Estudiar la resolución de primera Profesional de Resolución

Nacional (literales a, b instancia de revocatoria y sus soportes y Gestión del área Nacional
y c) determinar si se confirma o no la decisión de Registro
de la primera instancia.

Generar la Resolución Nacional para firma

del Director General y remitir al Secretario
Seccional para su notificación.

7 Notificar Resolución Poner en conocimiento del peticionario la Secretario Comunicación

Nacional(literales a, b decisión proferida en segunda instancia, Seccional oficial
y c) según lo establecido en la Ley 1437 de
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2011 e informar proceso de devolución Notificación

del dinero.

8 Actualizar la base de Actualizar la información del Registro Profesional de

datos (literales a, b y Profesional y verificar que efectivamente Gestión de
c) la actualización de la base se haya Registro
realizado consultando la matrícula o
certificado que se revocó a través de la
página web y la expedición del Certificado
de Vigencia.

9 Generar Resolución La segunda instancia tendrá veinte (20) Profesional de Resolución

Nacional (literal d) días hábiles después de la notificación al Gestión de Comunicación
Profesional de gestión de Registro*, para Registro Oficial
Generar la Resolución Nacional para firma
del Director General y remitir al Secretario
Seccional para su notificación.

*Nota: El Profesional de Gestión de

Registro tendrá cinco (5) días hábiles
para delegar al Técnico administrativo el
proyecto Resolución de Revocatoria.

Continuar con el numeral 7.

Nota: En cualquiera de los casos de confirmación de Revocatoria, el Profesional de Gestión de Registro debe
solicitar por ticket al área de las TIC el bloqueo de la Matrícula Profesional, Certificado de Inscripción Profesional
o Certificado de Matrícula.

6.4.1 Recomendaciones que se deben tener en cuenta para las Revocatorias

• Realizar acta del Consentimiento de revocar el acto administrativo que le otorgó el registro
profesional (sea concedido o no por el usuario).
• Si el titular da consentimiento para revocar el Acto administrativo, realizar resolución de Revocatoria
manual con firma manuscrita de la Secretaría Seccional respetando el consecutivo de resoluciones
del Seccional.
• Generar el Número de Resolución Seccional de Revocatoria.
• Esperar 10 días hábiles contados a partir de la notificación personal o por aviso, con el fin de dar
cumplimiento a lo dispuesto en el CPACA, tiempo en el cual el usuario puede presentar recurso de
apelación.
• Si el usuario realiza recurso de apelación dentro diez días hábiles posteriores a la notificación personal
o por aviso, se procede a realizar Auto Concediendo el Recurso de Apelación y se remite a la
Subdirección Jurídica mediante memorando.
• La Secretaría Seccional deberá solicitar al usuario la devolución de la Tarjeta de Matrícula Profesional
o Certificado de Inscripción Profesional o Certificado de Matrícula.
• En caso de tener el expediente en el sistema Invesflow se debe solicitar mediante ticket al área de
Tecnología la inclusión en el mismo los documentos generados en el trámite de revocatoria.
• Si el expediente está en el archivo de gestión, se debe incluir en el mismo los documentos
correspondientes a la revocatoria; si el expediente reposa en el archivo central, se deben enviar los
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documentos al Profesional de Gestión del área Administrativa mediante el formato de transferencia

al archivo central.
• Las Secretarias Seccionales enviarán las Tarjetas Profesionales revocadas al Área de Registro, para
el inventario y destrucción mediante acta.

6.6. Reposición de tarjeta

Nombre de la
No. Descripción Responsable Registro
actividad
1 Radicar Solicitud A través de la página web del Usuario Formulario de
COPNIA el usuario diligenciará el solicitud radicado
formulario de solicitud del trámite y
una vez realizado el pago se iniciará
el trámite respectivo.

2 Revisión de Una vez registrado el pago, el Técnico Sistema invesflow

requisitos sistema creará un expediente virtual Administrativo
al cual se deberá acceder para del área de
realizar la revisión de los requisitos. Registro
Este es asignado al área de Registro.

Se revisa cumplimiento de los

requisitos y en caso de faltar algo,
se le debe solicitar al usuario
mediante comunicación oficial en
cumplimiento del Artículo 17 de la
Ley 1755 de 2015

3 Elaboración de Imprimir las tarjetas de reposiciones Técnico Tarjeta impresa

tarjetas solicitadas. Luego de contar con la Administrativo Memorando
base de datos de reposiciones para del área de
la personalización, el técnico deberá Registro
descargar el total de las fotografías
para revisarlas garantizando que la
fotografía cumpla con los requisitos,
de lo contrario, deberá realizar los
ajustes correspondientes; De igual
manera, éstas deberán ser revisadas
luego de la impresión para
reimprimir las tarjetas que por
alguna falla en la impresión
presenten algún error a fin de evitar
un producto no conforme.

Las tarjetas elaboradas serán

organizadas alfabéticamente por
apellido y clasificadas en
grupos, según el Seccional
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Nombre de la
No. Descripción Responsable Registro
actividad
responsable de la entrega.
Finalmente, son entregadas a
Correspondencia para el respectivo
envío.

4 Envío de Tarjetas Remitir a la Secretaría Seccional, Técnico Tarjeta impresa

Memorando remisorio junto con las Administrativo Memorando
tarjetas por medio de la ventanilla del área de
única de radicación. Registro
4 Entrega de tarjetas La tarjeta será entrega de manera Técnico Soporte de
personal o a un tercero mediante Administrativo entrega de tarjeta
autorización escrita, diligenciado el del Seccional
respectivo formato de entrega de
tarjeta. (y copia del documento de
identidad del autorizado)
El formado de recibo de la tarjeta y
el documento de autorización (en los
casos que aplique) deben ser
escaneados y adjuntados al
expediente de solicitud
correspondiente.

7. ANEXOS

7.1 Soporte de entrega de tarjeta (RP-fr-01)

7.2 Modelo de Resolución de desistimiento (Se encuentra en el sistema Invesflow)
7.3 Modelo de Constancia de Trámite

Nota: Los modelos de Resoluciones Seccionales y Nacionales del trámite de matrículas y certificados se encuentran
en el sistema invesflow.

8. CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

Octubre Versión Inicial del Procedimiento de Trámite de matrículas y certificados, debido a que
1
2015 anteriormente se manejaba la estructura del Plan de Calidad.

Se modifica el código del procedimiento de MC-pr-01 a RP-pr-01, teniendo en cuenta que

el nombre del proceso cambió de “Matrículas y Certificados” a “Registro Profesional”. Se
incluye actividad de desistimiento tácito, manejo de expediente digital y no físico. Se
2 Julio 2016 ajustaron cargos de acuerdo a la modificación de la estructura orgánica adoptada con la
Resolución 364 del 30 de marzo de 2016. Se ajusta proceso de radicación de la solicitud
en línea y no presencial. Se incluye proceso de revocatoria. Se crea el formato RP-fr-01
“Soporte de entrega de tarjeta”. Se incluyó el procedimiento de reposiciones el cual se
tenía anteriormente como un procedimiento independiente (MC-pr-03)
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No. Fecha Descripción del cambio o modificación

Se incluyeron tiempos para tramitar las denegaciones, se incluyó como condición general
que las actuaciones realizadas en el proceso de denegación como las resoluciones,
denuncias y demás se deben realizar desde el sistema Invesfow para garantizar la
trazabilidad de las solicitudes. En los casos en los que se deba realizar una publicación en
3 Agosto 2017 la página web en la sección de Ejercicio No Autorizado, se debe verificar que efectivamente
se encuentre publicado en la página web desde el sistema de información implementado
para dicha actividad.
Se incluyó todo lo relacionado con producto no conforme del trámite de matrículas y
certificados.
Se ajusta procedimiento para la verificación y respuesta a usuarios cuando la entidad no
tiene competencia en la inspección, vigilancia y control de la profesión solicitada.
Octubre Se aclara el trámite a seguir cuando se tiene radicada una solicitud de una profesión que
4 no es competencia del COPNIA: comunicación oficial y explicando el trámite de devolución
2017
del dinero.
Se realizan ajuste de forma conforme a observaciones remitidas por las Secretarías
Seccionales.
Febrero Se eliminó la mención que se hacía del Manual de Usuario de Matrículas en el numeral 5.17
5 en el tratamiento de las no conformidades detectadas por los funcionarios, ya que por error
2018
se había mencionado un documento que no tiene relación con la actividad descrita.
Se ampliaron los términos para las Denegaciones y Revocatorias, se establecieron nuevos
Julio de tiempos para la custodia de las tarjetas y destrucción de las mismas, se incluyó la
6 personalización de tarjetas, Garantía por defectos de la impresión y errores en los datos
2018
de la tarjeta, estableció la revisión para la segunda instancia de mínimo del 30% de los
datos básicos sobre el total de las solicitudes a aprobar y se incluyó el desistimiento expreso

HELGER JACOBO TORRES GLORIA MATILDE TORRES GLORIA MATILDE TORRES

RAMIREZ CRUZ CRUZ
Profesional Universitario del área de Subdirectora de Planeación, Control Subdirectora de Planeación,
Registro y Seguimiento Control y Seguimiento
ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ
 ANEXO 7.1

SOPORTE DE ENTREGA DE TARJETA

FECHA
DIA MES AÑO

TITULAR AUTORIZADO

Yo, identificado (a) con

C.C N° , recibí a satisfacción la Tarjeta de matríicula o el
Certificado N°.

FIRMA
RP-fr-01
v.1. Jul 16
 ANEXO 7.2

REPUBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
COPNIA

RESOLUCIÓN N° xxx
FECHA

Por medio de la cual se decreta un Desistimiento Tácito

El Secretario Seccional __________ del COPNIA en ejercicio de la atribución establecida en el Artículo 17 del
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011 y Ley 1755 de
2015), y

CONSIDERANDO:

Que el ciudadano(a) ________________________________, identificado(a) con (Documento de Identidad) No.

___________, radicó en esta entidad mediante Formulario de Tramite y Pago No. _______ de fecha
___________________ la solicitud de ____________________, sin cumplir los siguientes requisitos:

a).

Que mediante oficio de fecha _____________ remitido al solicitante a la dirección aportada por el mismo, se le
requirió para que aportara el (los) requisitos omitido(s), dentro del mes siguiente a su recepción, sin que a la
fecha se hubiera manifestado expresamente dentro de los términos establecidos en la Ley. Dentro del mismo
lapso el solicitante no pidió prórroga del plazo para allegar los documentos requeridos. (Dentro del mismo lapso
el solicitante pidió prórroga del plazo para allegar los documentos requerido, sin embargo, vencido éste no los
allegó.

Que en consecuencia,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Decretar el Desistimiento Tácito del que trata el artículo 17, de la Ley 1437 de 2011
(Ley 1755 de 2015) dentro del trámite de solicitud de____________________ presentada por el
ciudadano(a)___________________ identificado(a) con (Documento) No. _____.

ARTICULO SEGUNDO: Notificar personalmente al solicitante advirtiéndole que contra la presente Resolución
sólo procede el Recurso de Reposición, sin perjuicio de que pueda presentar nuevamente su solicitud con el
lleno de los requisitos legales.

ARTÍCULO TERCERO: Notifíquese en los términos de lo dispuesto para los actos administrativos en el Código
de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Notifíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D. C. a los ______ del mes de________ de _____

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

(NOMBRE DEL SECRETARIO SECCIONAL)

Secretario Seccional
Nota: La Resolución debe ser elaborada cumpliendo con la estructura definida en el procedimiento de control de registros y
en la plantilla institucional definida para tal fin.

Este anexo corresponde a un modelo de la forma como se podría hacer la resolución, la misma se debe ajustar a la situación
específica
 ANEXO 7.3

Ciudad, (día) de (mes) de (año)

Señor(a)
NOMBRE DEL USUARIO
Email: xxxxxxxx@xxxxxxxx
Ciudad

Asunto: Respuesta a su solicitud (NUMERO DE RADICADO)

Respetado(a) señor(a):

En atención a su petición referida en el asunto, hacemos entrega de la Constancia de Tramite de

(Matrícula Profesional, Certificado de Inscripción Profesional Certificado de Matrícula), para la solicitud
radicado No. (NUMERO DE RADICADO).

En caso de requerir mayor información, puede comunicarse con nuestra línea de atención al usuario en
Bogotá 3220191 o a nivel nacional 018000116590, o el chat institucional en nuestra página web
www.copnia.gov.co.

Atentamente,

NOMBRE DEL SECRETARIO SECCIONAL

Secretario Seccional

Proyecta: (NOMBRE DEL TÉCNICO) - Técnico Administrativo

El presente documento es expedido con firma digital que garantiza su plena validez jurídica y probatoria según lo establecido en la
Ley 527 de 1999

Calle 49 B Nº 64B-54, Oficina 205, Edificio San Pablo - Teléfono: (4) 2305648-2301699 - Medellín
 EL SECRETARIO SECCIONAL

HACE CONSTAR:

Que (NOMBRE DEL USUARIO) identificada con cédula de ciudadanía No. XXXXXXX, mediante
radicado No. (Número de Radicado) de fecha (día)/(mes)/(año), presentó ante esta entidad solicitud
de expedición de su Registro Profesional, como (NOMBRE DE LA PROFESIÓN) egresado del (NOMBRE
DE LA INSTITUCIÓN DE ESUCACIÓN SUPERIOR).

Esta constancia NO reemplaza la (Matrícula Profesional, el Certificado de Inscripción Profesional o el

Certificado de Matrícula) exigidos legalmente.

El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, informa que permitir, tolerar o facilitar el ejercicio de la
ingeniería, de sus profesiones afines y auxiliares, sin el cumplimiento de los requisitos legales,
constituye falta disciplinaria del servidor público, o contravención especial de policía del particular.

Se expide a solicitud del interesado en la ciudad de (Nombre de la Ciudad), a los (xx) días del mes de
(mes) del año 201X y tiene una vigencia de un (1) mes.

NOMBRE DEL SECRETARIO SECCIONAL

El presente documento es expedido con firma digital que garantiza su plena validez jurídica y probatoria según lo establecido en la
Ley 527 de 1999

Calle 49 B Nº 64B-54, Oficina 205, Edificio San Pablo - Teléfono: (4) 2305648-2301699 - Medellín