CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO Y PLANEAMIENTO

INTRODUCCIÓN:

El control interno es de importancia para la estructura administrativa

contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus
estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

DEFINICIÓN:

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y

todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la
confiabilidad de los datos contables.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las

acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de
prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la
entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para
garantizar una función administrativa transparente, eficiente,
cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan,
coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se
relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social
del Estado.

Para lograrlo, se definen objetivos específicos clasificados según el

propósito perseguido por ellos en la institución pública en objetivos de
Cumplimiento, Estratégicos, de Operación, de Evaluación y de
Información.

OBJETIVOS DE CONTROL DE CUMPLIMIENTO

a. Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento

de la función administrativa de las entidades públicas, bajo los
preceptos y mandatos que le impone la Constitución Nacional, la
ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias.
b. Definir las normas administrativas provenientes de la
autorregulación que permite la coordinación de actuaciones de la
entidad.
c. Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes
para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que
rige su hacer.

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d. Arriba

OBJETIVOS DE CONTROL ESTRATÉGICO

a. Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la

importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de
un entorno favorable que conserve sus fundamentos básicos y
favorezca la observancia de sus principios.
b. Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional de la
entidad, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos
de la entidad.
c. Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que
permitan a la entidad pública proteger sus recursos, buscando su
adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

OBJETIVOS DE CONTROL DE EJECUCIÓN

a. Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección

que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades
institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia
y economía.
b. Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén
dirigidos hacia el cumplimiento de su función constitucional.
c. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la
generación y registro de información oportuna y confiable,
necesaria a la toma de decisiones internas, el cumplimiento de
obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la información
a los grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la
Rendición de Cuentas a la Comunidad.
d. Diseñar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva
comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la
información de manera transparente, oportuna y veraz,
garantizando que la operación de la entidad pública se ejecute
adecuada y convenientemente, así como el conocimiento por
parte de los diferentes grupos de interés de los resultados de la
gestión.

OBJETIVOS DE CONTROL DE EVALUACIÓN

a. Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que

permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la
entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y

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responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y

de mejoramiento.
b. Disponer de mecanismos de verificación y evaluación
permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de
decisiones en procura de los objetivos institucionales.
c. Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente
del Sistema de Control Interno y de Auditoría Interna, como
mecanismos neutrales y objetivos de verificación del cumplimiento
a la gestión y los objetivos de la institución pública.
d. Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de
su capacidad para responder efectivamente a los diferentes
grupos de interés.
e. Establecer los procedimientos que permiten la integración de las
observaciones provenientes de los órganos de control a las
acciones de mejoramiento de la entidad

OBJETIVOS DE CONTROL DE INFORMACIÓN

a. Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generación de

información base, para la elaboración de los reportes de
información y cumplimiento de las obligaciones de la entidad
pública ante los diferentes niveles del Estado.
b. Establecer los procedimientos que permitan la generación de
información legalmente establecida por los diferentes órganos de
control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad pública.
c. Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que
en uso de su derecho de información, soliciten los diferentes
grupos de interés.
d. Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente
de la autorregulación de la entidad, que garantice la rendición de
cuentas públicas.

FUNDAMENTOS Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Los fundamentos de un control interno adecuado son los siguientes:

a. Un método digno de confianza para establecer las

responsabilidades financieras:
b. El plan adecuado y la operación efectiva de los registros contables
y financieras; y,
c. La separación efectiva de las obligaciones del personal de la
entidad. Los objetivos del control interno son:

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a. Obtener información financiera correcta y segura;

b. Proteger los recursos empresariales o institucionales;
c. Fomentar la eficiencia de operación.
d. Lograr metas y objetivos planificados por la entidad.

PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes

principios:

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de

control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega
y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario
establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está
cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada está siendo debidamente ejercida.

De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el
control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos
preestablecidos.

De la oportunidad
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con
los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea
posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad
Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que
este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas reales
que este reporte.

De excepción
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el
control.

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De la función controlada
La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función
controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico,
ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe
estar involucrada con la actividad a controlar.

CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

o El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los

sistemas Contables, Financieros, de Planeación, de Información, y
Operacionales de la Entidad.
o El Sistema de Control Interno debe ser adecuado a la
naturaleza, estructura y misión de la Entidad.
o La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el
S de Control Interno, le corresponde al Director General.
o En cada área de la organización, el funcionario encargado de
dirigirla, es responsable por el control Interno ante su jefe
inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en
la Entidad.
o La Oficina de Control Interno, es la encargada de evaluar en
forma independiente el Sistema de Control Interno De la Entidad, y
proponer al Director General, las recomendaciones para mejorarlo.
o Todas las transacciones de las Entidades deberán registrarse
de manera exacta, verás y oportuna de forma tal que permita
preparar informes operativos, administrativos y financieros.

CONTROL INTERNO

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y

preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización.
Una segunda definición definiría al control interno como “el sistema
conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y
actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger
los activos de la organización.

Entre los objetivos del control interno tenemos

 Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por

fraudes o negligencias.

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 Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y

extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la
toma de decisiones.
 Promover la eficiencia de la explotación.
 Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la
gerencia.
 Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:

• Un plan de organización que proporcione una apropiada

distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
• Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos
adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el
activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
• Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan
proyectado.
• Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y
obligaciones, que han de estar en proporción con sus
responsabilidades.

La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno
de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de
dicho control interno.

PLANEAMIENTO DEL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO

El planeamiento y el trabajo del auditor tienen que basarse en pruebas

de sustentación o de validación que son extensas y cuyo único objetivo
es satisfacerse de las cifras que aparecen en lo estados financieros. Por
lo tanto, se requiere que la decisión sobre quiénes serán los auditores se
tome con la debida anticipación, máximo en octubre del año a auditar,
otra fecha le restará eficiencia a la auditoría.

El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia

adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la
información recopilada en la etapa de Exploración Previa. En este
proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas
implicadas, las tareas a realizar por cada uno de los ejecutantes, los
recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros, es el
momento de planear para garantizar éxito en la ejecución de la misma.

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En el siguiente artículo se plantean los elementos más importantes de

esta etapa con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y la
mejor ejecución de la Auditoria.

Cuando se planea adecuadamente la auditoría se desarrolla la

estrategia general para el examen.

Es básico que el auditor esté profundamente familiarizado con la

entidad. La planeación adecuada incluye que el auditor adquiera la
comprensión de la naturaleza operativa del negocio, su organización,
ubicación de sus instalaciones, las ventas, producciones, servicios
prestados, su estructura financiera, las operaciones de compra y venta y
muchos otros asuntos que pudieran ser significativos en la que va
auditar.

Debe además conocer anticipadamente el grado de confianza que se

puede tener en el control interno, condiciones que puedan requerir una
ampliación de las pruebas de auditoría, y en particular los intereses de
la máxima Dirección.

Con frecuencia el nivel de conocimiento adquirido por el auditor es

inferior al que posee la administración, pero debe ser lo suficiente como
para permitir al auditor planear y llevar a cabo el examen de acuerdo
con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Para adquirir el nivel de conocimiento necesario el auditor

puede utilizar:

 La exploración preliminar efectuada con sus correspondientes

papeles de trabajo.
 Papeles de trabajo de auditorías anteriores
 Experiencias anteriores de otros auditores que hayan efectuado
auditorías
 Revisión de estados financieros de la entidad.

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Objetivos

El análisis de los elementos obtenidos en la exploración deben conducir

a:

 Definir los aspectos que deben ser objetos de comprobación, por

las expectativas que dio la exploración, así como determinar las
áreas, funciones y materias criticas.
 Analizar la reiteración de deficiencias y sus causas.
 Definir las formas o medios de comprobación que se van a utilizar.
 Definición de lo objetivos específicos de la Auditoría.
 Determinación de los auditores y otros especialistas que se
requieran, atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del
trabajo y su complejidad.
 Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo
con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación
de las tres E (Economía, eficiencia y eficacia).
 Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la
Auditoría, así como el costo estimado.

Planeamiento

Toda planeación debe estar bien documentada e incluir el Programa de

Auditoría. Este consiste en la descripción de los procedimientos de
auditoría a seguir en el desarrollo de la misma para lograr los objetivos
del examen.

Aunque el programa de auditoría se desarrolle de manera tan experta

como sea posible durante la etapa preliminar de la planeación, puede
ser necesario modificar los procedimientos según se adquiere
información adicional durante el transcurso del trabajo.

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El sistema de información de la entidad auditada y los controles internos

contables tienen una importante repercusión sobre el diseño del
programa de auditoría.

El auditor debe evitar la inclinación a seguir un procedimiento tan sólo

porque aparece en un programa generalizado.

Dichos programas se utilizan sólo como guías, el auditor debe

asegurarse que no hay pasado por alto algún procedimiento importante
de revisión.

Bien sea mediante la adaptación del programa general o preparando un

programa a la medida, el auditor debe estar seguro de que se cumplan
las necesidades de cada trabajo.

La oportuna designación del auditor contribuye a la planeación

adecuada.

En efecto, la planeación exige que el auditor lleve a cabo ciertos

procedimientos en su debida oportunidad, en especial contar con una
exploración preliminar a tiempo y con una ilustración clara y precisa que
permita coordinar las actividades a desarrollar para cumplir el programa
de la auditoría en cuestión.

El trabajo fundamental en esta etapa es el definir la estrategia que se

debe seguir en la auditoría a acometer.

Los programas de trabajo pueden variar en forma y contenido

dependiendo de la naturaleza del trabajo.

El auditor interno al planear la Auditoría Interna debe obtener una

comprensión de la importancia y complejidad de las actividades del
sistema de información automatizado establecido y la disponibilidad de
datos para su uso.

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Esta comprensión incluye asuntos tales como:

 Importancia y complejidad del procesamiento automatizado en

cada operación importante objeto de la Auditoría Interna. La
importancia se refiere a las partidas más relevantes afectadas por el
procesamiento automatizado;
 Se puede considerar como compleja una operación cuando por
ejemplo:

a. El volumen de transacciones es tal que los usuarios

encuentran difícil identificar y corregir errores en el
procesamiento;
b. El sistema automáticamente genera transacciones de
importancia relativa directamente a otra aplicación;
c. El sistema automatizado desarrolla operaciones complicadas
de información financiera y/o automática-mente genera
transacciones de importancia relativa que no pueden ser (o no
son) validadas independientemente; y las transacciones son
intercambiadas electrónicamente con otras organizaciones e
internamente dentro de la entidad.

 La estructura del sistema de información automatizado, el grado

de concentración y distribución del procesa-miento automatizado en
toda la entidad puede afectar la segregación de funciones;
 La disponibilidad de datos contempla los documentos fuentes y
otros materiales de evidencia que pueden ser necesitados por el
auditor interno, que existen o no por un corto período de tiempo o
sólo en forma legible por el sistema automatizado; y
 El sistema de información automatizado puede generar reportes
internos útiles para llevar a cabo la Auditoría Interna.

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Lo anterior conlleva planear los temas que se deben ejecutar, de

manera que aseguren la realización de una auditoría de alta calidad y
que se logre con la economía, eficiencia, eficacia y prontitud debida.

Desarrollo

Partiendo de los objetivos y alcance previstos para la auditoría y

considerando toda la información obtenida y conocimientos adquiridos
sobre la entidad en la etapa de exploración, el jefe de grupo procede a
planear las tareas a desarrollar y comprobaciones necesarias para
alcanzar los objetivos de la auditoría.

Igualmente, debe determinar la importancia relativa de los temas que se

van a auditar y reevaluar la necesidad de personal de acuerdo con los
elementos de que dispone.

Después de que se ha determinado el tiempo a emplear en la ejecución

de cada comprobación o verificación, se procede a elaborar el plan
global o general de la auditoría, el que se debe recoger en un
documento que contenga como mínimo:

• Definición de los temas y las tareas a ejecutar.

• Nombre del o los especialistas que intervendrán en cada una de
ellas.
• Fecha prevista de inicio y terminación de cada tarea. En este caso
se considera desde la exploración hasta la conclusión del trabajo.

Igualmente se confecciona el plan de trabajo individual de cada

especialista, considerando como mínimo:

• Nombre del especialista.

• Definición de los temas y cada una de las tareas a ejecutar.
• Fecha de inicio y terminación de cada tarea.

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Cualquier ampliación del término previsto debe estar autorizada por el

supervisor u otro nivel superior; dejando constancia en el expediente de
auditoría.

Según criterio del jefe de grupo, tanto el plan general de la auditoría,

como el individual de cada especialista, pueden incluirse en un solo
documento en atención al número de tareas a ejecutar, cantidad de
especialistas subordinados, etc.

Con independencia de la variante que se utilice, el jefe de grupo debe

considerar las columnas imprescindibles para consignar en cada tarea el
período real de ejecución, así como el espacio necesario para registrar
las incidencias en cada tarea/especialista o del tema en su
conjunto; consignando los comentarios que procedan o incumplimiento
del término establecido, de existir éste.

Puede servir de soporte un Modelo de Planeamiento diseñado para

efectuar la planeación, en el cual además pudiera concebirse la
confección e identificación del papel de trabajo.

A partir del conocimiento de su plan individual, cada especialista

desglosa en subtareas los trabajos asignados, (si procede) respetando el
término establecido; reflejando los mismos un Modelo Control Diario de
Tareas aspecto que debe ser del conocimiento del jefe de grupo.

En todas las auditorías estos planes deben ser analizados con el

supervisor, quien debe tener conocimiento de los mismos.

Igualmente, los especialista deben estar impuestos del plan general de

la auditoría, lo que redundaría en un trabajo de colectivo mucho más
eficaz.

Todo lo anterior permite seguir la ejecución de cada trabajo y poder

determinar si se cumplen en el tiempo previsto.

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Responsable: Jefe de Grupo y/o Auditor

Estándares:

Debe efectuarse el Planeamiento el cual a criterio del jefe de grupo de

auditoria, lo ejecutará a partir de la organización del trabajo en grupo, o
sea, puede planear:

a. por Temas, a cada auditor

b. por Grupo y Tema, a cada auditor
c. por Auditor y Tema y/o Grupo

Controles:

El jefe de grupo debe efectuar revisiones, y monitoreos, en las

diferentes etapas o trabajos que realizan los auditores subordinados, a
fin de asesorar el trabajo, a fin de detectar fallas, insuficiencias y
deficiencias a tiempo, y antes de la terminación de la auditoría.

Debe además efectuar supervisiones, dejando constancia de ello, en el

Acta de supervisión establecida en este Manual (ver documento en el
Manual de Papelería Institucional).

Riesgos:

Puede ocurrir una deficiente planeación, como consecuencia de:

1. Extensión de pruebas sin cumplir objetivos necesarios para

realizar la Auditoría ordenada.
2. No se desarrolla la estrategia general para el examen.
3. Incapacidad de crear o adaptar el Programa de Auditoría.
4. Insuficiencias y fallas en la Exploración Preliminar.
5. No conocimiento pleno de la actividad a desarrollar.

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6. Poca experiencia en la aplicación del programa de Auditoría

ordenado.

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