PASANTÍA: DIAGNÓSTICO PARA HACER LA IDENTIFICACIÓN

METODOLÓGICA Y CONCEPTUAL EN LOS PROCESOS DE COMPRAS DEL

GRUPO IGA 2017

GERMÁN DANIEL GIRALDO CASTAÑEDA.

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
FACATATIVÁ, COLOMBIA
2018
 PASANTÍA DIAGNÓSTICO PARA HACER LA IDENTIFICACIÓN
METODOLÓGICA Y CONCEPTUAL EN LOS PROCESOS DE COMPRAS DEL
GRUPO IGA 2017

GERMÁN DANIEL GIRALDO CASTAÑEDA.

DIRECTOR DE PASANTÍA: MAGISTER ALFONSO GONZALES.

INFORME DE PASANTÍA GRUPO IGA.

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
FACATATIVÁ, COLOMBIA
2018
 Nota de Aceptación

__________________________

__________________________

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__________________________

__________________________

_________________________

Firma del presidente del Jurado

_________________________

Firma del Jurado

_________________________

Firma del Jurado

Facatativá, Abril de 2018

3
 DEDICATORIA

A mis padres por su incansable e incondicional apoyo en cada momento de mi

vida, por cada palabra, consejos, e inagotable paciencia que me han llevado a ser
el hombre que soy hoy. Han sido el pilar fundamental en mi educación ética moral
y académica.

Este trabajo ha sido gracias a ellos.

4
 AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer a la Universidad Cundinamarca por darme los recursos

intelectuales para poder formarme como profesional y una persona ética en la
carrera de administración de empresas. De igual forma a los docentes que fueron
una influencia positiva en este largo proceso de estudiante universitario.

De igual forma quiero agradecer al grupo IGA no solo por brindarme la posibilidad
de realizar mi proceso de formación (pasantía universitaria) sino por haberme
ayudado a lo largo de mi carrera siendo parte de su grupo de trabajo en dos
oportunidades.

5
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................9
1 TITULO ......................................................................................................................................... 10
2 OBJETIVOS ................................................................................................................................. 11
2.1 Objetivo General .................................................................................................................. 11
2.1 Objetivos Específicos .......................................................................................................... 11
3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................................... 12
4 MARCO DE REFERENCIA ....................................................................................................... 13
4.1 MARCO TEORICO .............................................................................................................. 13
4.1.2 Datos Grupo IGA: ............................................................................................................. 15
4.1.3 Matriz DOFA ..................................................................................................................... 16
4.1.3.1 Auditoría externa ........................................................................................................... 16
4.2 MARCO CONCEPTUAL..................................................................................................... 18
4.3 MARCO INSTITUCIONAL ................................................................................................. 20
4.3.1 IGA (Andrés Carne De Res) ....................................................................................... 20
4.3.2 Misión Inmaculada Guadalupe y Amigos: ................................................................ 21
4.3.3 Visión Inmaculada Guadalupe y Amigos: ................................................................. 22
4.3.4 Mandamientos de la Ley de Andrés .......................................................................... 22
4.3.5 Organigrama ................................................................................................................. 22
4.3.6 Organigrama propuesto para el “Grupo IGA” .......................................................... 24
4.3.7 Kokoriko ......................................................................................................................... 24
4.3.8 Mimo’s ............................................................................................................................ 26
4.3.8.1 Misión Grupo Conboca: ........................................................................................... 26
4.3.8.2 Visión Grupo Conboca: ............................................................................................ 26
4.3.9 Datos Grupo IGA: .............................................................¡Error! Marcador no definido.
5 PLAN DE TRABAJO................................................................................................................... 26
6 DESARROLLO DE PASANTIA ................................................................................................ 28
7. COMPETENCIAS DESARROLLADAS .................................................................................. 35
7.1 Diagrama De procesos del departamento de compras ................................................. 36

6
 7.2 Procedimiento de Compras Grupo IGA ........................................................................... 36
7.3. Matriz EFE ........................................................................................................................... 49
7.4 Matriz EFI.............................................................................................................................. 50
7.4 Matriz DOFA ......................................................................................................................... 52
CONCLUSIONES........................................................................................................................... 55
Análisis Del Cumplimiento De Objetivos ................................................................................ 55
RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 57
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................................... 59

7
 LISTA DE IMAGENES

Gráfica 1 Organigrama .......................................................................................... 23

Gráfica 2 Organigrama Grupo IGA ....................................................................... 24
Gráfica 3 Diagrama de flujo tipo ANCI del área de compras realizado por el autor.
................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

8
 INTRODUCCIÓN

El Grupo IGA es una empresa que nace el 17 de marzo de 2017 tras la fusión de
reconocidas marcas en el sector alimenticio como son Andrés Carne De Res,
Kokoriko, Cervecería Colon, Mimos, entre otras. Su nombre queda con las siglas
de la razón social de Andrés Carne De Res (Inmaculada Guadalupe Y Amigos) el
cual es el socio mayoritario en la fusión. Este nuevo grupo cuenta con cerca de
5000 colaboradores, 290 puntos de venta y tienen presencia en más de 40
ciudades a nivel nacional. De igual manera el grupo tiene operaciones de
consumo masivo los cuales llegan a grandes superficies, las tiendas de barrio y
otros mercados por medio de marcas como KLIK y GOGO´S.

Como se evidencia es un grupo dedicado a la producción, distribución y servicio

de alimentos con una gran proyección en crecimiento para el próximo año. De
igual forma el grupo IGA tiene varias actividades de labor social que promueven y
mejoran la imagen de la compañía con el sector donde estos desarrollan sus
diferentes actividades.

Las actividades realizadas durante el desarrollo del trabajo de grado bajo la

modalidad de pasantía, el estudiante desempeño funciones en el área de compras
de la compañía, donde se encargó de buscar alternativas de proveedores,
encontrar posibles ahorros y/o mejorar la calidad de los productos, mejorar
relaciones, integrar el departamento con el resto de departamentos del grupo y
asegurar una producción y servicio continuo sin pausas; de igual forma se realizó
como trabajo anexo una matriz DOFA señalando así las posibles estrategias, un
diagrama de procesos que evidencian los lineamientos de compras del grupo, una
estructura organizacional acorde a los procesos administrativos. Los resultados de
estas tareas son presentados por medio de este informe.

9
 1 TITULO

PASANTIA: DIAGNÓSTICO PARA HACER LA IDENTIFICACIÓN

METODOLÓGICA Y CONCEPTUAL EN LOS PROCESOS DE COMPRAS DEL
GRUPO IGA 2017

10
 2 OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Apoyar la identificación metodológica y conceptualmente el proceso de compras

de la empresa “Grupo IGA” y formular estrategias para lograr el mejoramiento
mediante el diagnóstico realizado con apoyo del análisis DOFA.

2.1 Objetivos Específicos

1. Apoyar el desarrollo de un diagnóstico del entorno del grupo IGA por medio
de una matriz DOFA el cual muestre sus principales debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas.
2. Proponer una nueva estructura orgánica funcional de la compañía debido a
que la actual es presentada de manera informal por medio de un nuevo
organigrama.
3. Elaborar un diagrama de procesos donde se evidencie los lineamientos de
compras del grupo IGA los cuales serán descritos en detalle por medio de
una tabla de información.

11
 3 JUSTIFICACIÓN

El trabajo realizado– pasantía como opción de grado en el departamento de

compras – brindo la oportunidad de conocer por medio de la experiencia personal,
la funcionalidad de los conocimientos adquiridos en las cátedras universitarias
durante la carrera de administración de empresas. De igual forma permitió a la
universidad ampliar sus alianzas en el sector empresarial debido al nuevo
convenio que se realizó con el grupo mejorando la imagen cada vez más del ente
educativo. Por otra parte, el grupo IGA se verá beneficiado debido a la labor que
se desarrolló ya que aportará conocimientos y mano de obra profesional al
departamento al cual sea asignado, en este caso a compras.

Por medio de una observación participativa se recolecto la información necesaria

de acuerdo con los objetivos planteados, al mismo tiempo se realizaron entrevistas
a los trabajadores del área para poder recolectar más información sobre el
departamento y la compañía en general.

De igual forma se tuvo en cuenta la documentación de la empresa, informes de

sostenibilidad, los antecedentes del grupo en general que permitieron realizar un
informe de acuerdo a lo que se espera de un estudiante de Administración De
Empresas de la Universidad Cundinamarca, guiado por las teorías vistas durante
la carrera universitaria, como por ejemplo el libro Diagnostico Organizacional,
Evaluación Sistémica Del Desempeño Empresarial En La Era Digital, o la matriz
planteada por Albert S. Humphrey (DOFA). Se mostrará como estas herramientas
son claves para entender el ambiente interno y externo de la organizacion y así
tener una visión más general de la empresa para poder aportar estrategias clave
que ayuden a la consolidación de toda organización, en este caso, el grupo IGA.

12
 4 MARCO DE REFERENCIA

4.1 MARCO TEORICO

En este informe se toman como base diferentes postulados, los cuales son la
referencia para el desarrollo del trabajo escrito y el desarrollo de la pasantía,
debido a esto, es importante conocer las principales características de las teorías
que servirán como argumento y sustentación del mismo.

4.1.1 Departamento De Compras

El departamento de compras en toda compañía es el motor para el correcto

funcionamiento de todos los servicios y bienes ofrecidos por las organizaciones.
Todo esto depende de las compras inteligentes que realicen los compradores y
para esto se debe tener en cuenta la información de los proveedores, las
cotizaciones y las negociaciones, el seguimiento que se le dé a cada pedido y el
revisado de cada uno de estos. Esto lo vuelve en un elemento estratégico que
permite planear mejoras en la organización.

Reducir costos es esencial para el desempeño y la efectividad de toda

organización. La función de este departamento a menudo es la que más gasta
presupuesto en cualquier empresa por ende es vital la posibilidad que da este
sector de reducir costos y así aumentar los márgenes de beneficio.

Esto lo vuelve en un elemento estratégico que permite planear mejoras en las

organizaciones.

Las formas de compra en toda organización varían debido a que cada una de ellas
tiene diferentes actividades, tipos de personas, por ende, cada departamento es
diferente y eso no se puede olvidar. Por ejemplo, se encuentra la importancia de la
empresa dentro del mercado, el tipo de artículo o producto que se busca comprar,

13
la disposición geográfica de cada proveedor, las características humanas tanto del
vendedor como del comprador, entre muchas otras cosas más.

Las compras tienen un proceso o unas etapas definidas que se deben respetar
para realizar una adquisición adecuada y acorde a lo que se necesita. Entre estas
esta la identificación de la necesidad de adquirir un bien o servicio dependiendo el
estado actual del que se remplazara, modificara o mejorara; luego se debe ver las
condiciones y características de cada proveedor que pueda suministrar el
requerimiento que se tiene, así crear un abanico de posibilidades o alternativas
que den la posibilidad de tomar una mejor decisión al momento de realizar la
compra.1

Luego se debe tomar la decisión según los parámetros ya mencionados y así

proceder de manera efectiva a realizar la compra. Aquí se materializa en
requerimiento y se satisface las necesidades que se tenían para así dar paso al
seguimiento y al control del bien o servicio adquirido con el fin de que no presente
fallas o imperfecciones que afecten la operación.

Como todo, las compras también presentan una evolución y por ende generan
nuevas tendencias o corrientes definidas. Esto deja ver ciertas prioridades que se
tienen de acuerdo con las necesidades de la organización. Estos lineamientos se
podrían definir como la calidad requerida del bien y/o servicio, el tiempo de
entrega que puede variar según a la necesidad del solicitante, la flexibilidad por
parte del proveedor en el cambio, modificación o devolución de los pedidos por
diferentes motivos que se puedan presentar en el proceso y finalmente uno de los
más importantes y que se basa también en el poder de adquisición de cada
organización, los precios y sus condiciones de pago para cada proveedor. 2

Estos aspectos hacen que las empresas generen un vínculo con los proveedores
donde se tiene en cuenta a cada uno de estos según los parámetros mencionados
1
School, E. B. (2017). Cuáles son los principales objetivos del departamento de compras. Madrid, España: Supply Chain,
Project Management en Supply Chain.
2
ZONALOGISTICA. (12 de DICIEMBRE de 2017). ¿Cuál es la función del Departamento de Compras? Obtenido de
ZONALOGISTICA: WWW.ZONALOGISTICA.COM

14
para así dar marcha a cada pedido o requisición que se tenga. Es necesario
honestidad por parte del comprador como del proveedor frente a estos términos
para que estos no tengan rezagos monetarios, o de abastecimiento y producción.
Así vemos como cada proveedor y comprador son una parte esencial y sustancial
de cada organización.

4.1.2 Datos Grupo IGA:

99% de los proveedores del grupo IGA son locales de Cundinamarca y Bogotá,
atendiendo directrices socioeconómicas del proyecto Ciudad-Región.

En el año 2017 se realizó acompañamiento a 24 proveedores logrando una

calificación superior o igual al 90% de cumplimiento.

Si el proveedor obtiene una calificación menor del 80% ingresa en un programa de

mejoramiento con el acompañamiento del área de Ingeniería de Alimentos.

Se realizaron visitas de control a los proveedores de carnes, pescados y mariscos

con el fin de verificar la aplicación de la Buenas Prácticas de Manufactura
(B.P.M.), el cumplimiento de los requisitos del decreto 3075 de 1997 las
condiciones higiénico-sanitarias y así garantizar la calidad de los productos.

637.724 unidades de cerveza (nacional, importada, sin alcohol) comprados en el

2017.

1.965.248 toneladas de fruver compradas en el 2017. Producto Nacional.

69.665 kilos de arroz en el año 2017.

835.574 toneladas de carnes (pollo, res, cerdo) compradas en el 2017.

Se compraron 2.150 resmas de papel reciclado.

Se realizó cambio a desengrasantes amigables con el ambiente.

4.710 KG de residuos orgánicos son utilizados para enmiendas orgánicas útiles

para suelos y plantas.

15
El departamento de compras tiene la labor de identificar los bienes y servicios que
adquiere para la prestación de su servicio y definir cuáles de ellos tiene un mayor
impacto sobre la sostenibilidad, para establecer criterios de compra que incluyan
consideraciones ambientales, socioculturales y económicas, de acuerdo con la
disponibilidad del mercado.3

4.1.3 Matriz DOFA

La conocida matriz debilidades-oportunidades-fortalezas-amenazas o DOFA

identifica tanto factores externos (amenazas y oportunidades) como internos
(fortalezas y debilidades). Se define como una herramienta de auditoria de la
organización, para detectar tanto el impacto presente y futuro del entorno, como
los problemas propios de la organización. En ambos casos, plantea un
procedimiento inductivo de gestión como lo veremos más adelante.
El procedimiento comúnmente usado para construir una matriz DOFA, es el
siguiente:

4.1.3.1 Auditoría externa

Los miembros de la organización hacen una lista de las amenazas y

oportunidades provenientes del entorno, Aquí se analizan las fuerzas políticas,
económicas, sociales, tecnológicas, culturales, medioambientales, etc.
De acuerdo con el sector económico al que pertenece la organización se le asigna
un peso relativo a cada fuerza, para calificar la organización con respecto a dicho
factor.

3
MARTÍNEZ, Juan. SAAVEDRA, Sebastián. LOZANO, Carolina. JARAMILLO, Jimena. RIVERA, Hugo. Turbulencia
empresarial en Colombia: sector restaurantes comidas rápidas: Kokoriko, Frisby y La Brasa Roja. Bogotá:
Universidad del Rosario. Enero De 2011

16
4.1.3.2 Auditoría interna

Los participantes generalmente efectúan un examen de las fortalezas y

debilidades de la organización por áreas funcionales. (Área financiera, humana,
planeación, etc.) o en forma general de la organización.
Habitualmente de acuerdo con el sector económico al que pertenece la
organización se le asigna un peso relativo a cada factor interno, para calificarla
con respecto a dicho factor.4

4
VIDAL, Elizabeth. Diagnóstico Organizacional, Evaluación Sistémica Del Desempeño Empresarial En La Era
Digital. Bogotá: ECOE EDICIONES. Bogotá, Colombia, 2009. P. 45.

17
4.2 MARCO CONCEPTUAL

Proveedores: Encargados de proveer y/o abastecer las materias necesarias para

la operación y actividades de la organización

Órdenes de compra OC: Es el documento oficial emitido por la compañía y/o

comprador encargado, donde se comprometen a pagar a un tercero (proveedor)
por la compra de un producto o servicio puntual para ser entregado en una fecha
determinada.

Solicitud de compra SC: Documento emitido por algún departamento hacia el

área de compras donde se realiza un pedido especifico de un bien o servicio.

Forma de pago: Medio de pago definido entre proveedor y compañía compradora

donde puede variar en tiempos –inmediato, a crédito-.

Bodega: Lugar donde se da la recepción, almacenamiento y distribución de las

diferentes materias primas y/o productos requeridos para el correcto
funcionamiento de las operaciones en la organización.

Rezago: Se utiliza para mencionar cuando se presenta un retraso o aplazamiento

en la entrega, desarrollo o solicitud de un servicio y/o producto.

Cumplimiento: Cuando se da por realizada o cumplida toda acción, servicio,

pedido o solicitud presentada.

Ítem: Se utilizan para realizar distinción de artículos, materias primas, productos

y/o servicios por escrito por medio de un código.

Plan de mejoramiento: Acciones a realizar por parte del departamento

basándose en auditorías realizadas previamente.

Facturas: Documento mercantil que muestra la compra y/o venta de un bien o

servicio en el cual se ve toda la información requerida para la operación.
(Acreditación de transferencia).

18
Kokoriko: Onomatopeya francesa del cantar del gallo

Proveedor: Un proveedor es aquel tercero que abastece de materiales u otros

suministros a la empresa, los cuales son necesarios para su desarrollo y
funcionamiento.

Departamento: Sección en que está dividida una institución u organización.

Gaviero: “Fundador del restaurante” que proviene de su gusto por el personaje de

Álvaro Mutis y su idea de que su lugar es como un barco que hay que saber
tripular.

Ministro: Son quienes se ocupan, como ocurre en la realidad, de pensar y poner

en acción los planes discutidos para que todo funcione como un relojito y como lo
quiere el gaviero.

Almirante: Es el encargado de vigilar y navegar. Con su trabajo hará hasta lo

imposible para que la nave se mantenga a flote y surque los mares con éxito cada
día.

Pasantía: Práctica profesional que realiza un estudiante para poner en práctica

sus conocimientos y facultades.

19
4.3 MARCO INSTITUCIONAL

Debido a la reciente fusión de los grupos no existe aún un marco institucional

definido, sin embargo, se mostrará la información de IGA y Convoca por separado.

4.3.1 IGA (Andrés Carne De Res)

El restaurante Andrés Carne De res nace el 19 de junio de 1982 en la variante de

Chía, un pueblo ubicado a 30 minutos de la ciudad de Bogotá, en una cabaña de
madera sobre la orilla de la carretera ofreciendo en su menú cortes de carne tipo
argentino a la parrilla acompañados por la tradicional arepa antioqueña, papa
salada y ensaladas. En sus inicios contaba con tan solo 6 mesas las cuales eran
atendidas por Andrés Jaramillo y su esposa Stella Ramírez. Su afluencia de
comensales no superaba las 50 personas por fin de semana.

A sus 24 años, Andrés Jaramillo estaba radicado en Chía, dedicado a su

restaurante, el cual él lo define como su hogar. En este momento las labores del
restaurante se dividían en 3 personas, Andrés que era el encargado de la caja, la
música, la bienvenida de los comensales y la parrilla, Su cuñada Paula ayudaba
en la parrilla y Stella Atendía las mesas de su segundo hogar.5

La creatividad de Andrés Jaramillo hizo que el restaurante fuera teniendo cada vez
más acogida por parte de los comensales y de igual forma propicio su ampliación
hasta lo que se conoce hoy día como la marca registrada Andrés. El restaurante
dejaba de funcionar los domingos para retomar labores los jueves, pero Andrés
entre lunes y miércoles se dedicaba a redecorar su cabaña de madera para que
así los comensales siempre pudieran encontrar algo nuevo o diferente. Así, es que
Andrés ha logrado mantener su restaurante a flote por más de 27 años, dándole
un toque especial, dejando volar su imaginación para decorar cada rincón de esta,

5
NOVOA, Fabio. El Caso “Andrés Carne De Res: Su expansion y multiplicación”. Bogotá, 2009: INALDE, Escuela De
Dirección Y Negocios Universidad De La Sabana.

20
su segunda casa que inicio con no más de 20 metros cuadrados y hoy en día su
extensión es de más de 1500 metros cuadrados solo refiriéndonos a su sede
principal.

La fama de Andrés Carne De Res no es solo a nivel nacional, ha sido tal su

acogida que más de la mitad de los visitantes suelen ser extranjeros que vienen
motivados a conocer el “paraíso pagano” mencionado por tantas personas y
revistas de talla internacional, por ejemplo la revista Time publicó un artículo en el
que lo citan como “un templo del kitsch, el baile y la carne a la parrilla”, el New
York Times citó: "De restaurante solamente tiene el nombre, pues en realidad es
un caóticamente decorado espectáculo de música, arte y excentricidad". El Dallas
Morning News: "Más de un cuarto de millón de personas hacen anualmente este
peregrinaje a uno de los comederos más delirantes de las Américas".

Andrés Carne de Res es uno de los más reconocidos restaurante-bar que haya en
Bogotá e incluso en Latinoamérica. Desde sus comienzos en 1982 Andrés Carne
de Res se ha caracterizado por adaptarse a las necesidades del cliente y, sin
perder su esencia, siempre ofrecerle el mejor servicio con la mejor actitud y
atención.

Desde el año 2009, Andrés Carne de Res ha logrado expandirse paulatinamente

creando un nuevo Andrés D.C de Corazón en la zona Rosa de Bogotá y varios
locales exprés por la ciudad.6

4.3.2 Misión Inmaculada Guadalupe y Amigos:

Somos la felicidad inspiradora que conquista a quienes nos visitan a través de

una experiencia única y duradera que se irradia a cada rincón del planeta.

6
Entrevista a Verónica Pachón, Ministra de Relaciones Exteriores de Andrés Carne de Res. Marzo de 2010.

21
4.3.3 Visión Inmaculada Guadalupe y Amigos:

Seremos un icono experiencial en la tierra y más allá de las fronteras, generando

las mejores vivencias a través de la creatividad y la innovación de nuestros
negocios con el factor diferenciador de nuestro servicio Deluxe y la calidad
humana de nuestra tripulación.

4.3.4 Mandamientos de la Ley de Andrés

I. Diciendo y haciendo.
II. No habléis paja.
III. Jamás digáis no.
IV. No chismoseéis ni prestéis oído a chismosas o chismosos.
V. No pontifiquéis.
VI. No os despidáis la víspera de iros sino el día de iros.
VII. No lagrimeéis, pataleéis, ni dramaticéis.
VIII. No argumentéis con indirectas, tangenciales o diagonales.
IX. No miréis golpeado ni os sulfuréis.
X. No dilapidéis.7

4.3.5 Organigrama

La empresa tiene un organigrama fuera de lo común debido a la naturaleza de su

creación y a la forma de ver las cosas del fundador donde se ven cargos como
ministros, viceministros y hasta cargos de un barco ya que para el dueño su
restaurante es una nave (barco).

7
Hernández, Claudia. Reporte De Sostenibilidad, Inmaculada Guadalupe Y amigos, Chía, Cundinamarca.
2014. P. 10.

22
Gráfica 1 Organigrama Actual Del Grupo IGA

8
Grafica 1. Tomada de: Informe de Sostenibilidad Andrés Carne de Res.

Según la información obtenida y en vista que la empresa presenta una planta de

personal de una manera peculiar y/o de forma informal, se sugiere un organigrama
con base en lo observado durante el periodo de pasantías el cual se puede ver de
manera detallada a continuación.

8
Hernández, Claudia. Reporte De Sostenibilidad, Inmaculada Guadalupe Y amigos, Chía, Cundinamarca.
2014. P. 10.

23
4.3.6 Organigrama propuesto para el “Grupo IGA”

Gráfica 2 Organigrama Grupo IGA

Junta De
Accionistas

Gerencia Secretaria

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento

De marketing Operacional Juridico Administrativo De sistemas De Compras

Talento Departamento Departamento Departamento

Humano Fiscal Contable Financiero

Bodega Administración Post Compras

Coordinador
Suministros De Compras
operativo

Jefe de Jefe De cocina Jefe De Bar Jefe De Servicios

Meseros Generales

Ventas Investigación Relaciones Coordinador

De mercados Publicas de eventos

Fuente: Organigrama Del Grupo IGA Elaborado Por El Autor.

Otros Grupos Que Componen La Organización

4.3.7 Kokoriko

Nace Kokoriko el 9 de agosto de 1969 en la ciudad de Cali, con una carta limitada,
pero de gran acogida en el mercado siendo hasta hoy una de las marcas más
reconocidas y recordadas a nivel nacional de la industria avícola. La visión de sus
dueños llevo a Kokoriko a convertirse rápidamente en la principal cadena de
alimentos del país teniendo más de 100 puntos de venta a nivel nacional.

En la década de los 80, empieza a diversificar sus productos ofrecidos dando el

primer paso hacia la producción, creación y comercialización de comidas rápidas
sin dejar de lado su calidad y servicio. Esta nueva etapa lleva consigo una nueva

24
imagen de la mano con desarrollo tecnológico lo que hace que se afiance de
manera más fácil en el mercado nacional.9

En vista del éxito de la compañía, buscan nuevas formas de seguir creciendo,

encontrando una opción en inversiones financieras, comprando así parte de la
sociedad Diners Club S.A. y al mismo tiempo abren las puertas a los franquiciados
buscando tener más participación en el mercado nacional.

En vista de que la planta de producción no era suficiente, se construye una nueva

planta de producción con tecnología de punta más grande y que pudiera satisfacer
todos los requerimientos que llevaba consigo la ampliación de Kokoriko a nivel
nacional. Aprovechando esta ampliación tecnológica, se da el comienzo de nuevos
procesos de fabricación de productos entre los cuales destacan los apanados, pre
fritos y congelados llevados al consumo masivo.

AVESCO (kokoriko) pasa a ser sociedad anónima y parte de sus formas de

servicio son el servicio a la mesa, autoservicio, fast food, servicio a domicilio, entre
otros. Así, nuevamente kokoriko logra posicionarse como la cadena de comidas
rápidas basadas en la producción avícola más importante del país.

Kokoriko logra ser la primera cadena de restaurantes en obtener la calificación

ISO 90001:2000 gracias a la estandarización de procesos que llevaron a cabo
permitiendo ampliar sus puntos de venta incluso en el exterior, Apertura de
Kokoriko en Miami Florida en el año 2006.10

9
ELTIEMPO, R. LA HISTORIA DE UNA GRAN ORGANIZACIÓN. El Tiempo. [en línea], 10 De Septiembre De
1994. Disponible en Internet: http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-209066
10
Portafolio, REDACCIÓN. Buscarán internacionalizar a ‘Andrés’, expandir Mimo's y transformar Kokoriko.
[en línea], 19 de abril de 2017. Disponible en Internet:
http://www.portafolio.co/negocios/empresas/buscaran-internacionalizar-a-andres-505097

25
4.3.8 Mimo’s
En la ciudad de Medellín se funda MIMO´S en octubre de 1971. Se constituye la
empresa con el fin de ofrecer en el sector de helados algo novedoso como lo era
el helado blando cubierto de chocolate.

La empresa en busca de posicionarse como la mejor empresa de helados del

mercado, para esto importa maquinaria de punta con lo que pretendía ofrecer
calidad del producto y del servicio en su punto de venta más importante, MIMO´S
de la 70.

El Icontec certifica a Mimo’s en ISO 9001:2000 SGA en el año 2002. En el 2006 El

Invima Certifica la línea de salsas de Mimo’s en HACCP. Durante el 2005 la
Seccional de Salud de Antioquia certificación a Mimo’s en BPM. El Icontec
renueva la certificación a Mimo’s en ISO 9001:2000 SGA en el año 2007.

4.3.8.1 Misión Grupo Conboca:

Unimos con sabor al 100%, unimos a familias, amigos, colegas alrededor de una
mesa con nuestros productos y experiencias, unimos a nuestros equipos en el día
a día de nuestros quehaceres ¿y cómo lo hacemos? desarrollando productos y
experiencias con “sabor” divertidas, ricas, disfrutando cada momento del proceso
de creación y cumpliendo al 100% los objetivos propuestos.

4.3.8.2 Visión Grupo Conboca:

Para el 2020 Conboca será el mayor grupo gastronómico de Colombia, siendo
reconocido como referente en el sector. Tendrá unos ingresos superiores a COP$
500 mil millones anuales, duplicando el negocio de food service, potencializando
los restaurantes y desarrollando nuevos negocios. Tendrá una operación
impecable y rentable, alcanzando un EBITDA del 12%. Será uno de los 20
mejores lugares para trabajar en el país.

5 PLAN DE TRABAJO
Realizar el plan de trabajo mediante un diagrama de procesos que refleje el
procedimiento de compras del grupo IGA.
Cliente Interno Área de Logística Área de Compras
INICIO 26 A

Requerimiento de
Requerimiento o solicitud
Material o producto
Grafica 3. Diagrama de flujo tipo ANCI del área de compras realizado por el autor.

En el diagrama anterior se evidencia el procedimiento para realizar una compra

por 23 diferentes procesos en el cual se da inicio desde una necesidad de material
o producto por un agente interno de la organización, con este requerimiento se

27
inicia el proceso de revisar en bodega si existe la disponibilidad del material
requerido en donde se dará una respuesta afirmativa o negativa y de donde se
empieza a dividir este diagrama de procesos. Cuando se encuentra en
disponibilidad el material solicitado se realiza una solicitud formal del material
donde se mirará si el stock puede cumplir con las cantidades solicitadas para que
este sea despachado al departamento o persona solicitante, de no ser así se debe
generar una solicitud de compra para que el departamento de compras realice las
cotizaciones requeridas dependiendo el valor del material a comprar. Al encontrar
la mejor opción para el departamento, se procede a realizar la compra y los
proveedores se encargarán de realizar la entrega en bodega para que estos se
encarguen del ingreso en el sistema del producto para posteriormente realizar los
despachos pendientes de mercancía.

Ahora bien, si el material no se encontrar disponible en bodega en absoluto se

procede a realizar una solicitud o requerimiento del material directamente con el
departamento de compras las cuales deberán tener el aprobado del área
encargada. Aquí, el analista de compras realizara las cotizaciones
correspondientes para proceder a la compra del material requerido. Seguido de
esto se realizará con ayuda de la bodega el ingreso al sistema del nuevo material
para así proceder a realizar la legalización de las facturas más la entrega del
material a la dependencia que lo requiere y el excedente a bodega para que este
quede a disponibilidad de una nueva solicitud.

6 DESARROLLO DE PASANTIA

Se hará una entrega final del informe de actividades donde se mencionará las
tareas llevadas a cabo para la organización durante el periodo de pasantía, sin

28
embargo, el detalle de la información a revelar se verá limitado o no podrá ser tan
profunda con relación a las funciones desempeñadas debido a las políticas de
confidencialidad de la compañía como se podrá apreciar más adelante. La
información por revelar tuvo un control previo por parte de la organización los
cuales tenían conocimiento que esta es netamente para fines académicos, hubo
varias restricciones donde lo mencionado no puede ir más allá de la mención y
descripción general de las actividades.

La primera actividad realizada dentro de la compañía fue la inducción y

capacitación de la organización donde se pudo ver aspectos como la historia,
políticas de seguridad, salud ocupacional y de igual forma se mostraron y
aclararon las diferentes líneas de negocio que conforman el grupo IGA
(Inmaculada Guadalupe Y Amigos)

 Andrés Carne de Res

 Kokoriko
 Helados Mimos
 Cervecería Colón
 Palos de Moguer
 Alimentos Klik
 Alfredo

La firma Inmaculada Guadalupe y Amigos SAS (IGA), dueña de Andrés Carne de

Res, se integró al “Grupo Conboca” en el mes de marzo, con sus cadenas
Kokoriko, Helados “Mimo’s”, Cervecería Colón y a la red de bares de cerveza
artesanal Palos de Moguer, entre otros activos. Como parte del negocio entre la
empresa propietaria de Andrés Carne de Res y el “Grupo Conboca” se firmó un
acuerdo mediante el cual todos los accionistas de este último, entre los que están
la familia Robayo la fundadora de “Avesco” y Kokoriko, aportarán a IGA las

29
acciones en esa compañía y se convertirán en socios. Para lograr este objetivo,
IGA emitirá un paquete de acciones a favor de los propietarios de “Conboca”.11

Luego, de la primera semana de inducción del grupo IGA en general y una

inducción del área de Compras se delegaron las funciones a desempeñar en el
área del cargo a desempeñar:

 Apoyo operacional en los procesos de compra de papelería, material POP,

publicidad, marketing, productos de almacén para la venta (290 puntos de
venta a nivel nacional y 3 plantas de producción).
 Evaluar precios para garantizar la inversión en búsqueda de ahorro y
eficiencia por medio de la negociación de precios, estandarización de
compras, y la revisión periódica de entregas.
 Apoyar los protocolos de implementación y estandarización de procesos
relacionados con el área de compras, con el fin de afianzar la integración
entre el “Grupo Conboca” e Inmaculada Guadalupe y Amigos.
 Manejo de bases de datos de proveedores y de requerimientos de
solicitudes de compra de las diferentes áreas afines a Mantenimiento.
 Registrar y mantener actualizado en los sistemas la información
correspondiente a las operaciones del área de compras.
 Elaborar informes periódicos sobre el seguimiento y el cumplimiento de las
órdenes de compra que se presentan al Gerente del área de compras como
soportes en la toma de decisiones para implementar nuevas estrategias.

Para las siguientes semanas se recibió capacitación por parte del jefe directo,
Sandra Bohórquez, y el analista de compras Néstor Jiménez en el uso de una de
la herramienta que soporta los procesos del área, identificando los clientes
internos, los tiempos de cumplimiento, entre otras operaciones. Las herramientas
se llaman “Putty” y “Orion” que consisten básicamente en un MRP usado por el
“Grupo Conboca”, los cual se vienen manejando hasta la implementación de la
11
Portafolio, R. (2017). Buscarán internacionalizar a ¨Andrés¨, expandir MiIMO´S y transformar Kokoriko. .
Portafolio.

30
nueva versión que unifica y estandariza los procesos de ambas compañías en
fusión. Durante este tiempo se identificado que no existen indicadores de
seguimiento y cumplimiento de acuerdo con la política de compras de la
compañía, ni proyecciones de corto y largo plazo de los requerimientos de
compras de mantenimiento de las plantas y los puntos de venta.

Además de las funciones anteriormente mencionadas, se asignaron las siguientes,

como un proyecto de etapa productiva propuesto al gerente del área de compras
que se desarrolló durante el tiempo de la pasantía en la compañía:

1. Hacer seguimiento a los diferentes procesos de evaluación y

aprovisionamiento, atendiendo los requerimientos y observaciones de los
clientes internos.
2. Emplear procedimientos en el proceso de aprovisionamiento para asegurar
el buen funcionamiento operacional y de producción en la compañía.
3. Análisis y procesamiento de información sobre la cadena de abastecimiento
proporcionada por los jefes de mantenimiento de puntos de venta y planta.
4. Crear indicadores de seguimiento y cumplimiento de acuerdo con la política
de compras de la compañía.

Para el segundo mes en el grupo IGA, su cumplió con las solicitudes de compra
de los jefes de áreas, encargados de puntos, coordinadores operativos y de
puntos de venta, a través de la realización y seguimiento de órdenes de compras,
apoyando así los procesos de negociación y contrataciones, que garantiza los
materiales y servicios en los tiempos y cantidades requeridas por la organización.

En el marco organizativo se desarrollaron diferentes interrelaciones con diferentes

áreas como: producción, logística, calidad, mantenimiento, sistemas, contabilidad,
manejo ambiental, estableciendo sinergias que mejoran los proceso, identificando
necesidades y mejoras en el análisis y procesamiento de información sobre la
cadena de abastecimiento.

31
Como resultado se entendió que los indicadores son necesarios para mejorar,
dicho de otra manera, “lo que no se mide no se puede controlar”. Los objetivos y
tareas que se propone la organización deben concretarse en expresiones
medibles que sirvan para enunciar cuantitativamente dichos objetivos y tareas.

Por lo cual, se ha diseñado un documento en el cual se toman registros de las

órdenes de compra para su seguimiento, en donde se tienen en cuenta los
siguientes indicadores en cumplimiento de la política de compras: tiempo total del
proceso, solicitudes cumplidas y pendientes, cobros, facturación, cumplimiento de
requisitos por parte de los proveedores.

Sandra Bohórquez, jefe del área de compras de consumo masivo, material POP,
productos del almacén para le venta y papelería superviso las labores realizadas,
dando constantemente una retroalimentación positiva que brindó las herramientas
conceptuales y prácticas para medir la situación del área, la implicación del
entorno y su sinergia con toda la organización para cumplir las metas propuestas.

De igual forma, se da inicio a una tarea de consolidación de información de los

proveedores para la implementación de la nueva plataforma, tarea que desarrollo
el área de sistemas junto a la de compras, en búsqueda de estandarizar los
procesos relacionados con el fin de afianzar la integración entre el “Grupo
Conboca” e Inmaculada Guadalupe y Amigos. En esta actividad se les solicito
documentación a los proveedores y se creó una base de datos de prueba para el
módulo de gestión de materiales en el MRP 12de la organización.

Durante el mes de Septiembre, se prosiguió con la labor asignada por el jefe

inmediato de cumplir con los requerimientos de compras para las diferentes áreas
que solicitaron papelería, material POP y demás requerimientos de los
departamentos, respondiendo así frente a las solicitudes por parte de los
proveedores como de los usuarios internos, siempre comprometiéndose con las
labores asignadas a todos los niveles, desarrollando nuevas capacidades y
12
Material Requirement Planning. Software que ayuda a controlar y coordinar la materia disponible para
cuando sea requerida.

32
haciendo partícipe a Germán Daniel Giraldo Castañeda en todos los procesos
operacionales y administrativos del área de compras, desde la toma de solicitudes
de compra de los diferentes departamentos, hasta la confirmación de
cumplimiento de los requerimientos.

En la segunda semana del mes de septiembre se realizó una reunión del equipo
de compras relacionada con el área de almacén (tienda souvenirs Andrés Carne
De Res) en la oficina del departamento en la cual se informó sobre algunas
recomendaciones y cambios en el alineamiento estratégico del área y la aplicación
de mejores prácticas en las compras de los diferentes productos finales del
almacén. Estos cambios surgen de la centralización del área y el cumplimiento de
los requerimientos con cuatro valores fundamentales:

Eficiencia: Conseguir los mejores acuerdos de compra utilizando de forma óptima

los recursos disponibles.

Transparencia: Garantizar la igualdad de oportunidades para todos los

proveedores o terceros, aplicando criterios de objetividad e imparcialidad.

Estrategia: Los procesos de compra siempre deben cumplir con la estrategia y los
valores del Grupo IGA: creación de valor, la calidad y la seguridad y funcionalidad
del producto.

Cumplimiento: Las compras que se realicen deben tener como base la política de
compras y los requisitos dados por los departamentos o usuarios internos que
hacen el requerimiento.

Con el plan de seguimiento de las ordenes propuesto como indicador, se identificó

que el promedio de cumplimiento de órdenes del mes de septiembre dentro de los
plazos establecidos entre el proveedor y el grupo fue del 82% y el tiempo
promedio de cumplimiento fue de 9 días.

Por motivo de ausencia temporal del jefe directo, se asignó la responsabilidad

durante 3 semanas de cumplir con todos los procesos de compra a los cuales se

33
estaba dando apoyo, respondiendo y cumpliendo con todos los requerimientos y
solicitudes realizadas por los usuarios internos y al mismo tiempo coordinando con
bodega los despachos y nuevos almacenamientos de productos para enviar a los
diferentes puntos cuando estos lo requieran.

De igual forma, se hicieron reuniones con diferentes proveedores en donde se

discutían y acordaban temas como precios, tiempos de respuesta y estándares de
calidad, correspondientes a la adquisición de equipos, materiales, obras y
servicios. En esta etapa se identificó la importancia de las negociaciones, que
comprende las actividades necesarias para el registro de nuevos proveedores y el
análisis de los acuerdos logrados.

Además de esto, por medio de una retroalimentación por parte de su jefe directo,
Sandra Bohórquez, se comprendió la importancia de la información suministrada
durante una negociación, igualdad de oportunidades, aplicando criterios de
objetividad e imparcialidad en las relaciones con proveedores, promoviendo el
conocimiento de nuevos proveedores potenciales en los procesos de selección,
dentro de criterios de eficiencia de gestión.

A partir de la semana once y doce, se continuó realizando seguimiento a los

diferentes procesos de compra, evaluación y aprovisionamiento, atendiendo los
requerimientos y observaciones de los usuarios internos del grupo. Como
resultado, se diseñó una consolidación de los archivos con los cuales las
diferentes áreas hacen control de las solicitudes de compra, usando Excel como
plataforma común entre todas las dependencias.

La consolidación se presentó a los respectivos gerentes de las áreas involucradas

en el proceso, para su aprobación y futura implementación. El sistema de
compras propuesto comprende estructura, políticas, plan de la organización y el
conjunto de métodos y procedimientos dirigidos a asegurar el suministro y el
cumplimiento con un flujo adecuado y continuo, de manera que satisfaga las
necesidades en las mejores condiciones posibles.

34
Por otro lado, se continuó con la labor de cumplir con los requerimientos de
compras para los diferentes departamentos del grupo durante el mes de octubre y
noviembre. Con ayuda del documento propuesto como indicador del seguimiento
de las órdenes de compra generadas por el área, se evidenció que el porcentaje
de cumplimiento de requerimientos del mes fue del 78% y el tiempo promedio de
cumplimiento fue de 8 días, durante este proceso se ha hecho el seguimiento de
486 órdenes de compra generadas.

Al final de la pasantía, se entregó un reporte con las labores realizadas durante los
4 meses que hizo parte del grupo IGA, donde se evidenciaba las compras y
procesos que estaban por concluir y que no se podían culminar debido a la
finalización de las labores dentro de la organización. De igual forma se efectuó
una reunión con los jefes directos donde se realizó un feedback13 del periodo
laborado dentro del departamento de compras teniendo críticas positivas frente al
desempeño.

7. COMPETENCIAS DESARROLLADAS

13
Feedback: Palabra del idioma ingles que significa retroalimentación

35
 7.1 Diagrama De procesos del departamento de compras
Cliente Interno Área de Logística Área de Compras
INICIO A

Requerimiento de
Requerimiento o solicitud
Material o producto
elementos inexistentes y
aprobado

Cotización y
Pedido o salida comparación de
SI por inventario proveedores
¿Disponibilid
ad en
inventario?

NO ¿Ahorro o
Solicitud de
NO ¿Cantidad NO compra (SC) precio usual?
Disponible?

A SI
SI Cotización y
comparación de
Compra
Salida por proveedores
inventario y
entrega

Ingreso existencia
¿Ahorro o
NO en sistema NOVA
B precio usual?
SOFT

B SI
Legalización de
Factura
Compra
Ingreso existencia
SIESA CLOUD
Recepción Entrega
material a Entrega material material a la
satisfacción a bodega dependencia
Legalización
Factura

B
FIN
FIN

Grafica 3. Diagrama de flujo tipo ANCI del área de compras realizado por el autor.

7.2 Procedimiento de Compras Grupo IGA

Documento
Fase Descripción
Afín
36
 El Comité de Compras se reúne semanalmente con los siguientes
integrantes:

El Gerente General (Invitado permanente), Representante de la

Junta De Accionistas, Gerencia Comercial, Gerencia Financiera,
Gerencia Logística, Director de Auditoria, Jefe de Costos, Jefe de
Compras y Direcciones o Gerencias invitadas.

Este Comité evalúa, aprueba, hace cumplir y verifica los procesos

de compras dentro de la organización.

 Compras por bienes y servicios que excedan las

atribuciones de cada uno de los cargos de Dirección
autorizados.

Comité de Acta Comité

Compras  Cotizaciones cuyo valor seleccionado varíen en porcentaje de Compras
mayor al 10% respecto de las cotizaciones efectuadas por
el área de Compras.

NOTA: Las compras de bienes regulares y periódicas se

aprueban por el comité de compras con vigencia de precios para
un periodo definido (1 año).

Según se vea necesario por parte del comité, se realizará reunión

extraordinaria.

Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

El Jefe de Compras es el encargado de elaborar el acta del

37
 comité, relacionando los temas que se tratan en éste.

El jefe de compras hace partícipe a los coordinadores y analistas

de compras sobre las aprobaciones para realizar las respectivas
compras requeridas.

El Jefe de Compras y/o coordinadores de compras deben notificar

a los departamentos solicitantes cuando los requerimientos de
compra no son aprobados.
Los usuarios internos que hagan cualquier solicitud deben:
Autorizar la solicitud y/o requerimiento de compra y de forma
Obligaciones opcional adjuntar cotizaciones sugeridas.
que se deben
cumplir en
todo proceso Asegurar que la solicitud y/o requerimiento de compra esté dentro
de compra del presupuesto.

Las solicitudes y/o requerimientos de compra deben ser

gestionadas por medio de órdenes de compra.

Las compras cuyo monto sean igual o supere los treinta (30)
SMLMV deben ser revisadas por el comité de compras.

Las solicitudes y/o requerimientos de compra deben pasarse por

el total de la misma, no pueden ser fragmentadas.

Obligaciones
que se deben
cumplir en
todo proceso Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA
de compra
Para aperturas de nuevos puntos de venta o remodelaciones se
dará inicio al proceso de compra siempre y cuando la solicitud y/o

38
 requerimiento venga acompañada del presupuesto de inversión y
el parámetro de estudio de factibilidad, debidamente firmado.

Cuando una compra sea urgente o prioritaria y está requiera aval

del Comité de Compras y no haya reunión programada, se
solicitará aprobación vía telefónica de dos miembros del Comité,
se firma por uno de sus miembros y se da continuidad al proceso
de compra. En el siguiente Comité se formaliza el proceso de
autorización de la compra.

Para compras mayores a ciento setenta y cinco (175) SMLMV,

deben tener un contrato, el cual será suministrado por el
departamento solicitante en conjunto con el Área Jurídica.

No realizar compras por fuera del convenio establecido por el

Grupo IGA.

Todas las compras del Grupo están bajo los parámetros de este
protocolo, independientemente del origen de los recursos.
El Analista de Compras encargado de cualquier compra debe
solicitar 1, 2 o 3 cotizaciones dependiendo el valor del material
requerido, de la siguiente forma:

Evaluación de
cotizaciones
Solicitud de
(Formato libre
cotizaciones
del sistema o
en Excel)

Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

39
 Valor de compra antes NUMERO DE
de IVA COTIZACIONES

Menor o igual a 2 1
SMLMV
Mayor a 2 SMLMV o 2
menor o igual a 4
SMLMV
Mayor a 4 SMLMV 3

El Analista de Compras debe realizar mínimo una cotización para

solicitudes importantes y urgentes, luego de la aprobación se
procede a realizar la compra, donde según el valor se certificará
en el próximo comité de compras como legalización.

Cuando el producto o servicio es ofrecido por un único proveedor

no se deberá realizar cotizaciones (proveedor único: es el que,
por las características de los bienes a adquirir, es el único que lo
puede suministrar).

Los cargos relacionados en la siguiente tabla deben autorizar y

aprobar las solicitudes de compra de bienes y servicios de su
Solicitud de
competencia, hasta los valores establecidos (Antes de IVA). Compra
(Formato del
sistema)
Niveles de
autorización
Requisición
de compra
Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA (Formato del
sistema)
NIVELES DE AUTORIZACIÓN

40
Cargo Valor De Hasta
SLMMV
COMITÉ DE DE 30 $ $
COMPRAS HASTA 20.683.620,00 137.890.800,00
200
GERENTES Y D. HASTA $ $
AUDITORIA 30 6.894.540,00 20.683.620,00
BRAND HASTA $ $ 6.894.540,00
MANAGER, 10 3.447.270,00
DIRECTORES
REGIONALES
DIRECTORES, HASTA $ $ 3.447.270,00
JEFE DE 5 1.378.908,00
COMPRAS, JEFES
DE CANAL Y JEFE
DE
MANTENIMIENTO
JEFES OTRAS HASTA $737.000.00 $ 1.378.908,00
ÁREAS; 2
JEFES
REGIONAL;
DIRECTORES DE
ZONA,
EJECUTIVOS
CONSUMO
MASIVO
COORDINADORES HASTA $1.00 $737.000.00
(**) 1
**Gastos que autorizan los coordinadores de

41
 departamentos pero que deben ser objeto de presupuestos
o trabajos previamente planeados.
Materia Prima: Por solicitud de las áreas o para efectuar un
cambio por mejores alternativas de negociación, el Analista de
Compras debe realizar la consecución de muestras,
especificaciones completas, fichas técnicas (si aplica), con el fin
de seleccionar, evaluar, aprobar y clasificar.

Aprobación de productos: Se entrega la muestra a Innovación y

Desarrollo con el informe si representa algún ahorro para el
Grupo, quien a su vez remite a Calidad la muestra para su Correos
electrónicos
evaluación.
Selección, Solicitud
evaluación, Creación de
aprobación y El área de Calidad realiza la evaluación de la ficha técnica, Códigos
clasificación análisis microbiológicos y fisicoquímicos de la materia prima con (Formato
de nuevas libre)
materias respecto a parámetros internos establecidos y emite un concepto
Primas, de Aprobado o Rechazado. En caso de ser Aprobado, el área de Solicitud de
productos y Compra
empaques o Innovación y Desarrollo evalúa la ejecución de pruebas (Formato libre
alternativas a industriales en Planta. del sistema)
las que ya se
tienen. Requisición
Empaques: Se realiza el desarrollo del empaque por solicitud de de compra
(Formato
las áreas de Mercadeo, Innovación y Desarrollo, Operaciones, Libre)
Producción, Gerencia Técnica y/o Calidad.

El analista de Compras entrega las muestras de acuerdo con las

especificaciones entregadas por el área que realizo la solicitud,

Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

42
 quien realiza las pruebas correspondientes. El área de Mercadeo
envía los artes.

Las Áreas de la Compañía que realizan la solicitud, deben

informar al área de Compras los resultados de las pruebas para
saber cómo proceder.

Nuevo Producto: El área de Compras debe solicitar la creación

del código al departamento encargado (sistemas) de la
Administración de códigos.
El Proveedor (tercero) debe suministrar el producto o servicio
solicitado con las condiciones técnicas especificadas.

El Proveedor (tercero) debe diligenciar el formato Información y/o

actualización general de proveedores (CFCO001) y enviarlo con
los documentos requeridos por el Grupo: Rut, Certificado de
Existencia y Representación legal de la Compañía actualizado,
cámara de comercio, cedula del representante legal certificación Información
y/o
bancaria, referencias comerciales, carta de presentación de actualización
Preselección,
selección y la Compañía y productos que ofrecen (proveedores nuevos), general de
proveedores
Registro de Registro Sanitario de Invima “si aplica” y Concepto Sanitario (CFCO001)
proveedores
vigente emitido por la entidad oficial correspondiente; el Analista
Listado de
de Compras verifica la información, abre la carpeta de proveedores
proveedor en donde debe archivar este formato y adjunta los
documentos entregados por éste y documentos futuros.

Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

43
 Si el proveedor es nuevo, el Analista de Compras debe solicitar a
Aseguramiento de Calidad la visita a la Planta del proveedor de
materias primas y empaques.

El Analista de Compras informa al proveedor la aprobación y

realiza los acuerdos comerciales respectivos en cuanto a precios,
tiempos de entrega y condiciones de pago.

El Analista de Compras solicita la creación del nuevo proveedor,

el cual empieza a hacer parte del listado de proveedores.
Las Áreas de la Compañía realizan la evaluación con base en las
muestras que el proveedor entrega y que son aprobadas por el
área que realiza la solicitud. El proveedor comienza a ser parte
del cronograma de visitas que hace Aseguramiento de Calidad y
que se clasifica en:

 Proveedores Cárnicos y de leche líquida: visita se debe

Evaluación de
efectuar anual proveedores
 Proveedores de Materia Prima materia prima
Evaluación y (CFCP001)
aprobación de  Proveedores de material POP, publicidad y consumo
Proveedores Evaluación de
masivo
proveedores
 Proveedores de papelería empaque
(CFCP002)
 Proveedores de Empaques contacto directo con alimento

Los proveedores deben comunicar cuando se realicen cambios en

su infraestructura que afecten el proceso de fabricación, con el fin
de programar nuevamente una visita por parte de Aseguramiento
de Calidad.
Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

44
 Aseguramiento de Calidad debe enviar al área de Compras los
formatos Evaluación de proveedores materia prima (CFCP001) o
Evaluación de proveedores empaque (CFCP002), de acuerdo con
el caso que aplique y debe comunicar a Compras las
observaciones realizadas a los proveedores
Formatos
libres Excel,
digitales o
impresos

Correos
Información electrónicos
para la Digitar en el sistema la solicitud de compra. Solicitud de
compra Compra
(Formato del
sistema)

Requisición
de compra
(Formato libre
El analista de compras debe solicitar varias cotizaciones según
especificaciones entregadas por las áreas origen de las
necesidades y digitarlas en formato libre.
Formatos De
Excel
El Jefe de Compras debe presentar evaluaciones de cotizaciones
Acta Comité
a Comité de Compras. de Compras
Negociaciones (Formato
anuales libre)
El Comité de Compras revisa y aprueba las negociaciones
anuales Solicitud de
Compra
(Formato del
Para el caso de: sistema)

Operaciones y Calidad: Digitan en el sistema las solicitudes de

compra con los códigos del producto requerido, la cantidad, la

45
 bodega y fecha en que debe ser entregado el pedido.
Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

Mercadeo: Realiza los pedidos a los proveedores aprobados por

el Comité de Compras y envía copia del correo al Analista de
Compras, quien a su vez remite la orden de compra al proveedor.
Mercadeo debe verificar que la factura relacione el mismo precio
negociado. Para otro tipo de compras debe pasar la solicitud con
las especificaciones completas al área de Compras, quien
realizará el trámite correspondiente de cotizaciones y orden de
compra.
El Analista de Compras digita en el sistema las órdenes de
compra.

El jefe de compras y/o analista de Compras designado se

encargan de revisar y confirmar las órdenes de compra.

Orden de
Realización de El Analista de Compras debe Imprimir en el sistema la orden de compra
la compra (FCO001
compra, la cual se genera en un archivo PDF y se envía al sistema)
proveedor mediante correo electrónico.

NOTA: El Analista de Compras debe hacer el pedido

telefónicamente cuando el proveedor no tiene correo electrónico.
El Analista de Compras genera del sistema un informe de
Seguimiento pendientes, realiza la revisión y toma acciones para cumplir con lo Listado del
de la Compra Sistema
requerido.
El Jefe de Compras está autorizado por el Comité de Compras
Formatos
Incremento de para aprobar los incrementos efectuados por los proveedores que libres
precios
no superen el valor de 2 SMLMV en el consumo mensual del Excel

46
 producto o empaque.

Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

El Analista de Compras elabora formato libre que contiene

proveedor único con precio actual, nuevo costo y variación del
ejercicio. El Jefe de Compras lo presenta al Comité de Compras.

El Analista de Compras elabora formato libre que contiene

proveedor actual y posibles proveedores, precio actual, precio con
incremento, las otras cotizaciones, y variación del ejercicio. El
Jefe de Compras lo presenta al Comité de Compras.

Los cargos de dirección relacionados en la etapa de niveles de Evaluación de

cotizaciones
autorización envían las solicitudes de compra al área de Compras, (Formato del
quien realiza el trámite correspondiente de solicitudes de sistema o en
Excel)
cotización de acuerdo con el valor del activo.
Compra Solicitud de
activos fijos Compra
Las solicitudes deben ser visadas por el área de Servicios (Formato libre
Administrativos mediante firma o correo electrónico aprobando la del sistema)
compra, con el fin de controlar que no se realicen compras Requisición
cuando hay existencia en Bodega. de compra

Cuando sea necesaria una garantía se hará por parte de las áreas
Reclamación
de garantías de solicitantes de los equipos y/o elementos.
Cada área debe ser responsable de realizar las compras o
Solicitud de
contratos de servicios dependiendo de su rol, las cuales deben
Contratación Compra
de Servicio regirse con las políticas de cotizaciones y niveles de autorización. (Formato libre
del sistema)

Reevaluación El Analista de Compras realiza mensualmente el informe de Formato libre

de Excel

47
Proveedores reevaluación de proveedores, teniendo en cuenta los siguientes
niveles de servicio:

Continuación Procedimiento de Compras Grupo IGA

Fecha de entrega Cumplimiento de

entrega en la fecha
solicitada
Cantidad pedida Cumplimiento de
acuerdo con la
cantidad solicitada, se
maneja un margen del
10% más o menos de lo
requerido.
Calidad El producto debe
cumplir con los
requisitos de calidad
solicitados
Aseguramiento de Calidad envía informe al proveedor
manifestando el inconveniente presentado, quien remite respuesta
sobre lo sucedido y la toma de las acciones correctivas.

Procedimiento
En caso de presentarse devolución al proveedor el área de
Producto no de producto
conforme Compras debe tramitar la Nota contable o en su defecto la no conforme
(PCP009)
reposición del producto por parte del proveedor.
A cargo de Aseguramiento de Calidad:

Procedimiento de producto no conforme (PCO009).

48
Tabla 1. Manual de Procedimientos de Compras. Autoría propia.
7.3. Matriz EFE
MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS
PESO
PES CALIFICAC
FACTORES DETERMINANTES DE ÉXITO PONDER
O IÓN
ADO

OPORTUNIDADES
Aumento de la oferta agregada 0.03 3 0.09
Aumento de la demanda agregada 0.03 3 0.09
Derecho a la comunicación e información 0.02 4 0.08
Sistema de Información Integral - Colombia TIC 0.04 3 0.12
Aprovechamiento de personal universitario 0.04 3 0.12
Desarrollo tecnológico en Colombia 0.04 4 0.16
Globalización del Marketing Digital 0.03 4 0.12
Auge de las telecomunicaciones 0.04 4 0.16
Sistemas de gestión de calidad ambiental 0.03 3 0.09
0.02
Responsabilidad Social Empresarial (RSE)
6 4 0.104
Incidencia de las políticas ambientales en el
servicio 0.03 4 0.12
Incidencia de la legislación ambiental en Colombia 0.03 3 0.09
0.02
Impacto ambiental sobre la actividad empresarial
4 3 0.072
Espacios para eventos musicales 0.04 3 0.12
Desarrollo sostenible 0.04 4 0.16
Promoción y desarrollo de las Tecnologías de la 0.02
Información y las Comunicaciones 5 4 0.1
Era del marketing digital. 0.04 4 0.16
0.02
Inversion extranjera
5 4 0.1
Expansion internacional 0.02 4 0.08
Incidencia del POT y la Reforma Tributaria 0.04 4 0.16
Normatividad en la protección de los usuarios de
telecomunicaciones 0.04 4 0.16
espacios para eventos empresariales 0.04 4 0.16

49
Surgimiento de nuevos proveedores 0.06 3 0.18
Personal Joven, ideas frescas 0.04 4 0.16
Cambios de gustos debido a bienestar personal 0.04 4 0.16
Menos comidas rapidas. Mas platos saludables 0.03 4 0.12
TOTAL 3.236
AMENAZAS
Opciones saludables en restaurantes de comida
rapida 0.03 2 0.06
Incumplimeinto de ordenes 0.04 1 0.04
0.00
Surgimiento de nuevos restaurantes 2 1 0.002
0.00
Bloqueo por parte de proveedores 4 1 0.004
0.00
Llegada de cadenas internacionales al sector 4 2 0.008
Sostenibilidad ambiental 0.03 2 0.06
TOTAL 0.174
TOTAL 1 3.41

Se pudo observar gracias a la matriz EFE, las diferentes oportunidades y

amenazas que se evidencia en el ambiente externo del grupo IGA viendo así que
este grupo responde de manera positiva al entorno demostrado con el 3.41
obtenido en el promedio ponderado de la matriz. Se ve que la organización posee
más oportunidades que amenazas, dejando claro que los principales riesgos se
evidencian en la nueva oferta de restaurantes a nivel nacional con sus líneas
saludables.

7.4 Matriz EFI

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS
FACTORES DETERMINANTES DE PESO
PESO CLASIFICACIÓN
ÉXITO PONDERADO
FORTALEZAS 2,41
facilidad de comunicación 0,04 4 0,16
Oportunidades de ascenso constantes 0,04 4 0,16
Modelo de Negocio creativo. 0,03 4 0,12
Calidad de maquinaria y equipo 0,04 4 0,16

50
Alta identificación de marca a nivel
nacional 0,04 3 0,12
Calidad del servicio. 0,04 3 0,12
Cultura y comunicación “andresiana”. 0,03 4 0,12
Ubicación estratégica. 0,06 3 0,18
Contabilidad 0,03 4 0,12
Mercadeo voz a voz 0,03 3 0,09
Diversidad Gastronómica 0,03 4 0,12
Ambiente único y autóctono. 0,04 4 0,16
Talento humano capacitado y
motivado. 0,03 3 0,09
Capital de inversión compartida Grupo
IGA 0,04 3 0,12
Trabajo en equipo 0,03 4 0,12
Vínculos de trabajo con las demás
áreas 0,05 4 0,2
Experiencia laboral 0,03 3 0,09
Bienestar laboral 0,04 4 0,16
DEBILIDADES 0,52
Evaluación del sistema de planeación 0,05 2 0,1
Dependencia entre áreas 0,03 2 0,06
Deudas de la fusión 0,04 1 0,04
Investigación de mercados 0,05 2 0,1
Inflación nacional 0,02 2 0,04
Logística 0,05 1 0,05
Precios altos 0,04 2 0,08
Cambio drástico de plataforma general 0,05 1 0,05
TOTAL 1 2,93

El grupo IGA a pesar de estar en un empalme interno entre compañías, cumple de

manera positiva lo relacionado con las necesidades internas del grupo como se
puede observar con el peso ponderado de 2,93. La suma de las fortalezas es de
2.41 muy por encima de las debilidades que son un 0.52 viendo sus mayores
registros en el trabajo en equipo, las posibilidades que tiene el grupo gracias a su
cultura, el ambiente entre los empleados y la posibilidad de asensos constantes
entre otras.

51
7.4 Matriz DOFA

FORTALEZAS

DEBILIDADES
Modelo de Negocio creativo.
Alta identificación de marca a nivel nacional.
Poca oferta de platos gourmet o internacionales
Talento humano capacitado y motivado.
Poca oferta para estratos medio-bajo.
Oportunidades de ascenso constantes.
División del área administrativa entre oficinas
Gran capacidad instalada.
Chía-Fontibón.
Capital de inversión compartida Grupo IGA.
Se asumen pendientes de la fusión Grupo IGA.
Ambiente único y autóctono.
Compras
Mercadeo voz a voz.
Alta dependencia de las demás áreas.
Alta cobertura de demanda.
Dependencia en tiempos de entrega de
Ubicación estratégica.
proveedores.
Diversidad Gastronómica.
Demora en producción externa de los productos
Cultura y comunicación “andresiana”.
del almacén.
Compras
Cambio drástico de plataforma general.
Trabajo en equipo
Vínculos de trabajo con las demás áreas
Líderes de compras autónomos y con experiencia en el área
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
Aumento de la competencia en oferta de platos
Inversión y Expansión extranjera en el modelo de negocio. especializados.
Reconocimiento de la marca a nivel Internacional. Inflación en productos importados (Licores,
Nuevas generaciones con más y mejores ideas. alimentos, repuestos y equipos).
Nuevos métodos de mercadeo. Compras
Compras Bloqueo de despachos y proveedores por no
Procesos de negociación con grandes proveedores. pago de facturas a tiempo.
Aumento de proveedores nacionales con cubrimiento Desaparición de proveedores exclusivos.
internacional. Incumplimiento en ordenes realizadas que
entorpecen las operaciones.

Tabla 2. Matriz DOFA Grupo IGA. Elaborado por el Autor

Matriz DOFA Cruzada Oportunidades Amenazas

-Inversión extranjera y Expansión -Aumento de la competencia en
internacional en el modelo de oferta de platos especializados.
negocio -Inflación en productos
-Reconocimiento de la marca a importados (Licores, alimentos,
nivel nacional e Internacional repuestos y equipos)

52
 -Nuevas generaciones con más y Compras
mejores ideas. -Bloqueo de despachos y
-Nuevos métodos de mercadeo proveedores por no pago de
Compras facturas a tiempo
-Procesos de negociación con -Desaparición de proveedores
grandes proveedores exclusivos
-Aumento de proveedores -Incumplimiento en ordenes
nacionales con cubrimiento realizadas que entorpecen las
internacional operaciones
Fortalezas Estrategias FO Estrategias FA
-Modelo de Negocio creativo.
-Alta identificación de marca a -Implementar al resto del grupo -Desarrollar nuevos productos
nivel nacional. IGA la filosofía andresiana que ha atractivos al consumidor para
-Talento humano capacitado y llevado a posicionar este rejuvenecer la marca Kokoriko.
motivado. restaurante como uno de los
-Oportunidades de ascenso mejores del país. -Negociar con proveedores
constantes. tiempos de pago para no
-Gran capacidad instalada. -Aprovechar el talento humano y incumplir en estos y así no
-Capital de inversión compartida las ideas frescas para seguir interrumpir el suministro
Grupo IGA. captando nuevos comensales. constante de materia prima y
-Ambiente único y autóctono. productos necesarios para la
-Mercadeo voz a voz. -Utilizar los sistemas de calidad operación.
-Alta cobertura de demanda. dados por Kokoriko y Mimo´s para
-Ubicación estratégica. ajustarlos a las necesidades de -Capacitación constante por parte
-Diversidad Gastronómica. Andrés Carne De Res de los líderes de compras a los
-Cultura y comunicación nuevos analistas para tener
andresiana. -Ampliar el portafolio de terceros mejores resultados en los
Compras para así siempre tener posibles procesos de compras
-Trabajo en equipo soluciones a percances que
-Vínculos de trabajo con las puedan pasar con producción y
demás áreas. con proveedores.
-Líderes de compras autónomos y
con experiencia en el área.

53
 Debilidades Estrategias DO Estrategias DA
-Poca oferta de platos gourmet o
internacionales -Aprovechar la buena imagen a -Promocionar bebidas alcohólicas
-Poca oferta para estratos medio- nivel internacional y los que no entren dentro de la
bajo proveedores con cubrimiento inflación para no tener que hacer
-División del área administrativa internacional de Andrés Carne De reajustes de precios constantes.
entre oficinas Chía-Fontibón Res para abrir progresivamente
-Se asumen pendientes de la sedes por ciudad en otros países, -Identificar el consumo promedio
fusión Grupo IGA por ejemplo, Andrés Londres, mensual de los requerimientos
Compras Andrés Barcelona, Etc. para así negociar con los
-Alta dependencia de las demás proveedores una compra grande
áreas -Utilizar las nuevas generaciones anual y que estos realicen
-Dependencia en tiempos de de empleados para promover, entregas mensuales programadas
entrega de proveedores realizar mejoras y explicar a todo para que tanto los proveedores
-Demora en producción externa el grupo la nueva plataforma como los departamentos se
de los productos del almacén diseñada para los procesos de ajusten a los tiempos y no se
-Cambio drástico de plataforma compras del grupo llegue a tener faltantes dentro de
general. los productos necesarios.

Tabla 3. Matriz DOFA Cruzada Grupo IGA. Elaborado por el Autor.

54
 CONCLUSIONES

Análisis Del Cumplimiento De Objetivos

La empresa, al crecer en un entorno poco formal, se formó con ciertas falencias

administrativas, en este caso, la falta de una estructura orgánica definida la cual
se evidencia en el trabajo. Es por esta razón que se propone un organigrama más
formal para que así se identifique de manera más fácil los lineamientos internos
entre empleados.

La organización carecía de información sobre el proceso de compras para

usuarios externos al departamento y para los nuevos usuarios que harán parte del
grupo de trabajo (Departamento De Compras), por esta razón se creó un diagrama
de procesos con el fin de optimizar y hacer más entendible y práctico para los
nuevos empleados los procesos de compras, las políticas que tiene el
departamento y el grupo con sus respectivos lineamientos para realizar de manera
efectiva una compra para la compañía.

En el proceso que se sigue en el área de compras del grupo, se debe ajustar a las
necesidades y requerimientos del usuario interno, políticas de la compañía y de
los proveedores los cuales fueron revelados de manera detallada en la
elaboración de una tabla explicativa. Así permitió comprender la mejor manera de
aplicar las normas legales básicas para realizar una compra en la compañía.

Tratando de entender mejor al grupo IGA en su totalidad teniendo en cuenta el

ambiente interno y externo de la organización se realizó una matriz DOFA basada
en la evaluación de factores externos e internos del grupo. Así, se evidenció que a
pesar de que es una empresa con varios años de trayectoria y un gran
reconocimiento a nivel nacional e internacional, presenta varias debilidades y
amenazas fuertes que pueden generar una mala imagen que poco a poco se
pueden transformar en problemas mayores.

55
Por medio del informe se evidencia el cumplimiento de los objetivos específicos
planteados, al igual que la aplicabilidad de los conocimientos durante la
permanencia en la compañía como lo fueron el reconocer la importancia de las
negociaciones y el entendimiento de los procesos requeridos en el área de
compras del grupo IGA en este caso en particular.

El estudiante espera haber cumplido a cabalidad las tareas asignadas y contribuir

de manera positiva a la organización y aún más importante, haber generado un
impacto incremental en su formación profesional con base en su formación
académica y mostrar resultados en presencia de incertidumbre como factor
constante durante el desarrollo de las actividades.

56
 RECOMENDACIONES

En lo posible, para agilizar los procesos contables relacionados con las compras,
reducir el número de firmas necesarias para la legalización de las facturas. Se
requieren hasta 5 firmas por documento lo cual entorpece o genera un retraso en
el registro de estas compras, en el pago de los proveedores y como resultado se
debe generar una nueva factura por parte de los provisores ya que muchas veces,
por compromisos y agendas de las personas que debían firmar los documentos,
estas facturas no alcanzaban a ser contabilizadas antes de la fecha límite de cada
mes (día 25).

Tener en cuenta la estructura organizacional propuesta para facilitar y entender los

conductos regulares y la transferencia de información entre departamentos, jefes y
sub-alternos.

Generar un empalme laboral entre las directivas de cada compañía que conformar
el grupo. La fusión es relativamente reciente, lo que hace que el acople no haya
sido aún exitoso y esto afecta de manera directa los objetivos del grupo
empresarial.

Por medio del diagrama de procesos propuesto, explicar a los nuevos miembros
del equipo de trabajo como a los usuarios internos que realizan solicitudes o
requerimientos de compra el debido proceso para facilitar el entendimiento y la
coordinación entre la bodega, compras y los departamentos solicitantes.

Se considera indispensable continuar con un control de seguimiento diario de las

órdenes de compra que están en proceso y a la espera de ser entregadas ya que
de esto depende la operación, imagen y correcto funcionamiento de cada aspecto
de los departamentos y por ende del grupo IGA en general.

57
Se recomienda a la organización tener en cuenta la información presentada para
mejorar algunos aspectos aprovechando la reciente fusión de las compañías y la
nueva estructura que se está formando.

58
 BIBLIOGRAFIA

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Desempeño Empresarial En La Era Digital. Bogotá: ECOE EDICIONES,
(2005). 332 p.
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Rosario, Cundinamarca. Bogota: Universidad Del Rosario. (2011).
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INALDE, Escuela De Dirección Y Negocios Universidad De La Sabana.
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ZONALOGISTICA.. ¿Cuál es la función del Departamento de Compras? {En línea}
ZONALOGISTICA (12 de Diciembre de 2017). Disponible en:
https://www.zonalogistica.com/cual-es-la-funcion-del-departamento-de-
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