Tarea 3 Creacion Empresarial 1

UNIVERSIDAD GALILEO
IDEA
CEI: IMB-PC SAN CRISTOBAL
Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas
Creación Empresarial 1
Horario: jueves 19:00 hrs.
Lic. Julio Alberto Morales Castro
Gestión documental
Tarea 3
Andrea María Gantenbein Cáceres

Carné: 17002419
Contenido
Introducción:......................................................................................................................................3
GESTIÓN DOCUMENTAL:....................................................................................................................4
Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?..............................4
Digitalización de documentos............................................................................................4
Localización central..............................................................................................................4
Mejorar el flujo de trabajo.......................................................................................................4
Seguridad de la información..............................................................................................5
Compartir documentos........................................................................................................5
Colaboración documental...................................................................................................5
Control de versiones............................................................................................................6
TAREA 3 – ENTREGA EN SEMANA 4 GESTIÓN DOCUMENTAL...........................................................7
Conclusiones:.....................................................................................................................................9
Bibliografía:......................................................................................................................................10
Introducción:
Todas las organizaciones son diferentes y sus casuisticas también, nunca un sistema de
gestión documental servirá para un mismo tipo de organización, no hay un modelo
genérico, siempre son personalizados.
En esta tarea veremos conocimientos prácticos que un profesional de la información

necesita para diseñar e implementar un sistema de gestión documental en una
organización. Se muestran todos los aspectos relacionados con creación, recepción,
organización, almacenamiento, preservación, acceso y difusión de la documentación.
Introduce en los conceptos básicos y da consejos para planificar un proyecto de este tipo,
explicando los criterios que deben aplicarse, los elementos que hay que tener en cuenta,
las herramientas informáticas que ayudan a la gestión documental y otros aspectos sobre
la gestión del cambio y la cultura informacional de la organización.
GESTIÓN DOCUMENTAL:
En primer lugar tenemos que aclarar una serie de conceptos muy relacionados entre si
pero diferentes, cada uno en su ámbito y que a veces llevan a confusión.
Gestion Documental: Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los

aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso y difusión de documentos.
Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?
Digitalización de documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo

la digitalización de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los
documentos físicos se convertirán en versiones digitales que se almacenarán en una
localización central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso, sin
embargo, una digitalización organizada y planificada es primordial para el correcto
aprovechamiento del sistema.
Localización central
La cantidad de canales a través de los que la información llega a las empresas es amplia.
A consecuencia de esto, grandes volúmenes de información quedan desestructurados y
repartidos entre los distintos sistemas de una compañía. Un sistema de gestión
documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la
empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener
acceso a los documentos alojados en dicha localización gracias al mecanismo de
concesión de permisos. Esta centralización de la información supone terminar con la
búsqueda infinita de documentos por las redes de carpetas de la organización agilizando,
de esta forma, el ritmo de trabajo.
Mejorar el flujo de trabajo
Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos.

Gracias a la automatización de las funciones, el sistema proporcionará una imagen global
de los procesos de trabajo dentro de la compañía. Este control de procesos permitirá
seguir las tareas incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar
tareas repetitivas que terminarán ahorrando tiempo a la organización.
Seguridad de la información
Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros
físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es
alta. Los DMS solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos
en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la
organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un
mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de
datos en caso de desastre.
Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión
documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados
a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna
como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes grupos externos a la
empresa (proveedores, clientes…) el acceso a documentos necesarios para la relación
que mantienen. Con esta característica ya no son necesarias las pequeñas memorias
USB, o los emails con diferentes versiones de un documento.
Colaboración documental
Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo
tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados
podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo
modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma,
compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más
sencilla. No obstante, si el sistema de gestión documental no se asienta en su totalidad,
en la organización los problemas de colaboración documental pueden seguir existiendo.
La Guía de Gestión Documental recoge los problemas más comunes que una empresa
puede afrontar para sacarle el máximo rendimiento a la colaboración documental.
Control de versiones
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha

trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que
un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces,
controlar las diferentes versiones puede resultar complicado. Los gestores documentales
tratan de controlar este inconveniente. A través de un historial de versiones, los sistemas
de gestión documental ofrecen la posibilidad de acceder a cualquier versión del texto para
recuperar información, eliminarla o añadirla. En el artículo Control de versiones encontrará
una explicación más detallada de esta característica.
TAREA 3 – ENTREGA EN SEMANA 4
GESTIÓN DOCUMENTAL
APELLIDOS: _______________________________NOMBRES: ___________________________
CARNÉ: __________________ CEI: ________________________FECHA: ___________________
TUTOR:_______________________________________ NOTA: __________________________
INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente el contenido de la tarea, luego realice lo que se le pide en

cada inciso. Recuerde que para cada tarea debe tomar como base la información más actualizada
y relacionada al entorno donde se desenvuelve. Asegurándose que sea de una fuente confiable.
ANÁLISIS DE CASOS:
1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

Efectivamente que si ya que en los últimos años estamos viendo que son muchos los
documentos que nacen ya en formato electrónico y que conviven con los documentos en
papel.
2. ¿En qué medida contribuyen las formas a mejorar la gestión de una organización?
Nos sirven para producir información para analizar el desempeño de cualquier área de la
organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

 Definir El Alcance
 Revisar El entorno actual
 Desarrollar un diseño conceptual
 Análisis técnico y económico
 Desarrollar una implementación aproximada
 Obtener la aprobación del proyecto.
4. ¿Por qué la gestión documental aumenta la conectividad de la organización con su
entorno?
Esto significa que nuestro trabajo siempre esta relacionado con algún tipo de
documento y que dicho documento no es mas que el medio por el cual traspasamos
información y en consecuencia, ejecutamos tareas, por tanto, se manifiesta la necesidad
de la gestión de los documentos ya que con ello se mejoran los procesos y la
productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
OBSERVACIONES:
Para la elaboración de la investigación tome en cuenta las indicaciones para elaborarla
correctamente que se indican en la “GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
TRABAJOS ESCRITOS”.
Conclusiones:
1. Vivimos en un momento de optimismo en el sector, ya que un 89,5% de las empresas
consultadas tiene previsto incrementar sus ventas este año, el resto prevé mantenerse y
ninguno de los proveedores que han participado en el estudio cree que sus ventas vayan
a bajar en 2021.
2- En lo que a mercados se refiere, más de la mitad de las empresas están presentes

en España y Latinoamérica. De hecho, América Latina será un mercado que explorará el
32% de las empresas que aún no vende allí en los próximos dos años.
3- En cuanto al tipo de software que comercializan, las encuestadas no sólo venden
software de Gestión Documental. Tienen también soluciones complementarias de ERP
y CRM, implantan soluciones de BI y de ecommerce. Asimismo, el 24% también oferta
otros servicios, como destrucción y custodia de documentos.
4- La mayoría de los proveedores, un 68%, confía en el canal para realizar sus ventas,

aunque también venden de manera directa. Solo un 5% vende únicamente desde el
canal, y un 31,6% solo por venta directa.
5- A la hora de implantar el Software de Gestión Documental, la nube es ya una realidad

consolidada: casi el 80% oferta tanto la implantación en la nube como en los servidores
de la empresa.
6- En cuanto al pago, más del 68% de las empresas dan la posibilidad de elegir
entre pago único o cuota mensual.
7- Se destaca además la velocidad de la implantación (no supera en ningún caso los 6

meses) y su rápido ROI (tardan en recuperar la inversión entre 6 meses y un año), que
hacen que el software de Gestión Documental sea una muy buena opción para mejorar
los procesos de cualquier empresa.
Bibliografía:
Organización de Empresas I, McGraw-Hill/Interamericana Editores Education,

2017

Tarea 3 Creacion Empresarial 1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Tarea 3 Creacion Empresarial 1

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Tarea 3 Creacion Empresarial 1

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

UNIVERSIDAD GALILEO

Andrea María Gantenbein Cáceres

En esta tarea veremos conocimientos prácticos que un profesional de la información

Gestion Documental: Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar los

Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?

Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo

Un DMS puede convertir los flujos de trabajo en procesos más eficientes y productivos.

Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha

APELLIDOS: _______________________________NOMBRES: ___________________________

CARNÉ: __________________ CEI: ________________________FECHA: ___________________

TUTOR:_______________________________________ NOTA: __________________________

INSTRUCCIONES: Lea cuidadosamente el contenido de la tarea, luego realice lo que se le pide en

1. ¿Es la gestión documental es una herramienta de estrategia?

3. ¿Cómo se puede evaluar la gestión documental?

2- En lo que a mercados se refiere, más de la mitad de las empresas están presentes

4- La mayoría de los proveedores, un 68%, confía en el canal para realizar sus ventas,

5- A la hora de implantar el Software de Gestión Documental, la nube es ya una realidad

7- Se destaca además la velocidad de la implantación (no supera en ningún caso los 6

Organización de Empresas I, McGraw-Hill/Interamericana Editores Education,

También podría gustarte

Pfad - The Proxy pFad of © 2024 Garber Painting. All rights reserved.

APELLIDOS: _____NOMBRES: _

CARNÉ: CEI: FECHA: _

TUTOR:_____________ NOTA: