Facultad de Finanzas, Gobierno

y Relaciones Internacionales

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS de

PREGRADO

Bogotá, D. C., diciembre de 2011

Con el propósito de orientar a los estudiantes de pregrado de la Facultad
de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales, este manual presenta
las reglas básicas de funcionamiento de nuestra institución. No dude en
comunicarnos sus dudas y sugerencias.

Disposiciones en materia de facturación y cobro de matrícula

1. Cada semestre la Universidad establece el monto por pagar de la
matrícula y del seguro estudiantil así como el costo de una materia
o crédito académico.
2. Cada estudiante debe pagar al menos 10 semestres.
3. El estudiante que ingrese a primer semestre debe pagar, además
del valor de la matrícula y el seguro, el monto correspondiente al
carné estudiantil.
4. La Universidad expide el recibo de matrícula una vez el estudiante
haya realizado la inscripción de materias.
5. El estudiante debe realizar el pago de la matrícula dentro de los
plazos fijados por la Universidad.
6. El valor de la matrícula cubre hasta ocho materias (o su equivalente
en créditos académicos) o hasta nueve (o su equivalente en
créditos académicos) en los semestres en los que así lo establezca
el plan de estudios. El costo que genere la inscripción adicional de
una materia o crédito debe ser cubierto por el estudiante.
7. El no pago de la matrícula acarreará la anulación de la inscripción
de materias realizada por el estudiante para el semestre en curso.

Disposiciones en materia de inscripción de asignaturas y cursos

1. Matrícula
a) El estudiante debe realizar la inscripción de materias para cada
período académico a través de la aplicación informática dispuesta
por la Universidad y en los plazos establecidos.
b) Para realizar la inscripción de materias, el estudiante debe estar
habilitado como un usuario en el sistema de registro académico.
c) El estudiante realiza la inscripción de materias a partir de la

Manual de procedimientos 3
de Pregrado
 lista propuesta por la Facultad la cual incluye las materias
correspondientes al semestre al que ingresa así como las materias
que tenga pendientes por aprobar y las que pueda adelantar. Estas
últimas corresponden a las de hasta tres semestres adelante del
último semestre aprobado.
d) El estudiante no puede posponer la inscripción de una materia por
más de tres semestres.
e) El estudiante que deba repetir una materia tiene que inscribirla, sin
excepción, en el curso de repitentes, si así lo indica la programación
general de horarios.
f) El estudiante de primer y segundo semestres no puede adelantar
materias.
g) La Facultad fija en cada semestre el número mínimo de estudiantes
por cátedra, seminario y taller. En caso de que no se alcance el
número mínimo de estudiantes, la Facultad se reserva el derecho
de cancelar una materia o un grupo y proponer al estudiante
afectado una nueva materia o grupo.
h) La inscripción de una materia adicional tiene que ser solicitada a
la Secretaría Académica de la Facultad por medio del formulario
correspondiente.
i) El estudiante que haya perdido el semestre o el cupo o esté
suspendido no puede inscribir materias.
j) El estudiante de nacionalidad extranjera debe, cada periodo
académico, renovar su visa de estudiante de la Universidad
Externado de Colombia y radicar copia de la misma en la Secretaría
Académica durante el periodo de matrículas.

2. Idiomas
a) El estudiante debe aprobar u homologar seis niveles de inglés y
cuatro niveles de francés.
b) El estudiante que haya homologado todos o parte de los niveles de
inglés y de francés debe, en todo caso, cursar y aprobar al menos
ocho niveles de los idiomas que ofrece la Facultad.

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4 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
 c) Los niveles de idiomas previstos en el plan de estudios deben
cursarse de manera ininterrumpida.

3. Cálculo extendido
a) El estudiante que ingresa a primer semestre cursa durante el
periodo de inducción 30 horas de álgebra.
b) Al finalizar el periodo de inducción, el estudiante de primer
semestre tiene que presentar el examen de clasificación del nivel
de matemáticas:
i. Quien obtenga una nota igual o superior a 3.00, puede cursar
el programa de cálculo 1 durante las siguientes 16 semanas,
equivalente a 96 horas semestrales.
ii. Quien obtenga una nota inferior a 3.00, debe cursar el
programa de cálculo 1 extendido que incluye, además de las
96 horas semestrales, 45 horas adicionales durante una parte
del periodo de vacaciones.
iii. Las horas adicionales se programarán una vez los estudiantes
acaben la presentación de los exámenes finales de primer
semestre.
c) Aquellos estudiantes que se encuentren en el programa de cálculo
extendido y que hayan perdido dos materias en el transcurso del
semestre no podrán inscribir materias.

4. Coterminales
a) Son materias coterminales las asignaturas del primer ciclo de los
programas de maestría que bajo ciertas condiciones pueden ser
inscritas por un estudiante de último semestre de pregrado.
b) Para inscribir las materias coterminales, el estudiante debe:
i. Tener aprobadas las materias obligatorias del octavo semestre
de cada profundización.
ii. Tener disponibles 12 créditos.
iii. Inscribirlas de manera simultánea.

Manual de procedimientos 5
de Pregrado
5. Cancelación de materias
a) El estudiante puede cancelar una o más materias. La solicitud
de cancelación debe hacerse por escrito y dentro de los plazos y
condiciones establecidas por la Facultad.
b) El estudiante de primer semestre no puede cancelar materias.
c) No pueden cancelarse:
i. Las materias correspondientes a idiomas.
ii. Las materias que se estén cursando por tercera vez.
iii. Las materias correspondientes a tres semestres atrás del
semestre en el que se encuentre matriculado el estudiante.

6. Cursos de vacaciones
a) La Facultad ofrece cursos de vacaciones en diversas materias. Se
abren cuando se haya inscrito el número mínimo de estudiantes
establecido por la Facultad.
b) Los cursos de vacaciones de cálculo, estadística y matemáticas
financieras son programados y administrados por el Departamento
de Matemáticas de la Universidad.
c) Si en un curso de vacaciones el estudiante repite una materia,
o cursa por primera vez una materia aplazada, la nota obtenida
afecta el promedio del semestre inmediatamente anterior. Si el
estudiante adelanta la materia, la nota obtenida en el curso de
vacaciones afecta el promedio del semestre siguiente al último
cursado.
d) El estudiante no puede cancelar un curso de vacaciones.

7. Reserva de cupo
a) El estudiante que se encuentre matriculado puede solicitar reserva
de cupo, mediante solicitud escrita y hasta cumplidos 30 días
contados a partir de la fecha del inicio de clases. La reserva de cupo
puede extenderse hasta por dos períodos académicos consecutivos.
b) El estudiante puede solicitar la reserva de cupo, previo cumplimiento
de los siguientes requisitos establecidos por la Facultad:

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 i. Diligenciar el formulario de solicitud de reserva de cupo y
entregarlo en la Secretaría Académica de la Facultad, junto
con el paz y salvo financiero expedido por el Departamento de
Créditos de la Universidad.
ii. No estar en período de prueba.
c) La Facultad evaluará la reserva de cupo. En caso de ser negada, la
Facultad notificará al estudiante tal decisión.
d) El estudiante que haya reservado cupo debe pagar el 20% del
valor de la matrícula del semestre correspondiente. Este valor se
abonará a la matrícula del semestre en que el estudiante reinicie
sus estudios.
e) No se considerará aprobada la reserva de cupo de no cumplirse la
totalidad de requisitos académicos, administrativos y financieros
arriba descritos.

Disposiciones en materia de calificaciones y promedios

a) La escala de calificaciones va de cero (0,00) hasta cinco (5,00),
siendo tres (3,00) la nota mínima requerida para aprobar una
materia, un examen, un parcial, un trabajo, una exposición. El cero
(0,00) se obtiene cuando un estudiante no presenta una prueba
académica.
b) Ninguna prueba académica puede representar más del 30% de la
nota definitiva.
c) La inasistencia al 20% o más del total de las clases dictadas es
causal de reprobación de una materia. El estudiante que repruebe
una materia por inasistencia obtiene como nota final 0.00. En las
materias compuestas por cátedra y seminario, el estudiante que
pierda cualquiera de las dos por inasistencia obtiene 0,00 como
calificación total de la materia.
d) Las materias homologadas se califican como “aprobadas” y no se
tienen en cuenta dentro del promedio del estudiante.
e) El promedio acumulado mínimo exigido por la Facultad para la
permanencia de un estudiante es de 3.40.

Manual de procedimientos 7
de Pregrado
 f) Se entiende por promedio acumulado ponderado el cociente que
resulte de la suma de las notas definitivas obtenidas en todas las
materias cursadas por el estudiante, multiplicadas por su valor en
créditos y dividida por el número de créditos cursados.
g) Si un estudiante obtiene en un período académico un promedio
acumulado inferior a 3.40 entra en período de prueba.
i. Si en el semestre inmediatamente siguiente el estudiante
obtiene un promedio acumulado igual o superior a 3.40, el
estudiante sale de la condición de período de prueba.
ii. Si en el semestre inmediatamente siguiente el estudiante
obtiene un promedio semestral igual o superior a 3.40 y
su promedio acumulado se mantiene por debajo de 3.4, el
estudiante sigue en período de prueba.
iii. Si en el semestre inmediatamente siguiente el estudiante
obtiene un promedio semestral inferior a 3.4 y su promedio
acumulado se mantiene por debajo de 3.40, el estudiante
pierde su cupo en la Facultad.
h) Quien sea sorprendido en fraude tendrá calificación de cero
(0,00) en la respectiva asignatura, sin perjuicio del procedimiento
disciplinario que surta la Facultad.
i) Las materias perdidas no son habilitables.
j) No hay supletorios de exámenes.
k) Pérdida de la calidad de estudiante.
i. Un estudiante pierde el semestre cuando obtiene una nota
inferior a 3.00 en tres o más materias durante el mismo
semestre académico.
ii. Un estudiante pierde el cupo cuando reprueba por tercera vez
una misma materia o cuando, estando en período de prueba,
obtiene un promedio semestral inferior a 3.40.
iii. Se pierde la calidad de estudiante por:
1. Pérdida del semestre.
2. Pérdida del cupo.
3. Cancelación de matrícula.

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 4. Expulsión.
5. Abandono.
l) Cuando un estudiante es sancionado con cancelación de
matrícula o expulsión por resolución rectoral, se hace la anotación
correspondiente en su registro académico. Esta aparecerá en los
certificados de notas y constancias que expida la Facultad.

Disposiciones en materia de publicación y revisión de calificaciones

a) Dos veces en el semestre el profesor entrega un informe parcial de
notas en la Secretaría Académica.
b) Una vez calificados, los exámenes escritos –parciales y finales–
deben ser entregados en la Secretaría Académica.
c) Los estudiantes pueden solicitar la revisión de las notas de
exámenes escritos diligenciando el formato de solicitud de revisión
de exámenes dentro de los tres días hábiles siguientes a la entrega
de la calificación y sustentando la causal de revisión.
d) Son causales de revisión:
i. Haber versado las preguntas sobre temas no incluidos en el
desarrollo del programa.
ii. Haber versado las preguntas de la evaluación sobre un solo
punto de la materia.
iii. Error o falta de objetividad manifiestos en la calificación del
examen parcial o examen final.
iv. Error aritmético en el cómputo de las notas parciales de la
evaluación.
e) Cuando el profesor entrega directamente los trabajos académicos
calificados (parciales, quices, trabajos escritos, ensayos) a los
estudiantes, debe atender él mismo las revisiones que soliciten los
estudiantes.
f) Una vez el estudiante retire el examen parcial o final de la Secretaría
Académica, éste no puede ser objeto de revisión.
g) No se admiten solicitudes de revisión por fuera del plazo establecido
o sin la debida justificación.

Manual de procedimientos 9
de Pregrado
 h) Las modificaciones de las notas definitivas realizadas por los
profesores son aprobadas por la Decanatura antes de su registro
en el sistema de información universitaria.

Disposiciones en materia de ubicación semestral

a) La ubicación semestral se determina con base en las materias o
créditos académicos aprobados al corte específico de un período
académico.
b) El semestre del plan de estudios al que ingresa un estudiante
se determina con base en las materias o créditos académicos
aprobados y en las materias o créditos inscritos para un período
académico.
c) Por cada programa académico vigente se encuentra establecido
el número mínimo y máximo de materias o créditos que debe
aprobar un estudiante para ubicarse en un determinado semestre.

Disposiciones en materia de becas

a) La Universidad otorga una beca por cada sesenta estudiantes o
fracción superior a treinta que se hallen matriculados en cada
curso, a favor de quienes entre ellos hayan obtenido las mejores
calificaciones en todas las asignaturas, hayan observado conducta
intachable y no hayan perdido o aplazado materia alguna. Para
el período académico que se evalúe serán candidatos a la beca
de honor los estudiantes del respectivo curso que reúnan los
siguientes requisitos:
i. No haber cursado en repetición ninguna asignatura.
ii. No haber reprobado asignatura alguna.
iii. En el período evaluado el estudiante debió haber cursado
mínimo cinco asignaturas. Si el período académico tiene menos
de cinco asignaturas, entonces el número de asignaturas
cursadas debe ser igual o mayor a la mitad del número de
asignaturas del correspondiente período académico.
b) Los estudiantes que hayan ingresado a la Universidad por

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 transferencia sólo pueden ser candidatos a las becas de honor
después de haber cursado dos períodos académicos.
c) Los estudiantes en programas de intercambio no pueden ser
candidatos a matrículas de honor.
d) Si en un mismo curso se presentan dos o más candidatos con el
mismo promedio y ambos son merecedores de matrícula de honor,
el valor de la beca se distribuirá entre ellos en partes iguales.

Disposiciones en materia de requisitos de grado

a) Son requisitos de grado:
i. Haber cursado y aprobado la totalidad de las materias y créditos
que componen el plan de estudios, incluida la sustentación oral
de la monografía de pasantía o la de investigación.
ii. Aprobar el examen de suficiencia de inglés English Graduation
Exam u obtener un puntaje de seis en el examen IELTS o un
puntaje de 79 en el examen TOEFL IBT. La vigencia de estos
exámenes es de dos años.
iii. Aprobar el examen de francés Diplome de Français Practique,
desarrollado y administrado por la Alianza Francesa u obtener
un nivel B1 en el Diplôme d’études de langue française - DELF.
iv. Presentar el Examen de Calidad de la Educación Superior
(ECAES) - Pruebas Saber Pro.
v. Surtir el proceso administrativo de grado.

Disposiciones en materia de opciones de grado

a) El estudiante tiene como opciones de grado la realización de una
pasantía o práctica laboral o la elaboración de una monografía de
investigación.
b) La pasantía o práctica laboral tiene una duración mínima de 480
horas y debe realizarse durante seis meses.
c) Durante el desarrollo de la pasantía o práctica laboral el estudiante
realiza una monografía de pasantía que consiste en la elaboración
y sustentación de un trabajo académico fundamentado en temas

Manual de procedimientos 11
de Pregrado
 de interés relacionados con las áreas de trabajo vivenciados a lo
largo de la misma.
d) La monografía de investigación consiste en la elaboración y
sustentación de una hipótesis desarrollada en un marco teórico
definido.

1. Pasantía o práctica laboral

a. Antes de cumplir un mes de haber iniciado la pasantía o práctica
laboral, el estudiante tiene que radicar –en la Coordinación
de Pasantías y Monitorías (CPM)– una carta en papelería de la
empresa o entidad con las siguientes especificidades:
i. NIT de la empresa.
ii. Nombres completos del estudiante y número de identificación.
iii. Fecha de inicio y fin de la pasantía o práctica laboral.
iv. Descripción detallada de las actividades que el estudiante
desarrollará durante su pasantía o práctica laboral.
v. Nombres completos y datos de ubicación del jefe inmediato.
vi. Fotocopia del carné de la EPS o de medicina prepagada de la
que el estudiante sea titular o beneficiario.
b. En la CPM el estudiante tiene que diligenciar el formato de solicitud
de tutor y anexarlo a la carta anterior.
c. Una vez la solicitud del estudiante sea radicada, la Coordinación
de Pasantías y Monitorías elabora la carta de asignación de tutor y
contacta telefónicamente al estudiante para que la recoja.
d. El estudiante tiene que contactar a su tutor con el fin de presentarse
como alumno-pasante y entregarle la carta de asignación de tutor.
e. Él acepta la tutoría por medio del volante que se anexa a la carta de
asignación de tutor. El volante debe ser entregado por el estudiante
en la CPM.
f. Durante el desarrollo de su pasantía o práctica laboral el estudiante
tiene que hacer entregas periódicas, previamente acordadas,
sobre el avance de su monografía al tutor.
g. Una vez cumplido el término de la pasantía o práctica laboral,

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12 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
 el estudiante tiene que presentar, en un plazo de dos meses,
carta de la empresa que certifique el período de la pasantía y el
cumplimiento de las actividades pactadas.
h. El estudiante entrega al tutor la versión final de su monografía
de pasantía. Este debe sugerir las últimas correcciones en un
tiempo no mayor a 20 días. Si el estudiante cursa último semestre
y desea graduarse tiene que entregar al tutor la versión final de la
monografía por lo menos un mes antes de la fecha definida para la
entrega de documentos solicitados por la Dirección Administrativa.
i. El tutor y el estudiante fijan fecha para la sustentación de la
monografía de pasantía.
j. Después de la sustentación, el tutor califica la monografía de
pasantía con nota en una escala de 1,00 a 5,00, siendo 3,50 la
nota mínima aprobatoria.
k. El tutor expide una carta dirigida a la CPM en la que comunica la
nota obtenida por el estudiante en su monografía y las cuestiones
que él considere pertinentes.
l. Una vez cumplido el tiempo de la pasantía o práctica laboral, el
estudiante tiene dos meses para entregar en la CPM los siguientes
documentos:
i. Carta de la empresa o entidad donde se certifique el tiempo y el
cumplimiento de los requisitos establecidos para el desarrollo
de la pasantía o práctica laboral.
ii. Carta del profesor-tutor donde se certifique el cumplimiento del
proceso de la monografía de pasantía y su calificación.
iii. Una copia de la monografía en medio magnético (CD).
iv. Evaluación de la empresa del desempeño del estudiante.
v. Formulario de evaluación de la empresa o entidad y de la
pasantía debidamente complementado.
m. Una vez cumplidos la totalidad de los requisitos, la CPM expide el
paz y salvo de pasantía que se anexa directamente a la hoja de
vida del estudiante.
n. Si al término de los dos meses contados a partir de la fecha de

Manual de procedimientos 13
de Pregrado
 terminación de la pasantía o práctica laboral el estudiante no
cumple con la totalidad de los requisitos, la pasantía o práctica
realizada será anulada y tendrá que iniciar de nuevo el proceso.
o. El estudiante no puede suspender, cancelar o retirarse de la
pasantía sin la autorización de la CPM.
p. Cualquier eventualidad durante el desarrollo de la pasantía debe
ser comunicada por el estudiante, el tutor o la empresa a la CPM
q. La posibilidad de una segunda pasantía o práctica debe ser
autorizada por la CPM.
r. El estudiante que desee prorrogar su pasantía tiene que presentar
carta de la empresa y la entidad.

2. Monografía de investigación
a) El estudiante que desee optar por una monografía como opción
de grado debe informar a la Facultad por lo menos con un año de
anticipación a la fecha prevista de grado.
b) El estudiante debe presentarle su proyecto de investigación a la
Facultad, precisando el nombre del profesor bajo la dirección del
cual quisiera realizar su trabajo de investigación.
c) Si el profesor está dispuesto a dirigir la investigación, el estudiante
debe enviar a la Facultad:
i. Carta de aceptación del profesor.
ii. Copia del proyecto de investigación.
iii. El cronograma y una bibliografía preliminar de la investigación.
d) Una vez concluida la investigación, el estudiante debe entregar
tres copias escritas de su monografía en la Facultad.
e) La Facultad asigna dos jurados para la sustentación, los cuales
pueden ser o no profesores de la Facultad. Los jurados dispondrán
de un mínimo de tres semanas para leer el trabajo y fijar de mutuo
acuerdo una fecha para la sustentación.
f) La sustentación se hace en la Universidad con la presencia del
director de la investigación, los dos jurados y el responsable de las
monografías de investigación.

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14 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
 g) El jurado califica la monografía, siendo la nota aprobatoria la de 3.50.
También, cuando haya lugar, se hará la mención correspondiente.
h) El estudiante que quiera graduarse debe tener en cuenta que el
trámite de sustentación puede tomar hasta cinco semanas.

Disposiciones en materia de monitorías

a) Los monitores cumplen una función pedagógica que requiere una
vocación de servicio, una inquietud por la actividad docente e
investigativa y la constante generación de iniciativas y propuestas.
b) Un estudiante no puede ser monitor en más de un área por
semestre.
c) Para ser monitor el estudiante tiene que:
i. Estar cursando mínimo quinto semestre.
ii. Acreditar un promedio en el área a la que aplica de por lo
menos 4,2 y un promedio acumulado no inferior a 4,0.
iii. No tener materias pendientes.
iv. Inscribirse en las fechas establecidas en la CPM.
d) Los coordinadores de área de finanzas, matemáticas y economía,
según su criterio, asignan los monitores a los profesores que lo
soliciten, sea para seminario o cátedra.
e) Las áreas de gobierno, relaciones internacionales, metodología,
inglés y derecho tienen cada una un grupo de 15 estudiantes
máximo, que están a disposición de los profesores. Los profesores
que necesiten el apoyo de un monitor para la realización de tareas
específicas (investigación de bibliografía, apoyo logístico en la
realización de eventos como seminarios, conferencias, encuentros,
etc.) pueden solicitarlo al área correspondiente por medio del
formulario de “solicitud de monitor”.
f) Cada área es autónoma en el proceso de selección de sus
monitores.
g) Los monitores tienen las siguientes restricciones:
i. No reciben ni entregan las listas de clase o aquellas que
contengan calificaciones.

Manual de procedimientos 15
de Pregrado
 ii. No realizan ni califican ni supervisan talleres, quices, ensayos,
trabajos o controles de lectura.
iii. No llevan el récord de calificaciones de los estudiantes.
iv. No sustituyen al profesor.
v. No cuidan exámenes o quices en ausencia del profesor.

Disposiciones en materia de intercambio

1. Programa de intercambio para estudiantes de la Facultad de

Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales.

El programa de intercambio brinda a los estudiantes de la Facultad

la oportunidad de cursar un semestre o un año de estudios en una
universidad extranjera.
a. Para poder presentarse al programa de intercambios, el
estudiante debe cumplir con los requisitos siguientes:
• Estar cursando como mínimo el sexto semestre de su plan de
estudios.
• Tener un promedio acumulado de 3,80 como mínimo.
• No haber presentado fallas disciplinarias a lo largo de la carrera.
• No tener materias ni créditos atrasados; es decir, debe haber
cursado y aprobado todas las materias registradas en el
sistema para el semestre en el que esté matriculado. Si por
alguna razón ajena a su voluntad, el estudiante tiene atrasada
una materia opcional, podrá realizar su intercambio si cuenta
con una materia adelantada.
• Cumplir con los requisitos de idiomas exigidos por la universidad
a la cual presenta su candidatura
• Presentar su candidatura durante la convocatoria abierta, que
será en el semestre inmediatamente anterior al que espera dar
inicio a su intercambio.
• Se puede presentar a la convocatoria de la Facultad de
Finanzas, Gobierno, y Relaciones Internacionales cualquier

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16 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
 estudiante de la Universidad Externado que sea postulado por
su Facultad y que cumpla con estos requisitos.

b. Convocatoria y selección
• El estudiante debe presentar el formulario de candidatura con
los documentos exigidos por la Oficina de Intercambios durante
el periodo en que esté abierta la convocatoria.
• La Oficina de Intercambios procede a la selección de los
estudiantes con base en su promedio acumulado, nivel de
idioma, perfil académico, proyecto profesional y, en la medida
de lo posible, las opciones de destino indicadas por ellos.
• La decisión final de admisión es de la universidad extranjera y
no de la Universidad Externado de Colombia. Hasta la recepción
de la carta de aceptación que la universidad anfitriona envía, el
estudiante no tiene garantizada su participación en el programa
de intercambio ni la duración de este.

c. Matrícula
• El estudiante aceptado en el programa de intercambio se
beneficia de una exención de matrícula del 80%. Es decir que
sólo debe pagar a la Universidad el 20% del total de la matrícula
del semestre al que ingresaría, de permanecer en Colombia.
• Cuando el estudiante paga matrícula completa en la universidad
extranjera puede solicitar a la Universidad Externado una
exención total de matrícula.
• Todo estudiante en intercambio debe pagar el costo del seguro
estudiantil.
• El estudiante se compromete a pagar el valor de la matrícula
y del seguro médico en los plazos establecidos por la
Universidad. El seguro médico de la Universidad deberá ser
pagado antes que el estudiante viaje, independientemente
del seguro internacional requerido por las universidades en el
exterior. Debe entregar el recibo de matrícula en la Oficina de
Intercambios de la Facultad, previo haber sido pagado.

Manual de procedimientos 17
de Pregrado
 d. Conducta y responsabilidades
• La oportunidad de participar en un intercambio académico se
entiende como un reconocimiento a la excelencia académica.
Durante el periodo de intercambio el estudiante sigue vinculado
con la Universidad Externado de Colombia y con la Facultad. Su
comportamiento y desempeño académico deben ser acordes con
los principios, normas y procedimientos de ambas instituciones.
• Al finalizar su intercambio el estudiante tendrá que entregar un
breve informe de su experiencia en el exterior con el fin de brindar
información útil a los estudiantes de promociones futuras.
• El estudiante que enfrente problemas de índole personal o académico
debe informar a la Oficina de Intercambios a la mayor brevedad.
• El estudiante se compromete a tener activa su cuenta de correo
electrónico institucional de la Universidad y clave de acceso al
sistema. Entiende y acepta que todas las comunicaciones con la
Facultad se realizarán a través de este medio.
• El estudiante será responsable de conseguir y guardar una copia
de su(s) certificado(s) de notas y acuerdo(s) de homologación.
• El estudiante conoce y acepta los requisitos de grado de la Facultad
de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales y entiende
que, aun haciendo parte de un programa de intercambio, debe
cumplirlos para optar al título profesional. Entre otros, el estudiante
debe presentar las pruebas SABER PRO.

e. Carga académica y homologación

Requisitos académicos por semestre
• El estudiante debe asumir una carga de estudios equivalente a la
que se constituye como la carga completa de un estudiante local. En
algunos casos se acepta que el estudiante en intercambio tome un
número menor de créditos o materias debido a la exigencia lingüística.
• La Oficina de Intercambios tiene a disposición de los estudiantes
una tabla indicativa del número de materias o créditos exigido para
cada una de las universidades anfitrionas.

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18 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
• Las materias que cursará en el exterior serán seleccionadas bajo
las orientaciones de la Oficina de Intercambios y confirmadas
mediante un “acuerdo de homologación” que se entrega una vez
inscritas las materias en la universidad anfitriona.

Reglas de homologación
• Materias obligatorias. Para poder validar una materia obligatoria
el estudiante debe tomar en la universidad anfitriona un curso
que ofrezca un programa similar al impartido en la Facultad de
Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales.
• Materias no obligatorias. Para la homologación de las materias
no obligatorias el estudiante debe seleccionar materias que
estén dentro de su área de profundización o en temáticas que se
encuentren dentro de las áreas de estudio de la Facultad.
• Homologación de materias coterminales. Para que se homologuen
las coterminales, las materias que escoja el estudiante deben
estar dentro de su área de profundización o en temáticas que
se encuentren dentro de las áreas de estudio de la Facultad.
Las coterminales homologadas a nivel de grado no serán
automáticamente homologadas para el ingreso a una de las
maestrías que conforman el programa (co) terminal.
• Materias de Idiomas
Estudiantes que realizan su intercambio en un país de lengua
extranjera
• Si el estudiante ha concluido los niveles de inglés y de francés
requeridos para el grado, se le homologa automáticamente un
nivel de idioma por semestre (sin necesidad de que curse una
materia de idioma en el extranjero).
• Si el estudiante no ha completado los cuatro niveles de francés
requeridos y se encuentra específicamente en un país francófono,
puede validar un nivel obligatorio de francés (sin tomar un curso
de francés en la universidad extranjera).

Manual de procedimientos 19
de Pregrado
 Estudiantes que realizan su intercambio en un país de habla
hispana
• El estudiante que no haya cumplido con el requisito de grado de
cuatro niveles de francés o de ocho niveles de idiomas, puede
tomar un curso de idioma en la universidad anfitriona de forma
adicional a la carga académica requerida.
• Si la universidad anfitriona no le permite cursar materias
adicionales a la carga académica normal, tiene que estudiar el
idioma en un instituto de idiomas reconocido (Alianza Francesa,
British Council, Goethe Institut, etc.) y cumplir con el requisito de
horas y contenidos que tiene el curso equivalente en la Facultad.
El estudiante en esta situación debe comunicar la intensidad
horaria y el lugar de estudio a la Oficina de Intercambios antes de
inscribirse en el programa.

Proceso de homologación
• El estudiante que haya tomado y aprobado las materias equivalentes
a una carga académica completa en la universidad anfitriona,
debidamente autorizadas por la Oficina de Intercambios, puede
solicitar la homologación de las materias correspondientes a una
carga completa en la Facultad.
• El estudiante debe cumplir con todas las reglas aplicables en la
universidad anfitriona. Para ser homologada, una materia debe
haber sido aprobada conforme al sistema de evaluación de la
universidad anfitriona.
• Las notas obtenidas en el extranjero no se transfieren, por lo que
la materia aprobada en el exterior aparecerá en el certificado de
notas con la mención “homologada”. No tiene efecto sobre el
cálculo de promedios.
• Si el estudiante no obtiene la nota mínima requerida en una o varias
materias, la Oficina de Intercambios y la Secretaría Académica
podrán condicionar o negar la homologación de su semestre
académico.

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20 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
 • Las disposiciones del reglamento de la Facultad en materia de
pérdida de materias, de pérdida de semestre y de pérdida de la
condición de estudiante se aplican al estudiante en intercambio.
• Para la homologación de materias cursadas en el exterior es
necesario que la Oficina de Intercambios reciba directamente de
la universidad extranjera el reporte de notas vía email en formato
PDF o vía fax. Para efectos de grado, los reportes originales son
requisito indispensable.

2. Programa de intercambio para estudiantes visitantes

• Los estudiantes internacionales provenientes de una universidad

socia con la que se haya firmado serán denominados “estudiantes
visitantes en el marco de un convenio”.
• Los estudiantes internacionales provenientes de una universidad
con la que no haya un convenio vigente serán denominados
“estudiantes visitantes de movilidad libre (free-mover)”.

a) Candidatura y selección
• Estudiantes visitantes en el marco de un convenio. El proceso de
selección de un estudiante inscrito en una universidad socia se inicia
cuando esta lo postula y envía los documentos exigidos por la Oficina
de Intercambios durante el periodo en que esté abierta la convocatoria.
• Estudiantes visitantes de movilidad libre. El proceso de selección de
un estudiante extranjero de movilidad inicia cuando el estudiante,
a título personal y con la aprobación de su institución de origen,
se presenta como candidato. El estudiante debe enviar por correo
postal los documentos exigidos por la Oficina de Intercambios,
durante el periodo en que esté abierta la convocatoria.

b) Requisitos
Para poder presentarse al programa de intercambios, el estudiante
visitante debe cumplir con los requisitos siguientes:

Manual de procedimientos 21
de Pregrado
 • Ser presentado por su universidad de origen en caso de que haya
convenio, o presentarse con autorización de su universidad, en
caso de que no exista un convenio vigente.
• Presentar su candidatura durante la convocatoria abierta el
semestre inmediatamente anterior al que espera dar inicio a su
intercambio.
• Tener un nivel de español básico.
• Tener un seguro que cubra gastos médicos o eventual repatriación,
vigente durante el tiempo de su estada en Colombia.

c) Convocatoria y selección
• El estudiante cuya candidatura haya sido seleccionada será
informado por medio de una carta que le permitirá tramitar la visa
correspondiente ante el Consulado de Colombia.
• Es indispensable que el estudiante llegue a Colombia con una visa
de estudiante vigente por el tiempo de duración de sus estudios en
la Universidad Externado de Colombia.
• Una vez en Colombia, el estudiante visitante debe tramitar su
cédula de extranjería.

d) Recibimiento
La Facultad organiza el recibimiento, en el aeropuerto, del
estudiante que lo solicite. Cuando sea necesario, asume el costo
de su alojamiento en un hotel hasta por cinco días.

e) Alojamiento
La Universidad Externado de Colombia no cuenta con residencias
estudiantiles. En la medida de lo posible, la Oficina de Intercambios
proporciona ayuda para que el estudiante visitante encuentre el
tipo de vivienda que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.

f) Condiciones financieras aplicables a estudiantes visitantes en

el marco de un convenio

Universidad Externado de Colombia

22 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
 Las condiciones financieras aplicables dependen del tipo de
acuerdo firmado

I. Convenio con reciprocidad

i. Matrícula
a. El estudiante presentado por una universidad con la cual se
tiene un convenio de intercambio con reciprocidad es exonerado
del costo de la matrícula. Solamente tiene que pagar el seguro
estudiantil y carné.
ii. Beca de alojamiento
a. El estudiante recibe ayuda financiera para alojamiento durante
los meses en que esté estudiando en la Universidad.

II. Convenio sin reciprocidad

Matrícula
El estudiante presentado por una universidad con la cual se tiene
convenio sin reciprocidad se beneficia de una exención del 50%
del costo de la matrícula (calculada sobre la base del valor del
primer semestre de la carrera). Paga seguro estudiantil y carné.

g) Condiciones financieras aplicables a estudiantes visitantes en

movilidad libre (free mover)
Matrícula
• El estudiante de movilidad libre se beneficia de una exención del
50% del costo de la matrícula (calculada sobre la base del valor
del primer semestre de la carrera). Si el estudiante cursa una o dos
materias, se le aplica el 50% de reducción al costo de cada una. El
pago del seguro estudiantil y carné es obligatorio en ambos casos.
• En todos los casos la entrega del auxilio económico está sujeta
al cumplimiento de las normas de la Facultad y la Universidad
Externado de Colombia, así como del desempeño académico del
estudiante visitante.

Manual de procedimientos 23
de Pregrado
 h) Conducta y responsabilidades

• Durante el periodo de intercambio, el estudiante sigue vinculado

con su universidad de origen, así como con la Universidad Externado
de Colombia. Su comportamiento y desempeño académico deben
ser acordes con los principios, normas y procedimientos de ambas
instituciones.
• El estudiante visitante conoce y acepta los reglamentos de la
Universidad Externado de Colombia y el manual de procedimientos
de la Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales.
• El estudiante que enfrente problemas de índole académico o
personal debe informar a la Oficina de Intercambios del Externado
a la mayor brevedad.

i) Carga académica y selección de materias

Selección de materias
• Los estudiantes visitantes pueden escoger materias de cualquier
facultad de la Universidad Externado de Colombia y de cualquier
semestre, dependiendo de su perfil académico y de las exigencias
de su universidad de origen. Su inscripción está sujeta a los
horarios y a los cupos disponibles en los diferentes cursos.
• Los prerrequisitos del plan de estudios no se aplican al estudiante
visitante. La Oficina de Intercambios y el profesor de la materia
correspondiente determinarán si el estudiante visitante tiene el
nivel necesario para tomar el curso.
• Con la presentación de su candidatura, el estudiante visitante envía
una preselección de materias pero puede asistir a todos los cursos
que sean de su interés durante la primera semana del semestre. Al
término de este tiempo debe informar a la Oficina de Intercambios
cuáles serán las materias que tomará definitivamente. Una vez
realizado este proceso, no podrá hacer modificaciones ni cancelar
una materia. Las materias inscritas aparecerán en su certificado
de notas.

Universidad Externado de Colombia

24 Facultad de Finanzas, Gobierno y Relaciones Internacionales
Requisitos académicos por semestre

• El estudiante debe asumir la carga de estudios exigida por su

universidad de origen. No puede inscribir más de ocho materias.
• A su llegada, el estudiante visitante presenta un examen de nivel
en español, organizado por el CEPEX.
• El estudiante visitante que tenga un nivel inferior a “intermedio
2” deberá obligatoriamente tomar los cursos del CEPEX. Para el
estudiante que tenga este nivel, los cursos son opcionales.
• Si un estudiante extranjero quiere cursar un idioma diferente de
español, deberá seguir las normas y procedimientos del área de
idiomas de la Facultad para su clasificación.

Notas y homologación
• Al finalizar su intercambio, el estudiante obtendrá un certificado
de notas que será enviado a su universidad de origen para la
homologación de los créditos o materias vistas en la Universidad
Externado de Colombia. Deberá solicitar y pagar la expedición de
todo certificado adicional.
• La universidad de origen es autónoma para decidir sobre la
homologación de las materias tomadas por el estudiante y realizar
los procesos necesarios para este fin.

Manual de procedimientos 25
de Pregrado
Facultad de Finanzas, Gobierno
y Relaciones Internacionales