Capacidad Administrativa

ADMINISTRACIÓN Y PRÁCTICAS DE OFICINAS, QUINTO SECRETARIADO OFICINISTA 2020.
TAREA A REALIZAR EN EL CUADERNO DEL CURSO
1. Realizar un mapa mental del contenido. (ejemplos en la parte final del archivo).
2. Elaborar un organigrama del colegio. (ejemplos en la parte final del archivo).
3. Enviar las fotos del trabajo incluyendo la carátula grado, jornada y nombre completo.
Enviar las tres fotos en watsap (mapa mental, organigrama y caratula del cuaderno). 45839443
Último día de entrega; lunes 27 de abril a cualquier hora.
 LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA
La capacidad administrativa es un imperativo de una gobernanza eficaz. Para desarrollar la

capacidad administrativa, necesitamos una conceptualización clara, una mejor definición de
los componentes críticos y métodos fiables para influir en ellos, intenté dar respuesta a esas
necesidades sugiriendo la separación de la capacidad administrativa con el fin de definir sus
elementos y sus efectos sobre la capacidad colectiva de un sistema.
 CAPACIDAD ADMINISTRATIVA:
Previsión. Habilidad para crear y articular el programa de acción.
Organización. Saber constituir el cuerpo social.
Dirección. Arte de manejar a los hombres.
Coordinación. Armonizar los actos, hacer que coincidan los esfuerzos.
Control. Comprobar y verificar lo planeado contra los resultados. Análisis de datos y
elaboración estándares para determinar correcciones (si es que se requieren)
La reforma administrativa es la mejora de la capacidad administrativa de las instituciones y la
gestión pública con el fin de cumplir con sus responsabilidades.
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo define la capacidad administrativa

“como la capacidad de los individuos y las organizaciones o las unidades organizativas para
llevar a cabo funciones de manera eficaz, eficiente y sostenible.” La premisa principal es que
la capacidad de gestión determina el desempeño. La capacidad se manifiesta en la
competencia demostrable y el profesionalismo en la dirección de los asuntos públicos. En la
literatura, la capacidad se utiliza a menudo de un modo demasiado restringido o demasiado
amplio para referirse a cosas distintas para diferentes personas.
Los elementos clave de la capacidad. Desagregar o descomponer la capacidad de gestión en
sus elementos específicos principales es indispensable para una reforma eficaz. La literatura
y la experiencia enfatizan los siguientes componentes de la capacidad de gestión:
Presupuesto y factores financieros. Con el fin de garantizar la rendición de cuentas y la

transparencia, y realizar una asignación de recursos financieros conforme a las necesidades,
el proceso financiero es la base de la capacidad institucional. El proceso financiero debe
traducirse en la adopción del presupuesto a tiempo, el equilibrio estructural entre los ingresos
1
COLEGIO MULTIEDUCATIVO “LA REFORMA”. SEGUNDO BIMESTRE
recurrentes y los gastos, el análisis de costes, la auditoría de desempeño y otros procesos

que sirven para los objetivos estratégicos del sistema.
Inversión en recursos humanos. La formación es la herramienta más genérica para la mejora

de la capacidad de gestión. En un sentido más amplio, hay otros procesos que pueden ser
mejorados a través de la formación, como la creación de oportunidades para el desarrollo
profesional, el desarrollo del liderazgo y una mejor utilización de la tecnología, así como el
fomento de una cultura de ética profesional. Asimismo, el conocimiento y la motivación del
personal son requisitos esenciales para el desarrollo de capacidades.
Utilización de datos y tecnología. La gestión profesional y los sistemas bien gestionados se

basan en datos y gestionan por hechos. Las tecnologías de la información y la comunicación
(TIC), y internet en particular, tienen un efecto liberador y democratizador en las sociedades, y
han potenciado la gestión y el libre acceso a la información y a los ciudadanos.
Medición de los resultados. La gestión del desempeño ha sido uno de los cambios más
profundos en la administración pública de las últimas décadas. La capacidad de gestión se
mide a través de la medición del desempeño y la capacidad de implementar acciones
correctivas. La evaluación del desempeño es un instrumento de gestión universal para la
mejora de la eficiencia y la eficacia.
Las tendencias tradicionales de gestión pública de cambio hacia controles jerárquicos y

rigideces basadas en reglas proporcionan la justificación y el fundamento para la medición del
desempeño.
La confianza de la ciudadanía. Los ciudadanos esperan que su sistema de gobierno sea
responsable en el sentido legal (rendición de cuentas) y en el sentido ético, así como que los
funcionarios actúen de acuerdo a las normas establecidas (ética profesional). La confianza en
el gobierno se intensifica cuando el sistema opera de forma equitativa, eficaz y eficiente. La
corrupción de las instituciones y de los funcionarios públicos, y la falta de legitimidad y apoyo
de la ciudadanía merman la confianza en el gobierno e intensifican la frustración de los
individuos, tal como se ha demostrado en los recientes estallidos revolucionarias en el mundo
árabe.
El liderazgo es responsable de mantener e integrar los distintos outputs y resultados de un

sistema provisional de autoridad, ya sea en el ámbito organizacional o de gobierno nacional.
Los líderes sospesan y coordinan distintos puntos de vista e iniciativas con el fin de producir
los resultados esperados. El líder de la organización es la pieza central del sistema, quien la
dirige con el fin de servir a su misión y alcanzar sus objetivos finales. Como epicentro de la
autoridad formal y la influencia del comportamiento humano, el liderazgo puede ser una fuerza
importante para la innovación institucional y la reforma, o un gran obstáculo para el cambio.
Ciertamente, ningún elemento aislado es suficiente para alcanzar el nivel deseado de

capacidad administrativa. La experiencia indica que centrarse en un solo elemento, como la
formación de los funcionarios o la reordenación de las oficinas y la reorganización de las
estructuras, no ha generado la esperada capacidad superior. El servicio público parece
virtualmente impermeable a los esfuerzos para mejorar la competencia profesional y alcanzar
estándares aceptables de conducta ética, independientemente de los distintos informes y
recomendaciones de consultores internacionales y expertos locales en gestión.
2
 LA DIVISIÓN DEL TRABAJO
A través de la especialización las personas pueden llegar a tener un grado mayor de

experiencia y por lo tanto ser más productivas. Como lo señalara Fayol el propósito de la
división del trabajo es producir más y un mejor trabajo con el mismo esfuerzo. A través de ella
se reduce el número de objetos a quienes se debe prestar atención y dedicar energías y es
reconocido como el mejor medio de hacer uso del trabajo individual y grupal. Sostiene que la
división del trabajo no es solamente aplicable al trabajo técnico, sino también a todo otro tipo
de trabajo que involucra a un número de personas importante y que a su vez demande
habilidades variadas. Sostiene que aunque las ventajas son reconocidas universalmente y el
progreso no puede existir sin el trabajo especializado de maestros y artistas, la división del
trabajo puede tener sus límites que tanto la experiencia del gerente como su sentido de
proporción debe saber ameritar.
 AUTORIDAD
Los superiores tienen la atribución de emitir órdenes y directivas, asumiendo la

responsabilidad inherente a las mismas, y tienen el poder de conseguir obediencia. Fayol
realiza una distinción entre la autoridad gerencial que es derivada de la posición, y la
autoridad personal del gerente que está compuesta de su inteligencia, experiencia, valores
morales, habilidad de conducción, su historia de servicios, entre otros. Y hace especial
mención al hecho que la autoridad personal es un complemento indispensable para la
autoridad gerencial o de posición. El buen gerenciamiento incluye entre otras condiciones la
capacidad de aplicar sanciones, lo que no es sencillo, en especial en empresas grandes. Y la
aplicación de sanciones – y medidas correctivas – se hacen aún más difíciles a medida que
uno se mueve hacia arriba en la pirámide organizacional.
 JERARQUÍA ADMINISTRATIVA
Principio de organización administrativa estructurador de las relaciones interogánicas de la

Administración pública por el que el órgano superior ordena el ejercicio de la competencia del
órgano inferior en el mismo ámbito material mediante instrucciones y órdenes de servicio, de
manera que los actos del inferior no pueden contradecir los actos del superior. El inferior se
encuentra en una relación de subordinación respecto del superior.
Es el elemento estructurador que origina una relación entre los órganos de la Administración
Pública. De la cúspide de la jerarquía, que suele ser el ministro, parten líneas descendentes,
en que se ramifica el vértice del poder administrativo hasta alcanzar las últimas capas
funcionalistas. Dichas líneas se componen de grados, que son los diversos centros de poder
en que va desglosándose la línea. La existencia de la jerarquía administrativa implica la
atribución del poder de mandar, y del deber de obedecer, del superior jerárquico sobre el
subordinado jerárquicamente; no obstante, es principio básico que no existe deber de
obediencia contra lo dispuesto clara y terminantemente en la ley.
JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe

3
estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección,

todos deben conocer a su superior
directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.
 DISCIPLINA
Aquí Fayol hace mención a las dos implicancias de la disciplina, que tienen que ver con la
obediencia hacia las órdenes por parte de los subordinados con el compromiso de los
superiores de un correcto liderazgo. La disciplina es el resultado de “acuerdos” entre la
empresa y su personal, siendo en muchos casos el resultado de “distintos acuerdos”. Fayol
tiene en cuenta un concepto muy importante en cuanto a disciplina que va un paso más allá
del concepto de disciplina tomado de una institución militar. En estas instituciones disciplina
“constituye la fuerza fundamental de las fuerzas”; Fayol prefiere combinar esta concepción
con: “Disciplina es lo que los Líderes pueden hacer de ella”, que encuentra sus fortalezas en
los valores de éstos mismos líderes. Una consideración importante a tener en cuenta, en
especial para algunos países menos desarrollados de Latinoamérica que a través de las
fuerzas sindicales desean aumentar su presencia y peso en las empresas, guarda relación
con la advertencia que hace Fayol respecto de la intervención cada vez mayor del Estado en
las situaciones laborales. Muchas veces, particularmente en momentos de alta desocupación,
los gobiernos apoyan medidas orientadas a traspasar el “costo social de la desocupación” a
los empresarios de pequeñas y medianas empresas. Las consecuencias disfuncionales de
estos programas saltan a la vista provocando consecuencias opuestas y distintas de las que
planeaban originalmente. Es por ello que Fayol señala que una de las preocupaciones
mayores del gerenciamiento debe incluir el establecimiento de acuerdos donde se fortalezca
el vinculamiento del personal con la empresa. Considera Fayol que tres factores importantes
del éxito organizacional están relacionados con: Buenos gerentes en todos los niveles; Que
los acuerdos sean tan claros y justos como sea posible; y que el sistema de Sanciones sea
aplicado juiciosamente.
 UNIDAD DE MANDO
Unidad de Mando: Para cada objetivo, hay que buscar la unidad de mando y la unidad en el
esfuerzo. A todos los niveles de la guerra, el empleo de las fuerzas militares de un modo que
amase el poder de combate hacia un objetivo común, requiere unidad de mando y unidad de
esfuerzo. La unidad de mando significa que todas las fuerzas estén bajo un único comandante
responsable de ellas. Requiere un único comandante con la autoridad necesaria para dirigir a
todas las fuerzas en la búsqueda de un propósito unificado. Principio militar del ejército de
EEUU.
Fayol intenta resumir toda su dilatada experiencia en lo que se conoce como los principios
generales del gerenciamiento que son agrupados en 14 categorías (H. Fayol, 1949). Dichos
principios son:
 INICIATIVA
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Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los
subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se
debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.
Línea de autoridad. Es necesaria una jerarquía dentro de la estructura organizacional para

que exista una unidad de dirección. Considera conveniente la existencia de comunicación
lateral en la medida que los superiores estén en conocimiento de ellas.
Orden. Este es requerido tanto desde el punto de vista material como social / personal. El
orden material implica menos pérdida de tiempo, mejor manejo de los materiales, menores
desechos y desperdicios. Para lograr un mejor orden social / personal Fayol sugiere trabajar
sobre la coordinación organizacional y la selección de personal. El orden social perfecto
puede sintetizarse en la frase: “El hombre correcto para el sitio correcto.
 EQUIDAD
Aquí Fayol de refiere a equidad en lugar de justicia. Y lo sustenta en el hecho que la equidad
resulta de la combinación de amabilidad y justicia.
Estabilidad del personal. Encuentra su sustento en el hecho que es necesario tanto

transcurso del tiempo como el dinero para entrenar a las personas a ser buenos gerentes.
Fayol sustenta la posición que empresas exitosas tienden a contar con personal gerencial
estable.
La unidad de mando es, por tanto, la forma preferida para lograr la coordinación y control. La
unidad de esfuerzos, cuyos efectos deseados son la instauración de un "propósito y dirección
comunes por medio de la unidad de mando, coordinación y cooperación", constituye la
función operacional requerida para lograr el éxito.
Para cada función debe existir un solo superior inmediato. Este lineamiento recoge el adagio
popular que reza: “El que a dos jefes sirve, con alguno queda mal”. En función de lo anterior,
al diseñarse la organización de una institución o dependencia debe dejarse bien claro quién
será el superior inmediato de cada empleado y siempre deberá respetarse esa cadena de
mando, incluso por el propio titular.
 DELEGACIÓN DE LA AUTORIDAD
Dentro del campo administrativo, se entiende como Delegación de Autoridad al mecanismo

por medio del cual un superior cede un poco de su poder y responsabilidad a alguno o
algunos de sus subordinados, con el fin de poder compartir tareas, y dedicarse a temas de
mayor urgencia o especialización.
 VENTAJAS
5
Dentro de las ventajas más importantes del proceso de Delegación de Autoridad, se

encuentran aquellas que señalan directamente a los aspectos laborales y personales que se
ven fortalecidos, tanto en el Directivo como en los empleados, entre ellos destacan los
siguientes:
En primer lugar, la Delegación de Autoridad se traduce en un ahorro de tiempo, lo cual por

supuesto tiene también implicaciones en el desarrollo eficiente y eficaz de la gestión.
Así mismo, este mecanismo puede manifestarse en la liberación, por parte del Directivo, de
presiones, puesto que al delegar en otros funciones administrativas, puede encontrarse
mucho más libre para asumir la dirección de otras áreas de la empresa.
En este sentido, al tener mucho más tiempo y menos cargas, el Directivo puede ejercer
funciones mucho más gerenciales, orientadas a la toma de decisiones en torno a la inversión
o crecimiento de la empresa, por lo que se puede decir también que la Delegación de
Autoridad, a la larga implica también el fortalecimiento de capacidades gerenciales por parte
del Directivo.
Por otro lado, el empleado o empleados escogidos también se ven beneficiados por este
mecanismo, puesto que en la medida en que sienten que han sido escogidos para depositar
en ellos parte de la autoridad del superior, deberían sentirse comprometidos y estimulados.
Por consiguiente, se puede deducir que la
Delegación de Autoridad es un proceso que incentiva la Participación y la Motivación en el

grupo humano de una empresa o departamento.
Directivo : Ahorra tiempo y gestión

Potencia capacidades gerenciales
Libera sobre la presión del trabajo inmediato
Reduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a
Otras funciones.
Empleado: Incrementa la participación, Incrementa motivación
EJEMPLOS DE DISEÑOS DE MAPA MENTAL
6
EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS
7

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La capacidad administrativa es un imperativo de una gobernanza eficaz. Para desarrollar la

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo define la capacidad administrativa

Presupuesto y factores financieros. Con el fin de garantizar la rendición de cuentas y la

recurrentes y los gastos, el análisis de costes, la auditoría de desempeño y otros procesos

Inversión en recursos humanos. La formación es la herramienta más genérica para la mejora

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El liderazgo es responsable de mantener e integrar los distintos outputs y resultados de un

Ciertamente, ningún elemento aislado es suficiente para alcanzar el nivel deseado de

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A través de la especialización las personas pueden llegar a tener un grado mayor de

Los superiores tienen la atribución de emitir órdenes y directivas, asumiendo la

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JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe

estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección,

Línea de autoridad. Es necesaria una jerarquía dentro de la estructura organizacional para

Estabilidad del personal. Encuentra su sustento en el hecho que es necesario tanto

Dentro del campo administrativo, se entiende como Delegación de Autoridad al mecanismo

Dentro de las ventajas más importantes del proceso de Delegación de Autoridad, se

En primer lugar, la Delegación de Autoridad se traduce en un ahorro de tiempo, lo cual por

Delegación de Autoridad es un proceso que incentiva la Participación y la Motivación en el

Directivo : Ahorra tiempo y gestión

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