“1TAREAS DEL AREA DE COMPRAS Y MODELO DE SELECCIÓN DE

PROVEEDORES”

DIAZ BARRETO Geraldine, HUAMANI MENDOZA Freddy, MAYON YANCE

Hiber Ivan & CASAMONA GAVILÁN Cipriany

Noviembre 2019.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA

FACULTAD DE INGENIERIA ELECTRONICA – SISTEMAS
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS
AMINISTRACIÓN Y LOGUISTICA
 TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN............................................................................................................................1
CAPITULO I “DPTO DE COMPRAS”..........................................................................................2
DEFINICION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:............................................................2
OBJETIVO DEL AREA DE COMPRAS......................................................................................2
¿CON QUE MAS AREA SE RELACIONA EL AREA DE COMPRAS?.................................3
FASES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS:.......................................................................4
CAPITULO II “PROVEEDORES”.................................................................................................6
CONCEPTUALIZACIÓN:.........................................................................................................6
EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO 9001........................................................................7
Procedimiento para la selección de proveedores por el método multicriterio:................................8
1. Selección y formación del grupo de expertos..................................................................8
2. Determinación y clasificación de los insumos necesarios...............................................8
3. Determinación de los criterios relevantes para la selección de proveedores................9
4. Definición de la cartera de proveedores........................................................................11
5. Asignación de valores a los criterios para cada proveedor..........................................11
6. Desarrollo del método multicriterio para seleccionar el mejor proveedor.................12
CONCLUSIONES..........................................................................................................................15
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..........................................................................................16

LISTA DE FIGURAS

Ilustración 1. Matriz para la clasificación de insumos......................................................................10

Ilustración 2 Matriz para el método Delphy.....................................................................................11
Ilustración 3 Método de Kendall......................................................................................................12
Ilustración 4 Escala cualitativa para los criterios de selección de proveedores................................13
Ilustración 5 Matriz Natural del método multicriterio......................................................................14
Ilustración 6 Matriz estandarizada para determinar el mejor proveedor...........................................15
 INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo se hablará acerca de la importancia del departamento de compras en

una determinada empresa y las diferentes actividades específicas que debe realizar para
lograr una gestión de compras optima que permita a cualquier organización la obtención de
múltiples beneficios como económicos y de calidad.

Se define a la administración de compras como la tarea del Departamento que está enfocada
al consto del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los
proveedores, por tanto, también la planeación, organización, dirección y control de las
diferentes materias primas.

Ahora en la actualidad se ha visto mucho el incremento de empresas competitivas y

globalizadas que exportan diferentes productos así sea alimentos, calzados, prendas de
vestir, etc. Teniendo en cuenta las necesidades de la sociedad.

La mayoría de las empresas están buscando un mejor convenio con los productores de las
materias primas para que así tengas sus productos en menor tiempo, buenos precios y buena
calidad de los productos que van a adquirir, para que así la empresa tenga una mejor
demanda y buen prestigio.

Una del área que han tomado más importancia dentro de una empresa es el área de
compras. Si no se tiene un buen funcionamiento, las empresas empezaran a tener problemas
en la obtención de productos de buena calidad y no se encontrarán proveedores que puedan
cumplir con los tiempos de entrega acorde a los clientes internos de la empresa. aparte de
ellos pueda que haya un paro en los procesos de la empresa.
 CAPITULO I “DPTO DE COMPRAS”

DEFINICION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

El departamento de compras asegura que los bienes, servicios e inventarios necesarios para

la operación del negocio se ordene y se encuentren a tiempo en los almacenes de cualquier

empresa, asimismo, también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos,

los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar una buena negociación con

proveedores.

OBJETIVO DEL AREA DE COMPRAS

 Minimizar los costes de compra, de almacenamiento y de distribución. Éste es

quizás uno de los objetivos de compras a los que más se suele recurrir.

 Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este departamento asegurar

que nunca hay roturas de stock y que el ciclo de compra siempre está en marcha.

 Aumentar la rotación de activos.

 Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para asegurar que nunca se

van a quedar sin stock.

 Conseguir buenas relaciones con los proveedores, ya que ello ayudará a cumplir el

resto de objetivos del área de compras.

 Velar por una correcta integración con el resto de departamentos de la empresa.

 Mantener el registro de los datos actualizado.

 Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de control.

¿CON QUE MAS AREA SE RELACIONA EL AREA DE COMPRAS?

 Producción. Existe una relación entre las especificaciones de producción y los

pedidos de material, las entradas y las salidas.

 Ingeniería. Comprar herramientas, equipos y máquinas es fundamental para los dos

departamentos.

 Marketing. Es muy importante realizar un estudio de las ventas y el gasto en

cuanto a la adquisición de materiales.

 Finanzas. Es fundamental que los niveles de materiales se mantengan y realizar

una estimación del capital de trabajo que se requiere.

 Recursos humanos. La elección del personal para el departamento de compras es

fundamental para que se consigan los logros marcados por la empresa.

 Almacén. - El Dpto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un

proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de

que se prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio

que va a tener es suficiente o se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un

equipo especial para el manejo.

FASES DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS:

 Previsión de las necesidades de materiales

 Planificación del suministro con tiempo suficiente.

 Adquisición de dichos materiales.

 Se asegura de que se reciben los productos solicitados en la cantidad y en el

tiempo acordado y que lleguen en perfecto estado.

 Gestión administrativa del suministro. Esto es se encarga de los pagos.

 Operaciones previas a la compra: previsión de necesidades, determinar la

cantidad a adquirir, así como la modalidad de aprovisionamiento.

 La compra: Cuando adquirimos los materiales.

 Operaciones posteriores a la adquisición: Esto es la recepción de productos,

aceptación de las facturas, y en algunas ocasiones deberán hacer las reclamaciones

por defectos en los materiales o por llegar en malas condiciones).

 Operaciones paralelas a la compra: Gestionar el stock, captar nuevos

proveedores, recuperar materiales sobrantes o en desuso, etc.

Las diferentes etapas y cómo funcionan a través de subprocesos y son las siguientes:

 Analizar los precios que nos dan los proveedores, solicitar el presupuesto y decidir

cuál escoger en función de las necesidades detectadas en las operaciones previas a

las compras.

 Planificación de las compras. Esto consiste en analizar las necesidades que han

de cubrirse y con qué productos. Identificar los proveedores más adecuados en

función de la política de precios y la calidad de la mercancía.

 Especificar las características a los proveedores que necesitamos que cumplan

nuestros suministros.

 Seleccionar los proveedores, tras buscar e investigar quiénes podrían abastecernos.

 Evaluación de los proveedores. Una vez que reunimos los posibles candidatos

realizar una selección en función de los criterios de calidad, precios y plazos de

entrega.

 Establecer cómo se va a realizar el pago de los suministros solicitados. Si el

abono se realizará a corto o a largo plazo. Asimismo, se establecerá un plazo de

entrega o de devolución del producto en base a las políticas de calidad que hayamos

establecido.

 Negociar los precios. Uno de procesos dentro de cómo funcionan las compras de

una empresa es la negociación de precios. Consiste en obtener el mejor precio con

el proveedor, dicho de otra forma, ver si el proveedor nos puede hacer algún tipo de

descuento.

 Generación de la compra. Cuando ya tenemos establecido qué necesitamos, cuánta

cantidad y a quién se lo vamos a pedir y por cuánto, ya solo queda realizar la

compra. Esto significa que el departamento de compras es el encargado de

emitir las órdenes de compra.

 Realización de contratos de suministro. A veces el suministro está ligado a un

contrato por el plazo de meses o años, en el que podemos conseguir un mejor

precio. Otras veces es porque se trata de arrendamientos o compras de bienes

muebles y están sujetos por ley por lo que es necesario llevar a cabo un

contrato.
 CAPITULO II “PROVEEDORES”

CONCEPTUALIZACIÓN:

Por definición, el proveedor se encarga de abastecer a terceros de distintos recursos con los

que él cuenta. De manera profesional otorga a terceros dichos recursos para el desarrollo de

actividades comerciales o económicas de estos.

Esta provisión puede tener lugar tanto para bienes o servicios ya transformados y

destinados a su venta, como para materias primas o elementos más elaborados o

transformados destinados a modificaciones posteriores. En ese sentido, podría ser

considerado como proveedor tanto un oferente agrícola de trigo como un mayorista de pan

que ofrece su producto a los puntos de venta finales.

En las empresas, habitualmente, son los departamentos de compras los asignados para la

elección de los distintos proveedores. Unos proveedores en los que se va a apoyar la

compañía de cara a la organización de suministros. A menudo, se hace esto teniendo en

cuenta motivaciones de ahorro de costes, cercanía geográfica, sinergias entre empresas o

beneficios fiscales de algún tipo.

EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO 9001

Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 COMPRAS, éste afecta a todas las

compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los

proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos

para la calidad final de las prestaciones a los clientes.

De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestión de compras

para el instituto de enseñanza debería ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado. Algo

muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestión de

compras es fundamental para sus actividades.

Para la adecuada gestión de compras es muy importante el proceso de evaluación de

proveedores, el cual debería tener en cuenta aspectos tales como:

 Experiencia pertinente.

 Desempeño de los proveedores en relación con los competidores.

 Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas.

 Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las

condiciones requeridas.

 Evaluación financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el

período de suministro.

 Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas.

 Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes.

También, la dirección de la empresa debería considerar las acciones necesarias para

mantener el adecuado desempeño de la organización para satisfacer a las partes interesadas

en el caso de que falle el proveedor.

Procedimiento para la selección de proveedores por el método multicriterio:

1. Selección y formación del grupo de expertos

Como paso inicial para la selección de los proveedores se debe conformar el grupo de

expertos con el cual se trabajará en los pasos siguientes del procedimiento. Esta

selección puede realizarse de manera empírica con aquellas personas que posean

experiencia en la materia, fundamentalmente aquellos que se desempeñen o se hayan

desempeñado en los procesos de compras o relacionados con ellos; aunque se

recomienda emplear algún método para la selección de expertos.

Una vez conformado el grupo de trabajo se considera oportuno realizar sesiones

previas para explicar los objetivos del procedimiento, aclarar imprecisiones y lograr la

identificación y compromiso de todos los miembros del equipo.

2. Determinación y clasificación de los insumos necesarios

El grupo de trabajo debe definir los insumos que necesita la organización y una vez

listados todos, se procede a su clasificación de acuerdo a su importancia para el cliente

y(o) impacto en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Se recomienda utilizar métodos como el Pareto para la clasificación ABC de los

insumos; donde “A” son aquellos de mayor importancia o impacto, “B” los de mediana

y “C” los de menor relevancia. Esta clasificación puede estratificar aquellos insumos
que son vitales para la empresa de acuerdo a la característica que se haya definido para

evaluarlo, pudiendo ser aquellos que generan una mayor cuota de ingreso, o los que

representan la mayor cuantía de los costos de compras. Se propone además emplear

otros métodos como la utilización de matrices (figura 2) para clasificar los insumos a

comprar.

En el caso específico de la matriz propuesta, se evalúa la importancia que poseen los

suministros tanto para el cumplimiento de la misión de la empresa como para satisfacer

las necesidades y expectativas de los clientes. Este nivel de importancia se relaciona

con la facilidad de adquisición de estos insumos; por lo que quedan definidos los

cuadrantes mostrados en la figura 2. De ellos se señala que, debido a su importancia y

dificultad para adquirirlos, los productos pertenecientes al primer cuadrante,

denominados Estratégicos, con preferencia sobre los otros tres tipos de productos, se

hace necesario realizarles estudios de selección de proveedores para contribuir a superar

las limitaciones para su adquisición.

3. Determinación de los criterios relevantes para la selección de proveedores

Una vez que ya se tienen clasificados los insumos que necesita aprovisionar la empresa

se procede a fijar los criterios que la entidad considere de mayor importancia para
 seleccionar a sus proveedores. Pueden entenderse como aquellas cualidades

imprescindibles que se desea posean los suministradores de la organización, aquellas

que la empresa valora como claves para garantizar su buen desempeño. Entre los más

comunes se encuentran los siguientes {2}:

Para efectuar este paso se propone comenzar listando todos los criterios que el grupo

estime a través de técnicas de generación de ideas. Una vez listados se procede a definir

los relevantes a través del método Delphy, donde se seleccionan aquellos criterios cuyo

coeficiente de concordancia (Cc) sea superior al 75%, por medio de la matriz siguiente:

Ilustración 2 Matriz para el método Delphy

Donde:

Luego se utiliza el método de Kendall para ponderar los

criterios para la selección de proveedores. Se emplea una escala descendente donde al

criterio más importante se le señala por el valor “n” y al menos importante con el valor 1.
 Ilustración 3 Método de Kendall
Donde:

W: Coeficiente de concordancia de Kendall. Si W ≥ 0.5 se puede concluir que los expertos

concuerdan y se considera la información confiable.

Aij: Juicio de importancia dado por el experto “i” al criterio “j”

T: Factor de comparación (valor medio de los rangos)

m: cantidad de expertos

K: cantidad de criterios

4. Definición de la cartera de proveedores

En este paso se procede a definir todos los posibles proveedores para la empresa, de

acuerdo a los insumos que han sido seleccionados en el paso 2. Se debe relacionar a

cada proveedor con el o los insumos que oferta para facilitar el análisis.

5. Asignación de valores a los criterios para cada proveedor

Para asignar valores se proponen dos escalas, una cuantitativa y otra cualitativa. La

cuantitativa se debe establecer para todos aquellos criterios que la empresa tenga

información de sus valores reales; entre otros puede ser el precio de los insumos, el

valor en unidades de tiempo del ciclo pedido-entrega, nivel de servicio y otros, a los

cuales se les asigna el valor real. Eso posibilita efectuar una selección más objetiva, ya

que se basa en los valores históricos y actuales de varios de los criterios elegidos por los

expertos como significativos para la selección de proveedores.

La escala cualitativa se propone para aquellos criterios a los que no sea posible

establecer valores reales. En estos casos la escala que se propone es la siguiente:

Ilustración 4 Escala cualitativa para los

criterios de selección de proveedores

De esta escala se señala que el valor de 5 es único, o sea, solo se seleccionará a un solo

proveedor como el mejor en cuanto a un criterio de escala cualitativa.

6. Desarrollo del método multicriterio para seleccionar el mejor proveedor

En este último paso se efectúa el método multicriterio, para ello se procede a relacionar

a través de matrices las ponderaciones de los criterios obtenidas por el método de

Kendall (Kj) en el paso 3 y los valores asignados a los proveedores en el paso anterior.
Se confecciona una primera matriz donde se ubican por filas a los proveedores y por

columnas los criterios seleccionados (tabla 3), ubicando según corresponda los valores

Yij; dado al proveedor “i” para el criterio “j”.

Ilustración 5 Matriz
Natural del método
multicriterio

Luego se procede a confeccionar la Matriz de Máximo, para ello se debe definir

para cada criterio si lo que desea es que se maximice o minimice su valor. Se aclara

que aquellos criterios de escala cualitativa su objetivo es maximizarlos.

Todos aquellos criterios que sean de mínimo deben ser multiplicados por (-1), dado

que para todo subconjunto “Z” que pertenece a los reales se cumple que:

Máx (Z) = – Mín (-Z)

Una vez que ya se tienen todos los valores en la Matriz de Máximo se procede a

crear la Matriz Estandarizada con los valores “Rij”, donde no influyen las unidades

de medida ya que todos los criterios serán llevados a valores homogenizados

comprendidos entre 0 y 1; utilizando la fórmula siguiente:

Rij = Yimáx Yjmín / Yij Yimín

Donde a cada valor se le resta el mínimo de la columna, y esa resta se divide entre

el rango de esa columna, o sea, entre la diferencia que existe del proveedor con
 mayor valor de ese criterio y la del proveedor con el valor mínimo para ese mismo

criterio.

Por último, se multiplican las ponderaciones de los criterios obtenidas por el método

de Kendall (Pj) por los valores Rij de la Matriz Estandarizada y se coloca el valor de

esta multiplicación en la columna correspondiente, luego se suman estos valores por

fila para calcular el total por cada proveedor, seleccionándose a aquel proveedor

cuya suma total constituya el mayor valor.

Ilustración 6 Matriz estandarizada para determinar el mejor proveedor

 CONCLUSIONES

Con el trabajo realizado nos concientizamos más de la importancia del área de compras en

una empresa pasando de la teoría a la práctica y hacen de a que en el análisis de este

proceso nos damos cuenta que hay una perfecta planificación en la que intervienen

demasiadas personas con varios subprocesos que finalmente conforman un solo grupo el

cual hace que se vean reflejados los buenos resultados en esta organización

Para llevar el Metro por la ruta de la efectividad y la competitividad, las directivas de la

compañía se dieron la tarea de desarrollar procesos que facilitaran el trabajo de la empresa

y a su vez la atención a los usuarios. Por esto se inclinaron a las plataformas tecnológicas

como SAP y MRP con los cuales pueden hacer un mejor control, revisión y evaluación de

disposición de materiales para su requisición, se estipula más fácil el presupuesto y se

provee de forma más acertada las compras.

El procedimiento propuesto contribuye a perfeccionar el desempeño organizacional a través

de una efectiva selección de proveedores que facilita incrementar los beneficios a lo largo

de toda la cadena de suministro. El mismo posibilita la combinación de criterios

cualitativos y cuantitativos permitiendo una mayor variedad de criterios para el análisis y la

selección de proveedores. Se considera que el presente procedimiento es ampliamente

generalizable a cualquier tipo de organización.

 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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TF-8

 https://www.google.com/search?

q=ACTIVIDADES+EN+EL+AREA+DE+COMPRAS+EN+EMPRESAS+PERUA
NAS&oq=ACTIVIDADES+EN+EL+AREA+DE+COMPRAS+EN+EMPRESAS+

PERUANAS&aqs=chrome..69i57j0.17834j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8