ACTA DE REUNIÓN

Version: 01 Fecha de Vigencia: mayo 10 de 2017

Fecha: 25 Y 28 de noviembre
Acta No: Hora Inicio: 8:30 am Hora Fin: 1:15 pm
2019
Tema: Visita Asistencia Técnica Salud Bucal IPS Virrey Solís

Responsable: Dubys Bernal Arias Elaborado por: Dubys Bernal Arias

Proceso / Subproceso / Actividad: PROMOCION DEL DESARROLLO SOCIAL/ SECRETARIA DE SALUD
PUBLICA Y SEGURIDAD SOCIAL/ SALUD PUBLICA
Lugar: Avenida 30 N° 30-07
Instalación de la visita

Aplicación de listas de chequeo

1.
Análisis de indicadores programáticos
AGENDA

2
3 Auditoria de Historia Clínica

4 Observación proceso de Atención

5 Seguimiento Oportunidad de mejoras y avances

Cierre de la visita

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

INSTALACIÓN DE LA VISITA:
Se inicia la visita siendo 8:30am, con la participación de la Dra. Viviana Álzate Coordinadora líder de la IPS y
Dubys Bernal, Referente Salud Bucal, para dar cumplimiento a la Asistencia Técnica desde la Secretaria
Salud Publica y Seguridad Social de Pereira.

1. APLICACIÓN LISTAS DE CHEQUEO Y ANALISIS DE INDICADORES:

Se socializa la dinámica de la visita, donde al aplicar listas de chequeo permite realizar seguimiento a los
diferentes indicadores programáticos determinando así el porcentaje de cumplimiento en aras de la calidad de
la atención, con el puntaje obtenido se lograrán generar estrategias para alcanzar la meta de cobertura en
procedimiento DT y PE durante el cuarto trimestre 2018, cuando inicia actividades como Red Prestadora
Primaria para EAPB Salud Total

2. ANALISIS DE INDICADORES:
En cada linea de trabajo o Indicadores programáticos de la lista de chequeo aplicada, se evidencia la
información relevante que permite el diseño de estrategias para el fortalecimiento de las acciones de
promoción y prevención en salud bucal.

- Población:

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Se cuenta con el dato de 288.635 afiliados, población cotizante 110468 usuarios con 178.167 beneficiarios,
incluida una población de 6.586 subsidiados. Se observa aumento sustancial de la población respecto a la v
vigencia anterior, donde se contaba 110.528. (88.708 cotizantes y 21.820 beneficiarios) procedimientos
resolutivos por caries.
Se observa que la poblacion adulta 222.272 usuarios entre 30 y 44 años, representa el una tasa porcentual
del 70% de afiliados que los 5597 menores entre 0 y 5 años; población entre 6 y 11 años 6.545 usuarios; 12 a
17 años serían 7.126; estos datos indican que los procesos pueden ser enfocados a dar cumplimiento a
procedimientos asistenciales preventivos, cuando al ser una población menor se puede tener mayor cobertura
en los procedimientos que buscan evitar aparición de caries y afecciones bucales en menores de 12 años.

- Capacidad Instalada
Se observó que se cuenta con instalaciones adecuadas, con buena organización, procesos de limpieza y
desinfección adecuados para la prestación de los servicios asistenciales ofertados, con unidades y equipos en
funcionamiento, dentro del horario comprendido lunes a jueves entre 7:00 am a 7:30 pm y viernes de 7:00 am
a 7:00 pm, y los sábados de 8:00am a 1:00 pm ; dentro del inventario mismo de equipos se puede observar
que hay cumplimiento a los requerimientos de contingencia como lo establece la normatividad vigente
(tenencia de 2 a 3 piezas de alta por unidad en funcionamiento), se reportan 36 piezas de alta velocidad en
funcionamiento, para la cobertura de servicios en el Municipio de Pereira.
El inventario de instrumental y equipos odontológicos se realiza mensualmente y el mantenimiento Preventivo
de acuerdo al cronograma de equipos, teniendo en cuenta inicio de actividades como IPS en el último
trimestre 2018. Para unidades Odontológicas de manera mensual teniendo en cuenta la cantidad de equipos
por consultorios. 3 Amalgamadores se realiza mantenimiento preventivo. Se cuenta con 10 Lámparas de
fotocurado en funcionamiento.

El talento humano corresponde a la disponibilidad de la consulta según el tiempo y la capacidad instalada para
el servicio ofertado, para suplir la necesidad presentada, con 13 odontólogos (contrato indefinido y en
prestación de servicios) cada profesional labora 180 horas al mes, se cuenta con especialista en cirugía oral
con consulta 3 veces por semana; no se tiene habilitado servicio de endodoncia.

2.1. Indicadores del programa, cobertura indicadores DT y PE:

Se evidencia que las consultas en el último trimestre 2018 a menores 5 años son bajas con 987 (1,6%)
teniendo en cuenta el aumento d ella población de 5.597 menores afiliados, de manera sustancial esa primera
revisión bucal a los menores en proceso de lactancia; sin embargo, teniendo en cuenta edad de erupción
dental no coincide con la cantidad de topicaciones con Flúor en Barniz reportadas; es preciso verificar la
captura de los datos, debido a que la frecuencia de este procedimiento es dos veces al año y el sistema,
puede eliminar las atenciones repetidas por usuario; y para este grupo etario los procedimientos no son
resolutivos, estos niños fisiológicamente no requieren segunda consulta odontológica, puede realizarse en una
sola cita todo el tratamiento.

Indice de continuidad: Se observa que los datos obtenidos de la frecuencia de atención y cobertura DT y PE
durante el último trimestre del año 2018, donde se registran 6830 atenciones con tratamientos iniciados y
5216. La población de menores con 1 año inició 184 tratamientos y terminaron 133; los datos para población
de menores con 2 años fueron atendidos 190 y 157 terminados, es de resaltar el compromiso con este grupo
poblacional, el cual se debe iniciar y terminar tratamiento teniendo en cuenta que no se debe realizar

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procedimientos clínicos extensos o restaurativos.

Indicador COP: este indicador se verifico base de datos actualizada y la Historia Clínica de usuarios con 12
años, así la escasa afiliación de esta población, se reporta información de 405 menores atendidos para
generar 1,92 COP. (C: 418; O:305; P: 57)

Indicador de conservación dentaria evidencia está basado en la atención de 2618 usuarios, en general las
consultas realizadas en 2018, donde a la población adulta con 25; 35;45;55; 65 años, que la constante indica
a mayor edad mayor pérdida dental dentro de la población atendida; se observa que a los 65 años la pérdida
dentaria es del 45; a los 25 años en el servicio de odontología, presenta porcentaje de conservación dentaria
del 17,4%; y a los 25 años se conserva el 34,1% de los dientes en boca.

2.3. Demanda Inducida

Con las bases de datos entregada de programas de P y P, se realiza llamadas, para asignar citas a población
infantil y de bajo peso registrado en Historia Clínica, como acciones implementadas a todos los centros de
atención, la base de datos usada se actualiza cada mes.
Para las Gestantes se realiza captación temprana, se articula el servicio de odontología con curso
psicoprofiláctico, se mantiene articulacion con la EAPB y el laboratorio para la captación de las nuevas
Gestantes al recibir prueba de embarazo positiva cada mes, así canalizarlas al servicio de odontología,
mediante las llamadas, se observa si hay aceptación de las citas por parte de la usuaria y hasta la clínica y
sección post parto.
Se está implementando en 2019 demanda inducida a inasistentes; se cuenta con Auxiliar administrativa para
realizar llamadas, se lleva archivos donde se guarda la información de los usuarios y la efectividad de estas
acciones. En televisores se dispone de información educativa para los usuarios respecto a P y P en general,
se recomienda incluir odontología. se cuenta con "píldoras educativas" para flúor y gestantes, se gestionó con
Bogotá para incluir en las estrategias IEC en general, se ha avanzado en los comités de otros programas
Se aporta evidencias de los procesos, matrices y base de datos de las poblaciones.

2.4. Caracterización Poblacional

La morbilidad en salud bucal está basada en la consulta debido a la presencia de caries dental no
especificada (K029) con 16% en 14.567 consultas en el último trimestre 2018. Las alteraciones relacionadas
con caries de la dentina K072 1.923, es decir 13% de las mismas; 13% diagnóstico de acreciones o depósitos
sobre los dientes (K036) es decir 1.893 consultas; Gingivitis crónica (K051), 1325 consultas para un
porcentaje 9% y caries dental (K02) presenta 8% de incidencia en los usuarios consultantes.

Al comparar las cifras con los procedimientos preventivos reportados se evidencia el trabajo articulado que
permite realizar a los pacientes acciones de protección específica en importante proporción ante los
procedimientos resolutivos debido a caries dental, sin embargo, las actividades P y P de los menores 5 años
aun requieren fortalecimiento porque las cifras entregadas se observan disminuidas frente a procedimientos
terminados, se observa coherencia entre diagnostico principal y consultas control placa.

2.5. Atención a Poblaciones con enfoque diferencial

Para este indicador la generación de datos respecto a la caracterización poblacional, los indicadores sugieren
que no hay reportes de atención a usuarios migrantes y desplazados, atención a 389 usuarios de poblaciones
indígenas, 161 usuarios en situación de discapacidad, 35 privados de la libertad, atención reportada a 389

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afrodescendientes y 662 gestantes, de 774 inscritas en la cohorte en todo el año, aunque para esta población
de manera permanente se evidencia variaciones en el número de pacientes, debido a la cohorte más.

El cumplimiento de este indicador se basa en la cobertura reportaba, con falencias en la cantidad de consultas
prestadas; condición de privados de la libertad se contempla dentro del contrato con la IPS, por disposición
de ley , donde el modelo de atención en salud para la población privada de la libertad, está regulado mediante
la Resolución 5159 de 2015, la cual fue modificada mediante la Resolución 3195 de 2016, que incluyó como
destinatarios a las entidades que administran los regímenes contributivo, especiales o de excepción, para la
prestación de servicios, con énfasis en atención intramuros y con un sistema de referencia y contra referencia
a los servicios de salud extramuros.
Se recomienda contar con retroalimentación a los servicios para poder generar estrategias de cobertura y
captura de información para optimizar el análisis de este indicador.

2.6. Accesibilidad
Se garantiza la distribución de los puntos de atención de la red prestadora ubicada en la Avenida Circunvalar y
en la Avenida 30 de agosto N° 30- 07, ubicado estratégicamente en el Municipio, se complementa la Red con
Odontología especializada por medio de Profesionales Odontólogos generales y se dispone de procesionales
Especializados con contrato por prestación de servicios.

2.7. Oportunidad
Desde la EAPB se hace seguimiento a la IPS por indicadores resolución 1552, que plantea citas con
odontología general en promedio a 5,63 días y para consulta especializada a 9 días, teniendo en cuenta la
complejidad es posible determinar acceso directo sin filtro, se verifica pertinencia para determinar que no
estén por encima de la meta esperada en tiempos de consulta; se verifica no se presenten barreras
administrativas para el acceso a la consulta.
Si se requiere mejorar oportunidad se tiene como alternativa las jornadas de atención contraria, en la mañana
atiendes 7 odontólogos y en la tarde 6, si hay unidad disponible se realiza horas extras

2.8. Seguridad:
Se realizan reunión con personal asistencial de forma mensual socializando procedimientos, eventos adversos
presentados, análisis del mismo y las accione proactivas determinadas para los mismos; se cuenta con
formato que se relaciona con seguridad del paciente incluye preguntas sobre la ocurrencia de eventos
adversos. Retroalimentación donde se determina porcentaje de adherencia a las rondas de seguridad, lavado
de manos, uso elementos de proteccion personal. En encuetas de satisfacción.
Se cuenta con aplicativo web, carpeta manual para que el paciente firme la socialización sobre riesgos
inherentes a la consulta; se hace análisis en Bogotá y se retroalimenta el análisis con los profesionales

2.9. Pertinencia
Durante último trimestre del 2018, la jefa de enfermería en seguridad paciente realizó capacitación Seguridad
paciente, coordinación de calidad, comité bimensual y se socializo situaciones relacionadas con el proceso.
Temas de las capacitaciones: inducción al servicio con capacitación en Programa Institucional y Política de
seguridad del paciente, eventos en seguridad. Odontóloga auditora realiza auditoria con paciente por medio
de agenda de profesionales al azar, con consulta más larga, donde se realiza revisión clínica del usuario con
cotejo de Historia clínica y competencia del profesional con periodicidad mensual y porcentaje de resultado
trimestral. Se realiza retroalimentación personal por profesional de hallazgos previos a esta revisión y la

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retroalimentación es inmediato a la valoración clínica del paciente y ya de manera trimestral para todo el
personal
Valoración competencias anuales se socializa las falencias y el proceso de avance a las mismas.
Se cuenta con modulo Historia Clínica sistematizada, en el cual el profesional realiza la remisión de
procedimientos, en este módulo hay códigos que ameritan seguimiento y auditoria de la pertinencia de
ejecución, sin topes de remisión y se realiza autorización.
Por este mismo modulo se solicita justificación al profesional de estas remisiones y si es necesario ampliar
diagnósticos y pertinencia de las mismas.

10. Documentación
Se observa adherencia a capacitación al personal asistencial; retroalimentación de GPC, Protocolos
asistenciales realizando el estudio para la misma como lo exige la Guía del Ministerio por grupo de
especialidades seguimiento adherencia a protocolos especializados ADA socializando por medio grupos de
estudio por especialistas con evaluación de competencias y retomando puntos específicos de mejora y
adopción por parte del proceso clínico.
Por auditoria se mide adherencia a las guías y a la correcta aplicación e las mismas.

Las citas odontológicas son asignadas mediante acceso del usuario a Call center, presenciales, página web
para odontología general, y especializada; en el momento de asignación de citas se manejan sistema de
información propio para determinar caracterización poblacional.
Se evidencia Sistema de Historia Clínica Digital completa que suministra datos directos para las plataformas
de información. Se agenda pacientes a odontología desde otros programas preventivos para ser atendidos
inmediata si hay disponibilidad y a menos de 24 horas según agenda, hasta terminar tratamiento.

3- AUDITORIA HISTORIA CLINICA:

Cumplimiento: 100 %
 Se cuenta con formato de HC sistematizada con criterios incluidos para clasificación riesgo.
 Dentro de la HC cuenta con lista chequeo seguridad paciente, anestesia, seguridad quirúrgica
remisión paciente.
 Se puede registrar la ocurrencia de evento adverso. Se puede obtener carta dental del odontograma
descripción con palabras y enlazado a diagnósticos por RX
 Se evidencia uso de iniciales o abreviaturas para superficies dentales que diligenciado desde el
odontograma y pasan a resumen
 Descripción de hábitos y otras alteraciones
 El sistema refiere clasificación de diagnósticos y riesgos

4- OBSERVACIÓN PROCESO DE ATENCIÓN:

Cumplimiento 100%
 Cuentan con servicio de laboratorio aparatología ortopedia,
 Adecuado proceso de identificación del usuario en atención clínica
 Auxiliar de consultorio maneja adecuado protocolo de limpieza y desinfección
 Personal asistencial usa elementos protección y coloca al paciente.

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 Se observó uso de zapato deportivo en la odontóloga, se socializa pertinencia calzado lavable.
 Consultorios con puesta independiente pero comunicados entre dos espacios para permitir el
desempeño de la auxiliar por dos profesionales
 Adecuado proceso lavado manos, sin embargo, la odontóloga paso de computador a guantes para
atención y posterior a la culminación de la atención hizo lavado de manos.
 Se evidencian documentos seguimiento al proceso de seguimiento esterilización, termohigrometro,
neveras
 Formatos mantenimiento diligenciados adecuadamente
 Se dispone de lavamanos para funcionarios afuera de esterilización
 Cuentan con extintores ubicados de manera estratégica
 Señalización en sistema Braille
 Proceso de esterilización ajustado a la Normatividad
 Semaforización de insumos de manera adecuada y ajustado a protocolos institucionales
 Proceso de inducción y Capacitaciones institucionales frecuentes

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5. SEGUIMIENTO OPORTUNIDAD DE MEJORAS Y AVANCES

IPS Virrey Solís inicia actividades clínicas como Red Prestadora para EAPB Salud Total, en el mes de
septiembre de 2018, por lo que no se cuenta con oportunidades de mejora de la vigencia anterior.

5.1. Avances:
 Cumplimiento 99% en Lista de Chequeo indicadores programáticos
 Aumento paulatino coberturas DT yPE en población objeto
 En proceso de continuidad capacitación a profesionales en lenguaje de señas
 Ajustes al sistema de Historia Clínica que ha integrado variables riesgo según Res. 3280de 2018
 Capacitaciones realizadas sobre Seguridad del Pacientes
 Articulacion efectiva con EAPB SOS para estandarización de procesos y estrategias DT y PE
 Se evidencia fortalecimiento en estrategias Demanda Inducida Población Objeto

5.2. Oportunidades de Mejora visitas 2019:

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 Conocer los cambios frecuentes en la población capitada
 Fortalecer proceso articulación con programas según Normatividad vigente para aumentar coberturas
a población menores primera infancia y con 12 años
 Implementar cobertura a menores entre 0 y 2 años coincida consultas de primera vez con el número
de tratamientos terminados
 Gestionar se realice consulta con paquete Educación a cuidadores y aplicación barniz de Flúor al
100% en población primera infancia.
 Realizar ajustes a sistema de información que agilice el consolidado de los datos de cobertura
 Robustecer estrategias capacitación a profesionales clínicos con enfoque diferencial
 Realizar retroalimentación de Políticas Seguridad del Paciente
 Señalizar zona de extintores
 Conocer la población caracterizada con enfoque diferencial y las atenciones en odontología

La aplicación de la Lista de chequeo Indicadores Programáticos del proceso de atención en el servicio de

Odontología, con un cumplimiento de 99%. Historia Clínica: 100 %; Observación de la Atención: 100 %

Siendo las 1:15 pm horas del 28 de septiembre de 2019, se explican los hallazgos respecto a la información
suministrada, sin embargo, se explica que el análisis de los indicadores programáticos será suministrado
desde la Secretaria de Salud Pública y seguridad social del municipio de Pereira, lista de chequeo, acta del
encuentro, auditoria de Historia Clínica y de Observación de la atención, junto a las visitas realizadas por los
demás componentes de Asistencia Técnica.

SEGUIMIENTO
FECHA DE Ejecutado Si/No
No. COMPROMISO RESPONSABLE
CUMPLIMIENTO
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