SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

PROCESO: GESTION INTEGRAL

CODIGO: DGO 2
TITULO: DIAGRAMA DE CARACTERIZACION DEL PROCESO
12 de marzo de 2012 REVISION: 3 PAGINA 1 DE 2

PROCESO: GESTION INTEGRAL RESPONSABLE: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y HSEQ

OBJETIVO: Implementar, mantener y controlar el sistema integrado de gestion JMVM, asi como controlar su documentacion y las herramientas necesarias para el mejoramiento del mismo.

TIPO DE PROCESO: MISIONAL ORGANIZACIONAL APOYO

ENTRADAS ACTIVIDADES DEL PROCESO SALIDAS

Proveedor Entrada PLANEAR HACER Salida Proceso (S) Cliente (S)

Planificacion del sistema de gestion 1. Normalizar los documentos generados por la empresa Reuniones con el cliente, revisiones del
1.Planificacion de las auditorias Internas de la organización contrato.
2.Aprobacion de los documentos antes de su divulgacion.
Objetivos del sistema Integrado 2. Controlar los documentos de origen interno y externo No conforme controlado

Carta designacion representante por la 3.Programar el seguimiento de las acciones preventivas y Informe de Gestion-
direccion correctivas 3. Velar por el cumplimiento del control de documentos Documentos controlados
internos y/o externos.
4. Evaluacion de los procesos y ajustes a los documentos. Registros controlados-
Presupuesto del sistema integrado
Proceso Gestion Organizacional 4. Identificacion de los peligros, valoracion y determinacion Planificacion de Auditorias
de los controles para los riesgos evienciados en las actividades
de la organización. 4. Comunicar y ejecutar los ciclos de auditorias internas Auditoria Interna Realizada-
Resultados de la Revision por la direccion
del sistema de gestion integrado Resultados de las auditorias

Politica Integral 5. Elaborar plan e informe de Auditorias Internas Informes de Auditoria

5. Identificacion, valoracion y evaluacion de impactos y
aspectos ambientales de las actividades de la organización.
Mejora continua del sistema Determinacion de controles. Registro, Investigacion y analisis de
6.Realizar seguimiento a la implementacion y cierre Incidentes ocupacionales-ambient
efectivo de las acciones correctivas y preventivas.

7, Planificacion del cronograma de actividades de la 7. Revisar las causas de las no conformidades actuales y Seguimiento y medicion del desempeño de
organización de problemas potenciales. SYSO
Determinacion de requisitos del cliente
Proceso Gestion Comercial
8. Identificacion y evaluacion de los requisitos legales de la 8. Definir acciones pertinentes para el mantenimiento del
Oferta organización. Sistema de Gestion Integral de la Organización. Seguimiento y medicion del desempeño
MEDIO AMBIENTE

Continua identificacion de peligros,

9. Determinacion de los examenes medicos ocupacionales 9. Ejecucion de simulacros ocupacionales, ambientales. valoracion de riesgos y determinacion de los
Encuestas de satisfaccion del cliente para cada cargo de acuerdo al profesiograma. 10. Ejecucion del cronograma de actividades HSEQ controles necesarios.-
10. DeterminacionD12:F21 de la matriz de EPP para los
empleados de la organización. 11. Evaluacion de las capacitaciones de los trabajadores. Capacitacion Continua al trabajador.
Informe de desempeño del proceso
Todos los procesos del
sistema de gestion
Identificacion y acceso de requisitos legales-
Procedimientos operativos Solicitudes de personal.
12. Comunicación de los aspectos e impactos ambientales
a todos los empleados de la organización. Solicitudes de aclaraciones a revision del
Plan de emergencias actualizado contrato.
Porceso Gestion de proyectos
15. Comunicación de los riesgos a todos los empleados de Evaluacion periodica del cumplimiento de los
la organización. requisitos legales.
Informe de investigacion de incidentes y
accidentes
VERIFICAR ACTUAR
simulacros de situaciones de Ejecucion del programa de salud
emergencias ambientales y 1. Verificar el cumplimiento del control de documentos Reprogramacion y seguimiento de las Auditorias del ocupacional- y programas de gestion en
ocupacionales. internos y externos Sistema de Gestion Integral SYSO Y MEDIO AMBIENTE.

Solicitud de documentos y registros. 2. Verificar el cumplimiento y la realizacion de las Auditorias Comunicaciones, participaciones y consultas
Seguimiento y control a las acciones correctivas y de trabajadores y contratistas.
preventivas y de mejora que no se han cerrado
3. Verificar el seguimiento a la implementacion y eficacia de eficazmente. Control de contratistas y visitantes
las acciones correctivas y preventivas. Control Operacional - Proc operativos
4. Evaluar el desempeño de la mejora continua del sistema de Planificacion de respuesta ante emergencias
gestion integrado.

Aprobacion de documentos- 5. Evaluar el cumplimiento de los programas de gestion en Entregas de dotacion y elementos de
Inspecciones Gerenciales SYSO proteccion personal
Necesidades de Auditorias
Proceso Gestion Organizacional Inspecciones Gerenciales- Actualizacion
de la politica Integral
Solicitud de documentos y registros.
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
PROCESO: GESTION INTEGRAL
CODIGO: DGO 2
TITULO: DIAGRAMA DE CARACTERIZACION DEL PROCESO
12 de marzo de 2012 REVISION: 3 PAGINA 1 DE 2

PROCESO: GESTION INTEGRAL RESPONSABLE: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y HSEQ

OBJETIVO: Implementar, mantener y controlar el sistema integrado de gestion JMVM, asi como controlar su documentacion y las herramientas necesarias para el mejoramiento del mismo.
Aprobacion de documentos-
TIPO DE PROCESO: MISIONAL
Inspecciones Gerenciales ORGANIZACIONAL APOYO
Proceso Gestion Organizacional Necesidades de Auditorias
Inspecciones Gerenciales- Actualizacion 6.Evaluar el cumplimiento de los programas de gestion medio Examenes Medicos a Trabajadores
de la politica Integral ambientales. Correccion de no conformidades
Solicitud de documentos y registros.
Implementacion de acciones correctivas,
7. Evaluacion del cumplimiento de la matriz de requisitos preventivas y/o correccion
legales de la organización

8. Evaluacion de la ejecucion del programa de salud Requisiciones de materiales herramientas o

ocupaciona. equipos.

DOCUMENTOS PARAMETROS DE CONTROL/ MEDICION/ SEGUIMIENTO PROCESOS SOPORTE

Procedimiento de control de documentos
Procedimiento control de Registros INDICADOR META Gestion Organizacional.- Gestion Comercial
SEGUIMIENTO
Procedimiento de auditorias Internas Gestion de Logistica y Mantenimiento
Procedimiento de Identificacion de Peligros, evaluacion y control Gestion de Proyectos
Que la realizacion de auditorias
Auditoria Interna sea mayor a 90% del total de Anual
Procedimiento de Identificacion de aspectos e impactos ambientales auditorias programadas.

Procedimiento para la identificacion y acceso a requisitos legales.

Procedimiento de preparacion y respuesta ante emergencia Indice de frecuencia (IF): ( No de Incidentes con incapacidad y REQUISITOS A CUMPLIR LEGALES, CLIENTES Y NTC
sin incapacidad/ No total de horas hombre Menor o igual a 2 Semestral
Procedimiento de reporte e investigacion de accidentes e incidentes trabajadas)*240.000
Procedimiento Programa de Salud ocupacional. LEGALES Normas Tecnicas

Procedimiento de seguimiento y control a las medidas correctivas Indice de Severidad (IS)= (No dias perdidos o cargados por CLIENTES Condiciones de Contratacion
ATEP/ No Total de horas hombre trabajadas) * 240.000 Menor o igual a 3 Semestral
Procedimiento Programa de Inspecciones NTC ISO 9001 4.2 y 8.2.2

Fatalidades (FAT)= ( No. Accidentes mortales/ No Total de

Procedimiento programa de induccion 0 Semestral 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.2; 4.4.3.2; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6;
accidentes de trabajo)*240.000
NTC OHSAS 18001 4.4.7; 4.5.3.1; 4.5.4; 4.5.5.
Incidencia= No de casos nuevos ocurridos/Total de 4.3.1; 4.3.2; 4.3.3; 4.4.2; 4.4.3.2; 4.4.4; 4.4.5; 4.4.6;
Procedimiento Programa de vigilancia epidemiologica lumbar 0 Semestral
trabajadores expuestos NTC ISO 14001 4.4.7; 4.5.3.1; 4.5.4; 4.5.5.
Prevalencia= No de casos Nuevos+ casos antiguos/ Total de
Procedimiento de induccion y capacitacion continua del trabajador trabajadores expuestos. 0 Semestral
Procedimiento de comunicación, participacion y consulta Implementacion de acciones preventivas en el periodo Mayor o igual a 10 Semestral
Porcedimiento de orden y limpieza
No. de acciones de mejora implementadas en el periodo Que sea Mayor o igual a 80% Semestral
Procedimiento de plan maestro de emergencias
Procedimiento de plan maestro de emergencias ambientales
Porcedimiento a control de contratistas RECURSOS
Procedimiento plan de atencion medico MEDEVAC 1. MANO DE OBRA Personal Administrativo
Programas de gestion medio ambientales 2. MATERIA PRIMA Papeleria
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas 3. MAQUINARIA Equipos de Oficina, Computadores, red Informatica,.
Procedimiento Evaluacion de la satisfaccion del cliente 4. METODOS Procedimientos
Procedimiento para el tratamiento de las quejas 5. MEDIO AMBIENTE Instalaciones de la organización
Solicitud de documentos
Listado Maestro de documentos
Programa de Auditorias Internas
Lista de Chequeo de auditorias
Acta de apertura de Auditorias
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PROCESO: GESTION INTEGRAL
CODIGO: DGO 2
TITULO: DIAGRAMA DE CARACTERIZACION DEL PROCESO
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