Fichas de Caracterizacion de Procesos

DE FICHA DE PROCESOS
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO FECHA DE
GESTIÓN GERENCIAL 4/2
RESPONSABLE DEL PROCESO GERENT

FINALIDAD DESCRIPCIÓN AL
Definir las políticas y lineamientos necesarios para dirigir la Corporación hacia el cumplimiento
de los objetivos en el sistema integrado gestion .
Inicia con el análisis de las directrices y

sistema integrado de gestion por par
compromi
Se establece para la planificación del sistema de gestión integrado, la revisión, gerencial del
sistema y la mejora continua del mismo a través de los objetivos de calidad, ambiente y
productividad, asigna los recursos necesarios y toma decisiones
de mejora para la operación, es generador de acciones correctivas y preventivas
PROVEEDORES EMTRADAS REQUERIDAS ACTIVIDADES
Entidades externas que nos

prestan servicio para las Información interna y externa, Direccionamiento estratégico de la empresa
ejecuciones de actividades
Información de entrada para la
revisión por la Dirección la cual puede
incluir entre otros: Resultados de
auditorías internas y
externas,cumplimiento de los planes
de accion, Estado de los planes de
mejoramiento,Resultado de las
acciones tomadas en anteriores
revisiones, Retroalimentación del
cliente, es
decir, resultado de encuestas, quejas y
reclamos recibidos,Análisis de
servicio / producto no
conforme, Informes desempeño de Revisión de la información. Determina las
procesos y servicios, acciones a seguir con asignación de
Todos los Procesos
- Recomendaciones y/o sugerencias compromisos, responsables y fechalímite de
para la mejora. ejecución.
conforme, Informes desempeño del
SIG
Direccionamiento Fortalecer las competencias de los

colaboradores,Establecer e implementar el Plan
Estratégico Resultados de la de Capacitación
revisión por lagerencia
Proceso: Control,
evaluación y mejora del Informes de auditoria Implementación de acciones correctivas,
sistema integrado de preventivas y de mejoramiento
gestion.
RECURSOS NECESARIOS
Talento humano Infraestructura
Dirección General, Asesores Externos,jefes y lider HSEQ del

sistema integrado de Gestion Instalaciones, computadores, internet,
elementos de oficina
DOCUMENTOS RELACIONADOS
(PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES TÉCNICAS)
VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

INDICADORES
numero de no conformidades y hallazgos de auditorías internas y externas y el plan de . A
RIESGOS Y OPOTUUNIDADES
BAJO DESEMPEÑO DEL SIG
ELABORADO POR APROB

CÓDIGO:SIG-FIC-PRO-01
OS VERSIÓN:01
VIGENCIA DESDE :23/ABRIL/2020
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
GERENTE GENERAL
ALCANCE
n el análisis de las directrices y lineamientos para la revisión periódica del

integrado de gestion por parte de gerencia para el seguimiento de los
compromisos establecido
SALIDAS CLIENTES
Directrices y lineamientos
estratégicos, Misión, Visión, Todos los procesos, usuarios
Objetivos, política Integral, internos
planes, programas y y externos
proyectos establecidos
Lideres de los procesos - Proceso:
acta de reunion Control, Evaluación y mejora del
sistema Integrado de gestion
Solicitud de
Disponibilidad Gestión
presupuestal Financiera
Proceso: Control, evaluación y

Planes de mejoramiento mejora
del sistema integrado de gestion
S
Ambiente de trabajo
Condiciones ergonómicas adecuadas

de oficina
DOS
ES TÉCNICAS)
UMENTOS
ernas y externas y el plan de . Acción
DES
IG
APROBADO POR

NOMBRE DEL PROCESO FECHA DE
GESTIÓN FINANCIERA 4/2
RESPONSABLE DEL PROCESO DIRECTO

FINALIDAD DESCRIPCIÓN AL
Comprende desde la etapa de planeac

Registrar, controlar, analizar y salvaguardar las finanzas de la organización
los respectivos i
PROVEEDORES ENTRADAS REQUERIDAS ACTIVIDADES
proceeso planiacion de
proyectos presupuesto anual
Elaboración Plan de Acción,

Proyección del presupuesto de
Normatividad ingresos y gastos de la
gestion juridica Organización
Plan de acción de la dependencia
Administración de
recursos financieros Presupuesto aprobado e
incorporado en el sistema integrado de
gestión Ejecución del Plan de acción
Imprimir lista de chequeo de cierre de

Administración de documentos contables y marca cada actividad
recursos financieros realizada de acuerdo con lo previsto en el
presente procedimiento
Imprimir lista de chequeo de cierre de
Administración de documentos contables y marca cada actividad
recursos financieros realizada de acuerdo con lo previsto en el
presente procedimiento
Direccionamiento
Realizar verificación de registro de seguridad
Estratégico liquidación de planilla
social contra la planilla de liquidación
Elaboración de facturas,
Solicitud de facturación de bienes y liquidación y generación de
Usuarios internos y externos servicios. Solicitud y órdenes de pago, registro en el
trámite de pago con los sistema que agregan información
documentos anexos. a contabilidad
revisión de estados General los reportes de sistema financiero

trimestral reporte saldos y movientes elabore el
financiero de la informe trimestral informe de operaciones reciprocas y el de
organización variaciones del trimestre anterior
Proceso: Control,
evaluación informes de auditoria - Implementación de acciones
Lineamientos para la mejora del correctivas, preventivas y de
y mejora del sistema proceso mejoramiento
integral de gestión
RECURSOS NECESARIOS
Dirección, Profesionales Especializados, Técnico

Administrativo, Auxiliar Administrativo, personal de apoyo Instalaciones amplias con divisiones
contratado. modulares, oficinas, escritorios,
archivadores,Computadores,impresoras,
internet, intranet, equipos de
comunicación, etc.
Dirección, Profesionales Especializados, Técnico
Administrativo, Auxiliar Administrativo, personal de apoyo Instalaciones amplias con divisiones
contratado. modulares, oficinas, escritorios,
archivadores,Computadores,impresoras,
comunicación, etc.

INDICADORES
numero de no conformidades y hallazgos de auditorías internas y externas de contabili
Proyecto mal presupuestado, o ajuste con inyección de presupuesto antes de terminación de
ELABORADO POR APROB

OS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
DIRECTOR FINACIERO
ALCANCE
nde desde la etapa de planeación presupuestal hasta la presentación de

los respectivos informes financieros.
SALIDAS CLIENTES
Plan de acción,
Presupuesto aprobado Todos los procesos
eincorporado al sistema
Cumplimiento de las Proceso: Administración de

acciones recursos financieros
Validacion de la lista de Gestión Financiera

chequeo contra los registro
encontrados
Validacion de la lista de Gestión Financiera
chequeo contra los registro
encontrados
Gestión
comprobante contable
Financiera
Orden de pago, egresos,

facturas, recibos de caja, Todos los procesos, proveedores
consignaciones y registro. y contratistas
informes del trimestre

alidación de informe area financiera
trimestral
Proceso: Control, evaluación y

mejora del sistema integrado de
Planes de mejoramiento gestión - Proceso: Administración
de
recursos Financieros
S
Ambiente de trabajo
Condiciones ambientales c iluminación de las

oficinas,
oficinas,
DOS
ES TÉCNICAS)
UMENTOS
nternas y externas de contabilidad
DES
uesto antes de terminación del proyecto
APROBADO POR
FICHA CARACTERIZACION DE PROCESOS SIG

NOMBRE DEL PROCESO FECHA D
Gestion SIG 4/
RESPONSABLE DEL PROCESO COORDIN
FINALIDAD DESCRIPCIÓN A
Evaluar y asesorar de manera oportuna e independiente el desarrollo y mejora continúa del sistema de gestión comprende la planeación de actividades, asesoría y a
integral HSEQ de laorganización la cultura de autocontrol, el fomento y evaluación de
externos, evaluación y control a la gestión instituciona
mejoramiento.

Proceso: Gestión Estratégica Directrices, Políticas y Lineamientos
Estratégicos
Proceso: Gestión Jurídica Normatividad
Entidades Externas Solicitudes

Informes de auditoria
Todos los procesos Solicitudes de auditorias

Solicitudes de acompañamiento y
asesoría.
Matriz Administración del riesgo.
Manual de funciones.
Informe plan de mejoramiento vigencias
anteriores. Planificación anual de las actividades
Evaluación del sistema de control interno
vigencia anterior. Normatividad.
Todos los procesos Solicitudes de auditorias

Solicitudes de acompañamiento y
asesoría.Matriz evaluacion del riesgo.Manual de
funciones.
Informe plan de mejoramiento vigencias
anteriores.
Evaluación del sistema de control interno
vigencia anterior. Normatividad.
Proceso Control ,Evaluación y Plan de mejoramiento funcional vigente Plan de Ejecución Plan de acción oficina de
mejora del sistema de gestión mejoramiento SIG vigente Acciones de mejora control interno HSEQ en los proyectos
Todos los procesos DE LA Análisis del entorno de Identificar Los riesgos que pueden
ORGANIZACIÓN la entidad. afectar al proceso
Direccionamiento Política y objetivos del Realizar la implementación y operación

Estratégico. Sistema de gestion del Sistema Integrado
Todos los procesos Resultados de auditorías. Realizar la Revisión por la Dirección de
Retroalimentación del cliente. SIG
Desempeño de los procesos.
Seguimiento de revisiones anteriores. Cambios
que afectan al SIG Recomendaciones para
la mejora. Resultados de la
gestión de riesgos.
Responsable del SIG Resultados del Verificar el cumplimiento de los

desempeño del proceso indicadores del proceso.
Sistema Integrado de Informe de ejecución Implementar acciones correctivas.

Gestión y Planeación. del Plan de Acción
Gestión de la Evaluación Concepto de conformidad del
y Control. informe. del tratamiento
del Servicio No
Conforme.
Informes de Auditoria.
RECURSOS NECESARIOS
Tecnólogo en Sistemas Integrados de

Gestión. Instalaciones amplias con divisiones modulares, oficinas,
Profesional el Salud Ocupacional. escritorios,
archivadores,Computadores,impresoras, internet, intranet,
equipos de comunicación, etc.
INDICADORES
numero de no conformidades y hallazgos de auditorías internas y externas ver matriz de indicadores
Ver matriz de valoracion de riesgo
ELABORADO POR APRO

ROCESOS SIG VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
COORDINADOR HSEQ SIG
ALCANCE
la planeación de actividades, asesoría y acompañamiento a la gestión de los procesos, el fomento de
autocontrol, el fomento y evaluación de la administración del riesgo, las relaciones con entes
aluación y control a la gestión institucional hasta la verificación y cumplimiento de los planes de
o.
SALIDAS CLIENTES
Plan de actividades del proceso
formulado Proceso: Control, evaluación y mejora
del sistema de gestión Integrado
Cumplimiento de las acciones

Proceso: SIG
Informes de seguimiento
Informes de Auditoria Entes externos
Informe de revisión por la dirección Partes interesadas
Informe de evaluación Al SIG Todos los procesos
asesorías y acompañamientos
Informe y reportes a entesexterno
Riesgos del proceso Evaluación y Contro

identificados.
Documentos y Todos los procesos

registros obligatorios
del Sistema
Integrado
eficiencia del SGI Proceso: Control, evaluación y mejora
Mejora del servicio. del sistema de gestión
Necesidades de
recursos.
Informe de Todos los procesos

desempeño de los
procesos en el SIG
Verificación del cierre Direccionamiento EstratégicoResponsables

de las no conformidades Proceso de evaluación y
detectadas en el Control.
concepto.Registro de Acciones Todos los procesos.
Correctivas
Actualización de la matriz riesgos.
S
Ambiente de trabajo

oficinas,
ÉCNICAS)
NTOS
externas ver matriz de indicadores
APROBADO POR

NOMBRE DEL PROCESO FECHA D
Gestion: PLANEACIÓN 4/
RESPONSABLE DEL PROCESO :DIRECTOR

FINALIDAD DESCRIPCIÓN A
Gestionar la infraestructura física y de conectividad a través de su Inicia con la identificación de las necesi
planificación, construcción, adecuación y mantenimiento, de manera la proyección y programación de las ob
oportuna dandole cumplimiento al desarrollo del proyecto requerido
Plan de proyectos adecuados aPlan

adecuado de proyectos adecuados a
modelos de planos ya diseñados Diseñar estrategias para
Entidades que requiere promover el desarrollo de los
nuestros servicios proyectos de obra civil
y el requerimiento del cliente
Estrategias de
desarrollo de
construccion
Entidades que requiere y complementaria Desarrollo de estrategias de de construcion, y
nuestros servicios de conectividad, complementaria de conectividad, de gestión.
de gestion de
solicitudes y/o
requerimiento
Requerimientos,
Consejo de jefe de Plan de Monitorear el estado de la
proyectos Mantenimiento infraestructura y
equipamiento
Procesos
contractuales,
requerimientos,
solicitudes, y/o Supervisión y seguimiento a
Todos los Porceos la ejecución de las obras
quejas.
Ejecución de metas físicas y Realizar seguimiento de
financieras Ejecución de cumplimiento a los planes y
Alta Gerencia acciones de gestión, informes
de auditoria proyectos através de instrumentos de
planificación
interna, externa
Revision por la Tomar acciones que permitan

Direccion,Planes demejoramiento, el mejoramiento continuo del
informes de auditoria interna o proceso
Todos los procesos externa, indicadores, seguimiento
ametas
Resultados del Verificar el cumplimiento de los

Responsable del SIG desempeño del proceso indicadores del proceso.
Informe de ejecución
Sistema Integrado de del Plan de Acción
Gestión y Planeación. Concepto de conformidad del
Gestión de la Evaluación informe. del tratamiento Implementar acciones correctivas.
y Control. del Servicio No
Conforme.
Informes de Auditoria.
RECURSOS NECESARIOS
Instalaciones amplias con divisiones

modulares, oficinas, escritorios,
Directivos, Profesionales, Tecnicos archivadores,Computadores,impresoras,
comunicación, etc.

INDICADORES
Ver Ficha Tecnica de Indicadores

Ver matriz de valoracion de riesgo
ELABORADO :POR APRO

SOS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
:DIRECTOR DE PROYECTOS
ALCANCE
n la identificación de las necesidades de ente administrativo, continua con

ción y programación de las obras de los proyectos , hasta la ejecución de lo
o
SALIDAS CLIENTES
Estrategias de desarrollo de
proyectos de obra civil Todos los procesos misionales
construidos, Mejoramiento administracion de

recursos
y/o
financieros,
construcción de
Gestión de
construccion vertical y
Contratación.
horizontal y comercial
Inventario y estado de la Ciudadania,

infraestructura y
equipamiento entes de
control
Informes de supervision Todos los procesos misionales

Seguimiento de metas físicas y
financieras, análisis
deindicadores, evaluación de administracion de recursos
proyectos, seguimiento a financieros, Gestión de
planes, Contratación.
Informes de gestión y
resultados.
Ejecucion de acciones
correctivas, preventivas y Todos los procesos misionales
de mejor
Informe de
desempeño de los Todos los procesos
procesos en el SIG
Verificación del cierre

de las no conformidades Direccionamiento
detectadas en el EstratégicoResponsables
concepto.Registro de Proceso de evaluación y
Acciones Control.
Correctivas Todos los procesos.
Actualización de la matriz
riesgos.
OS
Ambiente de trabajo

oficinas,
ADOS
ES TÉCNICAS)
CUMENTOS
adores
DES
riesgo
APROBADO: POR

NOMBRE DEL PROCESO FECHA
GESTION:EJECUCIÓN DE OBRA
RESPONSABLE DEL PROCESO Je

FINALIDAD DESCRIPCIÓN
Realizar seguimiento a la ejecución de los proyectos de construccion, de edficaciones

horizontales verticales y de locales comerciales de acuerdo con las características de diseño
para construir las obras definidas Inicia d
en el plan de desarrollo y cumplir la misión del proyecto.

Cronograma de proyectos
para licitar en la vigencia.
Proceso Planeación
EstratégicaProceso Diseño PLANEAR LOS PROYECTOS
de proyectos
Proceso de Contratos suscritos y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ETAPA

Gestión legalizados de construcción e PRELIMINAR DEL
Proceso Diseño Interventoría. (Incluye garantías PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
de Proyectos aprobadas, timbre y publicación
Proceso según corresponda y certificado
Gestión Predial de registro presupuestal).
Proceso Estudios y diseños
Gestión aprobados por la Interventoría,
ambiental, calidad por las ESPs y las entidades
y SST del orden nacional,
Proceso de departamental y/o distrital
Ejecución de competentes.Licitación, términos de
Obras referencia, anexos técnicos.
Metas Físicas iniciales de los
proyectos. Plan de manejo de tráfico
inicial.
Predios adquiridos para la obra.
Planes de Gestión
Ambiental (PIGA, PACA).
Asignación de personal para
seguimiento de proyectos
Proceso de Contratos suscritos y
Gestión legalizados de construcción e
Proceso Diseño Interventoría. (Incluye garantías
de Proyectos aprobadas, timbre y publicación
Proceso según corresponda y certificado
Gestión Predial de registro presupuestal).
Proceso Estudios y diseños
Gestión aprobados por la Interventoría,
ambiental, calidad por las ESPs y las entidades
y SST del orden nacional,
Proceso de departamental y/o distrital
Ejecución de competentes.Licitación, términos de
Obras referencia, anexos técnicos.
Metas Físicas iniciales de los
proyectos. Plan de manejo de tráfico
inicial.
Predios adquiridos para la obra.
Planes de Gestión
Ambiental (PIGA, PACA).
Asignación de personal para
seguimiento de proyectos
Una vez el proceso de Gestión Contractual

entrega el contrato legalizado, son
ejecutadas las actividades de seguimiento
tendientes a que el contratista e
Interventor obtenga los productos de la etapa
preliminar acorde a lo definido en
el contrato
Informes técnicos REALIZAR SEGUIMIENTO AL RECIBO FINAL Y
Semanales de interventoría.Informes LIQUIDACIÓN DE
técnicos, LOS CONTRATOS
ambientales, SST y sociales
mensuales de Interventoría.
..Actas o Solicitudes de
Modificaciones Contractuales
Actas de Mayores
Cantidades de Obra
Acta de Recibo de Redes
de Servicios Públicos y
soportes.
Actas de seguimiento
(Financiero, Administrativo,Legal,
Técnico, Social,
Ambiental y S&SO).
Actas de reuniones con
contratista, interventor,
comunidad, etc.
Informe de manejo del
anticipo.
Acta de liquidación del
anticipo.
Planos record de las
obras construidas .
.Proceso de Actas de precios no
Ejecución de previstos aprobados y
Obra. legalizados.
Acta de Terminación de la
Etapa de Construcción. Ejecutar las actividades tendientes a la
Libro o Bitácora de obra supervisión del cierre del proyecto y
actualizada. liquidación de los con tratos de Obra e
Actas legales del contrato Resolución Interventoria.
de imposición
de multas y/o sanciones.
Actas de precios no
previstos aprobados y
legalizados
EVALUAR INDICADORES DE GESTIÓN

Proceso Aplicar los indicadores de gestión para evaluar
Ejecución de Informes,Plan de acción y Plan de el estado y avance. El resultado
Gestión Caracterización de de los indicadores permite tomar decisiones
Obras para asegurar el cumplimiento de
indicadores
los proyectos de construccion .
Indicadores de gestión.
Proceso de
Informe de Auditoría.Instrumentos
Evaluación y Generar Acciones de Mejora frente a
de autoevaluación y
Control. Observaciones, No conformidades,
autocontrol Informes de
Proceso de Hallazgos e informes de auditoría (interna,
seguimiento trimestral y semestral
Calidad, externa), informes de indicadores de
a los planes de acción y gestión gestión, Riesgos del proceso o cambios en el
Gestión
ambientalInforme anual del marco legal o normativo y registro de
Ambiental y programa SST. Informe semestral
SST autoevaluacion
de accidentes, incidentes y
enfermedades laborales
RECURSOS NECESARIOS
Instalaciones locativas, Equipos de

direcor operativo (Técnico Operativo 03 (Dos,(2) Cargos)
cómputo, Redes de cómputo, Red eléctrica
residentes de obra(ESTRUCTURA (ACABDOS)
y comunicación.

INDICADORES
Consultar la Matriz de gestion de riesgo

Consultar el Panorama de Riesgos laborales
ELABORADO :POR APR

CESOS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
Jefe :operativo
ALCANCE
Inicia desde la definición
SALIDAS CLIENTES
Proceso Seguimiento a Proyectos
Proceso
Ejecución de Obras
Proceso de gestión Contractual
Proceso de Gestión Financiera
Lista de nuevos proyectos

priorizados para la vigencia.
Lista de proyectos que
continúan o entran en
ejecución
para la vigencia
3. Asignación de personal para
seguimiento de proyectos.
con sus anexos, debidamente

aprobados.
Componente técnico de los
pliegos de condiciones para
interventoría ejecución de obra
debidamente aprobados.
Información Técnica para la
elaboración de la minuta.
Implementación del Plan de

Manejo Ambiental) Aprobado
por la interventoría de la obra
Plan de gestión social
aprobado por la Interventoría
Plan de manejo de tráfico
definitivo, aprobado por la
Secretaría Distrital de la
Movilidad.
Programación y/o
reprogramación del PAC (Plan
anual de caja).
Plan de Inversión y buen
manejo del Anticipo aprobado
Actas o Solicitudes de
Ambiental y SST). Actas de
reuniones con
Imposición de multas y/o

sanciones.
Inventario Forestal al Jardín
Botánico.
Etapa de Construcción.
Libro o Bitácora de obra
actualizada. Proceso de
Implementación del Plan de
Manejo Ambiental) Aprobado
por la interventoría de la obra
Plan de gestión social
aprobado por la Interventoría
Plan de manejo de tráfico
definitivo, aprobado por la
Secretaría Distrital de la
Movilidad.
Programación y/o
reprogramación del PAC (Plan
anual de caja).
Plan de Inversión y buen
manejo del Anticipo aprobado
Actas o Solicitudes de
Ambiental y SST). Actas de
reuniones con
Imposición de multas y/o

sanciones.
Inventario Forestal al Jardín
Botánico.
Etapa de Construcción.
Libro o Bitácora de obra
actualizada. Proceso de
Actas legales del contrato Ejecución de
Obra
cuando aplique Interventor
Actas de recibo parcial de
obra.
b
informe final de Proceso de Gestión Contractual
Proceso de Conservación de
Interventoríaaprobado.
la infraestructura. Proces de
(Técnico). Acta de cierre gestionDocumental Proceso de
ambiental dela etapa de
Gestión Financiera (Cruce de
construcción o del
cuentas)
contrato.Acta de cierre social
de la etapa de construcción o
del
contrato.Acta de recibo final de
obra Orden de Pago de
liquidación de los contratos
Proceso
Indicadores de Gestión Evaluación y
contro
Indicadores de gestión
analizados.Oportunidades de Proceso de
MejoraPreventivas Evaluación y
Registros de Control.Proceso de
AutoevaluaciónAcciones Mejoramiento
Correctivas y Preventivas Continuo
Registros de Autoevaluación
IOS
Ambiente de trabajo
Condiciones favorables en cuanto

a ruido, ventilación, iluminación y Temperatura ambientales de
lasoficinas
NADOS
ONES TÉCNICAS)
OCUMENTOS
on de riesgo
DADES
sgos laborales
APROBADO : POR

NOMBRE DEL PROCESO FECHA DE R
GESTION:COMERCIAL 4/20
RESPONSABLE DEL PROCESO Director

FINALIDAD DESCRIPCIÓN ALCA
Identificar las necesidades y los requisitos del cliente y elaborar propuestas buscando la Aplica para realizar las labores del pr
satisfacción del mismo para el desarrollo de Fp ed
con el fin de ampliar la cobertura dentro del mercado.
Establecer los criterios de

Planificación Objetivos Estratégicos,Normatividad búsqueda de procesos teniendo
Estratégica,Entes
Gubernamentales vigente en cuenta los objetivos
estratégicos de la organización
Listado de Procesos
preseleccionados,Inscripciones ante Búsqueda y selección de
Gestion comercial Entidades información sobre procesos de
contratación
Verificación de condiciones
Posible Cliente Externo Informe de Evaluación de participación y Solicitud de
aprobación por parte de
Presidencia
Informe de Evaluación Realizar análisis de informe de

Posible Cliente Externo evaluación por parte del cliente
Comunicar la adjudicación
Adjudicación de Contrato de contrato y entregar la minuta
Posible Cliente Externo Minuta del Contrato para que se gestione la
legalización el mismo
Entregar contrato adjudicado

Gestión Jurídica Contrato Legalizado a los responsables por su
ejecución
información sobre
Contratos Adjudicados,información
sobre Procesos Realizar seguimiento al
Gestión Comercial desempeño del proceso
admisibles
Implementar las Acciones
Correctivas, Preventivas o de
Mejora detectadas en el Proceso
Gestión Comercial Desempeño del proceso según procedimientos
Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas
RECURSOS NECESARIOS
Instalaciones locativas, Equipos de

director:Comercial:coordinador de ventas,asesores
cómputo, Redes de cómputo, Red eléctrica
comerciales
y comunicación,publicidad

INDICADORES
ver cuadro indicadores de procesos
ser la mejor empresa lider en ventas
ELABORADO :POR APROBA

CESOS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
Director :comercial
ALCANCE
para realizar las labores del proceso Gestión Comercial y Mercadeo

para el desarrollo de Fp edificaciones y Acabados sas .
SALIDAS CLIENTES
Criterios de Búsqueda
de procesos Gestión Comercial
Inscripción ante entidades
Acta de Junta Directiva Gestión Comercial
Observaciones al informe
Posible Cliente Externo
de evaluación
Observaciones al informe
Posible Cliente Externo
de evaluación
Comunicación de
Adjudicación Gestión Jurídica
Minuta del Contrato
planificación del
Contrato Legalizado
Servicio
Mediciones del proceso Gestión Comercial

Cuadro de Seguimiento a
Acciones Correctivas/ Gestión de Calidad
Preventivas
Ambiente de trabajo
oficinas sala de ventas con Condiciones favorables en

cuanto
a ruido, ventilación, iluminación adecuados,
OS
TÉCNICAS)
MENTOS
esos
entas
APROBADO : POR
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS FICHA -DE -PROC

NOMBRE DEL PROCESO FECHA DE REVISIONES
GESTION:Postventa 4/20/2020
RESPONSABLE DEL PROCESO Director :Postventas

FINALIDAD DESCRIPCIÓN ALCANCE
Entregar a nuestros clientes el mejor de los servicios y producto inmueble. En Planificación del Proceso
edificaciones y construcción vertical y horizontal residenciales y comerciales Termina Medición, Análisis y Mej
PROVEEDORES EMTRADAS REQUERIDAS ACTIVIDADES SALIDAS
dentificación y
Contratos Identificación de Clientes
gestion de proyectos
del Servicio Requisitos Clientes
Externos
Acta de Reunión
Respuesta y cierre a
la Solicitud
Revisión de Características
gestion de proyectos producto inconforme del Producto Evaluación del
Recibo a Satisfacción
del
Cliente
Disponibilidad de horarios Horarios y

Cliente interno Cliente Establecimiento de
para atención de Horarios y Disponibilidad Disponibilidades de
externo imprevistos Atención al Cliente
Registro y
mantenimiento o
Cliente interno Cliente Solicitud de postventa del Atención de la solicitud de mejora de
externo inmueble Postventa la postventa
Acta de Visita al
inmueble
gestion de proyectos Contratos Ejecución de Implantación Equipo de Trabajo
Acta de
Recibidos Acta
Preentrega y
Aceptación
Cliente interno Cliente Necesidades
Especificación de Descripción
externo Requerimientos de Requerimientos
Plan de
Proceso Capacitación y Toma de acciones
Acciones de mejoramiento preventivas mejoramiento
Apoyo Pos-Venta
elaborado
Toma de acciones Plan de

correctivas
coordinador SIG Informes de Auditoria Toma de acciones mejoramiento
preventivas elaborado
RECURSOS NECESARIOS
Talento humano Infraestructura Ambiente de trab
Instalaciones locativas, Equipos

oficinas sala de ventas con Condic
Líder del Proceso Apoyo Post Vent Apoyo Administrativo de cómputo, Redes de en cuanto
cómputo, Red eléctrica y
a ruido, ventilación, iluminación ad
comunicación

INDICADORES
ver Matriz indicadores de proceso
ELABORADO :POR APROBADO : POR

VERSIÓN:01
CHA -DE -PROC

ECHA DE REVISIONES
4/20/2020
Director :Postventas
ALCANCE
anificación del Proceso

Medición, Análisis y Mejora.
CLIENTES
Identificación y
Requisitos Clientes
Externos
Capacitación y
Apoyo Pos-Venta
Cliente interno
Cliente extern
Cliente interno Cliente externo
Cliente interno
Cliente externo
Cliente interno
Cliente externo
sistema de integrado de gestion
Control Interno
Sistema Integrado
de Gestión
Ambiente de trabajo
ala de ventas con Condiciones favorables
entilación, iluminación adecuados,
APROBADO : POR

GESTION:Talento Humano
RESPONSABLE DEL PROCESO Directo

Gestionar el desarrollo integral del talento humano, regulando la vinculación,

permanencia y retiro de los servidores, contribuyendo al desarrollo de sus Administrar y promover el desarrollo in
potencialidades, destrezas y habilidades, y al logro de los objetivos institucionales,
optimizando la prestación de los servicios y la satisfacción de los usuarios y demás las necesidades de la organización y ap
partes interesadas.
Entes de Vigilancia y Requerimientos Entes Administrar las novedades del personal activo
Control de Control
Seleccionar a la persona idónea dando

Gestión financiera Disponibilidad cumplimiento a
Presupuestal.
la normatividad vigente
Planeación Establecer las directrices para evaluar el

Proyectos desempeño
estratégica viabilizados
laboral de los Colaboradores
Direccionamiento
Direccionamiento institucional y Plan de Fortalecer las competencias de los
Desarrollo. colaboradores,Establecer e implementar el Plan
Estratégico Resultados de la de Capacitación
revisión por la
dirección
Crear, mantener y mejorar las condiciones que
Políticas de favorezcan el desarrollo integra de los
divulgación y colaboradores,Tramitar el pago de aportes de
comunicaciones. comunicación interna cesantías y el pago de
y externa cesantías parciales y definitivas a los
colaboradores
de la calidad y Liquidar las nóminas del personal activo y

Continuo Desarrollo generar
Organizacional todos los reportes y anexos
(Control Disciplinario
Gestión jurídica interno).
Administrar las hojas de vida
Bienestar laboral y Desarrollo Organizacional

Establecer directrices para la elaboración
Conceptos jurídicos acuerdos de gestión
de contratación. Administrar las funciones Pasivos Prestacionales
Bienes y servicios Directrices de Liquidar Todas las dependencias Administrar los
riesgos del procesoTomar acciones preventivas,
Contratación. correctivas y de mejora Medir los indicadores
del proceso Participar en las auditorías internas
Participar de la revisión por la dirección
RECURSOS NECESARIOS
instalaciones locativas, equipos y redes de

gerente:Talento Humano Secretario Administrativo, cómputo, elementos de oficina,
Especializados, Profesionales Universitarios, Técnicos archivadores, software y
y Personal de Apoyo condiciones favorables de ambiente de
trabajo (Ventilación e Iluminación).

INDICADORES
ELABORADO :POR APR
CESOS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
Director :talento Humano

ALCANCE
rar y promover el desarrollo integral del talento humano, teniendo en cuenta

idades de la organización y aplicando la normatividad vigente.
SALIDAS CLIENTES
Información sobre Desempeño

mejora continua
del proceso.
Información para rendición de

Planeación
cuentas.
Estratégica
Planes, programas y
Proyectos.
Cumplimiento a
recomendaciones de control Evaluación y
Seguimiento
interno.
Solicitud de Disponibilidad
Gestión
presupuestal
Financiera
Solicitud de concepto jurídico
de contratación.
Bienes y Servicios
Documentación de los
contratos
Defensa jurídica
(Control
Información del desempeño del
Disciplinario
los colaboradores
Interno)
Solicitud de entrada y salida de

Almacén Solicitud de
Gestión financiera
inventario,consulta,préstamo
de documentos.
IOS
Ambiente de trabajo
oficinas con Condiciones favorables en cuanto

NADOS
ONES TÉCNICAS)
OCUMENTOS
OCUMENTOS
DADES
APROBADO : POR

GESTION:infraestructura
RESPONSABLE DEL PROCESO DIREC

Brindar con oportunidad, eficiencia y eficacia apoyo logístico a la administración central, inicia con la elaboración del plan estrat
mediante la adquisición y mantenimiento de servicios y recursos tecnológicos y determinar de la infraestructura tecnológica herram
proporcionar el estado mantenimiento de los equipos y herramientas físicas de la empresa. finalizando con el seguimiento y evalua
Normatividad Vigente Normas técnicas

Todos los procesos (Sistemas integrado de gestión ) realizar la planeación del proceso
Recursos Financieros
caracterizacion de gestion Almacen Planear mantenimiento

gerencial
Supervisar la utilización de los

Obra ejecutada materiales y ejecución de la obra
Proceso de Infraestructur Equipos ejecutar mantenimiento

y tecnologico
Proceso de Infraestructur equipos de computo verificacion de mantenimiento
Equipos y herramientas verificacion de mantenimiento
Proceso de Infraestructur
Equipos de comunicacion Mejoras
Plan de Acción del proceso realizar seguimiento y

Diagnóstico a partir de las necesidades evaluación del
proceso infraestructura de las diferentes dependencias de la proceso
administración
RECURSOS NECESARIOS
Infraestructura
Talento humano

cómputo, elementos de oficina,
Jefe de mantenimiento :almacenista de proyectos archivadores, software y
condiciones favorables de ambiente de
trabajo (Ventilación e Iluminación)..
Formato hoja de vida de equipos listado maestro auditoria interna auditoria externa acciones preventi
INDICADORES
Horas de paro=No.programadas*mes
Meta 8 horas de paro máximo mes
Mantenimiento programadas / mantenimientos ejecutadas F52
Meta 100%
ELABORADO :POR APR

CESOS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
DIRECTOR:FINANCIERO
ALCANCE
la elaboración del plan estratégico, continua con el apoyo y direccionamiento

aestructura tecnológica herramientas y equipos que se requiera en la empresa,
do con el seguimiento y evaluación del proceso.
SALIDAS CLIENTES
Necesidades de recursos Todos los procesos
Programa de mantenimiento Todos los procesos
Acta de recibo,
Registros
Proceso de infraestructura
fotográficos
fichas tecnicas Todos los procesos

Imforme de mantenimiento de
Todos los procesos
equipos
Imforme de mantenimiento de
Todos los procesos
equipos
informe acciones preventivas Todos los procesos
Informes de seguimiento del

proceso Acciones Correctivas y Todos los procesos
de mejora
IOS
Ambiente de trabajo

NADOS
ONES TÉCNICAS)
oria externa acciones preventivas acciones correctivas
madas*mes
ximo mes
mientos ejecutadas F52
DADES
APROBADO : POR
FICHA CARACTERIZACION PROCESOS DE COMPRAS

NOMBRE DEL PROCESO FECH
GESTION:Compras
RESPONSABLE DEL PROCESO DIRE
Garantizar el suministro oportuno de materiales, insumos y/o servicios necesarios para el desarrollo de la Adquirir bienes y servicios para la organización cumpl
actividad la gestión de proveedores calificados, verificando el cumplimiento de los estándares de calidad medio en las cantidades requeridas, en el lugar indicado y co
ambiente y seguridadd y salud en el trabajjo
requeridos y el buen uso de los recursos económicos de la Empresa FP EDIFICACIONES Y ACABADOS SAS

Proyeccion de compras
Analisis de oportunidad y conveniencia Aprobación
solicitar certificado de disponibilidad presupuestal
almacén Entrada almacén aprobacion entrada almacen
Acta liquidación Pago parcial o final
Identificar las no conformidades del proceso
Medir la eficacia del proceso
Generar acciones preventivas correctivas y de mejora
RECURSOS NECESARIOS
Profesional tecnólogo auxiliar administrativo Equipo de Computo, Impresoras, papelería, Escritorios
Contratación directa sin formalidades plenas Contratación directa con formalidades plenas Calificación proveedores y/
INDICADORES
Gestión proveedores,otimización de pedidos de compras y suministros
ELABORADO :POR A
CESOS DE COMPRAS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC
FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
DIRECTOR:FINANCIERO
ALCANCE
nes y servicios para la organización cumpliendo con las especificaciones requeridas en el momento oportuno,
ades requeridas, en el lugar indicado y con precios favorables
SALIDAS CLIENTES
Plan de compras Tdos los Procesos
Analisis de oportunidad y conveniencia Gerencia
Entrada almacén area financiera
Orden de pago más comprobante de egreso archivo
Plan de Compras actualizado
Imforme cumplimiento de compras Control interno
Formato de acciones preventivas Control interno

correctivas y de mejora
S
Ambiente de trabajo

DOS
ES TÉCNICAS)
dades plenas Calificación proveedores y/o contratistas.
e compras y suministros
DES
APROBADO : POR

GESTION:Juridica
RESPONSABLE DEL PROCESO DIR

Determinar la Estrategia de Defensa Jurídica

Estudiar el contenido de la tutela, demanda o
conciliación para
establecer y/o definir la estrategia de defensa
jurídica por la que optará
Despachos Judiciales la Entidad.
Defensa jurídica Tutela
Definir el abogado que ejercerá la
Demanda representación jurídica de la entidad
Particulares Solicitud de Conciliación
(Demandantes) para cada caso.
Elaborar los documentos necesarios para
ejercer la defensa jurídica de
la entidad en cada caso.
Asistir a la audiencias a las cuales sea citada la
entida
Realizar actividades de cobro activo

Orientar el trámite de las actuaciones
administrativas y procesales que
deben seguirse para ejercer la
Inspección y vigilancia mposición de multas prerrogativa de cobro coactivo en el Consejo
Profesional Nacional de
Ingeniería, con el fin de recaudar las
obligaciones a su favor
Vigilar el Estado de los Procesos Judiciales y
Extrajudiciales
Revisar y comprobar las posibles nuevas
Reporte de Procesos Activos audiencias de conciliación
Agencia Nacional de extrajudicial y los nuevos procesos judiciales en
en el Sistema Único de contra de la Entidad o
Defensa
Gestión e Información iniciados para defenser sus intereses.
Efectuar seguimiento continuo a través de los
apoderados designados
Evaluación del proceso:

Evaluar resultados del proceso
Herramientas de control y Generar seguimiento a planes de acción y
seguimiento demás herramientas de
seguimiento y control
Determinar las acciones de mejora

Definir las acciones preventivas y correctivas
que determinen estrategias
Agencia Nacional de frente a los fallos desfavorables a la
Defensa organizacion para evitar nuevas
demandas por causas similares y así contribuir
al fortalecimiento de la
Defensa Jurídica de la Entidad.
RECURSOS NECESARIOS
Infraestructura
Talento humano

cómputo, elementos de oficina,
archivadores, software y
Profesional tecnólogo auxiliar administrativo
condiciones favorables de ambiente de
trabajo (Ventilación e Iluminación)..
Ver listado maestro de documentos

INDICADORES
Matriz de indicadores
ELABORADO :POR APR

CESOS VERSIÓN:01
FICHA -DE -PROC

FECHA DE REVISIONES
4/20/2020
DIRECTOR:juridico
ALCANCE
SALIDAS CLIENTES
Poder para el
abogado designado
- Contestación de la
Tutela o Demanda.
- Recursos despsacho judiciales
- Documentos de
defensa jurídica
- Demanda en defensa
de la entidad.
Comunicaciones
Deudor
oficiales
informes y reprotes de
procesos judiciales y
extrajudiciales
Gestión Financiera
y Presupuestal
informe de provisión
contable de Procesos
Judiciales instaurados
contra la Entidad.
seguimiento planes de
acción,Desempeño del
proceso,Cambios que podrían
afectar el Sistema Integrado de
gestion,Recomendaciones para
la mejora
mejora
IOS
Ambiente de trabajo

NADOS
ONES TÉCNICAS)
cumentos
res
DADES
APROBADO : POR

Fichas de Caracterizacion de Procesos

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