Módulo I

Combinar correspondencia y esquemas

 MÓDULO I

COMBINAR CORRESPONDENCIA Y ESQUEMAS

1. Plantillas en Word 2013…….……………………………………………………. 1

1.1 Utilización de las plantillas de Word………………………………….. 1

1.2 Trabajando con el documento creado…………………………….. 4

1.3 Modificar plantillas………………………………………………………. 4

1.4 Crear plantillas a partir de documentos de Word………………… 5

2. Combinar correspondencia……………………………………………………. 6

2.1 Conceptos generales…………………………………………………….. 6

2.2 Iniciando la combinación de correspondencia…………………… 7

2.2.1 Insertando los campos a combinar…………………………… 9

3. Desplazarse por los registros……………………………………………………. 11

4. Buscar un registro…………………………………………………………………. 12

5. Editar documentos individuales……………………………………………….. 13

6. Combinar e imprimir……………………………………………………………... 14

7. Crear un esquema……………………………………………………………….. 15

7.1 Crear el esquema antes de redactar el texto del documento… 15

7.2 Crear el esquema después de tener el documento redactado. 16

8. Desplazar, expandir y contraer el texto…………………………………….. 18

8.1 Expandir y contraer el texto…………………………………………….. 19

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word

 MÓDULO I
Combinar correspondencia y esquema en Word

1. Plantillas en Word 2013

Ms Word pone a disposición de sus usuarios diversas plantillas o modelos ya

establecidos para crear diversos documentos. Estos modelos o patrones
permiten guardar el formato de todo el documento, lo que incluye el
tamaño, color y tipo de fuente, así como el formato utilizado en tablas, y la
configuración general del documento, es decir, cabecera, pie de página y
numeración.

Las plantillas son un recurso sumamente práctico cuando utilizamos

documentos que siempre conservan la misma estructura, y que varían solo en
algunos datos, como por ejemplo de cartas, memos, oficios, etc. La ventaja
de utilizar una plantilla es que al utilizarla se crea un duplicado de la plantilla
como un documento de Ms Word. Esto permite que la plantilla siempre se
mantenga como un patrón original.

Debemos destacar que Ms Word también nos permite crear nuevas plantillas
según nuestras propias necesidades.

La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar

guardad en formato .dotx (.dot para las que contienen macros). Al crear un
documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que
apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx,
sin alterarla.

1.1. Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas haremos clic en “Archivo /Nuevo”.

Haremos clic sobre una de las opciones disponibles de plantillas, existen

varias posibilidades a la hora de elegirlas.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 1

 Figura 1. Activando la opción plantillas

 Plantillas prediseñadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en

la pantalla, dentro de la sección DESTACADAS. Como veremos más
adelante, nosotros también podemos crear plantillas, si ya hemos creado
alguna aparecerá al hacer clic en la sección PERSONAL. En cualquier
caso, para usar una plantilla basta hacer clic sobre una de ellas y luego
pulsar Crear.

 Buscar plantillas en línea. Permite buscar en Office.com. Siempre y

cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas
de la web de Microsoft desde aquí. Las podremos descargar
gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la página
web. Además, también hay unas buscas sugeridas, por
ejemplo: Cartas, Curriculo,Fax, etc.

Las categorías y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online

son susceptibles a variaciones. Dependerán de los recursos disponibles
en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o
categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 2

 Recuerde que…

Para descargar la mayoría de las plantillas de Ms Word es necesario

contar con una conexión a Internet.

Una vez has utilizado el cuadro de búsqueda, en la parte derecha

aparece una lista de categorías relacionadas con la búsqueda. Puedes
hacer clic en una categoría para buscar plantillas dentro de la misma.

Figura 2. Plantillas

El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Seleccionar,

hacer clic sobre y pulsar el botón Crear que aparecerá en la pre
visualización.

Figura 3. Creando plantillas

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 3

 1.2. Trabajando con el documento creado

Una vez hemos pulsado el botón Crear, veremos un documento nuevo

normal pero con la estructura de la plantilla escogida. La estructura o
cuerpo de la carta sería el mismo.

Una vez colocados los datos correctos, tendremos esta vista:

Figura 4. Datos correctos reemplazados en la plantilla.

Por último, grabar el documento como si se tratara de cualquier otro

documento de Ms Word.

Recuerde que…

1.3. Modificar plantillas

Para modificar una plantilla ya existente de Ms Word, deberá seguir estos

pasos:

a) Hacer clic sobre la plantilla elegida para abrirla.

b) Una vez en la plantilla, deberá hacer todas las modificaciones que
crea conveniente, y luego hacer clic sobre la opción “Guardar”.
c) Observará que se activa la siguiente ventana, en la cual haremos clic
sobre el botón “Guardar” para grabar los cambios.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 4

 Figura 5. Guardando las modificaciones de la plantilla.

d) Finalmente para utilizar la plantilla, deberá abrirla desde la carpeta

donde la guardó.

1.4. Crear plantillas a partir de documentos de Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en

que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un
documento Word 2013 podemos crear una plantilla simplemente
cambiándole el tipo de documento, de las siguientes formas:

a. Diseñar el documento Word 2013.

Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla,

podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar
nuestra plantilla.

b. Guardar como plantilla.

Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de

Word (*.dotx). Como ya sabes, automáticamente Word 2013 te
propondrá que la guardes en la carpeta por defecto para las
plantillas, siempre será recomendable guardarla allí para que luego
aparezca en la sección. PERSONAL.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 5

2. Combinar correspondencia

Esta opción de Ms Word 2010 nos permite incluir en un documento datos

almacenados en otro lugar, por ejemplo en otro archivo. Esto nos da la
posibilidad de generar copias de un mismo documento pero con los datos
de distintas personas.

Piense en lo siguiente: usted desea escribir cartas personalizadas a un grupo

de 100 personas. Para todas ellas el cuerpo de la carta será el mismo, solo
cambiaremos los datos que varíen en cada persona, por ejemplo, su nombre,
cargo y dirección. Los datos variables a incluir en la carta deberán estar
almacenados en un archivo como Excel o Access.

De esta forma y gracias a esta funcionalidad de Ms Word, obtendremos

cartas personalizadas para cada una de las personas que figuren en nuestra
base de datos.

La combinación de correspondencia es utilizada especialmente para

generar etiquetas, imprimir de sobres, generar recibos, etc.

2.1 Conceptos generales

Al combinar correspondencia se utilizan dos elementos fundamentales: el

documento principal y el origen o base de datos.

a) Documento principal:

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos

variables que toman su valor del origen de datos.

b) Origen de datos.

Es el lugar donde se ubican los datos que vamos a utilizar en el

documento principal. Puede ser una tabla de Ms Access, un libro de
Ms Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se
pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de

registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila,
y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es
una tabla de clientes de Access, el registro será la fila
correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 6

 nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de
ese cliente.

2.2 Iniciando la combinación de correspondencia

Seguiremos estos pasos:

a) Abrir el documento principal que contiene el texto fijo.

b) Clic sobre la pestaña o fichero “Correspondencia” y luego en la

opción “Seleccionar destinatarios”.

Clic aquí

Figura 6. Activando la combinación de correspondencia.

c) Se desplegará un menú auxiliar, en el cual tenemos varias opciones.

Si ya contamos con una base de datos en Excel, Access, Outlook,
etc., debemos hacer clic sobre la opción “Usar lista existente”. Esto
nos permitirá vincular el documento principal con el origen o base de
nuestros datos.

Clic
aquí

Figura 7. Seleccionando una BD existente.

d) Se mostrará el cuadro de dialogo para escoger la base de datos que

vamos a vincular. Debemos ubicar nuestro archivo y después de
seleccionarlo hacer clic sobre el botón “Abrir”.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 7

 Clic aquí
para
seleccionar
Clic aquí
para
vincular

Figura 8. Vinculando la BD existente.

e) Por ejemplo, si el archivo esta en formato Excel, se abrirá una ventana

para elegir la hoja de cálculo en la cual se encuentran los datos.

Clic aquí

Figura 9. Eligiendo la ubicación de la BD.

f) Si por el contrario, desea crear una nueva lista de datos, seleccione

la opción “Escribir nueva lista” del botón “Seleccionar destinatario”
del fichero “Correspondencia”. Luego complete los siguientes datos:

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 8

Completar
datos aquí

Clic aquí para

grabar la lista

Clic aquí para

insertar una
nueva fila

Figura 10. Creando nueva lista de datos

2.2.1 Insertando los campos a combinar

a) Ahora observaremos que dentro de la pestaña o fichero

“Correspondencia”, se ha agregado el botón “Insertar campo
combinado”.

Clic aquí

Figura 11. Activando el botón para insertar campo combinado.

b) Colocar el cursor en el lugar donde deseamos se inserten los datos

combinados. Luego haremos clic en el primer campo a incluir en el
documento. Deberá hacer esto para cada campo que desee
insertar.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 9

 Clic aquí

Figura 12. Insertando el primer campo combinado.

c) Luego veremos que nuestro documento quedará con todos los

campos que deseamos combinar, tal como se muestra en esta
imagen:

Campos
Campos combinados
combinados

Figura 13. Documento vinculado con la base de datos.

d) Finalmente y para visualizar nuestra combinación de

correspondencia, deberá hacer clic sobre el botón “Vista previa
de resultados”, ubicado en la pestaña “Correspondencia”.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 10

 Controles para
retroceder y
avanzar
Clic aquí para
visualizar

Figura 14. Activando la vista previa del documento.

Figura 15. Visualizando el documento combinado.

3. Desplazarse por los registros

El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios),

al combinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el
origen.

Los siguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen para si los
datos que salen son los esperados.

Permite ver los datos del primer registro del origen.

Permite visualizar el registro anterior.

Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y también
permite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nº del
registro.

Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un
4, se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 11

 Permite visualizar el registro siguiente.

Permite visualizar el último registro.

4. Buscar un registro

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso
buscar un registro concreto pasando de un registro a otro con los botones de
desplazamiento, en estos casos se utiliza el botón “Buscar destinatario”
ubicado en la barra de la pestaña Correspondencia.

Clic aquí

Figura 16. Buscar destinatario

Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada.

Colocar el
valor a buscar

Figura 17. Diálogo de búsqueda

La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en

ese momento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen
de datos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro
mensaje por si queremos que siga buscando desde el principio del origen.

Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y

aparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro
registro con las mismas características.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 12

5. Editar documentos individuales

Esta opción nos permite tener un documento elaborado con cada uno de los
registros en nuestro documento principal.

Seleccionamos la opción finalizar y combinar de la barra Correspondencia.

Clic aquí

Figura 18. Finalizar y combinar

De las siguientes opciones seleccionar Editar documentos individuales.

Clic aquí

Figura 19. Editar documentos individuales

Aparecerá el siguiente asistente, en el podremos seleccionar que registros

será editados como documentos individuales.

Clic aquí

Figura 20. Combinar documento nuevo

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 13

 Al Aceptar este cuadro de dialogo, se creara un nuevo documento de Word,
con cada uno de los registros incrustados en la base del documento
principal.

6. Combinar e imprimir

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de

la combinación.

Seleccionamos la opción imprimir documentos….

Clic aquí

Figura 21. Imprimir documentos

Aparece el cuadro de dialogo en el cual podemos imprimir Todos los registros

(todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el Registro actual (el que
estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ...
Hasta: ...).

Clic aquí

Figura 22. Imprimir documentos

Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 14

7. Crear un esquema

A la hora de crear un documento que va a contener un

esquema disponemos de dos estrategias:

7.1 Crear el esquema antes de redactar el texto del documento: Podremos

utilizar el esquema como guía e ir redactando el texto de cada punto en
el orden que deseemos siguiendo los siguientes pasos:

a) Creamos un documento nuevo y nos ponemos en visión esquema,

desde la pestaña Vista > Esquema

Clic aquí

Figura 23. Pestaña esquema

Se abrirá la pestaña Esquema, en la cual escribimos el primer título o punto

de nuestro documento y veremos cómo Word le asigna Título 1 y Nivel de
esquema 1.

Seguimos redactando los siguientes títulos o puntos de nuestro documento

asignándoles el nivel de esquema que deseemos utilizando los botones de
la pestaña.

Una vez está creado el esquema, para introducir el texto normal del
documento en el desplegable Nivel de esquema, hay que
seleccionar Texto independiente.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 15

 Clic aquí

Figura 24. Texto independiente

7.2 Crear el esquema después de tener el documento redactado.

Si el documento ya tiene unos puntos definidos bastará asignarles el nivel

correspondiente (nivel 1, nivel 2...). Si no es así tendremos que ver cómo
estructurar el documento distinguiendo los puntos importantes para
convertirlos en el nivel que les corresponda.

Para definir los niveles de esquema podemos hacerlo de tres formas:

a) Utilizando los estilos de títulos predefinidos que nos ofrece Word, Titulo
1, Titulo 2... Título 9. Estos estilos tienen la peculiaridad de que ya tienen
un nivel asociado que se corresponde con el número del título, al
seleccionar el texto al cual le vamos a aplicar el título, accediendo a la
barra de formato y en estilo escoger el título que corresponda.
Escoger el
título que
corresponda

Figura 25. Escoger el estilo

b) La segunda opción es definir nuestros propios estilos de títulos y

asignarles el nivel de esquema que creamos conveniente, situándonos
en el cuadro de diálogo Párrafo y aparecerá un cuadro de diálogo
como el de la imagen.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 16

 Clic aquí

Figura 26. Escoger el estilo

En la parte superior del cuadro está la opción Nivel de esquema, donde

podemos elegir el nivel que deseemos.

c) La tercera opción para asignar niveles de esquema, es utilizar

los botones de la pestaña Esquema, de los que se habló inicialmente y
detallamos a continuación:

 Los botones modifican el nivel de texto

seleccionado.
 Subir y Bajar, trasladan el titulo seleccionado y todo lo que el
incluye una línea arriba o abajo respectivamente.
 Expandir y Contraer, expande el texto contraido o contrae el
texto expandido mostrando u ocultando el texto de un determinado
nivel.
 . Si tenemos el documento expandido
completamente al pulsar sobre este botón nos mostrara únicamente
la primera línea de los párrafos.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 17

  Se encuentra por defecto activada. Sirve para
ver el texto con el formato que tengamos definido.

 Muestra/oculta una serie de botones relacionados con los

documentos maestros.

8. Desplazar, expandir y contraer texto

Desplazar texto utilizando los botones y .

Una vez tenemos el esquema creado y estando en vista esquema

disponemos de la barra que hemos visto en la página anterior y en esta barra
tenemos estos dos botones (el botón de subir y el botón de bajar )

Figura 27. Desplazar texto

Si tenemos este esquema, vemos claramente que Unidad 3.Edicion Básica (I)
es el primer punto y seguramente sea de nivel 1, en su interior tiene un punto
denominado Desplazarse por un documento que tendrá un nivel inferior al del
título principal y este a su vez tiene tres puntos en su interior.

Si queremos desplazar el subtítulo (Mediante las Barras de desplazamiento) y

todo su contenido un lugar encima, presionaos el botón de la barra
esquema.

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 18

 8.1 Expandir y contraer el texto

Con la ayuda de los botones y podemos ampliar o reducir el

contenido del documento, es decir podemos ir introduciéndonos para ver
el contenido del documento desde el nivel 1 hasta el nivel texto
independiente.

Figura 28. Expandir texto

Word Intermedio: Plantillas, tablas y macros en Word 19