Unidad de Sistemas y Procedimientos

Facultad de Contabilidad y Administración
Licenciado en Administración
Modalidad a Distancia
Materia: Teoría y Diseño Organizacional

Actividad: Unidad de sistemas y procedimientos
Profesor: Ma. Teresa Aguilera Ortega

Alumna: América Yazmin Guadarrama Sánchez
Grupo: D2
No. de Cuenta: 9911648
Toluca, Estado de México a 23 de Septiembre de 2020.

Unidad de sistemas y procedimientos
Los sistemas y procedimientos que se refieren a la actividad general de un organismo social deben estar a
cargo de la direcci6n superior, que es la única que está en condiciones de conocer las necesidades
totales. Como dichos sistemas y procedimientos determinan la forma de trabajar en todo el organismo,
deben ser muy detallados. Y tiene dos sectores.
Los servicios de estudio. Son aquellos que tienen como

Los servicios de producción administrativa. Se refiere a propósito apoyar al organismo con estudios
actividades rutinarias y repetitivas; por ejemplo, especializados, por ejemplo, un servicio de organización,
servicios de ventas, servicios de contabilidad, etc., son sistemas y procedimientos, auditoria administrativa,
servicios cuyas actividades son movilizadas etcétera. Se ha observado en la última década una
progresivamente en el marco de los procedimientos importante proliferación de estos servicios de apoyo en
más o menos complejos. los organismos públicos y privados.
Los fines que perseguirá una unidad de sistemas y procedimientos serán asesorar la dirección superior,
desarrollando los siguientes aspectos:
 Elaboración de programas que marquen directrices para coordinar las actividades a realizar.
 Evaluación de los planes de acción relativos a la ejecución del trabajo para determinar su efectividad.
 Control del flujo de formas, informes, para determinar si son eficientes, oportunos y complejos. Buscar y
establecer en forma constante nuevos métodos de información para apoyar la toma de decisiones.
 Ayudar a obtener métodos eficientes para simplificar y medir el trabajo.
 Activación de estudios especializados, cuando as! 10 requiera el volumen y el complejo de operaciones
para proporcionar soluciones y recomendaciones.
La ubicación de la unidad de sistemas y procedimientos (usp), depende de varios factores, en primer lugar puede
ser que el órgano consultor a quien se confía este estudio sea una unidad integrada a la organización, en cuyo caso
la extensión de su trabajo depended del nivel donde esté ubicado.
1. Una extensión del área financiera puesto que muchos proyectos de la unidad de sistemas y procedimientos se
relacionan con las actividades financieras.
2. Una función independiente del área financiera. En este caso la función de sistemas y procedimientos es, en sí
misma, objeto del grupo operacional.
3. Una forma departamental que enfatiza la unidad y la estrecha relación que hay entre el aspecto financiero y el de
sistemas.
4. Un órgano asesor de la dirección general. Este caso es el que más se recomienda, pues mientras mayor nivel
jerárquico tenga en la empresa, mayor será su campo de acción en ella y además ganara aceptación rápida y
universal.
La importancia de la unidad de sistemas y procedimientos depende de una empresa a otra. Esto es debido a que se
pueden tomar en cuenta diversos factores que determinan la importancia de unidad y son:
a) El campo de acción de la unidad de operación.
b) La profundidad de los estudios que van a practicarse.
c) El volumen y complejidad de las operaciones de la empresa.
d) La centralización o descentralización de las funciones de sistemas y procedimientos. e) Los sistemas de proceso
electrónico de datos, como parte integrante de la unidad de sistemas y procedimientos como entidad por separado
Las funciones de la unidad de sistemas y procedimientos deben estar dentro de la estructura orgánica de una
empresa, en una unidad o departamento que por su situación jerárquica pueda conseguir sus objetivos. EI nivel
donde se sitúe la responsabilidad de la unidad debe tener las siguientes características:
a) Jerarquía suficiente para poder penetrar en cualquier unidad administrativa de la empresa.
b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea todo 10 relacionado con la direcci6n, planeaci6n, sistemas, equipo,
etc., con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa.
c) Que tenga suficiente autoridad sobre las demás unidades administrativas.
Una unidad de sistemas y procedimientos se
estructura de la manera siguiente:
El analista. Es aquel El auxiliar. El encargado El coordinador. Es la La estructura orgánica es

profesional que después de este puesto se persona que tiene la un mecanismo para
de dominar las técnicas responsabiliza de ayudar responsabilidad de una ayudar a lograr las metas
de sistemas y al analista en la parte o todo un plan fijadas. Lo fundamental
procedimientos, se recopilación de general de sistemas y para el diseño de
clasifica y especializa por información. Cuando se procedimientos. Es el estructuras es el
áreas de trabajo (por trata de empresas de encargado de elaborar y conocimiento operativo
ejemplo sistemas Y pequeña magnitud puede aprobar los de la empresa.
procedimientos también coordinar procedimientos a seguir;
administrativos, sistemas actividades de planeación as! como de revisar y
de información, proceso y desarrollo. aprobar el trabajo
electrónico de datos, realizado.).
manualización, etcétera).
El estudio de sistemas y procedimientos en forma externa

El empleo de consultores en la dirección de las empresas se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos
suficientes para sostener un programa interno, o bien cuando se requiere una opinión de carácter independiente. Una
empresa pequeña o mediana con escaso personal de asesoría tal vez encuentre mas económico y efectivo solicitar los
servicios de un consultor en sistemas y procedimientos.
Tipos de estructura para la departamentalización de una unidad de sistemas y procedimientos.

Esta consultoría administrativa debe ser llevada a cabo por el licenciado en administraci6n,
siempre y cuando cuente con la competencia, imparcialidad y pericia técnica para llevarla a cabo.
Aspectos principales en la consultoría administrativa Para realizar la consultoría administrativa hay que tener en
cuenta tres aspectos principales:
a) Un proyecto que incluye el propósito y los recursos humanos, técnico y material.
b) EI tiempo requerido
c) El dinero de que se dispone.

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El analista. Es aquel El auxiliar. El encargado El coordinador. Es la La estructura orgánica es

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