Manual Alfresco

Administración y uso del sistema Alfresco.
Versión 2.0
Fecha actualización: Página 1 de 84 12 de febrero de 2021
Contenido
1. Instalación y configuración. ........................................................................................... 5

1.1 Requerimientos. ........................................................................................................................ 5
1.2.- Descarga. ................................................................................................................................. 7
1.3.- Instalación. .............................................................................................................................. 8
1.4.- Levantar y bajar el sistema. ................................................................................................ 12
1.5.- Tomcat................................................................................................................................... 14
Opciones generales. ...................................................................................................................................14
Configuración SSL. ...................................................................................................................................16
1.6.- Configuración Alfresco. ....................................................................................................... 18

Ubicación del repositorio. ..........................................................................................................................19
Base de datos. ............................................................................................................................................20
Configuración FTP. ...................................................................................................................................20
Configuración de aplicativos externos. ......................................................................................................20
Configuración IMAP. ................................................................................................................................21
Configuración Correo saliente (SMTP). ....................................................................................................21
2.- Medios de acceso.............................................................................................................. 23

2.1.- Vista general. ........................................................................................................................ 23
2.2.- CIFS....................................................................................................................................... 23
2.3.- WebDav. ................................................................................................................................ 26
2.4.- FTP. ....................................................................................................................................... 27
2.5.- IMAP. .................................................................................................................................... 28
3.- Integración LDAP con Active Directory. ........................................................................ 29
3.1.- Visión general. ...................................................................................................................... 29
3.2.- Autentificación LDAP. ......................................................................................................... 29
3.3.- Sincronización LDAP........................................................................................................... 33
4.- Funcionamiento de la seguridad y controles de acceso. ................................................ 35
4.1.- Vista general. ........................................................................................................................ 35
4.2.- Usuarios................................................................................................................................. 35
4.3.- Grupos. .................................................................................................................................. 36
4.4.- Perfiles. .................................................................................................................................. 37
4.5.- Aplicación de permisos a un espacio. ................................................................................. 38
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Fecha actualización: 12 de febrero de 2021 Página 2 de 84
4.6.- Aplicación de permisos a un contenido. ............................................................................. 40
4.7.- Extender los perfiles predefinidos en el sistema. ............................................................... 41
5.- Uso de cliente WEB (Alfresco Explorer). ....................................................................... 43
5.1.- Vista general. ........................................................................................................................ 43
5.2.- Estructura del repositorio. .................................................................................................. 43
5.3.- Interfaz de usuario. Cliente web de Alfresco. .................................................................... 44
Barra de herramientas. ...............................................................................................................................45
Panel lateral. ..............................................................................................................................................46
Área de trabajo...........................................................................................................................................47
5.4.- Trabajando con Alfresco. .................................................................................................... 48

Vista Detalles. ............................................................................................................................................48
Creación y borrado de espacios y contenidos. ...........................................................................................49
Otras acciones sobre espacios y contenidos. ..............................................................................................52
Categorías o etiquetas. ...............................................................................................................................59
Búsquedas. .................................................................................................................................................61
Reglas de contenido y acciones. ................................................................................................................64
Flujos de Trabajo (Workflows). .................................................................................................................68
Mi Alfresco. ...............................................................................................................................................73
6.- Consola de administración. ............................................................................................. 75

6.1.- Vista general. ........................................................................................................................ 75
6.2.- Administración de usuarios y grupos. ................................................................................ 75
6.3.- Gestión de categorías. .......................................................................................................... 75
6.4.- Exportación e importación. ................................................................................................. 77
EXPORTACIÓN. ......................................................................................................................................77
IMPORTACIÓN. ......................................................................................................................................79
6.5.- INFORMACIÓN DEL SISTEMA...................................................................................... 80

NAVEGADOR DE NODOS. ....................................................................................................................82
Versión 2.0
Control de cambios
VERSIÓN FECHA Autor CAMBIOS RESPECTO DE LA VERSIÓN
ANTERIOR
PREPARADO POR REVISADO APROBADO POR FIRMA

POR
Versión 2.0
1. I NSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN .
1.1 R EQUERIMIENTOS .
La plataforma Alfresco puede ser instalada en uno de los siguientes host.
1. Linux/Unix.
2. Microsoft Windows.
3. Mac OSX.
La implementación de Alfresco supondrá la instalación de los siguientes sistemas,

aplicativos y/o librerías.
1. Apache Tomcat o JBoss.

2. Base de datos. MySql o PostGres.
3. JAVA SE Development Kit (JDK 6).
4. OpenOffice.org.
5. ImageMagick.
6. Flash Player.
7. SWF Tools.
Alfresco utilizará para distintos fines los siguientes subsistemas:
1. Servidor CIFS. Utiliza SMB.

2. Servidor WebDav .
3. Servidor IMAP.
4. Servidor FTP.
Finalmente, incorpora las siguientes tecnologías en su código para la visualización,

despliegue y administración de los objetos y contenidos soportados por el sistema.
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1. JBPM.
2. Lucene.
3. Hibernate.
4. Spring Surf.
5. FreeMarket Template Languaje.
6. WSDL API.
7. RESTful API.
8. JavaScript API.
9. API accessible por medio de la Alfresco SDK.
En cualquiera de los tipos de host soportados, Alfresco instalará de manera integrada y

transparente la mayoría de sistemas, subsistemas y librerías requeridas, por lo que la
instalación de la plataforma no debería ser compleja en ninguno de los sistemas donde
tratemos de implementarlo.
Versión 2.0
1.2.- D ESCARGA .
Alfresco en su versión Community se descarga desde la URL http://www.alfresco.org o

directamente en la URL http://wiki.alfresco.com/wiki/Download_Community_Edition. Este
último enlace nos llevará a la última versión estable liberada por el fabricante.
El resultado de la descarga será un archivo binario ejecutable en la plataforma seleccionada
para la implementación.
Antes de descargar una versión de Alfresco, es conveniente descargar y leer las Releases
Notes, evaluando los siguientes puntos antes de elegir la versión a descargar.
1. Corrección de BUGS.
2. Dónde están y cuáles son las mejoras incorporadas.
3. Cual fue la fecha de liberación.
Conociendo los anteriores puntos podremos evaluar la idoneidad de cada versión

analizando:
▪ Impacto. Determinado por la solución de bugs y las mejoras funcionalidades que
son utilizadas por nuestra implementación. Como norma, si una versión no resuelve
Bugs y tiene mejoras que no utilizamos, instalar solo en laboratorio y dejar madurar
en posteriores versiones para su paso a producción.
▪ Oportunidad. Determinada por el impacto positivo que pudieran tener las nuevas
funcionalidades en nuestra organización pese a que no estén siendo utilizadas
actualmente.
▪ Validez de la información sobre la nueva versión. Directamente relacionada con el
tiempo que la nueva versión lleva liberada en su versión estable, entendiendo que
para una versión liberada recientemente todavía no existe un registro completo y
final de incidencias. Por el contrario, una versión liberada hace dos o tres meses, ya
ha tenido un correcto seguimiento de incidencias.
Versión 2.0
1.3.- I NSTALACIÓN .
Una vez descargada la versión, podremos proceder a su instalación. Para ello tenemos dos
modos:
1. Texto.
2. Gráfico.
Ambos procedimientos son prácticamente iguales y su utilización dependerá de las

preferencias del usuario que realiza la implementación. Las instalaciones en modo texto
restan incertidumbre en cuanto que los problemas que pudiera aportar el modo gráfico
son eliminados, es por ello que muchos profesionales la prefieren.
Para comenzar la instalación, una vez descargado el paquete binario tal como se describe
en el capitulo anterior y haber dado permisos de ejecución al archivo, ejecutaremos el
archivo:
Seleccionamos el idioma en el que queremos instalar.
Nos solicitará confirmación de todos los módulos que queremos instalar, algunos de ellos
no son opcionales y el instalador los marca por defecto.
Versión 2.0
Es importante seleccionar al menos OpenOffice ya que será utilizado para la exploración del
contenido de documentos, presentaciones y hojas de cálculo. En caso de no seleccionarlo,
deberemos asegurarnos que el host ya contiene una instalación de este paquete ofimático.
Tras confirmar que la selección de los módulos es correcta, el instalador nos dará la opción
de una instalación típica o personalizada. En esta última podremos decidir la carpeta donde
se instalará Alfresco, si utilizaremos la base de datos MySql u otra ya existente y los puertos
donde escucharán los diferentes servicios que el sistema implementa. Un puerto
importante es el puerto Tomcat, por defecto el 8080, que nos puede dar problemas con
algunos Firewalls que impiden la salida hacia él. Podemos cambiarlo por el puerto 80, pero
para ello debemos asegurarnos que nuestro host no está recibiendo peticiones http por
este puerto a través de otro servicio, lo que impediría que Tomcat levantara
correctamente.
Es conveniente utilizar la instalación personalizada, puesto que aunque se utilicen todos los
puertos por defecto, nos permitirá conocer los puertos utilizados y establecer las reglas de
seguridad en nuestra infraestructura de red.
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El instalador irá requiriendo confirmación para cada una de las opciones del modo
avanzado.
Otra opción importante será la posibilidad de instalar Alfresco como un servicio, lo que
permitirá levantar alfresco automáticamente cada vez que se reinicie el host. De lo
contrario el sistema deberá ser levantado tal como se describe en el siguiente capítulo, lo
que otorga un mayor control en el proceso pero puede resultar más incómodo para el
administrador del sistema.
Finalmente, el instalador nos pedirá confirmación y en caso de ser positiva comenzará el

proceso de copiado de archivos a nuestro host y configuración del sistema.
Versión 2.0
El modo gráfico seguirá el mismo camino en un entorno de ventanas.
Una vez instalado el sistema podremos acceder a los diferentes clientes y servicios
ofrecidos por el sistema, como son entre otros:
▪ http://localhost:8080/alfresco Explorador alfresco.

▪ http://localhost:8080/share Sitios colaborativos.
▪ http://localhost:8080/alfresco/webdav Vista del repositorio por WebDav.
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1.4.- L EVANTAR Y BAJAR EL SISTEMA .
La forma en que el sistema se levanta y se baja ha ido cambiando a lo largo de las

diferentes versiones del sistema. A partir de la 3.3 existe un único script que levanta y baja
el sistema por medio de las tres opciones típicas {start|stop|restart}.
Dependiendo de si la base de datos instalada es la que viene por defecto integrada en el

paquete de instalación, este script realizará las siguientes tareas.
1. Levantar la base de datos MySql integrada, en caso de instalaciones
diferentes de base de datos, comprueba que esté levantada la base de datos
y no hace nada en caso contrario.
2. Levantar el servidor Tomcat y todos los aplicativos contenidos en él.
Para bajar el sistema, se utilizará el comando:
Comando que realizará las siguientes tareas.

1. Bajar Tomcat y sus aplicativos contenidos.
2. Bajar la base de datos.
Por último existe un comando restart que nos va a permitir reiniciar el sistema, que es la
ejecución en secuencia de los comandos stop y start.
También es posible subir y bajar Tomcat sin necesidad de subir y bajar la base de datos, lo
que ahorra tiempo en el proceso y evita que en el caso de que la base de datos integrada
en la plataforma esté compartida con otros aplicativos, estos queden fuera de servicio.
Esto último, refiriéndonos a utilizar la base de datos integrada para otros servicios y/o
aplicativos, es una mala práctica que debemos evitar, externalizando la implementación de
la base de datos si esta va a ser destinada a otros usos además de Alfresco. Para subir el
sistema sin subir la base de datos se utiliza el script:
Versión 2.0
En caso de no estar levantada la base de datos recibiremos un error de estatus HTTP de
Apache, ya que el comando igualmente levantará Tomcat.
Para bajar el sistema sin bajar la base de datos, podremos utilizar el siguiente comando:
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1.5.- T OMCAT .
O P CI O N E S G EN E R A L E S .
Tomcat es el servidor, que nos va a permitir desplegar nuestros aplicativos por medio de
enlaces http y https.
La estructura básica de Tomcat de carpetas de Tomcat es la siguiente:
• tomcat/
• bin/ //Contiene los ejecutables binarios del sistema.
• conf/ //Contiene los archivos de configuración del sistema.

• logs/ //Contiene los archivos de texto donde se vuelcan los log.
• scripts/ //Contiene los script para levantar y administra el servicio.
• shared/ //Contiene archivos de configuración conpartidos por los aplicativos.
• temp/ //Contiene los archivos temporales del sistema.

• webapps/ //Contiene los diferentes aplicativos que ejecuta Tomcat.
• work/ //Contiene los archivos temporales de las sesiones activas actualmente.
Dentro de la carpeta webapps se encuentran los aplicativos que el servidor Tomcat podrá
desplegar entre los que se encuentra Alfresco y Share, los cuales contarán con una carpeta
para cada uno.
Otra carpeta muy importante en la implementación de Alfresco es la carpeta shared, ya

que contiene la configuración general y por tanto común para Alfresco, Share y Mobile,
que son las aplicaciones desplegadas inicialmente por la plataforma Alfresco.
Los valores y parametros que Tomcat recibe para levantar el servicio, le son pasados
dentro del script ctl.sh, ya mencionado anteriormente en el capitulo anterior. Abriendo
este script podremos realizar cambios que afectarán básicamente a como Tomcat se
relaciona con el entorno y que recursos toma para su ejecución.
En la primera parte del script, se declaran e inician las variables de entorno:
Versión 2.0
Estas variables van a marcar donde reside el JRE (JRE_HOME) sin el que no es posible
ejecutar Tomcat, ya que este último está completamente desarrollado en Java. Después se
indica donde se encuentran los binarios ejecutables del sistema, y donde se va a guardar el
archivo catalina.pid que el sistema utilizará para conocer si existe una instancia del sistema
en ejecución.
El archivo catalina.pid es muy importante, ya que en caso de una bajada incorrecta del
sistema, persistirá en la ubicación definida por la variable CATALINA_PID, impidiendo la
ejecución de Tomcat. Esto podrá ser resuelto con borrando el archivo con el comando:
La otra parte importante del script es la que se utiliza para indicar las valores de la variable
inicialización de la maquina virtual de Java (JAVA_OPTS).
La variable JAVA_OPTS tiene varios valores pasados en forma de parámetros, interesantes

para el rendimiento de nuestro aplicativo:
▪ -Xms: Nos permitirá definir la memoria en megas que la máquina virtual utilizará inicialmente, lo
que coloquialmente equivale al mínimo. Su sintasis es -Xms[Tamaño memoria]m.
Versión 2.0
▪ -Xmx: Nos permite definir el máximo de memoria en megas que la máquina virtual podrá
disponer del total aportado por el pool de recursos donde se está ejecutando. Su sintasis es -
Xmx[Tamaño memoria]m. Es aconsejable manejar valores por encima de 512m.
▪ -XX:MaxPermSize: Definirá cual es el tamaño dentro del límite máximo e inicial, el sistema
reservará de forma permanente. La diferencia entre este valor y el máximo indicado, Tomcat lo
solicitará al host en caso de necesitarlo, el que podrá o no adjudicarselo dependiendo de la carga
de los recursos.
▪ -server -d64: Permite cambiar a modo 64bits.
Existen más valores a los relacionados en el parrafo anterior, pero los que inicialmente nos
servirán para el 99% de los casos están detallados en los puntos indicados.
C O N FI G U R A CI Ó N SSL.
Para habilitar conexiones seguras por medio del protocolo https, será necesario configurar
Tomcat para permitir recibir este tipo de conexión.
Antes de configurar tomcat, necesitamos configurar el almacén de claves donde almacenar

los certificados que validarán las conexiones SSL.
En caso de tener certificados previamente creados u obtenidos de una entidad

certificadora deberemos importarlos a nuestro almacén de claves (keystore). Para ello
previamente creamos el keystore si no tenemos ya uno:
y posteriormente realizamos la importación del certificado.
En caso de no tener certificados, podremos crear uno con el siguiente comando,

sustituyendo la variable $JAVA_HOME con la ruta al subsistema Java instalado en el host.
Versión 2.0
Una vez creado/importado el certificado, deberemos preparar tomcat para recibir
conexiones https. Editando el archivo &TOMCAT_HOME/conf/server.xml, deberán
establecerse los valores de conexión segura.
La clave keystorePass deberá ser la indicada durante la creación del certificado o la clave
correspondiente al certificado importado.
Reiniciando el sistema, podremos acceder por medio del protocolo https.
Versión 2.0
1.6.- C ONFIGURACIÓN A LFRESCO .
Independientemente de la configuración de Tomcat, Alfresco mantiene una serie de

archivos que nos van a permitir configurar y parametrizar la ejecución de sus aplicativos.
El archivo principal, por ser el que más valores permite parametrizar es alfresco-
global.properties, que generalmente reside en la carpeta [$ALF_HOME]/shared/classes/.
El contenido inicial de este archivo será parecido al siguiente.
###############################
## Common Alfresco Properties #
###############################
dir.root=/home/opt/alfresco/alf_data
web.application.context.url=http://127.0.0.1:8080/alfresco
### database connection properties ###

db.driver=org.gjt.mm.mysql.Driver
db.username=alfresco
db.password=alfresco
db.name=alfresco
db.url=jdbc:mysql://localhost:3306/${db.name}?useUnicode=yes&characterEncoding=UTF-
8
### FTP Server Configuration ###

ftp.enabled=true
ftp.port=21
ftp.ipv6.enabled=false
### RMI service ports ###
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alfresco.rmi.services.port=50500
avm.rmi.service.port=0
avmsync.rmi.service.port=0
attribute.rmi.service.port=0
authentication.rmi.service.port=0
repo.rmi.service.port=0
action.rmi.service.port=0
deployment.rmi.service.port=0
### External executable locations ###

ooo.exe=/home/opt/alfresco/openoffice/program/soffice.bin
ooo.enabled=false
img.root=/home/opt/alfresco/common
img.dyn=${img.root}/lib
img.exe=${img.root}/bin/convert
swf.exe=/home/opt/alfresco/common/bin/pdf2swf
jodconverter.enabled=true
jodconverter.officeHome=/home/opt/alfresco/openoffice
jodconverter.portNumbers=8101
### Initial admin password ###

alfresco_user_store.adminpassword=73e14592dad8728f8ad391eff9e137ff
Veamos paso por paso las diferentes configuraciones.
U BI CA CI Ó N D E L R EP O SI T O R I O .
Se configura por medio de la variable dir.root e indica donde físicamente se guardarán los
archivos que corresponden al contenido del repositorio documental y los índices para la
búsqueda del motor Lucene.
Versión 2.0
BASE D E D AT O S .
Se realiza por medio de las siguientes variables, las que para un esquema común en MySql
tendrían los siguientes valores:
db.driver=org.gjt.mm.mysql.Driver
db.name=alfresco
db.url=jdbc:mysql://localhost:3306/${db.name}?useUnicode=yes&characterEncoding=UTF-
8
Para un esquema en PostGres, los valores serían los siguientes.
db.driver=org.postgresql.Driver
db.name=alfresco
db.host=localhost
db.port=5432
db.url=jdbc:postgresql://${db.host}:${db.port}/${db.name}
C O N FI G U R A CI Ó N FTP.
Para la configuración del acceso al repositorio por medio del protocolo FTP, deberán
mantenerse los siguientes valores con la información adecuada a nuestra instalación.
ftp.enabled=true
ftp.port=21
C O N FI G U R A CI Ó N D E AP LI CA T I V O S E XT ERN O S .
Versión 2.0
Los más importantes son ooo.exe y ooo.enabled que definirán donde y si se utilizará
OpenOffice para el acceso y manipulación de los contenidos.
img.exe que definirá donde se encuentra el transformador utilizado para las imágenes.
swf.exe que definirá donde se encuentra el aplicativo que permitirá la previsualización de

los contenidos.
C O N FI G U R A CI Ó N IMAP.
Los valores que nos permitirán configurar el subsistema IMAP son:
imap.server.enabled=true
imap.server.port=143
imap.server.host=localhost
C O N FI G U R A CI Ó N C O R R EO S A LI EN T E (SMTP).
Los valores que nos permitirán configurar el envío de correos desde el sistema Alfresco
hacia afuera son:
mail.from.default=alfresco@alfresco.org
mail.host=
mail.port=25
mail.protocol=smtp
mail.username
mail.password
mail.encoding=UTF-8
mail.header=
mail.smtp.auth=false
mail.smtp.timeout=30000
Versión 2.0
mail.smtps.starttls.enable
mail.smtps.auth=false
Dependiendo de las características del relay utilizado, esta configuración puede ser
compleja. En caso de relays abiertos y con autentificación plana, la configuración es tan
sencilla como esta líneas.
mail.from.default=admin@myorg.com
mail.host=smtp.myorg.com
mail.port=25
Para la configuración de otros servicios existen otros archivos que generalmente se ubican
en la carpeta $ALF_HOME]/shared/classes/extension y que van a permitir configuraciones
más complejas y específicas, como puede ser la autentificación contra un servidor que
soporte LDAP, y que se salen del propósito de este capitulo.
Versión 2.0
2.- M EDIOS DE ACCESO .
2.1.- V ISTA GENERAL .
Los medios de acceso general soportados por Alfresco, y que serán tratados en el presente
documento son:
4. CIFS.
5. WebDav.
6. FTP.
7. IMAP.
Adicionalmente a estos medios, existen otros medios de acceso que no serán tratados en
este documento y que son:
1. WSDL contra WebServices puestos a disposición por la plataforma.

2. RESTful API que permite por medio de WebScripts aceder y manipular el contenido del
repositorio.
3. SDK API.
En cuanto a los primeros, Alfresco pone a disposición por medio de una configuración muy
sencilla estos servicios que son de gran utilidad para la carga y recuperación de
documentos en el repositorio.
En el caso de CIFS y WebDav se levantan por defecto junto con el resto de aplicativos
Tomcat y funcionan de manera correcta en instalaciones con configuraciones standard.
El en caso de FTP e IMAP, se configuran como queda explicado en el capítulo anterior.
Es importante reseñar, que Alfresco contiene su propio servicio SMB y WEBDAV por lo que
si existiera previamente un servicio en el host donde se hospeda, sería necesaria una
redirección de puertos, que en el caso de CIFS lo deja prácticamente inoperativo.
2.2.- CIFS.
Versión 2.0
Para acceder al respositorio de Alfresco por el protocolo CIFS, solamente es necesario
introducir en un navegador de archivos o sistema con capacidad para la implementación de
este protocolo, la cadena de conexión, cuya sintaxis en Windows sería la siguiente:
\\[nombre_del_host]A\alfresco //utiliza el nombre del host al que añade una “A” para evitar chocar con
el servicio smbd del propio servidor.
También es posible realizar un mapping de este servicio a una unidad de red.
En caso de necesitar configuraciones avanzadas para este servicio, se puede crear el

archivo [$ALF_HOME]/shared/classes/extension/file-servers-custom.xml, cuyo contenido
perimitirá realizar algunas pequeñas personalizaciones.
<alfresco-config area="file-servers">



<config evaluator="string-compare" condition="Filesystems" replace="true">

<filesystems>


<filesystem name="${filesystem.name}">
<store>workspace://SpacesStore</store>
<rootPath>/app:company_home</rootPath>

<urlFile>
<filename>__Alfresco.url</filename>
<webpath>http://${localname}:8080/alfresco/</webpath>
</urlFile>


<offlineFiles/>
Versión 2.0









<desktopActions>
<global>
<path>alfresco/desktop/Alfresco.exe</path>
<webpath>http://${localname}:8080/alfresco/</webpath>
</global>
<action>
<class>org.alfresco.filesys.repo.desk.CheckInOutDesktopAction</class>
<name>CheckInOut</name>
<filename>__CheckInOut.exe</filename>
</action>
<action>
<class>org.alfresco.filesys.repo.desk.JavaScriptDesktopAction</class>
<name>JavaScriptURL</name>
<filename>__ShowDetails.exe</filename>
<script>alfresco/desktop/showDetails.js</script>
<attributes>anyFiles</attributes>
<preprocess>copyToTarget</preprocess>
</action>
<action>
<class>org.alfresco.filesys.repo.desk.EchoDesktopAction</class>
<name>Echo</name>
<filename>__AlfrescoEcho.exe</filename>
</action>
<action>
<class>org.alfresco.filesys.repo.desk.URLDesktopAction</class>
<name>URL</name>
<filename>__AlfrescoURL.exe</filename>
</action>
<action>
<class>org.alfresco.filesys.repo.desk.CmdLineDesktopAction</class>
<name>CmdLine</name>
<filename>__AlfrescoCmd.exe</filename>
</action>
Versión 2.0
<action>
<class>org.alfresco.filesys.repo.desk.JavaScriptDesktopAction</class>
<name>JavaScript</name>
<filename>__AlfrescoScript.exe</filename>
<script>alfresco/desktop/dumpRequest.js</script>
<attributes>anyFiles, multiplePaths , allowNoParams</attributes>
<preprocess>confirm, copyToTarget</preprocess>
</action>
</desktopActions>




</filesystem>



<avmfilesystem name="AVM">
<virtualView stores="site,staging,author"/>
</avmfilesystem>
</filesystems>
</config>
</alfresco-config>
2.3.- W EB D AV .
Para acceder al respositorio de Alfresco por medio del protocolo WebDav, deberá ser
introducida la cadena de conexión.
http://[url_o_ip]:[puerto]/alfresco
En el caso de visualizar desde un browser de Internet, el resultado será un WebScrip que

nos permitirá navegar por el árbol del repositorio.
Versión 2.0
En el caso de visualizar desde un explorador de archivos, le resultado será muy parecido a
navegar por el árbol local o repositorio compartido de red, incluso se puede mapear de
manera similar a una unidad de red.
Al igual que para CIFS, en caso de necesitar configuraciones avanzadas para este servicio,
se puede crear el archivo [$ALF_HOME]/shared/classes/extension/file-servers-custom.xml,
cuyo contenido permitirá realizar algunas pequeñas personalizaciones.
2.4.- FTP.
El acceso al repositorio de Alfresco por FTP, se puede realizar con cualquier cliente FTP
incluidos la mayoría de exploradores de archivos utilizados comúnmente.
Versión 2.0
Para habilitar este servicio, deben de crearse las siguiente entradas en el archivo alfresco-
global.properties, que generalmente reside en la carpeta [$ALF_HOME]/shared/classes/.
### FTP Server Configuration ###

ftp.enabled=true
ftp.port=21
2.5.- IMAP.
Para acceder al repositorio por medio de IMAP, se deben de crear las siguiente entradas en
el archivo alfresco-global.properties, que generalmente reside en la carpeta
[$ALF_HOME]/shared/classes/.
### IMAP Server Configuration ###

imap.server.enabled=true
imap.server.host=localhost
Una vez configurado IMAP en Alfresco, podemos crear en nuestro cliente de correo
favorito una conexión IMAP que nos generará una carpeta IMAP direccionada al repositorio
de Alfresco. Los documentos serán tratados como mensajes. Asimismo, podremos arrastrar
nuestros mensajes a la carpeta IMAP quedando así guardados en el repositorio de Alfresco.
Versión 2.0
3.- I NTEGRACIÓN LDAP CON A CTIVE
D IRECTORY .
3.1.- V ISIÓN GENERAL .
La plataforma Alfresco contiene un sistema propio de autentificación de accesos que puede

ser utilizado por defecto y que permite controlar el acceso autorizado de los usuarios de
manera fiable y segura.
Como complemento a lo anterior, Alfresco permite la integración con servidores de

seguridad basados o que implementen el protocolo LDAP, NTLM o Kerberos. Incluso es
posible implementar varios de ellos por medio de chaining, validando la autenticación si
alguno de los protocolos lo hace.
Las ventajas que aporta esta integración es la posibilidad de trabajar con aquellos
protocolos de seguridad que estén contemplados en las políticas de seguridad de nuestra
organización y no duplicar servicios cuyo uso es el mismo, es decir, si nuestra organización
posee Active Directory, para que necesitamos crear un nuevo sistema de seguridad, y por
último evitar duplicidad en las entradas de registros de usuarios y grupos que entre otros
inconvenientes pueden provocar falta de sincronización e incoherencias en nuestra
definición de seguridad.
Dentro del proceso de integración con LDAP existen dos etapas, autenticación y
sincronzación, que se aconseja abordar de manera secuencial, es decir, una vez superada la
etapa de autenticación y conocemos los protocolos utilizados por nuestro servidor, la
estructura de grupos y demás parámetros necesarios para la conexión, podemos abordar la
segunda etapa que nos va a permitir extraer de nuestro servidor LDAP copias de los
registros de usuarios y grupos y sincronizarlos con los registros de Alfresco.
3.2.- A UTENTIFICACIÓN LDAP.
La autentificación con un servidor LDAP Active Directory, se configura manipulando dos

archivos. El primero de ellos es alfresco-global.properties que reside en
Versión 2.0
$ALF_HOME/tomcat/shared/classes/extension. En este archivo deberemos agregar LDAP
como protocolo para el subsistema de autentificación.
## Authentication config
authentication.chain=alfrescoNtlm1:alfrescoNtlm,ldap1:ldap
Aunque solo vayamos a utilizar LDAP, es necesario especificar NTLM ya que algunos
subssitemas como WCM lo utilizan.
El otro archivo que va a ser necesario manipular y que contiene todo los parámetros de
afinamiento de la negociación contra el servidor LDAP, es el archivo ldap-
authentication.properties que reside en $ALF_HOME/tomcat/webapps/alfresco/WEB-
INF/classes/alfresco/subsystems/Authentication/ldap/.
ldap.authentication.active=true
ldap.authentication.userNameFormat=%s
ldap.authentication.java.naming.factory.initial=com.sun.jndi.ldap.LdapCtxFactory
ldap.authentication.java.naming.provider.url=ldap://192.168.1.64:389
ldap.authentication.java.naming.security.authentication=simple
ldap.authentication.escapeCommasInBind=false
ldap.authentication.escapeCommasInUid=false
Versión 2.0
ldap.authentication.defaultAdministratorUserNames=
ldap.synchronization.active=false
ldap.synchronization.queryBatchSize=0
ldap.synchronization.attributeBatchSize=0
ldap.synchronization.groupQuery=(objectclass\=dominoGroup)
ldap.synchronization.personQuery=(objectclass\=dominoPerson)
ldap.synchronization.groupSearchBase=O\=i2k
ldap.synchronization.userSearchBase=O\=i2k
ldap.synchronization.modifyTimestampAttributeName=modifyTimestamp
ldap.synchronization.timestampFormat=yyyyMMddHHmmss'Z'
ldap.synchronization.userIdAttributeName=cn
ldap.synchronization.userFirstNameAttributeName=givenName
ldap.synchronization.userLastNameAttributeName=sn
ldap.synchronization.userEmailAttributeName=mail
ldap.synchronization.userOrganizationalIdAttributeName=o
ldap.synchronization.defaultHomeFolderProvider=userHomesHomeFolderProvider
Versión 2.0
ldap.synchronization.groupIdAttributeName=cn
ldap.synchronization.groupDisplayNameAttributeName=description
ldap.synchronization.groupMemberAttributeName=member
ldap.synchronization.enableProgressEstimation=true
Entre los valores importantes que comtiene el archivo, se cuentan:
2. ldap.authentication.active → Habilita la autentificación LDAP.

3. ldap.authentication.userNameFormat → Especifica el formato de nombres a pasar
al servidor utilizado.
4. ldap.authentication.java.naming.provider.url → Host y puerto donde se están
escuchando las peticiones LDAP. Los puertos por defecto son 389 para conexión
plana y 636 para conexión SSL.
5. ldap.authentication.java.naming.security.authentication → Indica el tipo de
mecanismo de autentificación utilizado. Puede ser simple o DIGEST-MD5. Active
Directory no soporta el metodo DIGEST-MD5 por lo que se aconseja utilizar SSL para
envíar el usuario y contraseña o la encapsulación de los paquetes en un VPN u otro
sistema de encapsulado.
6. ldap.synchronization.groupQuery → Donde indicaremos el objeto sobre el que se
consultarán los grupos.
7. ldap.synchronization.personQuery → Donde indicaremos el objeto sobre el que se
consultarán los usuarios.
La configuración cambiará dependiendo del entorno, y en la mayoría de los casos supone

un proceso de afinamiento que se podrá facilitar recopilando y clarificando previamente los
siguientes puntos:
▪ Que pretendemos conseguir con la autentificación LDAP (ventajas y desventajas).

▪ Que requerimientos de seguridad pretendemos mantener durante la
autentificación.
▪ Que nodos intervienen en el proceso y que tecnologías implementan.
▪ Como está configurado exactamente nuestro servidor LDAP. Si no conocemos esta
configuración, el proceso será frustrante, y los resultados sujetos a la suerte.
▪ Que claves de administración van a ser necesarias para el ajuste y visualización de
Versión 2.0
logs en nuestro servidor LDAP, o en su defecto, que disponibilidad tiene el
administrador del sistema.
3.3.- S INCRONIZACIÓN LDAP.
Una vez nos conectamos al sistema Alfresco autentificando con LDAP, podremos abordar la
siguiente etapa consistente en sincronizar los registros. Esto no se hace necesario si
nuestro objetivo es solo la conexión segura, pero puede ser muy interesante si lo que
desamos es administrar la seguridad en Alfresco desde nuestro gestor LDAP.
El archivo que contiene todo los parámetros de afinamiento de la sincronización contra el

servidor LDAP, es el archivo ldap-synchronisation.properties que reside en
$ALF_HOME/tomcat/webapps/alfresco/WEB-
INF/classes/alfresco/subsystems/Authentication/ldap/.
# Sincronization parameters.
ldap.synchronization.active=true
ldap.synchronization.java.naming.security.principal=myuser
ldap.synchronization.java.naming.security.credentials=pypassword
ldap.synchronization.queryBatchSize=1000
ldap.synchronization.modifyTimestampAttributeName=modifyTimestamp
ldap.synchronization.timestampFormat=yyyyMMddHHmmss’.0Z’
ldap.synchronization.personQuery=(objectclass\=dominoPerson)
ldap.synchronisation.personSearchBase=O=i2k
ldap.synchronisation.userIdAttributeName=cn
ldap.synchronisation.userFirstNameAttributeName==givenName
ldap.synchronisation.userLastNameAttributeName=sn
ldap.synchronisation.userEmailAttributeName=mail
ldap.synchronisation.userOrganizationalIdAttributeName=o
ldap.synchronisation.defaultHomeFolderProvider=userHomesHomeFolderProvider
ldap.synchronisation.groupQuery=(objectclass\=dominoGroup)
ldap.synchronisation.groupSearchBase=O\=i2k
ldap.synchronisation.groupIdAttributeName=cn
Versión 2.0
ldap.synchronisation.groupType=groupOfNames
ldap.synchronisation.personType=user
ldap.synchronisation.groupMemberAttributeName=member
synchronization.synchronizeChangesOnly=true
Para configurar la sincronización es necesario conocer perfectamente la estructura de

nuestro dominio.
Versión 2.0
4.- F UNCIONAMIENTO DE LA SEGURIDAD Y
CONTROLES DE ACCESO .
Alfresco implementa un sistema de seguridad basado en usuarios/grupos/perfiles,

independientemente de si el sistema de autentificación es LDAP, NTLM, Kerberos o el
propio de Alfresco.
La estrutura de grupos esta jerarquizada en un árbol, que nos permitirá crear grupos que
pertenecen a otros grupos y estos a otros grupos. Cada grupo podrá contener usuarios y
grupos indistintamente.
En cuanto a los perfiles, Alfresco implementa una serie de perfiles por defecto que podrán
ser extendidos según las necesidades de la organización.
4.2.- U SUARIOS .
Los usuarios en Alfresco pueden ser creados de manera autómatica si el subsistema de

autentificación comtempla sincronización o manualmente a través de la consola de
administración.
Versión 2.0
La función Administrar usuarios del sistema permitirá la búsqueda consulta y creación de
usuarios.
Para crear un usuario, seleccionaremos la opción de Crear usuario, lo que nos llevará a un
asistente que nos guiará en el proceso.
Entre los datos que nos solicitarán, la mayoría de ellos comunes a la definición de usuarios
de cualquier otro sistema, podremos encontrar la cuota de uso de espacio dentro del
sistema, que puede ser de mucha utilidad para evitar crecimientos incontrolados del
repositorio. También es importante la definición de la carpeta del usuario que definirá
donde se ubica el espacio personal del usuario, el cual debe ser un espacio único para cada
usuario.
4.3.- G RUPOS .
Los grupos podrán ser definidos en la misma consola de administración. La manera de

operación es muy intuitiva y fácil de utilizar, puesto que está basada en la navegación por
el árbol de grupos en el que podremos ir viendo sus componentes (grupos y usuarios) e ir
incorporando aquellos que sean necesarios.
Versión 2.0
Un breadcrumb (migas de pan) en la parte superior del dialogo, permitirá conocer la
ubicación actual dentro del árbol.
4.4.- P ERFILES .
Alfresco maneja una serie de perfiles predefinidos que deberían ser suficiente para la
mayoría de la implementaciones. Estos perfiles pueden ser acumulados en un mismo grupo
o usuario, dando lugar a una mayor extensión en las posibilidades de definición de un
perfil.
Los perfiles predefinidos son:
• Coordinador.
• Colaborador.
• Contribuidor.
• Editor.
• Consumidor.
A continuación se muestra el esquema de perfiles y permisos:
Versión 2.0
Permisos Consumidor Contribuidor Editor Colaborador Coordinador
Leer contenido dentro del espacio X X X X X
Leer propiedades de un espacio X X X X X
Leer sub-espacios X X X X X
Leer forums, topics y post X X X X X
Copiar X X X X X
Previsualizar plantillas X X X X X
Crear contenido dentro del espacio X X X
Crear sub-espacios X X X
Crear forums, topics y posts X X X
Reponder posts X X X
Comenzar discusiones X X X
Editar las propiedades de un espacio X X X
Añadir/Editar usuarios del espacio X X X
Eliminar usuarios del espacio X
Añadir/Editar reglas del espacio X X X
Eliminar reglas del espacio X
Cortar contenido /sub-espacios X
Eliminar contenido / sub-espacios X
Bloquear contenido para edición X X X
Actualizar contenido X X X
Tomar posesión X
Leer contenido X X X X X
Leer propiedades de un contenido X X X X X
Copiar un contenido X X X X X
Previsualizar plantillas en contenidos X X X X X
Comenzar discusiones en contenido X X X
Editar contenido X X X
Editar propiedades de un contenido X X X
Aplicar control de versiones X X X
Aplicar categorización X X X
4.5.- A PLICACIÓN DE PERMISOS A UN ES PACIO .
Para aplicar los permisos a un espacio, solo deberemos ingresar en él y seleccionar la

opción Más acciones → Administrar usuarios del espacio. Dentro de este dialogo, la opción
Invitar nos desplegará una ventana donde podremos seleccionar el/los usuarios/grupos a
los que queremos dar permisos y asociar cada usuario/grupo con el perfil deseado.
Versión 2.0
Una vez aceptados los cambios, los permisos serán ejecutados sobre el espacio.
Los permisos por defecto se heredan de espacio padre a espacio hijo. No obstante, esto
puede ser controlado por los usuarios con permisos suficientes para establecer las reglas
de difusión de los permisos en el espacio. Para modificar la manera en la que se aplican los
permisos a los subespacios, en la ventana Administrar usuarios de espacios se podrá
Versión 2.0
seleccionar la opción Local/Heredado, lo que nos mostrará los permisos para el ámbito
seleccionado. Eliminando o modificando estos permisos y marcando/desmarcando Heredar
permisos del espacio padre, podremos controlar como se difunden entre espacios hijos.
4.6.- A PLICACIÓN DE PERMISOS A UN CONTENIDO .
La aplicación de permisos a un contenido sigue reglas parecidas a la aplicación en espacios.

Seleccionando la opción Ver los detalles del contenido cuyos permisos queramos cambiar y
seleecionando Administrar usuarios de contenidos, entraremos en un vantana como la ya
explicada en el punto anterior, donde prodremos realizar exactamente las mismas
acciones.
Versión 2.0
4.7.- E XTENDER LOS PERFILES PREDEFIN IDOS EN EL SISTEMA .
Como ya se comento al inicio de este capítulo, los perfiles predefinidos por Alfresco
pueden extenderse creando perfiles propios. Para definir un nuevo perfil, deberemos
considerar que ventajas aporta al sistema de perfiles ya establecido, cual será su uso y a
que tipo de usuarios/grupos será asignado, ya que la creación de perfiles no estandarizados
puede ocasionar infracciones futuras en la seguridad de los archivos.
Para crear el nuevo perfil deberemos modificar el archivo

[$TOMCAT_HOME]\webapps\alfresco\WEB-
INF\classes\alfresco\model\permissionDefinitions.xml. Dentro de este archivo
entregaremos los valores del nuevo perfil en un formato como sigue:
<permissionGroup name="Prueba" allowFullControl="false" expose="true" >

<includePermissionGroup permissionGroup="Read" type="sys:base" />
<includePermissionGroup permissionGroup="AddChildren" type="sys:base"/>
<includePermissionGroup type="cm:lockable" permissionGroup="CheckOut"/>
<includePermissionGroup type="sys:base" permissionGroup="ReadProperties" />
</permissionGroup>
Este mismo archivo contiene las definiciones de perfiles que por defecto incluye Alfresco,
las cuales se pueden estudiar y copiar con el objeto de crear un perfil de manera correcta.
Versión 2.0
Versión 2.0
5.- U SO DE CLIENTE WEB (A LFRESCO
E XPLORER ).
Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestión

de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos.
La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una

base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos, a la información
contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que,
además de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia
(imágenes, vídeos...).
Un gestor documental permite compartir la información contenida en los documentos que

son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer de mecanismos
que posibiliten esta colaboración y todo lo que ello conlleva: organización del repositorio
de documentos, gestión de los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y
para la modificación de estos, control de versiones de documentos, búsquedas sobre los
documentos, etc.
Además de estas características básicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los
usuarios, reglas de publicación de documentos, mecanismos avanzados de creación de
documentos a partir de plantillas, etc.
Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el área de la

gestión documental y que presenta todas las características citadas. En este documento se
presenta el modo de funcionamiento de Alfresco para usuarios finales.
5.2.- E STRUCTURA DEL REPOSITORIO .
Versión 2.0
El repositorio (almacén de documentos y archivos) se construye a partir de los conceptos
básicos de contenido y espacio, que se repiten a lo largo de este documento.
• Contenido: es cualquier archivo almacenado en Alfresco. Puede ser un documento o un archivo

de cualquier extensión, como por ejemplo PDF, HTML, jpg, zip, doc, etc. Los contenidos están
formados por dos elementos principales: el archivo en sí mismo y sus propiedades (información
acerca del contenido). Por defecto, los contenidos tienen las propiedades de título, descripción y
autor, junto con información para auditoría como quién lo creó y cuando fue creado.
• Espacio: es equivalente al concepto de directorio o carpeta, pero con propiedades adicionales
como reglas de contenido y de seguridad. Puede contener otros espacios y contenidos.
El repositorio se estructura en forma de árbol a partir del Espacio Raíz, del que cuelgan
todos los espacios y contenidos que se crean:
5.3.- I NTERFAZ DE USUARIO . C LIENTE WEB DE A LFRESCO .
Inicialmente al cargar la página de Alfresco, se accede a la página para usuarios invitados,

es decir, los usuarios que no se han identificado en el sistema y que por tanto no pueden
realizar ninguna acción, excepto consultar los documentos públicos entrando en Espacio
Personal:
Versión 2.0
Para conectar como usuario registrado, hay que seleccionar en Entrar para acceder a la
página de conexión que muestra el siguiente formulario para introducir el nombre de
usuario y la contraseña:
La interfaz de usuario se divide en tres zonas que se detallan a continuación.
B A RR A D E H ER R A MI EN T A S .
Se encuentra en la parte superior de la página, y presenta los elementos que se describen a

continuación:
Acceso a una página de información sobre Alfresco, las tecnologías que emplea y
sus autores. Entrega el número de versión de Alfresco que está siendo utilizado.
Versión 2.0
Acceso a las opciones de usuario: cambio de los datos personales, la contraseña
y el espacio de inicio (a elegir de entre los mostrados en la barra de arriba).
Esconde o muestra el Panel Lateral.
Acceso a la ayuda online de Alfresco.
Permite realizar una búsqueda rápida sobre los contenidos y espacios del
repositorio, así como acceder a la página de búsqueda avanzada.
También contiene enlaces para el acceso directo a los espacios interesantes para el
usuario: el espacio raíz de Alfresco , el espacio Personal, el Espacio de Invitado y Mi
Alfresco (panel personalizado por los usuarios para realizar las tareas más comunes).
P AN E L L AT E R A L .
Se encuentra en la parte izquierda, bajo la barra de herramientas y puede ocultarse según

las necesidades del usuario.
Tiene varios plugins que habilitan diferentes vistas de trabajo.
• Navegador: Contendrá un árbol de los espacios.

• Tableta: Permitirá ver los espacios favoritos, los últimos revisados y el portapapeles donde
residirán los archivos cortados o copiados.
• OpenSearch: Donde podremos realizar búsquedas en el contenido.
• Categorías: Presentará un árbol del contenido pero visto desde la perspectiva de las etiquetas
aplicadas a los documentos.
Versión 2.0
ÁREA D E T R A B AJO .
En ella se desarrollan todas las tareas posibles en Alfresco, y su contenido depende de la

tarea que se esté llevando a cabo, ya sea relacionada con la gestión de espacios y
contenidos, gestión de usuarios del espacio, etc.
En la parte superior del Área de trabajo hay una barra de navegación que muestra siempre
el camino del espacio en el que nos encontramos (espacio actual), permitiendo el acceso
directo a cualquier espacio que se encuentre en el camino desde el espacio raíz al espacio
actual. Si estamos navegando por los espacios, el área de trabajo se divide en tres partes.
Arriba, bajo la barra de navegación, se muestra en grande el nombre del espacio actual
junto con su icono, y a su derecha todas las acciones posibles sobre el espacio.
Dependiendo de los permisos del usuario se podrá añadir y crear contenidos y espacios,
borrar, copiar y pegar espacios completos, etc.
El uso del botón Volver a la página anterior del Navegador Web puede provocar errores en
el camino al espacio actual. Por lo tanto, se recomienda el uso de la barra de navegación y
del acceso a espacios recientes del Panel lateral para volver al espacio anteriormente
visitado.
Debajo de esta barra de navegación, en Examinar espacios se pueden ver los espacios
contenidos en el espacio actual representados por su nombre y un icono. Si se pincha sobre
el nombre o el icono se accede a ese espacio, que pasa a ser el espacio actual. Junto a cada
Versión 2.0
espacio aparecen distintos iconos que representan las acciones posibles sobre el espacio
(Cortar, Copiar, Eliminar, Ver detalles,etc.).
En Elementos de contenido se muestran los contenidos del espacio actual de igual forma
que los espacios en Examinar espacios, pinchando sobre el icono o el nombre, y
dependiendo del tipo de archivo que sea, se visualiza o se descarga el archivo seleccionado.
5.4.- T RABAJANDO CON A LFRESCO .
V I S T A D E T A L L ES .
Tanto los espacios como los contenidos tienen disponible la acción Ver Detalles-> ,
representada con el icono ,que permite ver toda la información referente al elemento
seleccionado:
En el centro de la pantalla podemos ver todas las propiedades del espacio o contenido,
algunas de las cuales (como nombre, título o descripción) se podrán modificar mediante
la opción -> .
En la parte de la derecha se encuentra el panel de Acciones, que presenta todas las

acciones que puede realizar el usuario sobre el elemento, y que dependen directamente de
los permisos que tenga.
Versión 2.0
C R E A CI Ó N Y BO R R A DO D E E SP A CI O S Y CO N T EN I DO S .
CREACIÓN DE ESPACIOS.
Para crear un espacio, sólo hay que situarse en el espacio donde queramos crearlo y
seleccionar Crear > Crear espacio:
Después Hay que introducir un Nombre para el espacio, el Título y la Descripción (estos dos
son opcionales), también se puede seleccionar el icono que presentará el espacio creado
en el navegador.
También es posible crear un espacio a partir de uno existente o de un modelo. Para realizar
esta acción hay que seleccionar Asistente avanzado de espacios.
CREACIÓN DE CONTENIDOS.
En cuanto a los contenidos, tenemos la posibilidad de añadir contenido (desde un archivo

externo) o bien de crear un contenido directamente con la interfaz de Alfresco con formato
texto plano, HTML o XML.
Para añadir contenido, es decir, guardar en el sistema cualquier tipo de archivo, hay que
seleccionar Añadir contenido y seguir los pasos que se presentan en el asistente. Primero,
hay que seleccionar el archivo y enviarlo. Una vez enviado se permite cambiar el nombre
del archivo y el tipo de contenido (si es un tipo de archivo conocido se establecerá
automáticamente).
Versión 2.0
Al seleccionar en Aceptar, el archivo se guardará en el espacio, aunque en un último paso
podremos modificar de nuevo el nombre y el tipo de contenido, así como introducir sus
propiedades opcionales: Título, Descripción y Autor.
Alfresco también permite crear archivos de texto plano, HTML y XML desde la interfaz de
usuario, a través de unos editores de texto integrados. Para crear un archivo en el espacio
actual hay que seleccionar Crear>Crear contenido:
Se inicia entonces el asistente de creación de contenido que consta de 3 sencillos pasos. En

el primero hay que introducir el nombre del archivo a crear y seleccionar el tipo de
contenido entre texto HTML , Texto Plano (plain text), o XML. En el siguiente paso se
muestra el editor dependiendo del tipo de archivo seleccionado para que se escriba el
contenido del archivo y por último, al seleccionar Finalizar se crea el documento y se
accede a la página donde se pueden modificar los datos referentes al archivo, tanto el
Nombre y el Tipo antes seleccionados, como las propiedades no obligatorias del archivo
(Título, Descripción, Autor) y marcar o no la opción de poder editarlo en línea (es decir de
la misma forma en que se ha creado).
BORRADO DE ESPACIOS.
Versión 2.0
Cuando se borra un espacio mediante la opción -> , el sistema permite elegir entre 4
opciones:
Al aceptar la operación, los elementos elegidos se trasladarán a la papelera. El acceso a la

papelera se encuentra dentro del menú Opciones de usuario:
Dentro de la pantalla de Opciones de usuario, en la parte inferior, encontramos :
La pantalla Administrar elementos eliminados muestra los elementos borrados de todo los
espacios de Alfresco, pero presenta distinta funcionalidad si el usuario es el Administrador.
El Administrador puede ver los elementos borrados por cualquier usuario y recuperarlos o
eliminarlos definitivamente del sistema. El resto de usuarios sólo puede ver los que él
mismo ha borrado:
Como se observa, se puede hacer una búsqueda por nombre o por contenido sobre los
elementos eliminados o mostrar todos directamente. Se pueden restringir los resultados
Versión 2.0
de la búsqueda con los filtros disponibles sobre la fecha de borrado de los archivos ( Hoy,
Última semana o Últimos 30 días).
En la lista de elementos eliminados se muestra la ubicación original de los archivos y la

fecha de borrado. Los elementos de la lista se pueden eliminar definitivamente o ser
recuperados. Esta última operación solicita la confirmación del usuario, y ofrece la
posibilidad de elegir el espacio donde ubicar el elemento recuperado. Si no se indica
ninguna ubicación, se intentará recuperar en su ubicación original (de la que fue
eliminado). El éxito de esta operación depende de los permisos del usuario en la ubicación
seleccionada y de que el espacio siga existiendo (en el caso de recuperarlo en su ubicación
original).
BORRADO DE CONTENIDOS.
Cuando se quiere borrar un contenido , el sistema pide la confirmación y si se acepta la

operación de borrado , el documento va a parar a la papelera, de donde se podrá recuperar
posteriormente en caso de que el usuario se arrepienta, de la misma forma que hemos
visto con los espacios.
OTRAS A C CI O N E S SO BR E ESP A CI O S Y CO N T EN I DO S .
CORTAR Y COPIAR.
Tanto los espacios como los contenidos se pueden cortar y copiar si el usuario tiene
permisos suficientes. Estas acciones, si se realizan sobre un espacio, incluyen a todos los
hijos, ya sean contenido u otros espacios. Posicionandonos en la ubicación donde
deseamos realizar el pegado, podremos seleccionar Más acciones → Pegar todo, lo que
traerá la información del portapapeles a la ubicación actual:
Versión 2.0
ACCESOS DIRECTOS A ESPACIOS Y CONTENIDOS.
Para crear un acceso directo a un espacio o contenido y que aparezca en el bloque de

Accesos directos del Panel Lateral → Tableta, hay que acceder a su Vista Detalles->
…y seleccionar la acción Crear acceso directo en el panel de acciones. El acceso directo se
crea inmediatamente en el Panel lateral:
VERSIONES DE CONTENIDOS.
Alfresco permite el control de versiones y almacena las distintas versiones de un archivo

que se han ido creando. Las versiones anteriores del documento se pueden consultar y
descargar en la Vista Detalles del archivo, dentro del bloque Historial de Versiones. Cada
versión aparece junto con la información sobre el usuario que la creó, la nota de la versión
y su fecha.
Versión 2.0
Para revisar las propiedades de la versión podremos seleccionar Propiedades. Para ver el
contenido tal como estaba en la versión referida, seleccionaremos Ver.
Inicialmente, cuando se crea un archivo, el control de versiones está deshabilitado. Para

activarlo, hay que acceder a sus detalles, y en el bloque Historial de Versiones seleccionar
en Permitir versiones. En ese momento se creará la versión 1.0 del archivo que se
corresponde con el archivo actual y se mostrará en el Historial. Posteriormente veremos
como se puede aplicar una regla para que esto se realice de manera automática sobre los
documentos de un espacio.
EDICIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS.
La acción de Editar se encuentra junto al icono de cada documento y también en la Vista

detalles junto con la acción Actualizar. Alfresco permite la edición en línea de archivos de
texto plano , HTML y XML.
Editar un documento en línea simplemente muestra el contenido del archivo en el editor,

para que el usuario lo modifique y guarde los cambios realizados, de igual forma que
cuando se crea contenido. También aparece la opción de editar Offline, es decir, en el
programa en que fue creado el documento y no en el editor de Alfresco.
Actualizar un contenido es mandar un nuevo documento a Alfresco para que sustituya al

actual. Si el archivo tiene habilitado el control de versiones, el archivo actual se guardará
como una versión anterior, y el nuevo pasará a ser el actual. Realizar esto es tan sencillo
como seleccionar Actualizar, elegir el archivo, enviarlo y aceptar la operación (proceso
similar a cuando se añade contenido).
Versión 2.0
BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE CONTENIDO.
Para la colaboración de los usuarios a la hora de modificar archivos, Alfresco proporciona

un mecanismo para evitar que varios usuarios puedan modificar el mismo archivo al mismo
tiempo. Este mecanismo se basa en bloquear el archivo cuando se va a modificar,
permaneciendo en ese estado hasta que el usuario guarde los cambios. Los otros usuarios
con permisos, podrán visualizar el documento pero no modificarlo. El modo de
funcionamiento sería el siguiente:
• Se bloquea el archivo y se crea una copia de trabajo en el espacio que indique. El

archivo original es bloqueado para que no pueda ser modificado por ningún otro
usuario. Esto se hace con la opción del menú Acciones , o bien directamente pinchando
en Editar (tanto offline, como online) . A esta operación de bloqueo también se le
conoce como hacer “Check-out”, o “Desproteger”.
• Se trabaja sobre la copia (editando en línea o bajando el fichero y actualizando).
• Se desbloquea la copia de trabajo. Esto conlleva que la copia con los cambios sustituye
Versión 2.0
al archivo original y es eliminada. A esta operación también se le llama hacer “Check-in”
o “Proteger”.
Esto es lo que veremos cuando un archivo está bloqueado y se crea una copia de trabajo:
Si se cancela la desprotección, se eliminará la copia de trabajo y el bloqueo sobre el
original, como si no se hubiese desprotegido y sin que haya ningún cambio.
El archivo original aparece con el icono-> , que significa que ha sido bloqueado por el
usuario. Si hubiera sido bloqueado por otro, aparecería el mismo icono pero sin la llave.
El icono , sirve para subir la copia de trabajo ya modificada, y con ,desbloqueamos y

actualizamos nuestro fichero original desde la copia de trabajo. Si tenemos activado el
Control de versiones, el sistema nos preguntará entonces si el cambio ha sido o no
importante para poner un número de versión apropiado. También podemos introducir
notas sobre la versión. Todos estos iconos también están disponibles en el menú Acciones
de la Vista Detalles.
Versión 2.0
FOROS DE DISCUSIÓN.
Sobre cualquier espacio o contenido se puede crear un foro. La posibilidad de crear o

responder a foros, dependerá de los permisos del usuario.
Los foros se mueven con el objeto (espacio o contenido) y además permiten realizar
búsquedas sobre ellos y sus mensajes contenidos.
Para crear un foro, basta con seleccionar la opción correspondiente desde las acciones del
espacio contenido, o bien desde la Vista detalles.
Los espacios o contenidos que tengan algún foro abierto, mostrarán un icono indicándolo.
Seleccionando esta opción podremos ver los distintos foros abiertos, y dentro de cada foro
su histórico de mensajes.
Versión 2.0
APLICAR PLANTILLAS A ESPACIOS Y CONTENIDOS.
Una plantilla es un documento que puede ser aplicado a uno o varios objetos (por ejemplo
documentos) para producir vistas avanzadas, mas acordes con la tipología del documento.
Las plantillas se escriben en un lenguaje específico llamado FTL que permite interactuar de
forma sencilla con algunos objetos como el espacio donde estamos ubicados, el
documento actual y el usuario que inició la sesión. No obstante, la creación de estas
plantillas sigue unas normas técnicas que hay que conocer y que suelen dejarse en manos
del administrador del sistema.
Alfresco habilita una serie de plantillas que pueden ser usadas para reflejar de mejor forma
el contenido de un documento o un espacio, o los documentos que han sido creados y/o
modificados por nosotros.
Para aplicar una plantilla Modelo de contenido a un espacio o documento hay que
seleccionar la acción de Previsualizar, que da paso a una página que permite elegir la
plantilla a aplicar sobre el elemento seleccionado:
La plantilla elegida se aplica automáticamente mostrando en pantalla los resultados.

Además la opción elegida se almacena temporalmente (hasta que el usuario se
desconecte), y se aplica cada vez que se elige la acción Previsualizar del mismo elemento.
También se puede escoger un Modelo de contenido para que se aplique siempre que se
acceda a la Vista detalles de un elemento o si se aplica a un espacio cuando nos
posicionemos dentro de él. Para ello en la Vista detalles, en el bloque Vista personalizada
Versión 2.0
hay que seleccionar Aplicar modelo. La plantilla elegida se aplica al elemento siempre que
se consultan sus detalles y sea cual sea el usuario. Si se quiere quitar la plantilla hay que
seleccionar en Eliminar.
C A T E GO RÍ A S O ETIQUETAS.
Las categorías sirven para realizar una clasificación de los elementos (espacios o
contenidos) aparte de la propia que se establece por la organización del repositorio con el
árbol de espacios. Esto permitirá hacer búsquedas más restrictivas y con mejores
resultados. Los elementos, se pueden asignar a una o varias categorías. Las categorías se
definen según las necesidades del sistema.
Si algún usuario o grupo de usuarios necesita para clasificar sus documentos una categoría
que no existe aún en Alfresco, deberá tener los permisos de administrador para acceder a
la consola de administración o bien solicitar al Administrador su creación.
Como ocurría con las versiones de documentos, para que un elemento acepte la
categorización hay que indicarlo expresamente en su Vista Detalles (en el bloque Categoría
hay que seleccionar Permitir categorización).
Una vez hecho esto y desde este mismo bloque, se podrán asignar categorías al elemento
seleccionando en Modificar categorías. Para cada una de las categorías a incluir, hay que
buscarla en el árbol de categorías y seleccionarla. Posteriormente hay que seleccionar
Añadir a lista. Una vez completada la lista de categorías, seleccionaremos Aceptar para
guardar los cambios. Las categorías elegidas se habrán asignado al elemento y aparecerán
en el bloque Categoría.
Versión 2.0
En la parte izquierda de la interfaz web, y bajo la barra de herramientas, encontramos en el
mismo menú del Panel Lateral y de las búsquedas OpenSearch, la opción Categorías que
nos permitirá navegar por el repositorio desde la perspectiva de las categorías.
Versión 2.0
B Ú SQ U E D AS .
La realización de búsquedas sobre la información contenida en un gestor documental es

una tarea clave. Alfresco permite realizar búsquedas por el nombre de espacios y archivos,
por el contenido de los mismos, por propiedades…
Hay dos tipos básicos de búsquedas, la rápida o simple que por defecto se hace en los
nombres de espacios y ficheros y en el texto de estos, pero que se puede restringir
seleccionando la opciones que Alfresco pone a nuestra disposición.
Para buscar podremos utilizar cualquier palabra que queramos buscar, al estilo buscador
de Internet. Los resultados serán mostrados en una lista cuya apariencia es muy similar a la
exploración de archivos y espacios.
Versión 2.0
Desde esta pantalla, podremos realizar una nueva búsqueda, cerrar la existente o una
opción muy interesante que nos permitirá guardar búsquedas.
Las busquedas guardadas podrán ser recuperadas por el usuario que la realizó o por
cualquier usuario si es que se almacenó como pública, desde la pantalla de búsqueda
avanzada que veremos a continuación.
La busqueda avanzada permitirá afinar que valores buscamos y donde queremos buscarlos.
Versión 2.0
Opciones de la búsqueda avanzada:
• Muestreme los resultados de: se puede hacer una selección de los contenidos que se quieren
buscar.
• Busque en la ubicación: se puede indicar a partir de qué espacio o en qué espacio se quiere
realizar la búsqueda. Si el espacio tiene subespacios se pueden incluir en la búsqueda.
• Muestreme los resultados en las categorías: el filtrado se hace según las categorías
disponibles en el sistema. Por ejemplo, si hemos creado la categoría Contabilidad se podría
hacer la búsqueda de contenidos etiquetados como Contabilidad:
• Más opciones de búsqueda: tiene varias opciones:
• Tipo de Carpeta: permite seleccionar entre buscar en Carpetas o Espacios de Foros.
• Tipo de Contenido: despliega una lista de tipos de contenidos que puede haber en los espacios
(facturas, contratos, acuerdos, etc).
• Formato del Contenido: permite seleccionar el formato del contenido que se está buscando.
• Fechas de creación o modificación del contenido.
• Opciones adicionales: Estas opciones adicionales quedan a disposición del administrador para
mostrar aquellos lugares y valores de búsqueda no contemplados por el standard de Alfresco.
Es de especial utilidad para la búsqueda de metadatos creados y/o propios de nuestra
instalación.
La búsqueda avanzada también permite la opción de salvar búsquedas para un uso

posterior privado o público, así como usar un filtro para mostrar las búsquedas salvadas.
Para usar una búsqueda guardada, hay que acceder a la página de búsqueda avanzada,
donde se puede escoger la búsqueda guardada a usar:
En el caso de búsquedas con muchos parámetros, estas busquedas guardadas mos

ahorrarán mucho tiempo en su definición.
OPENSEARCH.
La búsqueda mediante OpenSearch está disponible desde la Barra lateral, dentro del menú
Navegador:
Versión 2.0
Este tipo de búsqueda permite al usuario navegar por los espacios en su área de trabajo y
simultáneamente realizar búsquedas. De esta forma no pierde en ningún momento la
visión de su área de trabajo ya que los resultados de las búsquedas se muestran debajo de
la propia búsqueda.
R E G L AS DE CO N T EN I D O Y A CCI O N ES .
REGLAS DE CONTENIDO.
Las reglas de contenido sirven para automatizar ciertas acciones sobre los contenidos de
un espacio. Para crear cada regla de contenido habrá que indicar sobre que contenidos se
va a aplicar (puede interesar aplicarlas a todos o sólo a los que cumplen ciertas
condiciones) y que acción o acciones se van a realizar, por ejemplo, copiar el contenido a
un espacio, asignarle una categoría, etc.
Para acceder a la gestión de reglas hay que seleccionar en el menú Más acciones o en el
panel de acciones de la Vista detalles del espacio.
Versión 2.0
Lo veremos mejor con un ejemplo:
Observamos que el espacio no dispone de ninguna regla. Para crear una nueva regla
seleccionamos Crear regla.
El proceso de crear una regla son cuatro pasos. En el primero establecemos la condición de
los objetos a los que se aplica.
En el caso de la selección vista en la imagen, se aplicará a todos los elemento de la carpeta.
El siguiente paso permitirá seleecionar la acción asociada a la condición, que en nuestro

caso será enlazar el contenido a una categoría, asociando todos lo items que suban a la
carpeta a la categoría Finanzas:
Versión 2.0
En el paso 3 asignamos nombre a la regla, indicamos si es aplicable a archivos que se
añaden o crean (entrantes), archivos que se mueven o eliminan (salida) o archivos
actualizados, y además podemos indicar que se aplique a todos los subespacios dentro de
este espacio, ejecutar la regla en segundo plano o deshabilitarla. Es decir, las reglas se
activan por eventos:
• Entrante: contenido que se añade a un espacio.

• Saliente: contenido que sale de un espacio (movido o borrado).
• Actualizar: contenido modificado.
El último paso consiste en un resumen de las opciones seleccionadas y la confirmación final

de la creación de la regla.
Una vez creada la regla, podremos verla en la ventana de Reglas de contenido donde
accedimos inicialmente para crearla. Sobre las reglas creadas, Alfresco nos permitirá una
serie de opciones que resultan muy prácticas.
Versión 2.0
• Reaplicar Reglas: las reglas existentes son aplicadas a los contenidos del espacio.
• Reaplicar Reglas en el Espacio y en sus Hijos. Igual a la opción anterior sobre los hijos del
espacio y este mismo.
• Ignorar reglas heredadas: las reglas heredadas de los espacios superiores no se aplican a los
contenidos de este espacio (independientemente de si se muestran o no en la lista).
Sólo sobre las reglas propias del espacio se pueden efectuar las operaciones de Edición y
Eliminación. La edición de una regla se efectúa siguiendo los mismos pasos que cuando se
crea y para eliminar una regla el sistema requiere la confirmación del usuario.
Debemos tener cuidado a la hora de crear reglas de contenido pues pueden ser una fuente
de errores por cuestión de permisos. Por ejemplo, el sistema daría error si la acción
asociada a una regla es copiar un contenido en un espacio y el usuario no tiene permisos
para escribir en ese espacio.
ACCIONES.
En el panel de Acciones de la Vista detalles, tanto de espacios como de contenidos, se

encuentra la opción . Esta operación consiste en realizar un conjunto de acciones, como se
hace con las reglas de contenido, pero de forma manual y sobre un sólo elemento.
Versión 2.0
El Asistente para ejecutar Acción se realiza en sólo 2 pasos. La confección de la lista de
acciones se lleva a cabo como en el 2º paso del asistente de reglas de contenido.
Una vez que la lista de acciones está completa y se selecciona el botón Siguiente, se
muestra el resumen de todas las acciones. Para ejecutar las acciones hay que seleccionar el
botón Finalizar. Si las acciones se ejecutan correctamente se vuelve a la Vista detalles del
elemento, en caso contrario se muestran en pantalla los errores sucedidos.
F LU JO S DE T R AB A JO (W O R K F LO W S ).
Un flujo de trabajo (Workflow en inglés) establece la secuencia de tareas utilizadas para la

ejecución de un proceso, cómo se estructuran, cómo se realizan, cuál es su orden
correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo
se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. En Alfresco tenemos la posibilidad de
crear flujos de trabajo muy sencillos asociados a los contenidos. Los flujos de trabajo
simples se traducen en una acción de copiar o mover el contenido asociado. Con los flujos
de trabajo avanzados podemos asignar tareas a los usuarios.
FLUJOS DE TRABAJO SIMPLES.
Un workflow simple es un caso especial de Regla. Definir un flujo de trabajo simple sobre
un espacio o contenido consiste en definir una acción cuyo resultado va a ser mover o
copiar el elemento a una ubicación específica.
Versión 2.0
Esta nueva acción se agregará a las acciones posibles del elemento, tanto las directas como
en la Vista detalles. Para definir un flujo de trabajo simple hay que ejecutar una acción de
tipo Agregar flujo de trabajo simple al objeto (en Vista detalles). A la hora de seleccionar
los valores de la acción aparece la siguiente pantalla:
Versión 2.0
En Aprobar flujo tendremos que fijar un nombre a la Acción, escoger entre copiar o mover
y seleccionar la ubicación del destino. En Rechazar flujo podemos seleccionar si queremos
crear también una acción de rechazo (acción complementaria a la de aprobar). En caso
afirmativo, habrá que especificar los mismos parámetros que en la anterior. Al aceptar la
operación, las acciones se crearán y estarán disponibles tanto en el menú de acciones.
FLUJOS DE TRABAJO AVANZADOS.
Los flujos de trabajo avanzados sirven para asignar a los usuarios tareas relacionadas con
un contenido concreto. Los flujos de trabajo se asignan seleccionando Iniciar flujo de
trabajo avanzado, lo que iniciará el asistente para crear un flujo avanzado:
En el primer paso hay que seleccionar el tipo de workflow a usar. Hay varios tipos de
workflow disponibles:
Versión 2.0
• Adhoc Task: Se asigna una tarea a un usuario. Cuando la haya completado se puede enviar
una notificación al usuario que creó el workflow.
• Revisión y aprobación: El usuario asignado se encarga de revisar el contenido y darle su
aprobación o rechazarlo. Cuando hace esto, el usuario que comenzó el workflow (que solicito la
revisión) recibe la notificación.
• Revisión y aprobación en conjunto: Varios usuarios serán los asignados para revisar el
contenido y darle su aprobación o rechazarlo. Cuando hace esto, el usuario que comenzó el
workflow (que solicito la revisión) recibe la notificación.
• Revisión y aprobación en grupo: Los usuarios pertenecientes a un grupo serán los asignados
para revisar el contenido y darle su aprobación o rechazarlo. Cuando hace esto, el usuario que
comenzó el workflow (que solicito la revisión) recibe la notificación.
• Revisión y aprobación paralela: Se asigna la tarea a una serie de usuarios que deberán
entregar su aprobación o rechazo de manera paralela entre ellos. El usuario que comenzó el
workflow recibe la notificación de la acción de cada usuario.
En el segundo paso hay que establecer las propiedades referentes al tipo de flujo
seleccionado, las que suelen ser:
• Descripción de la tarea.
• Prioridad : una valor de prioridad entre 1 (máximo) y 3 (mínimo). El valor por defecto es 2.
• Fecha de finalización: fecha límite para realizar la tarea (opcional).
• Notificación: indica si hay que notificar al usuario que inicia el workflow.
• Usuario: usuario encargado de realizar la tarea. Hay que pinchar en seleccionar para buscar al
usuario.
• Recursos: lista de todos los contenidos que tiene que ver con la tarea (inicialmente la lista sólo
presenta el contenido elegido), posteriormente pueden ser añadidos tantos contenidos como
sean necesarios.
Versión 2.0
Las tareas asignadas a un usuario aparecen en el bloque Tareas Pendientes de su vista Mi
Alfresco. Junto a cada tarea aparece la información interesante sobre ella, el tipo, las
fechas de creación y finalización si la hay, el estado y su prioridad.
Las acciones posibles sobre una tarea dada son:
• Reasignar tarea a usuario: permite asignar la tarea a otro usuario. Para esto sólo hay que
buscar el usuario, seleccionarlo en la lista y Aceptar.
• Gestionar Tarea: permite ver los datos de la tarea, los contenidos implicados, cambiar el
estado (status) de la tarea y realizar las acciones posibles para finalizarla. También se accede
pinchando en el nombre de la tarea.
El estado de las tareas (status) le sirve al usuario para controlar el estado de realización de
todas las tareas que tiene asignadas. Los estados posibles son:
Versión 2.0
• Not yet started (no iniciada)
• In progress (en progreso)
• On hold ( bloqueada)
• Cancelled (cancelada)
• Completed (competada)
La tarea se finalizará dependiendo del proceso que continúe cada flujo. Al finalizar la tarea
el usuario que la lanzo será notificado y ninguna taréa pendiente aparecerá en la lista de
tareas de los usuarios.
Los usuarios podrán tener respaldo de las tareas realizadad gracias a la Lista de taréas
completadas.
M I A L FR E S CO .
Mi Alfresco es un escritorio que cada usuario puede personalizar para adaptarlo a sus
necesidades.
Los componentes que puede mostrar son los siguientes:
• Primeros pasos
• Tareas Pendientes
• Mi lista de tareas
• Mis tareas completadas
• OpenSearch’
• Document List
• My Spaces List
• My task
• My Web Forms
• My Webs Files
Cada una de las opciones anteriores constituye lo que se conoce como Dashlet. Alfresco
aporta los Dashlets anteriores por defecto, pero el administrador del sistema puede
incorporar aquellos que crea necesarios, previo diseño y desarrollo.
Para personalizar la vista Mi Alfresco, hay que seleccionar configurar dentro de la cabecera
superior de Mi Alfresco.
Versión 2.0
Se iniciará un asistente de configuración que tendrá dos pasos.
En el primero se elige la apariencia y número de columnas que queremos:
En el siguiente paso se seleccionan los bloques que se mostrarán en cada columna. Si hay
más de una columna, se puede elegir la que queremos configurar. A la izquierda se
muestran los componentes disponibles y a la derecha los componentes seleccionados de la
columna actual.
Para añadir un bloque hay que elegirlo y seleccionar Añadir>>. Para eliminar un bloque hay
que seleccionarlo a la derecha y pulsar Eliminar. Los bloques seleccionados se pueden
ordenar con los botones + (subir) y – (bajar).
Inicialmente, los usuarios tienen configurado Mi Alfresco con los componentes Primeros
Pasos y Tareas pendientes.
Versión 2.0
6.- C ONSOLA DE ADMINISTRACIÓN .
La consola de administración, nos permitirá realizar las labores de mantenimiento y gestión

del sistema desde la perspectiva del administrador.
Resulta imprescindible para la gestión de usuarios y grupos, y la gestión de categorías.
Además es de suma utilidad para la exportación e importación masiva de datos y para

navegación de nodos.
6.2.- A DMINISTRACIÓN DE USUARIOS Y GRUPOS .
Este tema fue tratado en detalle en el capitulo 4 del presente documento, bajo el ámbito
de la seguridad y el control de acceso.
6.3.- G ESTIÓN DE CATEGORÍAS .
Las categorías, como ya fueron descritas en el capítulo 5, nos van a permitir la clasificación
de los espacios y contenidos.
Junto con la estructura en árbol del repositorio, son una manera de dimensionar el orden y
ubicación de los contenidos.
Para que un usuario pueda etiquetar un contenido con una categoría, el administrador del
sistema ha tenido que crearla previamente, salvo en aquellos casos en los que las
categorías están incluidad por defecto en la instalación de Alfresco.
Versión 2.0
Para acceder a la gestión de categorías, desde la consola de administración existe la opción
Gestión de categorías. Dentro de este apartado, veremos una estructura de categorías muy
similar al árbol de espacios del repositorio, lo que nos va a permitir de una manera familiar,
navegar e ir creando las distintas categorías.
Las categorías también siguen una estructura en árbol, de tal forma que si buscamos o
etiquetamos un elemento por una categoría, este estará presente tanto por si sola como
por cada uno de sus hijos.
Para crear una categoría contaremos con la opción Añadir categoría.
La que nos llevará a la pantalla de definición de categoría.
Versión 2.0
Indicando el nombre y la descripción y seleccionando Nueva categoría habremos creado la
categoría y estará disponible para que los usuarios la utilicen.
6.4.- E X PORTACIÓN E IMPORTACIÓN .
Pasa subir o bajar contenido al repositorio de manera masiva, Alfresco pone a disposición
del administrador herramientas de exportación e importación.
EXPORTACIÓN.
La exportación creará un archivo ACP, cuyo formato interno es ZIP, y que incluirá el
contenido documental y los metadatos, propiedades, permisos y reglas en formato XML.
Por tanto un archivo ACP contendrá:
8. Documentos. En formato PDF, DOC, XLS, HTML, TEXT o cualquiera otro mimetype
encontrado en el origen de los documentos.
9. XML. Con la información adicional anexa a los documentos.
Al generar la exportación, el sistema nos pedirá el nombre del archivo (paquete), en que
ubicación se almacenará el archivo que contiene el paquete exportado y que incluiremos
en dicha exportación. El espacio que incluirá en la exportación será aquel donde estabamos
posicionados en el momento de la llamada a la Consola de administración.
Versión 2.0
Una vez pulsado Aceptar, encontraremos en la ubicación indicada un archivo con el
nombre entregado y que contendrá el paquete exportado, en el caso del ejemplo
visalizado en la imagen anterior Documentos Comercial.ACP.
Existe otro procedimiento de exportación que nos va a permitir trabajar desde fuera de
Alfresco, lo que facilita la inclusión de procesos de exportación en batchs utilizados por
ejemplo para respaldo. El procedimiento implica la ejecución de la clase Export incluida en
el paquete org.alfresco.tools. El siguiente código bash, lo realiza de manera automatizada
para Unix/Linux.
#!/bin/bash
# Alfresco export script
JAVA_HOME=/home/opt/alfresco/java
ALF_HOME=/home/opt/alfresco
if [ ! -f "$JAVA_HOME/bin/java" ]
then
echo "JAVA_HOME not set or incorrect."
exit
fi
if [ "$ALF_HOME" == "" ]
then
ALF_HOME="`dirname $0`/.."
fi
APPSERVER="${ALF_HOME}/tomcat"
ALF_WEBINF="$APPSERVER/webapps/alfresco/WEB-INF"
if [ ! -d "$ALF_WEBINF" ]
then
echo "ALF_HOME not set or incorrect."
exit
fi
JAVA_OPTS="-Xms128m -Xmx1024m -XX:MaxPermSize=256m -server"
CLASSPATH=$ALF_WEBINF/classes/alfresco/module:$APPSERVER/shared/classes:$ALF_WEBINF/classes
Versión 2.0
# List all libs
for f in `find $ALF_WEBINF/lib` $APPSERVER/lib/ojdbc* $APPSERVER/lib/servlet* $APPSERVER/lib/mysql*
$APPSERVER/lib/postgre*
do
CLASSPATH=$CLASSPATH:$f
done
ALF_OPTS="-Dvti.server.port=0 -Dcifs.enabled=false -Dftp.enabled=false -Dnfs.enabled=false -
Demail.server.enabled=false -Dldap.synchronization.active=false -Dimap.server.enabled=false -
Daudit.enabled=false -Dtransferservice.receiver.enabled=false -Dalfresco.rmi.services.port=0 -
Dooo.enabled=false -Dooo.exe= -Djodconverter.enabled=false"
$JAVA_HOME/bin/java $JAVA_OPTS $ALF_OPTS -classpath $CLASSPATH org.alfresco.tools.Export "$@"
Para llamar a este script, deberemos pasarle los siguiente argumentos:
1. -user: Indicando el usuario con suficientes permisos para extracción de los archivos.
2. -pwd: Contraseña del usuario.
3. -s: Indicando el workspace del repositorio donde se encuentran los contenidos a extraer.
4. -p: Espacio o contenido a extraer.
5. -verbose: Si se incluye esta opción generará una salida por consola de los procesos que va
realizando.
6. -zip: Indica el formato en el que empaquetará. En caso de no indicar esta opción, el
comando dejará los archivos y espacios sin empaquetar.
7. Nombre del paquete: Nombre y ubicación del paquete. Si además de incluir el nombre del
paquete incluimos la ruta donde depositarlo, el archivo zip incluirá la estrutura de directorios
desde el directorio raíz del host, lo que al descomprimirlo en Alfresco nos creará una
estructura indeseada.
▪
El comando en Linux para exportar la carpeta RRHH que cuelga diretamente de
company:home sería:
alfresco_export.sh -user admin -pwd xxxxxx -s workspace://SpacesStore -p "/app:company_home/cm:RRHH"

-verbose -zip RRHH.acp
IMPORTACIÓN.
Versión 2.0
La importación se realizará sobre el espacio seleccionado al momento de la llamada a la
Consola de administración. El procedimiento es muy sencillo y solo deberemos indicar
donde se encuentra el archivo ACP que deseamos importar.
Una vez subido el paquete y seleccionado Aceptar el archivo se copiará en el espacio donde
estemos ubicados y comenzará la extracción de los contenidos y metadatos. En el caso de
seleccionar Ejecutar importación en segundo plano el resultado de la extracción no será
inmediato y se irá realizando atendiendo a los recursos disponibles de la máquina virtual de
JAVA.
6.5.- INFORMACIÓN DEL SISTEMA.
La ventana de Información del sistema entregará información sobre la configuración de

Alfresco. No es una pantalla interactiva y solo nos muestra información. Entre la gran
cantidad de información que muestra veremos algunos casos interesantes.
Dentro de Propiedades del sistema:
Versión 2.0
1. alfresco.home: Muestra la ruta donde está instalado Alfresco.
2. heap.{free, maxsize, size}: Muestra el uso y configuración actual de la memoria del JVM.
3. file.encoding: Muestra el sistema actual de codificación de caracteres.
4. java.home: Muestra el directorio donde se encuentra el JSE.

5. java.runtime.version: Muestra la versión JAVA utilizada.
6. os.name: Sistema instalado en el host del sistema.
Dentro de Títulos de la solicitud HTTP podremos encontrar:
Versión 2.0
7. host: Host y puerto de conexión.
El resto de apartados y valores se hace interesante recorrerlos para conocer como exta
organizado el sistema a nivel de arquitectura y que tecnologías incorpora.
NAVEGADOR DE NODOS.
El navegador de nodos es una herramienta de mucha utilidad para el administrador del

sistema. Entre otras cosas muestra como está organizado el repositorio en Stores y que
contiene cada uno de ellos. Asimismo habilita la busqueda de nodos por diferentes
métodos, entre los cuales se encuentran:
8. noderef: Por identificador del nodo.

9. xpath: Lenguaje muy difundido para consultas en sistemas con estructuras en árbol.
10. lucene: Motor de búsquedas incorporado por Alfresco.
Al margen de las busquedas, cuyos lenguajes hay que conocer, el administrador puede
navegar por los Stores visualizando las propiedades internas de cada nodo observado, así
como sus padres, sus hijos y otras asociaciones que nodo mantenga con otros nodos.
Versión 2.0
Mas información sobre el lenguaje de consultas Lucene, revisar:
http://wiki.alfresco.com/wiki/Search#Lucene
Versión 2.0
Versión 2.0

Manual Alfresco

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Administración y uso del sistema Alfresco.

1. Instalación y configuración. ........................................................................................... 5

1.6.- Configuración Alfresco. ....................................................................................................... 18

2.- Medios de acceso.............................................................................................................. 23

5.4.- Trabajando con Alfresco. .................................................................................................... 48

6.- Consola de administración. ............................................................................................. 75

6.5.- INFORMACIÓN DEL SISTEMA...................................................................................... 80

PREPARADO POR REVISADO APROBADO POR FIRMA

La plataforma Alfresco puede ser instalada en uno de los siguientes host.

La implementación de Alfresco supondrá la instalación de los siguientes sistemas,

1. Apache Tomcat o JBoss.

Alfresco utilizará para distintos fines los siguientes subsistemas:

1. Servidor CIFS. Utiliza SMB.

Finalmente, incorpora las siguientes tecnologías en su código para la visualización,

En cualquiera de los tipos de host soportados, Alfresco instalará de manera integrada y

Alfresco en su versión Community se descarga desde la URL http://www.alfresco.org o

Conociendo los anteriores puntos podremos evaluar la idoneidad de cada versión

Ambos procedimientos son prácticamente iguales y su utilización dependerá de las

Seleccionamos el idioma en el que queremos instalar.

Finalmente, el instalador nos pedirá confirmación y en caso de ser positiva comenzará el

▪ http://localhost:8080/alfresco Explorador alfresco.

La forma en que el sistema se levanta y se baja ha ido cambiando a lo largo de las

Dependiendo de si la base de datos instalada es la que viene por defecto integrada en el

Para bajar el sistema, se utilizará el comando:

Comando que realizará las siguientes tareas.

La estructura básica de Tomcat de carpetas de Tomcat es la siguiente:

• conf/ //Contiene los archivos de configuración del sistema.

• shared/ //Contiene archivos de configuración conpartidos por los aplicativos.

• temp/ //Contiene los archivos temporales del sistema.

• work/ //Contiene los archivos temporales de las sesiones activas actualmente.

Otra carpeta muy importante en la implementación de Alfresco es la carpeta shared, ya

En la primera parte del script, se declaran e inician las variables de entorno:

La variable JAVA_OPTS tiene varios valores pasados en forma de parámetros, interesantes

Antes de configurar tomcat, necesitamos configurar el almacén de claves donde almacenar

En caso de tener certificados previamente creados u obtenidos de una entidad

y posteriormente realizamos la importación del certificado.

En caso de no tener certificados, podremos crear uno con el siguiente comando,

Reiniciando el sistema, podremos acceder por medio del protocolo https.

Independientemente de la configuración de Tomcat, Alfresco mantiene una serie de

El contenido inicial de este archivo será parecido al siguiente.

### database connection properties ###

### FTP Server Configuration ###

### RMI service ports ###

### External executable locations ###

### Initial admin password ###

Veamos paso por paso las diferentes configuraciones.

Para un esquema en PostGres, los valores serían los siguientes.

swf.exe que definirá donde se encuentra el aplicativo que permitirá la previsualización de

Los valores que nos permitirán configurar el subsistema IMAP son:

1. WSDL contra WebServices puestos a disposición por la plataforma.

El en caso de FTP e IMAP, se configuran como queda explicado en el capítulo anterior.

También es posible realizar un mapping de este servicio a una unidad de red.

En caso de necesitar configuraciones avanzadas para este servicio, se puede crear el

<config evaluator="string-compare" condition="Filesystems" replace="true">