Los Costos Ocultos y como Identificarlos

Los Costos Ocultos, por lo regular en el ámbito empresarial, escuchamos a los técnicos
y profesionales, hablar de este tema en forma recurrente en la gestión de negocios y/o
decisiones de nuevas inversiones, dado que existen numerosos costos no visibles ni
cuantificables, que impactan fuertemente a las empresas, siendo la clave identificarlos
adecuada y oportunamente.

Los costos no visibles, se dan transversalmente en las distintas funciones en una

organización empresarial, no solamente en el área Logística como lo plantea el
paradigma empresarial, que le asigna una cuota de responsabilidad importante a esta
área.

Como señale anteriormente, estos costos ocultos, están presente en los distintos
niveles de la empresa y son responsabilidad de toda la organización, ya que tenemos
costos no visibles: en el nivel estratégico, Táctico y Operativo, quizás algunos de estos
costos pueden parecer razonables pero otros derechamente injustificables.

En la estructura de una empresa, existen los denominados costos directos que

obedecen a los recursos empleados en la manufactura de un bien o servicio, como son
la mano de Obra, la materia prima o algunos gastos de fabricación, como la energía.
La mano de Obra y la materia prima suelen tener una relación muy clara con lo
producido y lo vendido. Pero no es tan evidente con los gastos generales de ventas y
administración o algunos costos indirectos, como seria la depreciación de las áreas y
equipos de producción, aunque es entendido por todos que si está presente en los
costos de producción, para lo cual las empresas crean bases de asignación.

Como consecuencia, más difícil aún es percibir la correlación entre la producción de un

bien o servicio y algunos costos como los financieros o los intangibles originados en
marcas, patentes o desarrollo de conocimientos, lo cierto es que están presentes y de
alguna manera, son costos de producción.

Todo empresario conoce cuáles son sus costos fijos a la hora de emprender un
negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero los famosos
costos ocultos no se pueden cuantificar de una forma sencilla. Pero esto no significa
que no existan. "Indefectiblemente, para detectar hay que medir la eficiencia en todos
los niveles de la empresa” para lo cual enunciaremos algunos Ejemplos asociados a los
distintos niveles:

1. Nivel Estratégico
 Costos por reevaluación.
 Costos por inflación.
 Costos por renovación de marcas.
 Costos Financieros.
 Costos por Normas Legales.
 Costos por falta de Oportunidad.
 Costos por Investigación y Desarrollo.
 Costos por renovación de marcas.

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

 2. Nivel Táctico
 Costos por planeación de la producción.
 Costos por mal servicio o mala calidad
 Costos por descuentos Perdidos.
 Costos por reposición.

3. Nivel Operativos
 Costos por operación Logística.
 Costos por Obsolescencia.

Hay algunos autores que señalan, que los costos ocultos siempre están presentes y no
son evidentes en la contabilidad financiera. Discrepo de tal apreciación, considerando
que los costos clasificados como de Nivel estratégico, son considerados tanto en las
asignaciones presupuestarias, y algunos de estos ítems son contablemente
Provisionados para el ejercicio siguiente como gasto anticipado, generando una
perdida en el resultado, quizás el costo por falta de oportunidad sea la excepción en
este nivel. En el caso del Nivel Táctico y Operativo, todos los conceptos clasificados
como costos, generan costos no visibles. Para nuestro análisis nos enfocaremos en los
costos Ocultos presente en el Nivel Operativo, específicamente los costos Logísticos y
Obsolescencia.

Los costos ocultos se hacen visibles, cuando se aplican mediciones en todo los niveles
de las empresas a través de indicadores y relaciones. Por ejemplo, ¿cuánto de los
recursos necesarios se están aprovechando realmente y se transforman en producto?.
Esto habitualmente no sucede en la mayoría de las firmas. Ejemplo: las mayoría de las
Pyme que desarrollan actividades en el sector industrial con el sistema costo-
resultante. Es decir, la división del total de erogaciones que contabilizan por la cantidad
de producción (lo que determina el costo unitario). Así, no se puede establecer ningún
tipo de medición de eficiencia.

Para nuestro caso, nos abocaremos al análisis de los costos ocultos que se generan en
el área logística

Costos por operación Logística: En muchas ocasiones el costo oculto esta en la

Logística; gestión de compra ineficiente, proveedores incumplidores, personal no
capacitado, Operarios desmotivados, salario inadecuados, robo hormiga, quiebres de
Stock, sobre almacenamiento, nivel de existencias, obsolescencia de material,
Entregas pendientes, reprogramación de despachos, falta de reposición en área de
picking y en la distribución; donde surgen costos adicionales, por falta de despachos,
entregas disconformes, sobre tiempos de entrega, devoluciones, seguros, seguridad,
perdidas en inventario y otros males semejantes. Así también, son clásicos los costos
de transporte por despachos en volúmenes insuficientes para optimizar el flete.
Costos por Obsolescencia: Muchas mercancías u equipos a medida que pasa el tiempo;
pierden valor debido a la obsolescencia, el cambio de modas o tendencias o la
presencia de productos sustitutos. La obsolescencia deteriora el margen original
planeado para los productos y en ocasiones lo vuelve negativo, por lo tanto, es un
costo oculto que con frecuencia, no se tiene en cuenta al momento de definir una
estrategia de precios o una negociación de contratos.

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

Clave de la Eficiencia Operativa (Tips)

¿Cómo desarrollar e implementar alguna metodología que apliquen en forma

sistemática para identificar los costos ocultos o ineficiencia? , es decir, cuantificar,
manejar indicadores, determinar puntos relevantes, generar y crear nuevos ratios o
relaciones.

Las comunicaciones entre las áreas de la empresa juegan a favor de la eliminación de

las ineficiencias en forma importante o marginal. ¿Coordinan entre áreas? ¿Se tiene
una visión integral? Para desarrollar y enfocar una política de control, para arremeter y
atacar los costos no visibles.

Enumeraremos las principales variables que nos ayudaran, para lograr identificar los
costos ocultos, estos son: Procesos, Costos & Gastos, Servicio Foco en el Cliente,
Tiempos y Recursos. También son importantes las definiciones, tales como; Alcance
del proceso o cadena Logística, Mapeo Macro de los Proceso, Objetivos y
Responsabilidades, Información del Negocio. Finalmente los indicadores; como
utilizarlos, Datos básicos para el control, generación de los ratios o relaciones, nivel de
servicio.

Los costos ocultos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia las áreas
estratégicas de la empresa. Una empresa no sólo debe focalizar su listado de costos
directos e indirectos, además existen numerosos costos no visibles que, si no se
observan a tiempo, pueden empujar a la empresa a situaciones conflictivas en el nivel
de Servicio. La clave es realizar mediciones periódicas y sistematizadas sobre la
evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener el stock,
evitar grandes desplazamientos entre el depósito de materias primas y el centro
productivo, adquisición a proveedores que trabajen con certificaciones de calidad y
tercerizar áreas no sensibles de la logística. Una célebre frase empresaria a nivel
mundial afirma que para poder gestionar, hay que saber medir.

Se recomienda enfrentar algún tipo de normalización, criterio, medición, que

establezca el adecuado uso de todos los recursos. Es lo que se denomina relación
insumo-producto. Es decir, cuánta materia prima se necesita para producir una unidad,
cuántas horas hombre se requiere para producir esa unidad, cuánto tiempo de la
instalación fabril para su elaboración. De esta manera, la empresa comienza a
visualizar de una forma más clara los costos necesarios y con ello logra avanzar en la
reducción u eliminación de los costos no visibles.

VARIANTES DE COSTOS OCULTOS

Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de ciertos costos

ocultos donde cobra un protagonismo primordial la falta de capacitación permanente
del personal en todas las áreas.

En base a la opinión y a los estudios de los analistas y expertos, son muchos y

variados los costos no observables a simple vista, pero que a través de distintos
métodos, se sensibilizan y se hacen nítidamente visibles. Entre ellos, se destacan:

- Improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada por el

desgano o desmotivación de los operarios, por un mal clima laboral y de retraso
salarial.

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

-
-Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que se
consumió más de la que correspondía técnicamente y que la producción manifieste
falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos, vencimientos de
productos. En la medida que se mide en forma progresiva, esta situación obliga a
todos los que intervienen en el proceso productivo a controlarse.

- Toda planta se diseña para una producción establecida como normal. Si la empresa,
por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado de ello es que
parte de los costos fijos no son absorbidos por la producción.

- El mantenimiento preventivo de las máquinas es otra estrategia que ayuda a evitar

futuras averías y pérdida de producción. Muchas veces una gran demanda provoca
en el empresario la preocupación de cumplir sin medir si esa máquina se encuentra
en condiciones de hacerlo. Un equipo productivo, que por falta de mantenimiento,
no responde ante la creciente demanda, también produce que los trabajadores que
la operan extiendan los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas
extras.

- Es aconsejable gestionar los niveles de existencias, manteniendo niveles de

seguridad, para dar cobertura a posibles demandas, así como, controlar el nivel de
sobre stock.

- Niveles óptimos de reposición de inventario, utilización de lotes económicos,

adecuada entrega de inventarios, controles de averías, obsoletos, discontinuos,
devoluciones, preparación de pedidos, rotación de la existencia.

- Control y supervisión de equipos de movimiento de materiales, autoelevadores,

cargadores frontales, baterías, insumos, tiempos de carga y descarga, costos y
gastos personal operativo.

- El desplazamiento es una pérdida de tiempo. Por ejemplo, si hay una gran distancia
física entre el depósito de materias primas y el centro productivo. Esto también
conlleva a la mala calidad de la materia prima y obliga a reprocesamiento.

- Se puede controlar el consumo de energía eléctrica. Si técnicamente se establece

que se requiere para un producto determinado tantos kilowatts y resulta, que
midiendo el consumo, se utilizó un 30% más, se están desviando recursos que se
podrían haber aprovechado en otro proceso del producto.

- Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un producto es

detectar y mantener sólo a los proveedores que trabajan con cierta certificación de
calidad.

- Otra parte de ciertos costos ocultos donde cobra un protagonismo primordial es la

falta de capacitación permanente del personal en todas las áreas.

Relación entre objetivo e Indicador

Antes de entrar en materia, hay que puntualizar que debemos de saber discernir entre 
indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia, de eficacia e
indicadores de gestión. Como un ejemplo vale mas que mil palabras. Lo vamos a

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

realizar teniendo en cuenta los indicadores que podemos encontrar en la gestión de
un pedido.

Indicadores de cumplimiento: teniendo en cuenta que cumplir tiene que ver con la

conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con los
ratios que nos indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo:
cumplimiento del programa de pedidos, cumplimiento del cuello de botella, etc..
Indicadores de evaluación: Teniendo en cuenta que evaluación tiene que ver con el
rendimiento que obtenemos de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de
evaluación están relacionados con los ratios y/o los métodos que nos ayudan a
identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora . Ejemplo:
evaluación del proceso de Gestión de pedidos siguiendo las directrices del modelo
Reder de EFQM.
Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la
actitud y la capacidad  para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto
de tiempo. Los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios que nos
indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo
fabricación de un producto, Periodo de maduración de un producto, ratio de piezas /
hora, rotación del material, etc.
Indicadores de eficacia: Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer
efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con los
ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.
Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con
administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o
trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados
con los ratios que nos permiten administrar realmente  un proceso. Ejemplo:
administración y/o gestión de los "buffer" de fabricación y de los cuellos de botella
(Ver teoría de las limitaciones TOC).

Principales Indicadores Logísticos (KPI)

En la actualidad, nuestras empresas presentan significativas deficiencias en la

medición del desempeño de las actividades logísticas de abastecimiento y distribución
a nivel interno (procesos) y externo (satisfacción del cliente final). Sin duda, lo anterior
constituye una barrera para visualizar los costos ocultos, así como, para la alta
Dirección, en la identificación de los principales problemas y cuellos de botella que se
presentan en la cadena logística, y que perjudican ostensiblemente la competitividad
de las empresas en los mercados y la pérdida paulatina de sus clientes.

Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, allí radica el éxito de
cualquier operación, por tanto, la adecuada utilización y uso de estos indicadores y los
programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logísticos de las
empresas, serán una base de generación de ventajas competitivas sostenibles y por
ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional.

A continuación presentamos 6 grupos de indicadores para aquellas actividades o

procesos relevantes al objetivo logístico de la empresa.

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

1- ABASTECIMIENTO

IMPACTO
INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA
(COMENTARIO)

Cortes de los problemas

Número y inherentes a la generación
porcentaje de errática de pedidos, como:
pedidos de costo del lanzamiento de
Productos Generados sin pedidos rectificadores,
Calidad de los compras Problemas x 100 esfuerzo del personal de
Pedidos generadas sin compras para identificar y
Generados retraso, o sin Total de pedidos generados resolver problemas,
necesidad de incremento del costo de
información mantenimiento de
adicional. inventarios y pérdida de
ventas, entre otros.

Número y
porcentaje de Costos de recibir pedidos
pedidos que no sin cumplir las
cumplen las Pedidos Rechazados x 100 especificaciones de calidad
Entregas y servicio, como: costo de
especificaciones
perfectamente retorno, coste de volver a
recibidas de calidad y Total de Órdenes de realizar pedidos, retrasos
servicio Compra Recibidas en la producción, coste de
definidas, con inspecciones adicionales
desglose por de calidad, etc.
proveedor
Consiste en Identifica el nivel de
calcular el nivel efectividad de los
de efectividad en proveedores de la empresa
Nivel de Pedidos Recibidos Fuera de y que están afectando el
las entregas de
cumplimiento Tiempo x 100 nivel de recepción
de
mercancía de los oportuna de mercancía en
Proveedores proveedores en Total Pedidos Recibidos la bodega de
la bodega de almacenamiento, así como
producto su disponibilidad para
terminado despachar a los clientes

2. INVENTARIOS

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Las políticas de inventario, en

Proporción entre
general, deben mantener un
las ventas y las
elevado índice de rotación, por
existencias
  eso, se requiere diseñar
Índice de promedio. Indica
políticas de entregas muy
Rotación el número de Ventas Acumuladas x 100
frecuentes, con tamaños muy
de veces que el
pequeños. Para poder trabajar
Mercancías capital invertido Inventario Promedio con este principio es
se recupera a
fundamental mantener una
través de las
excelente comunicación entre
ventas.
cliente y proveedor.

Índice de Proporción entre Inventario Final x 30 días Altos niveles en ese indicador

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

 el inventario
final y las
muestran demasiados recursos
ventas promedio empleados en inventarios que
del último pueden no tener una
duración de
Mercancías
período. Indica materialización inmediata y que
Ventas Promedio esta corriendo con el riesgo de
cuantas veces
ser perdido o sufrir
dura el
obsolescencia.
inventario que
se tiene.
Se determina
midiendo el
costo de las
referencias que Se toma la diferencia en costos
del inventario teórico versus el
en promedio físico inventariado, para
presentan determinar el nivel de
Exactitud Valor Diferencia ($)
irregularidades confiabilidad en un
del
con respecto al determinado centro de
Inventario Valor Total de Inventarios
inventario distribución. Se puede hacer
también para exactitud en el
lógico número de referencias y
valorizado unidades almacenadas
cuando se
realiza el
inventario físico

3. ALMACENAMIENTO

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Consiste en
relacionar el
costo del Costo de Sirve para comparar el costo
almacenamient almacenamiento por unidad almacenada y así
Costo de
decidir si es mas rentable
Almacenamient o y el número subcontratar el servicio de
o por Unidad de unidades Número de unidades almacenamiento o tenerlo
almacenadas almacenadas propiamente.
en un período
determinado
Porcentaje de Sirve para costear el
manejo por porcentaje del costo de
Costo Total Operativo manipular una unidad de
Costo por unidad sobre Bodega carga en la bodega o centro
Unidad las gastos distribución.
Despachada operativos del Unidades Despachadas
centro de
distribución.
Nivel de Consiste en Número de despachos Sirve para medir el nivel de
Cumplimiento conocer el cumplidos x 100 cumplimiento de los pedidos
Del Despacho solicitados al centro de
nivel de distribución y conocer el nivel
efectividad de Número total de

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

 los despachos
de mercancías
a los clientes
en cuanto a los de agotados que maneja la
despachos requeridos
pedidos bodega.
enviados en un
período
determinado.
Consiste en
conocer el Sirve para costear el valor
Costo Total Operativo unitario de metro cuadrado y
valor de Bodega x 100
Costo por Metro así poder negociar valores de
Cuadrado
mantener un arrendamiento y comparar
metro Área de almacenamiento con otras cifras de bodegas
cuadrado de similares.
bodega

4.TRANSPORTE

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Medir el costo
unitario de Costo Transporte
Comparativo Sirve para tomar la decisión
transportar una propio por unidad
del acerca de contratar el
unidad respecto
Transporte transporte de mercancías o
al ofrecido por
(Rentabilidad asumir la distribución directa del
los Costo de contratar
Vs Gasto) mismo.
transportadores transporte por unidad
del medio.

Consiste en
determinar la Capacidad Real Sirve para conocer el nivel de
capacidad real utilización real de los camiones
Nivel de Utilizada
de los y así determinar la necesidad
Utilización
camiones de optimizar la capacidad
de los
respecto a su instalada y/o evaluar la
Camiones Capacidad Real Camión
capacidad necesidad de contratar
instalada en (kg, mt3) transporte contratado
volumen y peso

5. SERVICIO AL CLIENTE

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Nivel de Consiste en Total de Pedidos no Sirve para controlar los errores

cumplimiento calcular el Entregados a Tiempo que se presentan en la
entregas a empresa y que no permiten
clientes
porcentaje entregar los pedidos a los
Total de Pedidos
real de las Despachados clientes. Sin duda, esta
entregas situación impacta fuertemente

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister

 oportunas y
al servicio al cliente y el
efectivas a los recaudo de la cartera.
clientes
Número y Facturas Emitidas con
porcentaje de Errores
Generación de retrasos en los
facturas con cobros, e imagen de mal
Calidad de la Total de Facturas Emitidas
Facturación
error por servicio al cliente, con la
cliente, y consiguiente pérdida de
ventas.
agregación de
los mismos.
Consiste en Sirve para controlar los errores
calcular el Total Notas Crédito que se presentan en la
Causales de empresa por errores en la
porcentaje
Notas generación de la facturación
Crédito real de las Total de Facturas de la empresa y que inciden
facturas con Generadas negativamente en las finanzas
problemas y la reputación de la misma.

Consiste en Total Pedidos Pendientes Se utiliza para medir el

calcular el por Facturar impacto del valor de los
pendientes por facturar y su
número de incidencia en las finanzas de la
Total Pedidos Facturados
Pendientes pedidos no empresa
por Facturar facturados
dentro del
total de
facturas

6 . FINANCIEROS

INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Está pensado
para controlar
Los costos logísticos
los gastos
representan un porcentaje
logísticos en significativo de las ventas
Costos Totales Logísticos
la empresa y totales, margen bruto y los
Costos
Logísticos
medir el nivel costos totales de las
Ventas Totales de la empresas, por ello deben
de Compañía controlarse permanentemente.
contribución
Siendo el transporte el que
en la demanda mayor interés.
rentabilidad
de la misma.
Márgenes de Consiste en Venta Real Producto  
Contribución calcular el
porcentaje real Costo Real Directo Sirve para controlar y medir el
Producto nivel de rentabilidad y así
de los
tomar correctivos a tiempo
márgenes de sobre el comportamiento de
rentabilidad cada referencia y su impacto
de cada

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 referencia o
financiero en la empresa.
grupo de
productos  
Consiste en Se controlan las ventas
determinar el perdidas por la compañía al no
entregar oportunamente a los
porcentaje del clientes los pedidos
costo de las Valor Pedidos no generados. De este manera se
Ventas ventas Entregados mide el impacto de la
Perdidas perdidas reducción de las ventas por
dentro del Total Ventas Compañía esta causa
total de las
ventas de la
empresa
Costo por De cada 100 Costos Operativos Bodegas
cada 100 pesos que se
pesos Sirve para costear el
despachan, Costo de las Ventas
despachados porcentaje de los gastos
que porcentaje operativos de la bodega
es atribuido a respecto a la ventas de la
empresa.
los gastos de
operación.

Autor: Axel Badilla Galaz-Comunidad Emagister