Informática Aplicada a los Negocios

Conociendo
Excel
Prof. Stefany Villarreal
RUTA DE TRABAJO  ¿Qué es Excel?
 Funcionalidades
 ¿Cómo luce? (Anatomía del libro de trabajo).
1. Barra de Menú.
2. Barra de Fórmula.
a)Fórmulas simples y fórmulas con funciones.
b)Jerarquía de Operadores.
3. Hoja de trabajo.
a) Celdas.
b) Rangos de celdas.
c) Referencia de celdas relativas y absolutas.
d) Filas y Columnas.
 Atajos de teclado para Excel.
 Aplicando formatos a la Hoja de Trabajo.
Es un programa informático desarrollado por la empresa
Microsoft, el cual pertenece a la categoría de programas
informáticos conocida como hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo fueron desarrolladas

desde la década de 1960 para simular las hojas de
trabajo contables de papel, ayudando así en la
automatización del trabajo contable
FUNCIONALIDADES

Optimizar la
Solucionar Analizar datos labor diaria,
múltiples de una forma reduciendo el
problemas. sencilla, tiempo de
rápida y
objetiva. trabajo enfocado
en una sola
situación.
¿CÓMO LUCE?
¿CÓMO LUCE?

A continuación dividiremos nuestra

pantalla de Excel en tres grupos
¿CÓMO LUCE?
 BARRA DE MENÚS

También conocida como "Cinta de Opciones", es donde

encontraremos todos los menús u opciones que se
encuentren activos en Excel.
Estos menús, a su vez poseen subcategorías que te
simplifican la distribución de la información y los
análisis de cálculos.
Dependiendo de la barra seleccionada, se presentará
una serie de opciones acorde su propósito.
BARRA DE FÓRMULAS

Esta barra muestra la

información que ya ha sido
ingresada o a medida que
se vaya ingresando en la
celda activa.

De igual forma, nos

permite insertar fórmulas
y/o funciones para el
manejo de datos.
 FÓRMULAS
Las fórmulas en Excel siempre deben comenzar con un signo
igual (=).
Las fórmulas simples van seguido de constantes o variables
y operadores de cálculo, como el signo de suma (+), resta (-),
multiplicación (*) o división(/).

Ejemplo:
Constantes: Variables:
=5+2*3 =A3/B5
Valores numéricos Referencias a celdas
 FÓRMULAS CON FUNCIONES
Una función de Excel es una fórmula matemática predefinida
que realiza cálculos automáticos utilizando valores
específicos y en un orden particular.

Excel cuenta con 11 categorías para organizar las funciones:

• Financieras. • De cubo.
• Estadísticas. • Matemáticas y
• De fecha y hora. trigonométricas.
• De texto. • De búsqueda y
• Lógicas. referencia.
• De información. • De base de datos.
• De Ingeniería.
 FÓRMULAS CON FUNCIONES
Para trabajar con funciones en Excel se debe seguir un orden, bien
sea que estemos trabajando desde una celda activa o desde la
Barra de Fórmulas.

Paso 1:
Se inserta el Paso 2:
signo igual (=) A continuación hay que
seleccionar una función. Paso 3:
Se introducen los datosa
utilizar para llevar a cabo
la operación.
 FÓRMULAS CON FUNCIONES
• Para separar argumentos se utiliza punto y coma
Por ejemplo: =SUMA(C1;C2;C3;C4)

• Para realizar operaciones entre rangos de celdas, se usa dos

puntos. Por ejemplo: =SUMA(C1:C4)

• Para realizar operaciones entre conjuntos de argumentos, usamos

la coma. Por ejemplo: =SUMA(C1:C4,F1:F4)

NOTA: Para utilizar correctamente las funciones, es necesario conocer cada una de
sus partes, como su nombre y sus argumentos obligatorios y los opcionales.
 JERARQUIA DE OPERACIONES
En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede
afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante
comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar
el orden para obtener los resultados deseados.

→ Orden de cálculo:
Excel realiza los cálculos dentro de las fórmulas de izquierda a
derecha, según el orden específico y la prioridad de cada
operador de la fórmula.
 JERARQUIA DE OPERACIONES
→ Prioridad de operadores en las fórmulas de Excel
Si se combinan varios operadores en una única fórmula,
Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica a
continuación:
Operador Descripción
Dos puntos (:) Punto (.) y Un espacio ( ) Operadores de referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= ; < > ; <= ; >= ; <> Comparación
 JERARQUIA DE OPERACIONES
En caso de que en una fórmula se combinen operadores con la
misma prioridad; por ejemplo, multiplicación y división, Excel los
evaluará de izquierda a derecha.
Ejemplo:
La siguiente fórmula multiplica 5 por 2, y el resultado de esta
operación lo divide entre 3, obteniendo así 3,33.
=5*2/3

Si cambiamos el orden de los operadores, entonces Excel dividirá 5

entre 2, y este resultado lo multiplicará por 3, obteniendo entonces 7,5
=5/2*3
 JERARQUIA DE OPERACIONES
NOTA:
Se puede cambiar el orden de evaluación, escribiendo entre
paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.
Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y después suma 5
al resultado, obteniendo 11.
=5+2*3
Por el contrario, si se usan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel
sumará 5 y 2 y después multiplicará el resultado por 3, con lo que se
obtiene 21.
=(5+2)*3
 HOJA DE TRABAJO

También conocida como Hoja de Cálculo, es la pantalla

principal compuesta por una matriz de dos dimensiones
(columnas y filas), formando pequeños recuadros que
conocemos como celdas.
Cada celda tiene su propia dirección, creada mediante la
combinación de la letra de la columna y el número de la
fila.
Por ejemplo, en el cuadro de nombres, notamos que la
celda activa en la imagen es la B2.

NOTA: En el cuadro de nombres podemos modificar

el nombre de nuestra celda.
 En cada una de las celdas podemos ingresar
datos numéricos y alfanuméricos.

Si introducimos un Mientras que si

dato de tipo texto, se introducimos datos
alineará a la izquierda tipo numéricos se
de la celda alinearán a la derecha.
CÓMO CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS
Las herramientas de formato en Excel las podemos
encontrar de dos formas

Cinta de opciones Al hacer clic derecho

sobre una celda
CÓMO CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS
Las herramientas de formato en Excel las podemos
encontrar de dos formas

Al hacer clic derecho

sobre una celda

Menú de Inicio > submenú Número

CÓMO CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS
Las herramientas de formato en Excel las podemos
encontrar de dos formas

Cinta de opciones
APLICAR FORMATO A TODA LA HOJA

En caso de querer aplicar un formato a toda la hoja de cálculo,

la forma más rápida de seleccionar todo es haciendo clic en el
botón seleccionar todo, ubicado en la esquina superior
izquierda de nuestra hoja de trabajo.
CÓMO CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS

El formato de las celdas

hace referencia a la forma
en la que serán
Cinta de opciones
presentados los datos:
REFERENCIAS A CELDAS
Una referencia le indica a Excel donde buscar los valores que se
desean utilizar en una fórmula.

Referencia Relativa: Referencia Absoluta:

Las referencias relativas son Una referencia absoluta es una
ampliamente utilizadas en Excel referencia en la fórmula, que no
porque guardan una relación cambia cuando se copia a otra
con la columna y la fila en donde celda.
se encuentran. Para crear una referencia
Es decir, al momento de copiar absoluta se debe colocar el
una referencia relativa a signo $ antes de la columna
otra celda, Excel ajustará (letra) o fila (número) que no
automáticamente su columna y queremos que cambie.
su fila.
1. Para bloquear columnas:
Se debe agregar el símbolo $ antes de la letra que hace
referencia a la columna.
Por ejemplo: $A13
2. Para bloquear filas:
Se debe agregar el símbolo $ antes del número que hace
referencia a la fila.
Por ejemplo: A$13
3. Para bloquear columnas y filas:
Se debe agregar el símbolo $ antes de la letra y del número
que hace referencia a la celda.
Por ejemplo: $A$13
RANGOS DE CELDAS
Son un conjunto de celdas contiguas seleccionadas para
llevar a cabo la misma acción en una hoja de cálculo de Excel.

En este ejemplo: vemos que de la celda A2

a la celda A11, están escritos algunas
ciudades de Venezuela, al seleccionar
todas estas celdas contiguas Excel lo lee
como el rango de celdas A2:A11
CÓMO LLENAR RANGOS DE CELDAS DE
FORMA RÁPIDA
Para rellenar celdas vacias, debemos seleccione la(s)
celda(s) que queremos usar como base para rellenar las
celdas adicionales.

Luego, tendremos
que darle doble clic
o arrastrar el
"Controlador de
Relleno", situado en
la esquina inferior
derecha de la celda
CÓMO LLENAR RANGOS DE CELDAS DE
FORMA RÁPIDA
Desde el menú Inicio > Submenú
Modificar, encontraremos la
opción Relleno:

Al hacer clic se nos desplegará una

lista de opciones disponibles para
rellenar nuestro rango de celdas:
 CÓMO INSERTAR FILAS O COLUMNAS
La primera forma es haciendo clic derecho sobre el encabezado
de la fila/columna y seleccionar la opción Insertar

La nueva fila/columna se insertará antes de la seleccionada.

Por ejemplo: Si quiero agregar una columna entre A y B,
debo seleccionar el encabezado de la columna B.
 CÓMO INSERTAR FILAS O COLUMNAS
La segunda forma es desde:
Menú de Inicio > submenú Celdas > Insertar
CÓMO INSERTAR FILAS O COLUMNAS

Para insertar varias filas en Excel, antes de

ejecutar el comando Insertar, debemos
seleccionar la misma cantidad de filas que
vamos a insertar.
En este caso, la primera fila seleccionada será
la que quedará por debajo de las nuevas filas.
CÓMO OCULTAR FILAS O COLUMNAS
Debemos seleccionar
cualquier celda dentro
de ella e ir al menú
Inicio, dentro del grupo
Celdas pulsar el botón
Formato y seleccionar
Ocultar
CÓMO OCULTAR FILAS O COLUMNAS
También podemos hacer clic derecho sobre el encabezado
de la fila/columna y seleccionar la opción de menú Ocultar.
CÓMO MOSTRAR FILAS O COLUMNAS
Para mostrar las columnas ocultas se debe
seleccionar una columna a la derecha y una a la
izquierda de la columna oculta
CÓMO MOSTRAR FILAS O COLUMNAS
Si es fila oculta, entonces debemos seleccionar una
fila por arriba y una fila por debajo de la fila oculta.
 ATAJOS DE TECLADO

→ Las hojas de cálculo de Excel incluyen métodos abreviados

llamados "atajos de teclado“

→ Estos atajos son una tecla, o bien, un grupo de teclas que

debe pulsarse al mismo tiempo para ejecutar un comando
específico, los cuales permiten conseguir mayor eficiencia en
nuestro tiempo de trabajo.
ATAJOS DE TECLADO
En la gran mayoría de los casos, los atajos de teclado
involucrarán el uso de las teclas Ctrl, Alt y Shift.

Teclas de dirección
 ATAJOS DE TECLADO
Algunos ejemplos:
• Ctrl+E: Selecciona todas las celdas de la hoja actual.
• Ctrl+T: Muestra el cuadro de diálogo “Crear tabla”.
• Ctrl + Shift + Tecla dirección: Extiende la selección a la
última celda no vacía en la misma dirección de la tecla
pulsada.
• Ctrl+Shift+1 Aplica el formato “Número con dos decimales”.

Para aprender más sobre atajos de teclado, consultar la guía disponible en

la sección “Archivos”
 APLICANDO FORMATOS A UNA
HOJA DE CÁLCULO
Muchas veces, cuando vamos a trabajar con reportes extraídos de
distintos programas, la información suele llegar sin mayor orden.
Es por esto que para mejorar la legibilidad de una hoja de cálculo,
es importante aplicar los siguientes tipos de formatos:
Agregar filtros
Inmovilizar Paneles
Eliminar Duplicados
AGREGAR FILTROS
Primero debemos seleccionar toda la tabla a la que queremos aplicar
filtro, luego, podemos encontrar esta opción desde dos rutas:

1- Desde el menú Inicio,

dentro del grupo Modificar
luego Ordenar y Filtrar

2- Desde el menú Datos,

dentro del grupo Ordenar yFiltrar
luego Filtro
AGREGAR FILTROS

Al pulsar el botón Filtro se colocarán "flechas" en el extremo

derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros
datos, lo cual nos indica que podemos hacer uso de los filtros
AGREGAR FILTROS

Beneficios de usar Filtros enExcel

• Si filtramos la información de nuestra hoja de cálculo,

podremos encontrar valores rápidamente.

• Podemos filtrar por una o más columnas de datos, logrando así

controlar no solo lo que se quiere ver, sino también lo que se
deseaexcluir.
 CÓMO INMOVILIZAR PANELES
Esta opción nos permitirá aumentar la productividad en hojas de
cálculo grandes, donde es necesario mantener visible las filas o
columnas que contienen los títulos.

La encontramos en
el menú "Vista",
dentro del grupo
"ventana"
ELIMINAR DUPLICADOS
Gracias a esta opción podemos con un solo clic eliminar todo los
datos repetidos dentro del rango de celdas que hayamos
seleccionado previamente.

En el menú Datos, en el grupo

Herramientas de Datos,
tendremos la opción "Quitar
Duplicados"
ELIMINAR DUPLICADOS

Esta opción detectará los encabezados en los datos y

marcará automáticamente la opción “Mis datos tienen
encabezados”.

Además, te mostrará la lista de columnas donde se

buscarán los valores duplicados y podremos seleccionar
o modificar las columnas que necesitamos incluir en la
validación, en caso de error.