INGENIERÍA DE EVENTOS U

ORGANIZACIÓN “PROFESIONAL” DE EVENTOS

CONCEPTOS

1. La Ingeniería de Eventos es el arte y la gestión en la que el conocimiento y dominio

de las técnicas, adquirido mediante el estudio, la experiencia y la práctica, se aplica
con buen juicio, tomando decisiones claves y tácticas, a fin de desarrollar las
formas en que se pueden utilizar de manera económica, las provisiones y
elementos de montaje en beneficio del ente organizador (empresa o institución),
utiliza ingenio, creatividad e imaginación.

2. Busca engranar y enlazar unos con otros, todos los sistemas, elementos y recursos
humanos, técnicos, tecnológicos y logísticos que son parte de un evento, de una
manera eficaz y coordinada; logra fusionar y unificar criterios de montaje y
producción; controla y supervisa que todos los técnicos responsables de cada área
operativa trabajen en unidad y concordancia y bajo el estricto cumplimiento del
guión maestro y de los guiones secundarios; logra articular de manera efectiva y
práctica todas las interdependencias que genera un evento; facilita la comunicación
y el manejo eficaz de las interdisciplinas y de toda la gestión operacional.

3. La Ingeniería de Eventos prevé de manera racional y justificada, todos los

imponderables que siempre existen en un evento y sus inmediatas soluciones.
Para cumplir con los objetivos trazados en la planificación, la “Organización
Profesional de Eventos” o la “Ingeniería de Eventos”, emplea una serie de
mecanismos sistemáticos, metódicos, técnicos y pragmáticos, por lo que además
siempre se encuentra en constante investigación para mejorar y perfeccionar todos
sus procesos.
En definitiva logra que una fabulosa idea creativa, se convierta en una
exitosa realidad, logrando un evento de “alto impacto”.

4. Ingeniería de Eventos es cualquier acto de diseño, planificación, proyecto,

composición, evaluación, asesoramiento, dictamen, directiva o supervisión; o el
gerenciamiento de lo precedente y que conciernan a los intereses publicitarios, de
mercadeo, de imagen corporativa y económicos de las instituciones y empresas
públicas o privadas.

5. La Ingeniería de Eventos permite la generación de soluciones inteligentes e

integrales de una manera eficiente y contribuye a mejorar sustancialmente el
posicionamiento o posesionamiento de la marca o imagen de la institución. Logra
seleccionar de entre las posibles soluciones aquellas que funcionen de manera
más eficaz y satisfactoria.

6. La Ingeniería de Eventos no realiza únicamente una actividad mecánica de

aplicación, sino que también adecua a las necesidades de cada evento, sus
habilidades, experiencia y conocimientos para resolver el problema o requerimiento
de la manera más ágil, eficiente y económica posible. Tiende a lograr la efectividad
y el éxito de lo planificado y procura resultados eficaces y de alto impacto.

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 INGENIERÍA DE EVENTOS U
ORGANIZACIÓN “PROFESIONAL” DE EVENTOS

CRITERIOS

1. En la operatividad de la “INDUSTRIA DE EVENTOS” se llega a fusionar la

Ingeniería de Eventos con la Arquitectura Convencional, ya que esta última ha
sido formada bajo tres conceptos u objetivos profesionales que son: el diseño, la
planificación y la construcción, por lo que ese concepto se aplica plenamente a
la INDUSTRIA DE EVENTOS como es el diseño y la planificación; y la
construcción se remplaza por el montaje y producción, que en realidad es
equivalente a la construcción de un evento, en conclusión el arquitecto es en
esencia un diseñador y planificador nato, de ahí el nombre de Arquitecto Diseñador
de Eventos.

2. La Ingeniería de Eventos o la Organización Profesional de Eventos responde

a un amplio requerimiento de los sectores públicos, comerciales, bancarios e
industriales, y es precisamente en función de esos requerimientos como se ha
desarrollado el concepto vanguardista de INDUSTRIA DE EVENTOS.

Toda organización involucrada en la INDUSTRIA DE EVENTOS posee un equipo

completo de profesionales afines a esas actividades como son diseñadores y
productores de eventos, creativos, profesionales de la publicidad y el marketing,
ejecutivos de cuenta, etc., los cuales logran en su conjunto, proponer fabulosas
ideas creativas, que en el momento en que sean aprobadas, y luego
implementadas a través de la producción del evento, se obtendrá resultados
verdaderamente satisfactorios.

3. Posicionamiento vs. Posesionamiento:

El concepto de “posicionamiento” se aplica por lo general a un producto o
servicio y nace de la palabra posición, es decir X marca requiere subir de
posición en el mercado, por lo que planifica acciones comerciales
estratégicas con el objetivo de obtener en determinado tiempo una
participación económica y comercial más alta del mercado, a esto se conoce en el
argot del marketing como “posicionamiento de marca”…

En cambio el concepto de “posesionamiento” se aplica por lo general a la imagen

corporativa de una institución o a alguno de sus proyectos comunitarios y nace de
la palabra posesión (mío, de pertenencia, propiedad, único, etc.), es decir
determinada institución requiere posesionar su imagen corporativa e institucional
o su proyecto en el contexto de la percepción pública, por lo que también planifica
acciones comunicacionales tácticas y estratégicas con el objetivo de obtener una
imagen más sólida y más consolidada en la mente del conglomerado social; En el
posesionamiento, la imagen de la institución no tiene que competir con ninguna
otra, porque su actividad es única, ejemplos:

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 Campaña Corazones Azules - - - - -> Policía Nacional del Ecuador
 Proyecto Arqueológico Cochasquí - -> Gobierno Provincial de Pichincha
 Plan Integral de Mercadeo Turístico -> Ministerio de Turismo
 Proyecto Global Inclusión Social - - -> Ministerio de Inclusión Social
 Campaña Reacciona Ecuador
El Machismo es Violencia - - - - - - - -> Gobierno Nacional del Ecuador
 Imagen Institucional:
Antes: Consejo Provin. Pichincha - -> Hoy: Gobierno Provin. Pichincha

Con el objetivo de posicionar o posesionar la marca, producto, servicio, imagen o

proyecto, hay 3 actividades a realizar según sea el requerimiento:

a) Lanzamiento:
Como resultado del diseño estratégico del plan de mercadeo, se utiliza esta
técnica sistemática y metódica, que consiste en gestionar, desarrollar e
insertar en el mercado un nuevo producto, servicio, proyecto social,
comunitario, imagen corporativa o institucional, para lo cual se utilizan una
serie de herramientas publicitarias, a través de campañas ATL y BTL.
Su finalidad es la de posicionar en el mercado la marca, con el objetivo de
obtener una mayor participación económica en determinado género de
productos y servicios.

b) Relanzamiento:
Cuando un producto o servicio no ha logrado los objetivos planteados en su
lanzamiento original, es decir el posicionamiento de marca, o una mayor
participación económica en el mercado, se procede a rediseñar una nueva
campaña de mercadeo, que consiste en cambiar la fórmula, las características
y procurar una notable mejora en la calidad, para encontrar importantes y
nuevas ventajas competitivas del producto, servicio o imagen corporativa e
institucional. Un buen relanzamiento debería tener efectos duraderos, se trata
casi de un nuevo producto en el mercado.

Hay varias razones por las que un producto o servicio no ha logrado los
objetivos planeados y que originan realizar un replanteamiento de la marca,
algunas de ellas son:
- La campaña no tuvo la estrategia publicitaria y de mercadeo adecuada,
porque se basaron en estudios de mercado no confiables, falló la
creatividad del mensaje publicitario en medios masivos, etc.
- La estrategia de campaña y su presupuesto, destinó más recursos
económicos a la publicidad convencional, es decir ATL, que al marketing
directo BTL. Debido a que el ejercicio ATL en los actuales tiempos ha
sufrido un cambio conceptual, que ha originado la saturación y el
quemeimportismo del mensaje publicitario, mientras otras marcas han
optado por las campañas de mercadeo directo (BTL), la cual nos permite
un acercamiento y contacto con el producto.
- Faltó insertar recursos económicos a la campaña, para que esta pueda
desarrollarse y producir resultados eficaces.

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 - Apareció en el mercado una nueva marca o producto con mejores
beneficios económicos y de calidad para el consumidor.
- La campaña obtuvo un excesivo despliegue publicitario en todos los
niveles de comunicación, que lejos de posicionar la marca, logró
saturarla creando la animadversión del consumidor hacia la misma.

c) Reposicionamiento:
Partiendo del relanzamiento de la marca, y mediante estrategias de mercadeo,
se busca cambiar la percepción que tiene el mercado de un producto o servicio
en su forma y su fondo. El reposicionamiento, es una técnica de pensamiento
que aprovecha los espacios vacíos y/o puntos débiles de la competencia para
reposicionarla en beneficio de nuestro cliente y asaltar así la mente del
consumidor para motivar a una actitud deseada.
Se trata también de recuperar el terreno perdido, de subir nuevamente de
posición, de volver a obtener los mismos o mejores réditos comerciales, en
definitiva de obtener una cuota del mercado más alta.

Diferencias Entre…..
“ORGANIZACIÓN DE EVENTOS”
VS.
“INGENIERÍA DE EVENTOS U
ORGANIZACIÓN PROFESIONAL DE EVENTOS”

A. En la “Organización de Eventos” (simple y sin estructura) NO se manejan ni

utilizan conceptos como:
- Soluciones inteligentes, eficientes e integrales
- Conceptualización, concepción, talento creativo
- Diseño, planeación, programación
- Planificación estratégica, el plan de mercadeo
- Posicionamiento de marca, posesionamiento de imagen
- Eventos a gran escala, de alto impacto
- Parámetros multidisciplinarios
- Sistemáticos, metódicos, técnicos, pragmáticos
- Industria de eventos
- Manejo y coordinación de las interdependencias
- Técnicas comunicacionales estratégicas
- Asesoría, consultoría, auditoría de eventos
- Innovación, táctica, inventiva
- Etc.
Desafortunadamente la improvisación, la falta de experiencia y de
conocimientos técnicos, tecnológicos y logísticos de sus organizadores, o el
hecho de no contar con el necesario asesoramiento en la realización
de un evento, conllevan a que se presente un evento simple, descoordinado,
deslucido, en definitiva se improvisa en todas las fases de su ejecución, con el
consiguiente alto riesgo de fracaso.

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 Ejemplo:
Una organización pública o privada requiere realizar un determinado evento, sus
directivos delegan esa responsabilidad a sus mandos medios sean estos
asistentes de presidencia o gerencia, ejecutivos de los departamentos de
marketing, comunicación social o relaciones públicas, etc.; inmediatamente el
delegado procede a cotizar todos los servicios y provisiones que según su criterio
pueden requerirse para la ejecución.

Luego de unos días, en su estación de trabajo, se encuentran varios grupos de

cotizaciones correspondientes a las múltiples provisiones, seguidamente tiene que
seleccionar al mejor proveedor de cada servicio,……Como lo va hacer?……Con
qué criterio o experiencia va a elegir al mejor?…. hay que tomar en cuenta que por
lo general el ejecutivo no tiene experiencia para elegir cuál de los distintos
proponentes es el mejor en cada una de sus categorías.

Suponiendo que de alguna manera logró elegir a los mejores proveedores o a la

mejor cotización de cada una de las provisiones, ahora se ve en la compleja y
delicada necesidad de juntar y coordinar con los múltiples proveedores del evento,
con el neurálgico objetivo de engranar y enlazar unos con otros, todos los
sistemas, elementos y recursos humanos, técnicos, tecnológicos y logísticos,
además debe lograr fusionar y unificar los criterios de montaje y producción, para
luego controlar y supervisar que todos los técnicos responsables de cada área
operativa trabajen en unidad y concordancia y cumplan estrictamente con el guión
maestro, también deberá articular de manera efectiva y práctica todas las
interdependencias que genera un evento.

En definitiva, sin responder a ningún tipo de conceptos de publicidad y de

mercadeo, sin ninguna experiencia, sin bases ni conocimientos técnicos, acudiendo
simplemente a la intuición, a las percepciones, al sentido común y a una buena
dosis de buena voluntad y por lo general con una gran cantidad de riesgosas
improvisaciones, se produce el evento con los evidentes riesgos.

Aparte de esto, toda esta tediosa actividad le genera un profundo estrés,

preocupaciones, y lo que es más importante está en juego la imagen de la marca o
institución y por su puesto la del ejecutivo.

B. Al contrario, en la Ingeniería de Eventos u Organización Profesional de

Eventos……..

- Se trabaja bajo parámetros multidisciplinarios e interdisciplinarios como son

metódicos, sistemáticos, técnicos y pragmáticos, siempre en función de la
planificación estratégica y del plan de mercadeo de la empresa o institución.
- Se procuran soluciones inteligentes, inmediatas, eficientes e integrales
- Se emplean criterios como conceptualización y concepción de magníficas
ideas creativas de alto impacto
- Se trabaja en base a estrategias publicitarias y de mercadeo
- Se implementan en forma lógica y profesional las seis fases de ejecución de
un evento

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FASES O ETAPAS (6) DE EJECUCIÒN
a) Antes de iniciar con las seis fases de ejecución, primero se debe
tener completamente definido la razón de ser del evento y la justificación del
mismo, esta es la primera condición que debe tenerse en cuenta a la hora de
acordar su realización. Y aunque a primera vista pareciera fácil decidir
sobre la conveniencia de la ejecución, en la práctica no resulta tan sencillo, lo que
ayuda a explicar el porqué de tantos fracasos.
b) De igual manera, antes del inicio de las mencionadas etapas, se debe tener
definido quien se va a responsabilizar, en el diseño, planificación, organización y
producción del evento, por ejemplo:
- Uno de los departamentos de la empresa o institución: Gerencia de
Marketing, Comunicación Social, Relaciones Públicas o equivalente, o uno
de los ejecutivos de la organización: Asesor, asistente, secretaria de
Gerencia o Presidencia, etc.
- O contratan a una empresa especializada en la Organización Profesional de
Eventos o Ingeniería de Eventos.
- O contratan los servicios profesionales de un Director y/o Productor
Profesional de Eventos.
- O contratan la Asesoría y Consultoría de una persona o empresa
especializada en eventos.

1. Diseño:
Esta fase inicia en la creatividad de la idea principal, luego en la
conceptualización, concepción y desarrollo de la misma, siempre en función
de conceptos publicitarios y de mercadeo, y especialmente en sintonía y
en función del resultado de la planificación estratégica y el plan de
mercadeo de la empresa o institución.

2. Planificación:
En esta etapa se determinan los aspectos fundamentales del evento, se
conforma el comité organizador, se define que tipo de evento se va a
realizar considerando el objetivo principal, se le pone nombre, se define la
fecha, lugar, se enlistan todas las necesidades y requerimientos, se
planifican todos los elementos de ejecución del evento, sean humanos,
logísticos, técnicos, tecnológicos, etc., se define el primer presupuesto, los
auspiciantes o patrocinadores, se solicitan cotizaciones, se las investiga,
analiza, valora, se diseña el material impreso, se trabaja en la promoción,
los participantes, los invitados, la preparación del ambiente, se elabora un
programa preliminar, es decir se ofrece una “vista panorámica del evento”.

Se trabaja en la previsión, en los imponderables, en las falencias de la

tercerización, se proyectan soluciones inmediatas. De esta etapa depende
la mayor parte del éxito, por ello es indispensable planificar cuidadosamente
cada paso, cada proceso y cada detalle, procurando minimizar y prever los
imprevistos, siempre presentes en todo evento.

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3. Organización:
En esta fase se trabaja en la completa ejecución de lo anterior es decir en la
planificación, se diseñan los planos de montaje y la ubicación de los
asistentes e invitados, se contratan todos los proveedores previamente
seleccionados, se adquieren todos los insumos y materiales que se
requieren, por ejemplo decoración, escenografía, banners, gigantografías,
etc., se confirma la participación de todos los recursos humanos y se le
entrega responsabilidades a cada uno de ellos, se precisa el programa
definitivo, se desarrolla y aprueba el guión maestro y los guiones
secundarios, etc., e inclusive se puede realizar un ensayo general.

4. Montaje:
En esta etapa se realiza el ordenamiento, colocación, instalación de todos
los elementos y provisiones, de acuerdo al plano de montaje previamente
diseñado, se asignan y supervisan espacios, se implementan los equipos
técnicos y tecnológicos, se arma toda la escenografía y decoración, se
entregan guiones secundarios, se instruye y se designan responsabilidades
para todos los técnicos, se realiza el diseño y la programación de todos los
equipos inteligentes, sonido, iluminación, circuito cerrado, efectos
especiales y se realizan las respectivas pruebas, se controlan tiempos de
ejecución, etc.

5. Producción:
Inicia al comenzar el evento, es cuando se ejecutan todas las actividades
planificadas, aquí se comprueba si el trabajo realizado durante x tiempo de
diseño, planificación y organización ha sido verdaderamente efectivo.
Esta es una etapa de mucho riesgo en la que se debe de excluir todo
elemento de improvisación, cada proceso, cada gestión, cada ciclo de
ejecución, cada detalle, deben estar bajo total y absoluto control del director
y/o productor y coordinador o jefe de piso del evento.

6. Postproducción:
Esta es la última etapa y se denomina Fase Post-Event, aquí se realizan la
cancelación de los pagos pendientes a proveedores, personal y cierre de
cuentas con el local, se investiga, revisa y evalúa el resultado final, frente a
la planeación, programación, ejecución y gestión operativa del evento, se
establecen conclusiones y se plantean recomendaciones; también se
envían cartas de agradecimientos a todas aquellas personas o empresas
que hicieron posible el éxito del evento.

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SELECCIONAR Y CONTRATAR PROVEEDORES

“No siempre lo más caro es lo mejor”,

tampoco “No siempre lo más barato es lo peor”

Estos son algunos de los criterios más importantes para seleccionarlos:

 Valorar los años de experiencia en el mercado
 Con que equipamiento cuentan
 Con personal técnico disponen
 Que garantía ofrecen
 Analizar el detalle técnico del equipo a contratar
 Tienen tecnología de punta
 Tienen formato detallado de contrato
 Tienen sitio WEB
 Que referencias de clientes tienen
 Que instalaciones ocupan, etc.

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