UNIDAD II: Provisiones para cuentas incobrable o malas y cuentas por cobrar

I. COMPETENCIA GENERAL

Maneja y aplicar métodos para calcular: cuentas y efectos por cobrar, determinación de
la provisión para cuentas incobrable o malas, registro de las operaciones bancarias y las
cuentas por cobrar y provisión

II. CONTENIDO.

1. Banco.
2. Las medidas de control del efectivo en bancos basan su importancia en estas
premisas básicas.

3. Segregación de tareas

4. Conciliación bancaria.

5. Transacciones que generan diferencia en la conciliación bancaria.

6. Métodos de conciliación
7. Provisión en cuentas malas o incobrables.

8. Análisis de las cuentas por cobrar en base a la antigüedad del saldo

BANCOS

Está constituido por todo el dinero depositado o mantenido en los diferentes

instrumentos de manejo de efectivo que ofrecen las entidades bancarias, siempre que
dicho efectivo pueda estar fácilmente disponible para su uso. Los
Bancos ofrecen cuentas corrientes, cuentas de ahorro o depósitos a plazo fijo. Es el
modo mayormente usado por las organizaciones para manejar el efectivo procedente de
sus operaciones de ventas.

Las empresas colocan su efectivo en estas entidades dado las facilidades de manejo y
beneficios que estas ofrecen, transferencias electrónicas, pagos programados, intereses
devengados por colocaciones de efectivo Posibilidades de préstamos entre otros.

Aunque las instituciones bancarias son también reconocidas por su Confiabilidad en

el manejo del efectivo, la empresa también debe considerar medidas de control de los
recursos colocados en cuentas bancarias dado lo
Considerable de las cantidades colocadas en ellas.

Las medidas de control del efectivo en bancos basan su importancia en estas

premisas básicas.

· La importancia del efectivo para las operaciones de la empresa,

· Controlar los desembolsos y emisiones de dinero y el motivo de cada erogación de
efectivo,
· Hacer seguimiento concreto de las cuentas por cobrar y cobranzas,
· Construir los flujos de efectivo de la empresa. Esto permite conocer el grado de
liquidez de la empresa. Así se determinan las medidas a emplear para optimizar las
cobranzas de la empresa además de concretar la planificación de los pagos a proveedor
por un período de tiempo determinado.
Los controles de efectivo también buscan evitar el fraude empresarial y la fuga del
recurso financiero vital de las organizaciones. Por eso, en el manejo de las cuentas
bancarias, se realizan las siguientes medidas:

· Realización continua de Conciliaciones Bancarias para comparar diferencias entre los

movimientos de contabilidad y de bancos.

· Segregación de tareas:
 Una persona para cobranzas,
 Una para registros de cobranzas,
 Una persona para compras,
 Otra persona para pagos,
 Una persona realiza las conciliaciones bancarias,
 El Coordinador de Finanzas, o El Coordinador de Operaciones.

Esta segregación de tareas permite que la persona que cobre, cobre a nombre de la
empresa y que el dinero vaya a las cuentas de la misma y que sea registrado el monto
correcto y exista un seguimiento de las deudas de los clientes. También que la persona
que compra no realice los pagos de sus propios gastos agregando transparencia al
proceso de compras-pagos. Los Gerentes y Coordinadores de área y de Finanzas
servirán de controladores y garantes de los buenos procesos y la Conciliación Bancaria
aportará una herramienta valiosa de control del buen registro de las operaciones
bancarias y seguimiento a su vez de las mismas.

CONCILIACION BANCARIA.

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores

que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores
que el banco suministra por medio del estado de cuenta.

Por lo general, el saldo del estado de cuenta nunca coincide con el saldo que la
empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y
las causas por las que esos valores no coinciden.

La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control

interno del efectivo. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de
los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del
cheque.

Notas debito: que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha

registrado en su auxiliar.
Notas crédito: que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las
ha registrado en sus auxiliares.

Errores de la empresa: al momento de registrar los conceptos y valores en el libro

auxiliar

LAS TRANSACCIONES QUE GENERAN DIFERENCIAS SON LAS

SIGUIENTES:

1.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN EL BANCO Y NO EN LA EMPRESA,

originadas por:

a) Notas de Débito- disminuyen el saldo de la empresa:

Devoluciones de cheques recibidos de los clientes

Devolución de efectos por cobrar que habían sido descontados, los cuales no fueron
cancelados a su vencimiento por los clientes.
Cargos por concepto de chequeras entregadas a la empresa.
Cargos por la cancelación de préstamos obtenidos por la empresa.
Cargo por intereses, comisiones u otros servicios prestados a la empresa.
Cargo por transferencias hechas a otras cuentas bancarias.

b) Notas de Crédito. Aumentan el saldo de la empresa:

Recepción de un préstamo concedido por el banco.

Transferencias recibidas de otras cuentas bancarias.
Abono del monto neto correspondiente al descuento de efectos por cobrar a favor de la
empresa.
Abono recibido por un depósito realizado por un cliente directamente a nuestra cuenta
bancaria.
Abono por intereses correspondientes a colocaciones mantenidas en el banco

2.- TRANSACCIONES REGISTRADAS EN LOS LIBROS DE LA EMPRESA Y NO

EN EL BANCO:

Cheques en tránsito, es decir emitidos y/o entregados a sus beneficiarios pero que no
han sido presentados para su cobro.
Depósitos en tránsito, Son depósitos pendientes por consignar al banco

3.- ERRORES DE LA EMPRESA

Omisión del registro de un cheque o un depósito en los libros Registrar un cheque,
deposito, nota de debito o de crédito por su monto diferente.

4.- ERRORES DEL BANCO

Registro de cheques, transferencias o depósitos por montos diferentes.
Abono por el banco de depósitos o notas de crédito por diferentes conceptos que no
corresponden a la empresa. Omisión del registro de cheques, transferencia o depósitos
entregados.

En resumen, las diferencias provienen de las omisiones de registro de las operaciones

por alguna de las partes (Contabilidad o Bancos) así como del registro de un monto
incorrecto de alguno de ellos.

DOCUMENTOS INVOLUCRADOS EN LA CONCILIACION BANCARIA.

En una conciliación bancaria se debe tener a la mano los siguientes documentos:

Movimiento Contable de la Cuenta de Bancos del Mes a Conciliar,

Estado de Cuenta Emitido por la Entidad Bancaria del mes a Conciliar, y
Reportes de Conciliación del Mes anterior.

MÉTODOS DE CONCILIACIÓN.

Las conciliaciones Bancarias pueden realizar, por lo menos, de las dos siguientes
maneras:

MÉTODO DE SALDOS ENCONTRADOS.

Consiste en partir del saldo final del estado de cuenta bancario para llegar al saldo del
banco según libro de la empresa o viceversa. La suma o resta de las partidas de
conciliación va a hacer que el saldo de los libros de contabilidad se conecte con el saldo
del estado de cuentas

MÉTODO DE SALDOS CORRECTOS O AJUSTADOS.

Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que reflejan los libros y los estados
de cuenta bancarios para llegar a dos saldos iguales o correctos. Es un método de
razonamiento lógico, porque permite conocer con claridad el saldo correcto de la
Cuenta Banco.

TERMINOLOGÍA EN CONCILIACIONES BANCARIAS

Para entender mejor el proceso de conciliaciones bancarias, es necesario conocer y

manejar la terminología del proceso. Acá se listan algunos conceptos con sus
respectivas definiciones:

Cheques en Tránsito: O cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de

haberse emitido un cheque] pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha
sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los libros
de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea
cobrado.
Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final
de mes y estos no son, Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros
de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de:
descuentos de giros,
Pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han
cargado en nuestros libros.

Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de:
cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no
haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de
la empresa.

Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero
que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se

hizo su correspondiente registro.

Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todos los errores y

equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por
encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los
libros de la empresa.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez
de abonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en
los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener
diversas cuentas en diversos bancos.

Cuadro por donde aumentan y disminuyen las cuenta en la conciliación bancaria.

LIB BANC
RO O
DESCRIPCION    
  DEBE HABER DEBE HABER
DEPOSITO +     +
CHEQUE   - -  
 NOTA DE
CREDITO +     +
NOTA DE
DEBITO   - -  

PROVISION EN CUENTAS MALAS O INCOBRABLES.

La mayor parte de las ventas que realizan los negocios en la actualidad son efectuada
a crédito, y en muchos casos respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos están
registradas desde el punto de vista de la contabilidad dentro de CUENTA POR
COBRAR.

Pueden suceder que algunas de estas facturas se haga imposible su cobro, bien por
quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo, cuando esto sucede estas
cuentas por cobrar tenemos que traspasarla a los GASTOS DEL EJERCICIO, ya que
la incobrabilidad de los mismos constituye una pérdida para el negocio.

Como en cada ejercicio debe existir apareamiento entre ingresos y gastos y las ventas
a crédito se van a registrar como ingreso del ejercicio donde se producen, es lógico, que
dentro de ese mismo ejercicio se registren las pérdidas que se producen por las
CUENTAS POR COBRAR, provenientes de esas Ventas a Créditos que se convierten
en incobrables; pero normalmente sucede que para la fecha de cierre todavía no se tiene
la seguridad o la certeza de cuales facturas definitivamente se perdieron, en
consecuencia, como hay la necesidad de registrar el gasto o la perdida de la Cuenta por
Cobrar por posible incobrabilidad, provenientes del ingreso del ejercicio (Ventas a
Créditos), hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas, lo más
adaptado a la realidad que se pueda y en consecuencia crear una cuenta de PROVICION
para absorber esas posibles perdidas

En la fecha de cierre se hace la estimación de las posibles pérdidas, luego de cargar a

una cuenta de GASTOS llamada PERDIDA EN CUENTAS INCOBRABLES, que se
va a incluir dentro de los gastos de operaciones en el ESTADO DE RESULTADO
(Estado de Ganancias y Perdidas), y la estimación se abona en el asiento a una cuenta de
Valoración denominada PROVICION EN CUENTA INCOBRABLES, la cual va a
figurar en la SITUACION FINANCIERA (Balance General), disminuyendo a las
Cuentas por Cobrar.

En el ejercicio siguiente cuando realmente se llegue a la conclusión de que algunas de

esas facturas es imposible su cobro, se procede a disminuir la provisión y en
consecuencia a cancelar las cuentas por cobrar.

DEBE. HABER

Provisión Cuentas Incobrable 2.000,00

Cuentas por Cobrar 2.000,00

Para Cancelar la factura N. 125 de Luis Pérez, que definitivamente no se puede cobrar.
BASE PARA ESTIMAR LA PROVICIÓN.

1. Porcentaje sobre las ventas.

2. Análisis de las Cuentas por antigüedad de saldos.
3. Porcentaje sobre saldos de las Cuentas por Cobrar.

PORCENTAJE SOBRE LAS VENTAS.

En este caso, se trata de estimar el gasto por cuentas incobrables en base a un

porcentaje generalmente de las Ventas a Créditos, también se pueden estimar en base al
total de las Ventas, siempre que la incidencia de las Ventas de Contado sobre el total no
sea importante.

Ejemplo.

Para el 31-12-2018, las Cuentas por Cobrar son de Bs. 200.000,00 se estima
suficiente para cubrir el total de las Cuentas que posiblemente se conviertan en
incobrable, un 2% de las Ventas totales del año 2018.

250.000,00 Bs. X 2% = 5.000,00, luego procedo hacer el asiento contable.

ASIENTO POR LA CREACIÓN.

DEBE HABER

Perdidas en Cuentas Incobrables 5.000,00

Provisión en Cuentas Incobrables 5.000,00

__________________________________________________________

ASIENTO POR LA BAJA

Asumamos que durante el año 2019, se consideraron, Bs. 3.500,00 como facturas
realmente incobrables, y que hay que proceder a cancelarlas de los Libros. El asiento
seria.

DEBE HABER

Provisión en Cuentas Incobrables. 3.500,00

Cuentas por Cobrar. 3.500,00

______________________________________________________________

ANALISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN BASE A LA

ANTIGÜEDAD DEL SALDO.

En Este método para estimar la provisión de cuentas malas o incobrables, se basa en

hacer un análisis y estudio de todas la cuentas por cobrar de acuerdo a la fecha de
vencimiento de las diversas facturas, el porcentaje a aplicar será mayor en la medida en
que la factura tenga mayor tiempo de vencimiento, por cuanto hay mayor probabilidad
de que sea incobrable, es decir no recuperable.

1. EJEMPLO.

Para el 31-12-2019 existen Bs. 130.000,00 de Cuentas por Cobrar, las cuales fueron
agrupadas de acuerdo al vencimiento y en base a ello se estimó la provisión
correspondiente; veamos el siguiente cuadro.

ANTIGÜEDAD % PROVISIÓN EN
DE LA MONTO EN ESTIMADO BASE
BOLIVARE A ALA
FACTURA S PERDERSE ESTIMACIÓN
70.000,0 3
NO VENCIDAS 0 0,50% 50,00
       
VENCIDAS      
30.000,0 3
Menos de 30 Días 0 1% 00,00
10.000,0 3
De Uno a 2 Meses 0 3% 00,00
7.000,0 5
De dos a 3 Meses 0 8% 60,00
8.000,0 9
De tres a 4 Meses 0 12% 60,00
5.000,0 7
Más de 4 Meses 0 15% 50,00

3.22
130.000,00 0,00
Asiento Contable por la Creación

DEBE HABER

Perdida en Cuentas Incobrables 3.220.00

Provisión en Cuentas Incobrable. 3.220,00

CONTINUACIÓN. DEL EJERCICIO. ASIENTO POR LA BAJA.

Durante el año 2020, se perdieron realmente facturas por Bs. 4.000,00 luego
mediante el asiento respectivo se procede a cancelar la factura.

DEBE HABER

Provisión en Cuentas Incobrables. 4.000,00

Cuentas por Cobrar. 4.000,00

____________________________________________________________

3. PORCENTAJE SOBRE EL SALDO DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Es la combinación de los dos casos anteriores, sobre la base del saldo de las Cuentas
por Cobrar y por el porcentaje. Los asientos serán iguales.