"Office Básico Aplicado A La Construcción": Instr. Miguel Llerena Vásquez

“OFFICE BÁSICO
APLICADO
A LA CONSTRUCCIÓN”
Instr. Miguel Llerena Vásquez

Unidad de Aprendizaje 3
USO DE LA HOJA DE CÁLCULO

EXCEL APLICADO A UN
PRESUPUESTO DE OBRA
Instr. Miguel Llerena Vásquez

HOJA DE CÁLCULO MICROSOFT EXCEL
Una hoja de cálculo es una
aplicación, que permite manipular
datos numéricos y alfanuméricos
dispuestos en forma de tablas
compuestas por celdas. Microsoft
Excel, es la hoja de cálculo más
utilizada en la actualidad.
Ingreso al Excel
Una forma de entrar es usando el
botón Buscar de la barra de tareas
y escribir el nombre “Excel” allí
aparecerá un acceso directo al
cual haremos clic.
Pantalla Principal de Microsoft Excel
Cinta de Opciones
Barra de Fórmulas
Área de Trabajo
Barra de Estado
COMPOSICIÓN DEL LIBRO
Los libros de Excel se componen de hojas, pudiendo insertar las hojas
que deseemos y nombrarlas para poder identificarlas. Estas a su vez se
componen de Columnas y Filas que son identificadas mediante una
etiqueta, las columnas con una letra y las filas con un número.
De esa forma se compone la referencia de una celda, ej.: A1.
Actualmente los libros de Excel se componen de la siguiente estructura:

255 HOJAS
16383 COLUMNAS
1048576 FILAS
Las filas y columnas tienen una altura y ancho establecido de manera

predeterminada, pero se pueden modificar; una forma es usando las
opciones ubicadas en la ficha Inicio /grupo Celdas / botón Formato.
DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CÁLCULO
Una forma de desplazarse es utilizando

las teclas de desplazamiento o también
usando las barras de desplazamiento.
Si deseamos ir a una celda más lejana,

podemos usar la tecla de función F5, allí
podemos ingresar la referencia de la
celda donde deseamos ir.
Podemos regresar a la primera celda

“A1” usando la combinación de teclas
Ctrl +INICIO.
INGRESAR DATOS EN EXCEL
Al iniciar Excel, se abre un Libro en blanco con el nombre provisional de

Libro 1, el cual cambiará al grabar el archivo con el nombre deseado.
El área de trabajo se denomina tabla de datos y el puntero de celda nos
indica cual es la celda activa, allí empezaremos a ingresar datos, los
cuales tenemos que aceptar presionando la tecla Enter o rechazar con la
tecla Esc, luego de presionar ENTER nos moverá a la celda de abajo.
Para editar el contenido de una celda, nos colocamos en la celda y
presionamos la tecla de función F2.
TIPOS DE DATOS EN EXCEL
En Excel encontramos 2 tipos de datos:

Las Constantes y las Fórmulas.
Las Constantes: son datos que se introducen
directamente en una celda. Puede ser un número,
una fecha u hora, o un texto.
Las Fórmulas: se ingresan anteponiendo el signo
igual (=), esto hará reconocer el valor operacional. Tipo texto
Tipo Numero
Dentro de las constantes tenemos 2 tipos de datos

fundamentales:
Formula
Tipo Texto: siempre tienen alineación Izquierda.
Tipo Número: Siempre tienen alineación Derecha.
OPERACIONES CON CELDAS
Con las celdas podemos realizar operaciones copiando y moviéndolas.
Copiar Celdas Otra forma muy útil para copiar es el utilizar
Para copiar las celdas, colocarse en las celdas una herramienta de llenado. Se ubica en el
a copiar y luego presionar la combinación de extremo inferior derecho de la celda, tal
teclas Ctrl + C, seguidamente ir a la celdas como se aprecia en la imagen, y presionando
donde se pegará con la combinación de el botón izquierdo del mouse se arrastra a la
teclas Ctrl + V. celda donde se pegará.
Mover Celdas
Para mover las celdas, colocarse en las celdas
a mover y luego presionar la combinación de
teclas Ctrl + X, seguidamente ir a la celda
donde reubicarán y presionar la combinación
de teclas Ctrl + V.
Herramienta de llenado
FORMATO DE CELDAS
Una vez ingresado los datos en las celdas, podemos

modificar el aspecto de las mismas, seleccionando
previamente las celdas, esto se realiza con la opción
Formato de Celdas; allí se controlan el número,
alineación, fuente, borde, etc. De forma similar
como se hace en el Word.
Se pueden seleccionar celdas no continuas usando
el mouse y la tecla Ctrl, también se pueden
seleccionar filas y columnas completas haciendo clic
en sus etiquetas respectivas, y si se desea
seleccionar todas las celdas de la hoja se hace clic en
el cuadrado ubicado en la intersección superior
izquierda de las etiquetas de filas y columnas.
OPERADORES DE CÁLCULOS DE LAS FÓRMULAS
Los operadores aritméticos ejecutan las
operaciones matemáticas básicas como
suma, resta, multiplicación y división, Operador aritmético Significado
combinan números y generan resultados
+ (signo mas) Suma
numéricos.
- (signo menos) Resta
MUY IMPORTANTE: Todas las fórmulas * (asterisco) Multiplicación
deben de comenzar con el signo igual (=) o / (barra oblicua) División
con el signo más (+), de lo contrario Excel las
% (signo de porcentaje) Porcentaje
interpretará como texto.
^ (acento circunflejo) Exponente
Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal.
Debería ser escrita =B5+B8 o +B5+B8.
Las referencias a celdas en las fórmulas
podemos escribirlas en mayúsculas o
minúsculas indistintamente.
REFERENCIAS RELATIVAS
Las referencias relativas son especialmente

importantes cuando se copia una fórmula, esta
se realiza de manera cambiante (no fija),
propiciando una herramienta muy útil para el
desarrollo de nuestro trabajo.
En este ejemplo se ingreso la fórmula para hallar
el total, multiplicando las celdas B3*A3, luego se
procedió a copiar la fórmula de manera vertical
hacia abajo, y la fórmula realizó las operaciones
de manera cambiante.
Si revisamos las fórmulas quedarían de la

siguiente manera…
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Las referencias absolutas propician una

dirección que a la hora de copiar se mantiene
fija. Se determina colocando un signo de dólar
antes de la letra de la columna y antes del
número de fila. Si no usamos las referencias
absolutas, al copiar una fórmula se producirá un
error como se aprecia en la imagen.
Ahora, si convertimos la celda B1 que aparece

en la fórmula en una referencia absoluta,
anteponiendo el signo del dólar ($) antes de la
etiqueta de columna y de fila, al copiar la
fórmula se hará de manera correcta y serán los
resultados correctos.
FUNCIONES EN EXCEL
Son fórmulas predefinidas por Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado
que aparecerá directamente en la celda. Se pueden realizar cálculos sin el uso de funciones, pero
usándolas, se logran resultados mas rápidos. Se ingresan como si fuera una fórmula, es decir,
anteponiendo el signo igual o también se puede hacer usando el cuadro de dialogo “insertar
función” ubicado en la barra de fórmulas.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre de función(argumento1,argumento2,argumentoN)
FUNCIONES BÁSICAS
Entre las funciones básicas mas importantes tenemos:
=SUMA(arg1,arg2….argn) Devuelve la suma de los argumentos.
=PROMEDIO(arg1,arg2….argn) Devuelve el promedio de los argumentos.
=MAX(arg1,arg2….argn) Devuelve el valor máximo de los argumentos.
=MIN(arg1,arg2….argn) Devuelve el valor mínimo de los argumentos.
=CONTAR(arg1,arg2….argn) Devuelve la cantidad de los argumentos.
Ejemplo de Funciones Básicas
Aquí podemos apreciar unos

ejemplos de funciones, en las
cuales se muestra el desarrollo
de cada función y al costado el
resultado obtenido.
Notar que toda función también
empieza con el signo igual y
luego del nombre y del
paréntesis de apertura se
ingresan los argumentos, en este
caso se trabaja con todos los
sueldos.
GRÁFICOS ESTADÍSTICOS
Un gráfico Excel es una representación gráfica de ciertos valores que nos permite hacer una
comprobación comparativa de manera visual, de esa manera es mas fácil entender la información.
Crear un gráfico
Seleccione los datos para el gráfico.
Seleccione la pestaña Insertar > Grupo Gráficos, tenemos una serie de gráficos de diversos tipos;
elegimos el que se ajuste a nuestras necesidades.
Tener en cuenta que no todos los datos pueden ser graficados en todos los tipos de gráficos.
Ejemplo de gráfico de tipo columnas
Al seleccionar el gráfico nos aparece dos fichas contextuales, en ellas podemos modificar
el contenido como títulos, la forma de presentar los gráficos, el color, el tipo de letra, etc.
MANEJO DE BASE DE DATOS
Microsoft Excel no es un manejador de base de datos, lo que maneja Excel son las llamadas
listas, las cuales se pueden manejar como una base de datos.
Las listas en Excel están compuestas de columnas y filas. Cada columna es un campo y a cada
fila se le denomina registro, a pesar que no es necesario para la creación de la lista.
Se recomienda que la primera fila de los datos sea los encabezados de cada campo de manera
que podamos identificarlas. El siguiente ejemplo, es una muestra de una lista con la primera
fila como el encabezado de los campos.
ORDENAR DATOS
La ordenación es una de las herramientas más comunes de administración de datos.
Puede ordenar la tabla por una o más columnas, por orden ascendente o descendente, o
crear un orden personalizado.
Seleccione una celda en los datos.

Seleccione Inicio > Ordenar y filtrar.
O bien, seleccione la pestaña Datos > Ordenar.

IMPRIMIR UNA HOJA DE CALCULO
Desde un mismo lugar, puede ver el aspecto que
tendrá un documento impreso, configurar las
opciones de impresión e imprimir un archivo.
En la pestaña Archivo > Imprimir.

Escriba el número de copias que desea imprimir en el
cuadro Copias.
En Impresora, asegúrese de que está seleccionada la
impresora que desea.
En Configuración, se encuentran seleccionados los
valores de configuración de impresión
predeterminados para la impresora. Si desea cambiar
algún parámetro, haga clic en el mismo y seleccione
otro nuevo.
Pulse Imprimir para iniciar la impresión.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
1. https://support.microsoft.com/es-es/office/aprendizaje-de-excel-para-windows-9bc05390-e94c-
46af-a5b3-d7c22f6990bb?ui=es-es&rs=es-es&ad=es
2. https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/excel
3. Manual de “Office Básico Aplicado a la Construcción”

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Actualmente los libros de Excel se componen de la siguiente estructura:

Las filas y columnas tienen una altura y ancho establecido de manera

Una forma de desplazarse es utilizando

Si deseamos ir a una celda más lejana,

Podemos regresar a la primera celda

Al iniciar Excel, se abre un Libro en blanco con el nombre provisional de

En Excel encontramos 2 tipos de datos:

Dentro de las constantes tenemos 2 tipos de datos

Una vez ingresado los datos en las celdas, podemos

Las referencias relativas son especialmente

Si revisamos las fórmulas quedarían de la

Las referencias absolutas propician una

Ahora, si convertimos la celda B1 que aparece

Aquí podemos apreciar unos

Seleccione una celda en los datos.

O bien, seleccione la pestaña Datos > Ordenar.

En la pestaña Archivo > Imprimir.

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