Hallazgos Ejercicios para Hoy

FUNDACION UNIVERSITARIA TECNOLOGICO COMFENALCO
A continuación encontrara algunos casos reales que se le presentaron al auditor de la empresa

XYZ, usted debe identificar si estos son CONFORMIDADES O NO CONFORMIDADES, en caso de ser
no conformidades se debe proceder a la redacción del hallazgo, explicando el criterio del
cumplimiento o del incumplimiento.
1. El representante de la Dirección de la organización XYZ informa al auditor que la organización ha

hecho algunas mejoras y simplificaciones a la documentación del sistema de gestión. Muchos de los
procedimientos operacionales han sido eliminados debido a que el proceso de entrenamiento es
comprensible y se pensó que procedimientos adicionales eran innecesarios. Los manuales de
entrenamiento disponibles parecen ser comprensibles, pero no están identificados con una
referencia de documentación o cualquier indicación de cuándo o por quien fueron revisados la
última vez. EL gerente de entrenamiento explica que cualquier cambio requerido a los materiales
será discutido en la reunión de entrenadores. Cada entrenador es el responsable de hacer cualquier
cambio necesario a su propio material de entrenamiento.
NO CONFORMIDAD
Los manuales de entrenamiento no se encuentran identificados con una referencia de documentación o

cualquier indicación de cuándo o por quien fueron revisados por última vez , incumpliendo así con el
numeral 7.5.3 Control de la información documentada específicamente el apartado 7.5.3.2 el cual
establece que la organización debe realizar control de cambios (por ejemplo, control de versión) , lo que
conlleva a no tener la documentación clara para evitar ambigüedades, dado a que no se realiza la
actualización de la información y/o los cambios ejecutados .
2. En el departamento de compras, el auditor nota que el personal está colocando órdenes a los
proveedores por teléfono y capturando los detalles directamente en el sistema de procesamiento
de órdenes computarizado de la organización. Al auditor se le dice que no hay necesidad de una
revisión independiente a cada orden individualmente, debido a que el personal de compras ha sido
completamente entrenado y la base de datos posee detalles de todas las especificaciones regulares
de los proveedores.
No hay información suficiente

3. En el cuarto de control de una estación de energía, el auditor pregunta al supervisor de turno
acerca de las acciones tomadas cuando el suministro de energía a los clientes es temporalmente
interrumpido. El supervisor de turno menciona que todas las interrupciones son reportadas
inmediatamente a la gerencia de la estación de energía y al organismo nacional regulador. Entonces
el auditor pregunta, ¿Qué hace la estación de energía con esta información ¿ El supervisor de turno
dice que las interrupciones no son deseables, pero ellas son una parte normal del proceso, las
cuales son reportadas y registradas. El agrega que ninguna acción adicional es tomada y que los
procedimientos de la organización no requieren nada más que tratar con la causa de la falla de
suministro de energía.
No hay información suficiente
4. Las actas de revisión de la dirección de la compañía XYZ, incluyen detalles del cumplimiento de los
objetivos de calidad. Uno de los objetivos de calidad es 100% entregas a tiempo, y las actas indican
que las entregas a tiempo solo se cumplen en el 65% de las ordenes. Ningún punto de acción
relacionado fue registrado en las actas. Tratando este tema con el director General, al auditor s ele
dice que fue inevitable que los clientes más grandes tuvieran prioridad. Cuando se preguntó si el
personal de ventas debe cotizar tiempos de entregas más largos, el director general indica que esto
solo podría llevar a la pérdida del negocio, comentando que los números en las entregas son
mejores que otros en la industria.
NO CONFORMIDAD
Se evidencio la no consecución de un objetivo de calidad el cual es 100% entregas a tiempo, y las

actas indican que las entregas a tiempo solo se cumplen en el 65% de las órdenes y Ningún punto
de acción relacionado fue registrado en las actas, de esta manera se esta incumpliendo con el
numeral 6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos donde se dictamina que los
objetivos deben ser objeto de seguimiento y se debe mantener información documentada de estos,
lo que conlleva a perdidas en el negocio e insatisfacción al cliente, dado a un insuficiente
seguimiento del cumplimiento de los objetivos de calidad.
5. En el departamento de calidad, el auditor solicita ver el programa de auditorías internas. Este

muestra que cada uno de los diez departamentos, son auditados cada seis meses. El auditor
pregunta al gerente de calidad. ¿cómo se había decidido la frecuencia de las auditorias. El gerente
comento que cuando el sistema solo había sido implementado hace tres años, las auditorías
internas fueron programadas a intervalos de seis meses en el manual de calidad. La organización lo
h mantenido así desde entonces. El auditor solicito ver los archivos que contenían las solicitudes de
acción correctiva: listaban 40 acciones correctivas relacionadas con los últimos tres ciclos de
auditorías. De estas 25 son del departamento de ventas, las restantes están repartidas de forma
equitativa a través de los otros 7 departamentos y 2 departamentos no recibieron acciones
correctivas, el departamento de ventas trata con todas las actividades de revisión de contratos.
NO CONFORMIDAD
Se evidencia que se listaban 40 acciones correctivas relacionadas con los últimos tres ciclos de
auditorías. De estas 25 son del departamento de ventas, las restantes están repartidas de forma
equitativa a través de los otros 7 departamentos y 2 departamentos no recibieron acciones correctivas ,
incumpliendo así con el numeral 9.2 Auditoría interna específicamente el 9.2.2 donde se establece que
la organización debe realizar las correcciones y tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora
injustificada, lo cual tiene como resultado que 2 departamentos estén fallando constantemente , a razón
de que no se toman las acciones pertinentes como resultado de las auditorias anteriores

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