REGLAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE ARCHIVOS

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA,

TERRITORIAL Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

SECRETARIA DE
PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO
 ÍNDICE
CAPITULO I ....................................................................................................................................................6
ASPECTOS GENERALES...................................................................................................................................6
ARTÍCULO 1.- GENERALIDADES ...................................................................................................................6
ARTÍCULO 2.- OBJETIVOS ............................................................................................................................6
2.1. Objetivo General .............................................................................................................................6
2.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................................6
ARTÍCULO 3.- DEFINICIONES .......................................................................................................................6
ARTÍCULO 4.- MARCO LEGAL ......................................................................................................................7
ARTÍCULO 5.- AMBITO DE APLICACIÓN .......................................................................................................8
ARTÍCULO 6.- REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN, AJUSTE Y DIFUSIÓN ...................................................................8
ARTÍCULO 7.- SANCIONES ...........................................................................................................................8
CAPITULO II ...................................................................................................................................................8
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ......................................................................................................................8
ARTÍCULO 8.- NATURALEZA DEL ARCHIVO. .................................................................................................8
ARTÍCULO 9.- LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO ............................................................................................9
ARTÍCULO 10.- UNIDAD DE ARCHIVO DOCUMENTAL ..................................................................................9
ARTÍCULO 11.- VALOR DOCUMENTAL .........................................................................................................9
ARTICULO 12.- EDADES DE LOS DOCUMENTOS (CICLO DE VIDA) ...............................................................10
ARTÍCULO 13.- CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS .....................................................................................10
13.1. Archivo de Gestión ......................................................................................................................10
13.2. Archivo General ..........................................................................................................................10
CAPITULO III ................................................................................................................................................11
ARCHIVO DE GESTION .................................................................................................................................11
ARTÍCULO 14.- ARCHIVOS DE GESTIÓN .....................................................................................................11
ARTÍCULO 15.- CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN .................................................................11
ARTÍCULO16.-RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ..................................12
CAPITULO IV ................................................................................................................................................12
ARCHIVO GENERAL ......................................................................................................................................12
ARTÍCULO 17.- FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO GENERAL ......................................................................12
ARTÍCULO 18.- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL....................................................12
ARTÍCULO 19.- TIEMPO DE PERMANENCIA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ...............................................14
ARTÍCULO 20.- RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE ARCHIVO ........................14
ARTÍCULO 21.- RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ...............................................14
21.1. Responsable de la administración del Archivo General ................................................................14
21.2. Personal técnico operativo ..........................................................................................................15
ARTÍCULO 22.- TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION AL ARCHIVO GENERAL .........................................15
ARTÍCULO 23.- RESPONSABLES DE LA TRANSFERENCIA .............................................................................16
 ARTÍCULO 24.- INGRESO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL ....................................................16
ARTÍCULO 25.- PROCEDIMIENTO GENERAL DE MANEJO DE ARCHIVOS......................................................16
ARTÍCULO 26.- CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS .....................................................................................16
ARTÍCULO 27.- SANCIONES A LA DESTRUCCION DEL ACERVO PATRIMONIAL .............................................16
CAPITULO V .................................................................................................................................................16
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ................................................................................................16
ARTÍCULO 28.- SERVICIOS DEL ARCHIVO GENERAL ....................................................................................17
ARTÍCULO 29.- SOLICITUD DE INFORMACIÓN ...........................................................................................17
ARTÍCULO 30.- DEVOLUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES.............................................................18
ARTÍCULO 31.- PROHIBICIONES ................................................................................................................18
CAPÍTULO VI.............................................................................................................................................19
PRESERVACIÓN DOCUMENTAL.................................................................................................................19
ARTÍCULO 32.- PRESERVACIÓN DOCUMENTAL .........................................................................................19
ANEXOS .......................................................................................................................................................20
 CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

ARTÍCULO 1.- GENERALIDADES

El presente Reglamento de Administración de Archivos del Gobierno Autónomo Departamental de
Chuquisaca, se constituye como norma de regulación interna en materia de manejo de los archivos
y toda información que garantice una memoria institucional.

ARTÍCULO 2.- OBJETIVOS

2.1. Objetivo General
El objetivo principal del presente reglamento es establecer normas, procedimientos y
responsabilidades relacionados al manejo, organización, control, preservación de los archivos y
toda información que refleje fielmente la memoria del Gobierno Autónomo Departamental de
Chuquisaca en cada uno de sus periodos de vida.

2.2 Objetivos Específicos

a) Mejorar e innovar continuamente los mecanismos de administración de archivos en la
entidad, observando procedimientos orientados a la eficiencia y eficacia en el manejo de la
información.
b) Orientar a los funcionarios de la institución sobre la correcta gestión de los documentos,
c) Regular y sancionar la administración de archivos
d) Salvaguardar y centralizar la documentación en el Archivo General para su custodia y
tratamiento respectivo.
e) Normar los procesos de transferencia de documentos.
f) Establecer periodos de obsolescencia de la documentación.
g) Contar con una administración eficiente y oportuna en el manejo documental en el Archivo
General, facilitando la obtención de información al usuario interno y externo.
h) Consolidar el Sistema de Archivos de acuerdo a los avances de la ciencia archivística y la
tecnología.
i) Fomentar la modernización y homogenización metodológica de la función archivística en
todas las dependencias del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca.

ARTÍCULO 3.- DEFINICIONES

Archivo: El Archivo es un conjunto orgánico de documentos generados y recibidos en el ejercicio
de las funciones por las distintas unidades funcionales del Gobierno Autónomo Departamental de
Chuquisaca, que se conservan debidamente organizados, con fines de gestión, defensa de
derechos, información e investigación.
Administración de archivos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir,
organizar, conservar información, uso, selección y lugar definido, por un período determinado
o indeterminado de los documentos de archivo.

Archivo de gestión: Son todos los documentos que se generan dentro de una Secretaria, Dirección,
Jefatura u otra unidad administrativa del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca,
donde el personal responsable de la recepción y despacho de la documentación debe concentrar y
clasificar los documentos generados; mantener en su archivo de gestión correctamente organizado
mediante la formación de expedientes y series documentales.

Documento: Expresión escrita, gráfica, natural o codificada recogida en soporte material que
ilustra e informa acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que
presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.

Clasificación de los documentos: Es la técnica de identificación y agrupamiento sistemático

de objetos (documentos) semejantes de acuerdo a los principios de procedencia y orden original,
respetando la estructura orgánica y las funciones para las que fue creada la entidad o dependencia
que produce la documentación o información.

Fondo: Los fondos constituyen la mayor agrupación documental existente en un archivo, y

corresponden al “conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos
orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el
ejercicio de sus actividades".

Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí

que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y
cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de
la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada
subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los
niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada.

Expediente: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y que

tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de la serie documental.

Sección: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente público
que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales
o similares del propio ente.

ARTÍCULO 4.- MARCO LEGAL

La base legal de presente Reglamento está sustentado en:

• Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia del 07 de febrero de 2009.

• Decreto supremo Nº 22144 del 02 de marzo de 1989, declaración de Utilidad y Necesidad
Nacional todas las Documentaciones Públicas.
 • Decreto Supremo Nº 22145 del 11 de julio de 1989, se declara de utilidad y Necesidad
Nacionales las documentaciones inactivas.
• Ley Nº 031 de 19 de julio de 2010, Marco de Autonomías y Descentralización “Andrés
Ibáñez”.
• La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental SAFCO.
• Decreto Supremo 23318- A Reglamento de Responsabilidad por la Función Pública.
• Ley N° 004 de 31 de marzo de 2010, Lucha contra la corrupción, enriquecimiento ilícito e
investigación de fortunas "Marcelo Quiroga Santa Cruz".
• Decreto Supremo Nº 181 Normas Básicas de Administración de Bienes y Servicios.

ARTÍCULO 5.- AMBITO DE APLICACIÓN

El Reglamento de Administración de Archivos, será de conocimiento, uso y aplicación obligatoria,
en todas las áreas funcionales del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca y en
particular de la Jefatura de Archivo General.

ARTÍCULO 6.- REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN, AJUSTE Y DIFUSIÓN

La Secretaria de Planificación del Desarrollo a través de la Dirección de Planificación Estratégica,
Territorial y Desarrollo Organizacional del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca en
coordinación con la Jefatura de Archivo General, Dirección Administrativa y Servicios Generales
dependientes de la Secretara de Economía y Finanzas Públicas, actualizará y ajustará el presente
Reglamento de Administración de Archivos en función al análisis de la experiencia de su aplicación
y de la dinámica administrativa institucional.

ARTÍCULO 7.- SANCIONES

En caso de incumplimiento a lo establecido en el presente Reglamento se dará lugar a las sanciones
previstas en la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental, Decreto Supremo, 23318-A
de Responsabilidad por la Función Pública y otras normas vigentes aplicables para el efecto.

CAPITULO II

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

ARTÍCULO 8.- NATURALEZA DEL ARCHIVO.

El archivo documental, por su naturaleza proviene de un hecho o acto jurídico, de valor probatorio
y testimonial, generado de forma escrita, gráfica o magnética, denominado Documento.

La documentación que se produce en las diferentes instancias y dependencias de la Institución, son

considerados como documento oficial, por tanto, son de propiedad del Gobierno Autónomo
Departamental de Chuquisaca, convirtiéndose en testimonio histórico y de información
Institucional.
ARTÍCULO 9.- LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
La administración de archivos constituye una actividad de suma importancia por las siguientes
razones:

a) Es fuente de información histórica

b) Es fuente primaria de consulta pública.
c) Se constituye en la memoria institucional.
d) Se constituye como evidencia y testimonio de la institución.
e) Evita la acumulación indiscriminada de documentación.
f) No es depósito de documentación en des uso (baja documental)

ARTÍCULO 10.- UNIDAD DE ARCHIVO DOCUMENTAL

Es obligación de la Secretaria de Economía y Finanzas Públicas y la Dirección General de
Administración y Servicios Generales crear y preservar la unidad documental(archivo general), para
resguardar los documentos que constituyan el archivo institucional; designar a un responsable para
la misma, así como proporcionar el espacio físico con las características adecuadas para la
administración de los documentos en los distintos soportes y tecnología informática adecuada para
resguardar y administrar eficientemente la documentación del Gobierno Autónomo Departamental
de Chuquisaca.

ARTÍCULO 11.- VALOR DOCUMENTAL

La documentación debe tener un tratamiento de acuerdo a su valor documental.

a) Valor primario: son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los
involucrados en el tema o en el asunto.

Entre los valores primarios se distinguen los siguientes:

1) Valor Administrativo; este valor está dado por la responsabilidad administrativa de la

actuación de los servidores públicos, quienes determinaran la duración de un trámite, su
conclusión y la frecuencia de consulta para fines administrativos.
2) Valor Fiscal o contable; son todos los documentos que contienen información contable y
están relacionados con los mecanismos de control presupuestario y pueden servir de
explicación o justificación de operaciones propias del gasto y ejecución presupuestaria del
Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca.
3) Legal-Jurídico; Engloba todo el universo jurídico, del cual derivan los derechos y
obligaciones legales del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, por el
derecho común ineludible de acceso a la información, con fines investigativos o de
fiscalización por entes externos o internos a la institución. Estos archivos se caracterizan
por constituirse en pruebas fehaciente ante las leyes.
 b) Valor Secundario; es el valor histórico o cultural de algunos documentos. Surge una vez
agotado el valor inmediato o primario y por lo tanto se conservan permanentemente en un
archivo.
1) Valor Testimonial; Aporta informaciones relevantes y de prueba referidas a la
organización, la estructura, los procedimientos y las políticas de institución, de manera que
puede reflejar la evolución histórica de la entidad productora.
2) Informativo-histórico; hace referencia a la conservación de documentos que contienen
información que contribuyen sustancialmente a la investigación y al estudio, y que ayudan
a reconstruir el pasado de una persona, órgano, institución o bien de la colectividad.

ARTICULO 12.- EDADES DE LOS DOCUMENTOS (CICLO DE VIDA)

Con relación a las edades de los documentos, que son los tramos en que se estructura su ciclo vital;
se establecen tres niveles de archivos:

a) Archivo Activo: Constituye toda la documentación que se produce diariamente en todas

las unidades del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, es de plena utilidad,
tiene un valor administrativo pleno y forma parte de una tramitación en marcha. Una vez
concluida su tramitación se conserva como un archivo de gestión accesible para posteriores
consultas (Archivo de Gestión).
b) Archivo Semiactivo: Constituye toda documentación cuya tramitación de gestión ha
concluido y su consulta con fines administrativos es relativamente frecuente, puede ser
consultada en cualquier momento como antecedente de otro procedimiento que todavía
tiene vigencia administrativa (Archivo General).
c) Archivo Inactivo o permanente: Constituye toda documentación con muchos años de
antigüedad, conservada sin movimiento; su consulta con fines administrativos es
infrecuente, consultándose casi exclusivamente con fines investigativos. (Archivo Histórico
y Biblioteca).

ARTÍCULO 13.- CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en el Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca por su naturaleza se clasifican
en:

13.1. Archivo de Gestión

Está conformado por los documentos de información en general recientemente producidos en cada
unidad funcional del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca independientemente de
funciones que cumple, que son de consulta continúa y con vigencia jurídica y administrativa.

13.2. Archivo General

Es el área dependiente de la Jefatura de Archivo General. Los recursos documentales del Archivo
General forman a partir de las transferencias de los Archivos de Gestión, generados y producidos
por todas las unidades funcionales como ser: Secretarias, Direcciones, Jefaturas, etc., del Gobierno
Autónomo Departamental de Chuquisaca.
 CAPITULO III

ARCHIVO DE GESTION

ARTÍCULO 14.- ARCHIVOS DE GESTIÓN

Es aquella que se forma en una Secretaria, Dirección u otra unidad administrativa, técnica,
operativa o de servicio del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, donde el personal
responsable de la recepción y despacho de la documentación debe concentrar y clasificar los
documentos generados; mantener su archivo de gestión correctamente organizado mediante la
formación de expedientes y series documentales, de acuerdo a criterios archivísticos y directrices
que deben ser emitidas por la Jefatura de Archivo General. La organización que se dé a los
documentos en esta primera etapa determinará, el tratamiento que recibirán cuando sean
transferidos al Archivo General.

ARTÍCULO 15.- CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Para una eficaz administración del archivo de gestión, la clasificación y la ordenación son elementos
importantes que conforman un sistema lógico documentado que facilite la accesibilidad y uso en
todo su ciclo de vida.

Se clasifican de la siguiente manera:

a) Correspondencia corriente: Es la correspondencia que todas las dependencias del

Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, atiende habitualmente;
documentación oficial generada como resultado de la gestión documental. El Archivo de
gestión reúne la correspondencia, sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las mismas oficinas o los sujetos involucrados en los trámites. Todos los documentos
tienen Valor Administrativo y a su vez se subdividen en:

▪ Correspondencia recibida
▪ Correspondencia Expedida

b) Correspondencia de asuntos: La correspondencia de asuntos forma una clase diferente de

correspondencia. Esta no se quedará en la oficina donde se recepcione, su continuidad
depende de la aplicación de otros procedimientos. Otras instancias intervendrán para la
conclusión de su vigencia administrativa.

Estos documentos tienen un valor documental primario, contable y legal; no permanecen

junto a los archivos de gestión, son transferidos a Archivo General una vez que hayan
llegado a cumplir el propósito para el que fueron creados.
ARTÍCULO16.-RESPONSABLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
El responsable de cada Unidad Funcional es el encargado de custodiar y mantener en forma
organizada los documentos generados o recibidos en el desarrollo de su actividad administrativa, a
afecto de proporcionar en forma oportuna, la documentación solicitada, así como la transferencia
al Archivo General o biblioteca institucional

Los Archivos Administrativos, son organizados por las asistentes (secretarias) o personal designado
por el responsable de la Unidad Funcional y tienen las siguientes responsabilidades

• Organizar la documentación, clasificar, ordenar y describir los documentos producidos y

recibidos en el ejercicio de sus funciones
• Actualizar permanentemente el inventario de documentos y archivos
• Custodiar la documentación en trámite
• Controlar el préstamo de documentos
• Preparar la documentación para su valoración y selección antes de realizar la transferencia
al Archivo General, de acuerdo a criterios y directrices a ser emitidos por la Jefatura de
Archivo General.

CAPITULO IV

ARCHIVO GENERAL

ARTÍCULO 17.- FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO GENERAL

Una vez que la documentación ha ingresado al Archivo General, es responsabilidad del encargado
del mismo el correcto manejo y salvaguarda de la documentación recibida, debiendo para el efecto
establecer mecanismos adecuados para su clasificación, el registro, asignación de espacios,
codificación y mantenimiento de los archivos.

ARTÍCULO 18.- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO GENERAL

El Archivo General además de administrar documentos generados y producidos por todas las
unidades funcionales del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, estará organizado
por subfondos de acuerdo a la naturaleza de la documentación:

a) Subfondo Administrativo; esta contiene toda la documentación generada en cada

Secretaria, Dirección u otra área administrativa, técnica, operativa o de servicio del
Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, con valor primario Administrativo
(Correspondencia administrativa).
b) Subfondo Financiero; Contiene la documentación generada en el ejercicio de
procedimientos y mecanismos de Administración de Bienes y Servicios y de control
contable-presupuestario de toda la Gobernación; tiene valor primario Fiscal-Contable. Su
organización está representada de la siguiente manera:
 1) Sección contabilidad, administra toda la documentación transferida de las
dependencias de Dirección de Finanzas, Jefatura de Contabilidad, Jefatura de
Presupuestos, Jefatura de Tesorería (Comprobantes contables, estados financieros,
planilla de haberes, documentos presupuestarios y otros)
2) Sección Contrataciones, administra toda la documentación transferida de la Jefatura
de Contrataciones, acerca de los procesos de contrataciones de Bienes y Servicios
generados en el Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, una vez concluida
su vigencia administrativa (con sus formularios correspondientes).

c) Subfondo Legal Normativo; Contempla toda la documentación de respaldo del cual derivan
los derechos y obligaciones legales del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca,
referente a normativa jurídica institucional, personerías jurídicas, contratos, convenios, etc.
y documentación de toda la normativa organizacional de la institución.

1) Sección Recursos Humanos, administra la documentación emergente de la gestión de

los recursos humanos del Gobierno autónomo Departamental de Chuquisaca
(Expediente personal, Comprobantes de pago, Aportes Patronales, bajas y otros).
2) Sección Jurídica, administra todos los archivos del universo jurídico y normativo de la
Gobernación, aquellas que a pesar del transcurrir del tiempo se constituyen en prueba
fehaciente ante las leyes y la sociedad (Resoluciones Gubernamentales, Contratos,
Convenios, Informes jurídicos, Personerías jurídicas, Protocolizaciones, Normativa
institucional, Estatutos, Plan Operativo Anual Institucional y Otros).
d) Subfondo Histórico; Estos documentos son los que llegan a la etapa final de su ciclo de vida,
con vigencia inactiva; serán custodiados de manera permanente por su importancia para la
sociedad civil.

1) Sección Archivo permanente, administra todos los documentos, que hayan cumplido
su permanencia y vigencia en los anteriores Subfondos del archivo General.
2) Sección biblioteca, administra documentos, estudios, proyectos, etc. Su consulta está
sujeto a fines investigativos, culturales, constituyéndose en memoria documental del
Gobierno autónomo Departamental de Chuquisaca por su importancia histórica para
la sociedad.

El responsable del Archivo General en marco de la responsabilidad que tiene de organizar el archivo,
podrá crear otros Subfondos y/o secciones a objeto de facilitar la identificación de la
documentación en función a los requerimientos de información.
ARTÍCULO 19.- TIEMPO DE PERMANENCIA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Los documentos del Archivo Administrativo deben permanecer en las unidades
funcionales(oficinas) un tiempo máximo de 2 años siempre y cuando hayan concluido su vigencia
administrativa para posteriormente ser transferido al Archivo General.

El tiempo de permanencia de los documentos en el Archivo General y su traspaso al Subfondo

Histórico donde se deben resguardar permanentemente, será determinado por la Jefatura de
Archivo General en función a criterios técnicos y capacidad de soporte del volumen documental.

Son obligaciones para el ejercicio de la función pública, inventariar y custodiar en oficinas públicas
los documentos propios de la función pública, sin que puedan sustraerlos ni destruirlos.

ARTÍCULO 20.- RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS DE ARCHIVO

Los servidores públicos de archivo trabajaran sujetos a los más rigurosos principios del código de
ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por
los valores y directrices establecidas por el Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, que
les confía la misión de organizar, conservar la documentación que hace parte del patrimonio de la
Administración Departamental.

ARTÍCULO 21.- RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

El presente artículo sin ser limitativo, señala las funciones y responsabilidades de los
administradores de archivos estableciendo las siguientes:

21.1. Responsable de la administración del Archivo General

El Jefe de la Unidad de Archivo General tiene las siguientes responsabilidades:

• Organizar, codificar y llevar mediante métodos manuales y electrónicos, los registros de la

documentación del Archivo General, Subfondos y secciones documentales a efectos de
lograr una digitalización sistematización y estandarización de la administración de los
archivos que faciliten su acceso, observando los principios y procesos archivísticos.
• Administrar la custodia, conservación y preservación del patrimonio documental
institucional del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca.
• Garantizar un eficiente servicio al usuario interno y externo en la reproducción y
certificación de la documentación existente bajo su custodia.
• Cuidar por la calidad, pertinencia y oportunidad de los informes y documentación
solicitados a la Jefatura de Archivos.
• Establecer sistemas de registro y archivo computarizados y digitalizados, acorde con el
desarrollo tecnológico informático en coordinación con la Jefatura de Sistemas y
Tecnologías de Información.
• Implementar una política de capacitación continua para el personal de su unidad,
considerando, las necesidades de la misma.
• Apoyar en la organización de los Archivos Administrativos a objeto de normar
procedimientos en los mecanismos de clasificación y transferencia.
21.2. Personal técnico operativo
El personal técnico operativo dependiente de la Jefatura de Archivo General tiene las siguientes
responsabilidades:

• Recibir, clasificar y archivar la documentación transferida al Archivo General

• Levantar inventario y actualización permanente de los documentos de los Subfondos y/o
secciones bajo su custodia
• Verificar constantemente que los documentos pendientes para su devolución a Archivos
Generales.
• Informar periódicamente al Jefe de Archivo General sobre los trabajos ejecutados, así como
los problemas o deficiencias identificadas al interior de la Jefatura.
• Conocer y cumplir el reglamento interno de Administración de Archivos del Gobierno
Autónomo Departamental de Chuquisaca.
• Emitir informes y documentación solicitados a la Jefatura de Archivos con calidad,
pertinencia y oportunidad.
• Hacer conocer al Jefe de Archivos Generales, las necesidades de capacitación del personal,
para fines de optimizar el desempeño.
• Salvaguardar la documentación para evitar la pérdida y vulneración de los documentos que
están bajo su custodia.
• Otros designados por el Jefe de Archivo General acorde al cargo desempeñado.
• Los archivistas tienen la obligación de cuidar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información los documentos de archivo y son responsables de su
organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTÍCULO 22.- TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION AL ARCHIVO GENERAL

Transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo de gestión,
de cualquier unidad funcional del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, al Archivo
General. Los documentos que se transfieren son todas aquellas que hayan concluido con su vigencia
administrativa.

Los documentos con valor administrativo y legal normativo permanecerán por el lapso de 2 años
en el archivo de gestión de cada unidad funcional para luego ser transferidos a la Jefatura de Archivo
General.

Los archivos de gestión serán transferidos mediante nota de remisión dirigida a la Secretaria de
Economía y Finanzas Públicas, los archivos de gestión deberán estar debidamente clasificados,
organizados, foliados y empastados.

Los documentos con valor fiscal-contable (documentos contables, documentos presupuestarios y

procesos de contratación) serán remitidos con prontitud al Archivo General para su tratamiento a
fin de lograr su inmediata organización, custodia, conservación y control. Los documentos
transferidos deben estar compaginados, engrapados y debidamente foliados con o sin empastar.
El encargado de recepción del documento en el Archivo General, rechazará toda documentación
incompleta (según foliado incorrecto) que no cuente con las condiciones mínimas de conservación.

ARTÍCULO 23.- RESPONSABLES DE LA TRANSFERENCIA

El responsable de cada unidad funcional y las asistentes (secretarias), sin perjuicio de otras
asignaciones o delegaciones en caso de no contar con un servidor público que ejerza esta función,
tienen la responsabilidad de efectuar la transferencia de documentación al Archivo General del
Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca.

En caso de libros, revistas, memorias, proyectos, estudios y otros, se debe realizar un inventario
específico para su transferencia a la Biblioteca Institucional a través de la Jefatura de Archivo
General.

ARTÍCULO 24.- INGRESO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL

Todo ingreso de documento a archivo general, será realizada mediante nota de remisión dirigida a
secretaria de economía y finanzas públicas, documentos que serán recepcionados por el personal
técnico designado por el Jefe de Archivo General.

ARTÍCULO 25.- PROCEDIMIENTO GENERAL DE MANEJO DE ARCHIVOS

El Jefe de Archivo General y el personal Técnico, para el manejo de la documentación deben cumplir
los siguientes procedimientos:

1. Recepcionar la documentación debidamente empastada, cuando corresponda

2. Valorizar y clasificar la documentación
3. Realizar el registro
4. Asignar código
5. Asignar un espacio adecuado que asegure la salvaguarda de los documentos de acuerdo al
subfondo y sección que corresponda.

ARTÍCULO 26.- CUSTODIA DE LOS DOCUMENTOS

Ingresado los documentos al Archivo General de cualquiera de las unidades funcionales del
Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, independiente de su valor documental
permanecerá en custodia de la Jefatura de Archivo General, su utilización y manejo es de entera
responsabilidad del Jefe de Archivo General y del personal técnico delegado en cada sección de los
Subfondos documentales existentes en el Archivo General.

ARTÍCULO 27.- SANCIONES A LA DESTRUCCION DEL ACERVO PATRIMONIAL

El atentado, destrucción, mutilación alteración o robo de los documentos del Archivo Institucional,
constituye un delito que será sancionado de acuerdo a disposiciones legales vigentes.

CAPITULO V

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ARTÍCULO 28.- SERVICIOS DEL ARCHIVO GENERAL
Los servicios que presta la Jefatura de Archivo General para el acceso a la información son:

1. La entrega de fotocopias simples y legalizadas (se realizará por ventanilla única de acuerdo
a Resolución Administrativa Gubernamental CH/Nº 222).
2. Préstamo de documentos originales (con valor documental, administrativo, contable, legal
y otros)
3. Informe para, Certificaciones de trabajo a Recursos Humanos
4. Computo de años de servicio
5. Informes (SENASIR, ex servidores públicos, entidades fiscalizadoras y otros)
6. Otros.

No se realizará, certificaciones o legalizaciones cuando la información solicitada no tenga como

respaldo el documento original que avale la validez de la información.

ARTÍCULO 29.- SOLICITUD DE INFORMACIÓN

El acceso a la documentación de Archivo General, está sujeto a mecanismos de control y supervisión
establecidos por la Jefatura de Archivo General; bajo un control estricto del responsable de la
custodia de los documentos, de acuerdo a requerimiento de las siguientes instancias:

a) Intrainstitucional; la solicitud realizada por unidades funcionales del Gobierno Autónomo

Departamental de Chuquisaca, o funcionarios dependientes de la misma; debe ser
efectuada mediante nota escrita de solicitud dirigida a la Secretaria de Economía y finanzas
públicas.
b) Interinstitucional; El Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, en su plena
voluntad de cooperación y coordinación como las demás entidades del estado, asume la
predisposición de brindar información de manera oportuna y confiable, ante
requerimientos de la Contraloría General del Estado, Ministerio Público, Unidades de
Investigaciones Financieras, Transparencia, representantes de la sociedad civil organizada,
ex servidores públicos y otros con relación institucional.

La solicitud de información o certificación debe ser realizada mediante nota escrita dirigida a la
Secretaria de Economía y Finanzas Publicas. quién autorizará mediante proveído.

La entrega de documentos se efectuará mediante Acta de Entrega y/o Devolución de Documentos

(ver anexos).

Para realizar la certificación de la información solicitada el Responsable de Archivos debe:

1. Revisar el origen de la información solicitada (unidad funcional. año, tipo de

documentación, etc. y derivar al personal técnico)
2. Personal técnico deberá elaborar informe o certificado conforme al requerimiento de la
solicitud
3. Firmar el informe o certificado y remitir a la unidad solicitante según corresponda.
El requerimiento de solicitud de información referida a las certificaciones de servidores públicos y
ex servidores públicos de la institución deben ser efectuadas a través de la Dirección General de
Recursos Humanos.

ARTÍCULO 30.- DEVOLUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES

El ente o unidad solicitante que haya recibido los documentos en calidad de préstamo quedará
obligado a devolverlos a la Jefatura de Archivo General, una vez finalizada su utilización en un
tiempo máximo de 3 meses, salvo nota ampliatoria en las mismas condiciones en las que fue
entregado. De evidenciarse daño, perdida o alteración en el documento prestado, la
responsabilidad será asumida por quien solicitó la información; caso contrario será pasible a
sanciones determinadas por instancias superiores y normativa legal vigente.

La devolución de los documentos se efectuará mediante Acta de Entrega y/o Devolución de

Documentos. (ver anexos)

ARTÍCULO 31.- PROHIBICIONES

Dentro de la administración del Archivo General del Gobierno Autónomo Departamental de
Chuquisaca se encuentra prohibido:

1. Transferir documentos que no cumplan con requerimientos establecidos por la Jefatura de

Archivo General.
2. Otorgar documentos e información sin previa presentación de nota de Solicitud
3. Demorar, ocultar o entrabar documentos.
4. Realizar actividades que pongan en peligro la integridad física de los documentos tales
como: consumir alimentos o bebidas en el espacio en que se manipulen documentos, o
hacer pliegues innecesarios.
5. Utilizar los documentos de archivo o la información contenida en ellos con fines de lucro,
lesivos o que atenten contra la honra y buen nombre de las personas.
6. Alterar o manipular indebidamente los documentos tanto que del archivo activo como
inactivo, pudiendo los responsables de este acto ser sancionados según lo establecido en
la Ley 1178 y Decreto Supremo 27328 – A, de Responsabilidad por la Función Pública.
7. Queda prohibida la eliminación parcial o total de la documentación que forma parte del
Archivo General. La ley regulará las condiciones de destrucción de los documentos Públicos
y estará a cargo de la Comisión de Depuración y Eliminación de Documentos y Archivos.
8. El requerimiento o la aceptación, el ofrecimiento u otorgamiento directo o indirecto, de
cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dádivas, favores, o ventajas
entre el personal que maneja los archivos y la entidad solicitante; a cambio de la acción u
omisión de cualquier acto que afecte la salvaguarda de los documentos e intereses del
Gobierno Departamental Autónomo de Chuquisaca.
 CAPÍTULO VI
PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 32.- PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

Todos los archivos deben preservar la documentación en condiciones ambientales, físicas, de
almacenamiento, de instalación y de seguridad de acuerdo a parámetros y normas archivísticas
ANEXOS
 ANEXO 1
ACTA DE ENTREGA Y/O DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
SUB FONDO ADMINISTRATIVO

Nº DE ACTA

En la ciudad de Sucre, a los ….................dias del mes de…..............de ….........., en dependencias de la Jefatura de Archivo
General del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, se procedió a la entrega y verificación de documentos,
de acuerdo al siguiente detalle:

COPIAS LEGALIZADAS COPIAS SIMPLES DOCUMENTO ORIGINAL

TRANSFERENCIAS OTROS

TIPO DE SOLICITUD:

NOMBRE DEL REMITENTE:

NOMBRE DEL SOLICITANTE ENTIDAD:

C.I.: Nº TELEFONO

DOCUMENTOS ENTREGADOS DOCUMENTOS DEVUELTOS

RECIBI FECHA RECIBI
Nº DESCRIPCIÓN GESTION Nº FOJAS OBS.
CONFORME DEVOLUCION CONFORME
1
2
3
4
5
6
7
"
"
Nº

ENTREGA

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME

DEVOLUCIÓN

RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

FECHA :
 ANEXO 2
ACTA DE ENTREGA Y/O DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
SUB FONDO FINANCIERO
SECCIÓN CONTABILIDAD
Nº DE ACTA

En la ciudad de Sucre, a los ….................dias del mes de…..............de ….........., en dependencias de la Jefatura de Archivo General del
Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, se procedió a la entrega y verificación de documentos, de acuerdo al siguiente
detalle:

COPIAS LEGALIZADAS COPIAS SIMPLES DOCUMENTO ORIGINAL

TRANSFERENCIAS OTROS

TIPO DE SOLICITUD:

NOMBRE DEL REMITENTE:

NOMBRE DEL SOLICITANTE ENTIDAD:

C.I.: Nº TELEFONO

DOCUMENTOS ENTREGADOS DOCUMENTOS DEVUELTOS

Nº DE
RECIBI
Nº Nº DE DOCUMENTO FOJAS TOMO TIPO DOC. GESTIÓN OBS. OBS.
CONFORME
/PROCESO
1
2
3
4
5
6
7
"
"
Nº

ENTREGA

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME

DEVOLUCIÓN

RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

FECHA:
 ANEXO 3
ACTA DE ENTREGA
SUB FONDO FINANCIERO
SECCIÓN CONTRATACIONES

Fecha:
Usuario:
CONSTANCIA DE ENVIO DEL PROCESO A ARCHIVOS

Item Descripción
Objeto
CUCE
Dependencia
Estado
Documentos

ENTREGA:

RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

 ANEXO 4
PRÉSTAMO Y/O DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
SUB FONDO FINANCIERO
SECCIÓN CONTRATACIONES

Nº DE ACTA

En la ciudad de Sucre, a los ….................días del mes de…..............de ….........., en dependencias de la Jefatura de Archivo
General del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, se procedió a la entrega y verificación de documentos, de
acuerdo al siguiente detalle:

COPIAS LEGALIZADAS COPIAS SIMPLES DOCUMENTO ORIGINAL

TRANSFERENCIAS OTROS

TIPO DE SOLICITUD:

NOMBRE DEL REMITENTE:

NOMBRE DEL SOLICITANTE ENTIDAD:

C.I.: Nº TELEFONO

PROCESOS DE CONTRATACIÓN
DETALLE DE DOCUMENTOS DEL
Nº CUCE NOMBRE DEL PROYECTO FOJAS
PROYECTO
1
2
3
4
5
"
"

ENTREGA

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME

DEVOLUCIÓN

RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

FECHA :
 ANEXO 5
ACTA DE ENTREGA Y/O DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
SUB FONDO LEGAL NORMATIVO
SECCIÓN JURIDICA

Nº DE ACTA

En la ciudad de Sucre, a los ….................dias del mes de…..............de ….........., en dependencias de la Jefatura de Archivo
General del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, se procedió a la entrega y verificación de documentos, de
acuerdo al siguiente detalle:

COPIAS LEGALIZADAS COPIAS SIMPLES DOCUMENTO ORIGINAL

TRANSFERENCIAS OTROS

TIPO DE SOLICITUD:

NOMBRE DEL
REMITENTE:

NOMBRE DEL SOLICITANTE ENTIDAD:

C.I.: Nº TELEFONO

DOCUMENTOS ENTREGADOS DOCUMENTOS DEVUELTOS

DESDE HASTA FECHA RECIBI
Nº DESCRIPCION GESTIÓN RECIBI OBS.
Nro. Nro. DEVOLUCION CONFORME
CONFORME
1
2
3
4
"
Nº

ENTREGA

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME

DEVOLUCIÓN

RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

FECHA:
 ANEXO 6
ACTA DE ENTREGA Y/O DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
SUB FONDO LEGAL NORMATIVO
SECCIÓN RECURSOS HUMANOS

Nº DE ACTA

En la ciudad de Sucre, a los ….................dias del mes de…..............de ….........., en dependencias de la Jefatura de Archivo
General del Gobierno Autónomo Departamental de Chuquisaca, se procedió a la entrega y verificación de documentos, de
acuerdo al siguiente detalle:

COPIAS LEGALIZADAS COPIAS SIMPLES DOCUMENTO ORIGINAL

TRANSFERENCIAS OTROS

TIPO DE SOLICITUD:

NOMBRE DEL
REMITENTE:

NOMBRE DEL SOLICITANTE ENTIDAD:

C.I.: Nº TELEFONO

DOCUMENTOS ENTREGADOS DOCUMENTOS DEVUELTOS

TIEMPO RECIBI FECHA RECIBI
Nº DESCRIPCION GESTIÓN OBS.
DESDE HASTA CONFORME DEVOLUCION CONFORME
1
2
3
4
"
Nº

ENTREGA

ENTREGUE CONFORME RECIBI CONFORME

DEVOLUCIÓN

RECIBI CONFORME ENTREGUE CONFORME

FECHA :