Jesus Manuel Correa Osorio

INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE LA REGION SIERRA
1
Proyecto de residencia profesional: Propuesta para la gestión de

archivos en el área de becas y titulación de la Universidad
Tecnológica de Tabasco
Estudiante: Jesus Manuel Correa Osorio

Matricula: 14E30273
Dra. Aracely Celina Sánchez Albores Lic. Silvia Vidal Rodriguez

Asesor interno Asesor externo
2
Introducción
El presente trabajo investigativo mostrará un plan de Gestión Documental en el

área de becas y titulación, en cuanto a la organización y clasificación de los
documentos que se encuentran acumulados en esta dependencia. Con una
propuesta de gestión documental, que sería una posible solución a dicha
problemática, debido a que internamente cuenta con un archivo que hasta la fecha
carece de normas archivísticas, que han venido manejando para la facilitación
documental.
Además, se evaluará la conservación y el estado de los documentos, debido a la
gran concentración y acumulación de estos documentos en esta oficina, ya que
este fenómeno conlleva al deterioro archivístico y sería una prevención, evitando
la duplicidad de documentos, teniendo en cuenta que esta oficina o dependencia
maneja los expedientes de egresados que emiteron el tramite de titulación en la
universidad, las cuales estará basada este trabajo de investigación. Finalmente, se
realizará una propuesta de programa de gestión documental, para que se
considere la posibilidad de implementarlo y armonizarlo en su sistema de gestión
documental. Por ello la clasificación es fundamental para una teoría de valoración,
respetando el ciclo vital y tiempos de retención de los documentos en cada uno de
las etapas de ciclo vital del documento, como lo son el de gestión, central e
histórico.
Índice
3
Contenido
Capítulo I Aspectos generales de la investigación .................................................. 7
1.1 Antecedentes ............................................................................................. 7
1.2 Planteamiento del problema ....................................................................... 8
1.3 Pregunta de investigación .......................................................................... 9
1.4 Objetivos .................................................................................................... 9
1.5 Justificación .............................................................................................. 10
1.6 Alcances ...................................................................................................... 10
1.7 Limitaciones ................................................................................................. 11
Capitulo IIMarco Teórico ....................................................................................... 11
2.1 Gestión administrativa ................................................................................. 11
2.2 La Gestión Documental ............................................................................... 14
2.3 Control Documenta ...................................................................................... 16
2.4 Proceso de la gestión de calidad ................................................................. 19
2.5El Sistema de archivos ................................................................................. 20
2.6 Desarrollo Organización (Organización Institucional) .................................. 23
2.7 Normas y políticas institucional .................................................................... 24
Capitulo III Aspecto general de la empresa ........................................................... 25
Capitulo IV Metodología ........................................................................................ 29
4.1 Diseño de la investigación ........................................................................... 29
4.2 Tipo de estudio de la investigación .............................................................. 29
4.3 Sujeto de estudio ......................................................................................... 29
4.4 Técnicas e instrumento de medición ........................................................... 30
Capítulo V Resultados ........................................................................................... 31
5.1 Procedimiento para la recolección de datos ................................................ 31
5.2Procedimiento para el análisis de datos ....................................................... 48
5.3 Resultados esperados ................................................................................. 57
Capítulo VI. - Conclusiones y recomendaciones ................................................... 74
Conclusión ......................................................................................................... 74
Recomendaciones ............................................................................................. 75
Competencias desarrolladas y/o aplicadas........................................................ 75
4
Bibliografía ............................................................................................................ 76
Anexos .................................................................................................................. 77
Anexo 01 ficha de observación .......................................................................... 77
Anexo 02 Fotografías ........................................................................................ 80
Anexo 03 Comprobación de documentos .......................................................... 85
5
AGRADECIMIENTOS
Quisiera expresar mi más profundo agradecimiento a quienes permitieron el

desarrollo de este trabajo.
En primer lugar, a mi familia, en especial a mí madre por motivarme siempre a
estudiar y mi hermano por su incansable apoyo.
En el ámbito profesional, agradezco la paciencia y constante entrega de
conocimientos a mi profesora guía Dra. Aracely Celina Sánchez Albores
A la Lic. Silvia, por confiar en este estudio y conceder todos los permisos
necesarios para el análisis de su área a cargo y a contribuir con el desarrollo del
proyecto, a su vez en la búsqueda de información.
Al personal del Servicios escolares que entendió este trabajo y que fue muy
receptiva a la hora de entregar información.
6
Capítulo I Aspectos generales de la investigación
1.1 Antecedentes
El manejo de clasificación y organización de los archivos activos de la facilidad de

administrar los expedientes, para el mejor manejo de la misma, ya que integran
todo tipo de documentos de cualquier naturaleza, época y soporte material, en el
marco de un sistema de gestión único, cuya finalidad es proporcionar acceso a la
documentación, para todos los miembros de la comunidad Universitaria,
contribuyendo la racionalización y la calidad de la misma.
El tema ha sido tratado en anteriores ocasiones en diferentes Instituciones
públicas, conforme a esto se creó en julio de 1968 por acuerdo de la secretaria de
Relaciones Exteriores, el departamento de investigación, conservación y
restauración de los documentos, con el propósito de contar con un organismo de
calidad, el archivo de los documentos generales.
La administración Institucional conserva contenidos amplios y aplicables a
diferentes organizaciones, permitiendo el trabajo en equipo, para alcanzar los
objetivos planteados, es importante armonizar y desarrollar un excelente clima
laboral en la misma, en la que todos los integrantes tanto internos como externos
que forman parte de ella.
Por ello es importante la existencia de unidad interna para proyectar una buena
imagen de clasificación y organización de los documentos de la institución.
La clasificación y organización de los documentos debe ser direccionado a todo
tipo de los documentos, tratando de demostrar una imagen con calidez y
objetividad de la Institución, deben aplicar una buena técnica adecuada para su
cumplimiento y demostrando la eficaz de ordenación de los expedientes.
Para poseer una buena clasificación y organización de los documentos, se
necesitan capacitaciones continuas para su manipulación, aplicando la ética
profesional, valor, eficiencia y la responsabilidad del personal.
En la Universidad Tecnológica de Tabasco, la clasificación y organización de los
archivos activos son manipuladas manualmente y continuamente; y, no cuenta con
espacio físico adecuado, los materiales suficientes y los documentos no son
registrados por bases de dato creado por la misma Institución.
Basando en el estudio de clasificación y organización de los documentos de la
Unidad he planteado el problema de la desclasificación y desorganización de los
expedientes, previo a la investigación, conforme a estos para obtener la
información rápida y eficaz.
7
Encontrar los documentos de una manera rápida y eficiente no debería permitirse

la acumulación de las documentaciones en el escritorio, o aún peor la pérdida de
ello, es indispensable guardarlo y archivarlo. Por orden alfabético, cronológico,
numérico, u otros, sobre todo si no se cuenta con el suficiente espacio donde
colocarlos.
Es importante obtener conocimiento sobre las técnicas y métodos de clasificación
y organización de los documentos, para dar solución al problema que existir del
archivo activo, ya que la información que lleva cada uno es esencial para el
desarrollo de la misma.
La presente investigación está dirigida al departamento de Área de becas y
titulación, de la UTTAB, ya que es muy importante dar a conocer el funcionamiento
de los archivos activos; con la finalidad de dar un mejor proceso de clasificación y
organización de los documentos activos.
1.2 Planteamiento del problema
En la actualidad, la universidad Tecnológica de Tabasco tiene un buen Sistema de

Archivos, pero carece de algunas políticas adecuadas que determinen la
responsabilidad en la gestión de los documentos generados reunidos y
conservados por la administración. Este precedente señala entonces, la
inconformidad y problema para generar mecanismos de gestión documental y de
archivos incidiendo en la dificultad de consolidar una política de transparencia y
derecho de acceso a la información y expedientes de los estudiantes
El crecimiento de la población estudiantil de la instituciónha generadoel aumento
de la información documentada que debe reposar en archivo; pero no se cuenta
con un espacio físico adecuado para este fin y las personas que están a cargo de
esta responsabilidad desconocen de técnicas de gestión que ayuden a manejar de
forma efectiva la información, tales como: expedientes, documentación expedida
de los estudiantes, actas, títulos, certificados de estudio, entre otros. Al no contar
con un adecuado espacio y la gran cantidad de información ha traído consigo
pérdidas de información, extravío de documentos y se han traspapelado
documentos, provocando una serie de dificultades para encontrar la información
requerida, perjudicando el desarrollo normal del trabajo y la rentabilidad de los
archiveros que de manejan.
Asimismo es frecuente encontrarse con archivos resultado de sus actividades
administrativas, disgregados y en otros lugares. Se observan problemas de
ordenamiento, conservación y de gestión documental y recuperación de
información. Desde un punto de vista más general, es posible señalar que el
8
problema de la gestión documental, radica en la deficiente gestión organizacional,

pero sobre todo en el espacio disponible.
Es realmente preocupante que en una institución universitaria no exista un espacio
físico que permita la custodia, cuidado y fundamentalmente de fomentar la
aplicación de técnicas administrativas para el manejo de archivo y de documentos.
La falta de estos procesamientos no permite un adecuado funcionamiento y
organización, haciendo que en muchas ocasiones se retrase: trámites, gestiones
de documentos, recibimiento de documentos, así como de los expedientes que
son enviados aMéxico; con ello se crea conflictos administrativos. Todos estos
problemas en el área de archivo de documentos hacen que el personal se
encuentre estresados con el trabajo, creando así problemas institucionales.
1.3 Pregunta de investigación
¿Qué alcance tendrá la propuesta de gestión documental,en el manejo de

archivos del área de becas y titulación?
1.4 Objetivos
Objetivos General
Desarrollar una propuesta para la gestión documental que posibilite la mejora del
manejo de archivos
Objetivo Específicos
➢ Hacer un estudio de la situación actual, con el fin de identificar los
procedimientos actuales respecto al manejo documental del Área
➢ Analizar y evaluar los procesos y metodologías de manejo documental para
proponer una política de gestión documental
➢ Definir un modelo metodológico para el desarrollo de gestión documental
➢ Definir un esquema de implantación de un sistema de gestión documental
➢ Desarrollar un cuadro de clasificación que permita controlar la información,
y organice intelectualmente la información.
➢ Desarrollar una tabla de retención documental que defina el ordenamiento
de los documentos según la valoración de éstos.
9
1.5 Justificación
El grave problema que pueden tener las universidades es al aumentar el número

de estudiantes,debido al mal manejo que le pueden estar dando a sus archivos, al
insuficiente espacio que tiene en el área para su colocación y guardado y en sí al
tipo de documentación que éstas manejan y/o producen, se puede solucionar
implementando un modelo de gestión documental con el fin de analizar todos los
procesos que se ejecutan, contemplando las políticas complementadas, un
software para el manejo de la información y un proceso de gestión documental de
calidad, entre otros aspectos
La clasificación y organización de los documentos es importancia dentro del
Institución tanto pública y privada, aun tratándose de una Institución de Educación
Superior, en este caso es la Universidad Tecnológica de Tabasco, demostrándose
sensibilidad en administración de los expedientes activos.
Esta investigación es principal teórico, ya que contribuye las informaciones
actualizadas sobre el manejo de clasificación y organización de los documentos
del área de becas y titulación, aplicando la buena administración del expediente,
logrará que la universidad proyecte una buena imagen positiva del archivo activo
para el futuro.
Por ellos es necesario elaborar una propuesta de gestión, clasificación y
organización de los documentos, cuyo contenido facilite y guie el ordenamiento de
los documentos, para la mejor manipulación de expedientes y sobre la rápida
atención a la comunidad estudiantil.
1.6 Alcances
Este proyecto se enfoca desde un principio en la Universidad Tecnológica de

Tabasco, aprovechando las necesidades que tiene la institución con el manejo de
los documentos. Sin embargo, esto no significa que los resultados alcanzados no
puedan ser aplicados en otras áreas.
La propuesta de gestión de documentoscontribuirá a la facilitación del manejo,

clasificación y organización de los mismos en el área de becas y titulación,
aplicando la buena administración del expediente, logrará que la universidad
proyecte una buena imagen positiva del archivo activo para el futuro.
El fácil acceso de los documentos y expedientes en el espacio disponible.
10
Con la propuesta de pueden mejorar el tiempo que se toma en ubicar los

documentos, esto a su vez evitara que surge el estrés.
1.7 Limitaciones
Cabe mencionar que la propuesta en cuestión no es un modelo certificado, ya que

en ningún motivo fue planteado con el objetivo de cambiar y reorganizar los
procesos de gestión que son ejecutados en dicha área. Sin embargo, pensando en
la importancia que tienen en tener una buena gestión para la eficiencia y el fácil
acceso a los documentos, se establecieron algunas estrategias para tener una
mayor calidad en la administración y control de documentos.
Lo que puede ocurrir al momento de que se implementara la propuesta de gestión
de documentos son las normas que se tienen establecidas en el área, como se
tiene algunas políticas, quizá no será posible implementarlas o cambiarlas, dado
que la universidad ya las tiene establecidas.
Al momento de revisar la información se produce incomodidad y obstrucción con el
personal del área, ya espacio reducido que no permite el flujo de personal.
Capitulo IIMarco Teórico
En el capítulo que se presenta a continuación se ofrecen los referentes

teóricosconceptuales, acerca de la gestión documental,instrumentos, procesos,
fases, modelos existentes. En la sección 2 se aborda el tema en el contexto
universitario.
2.1 Gestión administrativa
ANZOLA (2002)
Menciona que gestión administrativa consiste en todas las actividades que se
emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir la manera en la cual
se tratan de alcanzar las metas u objetivos con ayuda de las personas y las cosas
11
mediante el desempeño de ciertas labores esenciales como son la planeación,

organización, dirección y control. (pág. 30)
Terry, 2009
En una empresa es clave y sirve como base para la ejecución y potencialización
de tareas para cumplir con los objetivos planteados y contribuir con la
supervivencia y crecimiento de la misma. El ciclo formativo de gestión
administrativa capacita para la realización de operaciones de gestión
administrativa en el ámbito público y privado, de acuerdo con las normas de
organización interna y la legislación vigente, de forma eficaz y con calidad de
servicio.(pág. 90)
Vázquez, 2011
Se realiza a través de cuatro funciones específicas: planeación, organización,
dirección y control. Aunque algunos autores agregan una función más: la
integración del personal. Esta última función se ha agregado porque se supone
que un emprendimiento es desarrollado por un grupo de personas y la forma cómo
trabajen éstas armónica, coordinada y eficientemente influye sobremanera en los
resultados que podemos obtener. (pág. 23)
➢ Definición de Orden
Pérez, 2005
Es la colocación de las cosas en su lugar correspondiente. El término también se
utiliza para nombrar a la buena disposición de las cosas entre sí.Con el escaso
orden que hay en esta habitación, es muy difícil que encuentres tus aros, No se
me ocurre cómo hacer para poner en orden los discos (pág. 11)
Merino, 2009
Se entiende desde dos puntos de vista. Por un lado, un lugar para cada cosa y
cada cosa en su lugar (orden material). Por el otro, un lugar para cada persona y
cada persona en su lugar (orden social). El no tener ordenados los recursos
ocasiona la pérdida de los mismos, un trabajo menos eficiente (se llega a las
metas pero utilizando mal los recursos) y, en ocasiones, tener que hacer el trabajo
de nuevo. Por ejemplo: Compré ciertos útiles de oficina para cubrir necesidades
futuras. No los guardé bien. Cuando los necesito no los encuentro y, por lo tanto,
invierto tiempo y dinero en volverlos a comprar. (pág. 35)
Sanguinetti, 2007
Es la colocación de las cosas en su lugar correspondiente. El término también se
utiliza para nombrar a la buena disposición de las cosas entre sí. Por ejemplo:
“Martina, deja tus juguetes en orden antes de que llegue tu papá”, “Con el escaso
12
orden que hay en esta habitación, es muy difícil que encuentres tus aros”, “No se
me ocurre cómo hacer para poner en orden los discos”. (pág. 12)
Disciplina:
Pérez, 2009
Existen ciertos acuerdos y reglas a los que llegan los miembros de una
organización y que les permiten lograr un trabajo ordenado y eficiente y una
convivencia armónica. Estos acuerdos y reglas deben ser respetados por todos,
sin distinción y en igual manera. El nivel de disciplina de un grupo depende
principalmente de sus líderes o jefes. Ejemplo: Dentro de una organización o
grupo de trabajo se puede poner en vigencia un reglamento interno que
establezca derechos y obligaciones de las partes involucradas. Sin embargo, este
reglamento debe ser aplicado a todos los miembros sin realizar diferencias. (pág.
40)
Ospina, 2009 Afirma. ¨La disciplina exige respetar un cierto código de vestimenta,
cumplir con un horario y dirigirse a los superiores jerárquicos de una manera en
particular, entre otras obligaciones¨ pág. 41.
Farol, 2008
Cuanto más frecuentemente una persona tenga que reportar a un solo superior,
mayor será su lealtad y obligación y menor será la posibilidad de confusión con
respecto a las órdenes. Cuando este principio no se cumple, se generan también
discusión, malos entendidos y choques de intereses entre los distintos jefes. Todo
esto desgasta a los empleados que están bajo esta situación y perjudica el ritmo y
la calidad de su trabajo. (pág. 50)
Iniciativa
Poyo, 2008
La iniciativa debe ser estimulada y desarrollada dentro de todos los niveles de una
organización, ya que es un poderoso estimulante para los seres humanos. Sin
embargo, se deben considerar las limitaciones que debe establecerse con
respecto a la iniciativa, teniendo en cuenta otros principios tales como la disciplina
y la autoridad. Por ejemplo: Se puede solicitar a una persona la elaboración de un
informe indicando el objetivo del mismo, el tipo de información que se quiere
obtener, por qué es importante, a quiénes y para cuándo debe ser presentado. Sin
embargo, se deja a criterio de la persona de dónde va a obtener la información,
cómo la va a analizar y el formato en que presentará el trabajo. (pág. 70)
13
Porto, 2011
Puedo definirla en pocas palabras: hacer, lo que se debe de hacer, bien hecho; sin
que nadie lo mande. A quien hace una cosa bien hecha sin que nadie se lo
ordene, sigue aquel que la hace bien cuando se le ha ordenado una sola vez, es
decir; aquéllos que saben llevar la carta a García. Estos reciben altos honores,
pero su pago no guarda la misma proporción. (pág. 23)
García, 2009
iniciativa es aquello que da principio a algo. Se trata del primer paso de un
proyecto o del punto de partida de alguna acción. Por ejemplo: “La iniciativa de
Nicolás sorprendió a sus amigos”, “Este festival solidario fue organizado gracias a
la iniciativa de un famoso actor que quiso colaborar con los menos afortunados”,
“Polémica iniciativa en General San Esteban: quieren prohibir los bailes”. (pág. 30)
Planeación
Terry (2009) ¨la planeación es el cimiento del éxito empresarial; y aunque no se
puede asegurar que es una garantía absoluta para conquistar el mercado, en la
medida que responda a la realidad de la empresa, muy posiblemente contribuirá al
crecimiento¨pág. 28.
Ponce (2007)
La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización.Es decir que de nada sirve redactar unos objetivos gigantes si no se
cuenta con las herramientas, el personal, o la capacidad productiva para lograrlos;
ya que incluso en el caso de que más clientes soliciten los productos o servicios
de la organización, sino se puede responder a estos pedidos oportunamente y con
calidad, la empresa. (pag45)
2.2 La Gestión Documental
La base de toda gestión documental, son los documentos, sin ellos no pudiera
existir la misma y no hablaríamos de organización de estos, ni en su forma
tradicional ni electrónicamente, por lo que se impone referirnos al concepto de
14
documento y de documento archivístico, así también acotar sobre el documento

electrónico.
Documento.
Calvo, 2014
El documento de archivo posee diversas características, las enunciaba, cuando se
refiere a su génesis particular, no surge espontáneamente, sino que es el reflejo y
la plasmación de los hechos o actos ejecutados por las instituciones como
consecuencias de las funciones o actividades que son su razón de ser; su carácter
seriado porque se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series;
son exclusivos porque la información que contiene rara vez se encuentran en otro
documento con idéntica extensión e intensidad. Los documentos sueltos, aislados,
es decir las unidades documentales o una sola pieza documental, no tienen
sentido, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto (expediente),
aquí se aprecia su interrelación. (pág. 26)
Hugo Alsina, 2017
Un documento de archivo está disponible cuando puede ser localizado,
recuperado, presentado e interpretado. Su presentación debería mostrar la
actividad u operación que lo produjo. Las indicaciones sobre el contexto de los
documentos de archivo deberían contener la información necesaria para la
comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debería ser posible
identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones
de la organización.(pág. 12)
Registro y uso de símbolos

Vegas, 2003
El contenido de un documento tradicional está recogido en un medio y a través de
símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano; en cambio, el
documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que
deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano. Por ello el medio
(hardware) y los símbolos (software) son condiciones de posibilidad del
documento electrónico. (pág. 27)
Conservación
Pérez (2005) afirma ¨que no depende sólo de las condiciones de almacenamiento,
sino de la rápida ubicación de los documentos pág. 27.
15
La gestión de documentos
Es un concepto y una actividad cuyos orígenes se sitúan a comienzos de los años
treinta del siglo XX en los Estados Unidos de Norteamérica cuando se configura el
Sistema Archivístico Nacional.
EL DICCIONARIO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA, (1974)
¨Define el término Gestión de Documentos como un aspecto de la administración
general relacionado con la búsqueda de la economía y eficacia en la producción,
mantenimiento, uso y destino final de los documentos¨ pág. 33
Entonces, la gestión documental es una actividad que tiene repercusión desde el
surgimiento del documento, es parte de la actividad administrativa, en la que se
recepción, utiliza y conserva,Sánchezz, 2003). Con el fin de que sea evidencia de
la realidad, de las transacciones de las organizaciones y por ello podría llegar a
convertirse en documento histórico. A través de las fases del ciclo de vida se
garantiza la mayor eficiencia y eficacia del trabajo, que se traduce en
organización, agilidad, rentabilidad
2.3 Control Documental

Valderrama, (2009)
Refiriéndonos al control, es un sistema para gestionar, distribuir y registrar los
documentos creados por una organización, y es necesario para asegurar que:
1.Todos los procesos y los documentos han sido escritos por individuos que
conocen la actividad que está siendo descrita.
2.Los procesos y los documentos han sido revisados por otros en la organización
que están familiarizados también con la actividad descrita. La revisión asegura que
todos los aspectos de la actividad han sido bien redactados, son adecuados y
completos.
3.Todos los individuos o unidades de trabajo que intervienen en la actividad tienen
acceso a los procesos y a los documentos pertenecientes a su función.
4.Los individuos responsables de desarrollar la actividad han leído y comprendido
los procesos.
16
5. Cualquier cambio realizado a los procesos y a los documentos sigue la misma

ruta de creación, aprobación y distribución que los originales. (pág. 32)
Clasificación
Escobar y Lacouture (2009)
Afirman quees la identificación de las categorías, por clases, por divisiones, según
un cierto orden y considera que un sistema de clasificación eficaz es una
herramienta esencial de gestión de la información administrativa. Es la base sobre
la cual reposan el sistema de conservación y de eliminación así como el sistema
de descripción y de localización de documentos. La clasificación es uno de los
procesos nodales de la archivística. Tiene como finalidad estructurar los
documentos de un organismo de acuerdo a su producción funcional. El primer
paso indispensable de este proceso es la identificación de las series
documentales. Etimológicamente el término serie proviene del verbo latino serere
que significa entretejer o encadenar, de ahí que la serie documental la podamos
entender como el conjunto de expedientes entrelazados de una misma función o la
integración de documentos agrupados de una forma específica que resuelven una
actividad Escobar y Lacouture (2009)
Ordenación
Jordán, 2013
La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc. Los métodos de ordenación
dependen del criterio establecido: pueden ser las letras del abecedario
(alfabético), las fechas de los documentos (cronológico), la secuencia de los
números (numérico), o la combinación de varios de ellos (por ejemplo el
alfanumérico). La ordenación archivística es un complemento de la clasificación.
La ordenación es la operación manual consistente en instalar físicamente los
documentos en los estantes, cajas, carpetas, siguiendo un criterio preestablecido.
En este sentido, podemos decir que ordenar un expediente no es más que
colocarlo en un orden alfabético, sistemático, cronológico o numérico. (pág. 53)
Descripción de los Documentos.
17
Hernández (1999) ¨El objeto de la descripción es hacer eficazmente accesibles los

documentos. Debe establecerse de forma normalizada desde los archivos de
gestión y esta debe ser igual para que exista una uniformidad¨ pág. 24.
Procesos de la Gestión Documental

Leonor Nayar (2006)
1. Incorporación o captura. Es el proceso que consiste en determinar si un
documento debería crearse y conservarse. Se incluyen tanto los documentos
creados por la organización como los que ésta recibe. Se trata de decidir qué
documentos se incorporan, lo que a su vez, supone decidir quién puede tener
acceso a dichos documentos y, en general, cuánto tiempo tienen que conservarse.
2. Registros. Es una manera de formalizar la incorporación de un documento en
un sistema de gestión de documentos. Dejar constancia de la creación o
incorporar una breve información descriptiva sobre el documento al registrarlo y de
asignarle un identificador único.
3. Clasificación e indización.
Es el proceso de identificación de uno o varias categorías dentro de las
actividades de la organización y de los documentos que generan, así como de
agrupación de los mismos, si procede, en expedientes o series para facilitar la
descripción, el control, relaciones y asignaciones del tipo de disposición y de las
condiciones de acceso: clasificación, vocabulario controlado, indización.
4. Asignación de acceso y seguridad. El establecimiento de derechos y
restricciones de acceso se compone de etapas similares a las de clasificación de
las actividades. Tomando como referencia la tabla acceso y seguridad. El acceso
a los documentos se restringe únicamente cuando así lo requiera la ley o lo
imponen las necesidades de la organización.
5. Definición de la disposición o Evaluación. Muchos sistemas de gestión de

documentos, especialmente los de documentos electrónicos, identifican el tipo de
disposición y el plazo de conservación del documento en el momento de definición
de la disposición o Evaluación
6. Almacenamiento. La decisión de incorporar un documento al sistema, implica la

intención de almacenarlo. Unas condiciones de almacenamiento adecuadas
garantizan la protección, la accesibilidad y la buena gestión de los documentos. El
18
objetivo del documento, su formato físico y uso y valor determinarán las

características del equipamiento, así como los servicios requeridos para gestionar
el documento durante todo el tiempo que sea necesario. Para garantizar una
protección y un almacenamiento adecuados de los documentos, deben también
evaluarse las instalaciones. El almacenamiento de documentos en formato
electrónico requiere planes y estrategias de almacenamiento complementarios
para prevenir posibles pérdidas.
7. Uso y seguimiento. El uso de un documento implica operaciones que pueden

ser registradas en el sistema de gestión de documentos como metadatos. El uso
de los documentos puede afectar a sus condiciones de acceso y disposición. Entre
ellos está: a identificación a los permiso a de usuarios, derechos de acceso de las
personas. El seguimiento garantiza que sólo los usuarios con los permisos
adecuados realizan tareas para los que han sido autorizados.
8. Disposición o Eliminación. Los documentos que han sido identificados para su

conservación permanente deberían ser almacenados en un entorno apropiado
para su conservación a largo plazo. Las estrategias de conservación,
especialmente de los documentos electrónicos, pueden elegirse en función de su
capacidad para mantener la accesibilidad, integridad y autenticidad de los mismos
a lo largo del tiempo. (Copia, conversión, migración transferencia, destrucción
física. (pág. 15-16)
2.4 Proceso de la gestión de calidad
Calidad
Deming, (2013)
Calidad es el conjunto de propiedades y características de un producto o servicio
que le confieren capacidad de satisfacer necesidades, gustos y preferencias, y de
cumplir con expectativas en el consumidor. Tales propiedades o características
podrían estar referidas a los insumos utilizados, el diseño, la presentación, la
estética, la conservación, la durabilidad, el servicio al cliente, el servicio de
postventa, etc. (pág. 3)
Ishikawa(2018)
19
De manera somera calidad significa calidad del producto. Más específico, calidad
es calidad del trabajo, calidad del servicio, calidad de la información, calidad de
proceso, calidad de la gente, calidad del sistema, calidad de la compañía, calidad
de objetivos, etc. (pág. 2)
Control de calidad
Coello, (2009)
La función principal del control de calidad es asegurar que los productos o
servicios cumplan con los requisitos mínimos de calidad. Existe primordialmente
como una organización de servicio, para conocer las especificaciones establecidas
por la ingeniería del producto y proporcionar asistencia al departamento de
fabricación, para que la producción alcance estas especificaciones. Como tal, la
función consiste en la recolección y análisis de grandes cantidades de datos que
después se presentan a diferentes departamentos para iniciar una acción
correctiva adecuada. (pág.60)
Aseguramiento de la calidad
Rodríguez, (2008)
Es el conjunto de actividades planificadas y sistemáticas aplicadas en un sistema
de gestión de la calidad para que los requisitos de calidad de un producto o
servicio sean satisfechos. Entre estas actividades se encuentran la medición
sistemática, la comparación con estándares, el seguimiento de los procesos, todas
actividades asociadas con bucles de realimentación de información. Estas
actividades contribuyen a la prevención de errores, lo cual se puede contrastar con
el control de calidad, que se centra en las salidas del proceso. (pág. 47)
Mejoras en la calidad
Manuel Conde (2009) Lo define como el objetivo de la mejora continua de la
calidad debería ser incrementar la capacidad de la organización para satisfacer a
sus clientes y aumentar dicha satisfacción a través de la mejora de su desempeño.
2.5El Sistema de archivos
Aranda, (2008)
Define al Sistema Archivístico como el conjunto de normas e instituciones que
participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los
programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio
Documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios
20
archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el

personal. (pág. 53)
El Archivo de Gestión
Mena, (2009)
Es un subsistema del Sistema archivístico de la entidad en el cual se integran y
actúan coordinadamente, también llamados de oficina o administrativos. Se
entiende como tal el que se forma en la unidad productora de los documentos.
Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben
permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar
ésta si las necesidades de consulta son continuas (pág. 70)
Cristen, Levi, Hernández (2009) mencionan las funciones o actividades que debe
realizar un archivo de oficina o de gestión; expresan las siguientes:
1. Impedir la dispersión o eliminación de documentos.

2. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionar un
expediente según pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos
documentales por referirse a un asunto común.
3. Estar en contacto permanente con el Archivo Central, tanto para solicitar
recomendaciones y ayudas, como para suministrar la información que el
Archivo Central precise para la perfecta identificación de las series
documentales.
4. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes.
5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un
Registro de préstamos y Libros de Entradas y Salidas.
6. Solicitar y devolver correctamente al Archivo Central los documentos
que,aun habiendo sido ya transferidos, su consulta sea necesaria por la
unidad administrativa.
7. Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración
solicite respecto a los documentos que custodia.
8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la
documentación (ficheros manuales o informáticos)
9. Formar un registro de las transferencias realizadas al Archivo Central.
10. Conservar los documentos generados por la actividad de la propia unidad
mientras dure la tramitación de los asuntos a los que hacen referencia, y
durante un período -por término medio- no inferior a un año ni superior a
dos desde la resolución de los mismos.
21
11. Cumplimentar los procedimientos de clasificación, ordenación, descripción,

control, instalación, expurgo y transferencia, de acuerdo con lo que se
establezca en el Manual de gestión de documentos y en las directrices
emanadas de la dirección del sistema.
El Archivo Central.
Conde, (1992) corresponde a la segunda etapa de la vida de los documentos,
recibe la documentación, es decir, los fondos que están constituidos por series
documentales, trasferidos desde los distintos archivos de oficina, que integran la
estructura del organismo de que se trate, una vez que las necesidades de
utilización no son constantes. Además del servicio a los archivos de oficina, su
misión esencial es el estudio y valoración de las series documentales. Es el
órgano básico, el eje fundamental de control de todo el sistema y el responsable
de la aplicación de las normas de funcionamiento. (pág. 78)
El Archivo Histórico.
Montero, (2005) Cuando el sistema Archivístico, está bien regulado y en
funcionamiento, la documentación va pasando -como ya se ha representado-, por
sucesivas etapas, fases o estadios, en las cuales se cumplen diferentes fines,
hasta alcanzar la última etapa en su ciclo vital o ciclo de vida, que es el estadio
histórico del documento.
Hochman, (2005) El Archivo Histórico no es, por su misma naturaleza y por su

génesis, una colección de documentos organizada de manera arbitraria o
sistemática o, incluso, de forma científica por historiadores; es el resultado o mejor
dicho, debe ser el resultado de una planificación técnica, de una acción política ya
sea local, provincial o nacional y de un método científico, en concreto, del método
archivístico, que dé como resultado la formación de un conjunto orgánico de
documentos -en contraposición directa al concepto colección o a la formación de
varios de ellos integrados en un único centro archivístico con el fin de ser
utilizados como testimonio histórico y como fuente documental primigenia de un
pasado más o menos remoto.
22
2.6 Desarrollo Organización (Organización Institucional)
Las universidades tienen el reto de organizar y utilizar sus archivos como recursos
básicos de información para la modernización de la gestión administrativa. Los
archivos universitarios deben integrar la documentación concerniente a la
administración, la investigación, docencia, y extensión, la creación y difusión del
conocimiento, la formación y los servicios, la evaluación y la acreditación, las
relaciones interinstitucionales y a todas las formas de cooperación, así como los
testimonios que genera la dinámica de todas las unidades que conforman la
comunidad universitaria.
La gestión por procesos en educación universitaria

Supone el paso de una visión de tipo administrativo a una visión de tipo más
gestor y también supone un cambio cultural radical, que no es ni más ni menos
que situar al usuario de la educación como eje fundamental de ésta entendida en
su dimensión servicio. El entender la educación como un servicio, o más bien una
suma de servicios a unos destinatarios finales (alumnos, padres, sociedad) implica
contemplar con especial interés las relaciones del centro educativo con la
sociedad, los padres y los alumnos.
Los Archivos Universitarios
Todos los archivos universitarios han pasado por los mismos problemas: Fondos
documentales almacenados y dispersos en locales en malas condiciones, no
existencia de régimen jurídico, falta de estructura administrativa, insuficiencia de
manuales o inadecuados, ausencia de comisiones de archivos, pocas estrategias
para el tratamiento y conservación de los documentos, no existencia de un servicio
de archivo, contratación de técnicos impropios y en muchos casos existencia de
bibliotecarios ejerciendo las funciones en los archivos, los que organizaban los
documentos conforme a criterios bibliotecológicos, entre otros tantos ejemplos.
Con el paso del tiempo muchos han sido los cambios: Se han ejecutado
programas de capacitación a archivistas, se han formado comisiones técnicas,
ejecutan los procesos de organización, descripción y difusión, realización de los
cuadros de clasificación, calendarios de conservación, entre otros tantos.
23
Debe señalarse, como es lógico que en las universidades siempre ha existido un

Archivo en los que se atesoran los expedientes docentes pero estos precisamente
no se pueden considerar como Archivos Centrales o Históricos porque no recogen
toda la producción de la Universidad basado en el Ciclo de Vida del documento,
esto ya se ha explicado anteriormente. La existencia de regulaciones
específicamente para los archivos universitarios ha existido y sí existe, aunque
aún se percibe el desconocimiento por parte de algunos especialistas que quizás
no estén directamente relacionados con ellas, o que comienzan y no poseen
mucha experiencia en este ramo.
Si bien las administraciones estatales han tenido la primacía; en las universidades
se venían realizando estudios para la organización, evidencia y conservación de
su acervo cultural e histórico aunque no llegaban a materializarse. Esto se
manifiesta que la universidad aún no ha tenido investigaciones previas hacia la
problemática que tiene el área de becas y situación, por lo tanto, se debe centrar
aúnmás en los objetivos previstos.
2.7 Normas y políticas institucional
• El modelo de gestión de documentos se basa en la búsqueda de la eficacia

y eficiencia en todos los aspectos relacionados con la organización,
mantenimiento y uso de los mismos.
• El modelo se inserta en el proceso de transformación digital de toda la
Universidad, que fue iniciado hace unos años, pero que ahora debe ser
completado y asentado.
• Se encargan de la gestión, organización y conservación del patrimonio
documental de la Universidad, y participan en la planificación y la
implementación de las políticas y los procedimientos de gestión de
documentos. El Archivo universitario es el encargado de proponer a la
administración electrónica los instrumentos de gestión documental tales
como el cuadro de clasificación y el perfil de aplicación de metadatos.
• Los administrativos de la universidad son los encargados de aprobar, a
propuesta de la gestión administrativa, los estudios de identificación y
valoración de series y las normas de conservación que se desprendan de
los mismos, estableciendo los plazos de vigencia administrativa, de
transferencia, de conservación o eliminación de los documentos. Sin la
existencia de un dictamen favorable de esta Comisión no se podrán destruir
documentos administrativos de la Universidad.
• El proceso de transformación digital no está basado en la captura de la
imagen de los documentos en papel mediante un escáner para convertirlos
en ficheros informáticos, sino en la creación de documentos válidos nacidos
digitales.
24
• Los documentos entregados en papel en las oficinas de asistencia en

materia de registro de digitalizarán de forma segura con el propósito de
crear copias auténticas. Los documentos considerados patrimonio
documental que se guardan los documentos.
Capitulo III Aspecto general de la empresa
Antecedentes
El subsistema al que pertenece la Universidad Tecnológica de Tabasco (UTTAB)

surge a partir de un estudio realizado en 1990 sobre nuevos esquemas de
educación superior, en el cual se analizaron las experiencias de países como
Alemania, Estados Unidos, Francia, Gran Bretaña y Japón. Con base en dicho
estudio, se decidió llevar a cabo un proyecto específico para definir un modelo
pedagógico que permitiera crear una opción alternativa a la oferta existente bajo
un modelo innovador; concibiéndose así el sistema de educación tecnológica
superior.
s importante subrayar que en octubre de 2012 la Secretaría de Educación Pública

(SEP) estableció la unión entre la Coordinación de Universidades Tecnológicas y
las Politécnicas, a partir de la perspectiva de conformar un subsistema más
robusto que afianzara la preparación de profesionistas que demanda el sector
productivo y que contribuyan en el cambio social.
El 20 de mayo de 1996 fue oficializada la creación de la Universidad Tecnológica

de Tabasco. La institución inició sus labores en septiembre de 1996 con los
programas educativos de Organización de Proyectos Productivos y
Comercialización, Procesos de Producción y Producción Alimentaria, con una
matrícula de 172 alumnos y una plantilla de 25 docentes. Originalmente, la sede
se ubicó en el Fraccionamiento Golondrinas de la Colonia Tierra Colorada, en la
ciudad de Villahermosa, contando en sus instalaciones con 2 laboratorios de
idiomas, 4 laboratorios de cómputo, así como un edificio de docencia y
administrativo
25
En noviembre de 1996 el Gobierno del Estado de Tabasco donó a la Universidad

el terreno de 25 hectáreas, en el Fraccionamiento Parrilla II del municipio de
Centro, donde se empezó la construcción de las instalaciones. Para agosto de
1997 inició el traslado hacia la nueva sede, cuya infraestructura se fue
consolidando de manera paulatina.
En la actualidad, la UTTAB cuenta con 5 edificios de docencia (con 90 aulas para
clases), 4 auditorios, 1 sala de videoconferencias, 12 laboratorios de informática,
27 laboratorios de prácticas, 1 biblioteca con dos salas de internet y aula de usos
múltiples, 2 plantas piloto, 1 nave de usos múltiples, 1 plaza cívica, 1 edificio de
rectoría, 1 edificio de vinculación, 1 centro gastronómico, 1 Centro de Calibración y
Pruebas, así como diversas instalaciones deportivas, estacionamientos y amplias
áreas verdes.
En septiembre de 2009 se procedió a la transición hacia un modelo educativo
basado en competencias profesionales (conviene señalar que, a la fecha, todos
los programas se encuentran en tal modalidad). En ese mismo año inició la
primera generación de nivel licenciatura en los programas de Ingeniería en
Gestión de Proyectos, Ingeniería en Procesos Bioalimentarios, Ingeniería en
Procesos y Operaciones Industriales, Ingeniería en Tecnología Ambiental, así
como la Ingeniería en Tecnologías de la Información, con una matrícula total de
154 alumnos.
Misión
Contribuir con responsabilidad social al desarrollo de la región con base en la

aplicación de un modelo educativo de competencias, poniendo énfasis en el uso
de herramientas tecnológicas, la innovación y la procuración de una formación
integral y profesional de capital humano, así como una relación estratégica con los
sectores productivo y social, a través de la vinculación y servicios.
Visión
Ser una institución distinguida por su calidad, compromiso social, innovación y

resultados en la formación profesional de capital humano y la vinculación con el
sector productivo y social.
26
Objetivo
Valores
En la Universidad Tecnológica de Tabasco estamos comprometidos con la
formación profesional de capital humano y la prestación de servicios
especializados, a partir del impulso de la mejora continua en los procesos y la
calidad dirigida a los resultados.
Organigrama
Directora de servicios
escolares
Lic. Lorena Rodriguez
Juarez
Jefa del Dpto. de becas y

titulación
Lic. Silvia Vidal
Lic. Maximiliano Lic. Margarita Lic Hector
27
Macro localización
Micro
localización
Ubicado en Carretera Basa- Teapa 14.6 Fraccionamiento Parrilla II
28
Capitulo IV Metodología
En este capítulo se expone la metodología en la que se sustenta el estudio, el

enfoque, métodos utilizados, etapas, técnicas de la investigación, la forma de
realizar el diagnóstico del sistema de gestión actual de la universidad.
4.1 Diseño de la investigación

Por su diseño la investigación es de tipo no experimental,
4.2 Tipo de estudio de la investigación
El presente estudio es de tipo exploratorio, ya que se trata de una investigación

novedosa sobre. Para Hernández Sampieri, R., et al (2006, pág.100) “los estudios
exploratorios se realizan cuando el objeto es examinar un tema o problema de
investigación poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se han
abordado antes”.
Como explica Hernández, Fernández & Baptista (2010), cuando se habla sobre el
alcance de una investigación no se debe pensar en una tipología, ya que más que
una clasificación, lo único que indica dicho alcance es el resultado que se espera
obtener del estudio.
4.3 Sujeto de estudio
De una población de 1000 solicitudes para tramites de titulación, se toma como

muestra probabilística simple al azar 293expedientes,que hicieron tramite de
titulación del cuatrimestre de septiembre - diciembre 2017 de las carreras:
(Tsu: Técnico superior universitario)
• Tsu QuímicaPerforación de fluidos
• Tsu Mantenimiento Área industrial
• Tsu Mantenimiento ÁreaPetróleo
• QuímicaTecnología Ambiental
• Paramédico
Entre otros
.
29
4.4 Técnicas e instrumento de medición
La recolección de los datos puede realizarse de maneras distintas, pues el

instrumento elegido dependerá directamente tanto de los objetivos planteados, la
disponibilidad de recursos humanos, financieros y tiempo. En la selección del
instrumento de recolección de datos, es un factor importantísimo que también
debe ser considerado. Debe tomarse en cuenta si se buscan resultados
cualitativos paraconocer información descriptiva; o bien, si se pretende obtener
resultados cuantitativos que revistan cierto grado de precisión.
Las técnicas e instrumentos de la investigación son medios que facilitan la
recolección de los datos para su posterior tabulación y análisis de los resultados.
Las técnicas que se utilizaron fueron:
➢ La observacióndirecta.
Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso,
tomar información y registrarla para su posterior análisis tal como lo mencionan
Sierra y Bravo (1984), la define como: “la inspección y estudio realizado por el
investigador, mediante el empleo de sus propios sentidos, con o sin ayuda de
aparatos técnicos, de las cosas o hechos de interés social, tal como son o tienen
lugar espontáneamente”. Van Dalen y Meyer (1981) “consideran que la
observación juega un papel muy importante en toda investigación porque le
proporciona uno de sus elementos fundamentales; los hechos”.
Y los instrumentos utilizados para la técnica de observación:
Fichas de observación
Grabaciones
Fotografías
Listas de chequeo de datos
30
Una vez seleccionada la técnica e instrumento para llevar a efecto la investigación,

se procedióa realizar la observación directa de la organización de los expedientes,
en el instrumento denominado ficha de observación que se muestra en el anexo
número 01.
Posteriormente se realiza el estudio situacional actual para identificar los
procedimientos actuales en el manejo documental de los expedientes para los
trámites para becas y titulación, tal como se muestra en el anexo 02
➢ Analizar y evaluar los procesos y metodologías de manejo documental para

proponer una política de gestión documental
➢ Definir un modelo metodológico para el desarrollo de gestión documental
➢ Definir un esquema de implantación de un sistema de gestión documental
➢ Desarrollar un cuadro de clasificación que permita controlar la información,
y organice intelectualmente la información.
➢ Desarrollar una tabla de retención documental que defina el ordenamiento
de los documentos según la valoración de éstos.
Capítulo V Resultados
5.1 Procedimiento para la recolección de datos
La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y

herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los
sistemas de gestión, los cuales pueden ser la observación, fichas y chequeo de
documentos, todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular,
con la finalidad de buscar información que será útil la investigación.
Los instrumentos permiten registrar la información recolectada y facilitan la toma
de decisiones y cálculos estadísticos. En la presente investigación trata con detalle
los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos.
31
Procesos técnicos de Registro y almacenamiento de documentos
Clasificación de Tramite e Registro

los documentos Integracion expedientes
Organizacion y
Depuración
Almacenamiento
Plan de recolección de datos para la elaboración de la propuesta de gestión

documental
Se recolecto la información de los procesos dichos enteramente para conocer cuál

es el proceso de gestión actual del área
Elementos del plan
• ¿Que se midió?
Se midieron los aspectos básicos de los procesos, la estructura,así como la
organización y el almacenamiento de los documentos utilizados; pidiendo
información sobre los libros de registro de expedientes y los registros de
titulación
• ¿Como se midió?
Se registraron los valores visibles que presentan tanto los expedientes
como de los procesos, los valores y estados que previamente surgieron en
el área.
• ¿Con que se midió?
32
Se utilizo sobre todo la observación directa en el área de becas y titulación,

también se utilizaron los instrumentos como: fotografía, fichas de
observación y el chequeo de datos, como se muestra en el anexo 02.
• ¿Como se aplicó el instrumento?

Se aplico directamente en las oficinas del área a investigar, observando
tanto al personal como al uso y manejo de documentos y expedientes
• Cómo de prepararon los datos para analizarlos

Los resultados obtenidos se analizaran con ayuda de unas graficas de
datos para su mejor análisis
Diágrafo de flujo
Que se midio Como se midio
Se anotaron los sucesos

Se midieron los de los procesos que se
expedientes utilizados que se realizan en el
en el cuatrimestre área para conocer los
septiembre – diciembre problemas y el estado
y donde se almacenan actual
los documentos
Se registraron los
Se midio la estructura problemas mas
actual del sistema de relevantes de los
gestión de documentos, procesos tramite de
como los tiene titulaciòn , acciones y
registrados y clasificados sucesos que ocurren a a
y almacenados en los la hora de ubicar los
archiveros documentos.
Termina Termina
33
Como se aplico el
Con que se midio instrumento
Con la observación del personal, Se observo de manera directa al

del área y la relación con los personal del área sobre como
demás deparatmentos manejan los documentos de los
expedientes
La anotación y registro del Se registro cada día los

estado actual muestra la procesos del tramite de
estructura de la gestión de titulacion, el proceso de
documentos asi como el proceso almacenamiento y como es su
de almacenamiento proceso de guardado
Tambien se elaboro fichas de En las fichas de observación se

observación en lo cual se registro los problemas que
registro los suceos mas afectan al proceso de gestión
relevantes de los porceos de documentnal
gestion
La toma de fotografías ayuda a Se tomaron las fotografías al

verificar de manera analítica el área de alamcenaiento y a las
estado actual del proceso de oficinas
almacenaiento
Con la observación y préstamo Se presto los libros de registro

de los los libros de registro de para el chequeo de como es su
los expedientes se puede clasificación y organiacion en la
observar como registran los oficina y los archiveros
documentos que reciben
TERMINA
TERMINA
34
Como se prepararon los

datos para analizarlos
Separacion de las anotaciones

de cada uno de los procesos de
gestión asi como los de
tramitación de documentos
La verificación de los problemas

actuales y las consecuencias
que pueden traer a largo plazo
Con la elaboración de graficas

se apoya para la comparación
de la cantidad de documentos
que se registrana cada
cuatrimestre
La separcion de las fotografías

sobre cada uno de los procesos
ayuda a conocer el estado actual
de cada uno
Elaboracion de tablas de
resgistro asi como estructuración
de cada uno de los procesos
mecionados
TERMINA
35
Método de obtención de información
Observación
Proceso de tramite de titulación Sistema de gestión
Observación
Expedientes Archiveros
Observación
Almacenamiento de documentos
Fichas de observación
Anotar sucesos relevantes
Fotografias
Area de almacenamiento Cajas de expedientes Archiveros y Estanteria
Chequeo de datos digitales

Documentos de registro Listado de registros
36
El proceso de observación se realizó en el área de becastitulación de la

Universidad Tecnológica de Tabasco, se observó cada uno de los procesos
que se realiza en el área, cuales son las circunstancias en las que trabajan,
etc.
los procesos que se

realizán
Observcion del área
Identificación de los
procesos de gestion de
documentos
Observación de los
procesos de gestion
Verificación de problemas
Observación de las
circunstacias imprevistas
que ocurren en el área
37
El proceso de la toma de fotografías se realizó para observar cual es la

organización al momento de realizar el proceso de almacenamiento.
Espacio de
Fotografias del área
almacenamtiento
Ubicacion de los
expedientes
Estado de los
expedientes
Organizacion
38
Proceso del manejo de expedientes que realiza el área de de becas y

titulación
Recepcion de
documentos
La documentacion debe estar Verificación de los

en cierto orden documentos
Apertura de
Expedicion de los
Organización de expedien de
documentos
los expedientes tramite de
oficiales
titulación
Registro y LLegada de titulos

Verificacion y
clasificación de ya validadosy
correción
expedientes escaneados
Anexo de
Validacion Entrega de titulos
documentos
Almacenamiento
Escaneo de
de acuses en el Archivo Muerto
expedientes
expediente
39
Observación de los procesos de gestión de documentos que tiene

el área de becas y titulación
Proceso de Observación
clasificación y
organización
Tipos de documentos Los documentos que se utilizan en el área de becas y
titulación son los siguientes:
• Acta de nacimiento ( expedida del 2015- actualidad)

con 3 copias
• Certificado de estudio de preparatoria (Certificado

con calificaciones) mas 2 copias
• Formato de no adeudo (expedido por la biblioteca de

la universidad y firmado por jefe de la división, del
estudiante, entre otros)
• Constancia de terminación del servicio social
• Recibo de pago ( el precio depende si es TSU o

Licenciatura)
• Constancias expedidas por control escolar
• Titulo con copia
• Historial Académico
Clasificación de los Los expedientes tienen diversas clasificaciones tanto de

expedientes ingeniería como de Tsu.
• Se clasifican por cuatrimestre:
Enero – Abril
Marzo – Agosto
Septiembre – Diciembre
• Por carrera de ingeniería, Tsu, Licenciatura y por

año
• Las carreras de continuidad de Tsu a Ingeniería,así

como de licenciatura se colocan la carpeta del
expediente
• Los documentos oficiales son expedidos cuando se

realice el trámite de titulación
Tramite e integración Observación

Expedición de los Los documentos que se elaboran para el trámite de
40
documentos oficiales titulación son los siguientes:
• Constancia de terminación servicio social
• Constancia de excepción de examen profesional
• Certificado de estudios por parte de la universidad

Muestra las calificaciones,así como el promedio final
en la carrera del estudiante, también el número de
folio su fecha de expediciones luego es registrado
• Títulos
Los títulos tiene que estar correctamente alineados y
centralizados, ocurren varios errores al momento de
expedir estos tipos de documentos
• Cedula profesional
La cedula profesional es una tarjeta de plástico como
las del INE, pero con las nuevas normas ya se
expende vía electrónica
Integración de los Los expedientesse separan de los documentos que nos
expedientes lleven a los estudiantes de los oficiales, pero con las copias
necesarias para luego ser enviadas a México
Validación de los • Los títulos son enviados a México para su validación
expedientes y para expedir la cedula profesional que luego se
enviara vía correo electrónico
• Los documentos oficiales son enviados a sus

respectivas divisiones para ser verificados y luego
firmados por los directores de las divisiones
• Los documentos que tiene errores son impresos

nuevamente con lo cual se pierde demasiado tiempo
que retrasa otros procesos
41
Registro de Observación
expedientes
Libros de registro Los expedientes son registrados en unos libros de registro
de certificado de título y cedula profesional, de la carrera de:
varias según la división
• En la parte trasera de los títulos se anota la foja

(número de página) en donde están registrados
• Los libros de registro se coloca:

➢ Matricula del estudiante
➢ Número de folio del titulo
➢ Fecha de expedición del certificado de
estudios como del titulo
➢ Los documentos entregados (certificado de
bachiller, acta de nacimiento)
➢ Fecha en que entregaron los documentos
• Depende la cantidad de estudiantes que se registren
en la carrera es la cantidad de libros de registro por
división
• Los libros de registro tienen su número de serie
Sistema Saiut Los estudiantes que son inscritos de nuevo ingreso de

registran en el saiut por el área de control escolar
• En el sistema de saiut de verifican los nombres de

los trabajos del servicio social de los estudiantes,
con lo cual deben estar correctamente escrito para
expedir la constancia
• En el sistema se expende la solicitud de la cedula

profesional
• Se verifican que los datos de los estudiantes estén

correctos para la expedición de los documentos
oficiales
Lista de expedientes Para la expedición de los documentos se imprime un listado

por carrera y por grupo
• Los expedientes son separados de acuerdo al tipo

de proceso que se va a ejecutar
Organización y Observación
almacenamiento
Organización de los Los expedientes son organizados en base al proceso que se
expedientes vaya a realizar
42
• La documentación de que es recibida de los

estudiantes se prepara para los procesos realizados
en el área de becas y titulación
• Dependiendo de proceso es el tiempo en que se

utilizan los documentos, debido a las circunstancias
y los sucesos que pueden ocurrir se toma
demasiado tiempo en el proceso
• Los expedientes que están listos para ser llevados a

México para su validación y expedición de la cedula
profesional, son integrados y separados de los
acuses para su transportación
• Cada uno de los procesos es realizado en respectivo

orden, si un proceso surge de contradicciones o
suceso inesperados. Como de tiempo atraso, se
ponen a otros empleados del área a realizar dicho
proceso
Almacenamiento • Son almacenados en carpetas de separación, que a
su vez son almacenados en cajas, (ver anexo XX).
Dependiendo del proceso son los documentos que
se colocan en las cajas, para después ser
almacenados, utilizados después en el siguiente
proceso y/o entregados
• Los expedientes que están en trámite de titulación

son almacenados en archiveros que son
clasificados por cuatrimestre y por año
• Se utilizan mesas de trabajo para la colocación de

los expedientes y los documentos que se utilizan
• Se colocan las cajas en arriba de los expedientes

encima de los archiveros por la falta de espacio
• Se utiliza parte de las oficinas para la colocación de

los expedientes
43
Depuración Observación
Depuración de los Cuando se terminen de realizar ciertos procesos, se
archiveros depuran los expedientes para dar espacio en el
almacenamiento y para continuar con el siguiente proceso
• Se seleccionan de los archiveros, los expedientes

que van a ser entregados en con los títulos
• Se seleccionan los expedientes que contienen los

títulos y son trasladados a otros archiveros para su
almacenamiento (estos expedientes no fueron
entregados según el calendario de entra por motivos
de que el estudiante no fue a recogerlos)
• Cuando de depura un archivero se colocan los

expedientes recientes para iniciar con los nuevos
tramites de titulación
Expediente muerto • Los expedientes muertos son los documentos que ya

no son necesarios en los procesos
• Los expedientes muertos ocupan espacio en los

archiveros y cajas
• En el proceso de cerrado de expedientes, se

registran en el sisma y luego son colocados en cajas
que, a su vez, son inmisarios
• Lo que se refiere al archivo muerto es el documento

inservible o que es inmisario para el área de becas y
titulación, esto hace que se confundan o que se
intercalen con los expedientes que están en proceso
de titulación
44
Observación sobre los problemas en el área de becas y titulación al momento de

realizar los procesos de tramitación y de gestión de documentos
➢ El espacio que tiene para almacenar la documentación en limitada
➢ Los expedientes se colocan en el puesto de trabajo
➢ Se ocupa el espacio de las otras áreas
➢ Se colocan los expedientes en cajas las cuales por exceder su

capacidad se maltratan los documentos oficiales
➢ Dificultad para la localización los expedientes
➢ Traspapelado de documentos en los archiveros (el traspapelado es

cuando los expedientes están en otro lugar que no es de su
clasificación)
➢ Falta de organización al momento guardar los documentos en el espacio

disponible
➢ Exceso de expedientes en los archiveros
➢ Existe el almacenamiento de archivo muerto
➢ Algunos de los expedientes les falta ciertos documentos
➢ Falta de personal
➢ Falta de equipo de oficina (impresora que imprima documentos oficiales)
Ver Anexo 2
45
Sucesos imprevistos que afectan los procesos y el tiempo de realización de

estos
Se tiene en cuenta en tiempo establecido que tiene cada proceso, puesto que para
ciertos procesos el tiempo ya es establecido
Graduación
Desprograma
Personal cion de
indispuesto equipo de
oficina
Ambiente Falta de luz

climatico electrica
46
Cada cuatrimestre va aumentando los alumnos inscritos en la universidad, cada

vez más documentación que almacenar, documentos que se deben expedir y
validar, puesto que cada proceso lleva su tiempo es relevante la cantidad de
expedientes almacenados tanto como el espacio utilizado y disponible
En cada uno de los lugares que se tiene disponible para que los expedientes se
puedan almacenar es limitado, puesto que se utiliza el espacio de las áreas
disponibles o donde se puedan colocar los expedientes, esto a su vez ocasiona
que se vea de manera que parece una bodega y en ocasiones se usa el espacio
de otras áreas.
Hipoteticamen el espacio que se utiliza para los

expedientes
100
90
80
70
Título del eje
60
50
40
30
20
10
0
Archiveros Oficina Escritorios del Otras áreas
área
Espacio que se utiliza 100 70 90 60
Chequeo de Datos obtenidos por parte del área de becas y

titulación
47
5.2Procedimiento para el análisis de datos
En esta etapa se determina como analizar los datos y las herramientas utilizadas
son las adecuadas para este propósito.
El propósito fundamental de la fase de análisis de datos consiste en dar sentido a
la información obtenida, tratándola y organizándola para poder explicar, describir e
interpretar el fenómeno de estudio y dar respuesta al problema planteado, para tal
caso se lleva a cabo las siguientes fases:
FASE 1: Reducción de la información
➢ Selección e identificación de la información a analizar
FASE 2: Organización y presentación de la información
• Separar y establecer un sistema de categorías que consiste en
seleccionar la unidad de registro, establecer el sistema de categorías
e identificar cada categoría
➢ Desechar datos irrelevantes
FASE 3: Análisis e interpretación de los resultados
➢ Actividades para el análisis
➢ Comprensión de los resultados y generación de hipótesis de la
presentación de datos
➢ Interpretación de los resultados
48
FASE 1
La información que es útil para conocer el proceso de gestión documental del área
de becas y titulación, los datos recolectados mediante las herramientas que se
utilizaron se deben selecciona en base si es necesaria, útil y/o factible para su
respectivo análisis
Diagrama de flujo
Selección de
información
Información que Informacion del estado

identifique cuales son en que se encuentran
los procesos de los documentos y
organizacion de los donde se encuentran
expedientes y ubicados.
documentos utilizados
Verificar Anexo 2
en del área
Datos que contienen

detalles que identifican
Se deben sustentar los directamente con los
datos obtenidos por individuos,vinculación
parte de la investigación con otros documentos;
datos que serán
reutilizados con el
propósito de
terminación de
procesos.
49
Termina
FASE 2
La información obtenida a través de la observación y de los instrumentos que se

utilizaron al momento de reunir los datos necesarios para la elaboración de la
propuesta. Debes ser separa para su mayor comprensión, esto hará as fácil si
análisis y se podrán comprender mejor los problemas,así como la llegada al
objetivo propuesto
Organización y
presentación de la
informacón
La información obtenida
se separa por
categorías para facilitar
su analisis y mayor
comprensión
Se dividen en
categorías: 1. Metodo
de organización y
gestión de documentos,
2. Almacenamiento y
control de documentos,
3. Registros de
expedientes
Termina
50
FASE 3
Para el análisis de datos se analizaron en cada una de las categorías de la
información recolectada, cada información es descrita, analizada en interpretada
para conocer a fondo la gestión documental del área, así para proponer un
sistema de gestión y elaborar un método de gestión documental que ayude a la
organización de expedientes y documentos.
Verificacion de los
Analisis e
métodos, de
interpretación de
organizacion, registro
resultados
de los documentos,
políticas de como se
realizan los procesos
actuales de control de
expedientes y su
almacenamiento
Conocer cuales son sus

fortalezas y debilidades
del área en cuanto a su
proceso de gestión Comprensión de los
documental problemas que se
presentan en el área,
implentacion de
estrategias para
corregir errores además
Analisis de las de su prevención
categorías en las quen
se dividio la
información obtenida :
Proposicion de
1. Metodo de
estrategias y métodos
organización y gestión
de gestión documental
de documentos, 2.
que ayuden a la
Almacenamiento y
organización, sistema
control de documentos,
de registro y
3. Registros de
almacenamiento
expedientes
Termina
51
Fortalezas y debilidades de la organización en cuanto a su gestión

documental
Un análisis a la gestión documental actual a la Institución, sólo es posible luego

conocer en terreno a las diferentes unidades, formas y metodologías
administrativas. En este caso, lo más apropiado es un análisis FODA (El análisis o
matriz FODA, es una herramienta que permite identificar en una situación,
producto, empresa o persona, sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas. El análisis es útil para la toma de decisiones e identificar factores
internos y externos que participen del proceso, empresa o situación en cuestión):
Fortalezas: El área de becas y titulación es un área de la universidad competente,
la universidad tecnológica de tabasco cuenta con educación de calidad y de
subvención municipal. Su trayectoria a lo largo de la historia de Tabasco,
demuestra que sus alumnos son un aporte a la sociedad.Es por estas razones,
que se entiende que, a través de su larga data, ha funcionado y ha resistido a
diferentes cambios sociales, económicos y administrativos, manteniendo sus
estándares de calidad educativa.
Por otra parte, puede ser considerada como una oportunidaden este momento,
existen normas educacionales y sociales, pues se exigen reformas educacionales
que apunten hacia una mejora sustancial en la calidad y gratuidad de la
educación. En ese sentido, el Instituto Nacional se presenta como un ejemplo a
seguir, por lo tanto, se vislumbra como una gran oportunidad para evaluar los
procesos administrativos, en especial, aquellos relacionados con la gestión
documental.
Por otra parte, el área de becas y titulación es accesible y entiende que un
levantamiento de información respecto a los procesos de gestión documental, son
importantes para la organización y para el modelo educacional que ellos
proyectan.
Debilidades: El personal del área, desconocen la importancia del control de los
documentos, de modo que la organización y la ubicación de los documentos es
dispersa y que deben ser considerados como un punto importante para el área.
Que es de vital importancia integrar todos los procesos que se llevan a cabo las
distintas etapas del proceso de tramites de titulación, y que es necesaria la
adopción de criterios normalizados para la gestión de documentos.
Este desconocimiento se demuestra en el casi nulo interés por revisar procesos y
mejorar la gestión en la actualidad. Es una debilidad la ausencia de normativas
internas de gestión documental y la falta de tecnologías que sean un aporte en
ese sentido, por no contar con un equipo tecnológico actualizado para la
realización de los procesos que se ejecutan en el área.
52
Amenazas: la cultura organizacional es un problema a la hora de evaluar procesos

y la administración de la documentación. No existen procedimientos claros
respecto al manejo documentalexcepto por la clasificación de los expedientes,
(observadoen el anexo 2), por ende, los empleados han traspasado sus
conocimientos a otros, de acuerdo a normas que ellos mismos han adoptado. Por
otra parte, existe reticencia por parte de algunos empleados con la tecnología,
negándose a la automatización de procesos básicos de administración, es decir
que no se informa al área de servicio técnico sobre los problemas técnicos, se
conforman con el estado del equipo que evita que sea más eficiente el área al
momento de realizar los procesos.
Otra amenaza detectada, son las, lo que puede poner en riesgo la integridad física
de los documentos, en ocasiones la cantidad colocada de los expedientes en los
archiveros y en las cajas en donde se encuentran almacenadas el grande que se
pueden maltratar algunos documentos, estoy puede ocasión ruptura de títulos,
certificados u otro documento almacenadoademás de la dificultad de encontrar los
expedientes necesarios para cada proceso.
Dentro de las necesidades de la organización, es posible identificar la carencia de
una sociabilización de las actividades que se desarrollan diariamente en la
universidad. Si bien son conocidas de modo general por los empleados de cada
área, falta que todas estén enteradas de cómo y qué se hace. Un alcance
respecto al quehacer, sin embargo, es necesario un trabajo interno a nivel de
funciones y empleados al momento de conocer los procesos, el tiempo límite de
cada uno y la importancia que tienen los documentos que son enviados otras
áreas.
En la actualidad, el área carece de un sistema de gestión documental como tal.
Por lo tanto, no es posible hacer alguna evaluación de ese tipo, pues cada unidad
responde a sus funciones con la generación de documentación de acuerdo a sus
necesidades diarias, mensuales, semestrales y anuales.
El único acercamiento a un sistema de información, es aquel que implementó
Informática (SAIUT) como un sistema de registro (expedientes, datos del alumno)
en regulación, egresados y cerrados. Éste es actualizado por la administración,
control escolar, entre otras áreas. Generales con la información que es extraída
desde los Libros de registro y mantenida por el sistema informático.Es de acceso
restringido, pues funciona por Intranet.
(Ejemplo del sistema SAIUT observar anexo 4)
53
Categoría: Método de organización y de gestión de documentos
Cuatrimestre y año Carrera Continuidad y otra

Generación
Descripción Los expedientes Los expedientes Los expedientes se
son clasificados por son manejados por verifican que sean
cuatrimestre, cada carrera, cuando se de
cuatrimestre está realiza un proceso continuidadporque
separado por año se dividen los esto afecta al
de tramitación de expedientes por proceso de
los documentos carreras para su tramitación,
oficiales manejo, y la dependiendo de
realización del qué año sea su
proceso trámite es el tiempo
que toma y el
proceso de registro
que se realiza
Clasificación Enero – abril TSU (Técnico Esto varia, si el
Mayo – Agosto superior estudiante realizo
Septiembre – universitario una baja temporal y
Diciembre continua al
Licenciatura siguiente año o
El año depende del cuatrimestre.
año en que el Ingeniería
estudiante realice el
trámite de titulación
Información Se usa en la Las respectivas La información se
recolectada realización de los carreras son encuentra en los
procesos y en el colocadasjuntas, registros de archivo
manejo de los pero se separadas muerto y en los
expedientes, se por carrera para su libros de
identifican mejor manejo certificación
directamente en los
registros y en el
sistema
Categoría: Forma de almacenamiento y control de documentos
54
Libros de certificado Archiveros

Descripción Los libros son Son el espacio que Los expedientes se
utilizados cuando se tiene disponible verifican que sean
se entregan los para almacenar los de
documentos documentos, en continuidadporque
oficiales a los ellos se encuentran esto afecta al
estudiantes, en los expedientes que proceso de
ellos se registran están en trámite y tramitación,
los documentos los que están dependiendo de
entregados, la tramitados qué año sea su
fecha y la firma de trámite es el tiempo
recibido que toma y el
proceso de registro
que se realiza
Clasificación Los libros de Los archiveros Esto varia, si el
registros están disponibles se estudiante realizo
clasificados por clasifican por Tsu e una baja temporal y
carrera y el número ingeniaría,así como continua al
de libro los tramitados, los siguiente año o
no tramitados cuatrimestre.
Información Los libros de En los archiveros La información se

recolectada certificados son en ocasiones se encuentra en los
almacenados en encuentran registros de archivo
una gaveta, los traspaleados los muerto y en los
libros son expedientes, es libros de
almacenados para decir, que os certificación
la comprobación de expedientes se
los documentos ubiquen en otro
oficiales y del archivero y/o
archivo muerto clasificación
Categoría: Registro
Lista de registro Archivo muerto

Descripción Son los listados de Son los expedientes
cada uno de los que contienen
procesos que se acuses, estos
realizan ya sea por expedientes fueron
55
los expedientes de entregados los

archivo muerto, lista documentos
de expedientes en oficiales.
trámite, etc. Estos documentos
tienen que ser
cerrados en el
sistema
Clasificación Se elaboran en Solo se tiene
base al proceso que clasificación en el
se realice. listado de
expedientes, en su
almacenamiento no
tiene clasificación
Información La lista de registro Estos archivos son

recolectada son los documentos almacenados en
que se pidieron al una caja, estos
área de becas y documentos según
titulación, además la información no
para comprobar la tienen otro proceso
organización y
gestión de
documentos
Como estrategia para una propuesta de Gestión documental, es posible

mencionar la gran cantidad de documentación rescatada desde distintos lugares
del establecimiento, por el programa de Archivo Escolares UC, desde hace dos
años. Este importante volumen de información, fue reunida en las dependencias
de la Biblioteca del Instituto Nacional y agrupados en series documentales. Este
trabajo previo, ha sido de vital importancia para comenzar el Archivo Histórico del
liceo, el cual da cuenta de una historia de larga data y que había sido descuidada
por muchos años. Teniendo esta información en cuenta y ya controlada, es posible
comenzar a elaborar una propuesta que aborde la documentación histórica y
aquella más actual, que ya está siendo almacenada en bodegas con 2 a 5 años de
antigüedad.
56
5.3 Resultados esperados
Diseño de la propuesta de gestión documental
Dentro de la propuesta de gestión documental, se abordará el Cuadro de

Clasificación y un modelo de Tabla de Retención Documental (TRD).
Los procedimientos se aunarán para que la generación de la documentación sea
lo más fiable posible(Pero se tuvo en cuenta en base a los procesos realizados en
el cuatrimestre Septiembre – Diciembre del 2017), independiente del empleado
que los reciba y almacene.
El cuadro de clasificación de características, permite obtener una visión amplia de
toda la documentación que ha sido producida de acuerdo a cada unidad del área.
Por otra parte, los plazos de las transferencias documentales establecidos en la
Tabla de retención documental, evitarán que el traspaso de información entre
unidades o hacia los archiveros y cajas, sea verificado o descuidado. En cuanto a
la descripción, se propone la utilización de instrumentos de referencia): guías,
inventarios y catálogos.
Las guías son un instrumento de descripción para de los procesos y la gestión
documental. Los inventarios se encargan de las series, y el catálogo de las
unidades documentales. Es necesario indicar que debe ser considerado, además,
un manual de procedimientos que contenga toda la información pendiente y
necesaria para la administración y gestión de los archivos, que consigne y
explique todo lo relativo al proceso documental, tanto físico como digital.
Dicho manual, es un apoyo al personal de la organización para el desempeño de
actividades como: orden, control, descripción, almacenamiento, acceso y
transferencia de la documentación. La normalización de las políticas y de los
procedimientos de la gestión documental, asegura la consulta y recuperación de
información de un modo eficiente y eficaz, además de la protección de los
documentos. Permite que los valores probatorios y la información que contienen
puedan ser preservados y basados en buenas condiciones.
Archivos de Gestión
El expediente (muy importante, cuando se hace mención al expediente
archivístico, no sólo quiere decir expediente docente, se hace la salvedad porque
para el que no tiene conocimientos de la materia se refiere sólo al expediente
docente), entonces expediente son todos los files que contengan los documentos
de un mismo asunto.
57
Ordenación de los expedientes: El orden de los documentos en la carpeta o files

es preferible que sea de forma que al abrirla se vea en primer lugar el último
documento, correspondiente al último trámite realizado, quedando al final el
documento que originó el inicio del expediente, es decir, de abajo hacia arriba,
pues de este modo al abrir la carpeta o files se sabrá en qué momento del trámite
se encuentra el expediente.
Los documentos deberán permanecer en este archivo por no más de 5 años,
incluso pudiera haber documentos que sólo estarán 1 año, esto se reflejará en la
tabla de retención documental.
Los documentos deben incluirse en lo que se llama unidades de conservación,
(archiveros, cajas, carpetas, sobres, files) nunca directamente sobre la estantería,
así se protege del roce, polvo, luz, nunca se forzará su formato, ni se guardará en
una posición que pueda recibir deterioro.
El mismo código que se le ha dado a los documentos en el Cuadro de
Clasificación tiene que tenerlo el file de esa serie y deberá estar organizado por
ese código. Nos referimos a files, porque en las universidades y en el caso que
nos compete, ya sea el área de becas y titulación por cuestiones económicas,
espacios, etc., y salvo en casos específicos, se utiliza para guardar la
documentación en files, aunque sería mayormente conveniente conservarlo en
cajas, carpetas, archiveros.
Debe haber guías, inventarios, una manera de localizar los documentos en el
menor tiempo posible.
En las universidades existen diversos armarios donde cada especialista “guarda”
los documentos; en estos estantes o armarios, se debe poner la indicación de lo
que contienen siguiendo el Cuadro de Clasificación y su codificación; además de
la guía o inventario que deberá existir en el archivo de gestión.
El Registro Topográfico es el registro de localización física, debe contar con datos,
como edificio, planta, habitación. Para completar esta información se deben
numerar también los muebles: estanterías, armarios, ficheros (de izquierda a
derecha y de arriba a abajo).
Es necesario evitar la existencia de documentos aislados y amontonados. En el

momento de su creación o recepción, cada uno debe pasar inmediatamente al
expediente al que pertenece.
El Archivo no se puede organizar por materias.
Los libros de registro de certificado deben estar separados según su conexión
laboral
58
Deberá haber un responsable que vele porque las funciones que se deben realizar
en este archivo se cumplan, este debe ser designado entre el responsable de los
procesos y el jefe del área.
Debe haber un Manual de Normas y Procedimientos donde se den instrucciones
de qué se debe hacer y cómo se debe hacer. Esto traerá además de la
organización, la manera de entender dónde se encuentra cada documento si el
personal del archivo de gestión fuese cambiado o trasladado.
Debe existir el procedimiento de transferencia de los documentos. Esto se
demuestra en el acápite de transferencia documental. Lo deberá realizar el
responsable de los documentos y expedientes, junto con el responsable de la
gestión documental de área.
Deben existir Índices de materias, nombres, lugares geográficos, institucionales,
entre otros datos para recuperar la información contenida en los distintos
expedientes.
Los archivos de oficina únicamente realizan tareas de limpieza documenta
(eliminación de duplicados, fotocopias).
Sección 2- Elaboración de Instrumentos Funcionales.

Documentos que se crean y utilizan en el área de becas y titulación
Expedientes de alumnos
Documentos internos y oficios
Baja temporal
Baja definitiva
Listados de expedientes
Listado de egresados
Certificados
Acta de exención de examen profesional
Acta de servicio social
Títulos
Listado de expedientes por cuatrimestre
Listado de cuatrimestre por carrera
59
Certificado de bachiller
Acta de nacimiento
Formato de no adeudo
Constancia de terminación de servicio social
Acuse de expediente
Libro de registro de certificados
Listas de egresados
Expedientes en tramite
Expedientes con tramite terminado
Títulos y documentos Certificados
Registros
Expediente cerrado
Documentos de trámite de beca
Alumnos Aprobados
Alumnos Rechazados
Modelo para el Control Documental

Manejo de paquete de expedientes
A cada paquete de expedientes se le asignará un número único, siguiendo una
continuación que comenzará los primeros días del año.
Control de documentos en los archivos de gestión
Registro de proceso
No. de Paquete:
Fecha de elaboración:
Proceso de realización:
Número de expedientes:
Observaciones:
Modelo de Cuadro de Clasificación
60
La clasificación produce una representación de las funciones, actividades y de la

organización. Como se ha mencionado anteriormente, podemos mencionar
algunos tipos de clasificación.
Funcional: son tomadas en cuenta las funciones de la organización del área de
becas y titulación, en donde son considerados los procesos que dan como
resultado la documentación. Esa agrupación, da como origen las series, y así
sucesivamente, siempre de forma jerárquica. Este tipo de clasificación se basa en
la naturaleza de los archivos. Al nacer de las funciones, es posible que éstas
cambien en el tiempo y que se produzcan algunos problemas.
Orgánica: son tomados en cuenta las estructuras administrativas de la institución,
por lo tanto, las series son generadas de acuerdo a esas estructuras. El
inconveniente radica en la variabilidad que puede darse en una organización esas
estructuras, debido a eso se tomaran en cuenta las que tengan mayor vinculación
con el área de becas y titulación.
Ambas clasificaciones tienen su pro y su contra, dependiendo del análisis de la
institución. El Cuadro de Clasificación se trata en suma de un sistema que
organiza la información. El cuadro de clasificación supone una estructuración
jerárquica y lógica de los fondos, los divide en grupos evidenciados por ser reflejo
de una acción, función o actividad.” Es un instrumento por el cual se podrán ubicar
por lo menos conceptualmente, los documentos, las series y las unidades
documentales.
El Cuadro de Clasificación debe ser elaborado luego de obtener un conocimiento
lo más acabo posible respecto de la organización y las funciones de sus procesos,
y debe ir de lo general a lo particular. De esa forma, es posible identificar
certeramente las series documentales. Otra arista a considerar, es la naturaleza
de la organización, es decir, el cómo se comporta y como funciona, pues cada una
es diferente entre sí.
Respecto del ordenamiento, éste será de lo general a lo particular, desde el fondo
hacia las series, y éstas a su vez, ordenadas internamente cronológicamente. La
complejidad que presenta este caso, tiene que ver con la gran cantidad de
documentos que circula diariamente por todos los expedientes, además de toda la
documentación que se ha mantenido desde los inicios de la universidad. Para
esto, el área de becas y titulación ha identificado y reunido previamente todo el
material que se encontraba disgregado por diferentes lugares del área y sectores
del establecimiento, logrando undocumental histórico interesante y único. Este
trabajo incluyó ordenamiento y la creación inicial de series documentales. Basado
en este trabajoque se propone un cuadro de clasificación capaz de reunir las
series de documentos y aquellos recientes, además de la posibilidad de seguir
creciendo de acuerdo a la estructura y evolución de la Institución. La idea es que
este sistema sea lo más estable posible, de modo que la clasificación dada
perdure en el tiempo uobjetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de
61
la percepción del archivero,en un criterio que emane de la propia naturaleza de los

documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.
Para este casoel modelo de cuadro de clasificación podrá incorporar
documentación desde el año 2017 hasta la actualidad (incluyendo la digital), se
basará en la estructura de la institución considerando los cambios que ha sufrido y
que se seguirán produciendo a lo largo de su historia; y en las funciones de cada
proceso.
Este cuadro de clasificación se compone de 6 Secciones, las cuales han sido
creadas en base a la estructura orgánica actual de la organización. Con esto, las
modificaciones que sufran las distintas unidades a lo largo del tiempo, no
afectarán a esta estructura, es decir, la sección seguirá interpretando la gestión de
la unidad que exista en el momento. Estas secciones tendrán un número asignado
para la elaboración de la signatura:
Tabla 1: Cuadro de clasificación

Sección Serie Sub serie
Rectoría Revisión de
Títulos
títulos
Firmas de Actas
Dirección de cada
documentos Constancias
división
oficiales Certificados
Alumnos
Documentos Expedientes
internos y de alumnos
oficios
Baja
temporal
Bajas
Control escolar Baja
definitiva
Egresados
por carrera
Listados de Listado de
Egresados
expedientes egresados
por
cuatrimestre
Certificados Firma de
documentos
por la jefa de
Expedientes
servicios
Becas y titulación en trámite de
escolares y
titulación
jefes de
división
Actas Acta de
62
exención de
examen
profesional
Acta de
servicio
social
Títulos Firma por el
rector
Listado de
expedientes
por
cuatrimestre
Listado de
cuatrimestre
por carrera
Certificado
de bachiller
Acta de
nacimiento
Copias de Fotos
Inicio del documentos
Recepción de
proceso de Formato de
documentos
tramite no adeudo
Constancia
de
terminación
de servicio
social
Actas
Certificados
Integración Títulos
de Acuse de Copias de los
expedientes expediente documentos
del
expediente
Libro de TSU
Libro por
registro de Ingeniería
carrera
certificados Licenciatura
Listas de
egresados
Lista de
expedientes
en tramite
Carpeta de
Documentos
listados Lista de
Proceso de en México
expedientes
tramite Títulos y
con tramite
terminado documentos
terminado
en el área
Registros
Expediente Archivo Listado por
63
cerrado muerto carrera

Acuse de
tramitación
de beca
Carta
Becas protesta de
decir la
verdad
Copia de
Acta
Registro
Aprobación
Listado de
Tramitación de la beca
Documentos Aprobados
de la beca
Rechazados Archivo
innecesario
Biblioteca Oficio de no
adeudo
Tabla de Retención Documental (TRD)
Dentro del análisis de cada unidad, se identificaron diversos tipos de

transferencias documentales. Estas pueden ser: las transferencias de los
documentos desde el archivo de oficina hacia los archiveros, la transferencia de
documentación anualmente a otras unidades y la transferencia de documentación
hacia entidades externas del área.
En todos los casos, no existe una regulación precisa o una especie de manual que
indique cómo hacer la transferencia documental. En ese sentido, la transferencia
sería un sistema reglado, lo que, a la fecha, no existe.
La propuesta de una Tabla de retención documental, se orienta hacia la
organización, administración, gestión, control y recuperación de información. Las
TRD facilitan la administración eficaz de la documentación, mejora los criterios de
valoración y selección, regula la transferencia documental entre diferentes
unidades, archiveros y bodegas (esto es cuando se considera archivo muerto se
envía a bodega).
Siguiendo el ciclo de los documentos, la transferencia documental consiste en el
traspaso de documentos de un proceso a otro, de acuerdo a su edad, observando
plazos y reglas, es decir, a la documentación se les asigna un tiempo determinado
de permanencia en cada proceso. Las transferencias documentales en el Liceo,
en la actualidad, ocurren permanentemente. Sin embargo, es necesario regularlas
y considerar el uso de una TRD.
64
Respecto de los beneficios de la aplicación de una TRD, se encuentran:

• Facilitar el manejo de la información.
• Racionalizar la producción documental.
• Facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos
de retención establecidos.
• Regular las transferencias de los documentos en las diferentes fases
de archivo.
En todas las etapas se recomienda la revisión y organización cuidadosa de la

documentación, especialmente, en las transferencias desde el archivo intermedio
hacia el archivohistórico. Es posible que en estas tres etapas existan decisiones
de descarte.
Respecto a los plazos estipulados en esta TRD, se consideraron las experiencias

recogidas en el área, respecto de la prioridad que pudiese tener alguna
información sobre otra, y lo que indica. Entre otros criterios que se utilizaron para
la definición de la TRD, se encuentran: el valor legal del documento, la existencia
de información sistematizada en otros documentos, el valor probatorio de la
documentación, documentos críticos de la organización y la continuidad de series
del archivo muerto. La siguiente, es la propuesta:
Tabla 2: Retención documental
Sección Sub Sección Serie Tiempo Archivo Archivo

en la intermedio histórico
oficina
Oficios 1 año 3 años Conservación
permanente
Actas 1 año 3 años Conservación
permanente
Gestión de
Área de becas Certificados 1 año 3 años Conservación
asuntos
y titulación permanente
académicos
Expedientes 1 año 3 años Conservación
permanente
Matriculas y 1 año 1 año Eliminar
credenciales
65
Inscripciones 1 año 1 años Eliminar

Bajas académicas 1 año 2 años Conservación
permanente
Solicitudes 1 año 1 año Eliminar
Oficios 1 año 3 años Conservación
permanente
Títulos 1 año 3 años Conservación
permanente
Cedula 1 año 3 años Conservación
profesional permanente
Actas 1 año 3 años Conservación
permanente
Expedientes 1 año 3 años Conservación
permanente
Registro de 1 año 3 años Conservación
certificados permanente
Expedientes de 1 año 3 años Conservación
egresados permanente
Archivo Muerto 1 año 3 años Conservación
permanente
Diseño del Calendario de Conservación.
“PROPUESTA DE CALENDARIO DE CONSERVACIÓN PARA LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DEL ÁREA DE BECAS Y TITULACIÓN
Delimitar los plazos de permanencia, condiciones de acceso y reproducción de

cada serie documental, en cada archivo de gestión y tener constancia del tipo de
conservación que se le dará al documento.
En este caso sólo presentamos se tiene en cuenta los documentos del Cuadro de
Clasificación. En el Calendario de Conservación se pueden poner además
Observaciones.
Además, para un mayor control y conocimiento por todos se pondrá una indicación
en el estante, archivero o caja cuando es un documento no accesible, como se
indica en la tabla. Así como la ubicación de los documentos utilizados
Código Ubicación Documentos Proceso Condiciones de
reproducción
Archivero, caja
66
Transferencia de Fondos
Enumerar los requisitos y procedimientos generales para la transferencia de
fondos.
Darle una uniformidad al proceso.
Requisitos y procedimientos generales para la transferencia de fondos.

Ningún documento único puede ser eliminado, depurado sin la autorización de la
jefa del área. En el Archivo de gestión no se depura sólo se prescindirá de las
copias.
Debe revisarse sistemáticamente (todos los años) el Calendario de transferencia,
los encargados serán los que han sido designados como gestores documentales
en cada Archivo de Gestión y el responsable de los documentos
Tener preparado con anticipación las cajas para el traslado, estas cajas deberían
tener todas las condiciones para la conservación de los documentos.
Las cajas serán enumeradas y se tratará que no queden documentos de una serie
en cajas diferentes, aunque estas estén enumeradas.
Las cajas se transfieren con el formulario.
La redacción del formulario será por el área o dependencia que remite, aunque
hay datosque llenará el registro.
Se verificará la documentación que se va a transferir, se deberá revisar el plazo
que la jefa del área le otorgó a cada documento en el Calendario de Transferencia.
Los documentos que se transfieran tienen que tener valor archivístico, no
setransferirán los documentos de apoyo informativo, ya explicado en la
organización delos archivos.
Unidad Serie Código de Años Contenido

productora documental clasificación
La que crea el La
documento o documentación
remite que contiene
Tabla Lo que debe llevar cada files al hacerse la transferencia al

ArchivoHistórico.
67
Revisar todos los expedientes y comprobar que no falte ningún documento que
corresponda a ese expediente.
En el Archivo Central se hará el inventario de depuración y el acta de depuración.
Los documentos se pasarán sin aditamentos que puedan deteriorarlos, tales como
clips, ligas, etc.
Fundamentalmente los documentos se transferirán al Archivo histórico (Bodega)
cada cinco años, aunque existirán algunos que no requerirán esperar ese término,
esto estará expresado en la tabla de transferencia o tabla de retención
documental.
Para enviar los documentos al Archivo histórico se debe utilizar un formulario para
que quede constancia de lo que se envió y quién lo envió.
Ya en el Archivo histórico se comprobará lo enviado y lo reflejado en el formulario
y la jefa del área de becas y titulación firmará si todo estuviera en regla, si no,
reflejará en el formulario las observaciones que ha visto y se lo comunicará lo que
ha enviado el cual firmará las observaciones que se adjudican y él lo comprobará.
Formulario de trasferencia
Datos de orden formal
Cantidad de Fecha en que Código del área Numero de Numero de
documentos se transfiere transferencia transferencia
general del
archivo
histórico
Número de Numero de área Número del Numero de
expedientes según su cuadro proceso continuo de
de clasificación transferencia
de archivos
Datos sobre la documentación transferida
Caja y código Contenido Fechas No. Definitivo
extremas
El número que Se describe en Fecha de inicio El número que se
tiene detalles el tema y le dará en el
la caja cuando al culminación de Archivo histórico.
se que se refiere la la
transfiere y el documentación documentación
código que
que tiene la se transfiere.
documentación
en el
Cuadro de
Clasificación
68
Observaciones: Se escribirá si no coincide lo enviado con el formulario realizado.

Firma del que remite. Fecha final de la transferencia.
Tabla Para enviar los documentos al archivo histórico
Descripción de los documentos en el Archivo de Gestión.

Describir los documentos con el objetivo de poder localizarlos fácilmente.
La descripción debe establecerse de forma normalizada desde los archivos de
gestión y esta debe ser igual para toda el área para que haya una uniformidad.
Cuando se van a describir los documentos en el archivo de gestión según lo
expuesto por se deberá realizar teniendo en cuenta, estos elementos:
Documento a documento
-Registro de procesos
-Registro de terminación procesos
Descripción de Expediente.
Para la descripción de los documentos a nivel de expediente, se utilizarán
diferentes datos que la unidad considere necesaria para la gestión de sus
expedientes.
Identificación
Código de referencia: 000001
Título: ¿¿¿Expedientes en proceso de ???
Fechas extremas
Nivel de descripción: Expedientes por carrera
Volumen y soporte de unidad: 15 expedientes (actas integradas sin título)
Contexto
Nombre del alumno: matricula, carrera (incluye la clasificación de control escolar)
Contenido y estructura
Alcance y contenido: contiene todo lo relacionado con el trabajo y clasificación de los
cuadros
Valoración, selección y eliminación
Organización:
Código
Indicación
Evaluación
Función
Condiciones de acceso y uso:
Condiciones de acceso
Condiciones de reproducción
69
Documentación asociada
Descripción de la documentación relacionada
Control
Número del archivero
Localización
Documentación pendiente
Control de expedientes
Paquete de expedientes
No. Código No. Expedientes Proceso Clasificación
Número del código Cantidad de Proceso en que se Definición de los
del paquete de expedientes encuentran los expedientes
expediente documentos
Localización
Ubicación No. De caja No. Archivero Disponibilidad
Lugar donde se Numero de caja de Número del Debe tener fácil
colocan lo expediente con su archivero donde se acceso a los
expedientes se descripción encuentran expedientes
almacenados
Almacenamiento
Proceso de Estructura del
Serie de caja Expedientes
clasificación espacio disponible
Las cajas se Expedientes Depende del Tener un
colocan en clasificados según proceso en donde ordenamiento del
secuencia en su la carrera y la se colocan los espacio utilizado
lugar generación expedientes
correspondiente
Archiveros
Requisitos para la estructuración de la organización de los

expedientes
70
Para que la estructuración de sistema de gestión no se vea afectado se deben

tener en consideración puntos clave para mantener en orden los expedientes,
puesto que las complicaciones y desvíos pueden ocasionar una deficiencia en la
organización de documentos así mismo provocando dificultad en la localización de
los mismos.
1. Los expedientes deben ser separados por proceso y con una identificación
2. Las cajas deben tener una identificación, si el proceso cambia las cajas
deben ser verificadas
3. Los expedientes deben estar clasificados en su orden correspondiente para

evitar su traspapelado
4. La colocación de los expedientes debe ser separados conforme a su

proceso
5. Se deben separa y ordenar los paquetes de los expedientes conforme al

orden del proceso
Requisitos para las instalaciones de los documentos y los

depósitos y requisitos para la prevención de riesgos y el
traspapelado.
Evitar que los documentos estén expuestos a malas condiciones de conservación,

etc.
Realizar un control periódico de las instalaciones (filtraciones, posibles
inundaciones, etc.).
Los archiveros donde se almacena los documentos no deben estar hacinados, es
decir comprimidos, porque no existan otros mobiliarios, esto atenta contra la
conservación del documento, debe hacerse una revisión periódica e informar al
jefe superior el problema existente.
Tampoco es pertinente que se retiren los documentos a locales que las
condiciones sean peores aún.
71
Deben existir extintores.

Se debe realizar depuración periódica y quizás no un diagnóstico tan profundo de
la documentación, pero tener ubicados los documentos que presentan errores o
mal organizados.
Tratar de obtener estantes metálicos, propio para el almacenamiento de los
documentos, aunque es sabido, los problemas económicos existentes en el área,
para estas adquisiciones.
No se deberán manipular los documentos si no es necesario, esto hace que se
deterioren, por ello debe existir instrumentos de descripción, además para localizar
rápido los documentos.
Los depósitos y archiveros deben tener señalizaciones, de los documentos que en
ellos se encuentran.
Gestión de los documentos electrónicos.
En todos los Archivos de Gestión de la Universidad, existen “ficheros híbridos”,

aquellos formados por registros físicos y electrónicos, si bien en los registros
físicos existen problemas, otro tanto sucede con los electrónicos, y esto se
patentiza en las encuestas realizadas en la investigación, en muchas ocasiones se
emiten documentos sólo en formato digital y no tiene una organización adecuada.
Por lo que se debe hacer alusión a la conservación de la información electrónica y
que no se pierda la fiabilidad, la autenticidad e integridad que estos deben tener
para que el contenido sea válido.
Las carpetas electrónicas tendrán la misma estructura del Cuadro de Clasificación
para los documentos en papel que para los digitales o electrónicos.
Cree estructuras de carpetas claras y jerárquicas y cree subcarpetas más
específicas.
Todos los documentos deben estar guardados en carpetas.
Los metadatos deberán estar siempre junto a los documentos electrónicos que se
crean, ej.: nombre, fecha de creación, autor, origen, etc. Esta vinculación de los
metadatos a los documentos debe ser conservada durante todo el tiempo que
exista el documento, a través de las sucesivas migraciones.
Los documentos electrónicos también deberán transferirse al Archivo Central en el
plazo establecido en el Calendario de Transferencia para cada serie documental,
junto con la información relativa al software y versión con que fueron creados, así
como toda aquella información adicional y metadatos relevantes para documentar
el contexto de creación y sus especificaciones técnicas.
72
Se debe realizar un inventario de todos los documentos electrónicos existentes

con la identificación de los procesos
Lo que se espera lograr con la propuesta de gestión de documental de

archivos es:
Registro
• Tener una mejor clasificación de los expedientes
• Facilitar la identificación de los documentos y paquetes de
documentos
• Control del total de los expedientes en uso
Proceso de tramitación
• Maximización en el proceso de trámite de titulación
• Prevención de choque de procesos de impresión de documentos
oficiales
Almacenamiento
• Fácil acceso a los expedientes
• Evitar el traspapelado
• Amontonamiento de expedientes y documentos y las cajas y
archiveros
• Tener accesibilidad a los expedientes en trámite y en proceso
terminado
• Tener un lugar designado para cada proceso evitando obstruir el
espacio de otras áreas
73
Capítulo VI. - Conclusiones y recomendaciones
Conclusión
La gestión documental es un conjunto de operaciones, tareas, procedimientos,

que se realizan desde los archivos de oficina, de gestión o administrativos, a
través de diferentes herramientas, como el Cuadro de Clasificación, la Tabla de
Conservación, los diferentes modelos para la Creación y el Control documental y
Procedimientos, el reglamento, la formación del personal, entre otros.
La gestión documental comprende el ciclo de vida íntegro del documento
archivístico, desde su creación hasta la depuración o conservación permanente,
transitando estos por varios estadios, en los cuales llegan a tener determinados
valores.
Con los sistemas de gestión documental se asegura la conservación de los
documentos, las evidencias, un servicio más eficiente, el control y organización de
la documentación que conllevará a obtener la mejora continua de la institución, la
excelencia, que no es más que la calidad.
Con la participación del archivero desde el propio momento en que se crea el
documento, se favorecerá la gestión administrativa, teniendo en cuenta que este
podrá conocer la documentación creada o recibida, confeccionar las herramientas
para el buen funcionamiento, coordinar las acciones conjuntamente con los
directivos y usuarios internos del sistema, así será beneficiado el sistema
implantado y por ende la universidad.
Muchos son ya los archivos universitarios, que están a tono con las normas y
reglamentaciones promulgadas; concretamente nos referimos a los que se
detallan en la investigación.
Se está logrando una inclusión en el tema de los archivos universitarios, pero a
pesar de que hay material humano dedicado a ello aún debe existir una mayor
sensibilidad por parte de los directivos y personal en general.
La implementación del Sistema conllevó a una serie de encuentros e intercambios
con los diferentes empleados del área, para la obtención de la información
necesaria.
74
Recomendaciones
1. Organizarse con los empleados del área, así como con el área de control
escolar, para la socialización de la investigación y la posible extensión de la
aplicación del sistema en dicha institución.
2. Efectuar acciones encaminadas a la mejora, de los instrumentos,

componentes o herramientas del sistema, según las sugerencias que para
bien pudieran aportarse, las cuales permitirían elevar la calidad del mismo
3. Crear el Archivo Central y/o Histórico y nombrar su responsable para poder

continuar con el desarrollo del Sistema, si así fuera estipulado.
4. Efectuar una inspección de los expedientes que son recibos del área de
control escolar.
5. Elaborar un cronograma de los procesos que se realizan para tener un

control de los expedientes utilizados en cada proceso.
Competencias desarrolladas y/o aplicadas
En el periodo de realización de este trabajo se obtuvieron conocimentos,

habilidades y aptitudes que ayudaran en el desarrollo de mi carrera profesional:
• Trabajo en equipo
• Colaboracion con otras áreas
• Expedicion de oficios
• Fluides con las palabras
• Atención a las personas
• Manejo de documentos
• Manejo de sistemas informaticos
75
Bibliografía
Sampieri, R. y otros (2006) Metodología de la Investigación Científica. Mac Graw

Hill. México.pág.100.
76
Anexos
Anexo 01 ficha de observación

Fuente Jesus Manuel Correa Osorio
Tema Situación de almacenamiento de los archivos
Lugar Servicios escolares, área de becas y titulación
Fecha 3 de Septiembre del 2018
Los documentos utilizados por el personal de becas y titulación se encuentran
almacenados en archiveros que están catalogados por cuatrimestre y por año. Estos
documentos son los expedientes de los estudiantes de la universidad pero que están en
el proceso de titulación. Los documentos son que no caben en los archiveros son
almacenados en cajas colocados encima de los archiveros, pero algunos expedientes
se encuentran en la mesa de trabajo del área sin almacenar, ya que no existe el
espacio suficiente en el área. La falta de espacio hace difícil encontrar los documentos
ya que no se sabe claramente donde fueron colocados.

Tema Verificar si existe un proceso de gestión de documentos
No existe un proceso de gestión de almacenamiento de documentos,así como la falta
de espacio, además de un proceso de registro de guardado; su única clasificación de
los expedientes es por cuatrimestre, año, carrera, Lic. o Tsu; se tiene una lista de los
expedientes en el sistema
Los documentos que son recibidos por parte de los estudiantes son colocados junto a
los documentos expedidos por el área, de los cuales son las constancias de servicio
social, títulos, constancias de exención de examen profesional a estos documentos son
llamados documentos oficiales, estos documentos son llevados a sus respectivas
divisiones para firma de los directores de cada una de las divisiones.
Los títulos son llevados a un área llamado Rectoría que se encarga de verificar que el
titulo para luego firmarlo y sellarlo respectivamente.

Tema Clasificación de los documentos en los archiveros
Como ya se mencionó anteriormente los documentos son clasificados por carrera o
división, cuatrimestre y año.
En los archiveros en lo cual los expedientes son almacenados estas catalogados por
expedientes en trámite de titulación, estos archiveros se encuentran los expedientes
que todavíaestán en trámite de titulación por lo que a los estudiantes se les avisa que
está abierto el proceso de tramite pero se elabora un horario especificando la hora y el
día en el que van a realizar su trámite; expedientes de titulación terminada estos están
listos para ser entregados los alumnos pero aunque también se realice una horario para
la entrega de los títulos, los estudiantes no recogen sus títulos y estos a su vez son
almacenados por varios años hasta que el estudiante llegue a buscar su título; y
expedientes según carrera son los documentos que son guardes por varios años estos
77
documentos ocupan un exceso de espacio en los archiveros.

Tema Integración y guardado de los expedientes
Cuando se integran los expedientes que incluyen los documentos que los estudiantes
entregan para la realización del trámite de titulación, luego de que se imprimen los
documentos oficiales son separados para ser enviados a México para su validación y la
elaboración de la cedula profesional. Los documentos enviados son el título, certificado
de bachiller, la solicitud de la cedula profesional y una ficha de pago que es
proporcionada por el área de becas y titulación con sus respectivas copias.
Los demás documentos son almacenados en sus respectivos archiveros que son
ordenados por carrera y por orden alfabético comenzando por el apellido.
Después de su integración de realiza otro proceso, pero se desconoce por motivos de
política del área de becas y titulación.
El siguiente proceso consta de guardar las constancias y copias de los documentos de
los estudiantes en los expedientes, solo que a la hora de ubicar dichos expedientes
resulta difícil encontrar porque en el comprobante del trámite de titulación si aparece
solo por ingeniería habar que buscar si sigue en ingeniería o se encuentra en Tsu,
debajo del nombre y de la carrera de Tsu está el nombre de la ingeniería en los
expedientes, solo que muchos de los expedientes no lo traen y esto hace másdifícil su
localización.
+

Tema Ubicación y localización de los documentos
Fecha 1 de Octubre del 2018
Cuando se trata de almacenar los expedientes, se colocan sobre el escritorio de trabajo
del área, las cajas de colocan debajo de estos pero sin ninguna referencia ni marcado
de qué tipo de expedientes son ya sean cerrados, en proceso de impresión de
documentos, etc.; los documentos al no tener clasificación se desconoce a que proceso
pertenece y al momento de localizar los documentos, se busca el expediente pero se
dificulta en su momento, esto hace que se busque por todos los expedientes hasta
ubicar el correcto.
Esto genera un problema porque se requiere demasiado tiempo en su localización que
hacer que los otros procesos de atrasen

Tema Documentación del área de becas
Dependiendo del tipo de beca son los documentos que se van a entregar en el área, los
documentos que se entregan para la beca de estadía o residencia profesional son el
acuse que se imprime directamente en la página, copia del acta de nacimiento y la carta
78
de aceptación por parte de la empresa, estos documentos son revisados y verificados

en el sistema porque en algunos casos se encuentran con acuses que han sido
modificados. Los documentos son almacenados en cajas, pero marcados con plumón
para su clasificación por beca.
Después del trámite de beca se espera a que lleguen los resultados de la página de
Subes para clasificar los documentos aceptados y los que no se consideran como
archivo muerto.

Tema Expedición de títulos
Los títulos que llegan desde México son escaneados para su almacenamiento digital,
respecto a este proceso existe solo una máquina de escaneo puesto que no es lo
suficientemente rápido este proceso se tarda demasiado y esto a su vez ocupa espacio
de otra área para colocar los títulos que van a ser escaneados.
Los títulos son separados por carrera ordenados alfabéticamente comenzando por el
apellido, como son demasiadostítulos, algunos se maltratan por lo que son sacados de
las cajas y colocados en carpeta y puestos encima de ellas para no perderlos, pero esto
hace parecer al área como una bodega.
Las copias de los documentos oficiales son guardadas en los expedientes de los
archiveros, pero con su respectiva carpeta nombre, carrera ya sea ingeniería o Tsu.

Tema Proceso de graduación
Este proceso es uno de los cuales el personal de becas y titulación estamás ocupado
porque como es el proceso de graduación, el personal está encargado de emitir,
corregir y verificar las constanciasentregadas,así como de ser registro.
Se imprimen números por color de los asientos de los estudiantes, los colores van
dependiendo de la carrera. Este proceso es muy laborioso y toma mucho tiempo puesto
que la fecha ya está establecida y se tiene que tener todo listo para ese día.

Tema Depuración de expedientes
La depuración de los documentos consta de seleccionar los documentos que vana aser
usados en el proceso de tramite actual de titulación, así como vaciar los archiveros y
colocarlos es sus respectivos lugares, es decir los de procesos de trámite de titulación
se pasan al siguiente archivero que son los que ya tiene el título, los documentos
oficiales validados y la cedula profesional solo que en la actualidad la cedula
79
profesionales víaelectrónica y se envía por correo electrónico a los estudiantes. Los

expedientes en el proceso actual de tramite son colocados en cajas con sus
documentos y permanecen allí hasta el día de entrega de los títulos, Algunos títulos no
tiene sus acuses puesto que solo se le coloca la carpeta con identificación.

Tema Entrega de títulos
Fecha 4 de Noviembre del 2018
Los títulos son entregados respetando la fecha y hora de entrega de los títulos.
Se les avisa a los estudiantes a qué hora pueden pasar a recoger sus documentos, a
los que no puedan recoger los títulos el día que les corresponde se asignado una fecha
después de las entregas oficiales para que puedan recoger sus títulos a partir de ese
día.
El proceso de entrega de títulos es uno de los más ocupados porque son varias
carreras cadadía ya además se puede estar haciendo otro proceso, pero cuando llegan
los estudiantes a la ventanilla se les tiene que entregar (lo que quiero decir es que en
una cierta hora no hay estudiantes, pero de repente llegan en grupo)
Cuando se les entrega los títulos, los datos se anotan en libros de registro de
certificados y luego entregados, estos libros de clasifican por carrera y dependiendo de
la cantidad de títulos es el número de libros que tiene la carrera.
Anexo 02 Fotografías
Los registros son Se colocan tanto Guardado de los

guradados en carpetas expedientes y documentos documentos de becas en
oficiles en el mismo lugar su respectiva caja
80
Los titulos que van a a ser Los acuses de los documentos

entregados se colocan en cajas se integran en el expediente
y clasificadas por carrera que sera archivado
Los expedinetes que no caben El proceso tramite de

en los archiveros son titulacion solo es de 1
almacenados en cajas sin ventanilla y toma tiempo
clasificacion y sin distincion
81
Algunas de las cajas son Para la entrega de titulos de

colocadas en lugares donde se ocupa otros espacios
encuentran el equipo de
oficina
No existe espacio suficiente Los titulos aun deben ser

para alamcenar las cajas de clasificados y colocales las
los documentos carpetas
82
Se ocupa el espacio del Las cajas de los

área de control escolar expedientes no tienen
modo de distinguirlos
83
Los expedientes se colocan el Los expedientes estan

nombre, carrera, año, traspapelados, es decir no
cuatrimestre estan en donde deben de ser
No existe un luagr Los documentos son

especifico donde guardar colcados donde este un
algunos documentos espacio disponible
84
Anexo 03 Comprobación de documentos
Archivo muerto TSU
T.S.U. Química Fluidos de Perforación |Mayo – agosto

2017
Nombre:
Matricula:
1.-Acosta López Miguel Antonio
421410750
2.-Acosta Hernández Daniela Haideé
421410910
3.-Acosta Rosado Diana Laura
421410794
4.-Alejandro Lázaro María de los Ángeles 421410927
5.-Alcázar Castillo Gloria Edith
421410929
6.-Arenas Mojarraz Gonzalo
421411502
7.-Asencio Robles Luis Alberto
421310479
8.-Ávalos Mayo Vania Monserrat 421310956
9.-Bautista Jiménez María Guadalupe 421411012
10.-Bernal Ramírez Yajaira del Carmen
421411062
11.-Castañeda León Jorgue Arturo
421410879
12.-Castañeda Marín Alexander
421410783
13.-Cosme Ramos Ana Karen
421410889
14.-Cordova Izquierdo José Francisco
421410883
85
15.-Cordova Reyes Liz Yeniséi

421410975
16.-Cornelio García Moisés Isidro
421410801
17.-Cruz González Fabian
421411103
18.-Cruz Pérez Rosa Emilia
421410899
19.-Cruz Santos Jorge
10566993
20.-Cuba Zacarías Jesús Andrés
421410772
21.-De la Cruz Cerino Héctor
421411029
22.-De los Santos Castillo Víctor Alfonso
421430297
23.-De los Santos Ventura Marcos
421410947
24..-Domínguez Arenas óscar Facundo
421410860
25.-Dominguez Carrera Diana Laura
421410934
26.-Domínguez Landero Jairo Guadalupe 421310284
27.-Domínguez Pérez Rosa Zenaida
421430216
28.-Domínguez Ramos Khatia Isabel
421411042
29.-Domínguez Valencia María del Carmen 10566990
30.-Escobar Hernández Judith
421410914
31.-Flores Hernández Naomi Yatziri
421310329
32.-Florez López Roberto Carlos
421410960
86
33.-Gallegos García Christoper Ricardo

421411072
34.-garcía Camacho Miguel Armando
421430235
35.-García de la Cruz Juan Miguel
421410858
36.-García García José Manuel
421310322
37.-García Hernández Francisco Ernesto
421411070
38.-García Ramón Luis Fernando
421410986
39.-García Salvador Mary Guadalupe
421410945
40.- González Dorantes Rene Cristhian
421410968
41.-Guzmán Martínez Yuliana
421410946
42.-Herrera Hernández María Eloísa
421411095
Los expedientes del archivo muerto son:
Los documentos oficiales que han sido entregados a los estudiantes, sus
respectivos expedientes son cerrados en el sistema y luego almacenados en cajas
sin clasificación alguna, solo se identifica por la ca
Ejemplo de solicitud de cedula profesional
87
88
CONSTANCIA DE GASTOS DE TRANSPORTE

CICLO ESCOLAR 2017-2018
Comité Técnico del Programa Nacional de Becas para la

Educación Superior Manutención en el Estado de Tabasco
El que suscribe, C._____________________________________________________ declaro bajo protesta de

decir verdad, que hago uso de transporte público para trasladarme a la institución donde realizo mis estudios
universitarios y que dicho transporte no me proporciona ningún tipo de documento o nota que me permita
comprobar el gasto realizado.
Institución Educativa: Domicilio personal
Dirección:
Calle________________________________________________ Calle________________________________________________
Colonia______________________________________________ Colonia______________________________________________
Localidad____________________________________________ Localidad____________________________________________
Municipio__________________ Estado____________________ Municipio__________________ Estado____________________
C.P.____________ C.P.____________
¿Vive en un lugar diferente a su domicilio personal para estar más cerca de la institución donde realiza sus estudios
universitarios? SÍ ( ) NO ( ) Si la respuesta es SÍ, proporcione los siguientes datos, en caso contrario
pase a la parte 2:
Domicilio alterno
¿cuánto es el costo de ir de su domicilio personal a este
Calle________________________________________________
domicilio? ____________________________________
Colonia______________________________________________
Localidad____________________________________________
Municipio__________________ Estado____________________
C.P.____________
2- Detalle de transporte utilizado de su domicilio a la institución donde estudia:

Tipo de transporte Costo por servicio Costo semanal Costo mensual
Mensualmente mis gastos por transporte son por la cantidad de $______________, (Cantidad con letra:
___________________________ _________________________________).
Lo antes manifestado, es con la finalidad de que se integre en mi expediente como aspirante al Programa
Nacional de Becas para la Educación Superior Manutención en el Estado de Tabasco. Así mismo, que lo
expresado en esta carta son datos totalmente verídicos; por tal motivo en caso de incurrir en alguna falsedad,
acepto la sanción o determinación legal que me imponga el Comité Técnico, que puede consistir en la
cancelación de la misma y el reintegro del recurso que me fuera otorgado. De igual forma autorizo a la Institución
de Educación Superior y al Comité Técnico para que verifiquen, en la forma en que se considere conveniente,
todos los datos asentados.
FECHA: _____________________.
A t e n t a m e n te: 89
Testigo
NOMBRE Y FIRMA (incluir copia de
NOMBRE Y FIRMA
identificación oficial)
CONSTANCIA DE INGRESOS ECONOMICOS
Comité Técnico del Programa Nacional de Becas para la

Educación Superior Manutención en el Estado de Tabasco
El que suscribe:____________________________________________________ declaro por medio
del presente y bajo protesta de decir verdad que al no contar mi ____________con forma alguna
de comprobar sus ingresos por realizar el trabajo de ______________________________, manifiesto
que percibe un sueldo diario de $_____________ con un promedio mensual por la cantidad de
$_______________________________ pesos 00/100 m.n.), También manifiesto que los
dependientes de este ingreso y que habitan en la vivienda familiar son:
Nombre completo Parentesco Edad Ocupación/Escolaridad
Total, de integrantes: _______
Lo antes declarado, es con la finalidad de que se integre en mi expediente como aspirante al Programa
Nacional de Becas para la Educación Superior Manutención en el Estado de Tabasco. Así mismo, que lo
expresado en esta carta son datos totalmente verídicos; por tal motivo en caso de incurrir en alguna falsedad,
acepto la sanción o determinación legal que me imponga el Comité Técnico, que puede consistir en la
cancelación de la misma y el reintegro del recurso que fueran otorgados. De igual forma autorizo a la Institución
de Educación Superior y al Comité Técnico para que verifiquen, en la forma en que se considere conveniente,
todos los datos asentados.
FECHA: ______________________.
A T E N T A M E N TE
NOMBRE/MATRICULA Y FIRMA (del solicitante)
TESTIGOS
NOMBRE Y FIRMA (incluir copia de NOMBRE Y FIRMA (incluir copia de

identificación oficial) identificación oficial)
90
Lista Oficial de Egresados

Periodo: Mayo - agosto 2018
Programa Educativo: Ingeniería en Tecnología Ambiental
Grupo: 5A Vespertino (LIC)
No Grado y
. Matricula Nombre del Alumno Grupo Turno Estatus
421520175_ Vespertino Titulación en
1 i Franco López Elena 5A (LIC) Trámite
421430136_ García Carrizosa Rodolfo Vespertino Egresado no
2 i Manuel 5A (LIC) Titulado
421520135_ González Trujillo Paulina Vespertino Titulación en
3 i Concepción 5A (LIC) Trámite
4 i Herrera Mayo Carlos Enrique 5A (LIC) Trámite
421520170_ Méndez De Dios Andrés Vespertino Egresado no
5 i Eduardo 5A (LIC) Titulado
421430115_ Vespertino Egresado no
6 i Morales Ricardez Amairani 5A (LIC) Titulado
7 i Ramos Frías Luis Fernando 5A (LIC) Trámite
421411198_ Vespertino Egresado no
8 i Torres Pérez José Mauricio 5A (LIC) Titulado
Periodo Ingreso-Periodo
Cohorte Continuidad Egreso
* Sí Enero 2017-Agosto 2018
Septiembre 2016-Agosto
X Sí 2018
(*) Alumnos de la cohorte= 7

(X) Alumnos fuera de la cohorte= 1
Alumnos de continuidad inmediata= 8
91
Alumnos beneficiados con la beca de

Manutención- Tabasco
Nombre Completo carrera convocatoria
1 Yoni Ruíz Aguilar Ingenieria en quimica de procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
2 Maria del Rosario Mendez Gomez Ingenieria en quimica de procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
3 Gonzalo Rivera Hernández Ingenieria en quimica de procesos industriales 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
4 Isaac Zuirita de la Fuente Ingenieria en quimica de procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
5 Manuel Cabrera de la Cruz Ingenieria en quimica de procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
6 Alejandro Ramírez Villamil Ingenieria en quimica de procesos industriales 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
7 Gabriela Morales García Ingenieria en quimica de procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
8 Ana Cristel Cano Rodriguez Ingenieria en quimica de procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
9 Karla Jazmin López Rodriguez Quimica área tecnologia ambiental 2014-2015; 2015-2016
10 Gabriel González Valles Quimica área tecnologia ambiental 2014-2015; 2015-2016
11 Sandy Morales González Quimica área tecnologia ambiental 2014-2015; 2015-2016
12 José Gabriel Hernández Vargas Ingenieria en tecnologias de la información 2014-2015; 2015-2016
13 Gabriela del Carmen Exzacarias Arias Ingenieria en tecnologias de la información 2014-2015; 2015-2016
14 Fernando de Jesus Gallegos Suárez Ingenieria en tecnologias de la información 2014-2015; 2015-2016
15 Oscar Armando Pelaez Ruiz Ingenieria en tecnologias de la información 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
16 Roberto Carlos Huesca González Ingenieria en tecnologias de la información 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
17 Yoana Porta de los Santos Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
18 Rodrigo Array Junco Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
19 Sergio Pérez Vidal Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
20 Williams del Rosario Sánchez Caraveo Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
21 José Miguel Montero Martinez Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
22 Diego Eduardo Guzman Arevalo Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
23 Bryan Raymundo Geronimo Hernández Ingenieria en procesos industriales 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
24 Heriberto Pérez Sandoval Ingenieria en procesos industriales 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
25 Jorge Alberto Amador León Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
26 Verónica del Carmen Morales Ramos Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
27 Jesús Alberto Maldonado Jiménez Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
28 Jailer Javier López Reyes Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
29 Gerardo Alexis Maertínez Calderón Ingenieria en procesos industriales 2014-2015; 2015-2016
30 Ana Llely Balcazar Pérez TSU Desarrollo de negocios área mercadotecnia 2014-2015; 2015-2016
31 Bartola Sánchez Flores TSU Desarrollo de negocios área mercadotecnia 2014-2015; 2015-2016
32 Shael Judith Miguel Andres TSU Desarrollo de negocios área mercadotecnia 2014-2015; 2015-2016
33 Alejandro Trejo Hernández Ingenieria en tecnologias de la información 2014-2015; 2015-2016
34 Eric Morales Martínez Ingenieria en tecnologias de la información 2014-2015; 2015-2016
35 Cristina Guadalupe Alvarez May Ingenieria en tecnologias de la información 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
36 Felipe de Jesús Chanona Morales Ingenieria en tecnologias de la información 2014-2015; 2015-2016
37 Janeth Guadalupe Jiménez García Ingenieria en tecnologias de la información 2014-2015; 2015-2016
38 Consuelo Sarracino Vazquez Ingenieria en tecnología ambiental 2014-2015; 2015-2016
39 Rocio Alegría Alvarez Ingenieria en tecnología ambiental 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
40 Juan José Landero Velueta Ingenieria en tecnología ambiental 2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
Nombre Completo carrera

1 Yoni Ruíz Aguilar Ingeniería en quimica de procesos industriales
2 Maria del Rosario Mendez Gomez Ingeniería en quimica de procesos industriales
3 Gonzalo Rivera Hernández Ingeniería en quimica de procesos industriales
convocatoria
2014-2015; 2015-2016
2014-2015; 2015-2016
2013-2014; 2014-2015; 2015-2016
92
Solicitudes de Becas
MATRICU
# CURP NOMBRE INSTITUCION PLANTEL LA
UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD
AAAL950904HTCLLS LUIS FERNANDO TECNOLÃƒÂ“GICA TECNOLÃƒÂ“GICA 42151032
1 05 ALVAREZ ALVAREZ DE TABASCO DE TABASCO 5I
UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD
AAPE961016HTCVR ENRIQUE AVALOS TECNOLÃƒÂ“GICA TECNOLÃƒÂ“GICA 42141055
2 N05 PEREZ DE TABASCO DE TABASCO 4I
SAMANTA PAOLA UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD
AAVS961013MTCLZ ALAMILLA TECNOLÃƒÂ“GICA TECNOLÃƒÂ“GICA 42141029
3 M07 VAZQUEZ DE TABASCO DE TABASCO 5I
GUADALUPE UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD
AEGG970727MTCRR YOLOTH ARENAS TECNOLÃƒÂ“GICA TECNOLÃƒÂ“GICA 42151020
4 D00 GARDUZA DE TABASCO DE TABASCO 8I
DORI DEYSI DEL UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD
AUGD970821MTCL RUBI ALCUDIA TECNOLÃƒÂ“GICA TECNOLÃƒÂ“GICA 42151110
5 MR03 GOMEZ DE TABASCO DE TABASCO 7I
MANUELA
GUADALUPE UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD
AUIM950830MTCLZ ALCUDIAS TECNOLÃƒÂ“GICA TECNOLÃƒÂ“GICA 42131006
6 N00 IZQUIERDO DE TABASCO DE TABASCO 2I
CARRERA FOLIO CONVOCATORIA ESTATUS

INGENIERÃƒÂ•A EN MANTENIMIENTO 603405 APOYA TU TRANSPORTE Finalizad
INDUSTRIAL 7 TABASCO 2017-2018 o
INGENIERÃƒÂ•A EN GESTONIÃƒÂ“N DE 601944 APOYA TU TRANSPORTE Finalizad
PROYECTOS 2 TABASCO 2017-2018 o
LICENCIATURA EN GESTIÃƒÂ“N Y 597779 APOYA TU TRANSPORTE Finalizad
DESARROLLO TURÃƒÂ•STICO 8 TABASCO 2017-2018 o
93

Jesus Manuel Correa Osorio

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Jesus Manuel Correa Osorio

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Jesus Manuel Correa Osorio

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE LA REGION SIERRA

Proyecto de residencia profesional: Propuesta para la gestión de

Estudiante: Jesus Manuel Correa Osorio

Dra. Aracely Celina Sánchez Albores Lic. Silvia Vidal Rodriguez

El presente trabajo investigativo mostrará un plan de Gestión Documental en el

Quisiera expresar mi más profundo agradecimiento a quienes permitieron el

Capítulo I Aspectos generales de la investigación

El manejo de clasificación y organización de los archivos activos de la facilidad de

Encontrar los documentos de una manera rápida y eficiente no debería permitirse

1.2 Planteamiento del problema

En la actualidad, la universidad Tecnológica de Tabasco tiene un buen Sistema de

problema de la gestión documental, radica en la deficiente gestión organizacional,

1.3 Pregunta de investigación

¿Qué alcance tendrá la propuesta de gestión documental,en el manejo de

El grave problema que pueden tener las universidades es al aumentar el número

Este proyecto se enfoca desde un principio en la Universidad Tecnológica de

La propuesta de gestión de documentoscontribuirá a la facilitación del manejo,

Con la propuesta de pueden mejorar el tiempo que se toma en ubicar los

Cabe mencionar que la propuesta en cuestión no es un modelo certificado, ya que

Capitulo IIMarco Teórico

En el capítulo que se presenta a continuación se ofrecen los referentes

2.1 Gestión administrativa

mediante el desempeño de ciertas labores esenciales como son la planeación,

2.2 La Gestión Documental

documento y de documento archivístico, así también acotar sobre el documento

Registro y uso de símbolos

2.3 Control Documental

5. Cualquier cambio realizado a los procesos y a los documentos sigue la misma

Descripción de los Documentos.

Hernández (1999) ¨El objeto de la descripción es hacer eficazmente accesibles los

Procesos de la Gestión Documental

5. Definición de la disposición o Evaluación. Muchos sistemas de gestión de

6. Almacenamiento. La decisión de incorporar un documento al sistema, implica la

objetivo del documento, su formato físico y uso y valor determinarán las

7. Uso y seguimiento. El uso de un documento implica operaciones que pueden

8. Disposición o Eliminación. Los documentos que han sido identificados para su

2.4 Proceso de la gestión de calidad

2.5El Sistema de archivos

archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el

1. Impedir la dispersión o eliminación de documentos.

11. Cumplimentar los procedimientos de clasificación, ordenación, descripción,

Hochman, (2005) El Archivo Histórico no es, por su misma naturaleza y por su

2.6 Desarrollo Organización (Organización Institucional)

La gestión por procesos en educación universitaria

Los Archivos Universitarios

Debe señalarse, como es lógico que en las universidades siempre ha existido un

2.7 Normas y políticas institucional

• El modelo de gestión de documentos se basa en la búsqueda de la eficacia

• Los documentos entregados en papel en las oficinas de asistencia en

Capitulo III Aspecto general de la empresa

El subsistema al que pertenece la Universidad Tecnológica de Tabasco (UTTAB)

s importante subrayar que en octubre de 2012 la Secretaría de Educación Pública

El 20 de mayo de 1996 fue oficializada la creación de la Universidad Tecnológica

En noviembre de 1996 el Gobierno del Estado de Tabasco donó a la Universidad

Contribuir con responsabilidad social al desarrollo de la región con base en la

Ser una institución distinguida por su calidad, compromiso social, innovación y

Jefa del Dpto. de becas y

Lic. Maximiliano Lic. Margarita Lic Hector

Ubicado en Carretera Basa- Teapa 14.6 Fraccionamiento Parrilla II

En este capítulo se expone la metodología en la que se sustenta el estudio, el