ETAPAS A TENER EN CUENTA PARA

MONTAR UN PLAN DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO ASISTIDO POR UN SISTEMA
DE GERENCIA (ADMINISTRACIÓN) DE
MANTENIMIENTO ASISTIDO POR
COMPUTADOR CMMS (COMPUTER
MAINTENANCE MANAGMENT SYSTEM).

TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

CMMS CONSIDERADO COMO REFERENCIA:

SMPlus Pro
 MANTENIMIENTO ASISTIDO POR CMMS:
TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

1. ESTRUCTURA (ÁRBOL) DE CODIFICACIÓN:

Es un proceso de codificación liderado por el Departamento Financiero,

contable ó de Mantenimiento de una Empresa, y acompñado por el Dpto.
de Mantenimiento, el cual debe no sólo asignar un código a cada Activo de
la Empresa (Máquinas, equipos, vehículos, instalaciones), sino también
ubicarlo en el centro de Costos para el cual el Activo presta su servicio.

Propuesta de Estructura de codificación con tres niveles de codificación:

1. 1er. Nivel: Sección (Centro de Costos): Corresponde a las áreas macro
en las cuales se podría dividir una Compañía (Ej: Líneas de negocio,
Etapas productivas, Areas Logísticas, Areas Locativas-estructurales ect;).
2. 2º. Nivel: Procesos: Corresponde a las sub-etapas productivas o
logísticas en las cuales se puede dividir las Secciones.
3. 3er. Nivel: Activos : Son Máquinas, equipos, vehículos, instalaciones,
los cuáles son sujetos tener bajo control en el sistema de información de
Mantenimiento (CMMS), así no hagan o no parte del Patrimonio de una
Empresa. Los Activos deben ser ubicados en los Procesos de las secciones
para las cuales prestan sus servicios.
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

2. TARJETA MAESTRA (FICHA TÉCNICA):

La tarjeta maestra o ficha Técnica es un documento (formato, compendio de
información) que reúne los datos de cedulaje e información Técnica
relevante del Activo, como puede ser:

• Ubicación en la Estructura de Codificación.

• Datos de placa (Cedulaje) del Activo: marca, modelo, No. De serie,
Proveedor, Año de fabricación, fecha de instalación, País de origen, foto.
• Capacidad de producción: Unidades determinadas por el tipo y misión de
cada equipo en el proceso (Ej: Kg/Hr-Kg/día-Piezas/Hr, etc;)
• Representante: Fabricante del equipo, representante Nacional, Casa
matriz.
• Servicios: Servicios Generales que demanda el Activo: Agua, Aire C., Gas,
Vapor, Energía Eléctrica.
• Información de Dispositivos Auxiliares: Motores eléctricos, Reductores,
Bombas, PLC, Variadores de Velocidad (convertidores de frecuencia),
Arrancadores Suaves.
• Datos Técnicos Relevantes: Diámetros ejes de salidas, Referencias de
Repuestos generales y específicos, Ajustes, etc;
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

3. MAESTRO DE TAREAS DE MP:

• Las tareas de Mantenimiento Preventivo son aquellas actividades

(Tareas) Preventivas del tipo: Lubricación, Electricidad, Mecánica,
Instrumentación y Locativa General (LEMIG), que se realizan con
una periodicidad y duración tentativa de ejecución pre-
determinadas, a los diferentes máquinas, equipos e instalaciones de la
Empresa y que constituyen las Rutas (Planes) de Mantenimiento
Preventivo y de las Rutinas de mantenimiento (Rutinario).

• En el momento de diseñar nuestro maestro de tareas, se le debe dar

una orientación de uso general a cada tarea creada, es decir que el
mecanismo o sub-sistema que se señala revisar o la actividad que se
quiere practicar, sea común a diferentes tipos de máquinas (Ej:
“Revisión Sist. Transmisión por bandas”). Sin embargo en algunos
casos se deben tener en cuenta la creación de tareas específicas, que
los manuales o las recomendaciones en general, permitan llegar a
revisar un mecanismo crítico para la operación de la máquina o
Instalación.
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

4. RUTAS (PLANES) DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

• La Ruta o plan de Mantenimiento preventivo corresponde a un

cronograma que reúne la información de las tareas de MP tipo:
Lubricación (L), Electricidad/Electrónica (E), Mecánica
(M), Instrumentación (I) y Locativo General (G) que deben
ser realizadas a lo largo del año de creación del Plan y los
años futuros.
• Por ser un cronograma, las Rutas (planes) deben conjugar la
siguiente información:
– Las Tareas de MP tipo LEMIG
– la duración la tentativa de la ejecución (Hr y/oMin)
– La frecuencia de repetición en semanas con la cual se ejecutarán cada una
de las Tareas de MP.
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

4. RUTAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Para generar las rutas de MP se debe contar con la siguiente información:

1. Las tareas (LEMIG) que deben ser tenidas en cuenta para
inspeccionar el equipo.
2. La frecuencia en semanas, con la cual se debe ejecutar la tarea de
MP. Se recomienda que las frecuencias asignadas sean múltiplos de
la menor frecuencia asignada (Ejplo.: en caso de que la menor
frecuencia sea de cuatro (4) semanas, las demás frecuencias deberían
ser de 4, 8, 12, 24, 48); esta estrategia permitirá configurar los
mantenimientos tipos que señalan por los manuales de
Mantenimiento y/o el Técnico (mensual, bimensual, trimestral,
semestral y anual) al igual que facilitará la correlación de los
mantenimientos semestrales y anuales con los rutinarios
(frecuencias inferiores a 12 Semanas), permitiendo parar los
equipos sólo en una ocasión para realizar varios tipos de MP
(Rutinarios con Semestrales y Anuales).
3. La duración tentativa (h:Min) de la ejecución de la tarea de MP.
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

4. RUTAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

• Se sugiere como paso previo a la elaboración de la Ruta de MP, el

levantamiento de una lista de chequeo (trabajo de campo) que
contemple la información mencionada en el punto anterior, la cual tiene
como fuente fundamental: Los manuales, la información brindada
por los Técnicos conocedores de los equipos y el sentido común.
 INFORMACIÓN, FORMATOS Y DOCUMENTACIÓN
SOPORTE DE UN PROGRAMA DE M.P

3. MAESTRO DE TAREAS:

• Las tareas de Mantenimiento son aquellas actividades de

Lubricación, Electricidad y Mecánica, Instrumentación y
Locativa General que se realizan con periodicidad, y que son
constitutivas de las Rutas anuales de Mantenimiento Preventivo y
de las Rutinas de mantenimiento Rutinario.

• Es recomendable que el usuario al momento de crear las diferentes

tareas de mantenimiento preventivo, prepare un borrador previo,
que le permita identificar las tareas de manera lógica y secuencial.
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

5. DESCRIPCIÓN LARGA DE LAS TAREAS QUE HACEN PARTE DE UN

PLAN DE MP:

Realizar una descripción ampliada de aspectos fundamentales que

deben ser tenidos en cuenta a la hora de ejecutar las tareas que
conforman una Ruta (plan) de MP tiene tres grandes propósitos:

• “Asegurar la calidad en la ejecución de los MP”

• “Estandarizar el alcance de la ejecución de las tareas de MP”
• “Buscar conservar el Know How Técnico relacionado con la
ejecución de las tareas de MP”
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

5. DESCRIPCIÓN LARGA DE LAS TAREAS QUE HACEN PARTE DE UN

PLAN DE MP:

Una descripción Larga debe contemplar los siguientes aspectos:

• Cantidad y nombre de los dispositivos o partes a revisar.

• Descripción de las acciones que se deben tener en cuenta para
ejecutar la labores propias que indica la tarea de MP consignada
en la OT (Ej: limpiezas, lubricaciones, escuchar rodamientos
con fonendoscopio, toma de temperaturas, medición de
corrientes de operación, chequear alineaciones, revisión de
juegos radiales y axiales, ajustes, retorquear tornillería, etc;)
• Mencionar las situaciones anómalas que podrían llegar a ser
detectadas y diganosticadas a la hora de ejecutar la inspección
del sub-sistema y/o del dispositivo y que desde luego deben ser
corregidas durante la ejecución del MP ó en el futuro inmediato
mediante “Correctivos Programados” (desalineaciones, fugas,
desgastes, elementos cizallados, bandas elongadas, piñones
desdentados, calentamientos anormales etc;)
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Importante aclarar que:

“las Descripciones Largas de las tareas que hacen parte de un

plan (Ruta) de MP, no se pueden confundir con Instructivos de
Mantenimiento”

Los Instructivos de Mantenimiento son documentos que

registran un un paso a paso riguroso a la hora de ejecutar una
labor, que en algunas ocasiones repondebn a protocolos y
formatos pre-establecidos (Sistema de Gestión), los cuales han
caído en desuso en la actualidad por su baja practicidad y el
trabajo dispendioso para poderlos montar.
El Kowo how del detalle que debe ser tenido para ejecutar una
tarea de MP, es una competencia que ya tienen que traer los
Técnicos de Mtto. bien sea por su formación (SENA) y su
experiencia en Mantenimiento.
 MANTENIMIENTO ASISTIDO POR CMMS:
TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

INFORMACIÓN, FORMATOS Y DOCUMENTACIÓN

SOPORTE DE UN PROGRAMA DE M.P

3. MAESTRO DE TAREAS:

• Las tareas de Mantenimiento son aquellas actividades de

Lubricación, Electricidad y Mecánica, Instrumentación y
Locativa General que se realizan con periodicidad, y que son
constitutivas de las Rutas anuales de Mantenimiento Preventivo y
de las Rutinas de mantenimiento Rutinario.

• Es recomendable que el usuario al momento de crear las diferentes

tareas de mantenimiento preventivo, prepare un borrador previo,
que le permita identificar las tareas de manera lógica y secuencial.
 MANTENIMIENTO ASISTIDO POR CMMS:
TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

6. PLANEACIÓN DE MANTENIMINETO PREVENTIVO:

Un CMMS idóneo, debería de contar con un módulo para Planear el

Mantenimiento Preventivo que permita obtener y generar la siguiente
información:
• Consultar el vencimiento de los mantenimientos preventivos
venideros, partiendo de las intervenciones pre-establecidas en los
Planes (Rutas) de MP, con lo cual se podrá visualizar claramente
“Qué Activos (Máquinas/Equipos/Vehículos/Instalacioes)
demandan MP” en una semana determina (futura).
• El módulo de planeación debería permitir además: asignar el Técnico
que ejecutará el MP al igual que el día acordado para ejecutar el
MP, que previamente se ha acordado con el dueño natural del
Activo (Producción por Ej.).
• Una facilidad adicional con la cual debería contar el planeador de MP
del CMMS es la probabilidad de generar en línea las Ots de MP
correspondiente al MP alertado.
MANTENIMIENTO ASISTIDO POR CMMS:
TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
 MANTENIMIENTO ASISTIDO POR CMMS:
TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

7. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

Las órdenes de trabajo de MP corresponde a un documento (formato,

registro) que tiene como propósito indicar al Técnico responsable de
ejecutar un MP, la lista de tareas de mantenimiento preventivo que
deben ser ejecutadas a un activo, las cuales son señaladas por el plan
(Ruta) de MP del Activo en cuestión, para una semana determinada.
 MANTENIMIENTO ASISTIDO POR CMMS:
TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

7. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO.

Adicional a la lista de chequeo de las tareas (Actividades) de MP, Las

Órdenes de MP debe contar al menos con la siguiente información:
• Tipo de MP a Ejecutar (LEMIG).
• Ubicación en el árbol de codificación del Activo a intervenir (nombre y
código del Activo al igual que su ubicación en la estructura de codificación:
Sección y proceso).
• Un No. o código que identifique la OT y permita no solo el cierre de la
OT en el sistema, sino la realizar la trazabilidad necesaria para su ubicación.
• Técnico responsable de la Ejecución.
• Fecha de Programación del MP.
• Fecha de ejecución Inicial y Fecha de ejecución final del MP.
• Lista de Tareas de MP que deben ser ejecutadas.
• Informe Técnico que consolide las acciones ejecutadas para cada tarea
de MP de la lista de chequeo (Limpieza, diagnósticos de anomalías,
reparaciones, cambios de partes, lubricaciones).
• Tiempo real de la ejecución (Hr-Hombre) de cada tarea de MP.
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

7. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO.

• Repuestos y materiales consumidos en cada tarea de MP.

• Pendientes relacionados con acciones correctivas que no alcanzaron a
ser tomadas durante la ejecución del MP, los cuales podrían corregidos
en un “MP Futuro” ó a través de un “Correctivo Programado”.
• Firmas de las partes interesadas en el MP como son:
– Cliente interno que recibe el servicio de MP, generalmente el Dueño
natural del equipo Ej. Supervisor de Producción, cliente externo, etc;
– Jefe directo del o los Técnicos participantes de la ejecución del MP,
quien debe filtrar y auditar las acciones que se tomaron en la
ejecución y fueron documentadas en la Ot.
– Planeador de Mtto., quien debe asegurarse del correcto
diligenciamiento de la OT, cerrar la OT en el Sistema y su archivo
físico correspondiente.
6. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO,
CORRECTIVO Y DE MEJORAS:

Para todos los tipos de OTs el sistema de información debe permitir la

retroalimentación de la información resultantes de la ejecución de los
mantenimientos (tiempos de ejecución, Informes Técnicos, pendientes,
Repuestos/Materiales instalados, Personal Técnico que ejecutó el
mantenimiento), información vital para poder mantener al día una base de
datos que permita a un Dpto. Mantenimiento mantener al día información
vital como es:
• Hoja de Vida: Colección cronológica de todas las intervenciones que se
ejecutaron en un equipo o instalación.
• Reportes de Costos de Mano de Obra y/o Repuestos y materiales
consumidos por cada OT, y que finalmente consolidan los reportes de
costos de mantenimiento que debería arrojar un sistema de gestión
idóneo.
• Nivel de cumplimiento del programa de MP.
• Trabajos pendientes por ejecutar a futuro en los equipos.
6. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO,
CORRECTIVO Y DE MEJORAS:

Para todos los tipos de OTs el sistema de información debe permitir la

retroalimentación de la información resultantes de la ejecución de los
mantenimientos (tiempos de ejecución, Informes Técnicos, pendientes,
Repuestos/Materiales instalados, Personal Técnico que ejecutó el
mantenimiento), información vital para poder mantener al día una base de
datos que permita a un Dpto. Mantenimiento mantener al día información
vital como es:
• Hoja de Vida: Colección cronológica de todas las intervenciones que se
ejecutaron en un equipo o instalación.
• Reportes de Costos de Mano de Obra y/o Repuestos y materiales
consumidos por cada OT, y que finalmente consolidan los reportes de
costos de mantenimiento que debería arrojar un sistema de gestión
idóneo.
• Nivel de cumplimiento del programa de MP.
• Trabajos pendientes por ejecutar a futuro en los equipos.
6. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO,
CORRECTIVO Y DE MEJORAS:

Para todos los tipos de OTs el sistema de información debe permitir la

retroalimentación de la información resultantes de la ejecución de los
mantenimientos (tiempos de ejecución, Informes Técnicos, pendientes,
Repuestos/Materiales instalados, Personal Técnico que ejecutó el
mantenimiento), información vital para poder mantener al día una base de
datos que permita a un Dpto. Mantenimiento mantener al día información
vital como es:
• Hoja de Vida: Colección cronológica de todas las intervenciones que se
ejecutaron en un equipo o instalación.
• Reportes de Costos de Mano de Obra y/o Repuestos y materiales
consumidos por cada OT, y que finalmente consolidan los reportes de
costos de mantenimiento que debería arrojar un sistema de gestión
idóneo.
• Nivel de cumplimiento del programa de MP.
• Trabajos pendientes por ejecutar a futuro en los equipos.
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TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

8. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO.

Las órdenes de trabajo de Mantenimiento Correctivo corresponden a un

documento (formato, registro) que tienen como propósito fundamental
documentar las intervenciones requeridas para corregir los fallos
imprevistos (Correctivo de emergencia) ó fallas potenciales que si bien no
sacan de servicio los activos si deben ser corregidos (Correctivos
Programados).
Las Ots de Mto. Correctivo son fundamentales para que una vez sean
cerradas en Sistema de Información de Mantenimiento (CMMS), se
puedan tener al día reportes e indicadores claves en la gestión de
Mantenimiento como son:
– Hoja de Vida
– Reportes de costos de Mantenimiento (Mano de obra, repuestos)
– Tiempos perdidos de producción (Indicador de disponibilidad)
– Fallas recurrentes.
– Tiempo promedio entre fallas.
– Análisis de Causas Raíz de las fallas.
El Correctivo es un tipo de Mantenimiento que representa un alto impacto,
cuando de medir la Gestión de Mantenimiento se trata (Indicadores de
Mantenimiento).
 8. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO
(MC).
Las Órdenes de Mto. Correctivo (M.C) deben contemplar por lo menos la
siguiente información:
• Tipo de Mto. Correctivo a Ejecutar (LEMIG).
• Ubicación en el árbol de codificación del Activo a intervenir (nombre y
código del Activo al igual que su ubicación en la estructura de codificación:
Sección y proceso).
• Descripción de la falla que presenta el Activo.
• Un No. o código que identifique la OT y permita no solo el cierre de la
OT en el sistema, sino realizar la trazabilidad necesaria para su ubicación
• Técnico responsable de la Ejecución.
• Fecha de Programación (generación) del M.C.
• Fecha de ejecución final del M.C.
• Informe Técnico que haga referencia a la acción correctiva tomada para
resolver la Falla.
• Tiempo real de la ejecución (Hr y Min) del o los Técnicos que
intervinieron en la corrección de la falla.
 MANTENIMIENTO ASISTIDO POR CMMS:
TARJETAS MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO CORRECTIVO

8. ORDENES DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO.

• Repuestos y materiales consumidos que haya demandado la corrección de

la falla.
• Tiempos Perdidos de Producción que presento el equipo afectado por la
falla (Vital para determinar el indicador de disponibilidad del equipo y la
planta de producción).
• Pendientes relacionados con acciones correctivas que no alcanzaron a
ser tomadas durante la ejecución del M.C, los cuales podrían corregidos
en un “MP Futuro” ó a través de un “Correctivo Programado”.
• Firmas de las partes interesadas en el M.C como son:
– Cliente interno que recibe el servicio de M.C, generalmente el Dueño
natural del equipo Ej. Supervisor de Producción, cliente externo, etc;
– Jefe directo del o los Técnicos participantes de la ejecución del MP,
quien debe filtrar y auditar las acciones que se tomaron en la
ejecución y fueron documentadas en la Ot.
– Planeador de Mtto., quien debe asegurarse del correcto
diligenciamiento de la OT, cerrar la OT en el Sistema y su archivo
físico correspondiente.
MANTENIMIENTO ASISTIDO
POR CMMS: TARJETAS
MAESTRAS, PLANES DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO Y
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO