LAS FUNCIONES

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su
comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base
de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por
cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del
curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para

agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como
el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy
bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Introducir funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda
o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el

signo =.

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.

No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),

fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus

argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas
las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+
C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones
anidadas dentro de la fórmula.
 Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de
texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.

Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual
introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias

de los operadores visita nuestro básico .

Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón

de Autosuma   que nos permite realizar la función SUMA de forma

más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la
derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen.
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede
ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta(cuenta valores), Máx (obtiene el
valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de
funciones a través de Más Funciones....

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que
quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

Insertar función
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si
queremos introducir una función en una celda:

 Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas

 Elegir la opción Insertar función.

 O bien, hacer clic sobre el botón   de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una

breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a

continuación hacer clic sobre el botón  , de esta forma no es necesario

conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el
cuadro de listaSeleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la
descripción escrita. 

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en
el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que

deseamos haciendo clic sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos

aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlaceAyuda sobre esta función para obtener una descripción más
completa de dicha función.

A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide

introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que
hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente

será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón   
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a
continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del
ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la teclaINTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo

en caso de que existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así

sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el

botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una

función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda
en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e
insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando
a =SUMA(A1:A5).

 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones

 Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las
expresiones.

Por ejemplo, si tenemos la siguiente función  =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3

Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que

obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo
así 5 como resultado.
Función Descripción
AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales
AÑO Convierte un número de serie en un valor de año
DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes
Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después
DIA.LAB
de un número determinado de días laborables
Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número
DIA.LAB.INTL especificado de días laborables mediante parámetros para indicar cuáles
y cuántos días son días de fin de semana
Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos
DIAS.LAB
fechas
Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360
DIAS360
días
DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana
FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado
FECHA.MES
de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes
FIN.MES
anterior o posterior a un número de meses especificado
Devuelve la fracción de año que representa el número total de días
FRAC.AÑO
existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
HORA Convierte un número de serie en un valor de hora
HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual
MES Convierte un número de serie en un valor de mes
MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto
NSHORA Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada
Convierte un número de serie en un número que representa el lugar
NUM.DE.SEMANA
numérico correspondiente a una semana de un año
SEGUNDO Convierte un número de serie en un valor de segundo
VALHORA Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie

 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

 Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de
esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda.
Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y
después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos
devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número
de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir
coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a
contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner
un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números,
pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de
texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función Descripción
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de
CODIGO
texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
Da formato a un número como texto con un número fijo de
DECIMAL
decimales
DERECHA, DERECHAB Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
ENCONTRAR, Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de
ENCONTRARB minúsculas)
Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de
EXTRAE, EXTRAEB
texto que comienza en la posición que se especifique
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de
HALLAR, HALLARB
minúsculas)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos
IZQUIERDA,
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
IZQUIERDAB
LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
MAYUSC / MINUSC Convierte el texto en mayúsculas o en minúsculas respectivamente
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de
NOMPROPIO
texto
REEMPLAZAR,
Reemplaza caracteres de texto
REEMPLAZARB
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
Si el valor es un texto lo devuelve, y si no devuelve una cadena
T
vacía
TEXTO  
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht)

Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con
las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para
realizar búsquedas de datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna

información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo
desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que
conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una
persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un
restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante.
Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por
otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
Función Descripción
AREAS Devuelve el número de áreas de una referencia
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor
BUSCARH
de la celda indicada
Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en
BUSCARV
horizontal por la fila para devolver el valor de una celda
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS Devuelve el número de columnas de una referencia
Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a una
DESREF
referencia dada
Devuelve una referencia como texto a una sola celda de
DIRECCION
una hoja de cálculo
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
FILA Devuelve el número de fila de una referencia
FILAS Devuelve el número de filas de una referencia
Crea un acceso directo o un salto que abre un documento
HIPERVINCULO almacenado en un servidor de red, en una intranet o en
Internet
Devuelve los datos almacenados en un informe de tabla
IMPORTARDATOSDINAMICOS
dinámica
Usa un índice para elegir un valor de una referencia o
INDICE
matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de texto
TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz

Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y
cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu
propia "caja de ahorros en casa".

Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.

Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

Función Descripción
AMORTIZ.LIN Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables
Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso
AMORTIZ.PROGRE
de un coeficiente de amortización
Devuelve el número de días del período (entre dos cupones) donde se
CUPON.DIAS
encuentra la fecha de liquidación
Devuelve el número de días desde el principio del período de un
CUPON.DIAS.L1
cupón hasta la fecha de liquidación
Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la
CUPON.DIAS.L2
fecha del próximo cupón
CUPON.FECHA.L1 Devuelve la fecha de cupón anterior a la fecha de liquidación
Devuelve la fecha del próximo cupón después de la fecha de
CUPON.FECHA.L2
liquidación
Devuelve el número de pagos de cupón entre la fecha de liquidación y
CUPON.NUM
la fecha de vencimiento
Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a
DB
través del método de amortización de saldo fijo
Devuelve la amortización de un bien durante un período específico a
DDB través del método de amortización por doble disminución de saldo u
otro método que se especifique
Devuelve la amortización de un bien durante un período especificado
DVS usando el método de amortización acelerada con una tasa doble y
según el coeficiente que se especifique.
Devuelve la duración anual de un valor bursátil con pagos de interés
DURACION
periódico
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de
INT.ACUM
interés periódicos
 Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de
INT.ACUM.V
interés al vencimiento
INT.EFECTIVO Devuelve la tasa de interés anual efectiva
Calcula el interés pagado durante un período específico de una
INT.PAGO.DIR inversión. Esta función se incluye para proporcionar compatibilidad
con Lotus 1-2-3.
Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma
MONEDA.DEC fraccionaria en una cotización de un valor bursátil expresada en forma
decimal
Convierte una cotización de un valor bursátil expresada en forma
MONEDA.FRAC decimal en una cotización de un valor bursátil expresada en forma
fraccionaria
Devuelve el número de pagos de una inversión, basada en pagos
NPER
constantes y periódicos y una tasa de interés constante.
PAGO.INT.ENTRE Devuelve el interés acumulado pagado entre dos períodos
Devuelve el capital acumulado pagado de un préstamo entre dos
PAGO.PRINC.ENTRE
períodos
Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período
PAGOINT
determinado
Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada, basado
PAGOPRIN
en pagos constantes y periódicos y una tasa de interés constante.
Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien
SYD
durante un período específico.
Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una
TASA
inversión.
TASA.DESC Devuelve la tasa de descuento de un valor bursátil
TASA.INT Devuelve la tasa de interés para la inversión total de un valor bursátil
Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de
TIR
valores en efectivo.
Devuelve la tasa interna de retorno modificada, para una serie de
TIRM flujos periódicos, considerando costo de la inversión e interés al volver
a invertir el efectivo.
Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor
VA que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectúan
en el futuro.
VF Devuelve el valor futuro de una inversión
Devuelve el valor futuro de un capital inicial después de aplicar una
VF.PLAN
serie de tasas de interés compuesto
Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de
VNA
descuentos y una serie de pagos futuros.

Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

 Ver 
Función Descripción
Detalle
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO Devuelve un número entre 0 y 1
Devuelve el número de combinaciones para un número
COMBINAT
determinado de elementos
COS Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número
EXP
determinado
FACT Devuelve el factorial de un número
Devuelve el número pasado en formato decimal a número
NUMERO.ROMANO
Romano
PI Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los
PRODUCTO
números pasados como argumentos
RAIZ Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
RESIDUO Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
Devuelve la media armónica de un conjunto de números
MEDIA.ARMO
positivos
MAX Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANA Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIO Devuelve la media aritmética de la lista de valores
VAR Devuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSO Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
NO Invierte el valor lógico proporcionado
Y Comprueba si todos los valores son verdaderos
Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve
O
VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO Comprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTO Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO Comprueba si un valor es de tipo numérico
TIPO Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor

Controlar errores en funciones

Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos
controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero,
localizarlos.

Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error

sintáctico como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un
error de tipo#¿NOMBRE?.

Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de

errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas.

Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones

interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su
localización en el submenú.

En éste apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que

realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en

la imagen donde nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos
puede ofrecer una corrección.

La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella
sepamos cuál es el problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la
rectifiquemos manualmente.
 Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del
libro, si es que hay más de uno.

Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error,

u Omitir error, para dejar la fórmula tal y como está.

El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalua la

fórmula y nos informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si
está en los parámetros de la fórmula.

Otras herramientas de Auditoría de fórmulas

En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.

- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas

involucradas en la fórmula.

- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda

seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.

También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del

menú Comprobación de errores.....

- Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear

dependientes o Rastrear precedentes.

- Evaluar fórmula   abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la

celda activa y sus resultados.

- La Ventana inspección   permite hacer un seguimiento del valor de las

celdas.

Enlazando y consolidando hojas de trabajo

Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable
hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas.

 Enlazar hojas de trabajo.

 El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para
combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una
con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:

- el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

- el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si

realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en
una misma hoja.

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las

fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.

Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias

externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una
hoja externa a la que está la fórmula.