El control en la Gestión

Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la

administración de una dependencia o entidad que permite la
oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o
incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación,
ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de
procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las
estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.
Inspección, fiscalización. Dominio, mando. Dispositivo para
regular la acción de un mecanismo.

Indice
1.Introducción
2.Proceso de control.
3.Factores que comprende el control
4.Control por áreas funcionales
5. Técnicas de control.

1. Introducción

El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de

establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar
desviaciones en la ejecución de los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún
administrador puede controlar sin ellos. El no puede medir si sus
subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga
un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente,
mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más
largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el
control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde
y cómo erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las
medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin
embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones,
anticipados a ellas.

Elementos del control.

1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para

verificar el logro de los objetivos que se establecen en la
planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar
los resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al
control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la
ejecución y la planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever
y corregir los errores.

Importancia.

El control es de vital importancia dado que:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma

que se alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden
originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el
futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración,
desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución
de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el
proceso de planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa.

Principios.
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los
siguientes principios:
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado
de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se
delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es
necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se
esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad
delegada esta siendo debidamente ejercida.
De los objetivos.
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es
decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los
objetivos preestablecidos.
De la oportunidad.
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectúe el error. De tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación.
De las desviaciones.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación
con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar
las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Costeabilidad.

Es establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo

que este represente en tiempo y dinero, en relaciona con las ventajas
reales que este reporte.
De excepción.
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo,
delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requiere el
control.
De la función controlada.
La función controlada por ningún motivo debe comprender a la
función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona o la función que
realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a
controlar.

2. Proceso de control.

Establecimiento de estándares.
Un estándar puede se definido como una unidad de medida que sirve
como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de
hecho, no son mas que los objetivos definidos de la organización.

1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios

obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o
relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una
de las funciones.
2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar
la aceptación de algún producto en el mercado, y la efectividad
de las técnicas mercadologicas.
3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo
para el área de producción, sino para todas las áreas de la
empresa.
4. Calidad del producto. Este estándar se establece para
determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en
relación con la competencia.
5. Desarrollo de personal. Su objeto es medir los programas de
desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
 6. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que
deben existir para que el trabajo se desempeñe
satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los
limites de productividad del personal de la empresa.

Tipos de estándares.

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación

varia de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se
implementen:

1. Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se

elaboran con base en el análisis de datos de experiencias
pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresa
competidoras.
2. Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios
de valor, resultado de las experiencias pasadas del
administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de
gran importancia.
3. Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se
fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una
situación de trabajo especifica.
4.

Medición de resultados.

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la

aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de
acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de
los problemas mas difíciles, sobre todo en áreas con aspectos
eminentemente cualitativos.
Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale primordialmente de
los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de
control dependerá directamente de la información recibida, misma
que debe ser oportuna, confiable, valida, con unidades de medida
apropiada y fluida.

Corrección

La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción

correctiva para integrar las desviaciones en relación con los
estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter
netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
realimentacion; es aquí en donde se encuentra la relación mas
estrecha entre la planeación y el control.

Realimentación
Es básica en el proceso de control, ya que a través de la
retroalimentacion, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con
que se retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control

Por ultimo es necesario, mencionar antes de establecer un sistema de

control se requiere:

1. Cortar con los objetivos y estándares que sean estables.

2. Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los
controles.
 3. Que lso resultados finales de cada actividad se establezcan en
relación con los objetivos.
4. Evaluar la efectividad de los controles:

 Eliminando aquellos que no sirven.

 Simplificándolos.
 Combinándolos para perfeccionarlos.

Características
Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los
objetivos, este debe reunir ciertas características para ser efectivo:
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la
empresa y tipo de actividad que desee controlar. Así, una pequeña
empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa
grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas
serán diferentes a los controles del departamento de producción.

Oportunidad

Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de

interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos
o informes de los controles sean accesibles para las personas a las
que se van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar
de ser útiles, crean confusiones.

Ubicación estratégica
Resulta imposible implantar controles para todas las actividades de
la empresa, por lo que es necesario establecerlos en áreas de acuerdo
con criterios de valor estratégico.
3. Factores que comprende el control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el

proceso de control:

A. Cantidad
B. Tiempo.
C. Costo
D. Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el ultimo,

como su nombre lo indica, es eminenetemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el
volumen es importante; a traves del factor tiempo se controlan
las fechas programadas; el costo es utilizado como un
indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de
el se determinan las erogaciones de ciertas actividades. Por
ultimo la calidad se refiere a las especificaciones que debe
reunir un determinado producto o ciertas funciones de la
empresa.
Es importante indicar que existen funciones en las que no es
necesario aplicar los cuatro factores, ya que esto depende del
área controlada, verbigracia, el control de inventarios utilizara
los dos factores siguientes: cantidad, en cuanto a las
existencias de los artículos o de la materia prima que debe
tener almacenada, y el tiempo, en cuanto a la fecha necesaria
para reponer el material.

4. Control por áreas funcionales

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que

permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la
empresa, evaluar a las ejecuciones, tanto a nivel genérico como
especifico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.
El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a
cada una de las subfunciones.

Control de producción

La función del control de producción en esta área busca el

incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la
uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr
esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y
movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica,
análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área
comprende de cuatro funciones:

Control de calidad

El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para

asegurar el mejoramiento continuo de la calidad.

Programa para asegurar la continua satisfacción de los clientes

externos e internos mediante el desarrollo permanente de la
calidad del producto y sus servicios.

Concepto que involucra la orientación de la organización a la

calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios,
desarrollo de su personal y contribución al bienestar general.
La definición de una estrategia asegura que la organización
está haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus
objetivos. La definición de su sistema determinar si
está haciendo estas cosas correctamente.
 La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuación
de estos a lograr la satisfacción de sus clientes (internos o
externos). Esto implica la definición de requerimientos del
cliente o consumidor, los metodos de medición y estándares
contra que comparar la calidad.

Control de inventarios.

Su objetivo primordial es determinar el nivel mas económico

de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y
productos terminados.
Un buen control de inventarios permite:

A. Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos

para hacer frente a las necesidades de la empresa.
B. Evitar perdidas considerables en las ventas.
C. Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por
exceso de material almacenado.
D. Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.

Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de

regular en forma optima las existencias en los almacenes, tanto
refacciones, herramientas y materias primas, como productos
terminados.
En síntesis, la organización de contar con un inventario
suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso
de un producto por falta de material, puede ser causa de la
perdida de un cliente, lo que se traduce en perdidas financieras.
 Clases de inventarios.

E. Reducir los costos en;: materiales ociosos, mantenimiento de

inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje,
depreciación.

1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún

cambio previo al proceso de producción y son utilizadas
directamente en el mismo.
2. Materiales de proceso. Se utilizan en la elaboración del
producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
3. Productos terminados. Son lo productos terminados que están
listos para su almacenamiento.
4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del
producto, pero son piezas fundamentales para el buen
funcionamiento de las maquinas.

Para el control de inventarios se usan: desde métodos muy sencillos

como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposición, kardex
de entrada y salida; hasta técnicas mas complejas como la
investigación de operaciones.

Control de la producción

El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e

implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo
rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y
lugar mas idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo
así con todas las necesidades del departamento de ventas.

 Disminución de tiempos ociosos

 Reducción de costos.
 Evita demoras en la producción.
  Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos
con los clientes.
 Incrementa la productividad.

Control de compras

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcion

verifica el cumplimiento de actividades tales como:

a. Selección adecuada de los proveedores.

b. Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el
departamento solicitante.
c. Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta
la llegada del material.
d. Determinación del punto de pedido y de orden
e. Comprobación de precios

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

a. Compras innecesarias, excesivas y caras.

b. Adquirir materiales de baja calidad.

Control de mercadotecnia

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a

través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor;
es de vital importancia para el control de la empresa en
general, y para la elaboración de estrategias y planes de
mercadotecnia. La evaluación en toda esta área proporciona
fundamentos para:

c. Retrasos en los programas de producción y otras áreas.

 a. Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer
información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el
mercado.
b. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo.
c. Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d. Sirve también para controlar otras funciones que están
relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:

 Planes de producción.
 Inventarios.
 Compras.
 Investigación y desarrollo.
 Trafico.
 Innovaciones en planta y equipo.
 Finanzas: expansiones, funciones, etc.
 Determinación de las necesidades de efectivo.
 Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas

Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el

establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de
realización sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar
las cuotas que se deben cubrir. La función de este sistema sirve para
medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas
pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones
significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales
como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega
del producto, mejorar las facilidades de crédito, aumentar el numero
de visitas, reforzar al vendedor a través de campañas publicitarias,
revisar periódicamente las visitas de lso vendedores, revisar las
cuotas de los mismos, aumentar sus áreas de acción y ampliar su
perspectiva.
Control de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la

empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.
Establece lineamientos para evitar perdidas y costos innecesarios, y
para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la
organización, auxiliando de esta manera ala gerencia en la toma de
decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo
de sus recursos financieros.

Control presupuestal

Un sistema de control presupuestal debe:

 Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción,

inventarios, compras, etc.
 Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los
distintos presupuestos.
 Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar
las medidas necesarias para evitar que se repitan.
 Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras
futuras.
 Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de
dificultad.
 Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de
decisiones correspondientes.
 Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como
adaptarse al mismo.
 Contribuir a lograr las metas de la organización.
Control contable

Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no
cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la
situación del negocio y de los resultados obtenidos en un
determinado periodo. Los informes contables se basan en la
recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la
operación de una empresa.

El control contable debe:

 Proporcionar información veraz y oportuna.

 Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
 Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar
decisiones y controlar las operaciones.
 Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las
operaciones.
 Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de
operaciones.

Costos.

Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real

de un producto con base en el calculo y análisis detallado de cada
uno de lso elementos que intervienen en su fabricación. A través de
esta información es posible no solo establecer el precio mas
adecuado del producto, sino contar con datos acerca de áreas que
requieren atención en cuanto a perdidas, mermas, productos
incontables, etc.

Auditoria.
La auditoria contable tiene como función primordial dictaminar si la
información financiera presenta fidedignamente la situación de la
empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza
con base en la revisión y examen detallado de todos los registros
contables de la negociación con el fin de verificar:

 La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los

estados financieros.
 Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicación
sea consistente.

Control de recursos humanos.

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y
ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del
cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo
básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.

Auditoria de recursos humanos.

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones
operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La
recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y la
interpretación de la información estadística de cada una, todas o
algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos;
mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Evaluación de la actuación.

Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de

la organización, con base ene estándares de actuación que evalúen
resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación,
ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores,
reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de
los subordinados, compañeros y supervisores, informes de
cumplimiento de objetivos y otras mas.

Evaluación de reclutamiento y de selección.

Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a

esta área mediante el análisis a los objetivos de aspectos como:

 Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del

personal y su integración a los objetivos de la empresa.
 Retiros y despidos) las causas que los provocan).

Evaluación de capacitación y desarrollo.

Es una de las áreas cuya evaluación es mas difícil, pero, también,
mas necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el
estudio de ciertos índices:

 Productividad. Estudios de productividad antes y después del

entrenamiento.
 Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribución del
elemento humano en aspectos de creatividad y productividad,
en relación con los recursos de capacitación.

Evaluación de la motivación.

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya

que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través:

 Encuestas de actitud.
 Estudios de ausentismo, retardos y rotación.
 Frecuencia de conflictos.
 Buzón de quejas y sugerencias.
 Productividad.
Evaluación de sueldos y salarios.
Responde ala pregunta ¿ son los salarios de la empresa equitativos y
justos? Alguna de las medidas mas usualmente utilizadas para
efectuar este tipo de control son:

 Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas

regionales de salarios en empresas similares.
 Estudios de incentivos promedio en relación con la
productividad.
 Conflictos salariales.
 Presupuestos de salarios.
 Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.

La medida de efectividad de estos programas se obtiene a través de

análisis de registros y estadísticas relativos a:

 Indices de accidentes
 Participación del personal en los programas de servicios y
prestaciones.
 Análisis de ausentismo.
 Sugerencias y quejas.
 Estudios de fatiga.

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se

refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cual
departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas varían de
acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.

5. Técnicas de control.

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para

llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de información
Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a
través de los cuales el administrador se allega de los datos e
informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las
actividades de la organización. Los sistemas de información que
puede utilizar una empresa son múltiples y variables y deben
establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa.
Los sistemas de información comprenden técnicas tales como:
contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados,
sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo
verdaderamente importante al establecer un sistema de información
es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de
oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe
beneficios su utilización.

Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden
clasificarse en:

a. Informes de control que se utilizan para el control directo de

las operaciones.

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un

informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:

1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo

tema a fin de evitar confusiones.
2. Concentración sobre las excepciones. Debe revelar los
indicadores importantes, puntos débiles y fuertes mas que
situaciones comunes.

Informes de operaciones:
Informes de control: usados para el control directo de las
operaciones.
Informes de control corrientes. Para señalar las
desviaciones de la realización planeada según ocurra, de
manera que pueda actuarse con prontitud para detener las
perdidas:
Resumen de informes de control. Para resumir las
desviaciones de la realización planeada durante un
periodo (usualmente un mes), como una comprobación
de los informes de control corriente y como una
indicación de la efectividad global de la realización de
ejecutivos responsables.
Reportes de información. Utilizados para la planeación y
determinación de normas.
Informes de tendencias. Basados en comparaciones
verticales de los resultados de la misma actividad o grupo
de actividades durante un periodo de meses o años.
Informes analíticos. Basados en comparaciones
horizontales o de sección transversal de los resultados
durante un periodo dado de actividades diferentes o de
actividades similares, o en comparaciones de los
resultados reales con alguna norma formal o informal,
estándar u objetiva.
Informes sobre la apreciación de renglones:
Informes de actividad individual. Coincidiendo el
renglón y la responsabilidad.
Informes de actividad conjunta. Renglones bajo
responsabilidad conjunta.
Informes estáticos. Limitados a un análisis de la fortaleza
financiera y de la estructura con la fecha dada.
Informes de control financiero. Miden la condición
financiera real contra la condición planeada
(presupuestada).
Mediciones del afectividad del uso de fondos. Basados
en la relación entre inversiones y distintas clases de
activo y el uso que se haga de ellos.
Informes de cambios y de condición financiera. Resumen
 y analizan cambios en la condición financiera durante un
periodo dado.

3. Claridad y concisión. Los informes muy largos,

detallados y genéricos, origen confusión y desatención
por parte de quien los recibe.
4. Complementarse con representaciones gráficas,
audiovisuales y verbales. De gran ayuda para la
representación de un informe puede ser la utilización de
gráficas, material de audiovisual y explicaciones
verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la
información.
5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa
debe contar con una estructura fundamental de informes,
mismos que no deben cambiarse constantemente, pero
que no requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin
de no caer en la rutina y obsolencia.
6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que para
controlar sea necesario contar con información oportuna
y periódica, no implica que esta deba ser tan frecuente
que origine papeleo innecesario.
7. Evaluación de la información. Es necesario evaluar
frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es
decir, examinar si realmente el sistema proporciona
información adecuada, completa y oportuna, y si se
justifica su costo.
b. Reportes de información que representan datos mas extensos a
fin de que la gerencia pueda formular planes.

Formas
Las formas impresas son elementos indispensables para transmisión
y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en
cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la
empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una
póliza contabilidad.
Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que
sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las
formas es conveniente observar los siguientes lineamientos.

a. Aprovechamiento adecuado de los espacios.

b. Claridad y concisión.
c. Uniformidad de diseño
d. Diseñar un diagrama de control de formas.
e. Diseñar un catalogo de formas.
f. Diseñar solo las necesarias (evitar papeleo excesivo).
g. Asegurar que los asuntos y actividades importantes se registren
adecuadamente, y mantener al mínimo las formas innecesarias
y rutinarias.

Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el

funcionamiento de la organización; sus propios básicos son:

h. Que el costo de su implantación se justifique.

a. La obtención de información correcta y segura.
b. La protección de los activos de la empresa.
c. La promoción de la eficiencia en al operación.

Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca

solamente a la función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su
finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el
manejo de todos los recursos a través de la disminución de
desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de
políticas de operación adecuadas, comprobación de la exactitud de la
información, establecimiento de sistemas de protección contra
perdidas.

Autor:

Marko Antonio
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