Manual de Usuario para

Odoo módulo CRM

CONTENIDO
PRIMEROS PASOS ..................................................................................................................... 3
MODULO DE VENTAS ................................................................................................................ 5
Información General del Proceso ......................................................................................... 5
Solicitud de Presupuesto de Venta y Pedido de Venta ........................................................... 6
Crear una Solicitud de Presupuesto de Venta ..................................................................... 6
Crear un Pedido Venta ......................................................................................................... 9
Crear una Factura desde un presupuesto de Venta .......................................................... 10
Crear una Plantilla de Correo Electrónico .......................................................................... 10
Administrar Clientes y Productos ........................................................................................... 11
Crear un Cliente .................................................................................................................. 11
Crear un Producto ............................................................................................................... 13
Catálogo de Clientes y/o Productos ................................................................................... 16

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BIENVENIDO
Este manual de usuario ha sido cuidadosamente diseñado para facilitar la
interacción con Odoo, este manual pretende ser una guía en el uso del ERP1, en
el, podrá encontrar respuestas sobre el funcionamiento del sistema.

El sistema Odoo está integrado por módulos o aplicaciones que se integran

perfectamente entre sí, lo que le permite automatizar por completo los procesos de
su empresa. En este manual podrá encontrar información sobre cada uno de los
módulos, así como las instrucciones para crear y enviar cotizaciones, facturas y
consultar los niveles de inventario, consultar reportes, llevar el control de su
contabilidad y muchas cosas más.

¡Bienvenido a Odoo, una nueva experiencia de gestión!

1
Por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning, Sistemas de planificación de recursos
empresariales.

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PRIMEROS PASOS
Para iniciar esta nueva experiencia de gestión debe contar un usuario y una
contraseña, una vez que lo tenga, estará listo para iniciar.

Abra desde su ordenador Odoo, ingrese su usuario (correo electrónico) y

contraseña para iniciar sesión en el sistema y haga clic en Iniciar Sesión.

El correo electrónico y la contraseña para ingresar al

sistema es personal. No debe compartir su contraseña.

Al iniciar sesión se abrirá la siguiente pantalla, donde se muestran los módulos que
conforman el ERP Odoo. En la parte superior derecha de su pantalla, aparecerá su
nombre de Usuario.

Para entrar a cualquier modulo, haga clic sobre el módulo de al que desea ingresar.

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 MODULO DE VENTAS
Información General del Proceso
Definiciones
 Una Solicitud de Presupuesto de Venta o Cotización se utiliza cuando un
Cliente le solicita algunos productos y le gustaría recibir un presupuesto para
esos productos. En Odoo, la solicitud de cotización se utiliza para enviar la
lista de productos deseados a su cliente. Una vez que el cliente ha
respondido a su solicitud, puede optar por seguir adelante con la venta para
poder crear una Orden de Venta.
 Los Pedidos de Venta (SO) son órdenes de venta actuales para cada
cliente, ya sea a través de una cotización o simplemente cuando usted ya
conoce las necesidades de su cliente.

Proceso de Venta en Odoo

El proceso de venta es simple, inicia cuando el cliente solicita una cotización y la
confirma, una vez que esto suceda, al cotización o solicitud de Presupuesto de
Venta se convierte en una orden o pedido de venta. Cuando el pedido sea
confirmado se procede a generar la factura para el cliente.

Solicitud de Salida de Validación y

Pedido de Generar
Presupuesto de Productos de conformación
Venta Venta Almacén Factura de Factura.

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Solicitud de Presupuesto de Venta y Pedido de Venta
Los Presupuestos de Venta o cotizaciones son documentos enviados a los clientes
que ofrecen un costo estimado por un conjunto en particular productos. Los clientes
pueden aceptar la cotización, en cuyo caso, el vendedor tendrá que emitir una orden
de venta, o de rechazo.

Crear una Solicitud de Presupuesto de Venta

Para crear tu primera cotización, haga clic en el módulo de Ventas / Pedidos
/Presupuestos y haga clic en Crear.

Los elementos básicos para agregar en una solicitud de Presupuesto de Venta

son; el Cliente y los productos que desea vender. En la vista de la cotización,
seleccione el Cliente de la lista desplegable y bajo Órdenes de Líneas, haga clic en
Añadir un elemento y seleccione su producto.

Establezca la fecha de caducidad de este Presupuesto de Venta y los plazos de

pago según corresponda.

No se olvide de agregar manualmente el número de elementos

bajo Cantidad Pedida y el descuento en caso de aplicar.

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Cuando hay terminado de capturar toda la información en la pestaña “Líneas de
Pedido” para ese Presupuesto de Venta, puede continuar agregando información
haciendo clic en la pestaña “Otra información” para agregar información del envío,
como políticas de envió, facturación e información referente a la venta como
comisiones, canal de venta o referencia de cliente.

Una vez que tenga toda la información haga clic en Guardar.

Posteriormente usted puede Imprimir o Enviar por correo electrónico a su cliente

el Presupuesto de Ventas.

Al hacer clic en Enviar por correo electrónico se enviará automáticamente el

correo a su Cliente con la cotización adjunta. Se puede ajustar el cuerpo del correo
electrónico antes de enviarlo e incluso guardarlo como una plantilla si desea volver
a utilizarlo.

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Después de haber hecho clic en Enviar, usted se dará cuenta de que el estado de
la petición de oferta pasará de Presupuesto de ventas a (Presupuesto enviado).

Cuando el Cliente confirme el Presupuesto de Ventas usted debe confirmar el

presupuesto para que se convierta en un Pedido de Venta haciendo clic en
confirmar Venta.

El estado pasará a “Pedido de Venta” una vez confirmada la venta.

NOTAS

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Crear un Pedido Venta
Para crear su primer Pedido de Venta, haga clic en Ventas / Pedidos y haga clic
en Crear.

Desde la nueva ventana, seleccionar un Cliente e indicar si la venta es directa o es

por consigna. En la sección de Productos, hacer clic en Añadir un elemento.
Seleccionar el o los productos desde la lista y añadir la descripción si es necesaria.

Una vez que haya completado todos los campos del Pedido de Venta, da clic en
Guardar y haga clic en Confirmar Venta para crear automáticamente el Pedido de
Venta (SO)

Recuerde que debe confirmar la Venta para que pueda

procesarse como transacción de Pedido de Venta (SO).

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Crear una Factura desde un presupuesto de Venta
Para crear una Factura desde un presupuesto de Venta es necesario seleccionar el
presupuesto de venta correspondiente, posteriormente haga clic en Crear Factura
y complete las líneas de factura y verifique la información. Una vez que haga
revisado todos los datos de la factura haga clic en Validar.

Para registrar un pago en la factura ver módulo de Facturación

Recuerde que no se puede crear una factura hasta que

los productos salgan físicamente del inventario.

Crear una Plantilla de Correo Electrónico

Para crear una plantilla de correo electrónico puede hacerlo desde una orden de
venta o de compra, debe dar clic en Enviar por correo electrónico y
posteriormente se mostrará en su pantalla la siguiente ventana, donde deberá
completar con la información del Cliente o Proveedor según corresponda y verificar
que el correo electrónico del destinatario sea correcto.

Una vez completada la información haga clic en Guardar.

A continuación, se mostrará en su pantalla la siguiente ventana, en la que podrá

modificar el cuerpo del correo electrónico.

Cuerpo de Correo

Cuando haya modificado el cuerpo de correo haga clic en Guardar como una
nueva plantilla y asigne un nombre.

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Administrar Clientes y Productos
Crear un Cliente
Si usted no tiene ningún cliente, usted puede crearlo sobre la marcha desde sus
cotizaciones, solo haga clic en Editar y Crear.

Al entrar al módulo de Ventas, seleccione Ventas/ Pedidos / Clientes y haga clic

en Crear.

En esta nueva ventana, usted será capaz de registrar todos los datos del Cliente,
tales como la dirección, página web, número de teléfono y la persona de contacto.
Posteriormente de clic en Crear y luego Guardar.

En las notas internas usted puede agregar detalles particulares sobre este Cliente
y añadir más información relevante sobre las ventas y compras; si es cliente y/o
proveedor, moneda de pago etc.

También puede añadir una imagen a su Cliente haciendo clic en la imagen de la

cámara como se muestra en la imagen anterior.

Para el caso particular de la pestaña de Contabilidad usted puede ingresar los

siguientes datos: Para la Venta y Compra puede establecer el pago de cliente y

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proveedor, añadir información fiscal y los asientos contables del Cliente; cuentas
por pagar y cuentas por cobrar.

NOTAS

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Crear un Producto
Para crear un producto entre al módulo de Ventas seleccione Ventas / Catalogo/
Productos y haga clic en Crear.

Cuando se está creando un producto, en el campo Tipo de Producto es importante

indicar que es un producto para venta y que es almacenable y especificar si el nuevo
producto puede ser vendido y/o comprado.

Los productos Almacenables el sistema Odoo los toma en

cuenta para el inventario, en cambio los productos
Consumibles no se consideran en el inventario.

A continuación, usted debe completar toda la información correspondiente a este

nuevo producto en la pestaña de Información General: Tipo de producto
(consumible o almacenable), categoría, referencia, familia, marca, código alterno
y/o código de barras, costo de compra y precio de venta. Complete todos los
campos mostrados en la venta emergente.

Para añadir la imagen

de su producto haga
clic aquí.

En las pestañas subsecuentes como Ventas, Compras, Inventario, Facturación y

Notas, puede ir agregando información relevante o necesario según corresponda.

Para la pestaña de Ventas puede agregar información relevante para la venta como
el precio de venta, la cantidad mínima para vender o la fecha en que se puede

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comenzar a vender ese producto y la fecha en que se debe de dejar de vender ese
producto.

Para la pestaña de Compras puede agregar un proveedor asociado a ese producto,

establecer la cantidad mínima de pedido, así como las fechas para realizar el
pedido.

Para la pestaña de Inventario puede agregar información como la que se muestra

en la siguiente imagen correspondiente a las características del producto (peso,
volumen y responsable) y su almacenamiento.

Para la pestaña de Facturación puede agregar información para el cobro; indicando

los impuestos y la cuenta de ingresos, para pagar: impuestos de proveedor, la

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cuenta de gasto y la cuenta de diferencias de precio. En la Facturación puede indicar
su política de facturación por cantidades pedidas o por cantidades entregadas. En
la factura de compra también puede establecer su política de control indicando si es
sobre cantidades pedidas o recibidas y, por último, usted puede ingresar o
seleccionar el código SAT del producto.

Cuando haya completado toda la información necesaria para ese producto, haga
clic en Guardar.

La creación de Clientes y Productos está limitada a

algunos usuarios con un perfil de usuario especifico.

NOTAS

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Catálogo de Clientes y/o Productos
Para consultar su catálogo de clientes usted debe seleccionar el módulo de Ventas
/ Pedidos y haga clic en Clientes o Productos

Para buscar un Cliente o Producto, escriba la referencia o el nombre del Cliente y/o
Producto en el buscador. Usted puede maximizar su búsqueda añadiendo filtros o
agrupando por categorías.

En la esquina superior derecha hay dos botones para visualizar su catálogo de dos
diferentes maneras (Lista y Kanban o recuadros).

Vista previa del catálogo de Clientes y/o Productos con Kanban.

La visualización del catálogo puede cambiarse

de acuerdo la comodidad de cada usuario.

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Vista previa del catálogo de Clientes y/o Producto por Lista.

Cuando requiera buscar un Producto de forma más específica puede borrar o

agregar filtros para facilitar la búsqueda. Recuerde que los productos se clasifican
desde su creación como Consumibles, Almacenables, Pueden ser Vendidos o
pueden ser Comprados.

NOTAS

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CONTACTO
Ing. Mariana Escobar | aescobar@devpartners.mx

Manual de Usuario elaborado por DevPartners.

Versión 2.5 / Última actualización Septiembre 2019.

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