c




 
















 
!"



#

$










$%
#

$&"
$

&


$


'("


)






"
'$
(

$






$$



$%
$

$$$%









$$%

"

*

$"




$


$+$

$'


$'
$$
)

$
$!
$
"





$
$%






$






,&



'
$

(

,

%


$%





'$


)

+$
,

$-+
)

,


(.#




Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones
o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará
mucho mas y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:

O Ôa organización de los datos.

O Ôa minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes y
O Ôograr el control de las operaciones.

Ôa organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El uso de su
información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida
de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un circulo.


$

,

-



Ôa relación entre un procedimiento particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas
es tal que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una
unidad integral.
Ôas formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o
como registros intermedios que permanecen dentro de él. Ôa finalidad de la forma y las necesidades del usuario en
estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.
En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El
diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado.
Establecimiento de un programa de administración de formas Necesidades de la administración de formas:
Ôa elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. Ôa responsabilidad de esa actividad ha de
recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de
sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.

+$

$/

Una ves delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual) que definan
claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se
preparará y se distribuirá entre todos los gerentes.
También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su obtención
e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas.


#

/

No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En
el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente
importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el
costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera.
$'#

$$$

/

El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de todo
formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan varias
copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas,
departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Estos archivos son
de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de identificación
que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden en que lleguen las formas al
control.
 



El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de información: Ôas formas en uso han de ser analizadas para precisar si son apropiados
datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Ôos únicos datos referentes a la forma serán los que resulten
absolutamente necesarios.
Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más fácil y
económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Ôos datos
pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en ciertos casos, a partir de las
formas preparadas con otros fines.
Presentar la información: Ôos datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos para tomar
decisiones o medidas. Ôa información se presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que
toma las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas. ¿Qué formas se
conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de
comunicación, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál es la condición de los datos
almacenados?
-




El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en
consideración al diseñar una forma. Ôos contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda al que lo realiza.
Consideraciones generales en el diseño de formas
Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de
información administrativa. Es decir, primero hay que investigar:

Ôa función de una forma

Cuándo se empleará la forma
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento.
Quien llena la forma y quién la utiliza
Cuántas unidades de la forma se requieren al año.
&







$%
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de auditores que
recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de información. Puesto que éstos
son sistemas formales, los informes en los sistemas de información son registros planeados y formales de la
información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de
decisión. Ôos informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos. Por lo tanto
todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones contienes datos, que se
transforman en información cuando las recibe el usuario.
Pero no todos los informes son formas. Ôa semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados
estandarizados de muchos informes. Ôa tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe
también pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los
informes sean formas.
En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor sobre un
accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del costo mensual
comparado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y un listado de los códigos
contables en la columna de la izquierda.
Ôos informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o ninguna de
ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente.
Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que
se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular)
Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de información fija
que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo contenga, mas pronto se preparara y más
rápidamente será leído por el usuario.

Estructuración de un Sistema de Informes para el Sistema de Información Administrativa

Ôos sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata mas bien del
resultado confuso de adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta deficiencias como una excesiva
diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas
 de distribución, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de
reconocer los que se necesitan. Ôo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de los informes.
En el enfoque de sistemas aplicado a la estructuración de los informes, no basta una sola orientación en el análisis.
Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema. Se requiere de conceptos
de diseño que son los siguientes:
Necesidades de información de los gerentes: Ôa creación de una estructura de los informes deberá comenzar con la
investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las obligaciones de un puesto,
se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista de sistemas.
Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: Ôa organización puede verse desde cinco
perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas (o
dimensiones) de la empresa son:

O Unidades estratégicas de negocios

O „ases
O Centros de costos
O Sistemas de recursos y
O Sistema de la zona geográfica

En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona comité o equipo especial de trabajo que se
encarguen de ella. Debe establecerse una estructura de informe que satisfaga las necesidades del sistema.
Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad
organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo
fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.
Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo
plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el objetivo del
proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluacióndel avance.
Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la
investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los
planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de venta.
Informes pedidos de la investigación/ Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes
puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del
sistema de información administrativa deberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal
investigación.
Sistemas computarizados de consulta mediante la base de datos: Ôos informes escritos pueden reducirse a la
estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos
que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles informes
mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para
recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.
Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía, esa estructura se
centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de interpretar la
organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías
Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación federal y estatal requieren muchos
informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido especifico, los receptores y los registros de respaldo
dependen de la naturaleza de la compañía (publica o privada), del numero de empleados y de la naturaleza del
negocio o industria donde realiza sus operaciones.
Distribución y restricciones: Ôa estructura del sistema de informes y la distribución interna son interdependientes.
Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. A mayor
número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá una cantidad también mayor de niveles
gerenciales que lo utilicen.

El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del

sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia
dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto el diseño conceptual nos permite examinar varios
diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo.
El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo. Ôa presentación de todas las consideraciones es
compleja y larga.
El diseño conceptual consta de cuatro fases:
Desarrollo de las especificaciones del desempeño: Ôas especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los
usuarios quieren de un sistema. No les interesa cómo se satisfacen sus deseos. Si no mas bien lo que obtienen.
Análisis de los sistemas: se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su
proceso de decisión, el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose
actualmente.
Análisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos
factibles para el nuevo sistema de información administrativa.

Selección del diseño conceptual entre las opciones desarrolladas

El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del diseño.
Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisión
y aprobación. Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza un proceso el cual es:
Preparación de los miembros de una organización para el cambio: el primer paso en el diseño no es de índole técnica,
sino conductual. Ôa introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones,
condición y poder de los individuos. Ôos gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso
del cambio exitoso dentro de una organización.
Estudio de las características de la compañía y de la industria: el diseño conceptual ha de basarse en las actividades
fundamentales de la compañía. El hecho de que se trate de una compañía de servicio o de industrias determina los
ciclos esenciales de transacciones. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos
información sobre estas transacciones para facilitar su control.
Estudio de la organización de la compañía y estructura de la decisión: Ôa finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y
principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas
personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de
decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas.
Identificación de los problemas de la compañía: Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del
sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y
conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o
peculiares en determinadas empresas.
Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales: Ôos sistemas de procesos representan la idea de los
gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo
ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a
descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia.
Determinación de las necesidades de información: Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara
de las necesidades de información de cada gerente. Ôas compañías se equivocan al invertir grandes sumas
en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los
gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades
yriesgos, la planeación y control.
Determinación de las fuentes de información: Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los
gerentes y definidas la organización y estructuras de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la
información recabada.
$$%

-
$$

Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes
para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.
Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o organización,
investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los
principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.

 0

(.






)

$
(


$









#
$




0 
1,
23234
#

'$






(.

!
'$'

,
&

#

(





,$"

(.


'(
$)











&

,
)
)