Informe Sistemas Administrativos

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR

PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD POLITECNICA TERRITORIAL
DEL ESTADO TRUILLO
MARIO BRICEÑO IRAGORRY
Informe
Docente:
Lcdo. Luis Ortegano Integrante:
Freddy González
C.I 15.173.996
Boconó 2021
En primer lugar toda organización tiene como propósito fundamentar la
implementación de buenas prácticas que permitan sistematizar y realizar de manera
eficiente la gestión de documentos en cualquier organización, permitiendo el rápido acceso
a la información, gracias a la correcta ubicación de los documentos, es sin duda una
práctica que toda organización debería realizar en pro del mejoramiento de los mecanismos
de acceso, conservación y resguardo de la información así mismo estudia
los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, cumpliendo
como función el proponer a los funcionarios interesados en mejorar la organización y
métodos empleados por los servicios que dirigen. De la misma forma podemos decir que la
administración busca asegurar la máxima eficiencia en las funciones de las empresas tanto
públicas como privadas.
Además la organización y los métodos actúan como asesor ayudante de los jefes
administrativos en cuanto a la forma como deben agrupar individuos y deberes, dividir
actividades, y organizar procedimientos para llevar a cabo las operaciones. Un analista no
puede por sí solo mejorar o rediseñar un proceso sin previamente relevar el mismo con los
usuarios, escuchar sus ideas y aportes, para conocer las inquietudes y problemas a los que
se enfrenta diariamente. El Analista debe ser capaz de analizar el proceso y mejorarlo
satisfaciendo los problemas, así como también respetar las políticas de la empresa,
requerimientos legales y los que puedan surgir de otros sectores internos a la organización
como por ejemplo, los riesgos a que se pueda enfrentar en determinado momento.
Manteniendo siempre los conceptos básicos que son:
 Objetivos: Es lo que se espera lograr en el futuro, hacia ellos se dirigen todos los
esfuerzos de la organización.
 Los Fines: Definen y caracterizan una empresa, así podemos diferenciar
perfectamente una de otra, ya sean porque tienen un fin único, general o particular,
que puede ser económico, social, lucrativo, etc.
 Las Metas: Es el fin que trata de alcanzar una organización suelen tener más de una
meta, las cuales deben ser específicas y mensurables, con límites de tiempo
realizable y alcanzable.
 Tácticas: Son los planes de acción para la ejecución de las estrategias también se
puede decir que son decisiones que se deben tomarse en relación con los problemas
cotidianos que se puedan presentar dentro de la organización.
 Planes: Son tan minuciosos en sus detalles como lo exija la consideración de hasta
los componentes más elementales de las operaciones.
 Políticas: Son lineamientos generales para la toma de decisiones las políticas son la
guía esencial que conduce las actividades hacia los fines y objetivos,
 Misión: Es el conjunto de objetivos básicos, características, filosofías y propósitos
que conforman la posición estratégica de una organización.
 .Visión: Es el conjunto de acciones que orientaran los pasos que en la práctica debe
llevar a cabo la empresa para no perder el rumbo y terminar en otro lado.
De la misma forma los sistemas y procedimientos son elementos interrelacionados entre
si para lograr un objetivo. De tal manera que los sistemas reciben (entrada) datos, energía o
materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia para proveer
información, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio y su función
difieren en su tipo de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su estructura.
Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es
establecido a su vez, por la organización.
Asimismo un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o

de una secuencia de acciones rutinarias la cual se basan en la utilización de diversos
símbolos para representar operaciones específicas, la misma son utilizados y conectados
por medio de flechas que enlazan los puntos de inicio y de fin del proceso. En pocas
palabras son la representación simbólica de los procedimientos administrativos ya que esta
herramienta es de gran utilidad para una organización, debido a que su uso contribuye con
el desarrollo de una mejor gestión institucional. Es importante señalar que el ser humano
reconoce fácilmente los dibujos, permitiendo identificar problemas tales como cuellos de
botella (proceso productivo, fase de la cadena de producción), o posibles duplicidades que
se presentan durante el desarrollo de los procedimientos, esta creación es de gran valor,
pues el proceso que representa está disponible para ser analizado no sólo por quienes lo
llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para
cambiarlo y mejorarlo.
Los manuales organizacionales es un documento de control administrativo que tiene
como propósito, orientar al personal de la empresa en la ejecución de las labores asignadas
a cada órgano administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades evitar duplicidades e
identificar omisiones; además ,sirve como instrumento de apoyo para el control, evaluación
y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información
al público en general, logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia
funcional entre puestos y estructura organizacional. Para elaborar un manual de
organización sebe de tomar en cuenta los siguientes:
Objetivo general: Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la

estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y
responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa de la institución.
Objetivos específicos: Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que

establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el
funcionamiento organizacional.
Los elementos que integran el manual de organización son: La identificación o

portada se refiere a la carátula del manual de organización la cual da a conocer los datos
más elementales como son:
a) Logotipo de la Entidad.
b) Tipo de Manual que se presenta.
c) Nombre de la empresa.
d) Logotipo Institucional.
e) Fecha de elaboración o actualización del manual de organización. En la hoja de

firmas se incluye, aparte de los datos de la portada, los recuadros de las firmas de quien
elabora, presenta y aprueba el documento.
Igualmente los manuales de procedimientos es un componente del sistema de

control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o
actividades que se realizan en una organización .Es conveniente que el manual de
procedimientos sea elaborado con la participación de las áreas administrativas de la
empresa y que tienen las responsabilidades en las actividades y que además cuenten con su
manual de organización.
Terminado el manual deberá contarse el número de páginas que lo integran,

numerarlas incluyendo descripciones, formatos y guías de llenado y la información
documental necesaria, la utilidad de los manuales de procedimiento radica en la veracidad
de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlas permanentemente
actualizadas a través de revisiones periódicas apoyándose en los avances y los logros de la
empresa.
Con relación al manual de talento humano detalla el conjunto de actividades

necesarias para dirigir a las personas o recursos humanos dentro de la empresa, partiendo
del reclutamiento, selección, capacitación, recompensas, evaluación del desempeño, salud
ocupacional y bienestar, entre otros, que conduzcan a la obtención de valor agregado para
la empresa, los empleados y el entorno. Siendo la gestión del talento humano un proceso
administrativo basado en los cuatros principios de la administración las cuales son: planear,
organizar, dirigir y controlar.
También permite la correcta integración y la habilidad de los sistemas de trabajo y

las personas, con la finalidad de lograr el despliegue de todas sus destrezas y capacidades
buscando la eficiencia y la competitividad organizacional, logrando la máxima
productividad en un buen clima de trabajo. Cabe recordar que las organizaciones dependen
para su funcionamiento y su crecimiento, primordialmente de los seres humanos con que
cuenta.
Finalmente el organigrama de una empresa es una valiosa herramienta para

optimizar la gestión de los recursos humanos pues permite detectar la duplicidad de roles y
tareas, también permite detectar problemas en la unidad de mando que afecten la
comunicación y la competitividad y no solo refleja la estructura organizativa, también sirve
para realizar actualizaciones que faciliten el flujo de información y mejoren la eficiencia
empresarial. De la misma forma realiza estudios de descripción y análisis de cargos, planes
de administración de salarios y en sentido general para proyectar, implementar y controlar
los sistemas de personal.
Permitiendo analizar la estructura interna y mostrar la información de la empresa

representada, ofreciendo datos importantes sobre las características en términos generales
de la misma. Cada empleado y el cargo que representa, se identifica mayormente con
rectángulos o alguna otra figura las líneas se encarga de relacionar los niveles, lo que
permite una representación visual totalmente clara de la jerarquía los trabajos y
departamentos que componen la empresa.

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Asimismo un diagrama de flujo es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o

Objetivo general: Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la

Objetivos específicos: Definir la estructura orgánica formal y real de la institución que

Los elementos que integran el manual de organización son: La identificación o

b) Tipo de Manual que se presenta.

e) Fecha de elaboración o actualización del manual de organización. En la hoja de

Igualmente los manuales de procedimientos es un componente del sistema de

Terminado el manual deberá contarse el número de páginas que lo integran,

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También permite la correcta integración y la habilidad de los sistemas de trabajo y

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