ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO

El primer componente del ciclo de conversión del efectivo es la edad promedio del inventario. El
objetivo de administrar el inventario, como se comentó antes, es lograr la rotación del inventario tan
rápido como sea posible, sin perder ventas debido a desabastos. El gerente financiero tiende a actuar
como consejero o “vigilante” en los asuntos relacionados con el inventario; no tiene un control directo
sobre el inventario, pero sí brinda asesoría para su proceso de administración.

La gestión de inventarios le permite a la empresa definir la cantidad suficiente y tipo de los materiales,
productos en proceso y terminados o acabados necesarios en el proceso de producción o venta, para
satisfacer la demanda habitual o eventual del cliente minimizando los costos (Gaither y Frazier, 2000). El
administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el
manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestión empresarial,
el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes,
considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de
inventario, son aquellos destinados internamente al proceso productivo como materia prima, productos
inacabados, y productos terminados. Por inventario se define al registro documental de los bienes y
demás elementos pertenecientes a una persona, comunidad u organización; hecho con orden y
precisión. El inventario se refiere a las existencias de todo artículo o recurso usado por una organización
de cualquiera de las siguientes formas:

• Existencias que se destinan a la venta directa.

• Materias primas y partes compradas.
• Bienes parcialmente terminados o inventario en proceso.
• Artículos terminados.
• Piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones, herramientas y
consumibles.
• Suministros.
• Partes componentes.
• Bienes en tránsito a empresas o clientes.

Los inventarios le permiten a las empresas:

• Cumplir con los requerimientos de los clientes.
• Suavizar el flujo de bienes en el proceso de producción.
• La protección contra la incertidumbre de los proveedores.
• La utilización realista y máxima de equipos y personal.

FUNCIÓN DEL INVENTARIO

En la empresa el inventario cumple las siguientes funciones:

• Ayudar a la independencia de operaciones y la continuidad de las variaciones de demanda.
• Determinar condiciones económicas de aprovisionamiento. (El aprovisionamiento se define
como la operación logística que tiene como fin proveer de materias primas o mercancía en
general a un almacén, centro logístico, fábrica o tienda, para asegurar el correcto desarrollo de
la actividad empresarial (producción, distribución o, venta).
• Determinar la óptima secuencia de operaciones.
• Uso óptimo de la capacidad productiva.
La gestión adecuada de los inventarios le permite a la empresa los siguientes beneficios:
• Optimizar los tiempos, ya que la producción y la entrega del inventario no ocurren de manera
instantánea, haciéndose necesario contar con existencias del producto, por demandas inesperadas.
• Mantener el nivel competitivo, debido a que la demanda del cliente se debe satisfacer rápida y
completamente, considerando, además, una cantidad adicional para las solicitudes inesperadas.
• Protección contra aumentos de precios y escasez de materia prima, ya que la empresa debe almacenar
una cantidad suficiente de materiales básicos previendo incremento en sus precios y requerimiento
extraordinario para la producción.

DIFERENTES PUNTOS DE VISTA SOBRE EL NIVEL DE INVENTARIO

Normalmente existen diferentes puntos de vista entre los gerentes financieros de marketing, de
manufactura y de compras de una empresa sobre los niveles adecuados de inventario. Cada uno
considera los niveles de inventario según sus propios objetivos. La disposición general del gerente
financiero hacia los niveles de inventario es mantenerlos bajos, para tener la seguridad de que el dinero
de la empresa no se está invirtiendo de manera imprudente en recursos excesivos. Por otro lado, el
gerente de marketing preferiría tener grandes niveles de inventario de los productos terminados de la
empresa. Esto garantizaría que todos los pedidos se surtieran con rapidez, y evitaría que hubiera
pedidos pendientes debido a desabastos.
La principal responsabilidad del gerente de manufactura es poner en marcha el plan de producción para
obtener la cantidad deseada de bienes terminados, de calidad aceptable y a bajo costo. Para llevar a
cabo esta tarea, el gerente de manufactura mantendría niveles altos de los inventarios de materias
primas para evitar retrasos en la producción. Además, favorecería los grandes lotes de producción para
lograr menores costos de producción por unidad, lo que generaría niveles altos de inventarios de bienes
terminados. El gerente de compras se relaciona únicamente con los inventarios de materias primas.
Debe tener a la mano, en las cantidades correctas, en los momentos deseados y a un precio favorable,
cualquier materia prima que se requiera para la producción. Sin el control adecuado, en un esfuerzo por
obtener descuentos por volumen o anticipando aumentos de precios o la escasez de ciertos materiales,
el gerente de compras puede adquirir mayores cantidades de recursos de los que se requieren
realmente en ese momento.

La gestión de inventarios se relaciona con la planificación y el control de inventarios. La planificación de

inventarios busca responder dos preguntas básicas:
• ¿Cuándo hacer los pedidos? Esta pregunta se relaciona con el concepto del momento de pedidos. Este
es un sistema en el que todo material utilizado regularmente se reordena, cuando su nivel de inventario
baja de cierto nivel. El nivel usualmente es una función del plazo de entregas, la demanda diaria y las
existencias de seguridad.
• ¿Cuánto ordenar? La cantidad que se pide es determinada por la cantidad económica a ordenar.

RAZONES POR LAS CUALES NO SE DESEA MANTENER INVENTARIO

Las empresas desean reducir los inventarios debido a que, al aumentar los niveles, ciertos costos
aumentan, tales como:
• Mayores costos de almacenaje. Con mayores niveles de inventario se incurre adicionalmente en
mayores costos al almacenar y administrar cantidad extra de inventarios como: intereses sobre la
deuda, intereses no aprovechados que se ganarían sobre ingresos, alquiler del almacén,
acondicionamiento, calefacción, iluminación, limpieza, mantenimiento, protección, flete, recepción,
manejo de materiales, impuestos, seguros y administración.
• Dificultad para responder a los clientes. Al existir mayores cantidades de inventarios en proceso se
obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y entregar los
pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los cambios de pedidos de los
clientes.
• Costo de coordinar la producción. Cuando la empresa tiene mayores inventarios se obstruye el
proceso de producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito para
resolver congestionamiento de la producción y coordinar programas.
• Costos por reducción en la capacidad. Se tiene que los materiales pedidos, conservados y producidos
antes que sean necesarios desperdician capacidad de producción.
• Costos por productos defectuosos en lotes grandes. Cuando la empresa produce lotes grandes de
inventarios se incrementa la posibilidad de que resulten cantidades defectuosas. A menor tamaño de
inventario se pueden reducir la cantidad de materiales defectuosos.

Métodos de valuación de inventarios

 Método de costos identificados: Utilizados en los insumos donde se identifica con facilidad de
donde proviene la compra y se puede valorar con los precios que aparecen en las facturas de
compras.
 Método de costos promedio: Consiste en dividir el total del costo de los productos o insumos
disponibles, entre el número de unidades disponibles en existencia, especialmente es utilizado
cuando los precios de los productos varían según la oferta o demanda del mercado.
 Método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas): Consiste en tener en cuenta el supuesto
que la primera mercancía comprada es la primera que se vende.
 Método UEPS (Últimas Entradas, Primeras salidas): Se fundamenta en el supuesto que las
mercancías adquiridas en fecha reciente son las primeras que se venden, por lo que el
inventario final consta de las mercancías adquiridas en las primeras compras.

PRESUPUESTO DE INVENTARIOS

Las empresas deben elaborar su presupuesto de inventario, con el propósito mantenerlos en un bajo
costo, mediante la estabilización y control de la producción. Para lo cual se debe reunir las siguientes
características:
• Los inventarios deben ser suficientes para cubrir, tanto la demanda predeterminada, tanto de la
producción como de las ventas, considerando las posibles fluctuaciones.
• Para formular el presupuesto de producción es indispensable predeterminar la existencia necesaria,
para cubrir en forma eficiente las ventas previamente calculadas, para lo cual se requiere el
establecimiento de máximos y mínimos de inventarios acorde con las características de cada empresa,
para determinar la inversión óptima en inventarios.

CÓMO MEDIR LA IMPORTANCIA DEL INVENTARIO

La importancia del inventario se mide a partir de dos aspectos:
• El costo: expresado en valor monetario.
• El volumen: expresado como porcentaje del volumen monetario del inventario total.

TÉCNICAS COMUNES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

 Sistema ABC
 Modelo de la cantidad económica de pedido (CEP)
 Sistema Justo a Timpo (JIT)
 Sistema computarizado para el control de recursos.

SISTEMA ABC

En empresas industriales o comerciales que operan con gran variedad de artículos, está comprobado
que un porcentaje reducido de artículos representa un alto porcentaje del valor de los inventarios. Y al
contrario, un porcentaje elevado de artículos representa un pequeño porcentaje de dicho valor. Las
estrategias del control de inventarios incluyen el análisis ABC. Esta es una técnica que clasifica los
inventarios de la empresa de acuerdo con tres categorías basados en su volumen anual en dinero,
donde se tiene que:
• El método ABC clasifica por importancia relativa las diversas existencias de una empresa cuando hay
mucha variedad de productos, y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno
de ellos. Cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados mayor será el control sobre ellos. El
método ABC clasifica las existencias en tres categorías:
Existencias A: corresponde al alto volumen monetario, son los artículos más importantes para la
empresa, están en torno al 20% de los artículos de almacén y equivalen en torno al 70-80% del valor
total de las existencias. La empresa debe controlar sus stocks detalladamente, reducir todo lo posible las
existencias y minimizar el stock de seguridad.
Existencias B: corresponde al volumen monetario medio, son existencias menos relevantes que las A. Se
debe mantener un sistema de control aunque mucho menos estricto que el anterior. Son en torno al
30% de los artículos del almacén, con un valor de 10-20% del total de las existencias.
Existencias C: corresponde al bajo volumen monetario, son existencias con muy poca relevancia para la
gestión de inventarios por lo que no se controlan específicamente. Se usan métodos simplificados y
aproximados. Representan en torno al 50% de las existencias, pero tan solo el 5-10% del valor total del
almacén.

CONTEO POR CICLOS

El conteo por ciclos implica una auditoría continua de los artículos de inventario. Esto utiliza la
clasificación de los artículos de inventario del análisis ABC.
Hay cinco procedimientos importantes en el conteo por ciclos:
• Contar los artículos de inventario.
• Verificar los archivos.
• Documentar las inexactitudes.
• Hacer seguimiento de las causas de las inexactitudes.
• Tomar medidas remediales. El conteo por ciclos se hace de forma regular y sin anunciar.
La frecuencia del conteo por ciclos depende de la clasificación de los artículos de inventario, como
sigue:

EL MODELO DE LA CANTIDAD ECONÓMICA DEL PEDIDO (CEP)

Una de las técnicas más comunes para determinar el tamaño óptimo de un pedido de artículos de
inventario es el modelo de la cantidad económica de pedido (CEP). El modelo CEP considera varios
costos de inventario y luego determina qué volumen de pedido disminuye al mínimo el costo total del
inventario. El modelo CEP supone que los costos relevantes del inventario se dividen en costos de
pedido y costos de mantenimiento de existencias. (El modelo excluye el costo real del artículo en
inventario). Cada uno de ellos tiene ciertos componentes y características clave. Los costos de pedido
incluyen los costos administrativos fijos de colocación y recepción de pedidos: el costo de elaborar una
orden de compra, procesar el papeleo resultante, recibir un pedido y verificarlo contra la factura. Los
costos de pedido se establecen en dólares por pedido. Los costos de mantenimiento de existencias son
los costos variables por unidad de un artículo que se conserva en inventario durante un periodo
específico. Los costos de mantenimiento de existencias incluyen los costos de almacenamiento, los
costos del seguro, los costos de deterioro y obsolescencia, y el costo de oportunidad o costo financiero
de tener fondos invertidos en el inventario. Estos costos se establecen en dólares por unidad por
periodo. Los costos de pedido disminuyen conforme aumenta el tamaño del pedido. Sin embargo, los
costos de mantenimiento de existencias se incrementan cuando aumenta el volumen del pedido. El
modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los costos de mantenimiento de existencias
para determinar la cantidad de pedido que disminuye al mínimo el costo total del inventario.

Desarrollo matemático de la CEP

Es posible desarrollar una fórmula para determinar la CEP de la empresa para un artículo específico en el
inventario, en la cual
S = uso en unidades por periodo
O =costo de pedido por pedido
C = costo de mantenimiento de existencias por unidad por periodo
Q= cantidad de pedido en unidades
El primer paso consiste en obtener las funciones de costos para el costo de pedido y el costo de
mantenimiento de existencias. El costo de pedido se expresa como el producto del costo por pedido y el
número de pedidos. Como el número de pedidos es igual al uso durante el periodo dividido entre la
cantidad de pedido (S/Q), el costo de pedido se expresa de la siguiente manera:
Costo de pedido = O x (S / Q)

El costo de mantenimiento de existencias se define como el costo de conservar una unidad de inventario
por periodo, multiplicado por el inventario promedio de la compañía. El inventario promedio es la
cantidad de pedido dividida entre 2 (Q/2), porque se supone que el inventario se agota a una tasa
constante. Así, el costo de mantenimiento de existencias se expresa de la siguiente manera:
Costo de mantenimiento de existencias = C x (Q /2)

El costo total de inventario de la empresa se obtiene sumando el costo de pedido y el costo de

mantenimiento de existencias. Por lo tanto, la función del costo total es:

Costo total = [O * (S/ Q)] + [C * (Q/ 2)]

En vista de que la CEP se define como la cantidad de pedido que disminuye al mínimo la función de
costo total, debemos resolver la función de costo total para despejar la CEP.4 La ecuación resultante es:

Aunque el modelo CEP tiene debilidades, sin duda es mejor que la toma subjetiva de decisiones. A pesar
del hecho de que el uso del modelo CEP está fuera del control del gerente financiero, este debe estar
consciente de su utilidad y proporcionar ciertos datos, específicamente en relación con los costos de
mantenimiento de existencias del inventario.

Punto de reposición Una vez que la empresa ha calculado su cantidad económica de pedido, debe
determinar el momento adecuado para solicitar el pedido. El punto de reposición refleja el número de
días necesarios para solicitar y recibir un pedido y el uso diario que hace la empresa del artículo en
inventario. Si suponemos que el inventario se consume a una tasa constante, la fórmula para determinar
el punto de reposición es:
Punto de reposición= Días de tiempo de entrega x Uso diario

Por ejemplo, si una empresa sabe que requiere 3 días para solicitar y recibir un pedido y si usa 15
unidades diarias del artículo en inventario, entonces el punto de reposición es de 45 unidades de
inventario (3 días x 15 unidades/día). Así, tan pronto como el nivel de inventario del artículo cae hasta el
punto de reposición (45 unidades en este caso), se solicitará un reabastecimiento de la CEP del artículo.
Si los cálculos de entrega y la tasa de uso son correctos, entonces el pedido llegará exactamente cuando
el nivel de inventario llegue a cero. Sin embargo, los tiempos de entrega y las tasas de consumo no son
precisos, por lo que la mayoría de las empresas mantienen un inventario de seguridad (existencias
adicionales) para evitar la escasez de artículos importantes.
EJEMPLO

MAX Company, un productor de vajillas, tiene un artículo en el grupo A del inventario que es vital para el
proceso de producción. Este artículo cuesta $1,500, y MAX consume 1,100 unidades anuales del artículo.
MAX desea determinar su estrategia óptima de pedido del artículo. Para calcular la CEP, necesitamos los
siguientes datos:
Costo de pedido por pedido= $150
Costo de mantenimiento de existencias por unidad por año= $200

El punto de reposición de MAX depende del número de días que opera la compañía al año. Si
suponemos que MAX opera 250 días al año y consume 1,100 unidades de este artículo, su uso diario es
de 4.4 unidades (1,100/250). Si su tiempo de entrega es de 2 días y MAX desea mantener un inventario
de seguridad de 4 unidades, el punto de reposición de este artículo es de 12.8 unidades [(2X 4.4) + 4].
No obstante, los pedidos se realizan solo en unidades enteras, por lo que el pedido se solicita cuando el
inventario cae a 13 unidades.

La meta de inventario de la empresa es efectuar la rotación tan rápido como sea posible, sin que se
produzcan desabastos. La rotación del inventario se calcula mejor dividiendo el costo de los bienes
vendidos entre el inventario promedio. El modelo CEP determina el volumen óptimo del pedido e,
indirectamente, el inventario promedio, si se supone un uso constante. Así, el modelo CEP determina la
tasa óptima de rotación del inventario, considerando los costos específicos del inventario de la empresa.

SISTEMA JUSTO A TIEMPO

El sistema JIT de sus siglas en inglés, just in time, es un sistema integrado de gestión de la producción y
aprovisionamiento que usan las principales empresas industriales a escala mundial. Surgió en la Toyota
(Japón) para producir más coches sin que los costos le asfixiaran financieramente. El JIT se fundamenta
en que la empresa no fábrica ningún producto hasta que el cliente no realiza un pedido en firme.

Se usa para disminuir al mínimo la inversión en inventario. Se basa en la premisa de que los materiales
deben llegar justo en el momento en que se requieren para la producción. De manera ideal, la empresa
tendría solamente inventario del trabajo en proceso. Como su objetivo es disminuir al mínimo la
inversión en inventario, un sistema JIT no utiliza ningún inventario de seguridad (o, si acaso, muy poco).
Debe existir una gran coordinación entre los empleados de la empresa, sus proveedores y las compañías
transportadoras para garantizar que los insumos lleguen a tiempo. Si los materiales no llegan a tiempo,
habrá una interrupción en la línea de producción hasta que estos lleguen. Asimismo, un sistema JIT
requiere que los proveedores entreguen partes de excelente calidad.
Cuando surgen problemas de calidad, la producción debe detenerse hasta que los problemas se
resuelvan. La meta del sistema JIT es la eficiencia de manufactura. Este sistema usa el inventario como
una herramienta para lograr la eficiencia, poniendo énfasis en la calidad de los materiales empleados y
su entrega oportuna. Cuando el sistema JIT funciona adecuadamente, hace que emerjan las deficiencias
de los procesos. Por supuesto, conocer el nivel de inventario es una parte importante del sistema de
administración de inventarios. Como se describe en la sección Enfoque en la práctica, la tecnología de
identificación con radiofrecuencia puede ser “lo más nuevo” para mejorar la administración de
inventarios y la cadena de suministro.

Una empresa que siga el sistema JIT de gestión de inventarios se caracteriza por:
• Reducir las existencias en inventario a las necesarias para la satisfacción inmediata de los pedidos de
clientes. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la
producción y del aprovisionamiento eficazmente.
• Reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes, reaccionando ágilmente ante los cambios
de la demanda.
• Disponer de un sistema integrado de calidad total que persiga la mejora continua, que identifique
rápidamente los problemas operativos y proponer soluciones rápidas y dinámicas.
• Flexibilidad en el trabajo, adecuando las funciones del personal a las variaciones de demanda.

SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS

En la actualidad, existen varios sistemas disponibles para controlar el inventario y otros recursos. Uno de
los más básicos es el sistema de planeación de requerimiento de materiales (PRM). Se usa para
determinar qué materiales ordenar y cuándo ordenarlos. El PRM aplica conceptos del modelo CEP para
determinar cuánto material debe solicitarse. Con el apoyo de una computadora, el PRM simula el
catálogo de materiales de cada producto, el estado del inventario y el proceso de manufactura. El
catálogo de materiales es simplemente una lista de todas las partes y los materiales que intervienen en
la fabricación del producto terminado. Para un plan de producción específico, la computadora simula las
necesidades de materiales comparando las necesidades de producción con saldos de inventarios
disponibles. Según el tiempo que se requiere para que un producto en proceso pase por diversas etapas
de producción y el tiempo de entrega de los materiales, el sistema PRM determina cuándo deben
efectuarse los pedidos de diversos artículos del catálogo de materiales. El objetivo de este sistema es
reducir la inversión en inventario de la empresa sin afectar la producción. Si el costo de oportunidad del
capital antes de impuestos para inversiones de igual riesgo de la empresa es del 20%, cada dólar de
inversión liberado del inventario aumentará la utilidad antes de impuestos en $0.20. Una ampliación
frecuente del PRM es la planeación de recursos de manufactura II (PRM II), que integra datos de muchas
áreas, como finanzas, contabilidad, marketing, ingeniería y manufactura, por medio de un complejo
sistema de cómputo. Este sistema genera planes de producción, así como numerosos informes
financieros y administrativos. En esencia, modela los procesos de la empresa, de tal manera que es
posible evaluar y supervisar los efectos que producen los cambios en cierta área de operaciones sobre
otras. Por ejemplo, el sistema PRM II permitiría a la compañía evaluar el efecto que ocasiona un
aumento en los costos de mano de obra sobre las ventas y las utilidades. Mientras que el PRM y el PRM
II se centran en las operaciones internas, los sistemas de planeación de recursos empresariales (PRE)
amplían su enfoque al ambiente externo, incluyendo la información de los proveedores y clientes. El
sistema PRE integra electrónicamente todos los departamentos de una empresa, de tal manera que, por
ejemplo, el departamento de producción pueda solicitar información de ventas y saber de inmediato
cuánto debe producir para surtir los pedidos de los clientes. Como se conocen todos los recursos
disponibles (humanos y materiales), el sistema elimina los retrasos en la producción y los costos de
control. El sistema PRE detecta los cambios automáticamente, como la incapacidad de un proveedor
para cumplir con una fecha de entrega programada, de tal manera que puedan realizarse los ajustes
necesarios.