Emilio Pulgar - Caso Practico Unidad 1

CASO PRACTICO – UNIDAD 1
GESTION DE PROYECTOS Y ESTRUCTURA DE UNA PMO
EMILIO PULGAR
DOCENTE SUMA.
GREGORIO BULNES CLAUSTRO
MAESTRIA EN CIENCIAS EN GESTION DE PROYECTO

2022
Aplicación Práctica del Conocimiento
Enunciado
Desde hace años trabajas como jefe de Proyecto en una gran empresa industrial cuya actividad
principal es el diseño y fabricación de grandes depósitos industriales para empresas del sector
energético. Recientemente se ha experimentado un cambio en la Alta Dirección la cual ha tomado la
decisión de dar un giro a la organización intentando orientarla hacia la dirección de proyectos
El Comité de Dirección te informa que está abierto a todas las opciones, incluido el cambio
organizativo o la creación de nuevas áreas; pero que este cambio deberá de ser progresivo porque
están preocupados por la Gestión del Cambio la cual deberá de producirse desde el primer momento.
Tras evaluar las distintas opciones, la Alta Dirección aprueba la creación de una unidad
especializada en Gestión de Proyectos y, por tanto, dentro del proyecto se implantará una Oficina de
Gestión de Proyectos.
Cuestiones
1. Según los comentarios que realizaron los distintos interesados, ¿cuáles han sido las principales
causas que explican el fracaso de los proyectos de la organización?
De acuerdo con los comentarios expresados en el caso de estudio del proyecto tanto por el jefe de
proyecto como del cliente, se pudiera inferir que las principales fallas que explican el fracaso de los
proyectos de la organización pudieran estar asociado a las siguientes casusas entre otras:
Comentarios del jefe de Proyecto

• “He tenido que perseguir al director para que me firmara documentos necesarios para la hacer la
compra de materias primas”
• “Era imposible hacer una reunión de seguimiento periódica porque todo el mundo tenía mucho que
hacer”
• “En mi caso, necesitábamos a un experto en soldadura internacional y en su lugar, contamos en el
equipo con una persona en prácticas”
Causas de falla:
La no identificación de los interesados (stakeholders). Ya que, Sin la colaboración y compromiso

de los interesados en este caso por parte de la dirección, los proyectos difícilmente cumplen sus
objetivos. Los interesados que requieren más esfuerzo para su gestión son los indiferentes.
Equipos de trabajo poco motivados. Debido a una clara ausencia de liderazgo.
Mala planificación. Debido a que el primer paso que debemos dar cuando nos enfrentamos a la
gestión de proyectos es hacer una correcta y detallada planificación. Es fundamental planificar las
tareas, los plazos y los recursos que tenemos a nuestra disposición para llevar a cabo una gestión de
proyectos eficiente
No involucrar a todo el equipo en la consecución del proyecto. Aunque siempre hay una persona
que debe planificar, gestionar y liderar al equipo que llevará a cabo el proyecto, la consecución y
realización de este debe ser de todos. Conseguir que todos los miembros del equipo se involucren con
el proyecto es una de las principales tareas del Project Manager en la gestión de proyectos.
Comentarios del Cliente:

• “Hasta un mes antes de la entrega del depósito no tuve noticias de la empresa”
• “No se nos dio la opción de elegir entre las diferentes alternativas que manejaba la empresa para
cubrir nuestra necesidad”
Causas de falla:
Ausencia de comunicación. Dado a que el intercambio de información y opiniones debe ser
constante para evitar malentendidos.
No realizar seguimientos periódicos. En nuestra planificación deben figurar revisiones periódicas

que nos aseguren que todo se está cumpliendo según los plazos previstos. Esto nos servirá no solo
para llevar un control exhaustivo del proceso, sino también para corregir a tiempo posibles errores en
su desarrollo.
2. ¿Qué estructura organizativa sería la más adecuada para implantar la PMO teniendo en cuenta la
distribución actual de funciones y la elevada resistencia al cambio prevista?
Dada la distribución actual de la empresa se recomendaría implementar una estructura Matricial
fuerte ya que este tipo de estructura permite tener objetivos claros, eficiente flujo de información,
así como un uso eficiente de los recursos que por lo general logra una retención de los equipos
de trabajo.
3. ¿Qué acciones tomarías para minimizar la resistencia al cambio que tanto preocupa al Comité de
Dirección?
Entre muchas de las acciones que se podrían realizar, tomaría en principio las siguientes para dar
paso al quiebre de la resistencia al cambio
1. Apoyo de la Dirección y una clara comunicación por parte de la organización que permita
definir los compromisos de cada una de las áreas y su importancia y participación en los
proyectos.
2. Definir la metodología y los pasos a seguir en la organización tales como, la definición
conjunta y clara del alcance y KPI a desarrollar en cada uno de los proyectos.
3. Establecer un plan de capacitación a los líderes de proyecto y equipos de trabajo interno para
la permanencia del conocimiento en la empresa.
4. ¿Qué argumentos utilizarías para convencer al resto de trabajadores de la necesidad de una PMO
en la empresa?
Desde mi punto de vista, uno de los principales argumentos para la implementación de

una PMO, está orientado a que todas las áreas de la empresa como sus trabajadores logren entender
como cada una de las actividades y tareas, orquestadas por una PMO Pueden mejorar la eficiencia de
los procesos, minimizar riesgos en los proyectos y conseguir beneficios económicos, así como
también permite a la organización el uso adecuado de sus recursos, y coordinar eficientemente
programas de capacitación y mejores prácticas que encaminan a los equipos a una mayor eficiencia
para el logro de los objetivos.
Aplicación Práctica del Conocimiento
Los beneficios que las organizaciones obtienen al implementar PMO, están enfocados a
aumentar competitividad, posicionamiento, reconocimiento en el mercado, confianza del cliente y los
interesados. En la medida que las organizaciones que tienen PMO estructuradas y bien definidas en
sus funciones y con autoridad para la toma de decisiones, permiten que la PMO aporte al
mejoramiento continuo de procesos en la gestión de proyectos que impulsen el crecimiento y el éxito
de la organización. Aun cuando es un costo alto para la organización la conformación de una oficina
de gestión de proyectos, son mayores los beneficios que representan para la organización tanto en
crecimiento, éxito y competitividad.
Con la implementación de una PMO, las empresas pueden mejorar la eficiencia de sus
procesos, minimizar riesgos en los proyectos y conseguir beneficios económicos con el uso adecuado
de sus recursos, y con programas de capacitación y mejores prácticas que encaminan a los equipos a
una cultura de compromiso enfocada a los objetivos estratégicos de las organizaciones.
Referencias
• Aubry, (2011). The Major Case of a PMO Dedicated to Major Organizational
Transformation.
• Kerzner, (2006). Scheduling and Controlling (Novena ed.). Barea, Ohio: John Wiley
& Sons, Inc.
• Alvarado (2018). Porque fracasan los proyectos. Obtenido:
https://gestion.pensemos.com/por-que-fracasan-los-proyectos

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Comentarios del jefe de Proyecto

La no identificación de los interesados (stakeholders). Ya que, Sin la colaboración y compromiso

Equipos de trabajo poco motivados. Debido a una clara ausencia de liderazgo.

Comentarios del Cliente:

No realizar seguimientos periódicos. En nuestra planificación deben figurar revisiones periódicas

Desde mi punto de vista, uno de los principales argumentos para la implementación de

• Aubry, (2011). The Major Case of a PMO Dedicated to Major Organizational

& Sons, Inc.

• Alvarado (2018). Porque fracasan los proyectos. Obtenido:

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