INTRODUCCION

El método Kaizen es una filosofía de mejora continua aplicable a cualquier

ámbito de nuestras vidas. Grandes marcas como Toyota, Honda y Sony aplican
con éxito esta filosofía de origen nipona al marco empresarial.

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El método Kaizen, una filosofía de vida muy popular en el ámbito empresarial,

se basa en la idea de que pequeñas acciones, realizadas de forma organizada
y continua, pueden hacernos alcanzar objetivos muy importantes.
En el contexto actual, los mercados cada vez son más globales, complejos y
cambiantes, por lo cual no siempre es posible prever las crisis.  La pandemia
del coronavirus nos lo ha dejado bien claro.
Frente a la gran incertidumbre que achaca a los mercados
internacionales, enfocarnos en pequeñas metas a corto plazo podría ser
clave para sobrevivir a la coyuntura económica actual e, incluso, sentar bases
sólidas para el crecimiento futuro de nuestras empresas.
Por este motivo, grandes empresas como Toyota, Honda y Sony llevan más de
50 años adaptando su filosofía empresarial a esta metodología de origen
japonés.

Qué es el método Kaizen
El método Kaizen  se originó en Japón, tras la II Guerra Mundial, como
reacción a la fuerte crisis social y económica que azotaba por aquel entonces
el país. Para competir con las empresas europeas y estadounidenses, el
gobierno nipón promovió las metodologías de William Edwards Deming y
Joseph Juran: usar la estadística para el control de calidad de los procesos.
La aplicación de la filosofía Kaizen  superó todas las expectativas y, en pocas
décadas, las empresas japonesas se convirtieron en grandes líderes del
mercado mundial.
El término Kaizen, por su parte, deriva de la fusión de dos palabras
japonesas: “Kai” y “Zen”. Traducidas al español significan,
respectivamente, “cambio” y “mejor”, lo que hace referencia a un proceso de
mejora continua.
Para qué sirve el método
Kaizen
La finalidad de la metodología Kaizen  es lograr metas y objetivos de forma
gradual y continuada (es decir, sin interrupciones). Se eliminan aquellas
pérdidas de tiempo que pueden generarse por una mala gestión de los
procesos productivos.  
Al facilitar la gestión y organización de las jornadas laborales, un buen
programa de control horario se configura sin duda como el mejor aliado de
aquellas empresas que decidan implantar el método Kaizen. 
Si tu empresa está entre ellas, ten en cuenta que digitalizar tu gestión del
tiempo te permitirá conocer de forma más fácil e inmediata en qué lugar y con
qué tiempos está contando cada uno de tus trabajadores, con lo cual podrás
distribuir más adecuadamente las cargas de trabajo e incorporar sin
esfuerzo el Kaizen  su rutina diaria.

Para que esto funcione, cada trabajador debe implicarse y proponer nuevas
ideas a diario. ¡Recuerda! La idea que subyace al método Kaizen  es que varios
cambios pequeños y graduales dan mejores resultados que un único cambio
grande.

Cinco técnicas de la
filosofía Kaizen  fáciles de
aplicar 
Aplicar el método Kaizen en las empresas es más fácil de lo que parece, ya que
esta metodología prioriza la realización de pequeños cambios
cotidianos antes que la introducción de innovaciones radicales y repentinas. 
Entre las técnicas que podrás introducir en tu rutina empresarial diaria,
destacan las llamadas 5S del Kaizen, el círculo PDCA, el método de los 5 por
qué y el celébre método Kanban. 
Las cinco “S” del método Kaizen 
El llamado “método de las 5S” toma su nombre de cinco palabras japonesas
que principian con S: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke.  Este
movimiento se inició en Toyota, en la década de 1960, con el objetivo de
lograr lugares de trabajo más organizados, limpios y productivos.
Las 5S del Kaizen  no son otra cosa sino los 5 pasos básicos a dar para
implementar la metodología Kaizen  dentro de las empresas:
 Seiri (clasificar): diferenciar entre lo útil y lo inútil, con el objetivo de
mantener únicamente lo necesario y remover todos los elementos que no
son necesarios para realizar un trabajo.
 Seiton (organizar): ordenar lo útil asignando un nombre y una ubicación
fija a cada objeto/proceso. De esta forma se minimizan los tiempos de
búsqueda y se evitan esfuerzos inútiles.
 Seiso (limpiar): limpiar el espacio de trabajo a diario, con el objetivo de
mejorar el bienestar de los trabajadores, reducir el riesgo de accidentes, y
mejorar la calidad de los productos.
 Seiketsu (estandarizar): cuidar la higiene personal para evitar la aparición
de suciedad y desorden. Como resultado, se mejora el bienestar de la
plantilla y se incrementa su productividad.
 Shitsuke (autodisciplina): fomentar la autodisciplina, para que los
trabajadores conviertan en hábito el empleo de la filosofía Kaizen  y
adopten las 5S tanto en el trabajo como en su hogar.
¡Nota importante! Algunas empresas occidentales han optado por traducir las
5S del método Kaizen  al inglés: Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain.

El ciclo PDCA o círculo

de Deming
En la práctica, el método Kaizen  se apoya en un sistema de cuatro pasos,
conocido como “enfoque PDCA” por sus siglas en inglés o “círculo de Deming”
por su creador Edward Deming:
 Plan (planificar): primera etapa de todo proyecto, consiste en analizar el
estado de nuestra empresa y fijar unas metas claras y alcanzables.
 Do (hacer): implementar el plan definido en base a un calendario de
ejecución organizado por prioridades.
 Check (comprobar): analizar el grado de cumplimiento de los objetivos
para identificar ineficiencias y corregir eventuales errores. Entre las
 herramientas de control más utilizadas destacan la ley de Pareto, las Check
lists y las métricas de rendimiento (KPIs). Para llevar a cabo esta fase, es
recomendable el uso de un software de evaluación del desempeño flexible
(cuantos más modelos de evaluación permita, ¡mejor!) y capaz de generar
gráficos e informes con el desempeño y rendimiento.

 Act (actuar): aplicar las medidas correctoras que correspondan y estudiar

sus resultados con el objetivo de crear un nuevo plan de acción, más
eficiente y productivo. 

El método de “los 5 por qué”

Responde al principio fundamental de método, según Masaaki Imai: descubrir
el origen de los problemas para alcanzar una solución duradera. 

Hay que preguntarse cinco veces «por qué»: Los informes no salen

adelante. 
 ¿Por qué? Porque se pidieron hace muy poco tiempo y no ha dado tiempo
debido al volumen de trabajo
 ¿Por qué? Porque faltan los datos de los comerciales
 ¿Por qué? Falta el albarán del cliente más importante
 ¿Por qué? Porque la persona encargada ha estado de vacaciones y se ha
retrasado su lanzamiento.
 ¿Por qué? Porque el sistema con el que hacemos los gráficos ha fallado.

Las retrospectivas
Las reuniones stand-up son un claro ejemplo de esta metodología ágil. El
equipo hace un repaso de las tareas que ha hecho en los últimos
días, explica su estado y cuenta los próximos pasos y si hay algún
problema en el que puedan intervenir sus compañeros. 

El método Kanban 
Es una técnica visual que se basa en el «justo a tiempo», es
decir, proporcionar la información necesaria en el momento oportuno y
no sobrecargarlos con información inútil o que no necesitan todavía. 
Cómo ayuda el
método Kaizen  a tu
empresa
Gracias a las técnicas anteriormente nombradas (especialmente el círculo
de Deming) podemos definir que el método Kaizen  funciona como una espiral
estratégica encaminada a mejorar continuamente la calidad las
empresas. Gracias a la espiral PDCA, los procesos de producción se vuelven
más rápidos y baratos, sin afectar la calidad de los productos.

Algunas de las principales formas en que las empresas se benefician del

enfoque PDCA:

Mejor timing empresarial

 Al eliminar las tareas superfluas, las empresas perfeccionan su
organización del tiempo. Asimismo, al basar sus procesos en calendarios de
ejecución predeterminados, los equipos tienen más facilidad para repartir
tareas, coordinar el trabajo remoto y garantizar un buen nivel de flexibilidad
horaria.
Una buena manera para lograr todos estos objetivos es confiar en un software
de gestión del tiempo que te permita administrar de forma simultánea
múltiples calendarios laborales, teniendo en cuenta turnos, vacaciones y
bajas de todos los miembros de tu plantilla. 
Al tener más control sobre las horas efectivamente trabajadas por el personal
de tu empresa, podrás detectar más fácilmente eventuales “desperdicios”
de tiempo y optimizar la gestión de turnos y horarios según el principio
“seiton” de organización.
Por ejemplo, eliminar los tiempos no productivos asociados a búsquedas y
desplazamientos innecesarios podría favorecer la implantación de jornadas
más cortas y, por ende, la conciliación laboral.

Optimizar la gestión documental

Para que puedas aplicar el principio “seiton” de organización, es necesario que
tus empleados puedan acceder fácil y rápidamente a tu documentación de
empresa.

Un software de gestión documental agilizará tus procesos de almacenaje y

búsqueda de archivos y recursos corporativos, garantiza un acceso 24/7 y a
través de cualquier tipo de dispositivo a toda aquella información que decidas
compartir con tu plantilla. 

Beneficios del
método Kaizen
 Eliminación de procesos inútiles y repetitivos.

 Incremento de la productividad.

 Incremento de la satisfacción y el reconocimiento de los trabajadores.

 Mayor retención del talento.

 Aumento del compromiso de los trabajadores.

 Potenciación de la competitividad de la empresa.

 Incremento de la satisfacción de los clientes.

 Resolución rápida de errores y problemas.

 Disminución de la cantidad de accidentes laborales.

 Mejor adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

 Capacidad para acomodarse a los cambios que se generan en el mercado.

 

Método Kaizen: 7 pasos
para implementarlo
Seleccionar el ámbito de intervención de
la metodología Kaizen
 Según la filosofía Kaizen, es fundamental que cualquier trabajador de una
empresa -sin importar su nivel- pueda expresar sus opiniones y presentar
sugerencias de mejora.

Crear un equipo de trabajo

multidisciplinar
Cuanto más heterogéneo el equipo, más creativas y variadas serán las
aportaciones de sus integrantes.

Recoger y analizar datos

Con el objetivo de determinar qué problemas existen en la empresa y
encontrar soluciones adecuadas. Un software de encuestas agilizará este
proceso, te permitirá evitar errores y duplicidades y proporcionará una mayor
accesibilidad a la información que hayas recolectado.
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Gembutsu Gemba (“ir y ver”)

Verificar sobre el terreno todos aquellos problemas que se hayan detectado a
través del análisis de datos.

Este principio fue desarrollado por Taiichi Ohno, principal impulsor del sistema
de producción de Toyota. Según Ohno, tras detectar cualquier problema es
indispensable “ir al campo de batalla”, hablar con las personas involucradas
y no dejar nunca de mostrar respeto por sus capacidades y esfuerzos.

Buscar contramedidas 
Esta acción permitirá elaborar un calendario de ejecución adecuado. El
calendario debería incluir fechas de implementación claras y asignar un
responsable directo a cada contramedida.

Evaluar los resultados logrados con el

método Kaizen
Analizarlo a través de informes y gráficos. Si los resultados de esta
evaluación no son satisfactorios, el equipo vuelve a realizar los pasos
anteriores hasta encontrar una solución más adecuada.  

Seguimiento de resultados a largo plazo 

Incluso durante varios meses. En caso de evaluación final positiva, los
resultados alcanzados a través del método Kaizen  quedarán registrados para
que puedan aplicarse a casos similares en el futuro.

4 ejemplos del
método Kaizen
Ejemplos del método Kaizen  para tu
empresa
¿Quieres aplicar el método Kaizen  a tu filosofía de empresa? Aquí tienes 3
ejemplos de cómo hacerlo:
 Planifica reuniones periódicas: para que jefes y empleados no dejen
nunca de colaborar y de trabajar hacia el objetivo de la mejora continua.
 Fomenta el orden y la limpieza: para fomentar el bienestar y el
rendimiento de tus empleados. Aunque tengas contratado un servicio de
limpieza, puedes proponer que cada trabajador ordene personalmente su
lugar de trabajo al final de su jornada laboral.
 Fija objetivos comunes: así fomentas la unidad y compromiso, al puro
estilo Kaizen.  

Las 5S de Toyota, la base

del método Kaizen
El eslogan de Toyota, “Siempre Mejor”, se basa explícitamente en búsqueda de
la mejora continua y en las 5S de la metodología Kaizen, cuya implementación
dentro del gigante japonés del automóvil se debió principalmente a la labor y a
la intuición de tres personas: Sakichi Toyoda, el fundador de la empresa, su
hijo Kiichiro y el ingeniero Taiichi Ohno.
Para fomentar la producción, los tres se inspiraron en el funcionamiento de los
supermercados, que suelen reponer los productos en función de las
necesidades de los consumidores. 
Este sistema, en el que la producción industrial se planifica en base a los
pedidos de los clientes, se conoce como Kanban y es una de las aplicaciones
más exitosas y conocidas de la filosofía Kaizen.

El Caso Honda
Tal y como su competidora Toyota, Honda es sinónimo de tecnología, calidad y
fiabilidad. Parte de este éxito se debe al método Kaizen, que la empresa nipona
aplica a través de sus llamados Círculos de Calidad Honda (New Honda
Circles).
Estos “círculos” consisten en unas competiciones anuales en las cuales los
empleados de Honda se reparten en 5 macro grupos con el objetivo de
identificar un problema, definir un proyecto y proponer soluciones
adecuadas.

Sony y el método Kaizen 
Desde la década de 1980, Sony aplica la metodología Kaizen  de la mejora
continua en busca del llamado sistema “cero defectos”.
Este concepto, cuya traducción literal del japonés sería “a prueba de errores”,
se marca como objetivo una total ausencia de desperdicios en los
tiempos y métodos de ejecución de cualquier proceso empresarial.