Seiri

Seiri
Comencemos por el Seiri (sentido de utilización). Este primer S se refiere al uso

más eficiente de recursos y materiales. En las empresas, esto requiere una
reflexión sobre lo que realmente es necesario.
Con esta evaluación, es posible hacer un levantamiento de todos los
documentos, equipos, herramientas y stock de la empresa, separando y
descartando aquello que ya no sirve más y puede, eventualmente, quedarse
entubando el espacio.
Esto sirve para optimizar determinados ambientes físicos, evitar el desperdicio,
reducir costos y facilitar la limpieza o el mantenimiento de estos materiales.
Seiton
Con el Seiton (sentido de organización), llega la hora de colocar todo en su
debido lugar. Piense bien en cómo no es nada raro ver por ahí mesas
desorganizadas, salas que parecen haber sido reviradas por un huracán y
existencias donde nadie encuentra nada, ¿no es así?
La organización es crucial para el éxito de cualquier trabajo, por lo que, en ese
momento, una detallada clasificación de los objetos es muy útil. En la práctica,
el segundo «S» facilita la localización de cualquier objetivo, archivo o material
en la compañía y trae un enorme ahorro de tiempo.
Seiso
Entonces saltamos al Seiso. En el tercer S, se crea la conciencia de que la
limpieza es responsabilidad de todos – y no sólo del encargado de la limpieza.
Así, cada colaborador es responsable de mantener la higiene de sus ítems de
trabajo, velando también por la buena utilización y el mantenimiento de los
espacios comunes.
Este S también se refiere a la apariencia personal, afirmando que la persona
debe presentarse adecuadamente. La posibilidad de accidentes es reducida, los
equipos se vuelven más conservados y las relaciones interpersonales acaban
mejorando.
Seiketsu
Usted debe haber percibido que los 3 primeros principios tienen el propósito de
promover una verdadera limpieza en la empresa, cambiando la percepción de la
organización junto a sus diversos públicos, tanto externos como internos.
Llegamos, entonces, al Seiketsu, que nos trae el concepto de normalización, de
hacer cotidiano y sistematizar los nuevos valores y patrones impuestos por Seiri,
Seiton y Seiso. Es aquí donde ocurre el establecimiento de rutinas y normas que
mantendrán el nuevo modelo.
Con ese sentido, es posible dejar a mano todo lo que es de uso diario y en
lugares más reservados lo que sólo es pedido en determinados momentos; crear
un sentido de vigilancia de todos los colaboradores con la limpieza; fijar
patrones que mantengan la organización – como el uso de etiquetas, paneles de
control y estanterías, por ejemplo – y así sucesivamente.
Shitsuke
La idea del sentido de disciplina es hacer del cumplimiento de las etapas
anteriores un nuevo hábito – o mejor: un estilo de vida. Permite un monitoreo
eficaz de los 5 sentidos, trayendo impactos positivos para la gestión, seguridad
en el trabajo y calidad.
Para ello, las empresas no pueden simplemente exigir cambios de los
empleados. También es importante invertir en capacitación continua y estimular
los nuevos valores, para que ellos pasen a formar parte de la cultura
organizacional.
Otra actitud fundamental, en ese momento, es establecer evaluaciones
periódicas, para monitorear constantemente si la metodología 5S continúa
siendo aplicada y qué puntos deben ser perfeccionados a lo largo del tiempo.
¿Cuáles son los beneficios ofrecidos?

Ahora que ya entiende cómo funciona la metodología 5S, debe preguntarse qué
ventajas puede traer a su compañía.
La aplicación de este método, por su propia naturaleza, permite que los
procesos se vuelvan más organizados y sistematizados con el paso del tiempo,
facilitando las operaciones, reduciendo pérdidas de material y optimizando el
tiempo empleado en las tareas.
Y por supuesto, la mayor organización y el mejor aprovechamiento del tiempo
tienen un impacto positivo sobre la productividad del equipo, con la seguridad
en el lugar de trabajo, así como mayores posibilidades de que los procesos se
adecuen mejor a los estándares de calidad.
Otros beneficios se ven en el aumento de la previsibilidad de las operaciones, en
la facilidad de gestión de crisis y en la distribución de demandas y
responsabilidades, lo que, por consiguiente, aumenta la confianza en la relación
entre líderes y colaboradores.
¿Cómo aplicarla?
Finalmente llegamos a la etapa más importante de este artículo. Para obtener
un resultado eficaz con la implementación de la metodología 5S, no basta con
pedir que los empleados mantengan la mesa y el stock arreglados. Ella va
mucho más allá.
De la forma en que se presentan, los 5 sentidos ya vienen prácticamente con el
guión de aplicación listo, ya que cada uno de los conceptos remite a una fase de
implantación del proyecto. ¿Pero eso no significa que el trabajo acaba en el
momento de su aplicación, ok?
Esto es porque, como dijimos al principio, más que una herramienta de gestión,
se trata de una filosofía, un modelo de excelencia a ser anhelado por el negocio.
Por esta razón, después de aprender su funcionamiento, las empresas necesitan
seguir determinadas estrategias de implementación, de acuerdo con la realidad
de cada una, o nada tendrá sentido.
Para posibilitar la aplicación adecuada de la metodología 5S en su compañía,
preparamos un pequeño paso a paso. Salida:
Creer en el potencial del 5S

Antes de introducir la metodología 5S al equipo, usted, como gestor, necesita
entender y creer en el poder de cambio que ella posee.
Para ello, estudie a fondo casos de éxito de este método en otras empresas y
cree una presentación motivadora para el equipo sobre los efectos positivos
que su implementación tendrá en el aumento de la productividad y en la
búsqueda de resultados.
Crear una comisión de control

Seleccione algunos empleados para la comisión de implantación de la
metodología 5S, ofreciendo capacitación y mostrando a ellos la importancia del
nuevo sistema para la conducción de los negocios.
Estos colaboradores serán responsables por el control de calidad y por auxiliar al
resto del equipo en la mejora continua de las estrategias utilizadas en cada uno
de los 5S.
Antes de elegir a estos profesionales, tenga en cuenta que ellos serán los
multiplicadores de sus ideas y, por eso, también necesitan creer en ellas y tener
disposición para ponerlas en práctica.
Evaluar, junto con la comisión, los puntos críticos de la

empresa
La primera tarea de la comisión debe ser enumerar los principales problemas de
la compañía, siempre con base en los preceptos de la metodología 5S. Hagan un
análisis crítico del día a día del negocio y descubra qué puntos necesitan más
atención.
Esta asociación es importante, ya que no siempre el gestor, solo, tiene una
visión amplia de los problemas del equipo y de los puntos a ser mejorados.
Muchas veces, por ejemplo, la falta de organización no es causada por los
colaboradores, sino por la falta de equipamientos adecuados o por el exceso de
objetos en el espacio de trabajo. Este problema puede resolverse fácilmente
con Seiri, el sentido de uso.
Comience a implementar los sentidos

En esa fase, finalmente, los sentidos son efectivamente implantados, uno a uno,
en el orden en que fueron presentados. Se percibe que, naturalmente, un
sentido lleva al prójimo, siguiendo un guión cohesivo que consiste en evaluar y
organizar lo que es útil, limpiar y eliminar los excesos, normalizar la práctica y
disciplinarse.
Todos los empleados deben estar involucrados – no sólo la comisión de
implantación. El secreto es tener siempre en mente que los 5S forman una
filosofía, y no una simple herramienta de gestión. ¡Entonces, aproveche el
momento y revolucione la cultura de la empresa!
Adopte sistemas de evaluación

Después de la implantación de todos los “sentidos”, es importante prever
evaluaciones periódicas para acompañar si cada uno de los 5S continúa siendo
aplicado.
Establezca un mecanismo de monitoreo que permita que el empleado
reflexione sobre sus hábitos y se autodisciplina para mantener la nueva cultura
y el nuevo patrón siempre presentes en el día a día, sin que usted necesita
actuar como un «fiscal».
La metodología 5S, si se comprende por toda la organización, puede ser una
oportunidad de adoptar un estilo de trabajo (y de vida) mucho más productivo y
organizado. Y la implementación de estos comportamientos puede ayudar a su
empresa a avanzar varios pasos hacia la calidad total.
¿Después de leer nuestro artículo fue más fácil apuntar en qué aspectos su
compañía puede mejorar con la ayuda de ese método? ¿Hay alguna duda? ¡Deja
aquí tu comentario y participa en la conversación!

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