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MODELO DE GESTIÓN PARA COMPRAS EN LA PANADERÍA LEAL UBICADA
EN LA CIUDAD DE PALMIRA – VALLE DEL CAUCA, SEGÚN LA ISO

9001:2015
ANDRES BERON GARCIA

DIANA MARCELA ARRUBLA
UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTA DE LAS CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PALMIRA
2017
MODELO DE GESTIÓN PARA EL PROCESO DE COMPRAS EN LA
PANADERÍA LEAL UBICADA EN LA CIUDAD DE PALMIRA – VALLE DEL
CAUCA, SEGÚN LA ISO 9001:2015
ANDRES BERON
DIANA MARCELA ARRUBLA
Proyecto de Grado para optar por el título de

Administradores de empresas
Director de Trabajo de Grado:

JOHN HARDY GARCIA
UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
PALMIRA
2017
TABLA DE CONTENIDO
1. ANTECEDENTES ............................................................................................. 7
2. EL PROBLEMA DE INVESTIGACION ............................................................ 10
2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA. ......................................................... 12
2.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA..................................................... 12
3. OBJETIVOS .................................................................................................... 13
3.1 GENERAL................................................................................................. 13
3.2 ESPECIFICOS .......................................................................................... 13
4. JUSTIFICACION ............................................................................................. 14
4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA ...................................................................... 14
4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA ........................................................ 14
4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA.................................................................... 14
5. MARCO CONTEXTUAL .................................................................................. 16
6. MARCO CONCEPTUAL.................................................................................. 19
7. MARCO TEÓRICO .......................................................................................... 23
8. MARCO JURÍDICO ......................................................................................... 32
8.1 RESOLUCIÓN No. 2674 DE 2013, “POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL
ARTÍCULO 126 DEL DECRETO LEY 019 DE 2012” ......................................... 32
8.2 LEY 100 DE 1993, “POR EL CUAL SE CREÓ EL SISTEMA DE
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES” . 34
8.3 RESOLUCIÓN 5109 DE 2005, “POR LA CUAL SE ESTABLECE EL
REGLAMENTO TÉCNICO SOBRE LOS REQUISITOS DE ROTULADO O
ETIQUETADO QUE DEBEN CUMPLIR LOS ALIMENTOS ENVASADOS Y
MATERIAS PRIMAS DE ALIMENTOS PARA CONSUMO HUMANO” .............. 34
9. METODOLOGÍA .............................................................................................. 36
9.1 TIPO DE ESTUDIO................................................................................... 36
9.2 FUENTES DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ............................... 36
9.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN .............................. 36
9.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ....................................................................... 38
10. NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO
9001:2015 EN LAS COMPRAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS. ................... 39
10.1 DIAGNÓSTICO CAPITULO 7 DE LA NORMA ISO 9001:2015 .................. 41
10.2 DIAGNÓSTICO NUMERAL 8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS,
PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE DE LA
NORMA ISO 9001:2015 ..................................................................................... 44
10.3 DIAGNÓSTICO CAPÍTULO 10 DE LA NORMA ISO 9001:2015 ................ 46
11. PROPUESTA DE ESTANDARIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LAS
COMPRAS Y SUS ACTIVIDADES RELACIONADAS ........................................... 50
12. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE GESTION
DE COMPRAS ....................................................................................................... 57
CONCLUSIONES .................................................................................................. 61
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 62
LISTA DE FIGURAS
Ilustración 1. Organigrama Panadería La Leal ...................................................... 18
Ilustración 2. Resultados Capítulo 7 Soporte ......................................................... 41
Ilustración 3. Resultados Numeral 8.4 Control de los procesos, productos y servicios

suministrados externamente .................................................................................. 44
Ilustración 4. Resultados Capítulo 10 Mejora......................................................... 46
Ilustración 5. Jerarquia de la documentacion ......................................................... 56
Ilustración 6. Propuesta modelo de gestion de Compras ....................................... 56
LISTA DE GRAFICAS
Gráfica 1. Proceso de Decisión de Compra ........................................................... 26

Gráfica 1. Cumplimiento Variables Evaluadas ....................................................... 47
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Indicadores Compras ............................................................................... 27

Tabla 2. Propuesta de Codificación ....................................................................... 52
AGRADECIMIENTOS
Como primera instancia darle infinitas gracias a Dios por permitirnos llegar a este
peldaño de la cima de nuestra vida profesional
Como segunda instancia agradecer a nuestras familias por su apoyo incondicional.
Y finalmente, a la universidad del valle, a todos los docentes que hicieron parte de
nuestra formación profesional, a nuestro director Jhon Hardy García y a nuestros
compañeros a quienes les reconocemos el esfuerzo, el compromiso, su amistad y
su acompañamiento durante las actividades de la formación
RESUMEN
El presente trabajo de grado, tiene como propósito presentar un modelo de gestión

para las compras en la Panadería La Leal ubicada en Palmira, Valle del Cauca,
tomando como base el mejoramiento continuo según la norma ISO 9001:2015. Para
dar cumplimiento a este objetivo, se plantea una investigación aplicada con diseños
descriptivos, utilizando la entrevista como técnica de recolección de información. La
población objeto de estudio son los participantes y usuarios del proceso, entre los
cuales se encuentran; Jefe del área de Planeación de la Producción, Jefe de
Producción, el Jefe de Planta, la Coordinadora de Calidad y la Jefe de Compras,
aplicando la modalidad de censo.
Palabras Claves: Modelo de Gestión, Compras, ISO 9001:2015, Mejoramiento

continuo, Procesos, Caracterización, Procedimientos, Flujogramas, Formatos,
Instructivos.
1. ANTECEDENTES
La globalización ha ocasionado que las empresas estén en constantes cambios
generando mejoras continuas, para de esta forma lograr sostenerse en un mercado
que diariamente cambia y que se vuelve más exigente. Por esta razón las
organizaciones cada vez se preocupan más por conseguir certificaciones ante los
entes reguladores en las leyes y normas a las que se ciñen de acuerdo a la actividad
a la que se dediquen, esto con el fin de obtener garantías que los acrediten como
aptos para actuar en un mercado altamente competitivo.
Para la inclusión de un sistema que permita entregar productos que cumplan con
los estándares mínimos de calidades necesario adoptar políticas y objetivos de
calidad; la norma ISO ofrece técnicas que permiten la identificación de
oportunidades de mejora y así fortalecer los procesos:
“Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que

determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas
entre sí. Una actividad o un conjunto de actividades que utiliza
recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los
elementos de entrada se transformen en resultados, se puede
considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un
proceso constituye directamente el elemento de entrada del
siguiente proceso. La aplicación de un sistema de procesos
dentro de la organización, junto con la identificación e
interacciones de estos procesos, así como su gestión para
producir el resultado deseado, puede denominarse como
"enfoque basado en procesos”.1
1NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001, tercera actualización, Enfoque basado en

procesos
“Los procesos son posiblemente el elemento más importante y más extendido en la
gestión de las empresas innovadoras, especialmente de las que basan su sistema
de gestión en la Calidad Total”2. Es necesario entonces identificar cuáles son los
procesos que generen mayor valor en la cadena productiva y en qué aspectos
coyunturales se pueden afianzar para conseguir un nivel estable de resultados que
garantice como primera instancia entregar productos finales competitivos y como
segunda instancia mantener una posición sólida en un mercado globalizado. A
continuación, relación de un sistema de gestión basado en procesos:
El proceso de compras como parte de la cadena de suministros de una empresa

tiene la ventaja ser un sistema abierto, donde existe la generación de cambios como
respuesta a un mercado que fluctúa constantemente, y que también va ligado a la
oferta de proveedores, ya que estos continuamente se interesan más por darle valor
agregado a sus servicios y de esta forma mitigar el riesgo de ser sustituido por la
competencia.
En ese sentido, se han abordado trabajos de investigación y aplicación acerca de la

mejora y estandarización del proceso de compras en una empresa electrificadora
con miras a ser certificados por la norma ISO 9001, esta compañía buscaba ser
competitiva y líder en la prestación de un servicio de alta calidad; los resultados
fueron positivos pues se logró el cumplimento en un 100% los objetivos establecidos
y las mejoras planteadas3.
Para finalizar, es importante también hacer referencia al trabajo de grado realizado

por Melba Lida Mejía Ramírez y Paula Andrea Rodas Rendón, para optar por el
2ZARATIEGUI J.R, La gestión por procesos: Su papel e importancia en la empresa

3Rueda, Laura Cristina Amaya. 2004. Mejora y estandarizacion del proceso de compras de la
electrificadora de Santander SA. ESP, soportado en el sistema de información de recursos fisicos y
los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2000. Bucaramanga: s.n., 2004.
título de especialistas en Gestión de la Calidad y Normalización Técnica, cuyo
objetivo principal fue proponer un diseño de aseguramiento de la calidad para el
proceso de compras en la Universidad Tecnológica de Pereira. Su estudio fue
descriptivo – explicativo, empleando instrumentos de recolección de información
como revisión documental, Focus Group, observación directa y entrevista al
personal. Como puntos críticos del proceso se encontraron la solicitud de la compra,
verificación con proveedores, espera de llegada del pedido, y la verificación de
especificaciones al recibir el bien y/o suministro4.
La Panadería Leal hasta el momento no ha incurrido en la ejecución de un proyecto

de caracterización del proceso de compras pues no lo han considerado como
necesario, ya que el papel de comprar y negociar siempre ha estado en cabeza de
la gerencia administrativa y a pesar de como se ha hecho, ha dado los resultados
que se esperan.
4Mejía Ramírez, y otros, 2007, Aseguramiento de Calidad en el Proceso de Compras de la

Universidad Tecnológica de Pereira. Pereira.
2. EL PROBLEMA DE INVESTIGACION
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

El proceso de compras de la Panadería Leal la cual tiene por razón social, Jamdac
SAS, es una actividad que actualmente se desarrolla sin una planeación adecuada.
La situación actual evidencia que la elección de proveedores no está ceñida a un
programa de selección, evaluación, re-evaluación y desempeño donde se
garanticen los mejores proveedores del mercado, se mida el grado de criticidad del
producto, la capacidad de abastecimiento del mismo y tampoco se tiene establecido
un cronograma de actividades donde se agenden citas a proveedores activos con
el fin de realizarles visitas de verificación de instalaciones y de cumplimiento de
acuerdo con lo establecido por la ley, no existe una programación por parte del área
de planeación de producción dirigida a la unidad de compras con el fin de garantizar
el suministro óptimo de las materias primas y material de empaque, no se han
evidenciado formatos donde se lleven los registros pertinentes al proceso. No se
cuentan con las fichas técnicas de los insumos requeridos por la planta de
producción y esto genera un limitante al momento de querer desarrollar o buscar un
nuevo/alterno proveedor.
Así mismo, no existe un control de registros (físico o magnético) donde se pueda

realizar una trazabilidad al momento de dar repuestas a reclamos o con los que se
pueda dar soporte a auditorías internas y/o externas; como desarrollo a proveedores
no se generan acciones correctivas cuando se encuentran con inconformidades, no
se cuenta con un indicador de cumplimiento de desempeño que los obligue a
mantener un nivel mínimo para continuar con el abastecimiento de la Materia Prima
y finalmente no se realiza un adecuado seguimiento a las entregas de los pedidos
que se generan, pues el área no cuenta con los recursos suficientes para hacerlo.
Las entradas del proceso de compras son: por una parte los datos históricos que
permiten mantener un stock mínimo de inventario pero no garantiza el cubrimiento
total de lo requerido debido al desmesurado y no contemplado crecimiento que ha
tenido la empresa, y por otra parte los requerimientos realizados por los puntos de
venta que incluye la sociedad Jamdac SAS, los cuales no se basan en pronósticos
de ventas ni en puntos de re-orden; sino que se realizan de acuerdo al
comportamiento del día a día.
Lo anteriormente mencionado, derivado de diversos tipos de factores entre ellos la

falta de concientización del personal a cargo de las áreas que inciden en el proceso
de compras, acerca de la importancia que reviste el realizar una planificación
adecuada para proveer los suministros que aportan e indicen en las demás
funciones de la empresa. Así como, la falta de personal calificado y preparado para
liderar el área y todas las labores que ello conlleva.
En ese sentido, el área incurre con frecuencia en compras urgentes para cubrir las
necesidades de los clientes iniciales lo que dificultad una adecuada negociación
para establecer las condiciones de la compra. Por esta razón las salidas de este
proceso en algunas ocasiones se convierten en entregas tardías a puntos de venta,
en cambios o prórrogas de producción por faltantes de Materias primas, así como
el desaprovechamiento de las diferentes oportunidades que se puedan presentar
ya que los líderes de los procesos están más focalizados en solucionar los
imprevistos del día a día que en la planeación estratégica del área.
De continuar con la situación presente, la Panadería puede tener una incidencia

negativa sobre la atención al cliente, al generarse retrasos a la hora de elaborar los
diferentes productos, mayor tiempo de lo establecido, así como tiempos que se
pueden considerar muertos debido a que su utilización no es la indicada. Adicional
a ello, la Panadería está afectando sus costos y desaprovechando la posibilidad de
generar una eficacia operativa al disminuir tanto tiempos como costos.
Lo expresado anteriormente, evidencia la necesidad de estandarizar el proceso de
compras y generar las recomendaciones necesarias para los diferentes
participantes en el mismo, indicando las políticas organizacionales sobre las cuales
debe girar en torno las decisiones empresariales que se tomen al respecto.
2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA.

¿Cómo establecer un proceso de compras en la Panadería Leal ubicada en la
ciudad de Palmira – Valle del Cauca que garantice su control y mejoramiento
continuo?
2.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

1. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento de las actividades de compras en la
Panadería Leal con respecto a la norma ISO 9001 y el mejoramiento
continuo?
2. ¿Cuáles son los documentos que deben direccionar las compras en la

Panadería Leal con criterios de calidad y mejoramiento continuo?
3. ¿Qué acciones son necesarias para llevar a feliz término la estandarización

del proceso de Compras en la Panadería Leal ubicada en la ciudad de
Palmira – Valle del Cauca?
.
3. OBJETIVOS
3.1 GENERAL
1. Presentar un modelo de gestión para las compras en la Panadería Leal
basado en el mejoramiento continuo según la norma ISO 9001:2015.
3.2 ESPECIFICOS
1. Evaluar el nivel de cumplimiento de las compras y de actividades
relacionadas con base en los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
2. Presentar una propuesta de estandarización y documentación de las

compras y de sus actividades relacionadas.
3. Formular y presentar recomendaciones para la implementación del modelo

de gestión de compras.
4. JUSTIFICACION
4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
La investigación propuesta abordará temas como Calidad, Gestión por Procesos,

Gestión de los Suministros, con el fin de estandarizar el proceso de compras de la
Panadería la Leal de la ciudad de Palmira.
Para ello se tiene como referencia autores tales como Frederick Taylor, Juan Bravo,
Nohora Heredia, Johnson Fraser, Michiel Leenders, Anna Flynn, Yoshio Kondo, y
José Antonio Pérez Fernández.
4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA
Para dar cumplimiento a los objetivos planteados se pretende realizar una

investigación aplicada, con estudios descriptivos, técnicas de recolección de la
información como la entrevista bajo la modalidad de censo.
4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
La norma técnica colombiana NTC-ISO 9001 (organización internacional para la

estandarización ISO por sus siglas en inglés International Organization for
Standarization), permite establecer controles que desarrollan estándares de calidad
en los procesos:
La organización debe asegurarse que los procesos, productos y

servicios obtenidos externamente, sean conformes con los
requisitos especificados…. La organización debe establecer y
aplicar criterios para la evaluación, selección, seguimiento del
desempeño y re-evaluación de los proveedores externos, con
base en su capacidad para suministrar procesos, productos, y/o
servicios, de acuerdo con los requisitos especificados. La
organización debe conservar información documentada
apropiada de los resultados de las evaluaciones, el seguimiento
del desempeño y re-evaluaciones, de los proveedores externos5
Con la estandarización del proceso de compras en la Panadería Leal se pueden

disminuir o evitar en su totalidad errores operativos, se asegura el abastecimiento
oportuno de lo requerido y con las especificaciones establecidas, se mantiene un
mejor control sobre proveedores, se disminuye el riesgo al establecer relaciones
comerciales y mediante constantes monitoreos se pueden realizar los ajustes que
sean pertinentes de acuerdo a las necesidades que se vayan identificando durante
la ejecución del proceso, esto se evidencia en el ordenamiento interno de la
compañía, mayores controles sobre los proveedores, y mejoras continuas.
Entre los muchos beneficiados podemos destacar los siguientes: el líder del
proceso; los usuarios, el área de planeación de producción; y finalmente los
ejecutores de este proyecto tendrán una interacción efectiva con la empresa con el
fin de poner en práctica todos los conocimientos académicos adquiridos durante la
etapa de formación profesional.
Para que la aplicación de este proyecto sea exitoso se requiere el compromiso de

la alta gerencia tal como lo cita la norma ISO “La alta dirección debe demostrar su
liderazgo y compromiso respecto al sistema de gestión de calidad”6, pues se
precisan cambios en la cultura y en el desarrollo de las actividades, y para esto se
requiere contar con los recursos necesarios para el progreso efectivo y la ejecución
eficiente del proceso.
5NORMA TÉCNICA NTC-ISO COLOMBIANA 9001Versión2015, Capitulo 8.4

6NORMA TÉCNICA NTC-ISO COLOMBIANA 9001, Versión2015, Capitulo 5.1
5. MARCO CONTEXTUAL
La panadería Leal es una organización contemporánea, a la vanguardia de los

cambios que se presentan en el entorno. Su oferta de valor gira en torno a la calidad
convirtiéndose la misma en su sello diferenciador. Su objetivo es satisfacer las
necesidades del cliente y sea este un motivo para la fidelización con la marca.7
Esta empresa tuvo su inicio hace 22 años en la ciudad de Palmira, resultado de la

labor de una pareja de esposos la cual se ha ido fortaleciendo con el paso de los
años gracias a la formación de sus hijos, su portafolio de productos gira en torno a
productos de panadería y pastelería, combinando la tradición y la innovación.8
Su misión es “Todos nuestros esfuerzos están orientados a proveer a nuestros

clientes, productos saludables e innovadores; en un ambiente confortable, siendo
una empresa formal con responsabilidad social y ambiental.
“NO SOMOS MAS DE LOS MISMOS SOMOS DIFERENTES”9
Su visión es “Alcanzar para el año 2020 una expansión significativa en el

departamento del Valle. Especializando nuestras diferentes unidades de Negocio
en valores y atributos cuantificables de manera positiva en la mente de nuestros
socios estratégicos.”10
Sus objetivos corporativos giran en torno a la producción, rentabilidad, talento

humano y mercado.11
Sus puntos de venta se encuentran ubicados en12:
7Panaderia Leal, 2015, (En linea), citado el 13 de julio de 2016, tomado de: http://laleal.com/nosotros/
8 Ibíd.
9 Ibíd.
10 ibíd.
11 ibíd.
12 Ibíd.
Palmira
1. Obrero Calle 34 Carrera 25 Esquina
2. Balcón Carrera 28 No. 30-01 2do piso
3. Las Mercedes: calle 57DG # 28B-115
4. Marden de la 47 Calle 47 No. 33-01 Local 1
5. Marden del Bosque Supermarden Cra 1ra Terminal 32-19
6. Cañaveral Carrera 22 No. 20-27 Local 12
7. Llano Grande Calle 31 No. 44-299
8. Coomeva Cra 28 No. 24-73 Local 101C
Buga
9. C.C Súper Tiendas Cañaveral Calle 8 sur Carrera 12
CALI:
10. Leal Cañaveral: carrera 1 # 44 - 50
Ilustración 1. Organigrama Panadería La Leal
Representante Legal
Gerencia
Revisoría
Fiscal
Administración Producción Ventas
Área de Seguridad Jefe de planta Domiciliarios

Recurso Aux. y salud en Supervisoras
s RH el trabajo
Humano Supervisor
s Colaboradores Colaboradores
de domicilios de ventas
Área Recepción
Auxiliares
Contable contables
Mantenimiento Compras
Asesora comercial
Área de Colaboradores
sistemas de producción
Ventas residenciales
Fuente: Archivo organizacional Panadería la Leal
6. MARCO CONCEPTUAL
ACCIÓN CORRECTIVA: Para la ISO 9000:2015, la acción correctiva es aquella

que se genera para eliminar la causa de una no conformidad y así generar las
estrategias necesarias con el fin de que no se vuelva a presentar.
ACCIÓN PREVENTIVA: Según la ISO 9000:2015, una acción preventiva es aquella

que se emprende con el fin de evitar la ocurrencia de una no conformidad potencial
o cualquier situación que se pueda presentar y tenga una incidencia negativa en la
calidad del producto y/o servicio ofrecido.
ACTIVIDAD: Hace referencia al conjunto de tareas que guardan una relación entre
sí, las cuales son necesarias para el cumplimiento de los resultados del proceso. 13
CALIDAD: Conjunto de propiedades y características de un producto, proceso o

servicio que le confieren su aptitud para satisfacer las necesidades establecidas o
implícitas. Esta definición ha evolucionado en los últimos años hasta considerar
(G.Taguchi) la calidad como "las pérdidas que un producto o servicio infringe a la
Sociedad desde su producción hasta su consumo o uso. A menores pérdidas
sociales, mayor calidad del producto o servicio". Este último enfoque posee la
ventaja de incluir no solo los problemas de calidad clásicos (pérdidas sociales
debidas a la variabilidad) sino los actuales (pérdidas sociales debidas a los efectos
secundarios nocivos, problemas del Medio ambiente, etc.)14.
CARACTERIZACIÓN: Documento que hace referencia a la descripción del proceso

y sus características contemplando el ciclo PHVA15.
13PEREZ FERNANDEZ, Jose Antonio.GESTION DE LA CALIDAD EMPRESARIAL. MADRID :

ESIC, 1994. pág. 234.
14MGAR.net. ISO: introducción a conceptos de calidad. [En línea] [Citado el: 12 de 12 de 2016.]
Disponible en: http://www.mgar.net/soc/isointro.htm.
15 Ibíd., pág. 20
COMPETENCIA: La ISO 9000 versión 2015, hace referencia a este concepto
indicando que el SGC es mucho más efectivo si las personas cuentan con las
habilidades, formación, educación y experiencia requeridos para desempeñar sus
funciones. Adicional a ello, compromete a la alta dirección para velar por esto.
DOCUMENTO: Hace referencia a la información que se genera y el medio por el

cual se realiza16.
ESTANDARIZACIÓN: Yoshio Kondo, indica que existen dos tipos de

estandarización, la primera hace referencia a la estandarización de las cosas y la
segunda a la estandarización del trabajo. En el presente trabajo se abordará la
estandarización del trabajo. Es así, como la Real Academia de la Lengua Española,
hace referencia a este término, como toda acción encaminada a tipificar o ajustar a
la norma para realizar el trabajo de manera uniforme y así se pueda garantizar su
trabajo17
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES: Los factores que de manera estratégica se

evalúa en el suministro pueden ser: Calidad del producto, fiabilidad de las entregas,
plazos de entrega, continuidad, flexibilidad, nivel tecnológico, capacidad de
reacción, y precios.18
FORMATO: Dentro del presente trabajo, el formato hace alusión al documento que
se genera con el fin de recolectar información en las diferentes situaciones que
aplique19.
16ICONTEC, Óp. cit.

17 KONDO Yoshio, citado por MARTÏNEZ, Mauricio. Método MR. Bogotá, Grupo Editorial Norma,
2005, Pág. 89
18Anaya Tejero, Julio Juan, Logìstica Integral, Madrid, ESIC Editorial, 2007, pag. 147
19Ibíd., pág. 20.
GESTIÓN POR PROCESOS: Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos y metas
organizacionales, así como agregar valor a los diferentes procesos de la empresa,
los mismos se organizan de manera sistémica dando lugar a la gestión por
procesos.20.
INDICADORES DE PROCESO: Con el fin de ejercer control sobre los diferentes

procesos, se establecen mediciones objetivamente al logro de los objetivos
planteados21.
INSTRUCTIVO: Este documente da razón del paso a paso para realizar la diferentes
tareas de manera detallada y homogénea22.
MEJORA CONTÍNUA: El concepto que se adopta a lo largo del presente trabajo de

grado con base en este término es el brindado por la ISO 9000:2015, el cual indica
que para que una organización tenga éxito debe tener un enfoque en la mejora
continua, la cual contempla una revisión y actualización constante de los procesos
de acuerdo a los cambios del entorno.
NO CONFORMIDAD: La ISO 9000:2015 la contempla como el incumplimiento a un

requisito.
PROCEDIMIENTO: Descripción de cómo realizar las actividades y los procesos23.

El procedimiento incluye de forma detallada como realizar las actividades, éste
muestra un conjunto de acciones que tienden a realizarse siempre igual para
obtener el mismo resultado bajo escenarios similares. Consta de objetivo, alcance,
20BRAVO, Juan. Gestión de Procesos. Santiago de Chile : Evolución S.A, 2009, p 22

21EXCELENCIA EMPRESARIAL.COM.Gestión Procesos. [En línea] [Citado el: 18 de diciembre de
2016.] Disponible en: http://www.excelencia-empresarial.com/Gestion_procesos.htm.
22 Ibíd., pág. 20
23 Ibíd., pág. 20
generalidades y descripción y debe diligenciarse su respectivo encabezado y pie de
página24.
PROCESO: Es el conjunto de elementos, mediante los cuales se convierten unas

entradas en salidas, generando valor25.
PROVEEDOR EXTERNO: Según la ISO 9000:2015, se hace referencia a la

organización que proporciona un producto o un servicio que no es parte de la
organización.
REGISTRO: Documento que se genera en el momento en que son diligenciados los

formatos que se han estructurado para diferentes situaciones. Se convierte en la
evidencia de determinada labor26
24 Ibíd., págs. 55-56.

25 BRAVO, óp. Cit., p 27
26Ibíd., pág. 20.
7. MARCO TEÓRICO
La gestión de las compras y suministros juega un papel decisivo para el logro de los
objetivos organizacionales, esta tiene como tarea no solo impactar de manera
positiva en lo económico del sistema si no en todos los procesos que la componen.
Además, asume el reto de estar alineado con los aspectos ambientales, sociales,
políticos y de seguridad del entorno en el cual se encuentra inserta.
La función de los administradores de esta área ha sido tomada muy enserio desde
los años de 1900, inclusive en la primera y segunda guerra mundial en donde la
demanda era alta, la verdadera preocupación radicaba en lograr abastecerse de
materias primas y obtención de buenos proveedores, este y otros antecedentes
dieron valor a esta función dentro de las organizaciones.
En organizaciones de gran magnitud es común encontrar una división del área de

abastecimiento estructurada en dos partes, una la llamada operativa la cual es
encargada de las necesidades más básicas y cotidianas y la estratégica la cual
asume la responsabilidad de la planeación a largo plazo y genera las políticas de
abastecimiento de la estructura.
El auge que ha tenido esta importante labor dentro de las organizaciones se ha

expresado en la multitud de conceptos y definiciones adjudicadas a esta tarea tales
como: “compras, adquisiciones, suministros de guerra, administración de
materiales, logística, abastecimiento, administración del suministro, administración
de la cadena de suministro entre otros”27.
27Johnson, y otros, Administración de Compras y Abastecimiento, México D.F, Editorial McGraw Hill,
2012, pág. 3
Administración del suministro:
“hace mención a la relación de diferentes tareas con el propósito de

proporcionar materiales y servicios de manera eficaz y eficiente a la
organización, tales funciones son 1) reconocimiento de la necesidad 2)
conversión de esa necesidad en una descripción comerciante útil, 3) la
búsqueda de proveedores potenciales, 4) selección de una fuente
conveniente 5) acuerdo sobre la orden o detalle del contrato 6) la entrega
de los productos o servicios 7) el pago a los proveedores28”
Suministro y logística:
La administración de la logística contempla la tarea de planear, detallar y describir
una necesidad la cual posteriormente es convertida en una orden de compra o
requerimiento que dirigida a terceros, cuyo objetivo es proveer materiales de alta
calidad a los procesos de la organización29.
El suministro impacta gran cantidad de actividades relacionadas con la logística,

como establecer volumen de compras y formas de transporte y distribución.
El termino administración de la cadena de suministro según el glosario del institute

for supply magnament (ISM) la define como “como el diseño y la administración de
procesos impecables con valor añadido a través de las fronteras organizacionales
para satisfacer las necesidades de los clientes finales. El desarrollo y la integración
de las personas y los recursos tecnológicos son fundamentales para lograr una
integración exitosa de la cadena del suministro”30
28 Ibíd., pág. 4
29 Ibíd.
30 Ibíd., pág. 5
El efecto de la contribución del área de compras y abastecimientos se refleja en las
utilidades lo cual es el resultado de la disminución de ciertos gastos, cuando se
realiza una exhaustiva gestión administrativa sobe el proceso. Además del
cumplimiento de los objetivos organizacionales31.
El área de suministros plantea tres perspectivas principales que facilitan la

contribución al éxito, las cuales son32:
1. Operativa versus estratégica

2. Directa e indirecta
3. Negativa, neutral y positiva.
Es así, como el área de compras adquiere una importancia fundamental al interior

de la organización para contribuir al desarrollo del proceso productivo de la misma,
convirtiéndose en su eje fundamental al proveer de los materiales que requiere
dicho proceso para llevarse a feliz término33.
En este sentido, se tiene diferentes tipos de compras como lo son34:
- Compra nueva o tarea nueva: Hace referencia a cuando se hace nuevos

pedidos con proveedores que no existía relación comercial previa con el fin
de tener diferentes alternativas.
- Recompra Modificada: Consiste en variar alguna de las condiciones que se
ha establecido con el proveedor respecto a un pedido ya realizado
previamente, se modifica volumen del pedido, características del productos,
fechas, lugares o condiciones de pago.
31 Ibíd.
32 Ibíd.
33HEREDIA V. Nohora, Gestión de Compras: La Nueva Estrategia Competitiva, Bogotá D.C. Editorial
ECOE Ediciones, 2013, Pág: 8

34 Ibíd., Pág.: 10
- Recompra Directa: Esta se realiza cuando ya existe una relación de
confianza con el proveedor y no se modifica ninguna característica del
pedido.
Un punto muy importante a tratar es el proceso de decisión de compra, lo cual

contempla las siguientes etapas35:
Gráfica 1. Proceso de Decisión de Compra
Reconomiento Seguimiento y
Evaluación de
de la Control Pos
Alternativas
Necesidad Compra
Búsqueda de Decisión de
Información Compra
Formación de Ejecución de
Alternativas Compra
Fuente: Elaboración propia.
En este orden de ideas, los indicadores a manejar por el área de compras serían
entonces36:
35 Ibíd., Pág.: 12
36 Ibíd.
Tabla 1. Indicadores Compras
Valor compras totales / ventas totales

comparadas con el año anterior
Total Compras / Número de compras
Porcentaje de compras rechazadas
Porcentaje de paralización de la
producción por falta de materia prima.
Indicadores Compras
Inventario / Ventas
Costo promedio de orden de compra
Tiempo promedio de entrega de
pedidos
Número de orden por mes en
comparación con el año anterior.
Fuente: HEREDIA V. Nohora, Gestión de Compras: La Nueva Estrategia Competitiva,
Bogotá D.C. Editorial ECOE Edicioines, 2013, pág. 12.
La calidad como estrategia para el éxito en la administración de suministros

La calidad siempre ha sido un reto para las organizaciones, tradicionalmente era
entendida como cumplir a cabalidad con el pedido solicitado, pero al pasar los años
esta se ha convertido en una filosofía que permea a todas las áreas de las
organizaciones y que finalmente repercute en determinar el éxito y la permanencia
de una marca en el mercado37.
El concepto de la calidad manifiesta que los productos o servicio final de toda

empresa están completamente ligado a los procesos que usan para ser creados,
por lo tanto no se puede obtener un resultado final satisfactorio si previamente la
organización no está orientada sobre esta filosofía en sus procesos internos38.
37 Johnson y otros, Op cit, pág. 143

38 Ibid.
Definición de calidad:
Esta definición en el contexto de administración de suministros esta asumida desde
la capacidad de los proveedores de cumplir a cabalidad con el requerimiento
solicitado, además de lograr la calificación de conformidad por quien realiza la
requisición. Esta caracterización es dada después de dar respuesta a tres aspectos
fundamentales tales como Función, conveniencia y confiabilidad39.
Función: evalúa la acción realizada de acuerdo al objetivo de su diseño40.
Conveniencia: está enmarcada en la relación costo beneficio por cuanto un

producto puede cumplir muy bien la función deseada, pero conlleva un sobre costo
no tan conveniente para la organización. No siempre el más eficaz resulta ser la
opción más favorable41.
Confiabilidad: esta variable hace referencia a la durabilidad del componente o

articulo medido en un periodo de tiempo determinado, teniendo en cuenta
especificaciones de desgaste y factores externos inherentes al uso del mismo42.
Es evidente que la calidad es la herramienta fundamental que garantiza una

competitividad en el mercado, pero esta no depende únicamente de los
proveedores, sino también de la empresa que genera el requerimiento.
El aseguramiento de la calidad en el proceso de compras asume un costo

significativo y para ello se han implementado diferentes técnicas y herramientas
39 Ibid, pág. 145

40 Ibid.
41 Ibid.
42 Ibid.
para controlar este factor que repercute en el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la organización.
Herramientas y técnicas para la administración de la calidad en el proceso

de suministros
Administración Total de la Calidad (TQM)43
Enfoque administrativo basado en la satisfacción total del cliente logrando el éxito a

largo plazo de la organización, este término fue creado por W. EDUARDS DEMING
en 1950 en Japón y posteriormente aplicado en Norteamérica.
El desarrollo de este modelo compete a todos los integrantes de la organización ya

que el compromiso radica en cada persona que realiza una tarea específica
asegurando la mejora continua y la revisión de cada proceso, para hacer posible la
aplicación de este sistema Deming propone 14 principios o practicas
fundamentales:
1. Ser disciplinados en la misión de lograr la calidad de los productos o

servicios.
2. Interiorizar en todos, la filosofía de la Calidad.
3. No depender de la inspección de cada proceso.
4. No trabajar basados en precios, mejorar procesos para disminuir costos.
5. En el área de producción, planeación y servicios estar siempre en disposición
de mejora.
6. Implantar la cultura de la capacitación para cada puesto de trabajo.
7. Promover el liderazgo.
8. Erradicar el miedo al cambio.
43 Ibíd., pág. 150

9. 8Integrar áreas o departamentos.
10. Suprimir los eslogan´s.
11. Erradicar metas numéricas en la fuerza de trabajo o administración.
12. Eliminar procesos de evaluación de méritos anuales que puedan afectar el
orgullo de los colaboradores.
13. Instituir programas de capacitación y educación del recurso humano.
14. Permear a toda la organización de la importancia de la mejora continua y la
calidad total.
Mejora continua44
Este enfoque basado en la búsqueda incesante del mejoramiento de los procesos

a través de pequeños pasos que van siendo progresivos en su desarrollo, para
lograr que este sistema funcione adecuadamente es necesario aplicar herramientas
administrativas como el Análisis de Pareto, diagramas de dispersión, histogramas,
hojas de inspección, espina de pescado entre otras.
Además de la caracterización de ciclo PHVA.
Seis Sigma45
Enfoque numérico cuyo objetivo es la prevención de los defectuosos a través del

uso de datos para controlar variaciones y desperdicios.
Este sistema parte del principio que todo proceso debe ser planeado, medido,
controlado y siempre mejorado mediante la aplicación de modelos estadísticos de
control.
44 Ibíd.
45 Ibíd., pág. 152
8. MARCO JURÍDICO
8.1 RESOLUCIÓN No. 2674 DE 2013, “POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL

ARTÍCULO 126 DEL DECRETO LEY 019 DE 2012”46
Mediante esta resolución se dictan los requisitos a nivel sanitario que deben cumplir
tanto las personas naturales como jurídicas que se dedican a la fabricación,
procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y
comercialización de alimentos y materias primas de alimentos.
Artículo 16: Mediante el cual se establecen los requisitos que deben cumplir las
materias primas e insumos que se usen para la fabricación, preparación,
procesamiento, envase y almacenamiento de alimentos.
Así se tiene que, la recepción debe realizarse de manera tal que no se contaminen,
alteren o sufran daños físicos, toda materia prima debe contar con su respectiva
ficha técnica, debe ser inspeccionada antes de su uso para garantizar que cumplan
con los requerimientos de calidad establecidos de manera previa. De la misma
manera, se establece que las materias primas que se conserven mediante
congelación deben ser descongeladas a una velocidad controlada con el fin de
evitar la generación de microorganismos.
Artículo 21: A través del cual se establecen los diferentes controles de calidad que
se deben realizar a todo el proceso de alimentos.
46 MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, RESOLUCIÓN No. 2674 DE 2013, (En línea),
citado el 09 de enero de 2017, disponible en:
https://www.invima.gov.co/images/pdf/normatividad/alimentos/resoluciones/resoluciones/2013/2674
.pdf
Artículo 22: Mediante el cual se establece la generación de un sistema de control
que asegure la calidad de todo el procesamiento de los alimentos desde la
obtención de la materia prima e insumo hasta la distribución del producto terminado,
contemplando como mínimo:
Requisitos para su aceptación, liberación, retención o rechazo, la existencia de una

documentación que cubra todo el proceso con sus respectivos requisitos que
puedan afectar la calidad del producto, aplicación de un sistema que garantice la
inocuidad del proceso de producción, el cual podría ser el (APPCC) Análisis de
Peligros y Puntos de Control Crítico.
Artículo 28: Por el cual se establece las condiciones que se debe cumplir para el
almacenamiento de materias primas, insumos o productos terminados,
contemplando las condiciones de las instalaciones.
Artículo 31: A través del cual se indican las condiciones que se deben cumplir para
el expendio de alimentos:
Contar con la infraestructura necesaria, garantizar la conservación y protección de

los alimentos, productos rotulados según lo establecido en la resolución 5109 de
2005 o la norma que la modifique.
8.2 LEY 100 DE 1993, “POR EL CUAL SE CREÓ EL SISTEMA DE
SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES”47
Artículo 245: Mediante el cual se crea el Instituto de Vigilancia de Medicamentos y

Alimentos(INVIMA), el cual tiene como objetivo principal la generación de
estrategias para garantizar la vigilancia sanitaria y de control de calidad de
medicamentos, alimentos, productos biológicos, cosméticos, entre otros que
puedan afectar en la salud del consumidor.
8.3 RESOLUCIÓN 5109 DE 2005, “POR LA CUAL SE ESTABLECE EL

REGLAMENTO TÉCNICO SOBRE LOS REQUISITOS DE ROTULADO O
ETIQUETADO QUE DEBEN CUMPLIR LOS ALIMENTOS ENVASADOS Y
MATERIAS PRIMAS DE ALIMENTOS PARA CONSUMO HUMANO”48
A través de esta resolución se da a conocer los requisitos generales de rotulado o

etiquetas de productos, indicando la información que debe contener el mismo, como
lo es el nombre de los alimentos de manera específica y no genérica, la lista de los
ingredientes, contenido neto y peso escurrido, nombre y dirección del fabricante,
envasador o re empacador, identificación del lote, marcado de la fecha e
instrucciones para la conservación, instrucciones para el uso, registro sanitario,
requisitos obligatorios adicionales.
47 CONGRESO DE LA REPÚBLICA, LEY 100 DE 1993, (En línea) citado el 09 de enero de 2017,
disponible en: https://www.invima.gov.co/images/stories/normatividad/ley_100_1993.pdf
48MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL, RESOLUCIÓN No. 5109 DE 2005, (En línea), citado
el 09 de enero de 2017, disponible en:

https://www.invima.gov.co/images/pdf/normatividad/alimentos/resoluciones/resoluciones/2005/resol
ucion_005109_2005.pdf
Así mismo, da a conocer los requisitos que debe cumplir el rotulado o etiquetado de
las materias primas, como lo es: nombre de la materia prima, lista de ingredientes,
contenido neto, nombre y dirección del fabricante o importador, país de origen,
identificación del lote, fecha de vencimiento o de duración mínima, condiciones de
conservación.
9. METODOLOGÍA
9.1 TIPO DE ESTUDIO
Según el problema de investigación a analizar, se ha decidido implementar estudios

descriptivos, teniendo en cuenta que se pretende especificar las diferentes
actividades que se realizan en el proceso de Compras de La Panadería la Leal, así
como la participación de las diferentes áreas administrativas al interior de la misma.
Lo anterior, enmarcados en la investigación aplicada.
9.2 FUENTES DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos planteados, se acude a fuentes tanto
primarias como secundarias, así:
Fuentes Primarias: La información primaria es aportada por el líder del proceso,

así como los diferentes participantes y/o usuarios el mismo.
Fuentes Secundarias: Se hace referencia a los diferentes documentos de la

Panadería, así como investigaciones, documentos o libros que giran en torno al
tema, empleando la técnica de revisión documental.
9.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Según el tipo de estudio, se implementará como técnica de recolección de la

información requerida para dar cumplimiento a los objetivos establecidos, la
entrevista estructurada, según el check list, que se ha generado con base en los
requerimientos de la ISO 9001:2015. (Anexo 01).
De igual manera, para la elaboración de los procedimientos, formatos e instructivos,
se generó las siguientes preguntas aplicadas a los participantes del proceso.
Se entrevistó a la Coordinadora de Calidad quien lidera el proceso de

estandarización y brindo información importante acerca del proceso.
Con este fin se estructuraron las siguientes preguntas:
1. Actualmente la Panadería implementa una metodología para la

documentación de los procesos.
2. Existe un proceso de estandarización establecido.
3. Cuántos procesos se encuentran estandarizados.
De igual manera, para la documentación del proceso en mención, inicialmente para

la realización de la caracterización, se entrevistó al líder del proceso, a quien se le
realizó las siguientes preguntas:
1. ¿Cuál es el Nombre del Proceso?

2. ¿Cuál es el objetivo del proceso?
3. ¿Cuáles son las características del proceso?
4. ¿Quiénes son los participantes del proceso?
5. ¿Cuáles son las entradas del proceso?
6. ¿Cuáles son los proveedores del proceso?
7. ¿Cuáles son las salidas del proceso?
8. ¿Quiénes son los clientes del proceso?
9. ¿Cómo se mide los objetivos?
10. ¿Cuáles son los requerimientos legales a cumplir?
11. ¿Cuáles son los requerimientos de la empresa a cumplir?
12. ¿Cuáles son los documentos soportes?
13. ¿Cuáles son los recursos soportes?
14. ¿Cuál es la información resultante?
Respecto a los procedimientos, se preguntó de igual manera lo siguiente:
1. ¿Cuál es el servicio brindado?

2. ¿Cuáles son sus características?
3. ¿Cuál es el campo de aplicación del proceso?
4. ¿Cuáles son las definiciones propias del proceso?
5. ¿Cuáles son los nombres de las actividades propias del proceso?
6. ¿Quién es el personal responsable de las actividades?
7. ¿Cuál es la descripción de cada una de las actividades?
8. ¿Cuál es la evidencia generada en cada una de las actividades?
9.4 POBLACIÓN Y MUESTRA
La población que participa en el presente trabajo de investigación es el líder del

proceso de compras, brindando información primordial para la caracterización,
procedimiento, formatos e instructivos. Así mismo, los usuarios del proceso como
son el jefe del área de planeación de la producción, el jefe de producción, los
proveedores, y el jefe de planta. Como también participa, la Coordinadora de
Calidad, con el fin de brindar información acerca de la estandarización de los
diferentes procesos. Para esto se implementa la modalidad de censo, ya que se
aplica a todas las personas.
10. NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO
9001:2015 EN LAS COMPRAS Y ACTIVIDADES RELACIONADAS.
Para identificar las brechas existentes entre los requisitos de la Norma ISO
9001:2015 y la forma como se llevan a cabo las actividades de compras en la Leal,
se plantea la aplicación de una lista de chequeo que contiene los requisitos del
Capítulo 7 “soporte”, numeral 8.4 “Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente” y el capítulo 10 “Mejora”, lo cual permitirá identificar
el nivel de cumplimiento de la norma y las acciones que se deben ejecutar para que
la organización tenga un proceso de compras bajo control.
Capítulo 7
7.1.2 Personas
7.1.5 Seguimiento y medición de los recursos
7.2 Competencias
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
Capítulo 8
8.4.1 General Control de los Productos
8.4.2 Tipo y alcance del control de los suministros obtenidos externamente
8.4.3 Información para proveedores externos
Capítulo 10: Mejora

10.1 Generalidades
10.2 No conformidades y acciones correctivas
Con esta información se estructuran 44 preguntas que son aplicadas en la
organización objeto de estudio con el fin de que se conozca la situación de las
compras.
A continuación, se presentan los resultados obtenidos en cada capítulo

seleccionados para ser analizado de la norma, con sus respectivas preguntas.
10.1 DIAGNÓSTICO CAPITULO 7 DE LA NORMA ISO 9001:2015
Ilustración 2. Resultados Capítulo 7 Soporte
7 SOPORTE
NO
7.1.2 PERSONAS CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
CUMPLE
El proceso de selección se encarga de que las personas contratadas para

¿Es el personal competente para la
X el desempeño de los puestos de trabajo cumplan acertadamente con
realización de sus trabajos?
todas las competencias requeridas.
7.1.5 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS NO

CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
RECURSOS CUMPLE
La empresa cuenta con una bascula en la que se pesan los productos que
¿Se encuentran identificados todos los
X requieren de esta medicion, pero el equipo no se encuentra identificado
equipos de seguimiento y de medición?
como activo fijo, por lo tanto no esta inventariado.
No existe un cronograma de mantenimiento o verificaciones preventivas

y/o correctivas para minimizar los margenes de error en los que se pueden
¿Existen definidas unas rutinas adecuadas
X incurrir por diferencias en inventarios; las calibraciones se hacen cuando
de verificación o calibración de los mismos?
se evidencia alguna inconsistencia con respecto a los pesos relacionados
en las facturas de los proveedores.
Como resultado de las no programaciones de mantenimiento o

¿Existen registros de las verificaciones o verificaciones no existe ningun formato de control; cuando se realiza la
X
calibraciones realizadas? calibracion la persona encargada de la recepcion de materia prima
inspecciona que hayan quedado funcionando a cabalidad.
¿Los equipos se encuentran correctamente Los equipos despues de que tienen su eventual calibracion no quedan
identificados con su estado de verificación o X con ningun tipo de identificacion que indique la fecha en la que se ejecutó
calibración? y la fecha de su próxima revisión
La persona encargada de recepción de materia prima en su diario uso

¿Están definidas las pautas de actuación
cuando evidencia errores en la báscula, informa a su jefe inmediato y se
cuando se observe que las mediciones han X
procede a ubicar a la persona externa encargada de hacer las respectivas
sido erróneas?
calibraciones.
NO
7.2 COMPETENCIAS CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
CUMPLE
¿Se encuentra definida la competencia
El area de talento humano cuenta con los perfiles de cargo establecidos
necesaria para cada puesto de trabajo
X para cada puesto de trabajo, donde lo que se logra es atraer el personal
teniendo en cuenta la educación, formación,
idóneo para el desempeño del mismo.
habilidades y experiencia apropiadas?
Existe una programación de capacitaciones y comité primario, donde se
¿Existe un plan de formación o de logro de
X evalúa si las personas cumplen satisfactoriamente con las competencias
competencias?
que se requieren o en su defecto si es necesario realizar refuerzos.
¿Existe una metodología definida para la Se realizan seguimientos continuos a las actividades en desarrollo de
evaluación de la eficacia de las acciones X acuerdo a los resultados de las capacitaciones con el fin de verificar el
formativas emprendidas? cumplimiento de los logros.
Cuando se realiza la respectiva contratación se crea una carpeta fisica

¿Existe evidencia documentada del que contiene la información y los documentos requeridos donde se
cumplimiento de los requisitos de evidencia de acuerdo al grado de responsabilidad las habilidades y las
X
competencia para cada empleado de la competencias que tiene cada empleado, cabe resaltar que esta
organización? informacion es de caracter confidencial y esta bajo la custodia del area de
Talento Humano.
NO
7.5.1 GENERALIDADES CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
CUMPLE
¿Existen la información documentada
La empresa aunque tiene inicios en el programa de calidad aun no plasma
exigida por la norma y necesarias para la X
la informacion en un manual.
eficacia del SGC?
NO
7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
CUMPLE
¿Al momento de crear y actualizar la
información documentada, se incluye Cuando se requiere se manejan comunicados basicos donde se registra
campos como identificación, descripción, X la informacion, pero estos comunicados no tiene incluidos campos como
formato, medios de comunicación, revisión y tipo de documento, versión, revisión, aprobación, entre otros.
aprobación de idoneidad y adecuación?
7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN NO
DOCUMENTADA CUMPLE
La empresa no maneja formatos de registros ni de control para ninguna

¿Existe documentación para el control de la
X clase de eventualidad que se presente, cuando se precisa se envia un
información documentada?
comunicado de manera muy general sin ningun formato pre establecido.
¿Existe una metodología documentada La empresa no tiene establecida una metodologia donde se controlen los
adecuada para la distribución, acceso, documentos que se entregan a nivel interno o externo. La informacion que
recuperación y uso de los documentos que X se entrega desde y para cada puesto de trabajo se hace de manera muy
los haga disponibles en los puestos de general y no es necesario que retorne al area de donde se generó el
trabajo? comunicado.
¿Los documentos revisados cumplen con

La empresa no tiene implementado un control sobre la documentacion
esta metodología de distribución, acceso, X
emitida.
recuperación y uso de documentos?
¿Existe una metodología documentada Aunque se hagan comunicados internos y/o externos, la empresa no
adecuada para el almacenamiento y cuenta con una metodologia especifica para que esta documentacion sea
X
conservación de los documentos que los almacenada, siendo este un incoveniente ya que no hay forma de que se
haga disponibles en los puestos de trabajo? consulte esta informacion en un futuro.
¿Los documentos revisados cumplen con No existen formatos de control, y por lo tanto no cumplen con la variable
esta metodología de almacenamiento y X de ser almacenados para ser revisados en caso de que se requiera hacer
conservación de documentos? una trazabilidad.
A pesar de que los documentos que se manejan son legibles y cuentan

¿Los documentos son legibles e
X con el logo de la empresa, no son los adecuados para hacer un
identificables?
comunicado de tipo interno o externo.
No hay definida una metodologia donde se especifiquen cuales deben ser

las variables que deben contener la documentacion de la empresa. Los
¿Existe una metodología documentada
documentos utilizados se adecuan de acuerdo al usuario de cada proceso
adecuada para la revisión y actualización de X
desde donde se genere, por lo tanto no existen los formatos
documentos?
estandarizados para cada area de proceso, tampoco son revisados ni
autorizados por un nivel jerarquico superior.
¿Los documentos revisados cumplen con La documentacion de la empresa no es verificada de acuerdo a lo

X
esta metodología de revisión y actualización? establecido por la norma.
¿Existe una metodología documentada
adecuada para la identificación de los No existe una metodologia definida como instrumento de guia al momento
X
cambios de los documentos y el estado de la de implementar un nuevo documento o de realizar modificaciones.
versión vigente?
¿Los documentos revisados cumplen con La documentacion que emite la empresa se hace de acuerdo a la
esta metodología de identificación de X necesidad del usuario, sin tener en cuenta las variables sugeridas por la
cambios y estado de revisión? norma.
No existe una metodologia definida como instrumento de guia al momento

¿Existe una metodología adecuada para
X de decidir cuando un documento debe ser reemplazado. No se puede
evitar el uso de documentos obsoletos?
evidenciar cuando un documento esta obsoleto.
Aunque la empresa maneja documentos de forma muy general y sin

¿Los listados de documentos existentes se
X cumplir con una estandarizacion, no se cuenta con una relacion de estos
encuentran correctamente actualizados?
para controlarlos y mantenerlos actualizados.
¿Se han identificado documentos de origen Generalmente no se controla ni se almacena la documentacion enviada
externo y se controlan y distribuyen X por los proveedores o de algun otro origen externo; se extrae la
adecuadamente? informacion pertinente e importante y se desechan los documentos.
Fuente: Elaboración propia

Se puede observar que de 25 preguntas elaboradas en este capítulo tan sólo se
cumple el 24% de lo cuestionado, y el 76% restante no se está cumpliendo.
10.2 DIAGNÓSTICO NUMERAL 8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS,
PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE DE LA
NORMA ISO 9001:2015
Ilustración 3. Resultados Numeral 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados
8.4 CONTROL DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS OBTENIDOS EXTERNAMENTE

NO
8.4.1 GENERAL CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
CUMPLE
¿Se encuentran definidos por escrito los No estan definidos de acuerdo a las necesidades por producto, los
productos y los requisitos solicitados a los X criterios y los requerimientos que se le deben solicitar a los proveedores
proveedores? al momento de realizar una nueva negociacion.
La empresa no cuenta con un plan de evaluación y selección de

¿Existe una selección de proveedores y se proveedores donde se evalúe el desempeño, la capacidad de
encuentran definidos los criterios de X abastecimiento y donde se registre toda la información respectiva a la
selección? legalidad de la empresa. Tampoco cuenta con una matriz de acuerdo al
grado de incidencia de la materia prima frente al producto terminado.
No se realiza ningun procedimiento para la evaluacion y re-evaluacion de

¿Existe una evaluación y re evaluación de proveedores, por tal motivo no existe una retroalimentacion donde se le
X
proveedores y sus criterios de evaluación? brinde información acerca del cumplimiento de aspectos importantes que
influyen en el proceso.
¿Existen registros de las evidencias de No se realiza ninguna evaluacion que mida los criterios con los que fue
cumplimiento de los criterios de selección, X seleccionado un proveedor, por tal motivo no hay evidencia que refleje
evaluación, seguimiento y reevaluación? estas acciones.
8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL

NO
DE LOS SUMINISTROS OBTENIDOS CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
CUMPLE
EXTERNAMENTE
¿Existe definida una metodología adecuada
de verificación para asegurar que los La persona de recepcion de materia prima tiene bajo su cargo evaluar
productos, procesos y servicios obtenidos aspectos del producto, tales como: lote, fecha de vencimiento, cantidades,
externamente no afectan negativamente a la X sin embargo este proceso se puede mejorar, contando con el apoyo
capacidad de la organización para entregar tecnico de una persona de calidad que es quien libera la materia prima de
constantemente productos y servicios que se acuerdo al cumplimiento de los parametros establecidos.
ajusten a los requisitos de sus clientes?
El jefe de compras debe informar al proveedor cual es la necesidad que

tiene la empresa y hacer el pedido de la materia prima de acuerdo a los
¿Están definidas las responsabilidades para niveles de inventario, la persona de recepcion de materia prima tiene bajo
X
la inspección de los productos comprados? su cargo evaluar algunos algunos aspectos del producto. No se cuenta
con un constante monitoreo por parte del area de calidad para dar la
liberacion de la materia prima que ingresa a la planta de produccion.
Se registra en un formato la cantidad que llega de cada producto, el lote y

la fecha de vencimiento y al pasar un tiempo esta documentacion se
¿Existen registros de las inspecciones
X desecha. Se hace necesario implementar una matriz de abastecimiento
conformes a la metodología definida?
donde se relacione toda la informacion de las materias primas que
ingresan para realizar con mayor veracidad procesos de trazabilidad.
externamente
8.4.3 INFORMACIÓN PARA NO
PROVEEDORES EXTERNOS CUMPLE
Cuando se realiza la respectiva negociacion se comunica de manera

¿Existe una metodología adecuada para escrita las condiciones que se deben cumplir para la entrega de las
comunicar a los proveedores externos los X materias primas (horarios, politicas). Sin embargo no se suministra al
requisitos aplicables a los mismos? proveedor informacion acerca de los requerimientos tecnicos que deben
cumplir los insumos suministrados.
Se hace atraves de medio electronico en menor proporcion, en su mayoria

¿Existe una metodología adecuada para la se realizan pedidos directamente con el proveedor o via telefonica. Estos
X
realización de los pedidos de compra? pedidos se hacen de acuerdo a una verificacion visual o datos historicos,
no se basa en los requerimientos del area de producción.
¿Los pedidos de compra contienen Las ordenes de compra o pedidos estan limitados a descripcion del
información sobre todos los requisitos X producto, cantidad y fecha de entrega, no hay informacion acerca de los
deseados? requerimientos tecnicos.
¿Se cumple la metodología definida para los A pesar de que los proveedores no reciben la informacion tan formal,
X
requisitos de compra? cumplen con lo que se les requiere al inicio de la negociacion.
Respecto al numeral 8.4, se puede observar que de 11 preguntas el 63.63% se

cumple parcialmente, y el 36.63% no se cumple.
10.3 DIAGNÓSTICO CAPÍTULO 10 DE LA NORMA ISO 9001:2015
Ilustración 4. Resultados Capítulo 10 Mejora
10. MEJORA
NO
10.1 GENERALIDADES CUMPLE PARCIALMENTE EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES
CUMPLE
Se hacen reclamos formales a proveedores con respecto a

incumplimiento en las especificaciones y las no conformidades
¿Existe evidencia de acciones emprendidas presentadas en los procesos, con el fin de que se haga la reposicion
para la mejora continua con el fin de cumplir
X respectiva; sin embargo, es necesario realizar analisis de causas mas
con los requisitos del cliente y mejorar la
frecuentes y exhaustivos donde se logren evidenciar posibles focos de
satisfacción?
errores y dejarlo plasmado como parte de un proceso de mejora continua,
con los que se pueda garantizar un producto final inocuo.
Las acciones no quedan registradas en formatos de control, de manera

¿Existe evidencia de acciones emprendidas
que no hay un indicador que muestre información como: posibles
para la mejora de los procesos para prevenir X
avances que se han desarrollado y hasta la terminacion definitiva de una
no conformidades?
accion emprendida como parte de un mejoramiento continuo.
No se tiene establecidos procedimientos correctivos con relacion al

¿Existe evidencia de acciones emprendidas
X sistema de gestion de calidad, por lo tanto no hay evidencias de las
para la mejora de los resultados del SGC?
mejoras que se desarrollan.
10.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES NO
CORRECTIVAS CUMPLE
Las acciones no quedan registradas en formatos de control, de manera

¿Existe información documentada para el
que no hay un indicador que muestre información como: posibles
manejo de las no conformidades y de X
avances que se han desarrollado y hasta la terminacion definitiva de una
cualquier acción tomada posteriormente?
accion emprendida como parte de un mejoramiento continuo.
No se cuenta con evidencias relacionadas a no conformidades

¿Existen registros conformes a este
X identificadas y a las acciones iniciadas como desarrollo de un proceso de
procedimiento?
mejora continuo.
Cuando se hace identificacion de no conformidades en los procesos, se
¿Existe análisis de causas de las no
X realizan trazabilidades superficiales para conocer posibles causas, pero
conformidades?
no quedan documentadas.
A pesar de que se toman acciones inmediatas para solucionar posibles no
¿Existe registro de las acciones correctivas
X conformidades, estas acciones no quedan registradas en formatos de
adoptadas?
control.
Las acciones al no quedar registradas en formatos de control no se
¿Se verifica el cierre y la eficacia de las
X pueden verificar, no se determina de acuerdo a una calificacion si fueron
acciones?
efectivas o si aun estan en proceso.
Finalmente, el capítulo 10 que hace referencia a la mejora, se puede observar que

de 8 preguntas tan solo el 12.5% se cumple parcialmente, y el 87.5% restante no
se cumple.
Gráfica 2. Cumplimiento Variables Evaluadas
CUMPLIMIENTO VARIABLES EVALUADAS
14%
18%
68%
CUMPLE PARCIALMENTE NO CUMPLE
En ese sentido, se puede observar que el 68% de las variables evaluadas no se

cumplen, el 18% se cumplen parcialmente y tan solo el 14% se cumplen a cabalidad.
En términos generales, se observa que el 86% de los requisitos analizados a través

del anterior cuestionario generado no se cumple o se cumple parcialmente,
convirtiéndose esto en oportunidades o más bien necesidades de mejora.
Esto ratifica la necesidad apremiante de estandarizar el proceso de compras y

generar las respectivas recomendaciones a los procesos transversales que influyen
en él.
Se requiere con prontitud y urgencia que se estructure un plan de mejoramiento

mediante el cual se indique cómo se realizará el seguimiento y medición de los
recursos de la organización.
Así mismo, es necesario documentar la información según lo exige la norma para

lograr eficacia en el Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo los campos
necesarios de identificación, descripción, tipo de formato, medio de comunicación,
revisión, aprobación y adecuación.
Es indispensable generar un control de la información documentada con las

respectivas metodologías que para ello se requieran.
Respecto al control de los productos y servicios obtenidos externamente es

importante definir de manera formal los productos y sus respectivos requisitos que
se van a obtener por parte de los proveedores, y generar un plan de evaluación para
la selección de los proveedores con sus respectivos criterios.
En ese sentido, a pesar de haber presentado un cumplimiento parcial es importante

definir el tipo y alcance del control de los suministros obtenidos, así como la
información que se maneja con y para los proveedores externos.
Finalmente, se debe trabajar en las acciones correctivas, las no conformidades y

los planes de mejora necesarios para los procesos de la Panadería.
Se hace evidente que la comunicación entre el área de recepción de materia prima

y el área de compras no es efectiva, ya que el auxiliar de recibo no cuenta con la
información acerca de la programación de entregas de materias primas por lo tanto
no hay una preparación con anterioridad. Con respecto a los requerimientos
mínimos con los que debe cumplir cada materia prima para el ingreso a una planta
de producción y con el que asegura o se minimiza cualquier foco de contaminación
que es el certificado de calidad, no es verificado ni por la persona de recepción ni
por la Coordinación de Calidad, en muchas ocasiones la materia prima ingresa sin
ningún documento donde se haya liberado para su uso, por lo que se puede
identificar un no cumplimiento de lo que exige la norma técnica colombiana. No
existe un debido formato en el cual se relacionen los ingresos de las materias primas
con la información pertinente en caso de requerir realizar un proceso de trazabilidad.
Cuando se realiza el proceso de recepción de materia prima el auxiliar de recibo
verifica las cantidades con relación a lo que viene facturado, inmediatamente da
paso a que los auxiliares de descargo externos ingresen a la planta; el auxiliar de
bodega es el segundo filtro para la recepción de materia prima pero en muchas
ocasiones no está al momento de realizar una verificación de lo que se está
descargando por las múltiples tareas que tiene asignadas, en ese orden de ideas el
personal externo que entrega la materia prima es quien se encargan de realizar el
respectivo almacenamiento sin la supervisión de un responsable de la compañía.
Pese a que dentro de lo permitido se realiza el proceso de almacenamiento de las

materias primas, se requiere un mayor espacio destinado para el área de bodegaje,
ya que no hay una separación física y de acuerdo a las condiciones de cada una,
de manera que esto puede convertirse en contaminación cruzada en el momento
de realizar la respectiva dosificación de las ordenes de producción. Además, no
existe un estricto control sobre la salida de materias primas de la bodega, puesto
que algunas de ellas se entregan sin ningún documento soporte, los adicionales no
van ni a las órdenes de producción ni cargados a la línea de producción. El resultado
de las variaciones entre los inventarios del sistema y los físicos que suelen ser muy
altos debido al poco control que se ejerce, se resumen a ajustes que se deben
realizar al finalizar y al hacer el cierre de cada mes.
11. PROPUESTA DE ESTANDARIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE LAS
COMPRAS Y SUS ACTIVIDADES RELACIONADAS
La documentación de un sistema de calidad se puede definir como el conocimiento

y las estructuras, reflejado en un medio de comunicación explicito, tales como
manuales de calidad, de procesos, de procedimientos, instructivos de calidad,
planes de calidad, entre otros. Los cuales se deben documentar referenciar y
comunicar a través de medios informáticos o cualquier medio explicito con el que
se pueda evidenciar el cumplimiento de los requisitos de los estándares de calidad
seleccionados para la organización, debe existir entonces una permanente
interacción con las personas que lideran los procesos.
Para efectos del tema abordado en La Panadería Leal, fue tomado en cuenta el
responsable del área de Compras y el Coordinador de Calidad a quienes se les
realizaron una serie de preguntas con el fin de obtener la información del proceso
actual.
En las actividades que se ejercen en la gestión diaria de dar cumplimiento con las
compras las personas que intervienen son: la planeadora de producción es quien
se encarga de hacer la programación de producción de acuerdo a los pedidos de
los puntos de venta , el jefe de producción es quien da el visto bueno a la planeación
y quien se encarga de hacer los ensayos con materias primas, el coordinador de
calidad quien se encarga de hacer los análisis correspondientes a las muestras de
las materias primas, y el jefe de compras quien se encarga de las actividades de
abastecimiento de materias primas y selección de proveedores.
Para soportar el cumplimiento de las actividades del proceso de compras en la

panadería Leal se proponen los siguientes documentos del sistema de gestión de
la calidad con los que se pueden establecer especificaciones o estándares de
calidad que garanticen control y mejoramiento continuo de acuerdo a las
recomendaciones y opiniones recibidas por parte de las personas que intervienen
en el proceso.
Ilustración 5. Jerarquía de la Documentación
Fichas
Tecnicas
Procedimientos
Instructivos
Formatos
En este sentido, no existe una metodología para la documentación, ni una estructura

para codificación de la misma, por lo cual, el equipo investigador sugiere lo
siguiente:
Tabla 2. Propuesta de Codificación
OBJETIVO FORMATOS PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS

Asegurar el PR-DC-001 Gestión
suministro de de Compra
materiales (materia
prima y material
de empaque),
insumos, repuestos
y servicios
Establecer el FR – DC-001 PR-DC-002 IT-PPL-001
mecanismo Evaluación Selección y Requisitos a
mediante el cual se visita a Evaluación de proveedores
realiza la selección, proveedores proveedores
evaluación y re-
evaluación de los
proveedores
Garantizar el FR-DC-002
cumplimiento de los Registro
documentos proveedores
requeridos para la
respectiva
selección
Establecer el FR-DC-003 PR-DC-003
mecanismo Evaluación a Evaluación
mediante el cual se proveedores Proveedores
realiza la seguimiento
evaluación y re-
evaluación de los
proveedores
Establecer el FR-DC-004 PR-DC-004
mecanismo Requisición Almacenamiento de
mediante el cual se Orden de Materias Primas
realiza el adecuado Compra Planta.
almacenamiento de
materias primas y
Material de
empaque
Método de FR-DC-005
documentación de Devoluciones o
devoluciones para reclamos a
su posterior proveedores.
seguimiento.
Establecer FR-DC-006 IT-PPL-002
Reporte
lineamientos que Control de no
y Tratamiento
deben ser aplicados de No- Conformidades
Conformidades
para la
FR-DC-007
identificación y Plan de
Acción
tratamiento de las
FR-DC-008
no conformidades Informe
de Desempeño
que se presenten
de procesos
en el Sistema de
Gestión de Calidad.
Definir la FR-DC-009 IT-PPL-003

Instructivo de
construcción e Herramientas
Herramientas de
interpretación de de Análisis – Análisis de
Causas
análisis basado en Lluvias de
herramientas de ideas
análisis de causas, FR-DC-010
resaltando las Herramienta
situaciones en que Análisis de 5
pueden, o deben, Porqués y
ser utilizados Diagrama
Causa Efecto
6M
FR-DC-011
Herramienta
Análisis
Diagrama de
Pareto
FT – formato
PR – procedimiento
IT – instructivo
CP –Caracterización del Proceso
DC – Departamento de compras
PPL - Planta
En la implementación y la articulación del sistema de gestión de calidad es

necesario que se hagan auditorias periódicas con las que se puedan establecer
criterios de mejora, y herramientas precisas para el estudio y análisis de los
procesos al interior de la organización.
A continuación, se presenta el modelo de gestión que incluye todos los documentos

generados:
Ilustración 6. Propuesta modelo de gestión de Compras
2. Envío de Orden de
Compra
1. Evaluación, Selección y Registro de

Proveedores
Materia Prima 6. Almacenamiento

Proveedores
Insumos
Compras Bodega
Material de Empaque
7. Dosificación de
insumos
4. Quejas y Reclamos 3. Verificación producto
5. Verificación del desempeño del proveedor Produccion

1. Se realiza la respectiva selección y evaluación de proveedores con el fin de
que se garanticen las políticas establecidas. Se crea al proveedor en las
bases de información de la empresa.
2. Se realiza el envío de la orden de compra con la descripción del producto,
las especificaciones, la cantidad y la fecha de entrega.
3. La persona de recepción y el coordinador de calidad hacen la respectiva
revisión del producto comprado con base en la orden enviada al proveedor,
con el fin de garantizar el cumplimiento de lo requerido.
4. En caso de que se presente un rechazo del producto por incumplimiento de
especificaciones, se realiza devolución al proveedor para que el producto sea
enviado nuevamente con las debidas condiciones o en su defecto se realice
descuento en la factura.
5. Durante el proceso de entregas continuas del proveedor, se evalúa su
desempeño en los siguientes aspectos: precio, calidad, entregas y servicio.
6. El producto que se recibe es almacenado de acuerdo a las condiciones que
tenga para su debida conservación.
7. El personal de dosificación se encarga de entregar a las líneas de producción
los insumos requeridos para el desarrollo de la programación de producción.
12. RECOMENDACIONES PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE GESTION
DE COMPRAS
Teniendo en cuenta el proceso realizado y las evidencias obtenidas a lo largo del

mismo, como equipo investigador con el fin de implementar el modelo de gestión de
compras, se recomienda lo siguiente:
 Estructurar un plan de mejoramiento continuo para el proceso en general

mediante el cual se indique cómo se realizará el seguimiento y medición de
los recursos de la organización.
 Estructurar una metodología para el manejo de las acciones correctivas, y

las no conformidades que se puedan generar en el proceso.
 Generar una metodología documentada para la distribución, acceso,

recuperación, uso, almacenamiento, conservación, revisión y actualización,
de los diferentes documentos para facilitar su disponibilidad en los diferentes
puestos de trabajo.
 Aplicar un sistema que garantice la inocuidad del proceso de producción,

entre los cuales puede estar el (APPCC) Análisis de Peligros y Puntos de
Control Crítico.
 Verificar el cumplimiento del rotulado o etiquetado que deben cumplir las

materias primas e insumo que se adquieran de manera externa, según la
Resolución No. 5109 de 2005
 Contactarse con una empresa que ejecute auditorías a la Norma Técnica

Colombiana ISO 9001:2015, con el fin de iniciar un proceso de evaluación y
posible certificación para el proceso de Compras.
 Mantener constantes auditorías al proceso estandarizado y a los
responsables del mismo, con el fin de identificar el mejoramiento continuo y
de esta forma garantizar que el sistema de gestión de calidad tenga una
sincronía con toda su articulación.
 Implementar la propuesta de codificación realizada por el equipo verificador.
 Estructurar para mayor control un listado maestro de los documentos para

realizar seguimiento a la codificación y evitar duplicidad de códigos.
 Generar un medio virtual a través del cual las diferentes áreas puedan tener
acceso a la documentación generada en torno al proceso de compras en
cualquier momento que se requiera, mediante la intranet de la Panadería.
 Implementar una plataforma tecnológica o software como herramienta

empresarial que apoye de manera integral la administración e integración del
sistema de gestión de calidad de la empresa, con el fin de registrar,
almacenar y gestionar los documentos que hacen parte del proceso
caracterizado, junto a cada cambio de versión que se les realice por
modificaciones estructurales, esto como medida de control y acceso seguro
a la información. Este sistema como instrumento de gestión brindará apoyo
en la toma de decisiones, planeación estratégica y procesos de mejora
continua de la empresa.
 Archivar adecuadamente la documentación diligenciada por los proveedores,

las acciones correctivas, planes de mejora, órdenes de compra y ordenes de
producción por lo menos de 1 año atrás con el fin de realizar asertivamente
trazabilidad en los procesos y poder llevar a cabo los análisis pertinentes
para garantizar la inocuidad del producto, y así dar respuestas oportunas a
las no conformidades recibidas por parte de los clientes.
CONCLUSIONES
 Con el diagnóstico realizado en La Panadería Leal se logró evidenciar el

estado de cumplimiento de las actividades del área de compras con respecto
a lo establecido por la norma ISO 9001:2015, lo cual resulto siendo muy
beneficioso al momento de proponer la estandarización del proceso como
parte de un sistema integral de calidad.
 Se presenta una propuesta de estandarización y documentación para el área

de compras y todas sus actividades, de acuerdo a los aportes recibidos por
parte de los involucrados, esto con el fin de que todas las actividades de este
proceso tengan un mayor rendimiento y generen un valor agregado como
parte de una estrategia y de esta forma se pueda convertir en una ventaja
competitiva.
 Se formulan algunas recomendaciones de acuerdo a lo que se lograr

evidenciar durante el desarrollo del presente trabajo, esto con el fin de que
se pueda ejecutar de la mejor manera la implementación del modelo de
gestión de compras para la Panadería Leal.
 De los ítems analizados según la ISO 9001:2015, el 68% de las variables

evaluadas no se cumplen, el 18% se cumplen parcialmente y tan solo el 14%
se cumplen a cabalidad.
 Se observó que el 86% de los requisitos analizados a través del anterior

cuestionario generado no se cumple o se cumple parcialmente,
convirtiéndose esto en oportunidades o más bien necesidades de mejora.
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MODELO DE GESTIÓN PARA COMPRAS EN LA PANADERÍA LEAL UBICADA

EN LA CIUDAD DE PALMIRA – VALLE DEL CAUCA, SEGÚN LA ISO

ANDRES BERON GARCIA

UNIVERSIDAD DEL VALLE

Proyecto de Grado para optar por el título de

Director de Trabajo de Grado:

UNIVERSIDAD DEL VALLE

Ilustración 1. Organigrama Panadería La Leal ...................................................... 18

Ilustración 2. Resultados Capítulo 7 Soporte ......................................................... 41

Ilustración 3. Resultados Numeral 8.4 Control de los procesos, productos y servicios

Ilustración 4. Resultados Capítulo 10 Mejora......................................................... 46

Ilustración 5. Jerarquia de la documentacion ......................................................... 56

Ilustración 6. Propuesta modelo de gestion de Compras ....................................... 56

Gráfica 1. Proceso de Decisión de Compra ........................................................... 26

Tabla 1. Indicadores Compras ............................................................................... 27

Como segunda instancia agradecer a nuestras familias por su apoyo incondicional.

El presente trabajo de grado, tiene como propósito presentar un modelo de gestión

Palabras Claves: Modelo de Gestión, Compras, ISO 9001:2015, Mejoramiento

“Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que

1NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001, tercera actualización, Enfoque basado en

El proceso de compras como parte de la cadena de suministros de una empresa

En ese sentido, se han abordado trabajos de investigación y aplicación acerca de la

Para finalizar, es importante también hacer referencia al trabajo de grado realizado

2ZARATIEGUI J.R, La gestión por procesos: Su papel e importancia en la empresa

La Panadería Leal hasta el momento no ha incurrido en la ejecución de un proyecto

4Mejía Ramírez, y otros, 2007, Aseguramiento de Calidad en el Proceso de Compras de la

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Así mismo, no existe un control de registros (físico o magnético) donde se pueda

Lo anteriormente mencionado, derivado de diversos tipos de factores entre ellos la

De continuar con la situación presente, la Panadería puede tener una incidencia

2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA.

2.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

2. ¿Cuáles son los documentos que deben direccionar las compras en la

3. ¿Qué acciones son necesarias para llevar a feliz término la estandarización

2. Presentar una propuesta de estandarización y documentación de las

3. Formular y presentar recomendaciones para la implementación del modelo

4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA

La investigación propuesta abordará temas como Calidad, Gestión por Procesos,

4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA

Para dar cumplimiento a los objetivos planteados se pretende realizar una

4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

La norma técnica colombiana NTC-ISO 9001 (organización internacional para la

La organización debe asegurarse que los procesos, productos y

Con la estandarización del proceso de compras en la Panadería Leal se pueden

Para que la aplicación de este proyecto sea exitoso se requiere el compromiso de

5NORMA TÉCNICA NTC-ISO COLOMBIANA 9001Versión2015, Capitulo 8.4

La panadería Leal es una organización contemporánea, a la vanguardia de los

Esta empresa tuvo su inicio hace 22 años en la ciudad de Palmira, resultado de la

Su misión es “Todos nuestros esfuerzos están orientados a proveer a nuestros

Su visión es “Alcanzar para el año 2020 una expansión significativa en el

Sus objetivos corporativos giran en torno a la producción, rentabilidad, talento

Sus puntos de venta se encuentran ubicados en12:

Administración Producción Ventas

Área de Seguridad Jefe de planta Domiciliarios

ACCIÓN CORRECTIVA: Para la ISO 9000:2015, la acción correctiva es aquella

ACCIÓN PREVENTIVA: Según la ISO 9000:2015, una acción preventiva es aquella

CALIDAD: Conjunto de propiedades y características de un producto, proceso o

CARACTERIZACIÓN: Documento que hace referencia a la descripción del proceso