CORPORACION UNIVERSITARIA

IBEROAMERICANA

TALLER SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

YENNY GONZALEZ RAMOS

TUTOR

FELIPE NERY SOTO VILLADIEGO

ESTUDIANTE
ID: 100086585

ESTADOS FINANCIEROS Y SISTEMAS CONTABLES

MOMIL – CORDOBA

2021
 Taller 2 – Unidad 2
1. ¿Qué es un sistema contable?
Un sistema contable contiene toda la información de la empresa tanto los datos
propiamente contables como financieros. Gracias a ello, es posible entender la
situación económica de una sociedad de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo
de sistemas se prevé crear unas normas o pautas para controlar todas las
operaciones de la empresa, y a su vez clasificar todas aquellas operaciones
contables y financieras del día a día. Así pues, como idea principal debéis saber
qué se utiliza para llevar las cuentas de una organización.
El diseño y las capacidades de estos sistemas varían mucho de una organización a
otra, pero el propósito básico de la información contable se mantiene: satisfacer las
necesidades de la organización de información contable en la forma más eficiente
posible.
2. Explique las características de un sistema contable.
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad
y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de
contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa.
Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para
autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus
registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta
de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las
características especiales de un negocio en particular.
En concreto, podemos establecer que los pilares de todo sistema contable son tres,
los que le permiten darle forma:
Registro de la actividad financiera, que debe estar al día y que debe estar recogida
en el documento establecido para ello.
Clasificación de la información en grupos y categorías para que pueda ser
estudiada, analizada y utilizada de la manera más adecuada posible.
Resumen de toda la información de la contabilidad de la empresa en cuestión, para
que pueda ser tenida en cuenta por las personas que se encuentran al frente de la
entidad.
3. Realice y explique la estructura de las etapas para la implementación de un
sistema de información financiera.
Selección del sistema de información financiera:
Esta etapa inicial consiste en la identificación y elección de los procedimientos que
de acuerdo con las necesidades de información de la empresa resulten los
adecuados para la obtención de la misma.
Diseño del sistema de información financiera:
Esta segunda etapa se refiere a la construcción en sí del sistema contable, para ello
habrá de considerarse el catálogo de cuentas a utilizar, los documentos fuente, los
flujogramas, las guías de contabilización o procesamiento y los informes que
resultarán como producto del sistema. En esta parte resulta trascendental
considerar que al diseñar el sistema deben tomarse en cuenta los principios de
costo beneficio y oportunidad a fin de que se obtengan los beneficios perseguidos y
evitar papeleo excesivo en su implantación.
Instalación del sistema de información financiera:
Esta última etapa básicamente consiste en la obtención de la aprobación del
sistema diseñado por quienes toman decisiones en la empresa, su implantación y
operación implica también, la adquisición de los insumos necesarios y la
contratación y capacitación de los recursos humanos que operarán el sistema.
4. Mencione los procedimientos para instalar un sistema de contabilidad.
• Tener conocimiento de la empresa por medio de entrevistas, visitas, etc
• Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa
relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial,
cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc.
Informes:
• expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:
• El Balance General – Estado de Resultados – Estado de Flujo de Efectivo
• Estado de Cambios en el Patrimonio
• También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
• Estado de Costo Estimado – Estadísticas de ventas, etc.
• La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición
 financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un
ejercicio.
Cualidades
• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
• Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia,
estratificación, etc.
Catálogo de Cuentas:
• Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de
instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para
ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.
Objetivos
• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementación de un catálogo de cuenta similar.
• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras
financieras.
• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una
empresa o entidad.
• Las cuentas en el catálogo deben estar numeradas. La numeración se basa en
el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada
grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la
manera siguiente:
Balance General
• Activo
• Pasivo
• Capital
Estado de Resultado
• Ingreso
• Otros ingresos
• Costos
• Otros egresos
• Gastos
 En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas de débito y crédito
para obtener un balance.
La codificación es considerada como una operación preliminar para la
clasificación.
Manual de procedimiento: Es la guía que explica cómo podemos utilizar el
catálogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: Son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar
información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento
que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante
para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el
mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registro,
información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que
permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes
datos.
Requisitos de todo formulario: – Pre numeración
• Que contenga todos los datos necesarios para facilitar el control. – Redacción
clara, sin errores.
• Además del original, emitir las copias necesarias – Poseer firmas
Entre los principales formularios tenemos: Facturas
• Recibo
• Órdenes de compra Otros, etc.
La factura
es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros
efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades,
precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la
operación. Las facturas suelen emitirse por
• triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta
en los registros pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una
determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un
pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por
duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la copia es
conservada por el que lo recibe.
La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías
y/o productos que desea comprar una compañía.
La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empresa y
contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se
envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado,
al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar
respectivo y en los libros de entrada original.
La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su
cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las
Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En
fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de
una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para
girar aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de
dinero para realizar pagos por distintos conceptos.
La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la
empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable.
Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para
ser pedida fuera de la institución.
La nómina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación
de su salario.
Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa,
entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, Estado de
Flujo de Efectivo y de Cambios en el Patrimonio.
Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que
representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de
los mismos plazos de liquidación del activo.

El Balance General: presenta la situación de una empresa es decir sus recursos

de operación, así como sus deudas a corto y largo plazo.
El Estado de Resultado: explica si la empresa obtuvo algún tipo de beneficio o
fracaso durante un período determinado.
Estado de Flujo de Efectivo: es el estado financiero básico que muestra el
efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y
financiación. Un Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra
entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de
una empresa durante un período contable, en una forma que concilie los saldos
de efectivo inicial y final.
Estado de Cambios en el Patrimonio: tiene como finalidad mostrar las
variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en
un periodo determinado y busca explicar y analizar cada una de las variaciones,
sus causas y consecuencias dentro de la estructura financiera de la empresa.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera
definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros donde se
asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones
que impone la ley a este respecto y generar información para la toma de
decisiones.
Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las transacciones
dentro de un periodo determinado. Son conocidos también como libros de entra
original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se
anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro
oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados
financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación
detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican,
se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el
mecanismo de control interno serán recibidas.
Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los
métodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos o Verificar la exactitud y confiabilidad de la información
financiera o Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno
contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen
que ver fundamentalmente con la eficiencia en las operaciones y con el
cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la alta gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de la
información económica y financiera.
Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características:
Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la
responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del
departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de
mantener el control
Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan
cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.
Control Interno del Efectivo: El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa
en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en
moneda de curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores
y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías: Operaciones en el
mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en el
almacén. Entre las medidas de control podemos citar:
Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre
diario de estos ingresos.
La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al
área de caja.
Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
Lo recaudado en el día debe ser depositado máximo en veinticuatro horas en
forma intacta.
El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia
estricta a todos los cobradores de manera que:
Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al
cobro.
Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación
antes mencionada.
Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o
preferiblemente por el departamento de cobros créditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza
que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al
departamento de contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Bancos
Caja chica, Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por
diferentes conceptos.
Entre las medidas de control están:
Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso. – Que estos volantes
 estén numerados
Manejados por una sola persona
La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para
esto fue creada la caja chica.
Depositar el dinero de la caja general
Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
Control Interno de las Ventas: Sobre el departamento de ventas podemos decir
que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de
contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines
de lograr las políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al
realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin
embargo, para el almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo
mediante un conduce.
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago -
al contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser
distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
5. Mencione tres ventajas y tres desventajas de un sistema contable.
Ventajas
• Permiten ahorrar tiempo y dinero
Uno de los beneficios más importantes al implementar un sistema contable, es que
permite a las empresas ahorra tiempo y dinero en la elaboración de sus registros
contables, ya que necesitan una cantidad de recursos mucho menor para funcionar
y reducen drásticamente la cantidad de errores.
• Mejoran la gestión del negocio
Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus datos
unificados y almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la toma de
decisiones y permiten administrar mejor los recursos de la empresa.
• Simplifican los procesos administrativos
Una de los retos que enfrentan las empresas actualmente es lo difícil que resulta
para ellas mantener todos sus procesos contables al día, sin embargo, con el uso
de estos programas es mucho más fácil automatizar el trabajo y agilizar las tareas
del día a día.
Desventajas
• Requieren un conocimiento previo para su uso
La mayoría de los softwares administrativos están diseñados y pensados para
personas con un alto conocimiento contable, por lo que recomendamos elegir
programas con una interfaz amigable y que ofrezcan un buen servicio de soporte
para que puedas sacarle el mayor provecho a todas sus funciones.
• Necesitan constante mantenimiento
Otro inconveniente que presentan estos sistemas es que algunos requieren de un
mantenimiento y actualización constante. En estos casos lo mejor es seleccionar
una aplicación que se actualice de forma automática para evitar la instalación de
paquetes adicionales.
• Ocasionan gastos extras
Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas razonables, muchos de ellos
necesitan la instalación de RAM adicional o modernos procesadores para su uso,
es por ello que recomendamos usar aplicaciones contables en la nube que no
necesiten de instalaciones locales para funcionar.

BIBLIOGRAFIA
Recursos de revisión básica
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informáticas (3 ed.). Bogotá: Pearson.
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