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Elaboración de hojas de cálculo.

Caso práctico
-Buenos días Alejandro.

-Buenos días Carlos.

-Hoy vamos a aprender qué es y cómo se elabora una hoja de

cálculo.

-¿Una qué?

- Verás, una hoja de cálculo es un programa que permite elaborar listar y trabajar con datos
numéricos para, por ejemplo, llevar una contabilidad, calcular presupuestos, etc.

-¡Oh! Vaya, la verdad es que no tenía ni idea.

-No te preocupes, ahora vamos a aprenderlo.

Materiales formativos de FP Online propiedad del Ministerio de Educación,

Cultura y Deporte.
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1.- Hojas de cálculo.

Debes saber que una hoja de cálculo es un programa que permite trabajar
con datos tanto numéricos como alfanuméricos dispuestos en forma de
tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en hojas de
filas y columnas).

Normalmente podrás realizar cálculos con fórmulas y funciones y dibujar

distintos tipos de gráficas.

Actualmente en el mercado existen distintos programas para la elaboración de hojas de cálculo, entre ellos
cabe destacar:

Calc, integrada en OpenOffice.

Microsoft Excel, integrada en Microsoft Office.
Gnumeric, integrada en Gnome Office.
Numbers, integrada en iWork de Apple.
Lotus 1-2-3 integrada en Lotus SmartSuite.
StarOffice Calc, integrada en StarOffice.
Corel Quattro Pro, integrada en WordPerfect.
2.1.- Barra de herramientas y barra de acceso
rápido.

Como puedes ver en la barra de herramientas se encuentran siete pestañas, las cuales son Inicio, Insertar,
Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

Si pulsas una de estas pestañas, podrás visualizas en pantalla las opciones que cada una de ellas
contienen.

Por ejemplo en la pestaña de Inicio puedes ver las opciones de Portapapeles, Fuentes, Alineación o
Número, entre otras.

En la parte izquierda de la pantalla, sobre la barra de herramientas encontramos la barra de Acceso

Rápido, que permite acceder a funciones seleccionadas de una forma rápida.

Como se puedes ver en la imagen, la barra contiene cuatro botones, los cuales son: Guardar, Deshacer,
Rehacer y Abrir.

Si queremos añadir más botones de acceso rápido, puedes hacerlo.

Coloca el cursor del ratón en la barra.

Pulsa el botón derecho del ratón y se abrirá un pequeño menú. 
Selecciona Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y se abrirá un cuadro de
opciones donde podemos elegir a qué botones deseamos acceder de forma rápida.

2.2.- La hoja de trabajo.

Debes saber que la hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahí que
para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros.

El primer elemento es la Columna y luego la Fila.

Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por números como puedes ver en las
imágenes.

Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila.

Si te fijas la columna A y la fila 4 tienen una especie de marco de color diferente para destacar que
tenemos seleccionada esa celda. Así que para trabajar en una determinada celda te debes colocar en ella
con el cursor y a continuación podrás escribir en ella.

Puedes ver en la pantalla principal una barra, que muestra el cuadro de nombre de la celda y una barra de
fórmulas que se encuentra sobre la cuadrícula de trabajo. Como puedes ver en la imagen, se muestra el
nombre de la celda A4; y la función o fórmula que se encuentra en ella, en este caso como no se ha escrito
nada, se encuentra vacía.
 Excel - Primeros Pasos - P…
P…

Resumen textual alternativo

2.4.- Cambios de tamaño de fila.

Puedes cambiar la altura de una fila, de igual manera que hemos hecho con las columnas. Para esto tienes
que colocarte en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si quieres ampliar el
ancho de la fila 3, colócate entre la 3 y la 4.

Luego pulsa el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado muévete hacia abajo, hasta darle el
ancho requerido a la fila.

Recuerda
También puedes cambiar el tamaño de la vista de la hoja de trabajo.

Pincha en el botón Vista de la barra de herramientas.

Buscas la opción Zoom.
Se abrirá un recuadro en el que se selecciona el tamaño, por ejemplo puedes seleccionar
el 75 %.
Pulsa Aceptar.
Ahora verás muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y los
números se verán más pequeños.

2.5.- Cómo movernos por la hoja de trabajo y

cambiar de hoja de trabajo.
Has aprendido a moverte por la hoja de trabajo, bien a través del movimiento que le damos a las flechas
del teclado o bien de una forma más rápida moviendo las barras de desplazamiento.

Fíjate que en la esquina inferior izquierda hay dos pequeñas flechitas que te permiten, moverte por la hoja.
Además, dependiendo de la configuración del programa, al presionar Intro, en una celda determinada
puedes moverte a otra. Normalmente al presionar Intro, se salta a la celda de abajo y si se presiona el
tabulador, te desplazas a la columna de la derecha.

Normalmente al abrir por primera vez el programa nos aparecen tres hojas de trabajo diferentes en un
mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando según quieras.

Si quieres aumentar una hoja más de trabajo, colócate en el último botón que aparece en el menú de hojas,
que aparece representado por una hoja con un pequeño sol, pulsa sobre ella y se creará una nueva.

Ya tendrás cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva.

Autoevaluación

Señala si es verdadera o falsa la siguiente afirmación:

En una hoja de Excel la información de inserta en celdas, las cuales están ordenadas mediante
números las filas y letras las columnas.
Verdadero.
Falso.

3.- Cómo hacer una nómina.

Caso práctico

-Alejandro, ahora tienes que hacer una nómina y poner en

práctica lo que llevamos aprendido hasta el momento.

-Bueno, espero ser capaz de ello.

-Claro que sí, verás cómo es muy fácil y sencillo.

-¿Y qué tengo que hacer?

-Vas a crear una nómina o lista compuesta por 6 empleados para quienes especificarás el
departamento en el que trabajan y el cargo.

-¿Y cómo hago eso?

-Sencillo, en las columnas pondrás los atributos: nombre, edad y estudios. Pero mejor vamos a
hacerlo.

Toma como ejemplo la siguiente imagen.

 Sitúate en la celda a partir de la cual queremos sombrear, en este caso la celda C2 y manteniendo el
botón izquierdo del ratón apretado, comienza a mover el ratón para seleccionar toda la tabla.
Ahora busca el botón para dibujar bordes en la opción Fuente, del botón Inicio de la barra de
herramientas.
Escoge dibujar Todos los bordes.

Ya quedará nuestra lista en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados.

Autoevaluación
Rellena los huecos con los conceptos adecuados:
Para dibujar una tabla alrededor de los datos que tenemos, sombreamos el área en la que
marcaremos la tabla y buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción del botón
Inicio de la barra de herramientas.
 

3.3.- Insertar filas.

Resulta útil la función de insertar filas y columnas, así por ejemplo si estamos haciendo un presupuesto,
una planilla o un informe de ventas, y se nos ha olvidado información importante, podemos recurrir a la
función Insertar.

Ejercicio resuelto
j p , p q p q j p
anteriores, podría darse el caso que se nos haya olvidado insertar los datos de un empleado
más.

Supongamos que es necesario insertar una fila para poder introducir los datos que nos faltan.

El nombre de la persona es: Javier.

Ve a la tabla de los ejemplos anteriores.

Busca la opción Celdas en la barra de herramientas del botón Inicio.
Selecciona Insertar Filas de hoja.
Tendrás una nueva fila insertada, en la cual podremos escribir la información que falta.
3.4.- Insertar columnas.
Así como insertamos filas, también puedes insertar columnas.

p
Ejercicio resuelto
q j p
información sobre los empleados, el departamento, por ejemplo, habrá que incluir una columna
para poder colocar estos datos.

Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:

Colócate en el lugar donde quieras insertar una nueva columna.

En este caso, el departamento lo pondremos al lado derecho de la edad del empleado, es
decir, la columna D.
Busca la opción Insertar Celdas.
Despliega el menú y selecciona Insertar columnas de hoja.
En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna.
Escribe los datos correspondientes a cada empleado.

Nuestra nómina quedaría de la siguiente forma:

3.5.- Cambiar el tipo y color de fuente.

Para cambiar el tipo de fuente sombreamos el área a la que queremos cambiar formato.

Busca la opción en la barra de herramientas del botón Inicio.

Despliega el menú y selecciona el tipo de fuente que quieras. En este caso Arial Narrow.

Recomendación
También puedes cambiar el tamaño de la fuente en el número que aparece contiguo.
 Despliega el menú y selecciona el color de relleno, por ejemplo el verde. Ya tendrás las celdas
seleccionadas con relleno de color verde.

Si las palabras de los campos no pueden leerse en la columna porque el espacio no es suficiente se puede
ampliar el tamaño de la columna.

Colócate en la celda a la que quieras aumentar el alto de su fila.

Pulsa el botón derecho del ratón y aparecerá un menú.
Selecciona la opción Formatos de celdas y se abrirá otro menú de opciones.
Selecciona Ajustar texto.
Elige en las opciones la alineación, fuente etc.

Autoevaluación
Rellena los huecos con los conceptos adecuados:
Para aumentar el alto de fila de una celda nos posicionamos en la celda pulsamos el botón
derecho del ratón y seleccionamos la opción y se abrirá otro menú de opciones, donde
seleccionaremos Ajustar texto.
 

4.1.- Formato de cantidades y combinar celdas.

Si escribes las cantidades en las celdas éstas aparecen sin separador de miles ni decimales. Pero puedes
dar este formato a las celdas para que lo muestren.

Selecciona el área a la que quieres dar formato.

Selecciona y pulsa de la barra de herramientas del botón Inicio, la opción para dar el estilo de miles.

Si lo que queremos es combinar celdas.

Selecciona el área a la que quieres dar formato.

Selecciona el botón Combinar y centrar la alineación de la barra de herramientas.

Autoevaluación
Para dar borde completo a las celdas tenemos que:
Seleccionar el área, en la barra de herramientas, pulsa Bordes de celdas.
 Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir, desplegando la
flecha de acceso.
Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se desea abrir.
Pulsamos el botón Abrir.

Autoevaluación
Señala si es verdadera o falsa la siguiente afirmación:

Para abrir o guardar un archivo se accede desde el botón Inicio de Microsoft Office.
Verdadera.
Falsa.

6.- Operaciones matemáticas.

Caso práctico
-Alejandro, vas a poner en práctica todas las operaciones
matemáticas que puede realizar con una hoja de cálculo.

-No sabía que se pudiesen hacer operaciones matemáticas.

-Pues claro que sí, podemos hacer las operaciones matemáticas

básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir.

-¿Y tenemos las reglas o leyes de cada una de estas operaciones?

-Evidentemente Alejandro, pero mejor vamos a verlo.

Para que el programa reconozca una operación cualquiera, tienes que utilizar el signo igual. Este indica
que vas a hacer un cálculo numérico en dicha celda.

Luego si queremos hacer una operación matemática lo primero será escribir el signo igual (=), luego las
operaciones a realizar.

Suma +
Resta –
Multiplicar *
Dividir /

Finalmente al pulsar Intro, obtendremos el resultado.

Autoevaluación
Rellena los huecos con los conceptos adecuados:

Autoevaluación
Rellena los huecos con los conceptos adecuados:
Con Excel podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente los primeros.
 

Para saber más

Something went wrong :(

Ruffle failed to load the Flash SWF file.

The most likely reason is that the file no longer exists, so there
is nothing for Ruffle to load.

Try contacting the website administrator for help.

View Error Details

Resumen textual alternativo

8.3.- Nombre de rangos. Dar nombre a un grupo

de datos.
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, te será muy útil a la hora de
simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.

Para poder realizar funciones entre ellas, debes de darle un nombre a las celdas.

Por ejemplo, vamos a trabajar con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre, de los
meses de enero a junio, de cuatro productos: martillos, clavos, sierra y tuercas.
 Excel - Primeros Pasos - P…
P…

Resumen textual alternativo

Autoevaluación
Señala si es verdadera o falsa la siguiente información:

En una hoja de cálculo no pueden copiarse los datos de otra forma, en la que copiamos los
datos, sino también el formato, fórmula y lo que estuviera ligado a la celda a copiar.
Verdadera.
Falsa.

9.- Gráficos.

Caso práctico
-Las hojas de cálculo también permiten hacer gráficos.

-Vaya, eso sí que no me lo imaginaba.

-Pues, así es.

-¿Y qué es lo que debo hacer para generar un gráfico?

-Espera un momento y enseguida te lo explico.

En primer lugar vas a aprender cómo hacer un gráfico. Normalmente la opción de Gráficos se encuentra en
la pestaña correspondiente a Insertar, de la barra de herramientas.

Y presenta una amplia gama de gráficos por realizar, de columna, de líneas, circulares, de barra, de área,
de dispersión y si seleccionamos otros gráficos veras más opciones.

Para hacer un gráfico tienes que seleccionar los datos que quieras convertir en un gráfico y selecciona el
tipo de gráfico que mejor se ajuste a esos datos, por ejemplo escoge un gráfico de Columna.
Como puedes ver tenemos varias ilustraciones para insertar. Se pueden insertar imágenes, bien ya
prediseñadas o que tengamos almacenadas en nuestro ordenador, como la imagen o el logotipo de la
empresa.

Se pueden insertar diversas formas, líneas, rectángulos, flechas, etc.

Y en el caso de la imagen puedes ver la opción de SmartArt que incluye listas gráficas y diagramas,
organigramas o gráficos más complejos, como por ejemplo, de ciclo, de matriz o de jerarquía, entre otros.

Autoevaluación

En Excel se pueden crear dibujos desde:

El botón de función del botón Inicio SmartArt.
Desde el botón Formas.
Desde el botón Herramientas de dibujo, Formato.
Desde la barra de herramientas.

10.1.- Crear y modificar organigramas.

Para que te puedas crear un grafico selecciona Insertar y luego el Tipo de gráfico. En este caso hemos
seleccionado un SmartArt del tipo jerarquía, con el cual puedes, por ejemplo hacer el organigrama de la
empresa.

Una vez creado el gráfico podemos seleccionar el diseño que más nos interés.

Así por ejemplo existen varios diseños pre-definidos por la hoja de cálculo, también podemos cambiar los
colores del gráfico.

Si quisiésemos agregar nuevas forma una forma sencilla es seleccionar la forma de la que dependerá la
nueva y con el botón derecho del ratón seleccionar Agregar forma. Bien puede ser debajo, delante, detrás,
etc.

Autoevaluación

¿Podemos modificar un organigrama de jerarquía añadiendo un apartado más?

Pulsando el botón izquierdo del ratón y seleccionando Agregar forma.
Pulsando el botón derecho del ratón y seleccionando SmartArt.
Pulsando el botón izquierdo del ratón y seleccionando Crear Organigrama.