Libro electrónico del

Tesorero de Club
 Índice

Bienvenido al libro electrónico del tesorero de club .............................................................................................. 1

Dirigir el club ......................................................................................................................................................... 1

Prepararse para dirigir, prepararse para el éxito ................................................................................................... 2

Empezar con la capacitación de autoestudio para el cargo de tesorero del club. ....................................................2

Inicie sesión en el Centro Leonístico de Aprendizaje (que se encuentra en la aplicación Learn), con sus
credenciales de la Lion Account, para acceder a los cursos en línea para dirigentes de club, en los que se
examinan aspectos clave de su rol y responsabilidades. ..........................................................................................2

Familiarizarse con los estatutos y reglamentos del club ...........................................................................................3

Crear su inicio de sesión para el portal de socios ................................................................................................... 3

Administrar las finanzas del club ........................................................................................................................... 3

Estados de cuenta del club con la oficina internacional ...........................................................................................3

Descarga de datos personalizados para las facturas de las cuotas ...........................................................................4

Entender las diferentes categorías y tipos de afiliación de los socios del club .........................................................4

Facturación de cuotas para cada socio del club ........................................................................................................5

Mantener el club al día en sus obligaciones ..............................................................................................................5

Compra en línea de suministros para el club en LCI Shop ...................................................................................... 6

Los primeros 30 días de su gestión ........................................................................................................................ 7

Asistir a la capacitación de dirigentes de club que ofrece el distrito ........................................................................7

Actualizar las cuentas del club en la institución financiera local ...............................................................................7

Verificar el saldo pendiente de la cuenta del club en MyLCI ....................................................................................7

Preparar las facturas de las cuotas ............................................................................................................................7

Tareas mensuales .................................................................................................................................................. 8

Tareas mensuales de contabilidad ............................................................................................................................8

Alta de socios recién reclutados ................................................................................................................................9

Reuniones trimestrales .......................................................................................................................................... 9

Reuniones de zona ....................................................................................................................................................9

Tareas semestrales - Enfoque en los meses de julio y enero .................................................................................. 9

Tareas anuales ....................................................................................................................................................... 9

Lista de control para el cierre del año .................................................................................................................. 10

Preparar los documentos y orientar al tesorero entrante ......................................................................................10

Legalidades y tecnicismos .................................................................................................................................... 10

Directrices para la utilización de fondos .................................................................................................................10

Generalidades de las marcas registradas de los Leones .........................................................................................11

Política de Privacidad de la Asociación Internacional de Clubes de Leones y de la Fundación Lions Clubs

International ............................................................................................................................................................11

Enmiendas a los Estatutos y Reglamentos del club .................................................................................................11

Bienvenido al libro electrónico del tesorero de club

Esta guía ha sido diseñada para apoyarle a desempeñarse como tesorero del club. Contiene las herramientas
y recursos que le ayudarán a tener éxito, no solo en su cargo, sino como miembro de un equipo bien
integrado con sus compañeros y dirigentes del club.

Como tesorero del club, usted mantiene los registros financieros del club para asegurarse de que el club
opere en el marco de su capacidad fiduciaria. Usted administra las operaciones financieras del club, incluida
la facturación y el pago de cuotas, el registro y procesamiento de recibos, y los pagos de las cuentas
administrativas y de servicio público.

El libro electrónico es fácil de usar, solo tiene que hacer clic en las diferentes secciones del índice para ir a La
tarea que realiza mientras desempeña su cargo. Allí encontrará información y los enlaces para acceder a las
herramientas, recursos y documentos que le ayudarán a completar satisfactoriamente su trabajo.

Dirigir el club

Si dedica tiempo a estudiar, capacitarse y planificar cómo cumplir las responsabilidades de su cargo antes de
iniciar su gestión, podrá apoyar mejor las actividades del club. Usted y sus compañeros líderes del club
trabajarán de manera más eficaz para dirigir el club, hacer realidad su visión y asegurar su éxito.

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Prepararse para dirigir, prepararse para el éxito

Empezar con la capacitación de autoestudio para el cargo de tesorero del club.

Inicie sesión en el Centro Leonístico de Aprendizaje (que se encuentra en la aplicación Learn), con sus
credenciales de la Lion Account, para acceder a los cursos en línea para dirigentes de club, en los que se
examinan aspectos clave de su rol y responsabilidades.

• Capacitación de dirigentes de club: Este módulo ofrece una descripción general introductoria de los
roles y responsabilidades de los dirigentes de club y de la estructura del club.

• Responsabilidades del tesorero del club: Este módulo contiene la información básica y los recursos
necesarios para prepararse para el cargo de tesorero de club:

▪ Preparar los presupuestos y fijar las cuotas anuales

▪ Recibir dinero y depositarlo en la cuenta o cuentas bancarias del club

▪ Hacer los pagos en nombre del club

▪ Mantener dos cuentas bancarias separadas, una de fondos administrativos y otra para las
actividades de servicio

▪ Preparar los informes financieros del club según lo exijan los organismos gubernamentales

▪ Mantener los archivos financieros del club

▪ Declarar impuestos / cumplir con las leyes fiscales locales (prácticas contables generalmente
aceptadas)

▪ Preparar los expedientes financieros y entregarlos al tesorero entrante

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Familiarizarse con los estatutos y reglamentos del club

Los estatutos y reglamentos del club proporcionan las políticas y la estructura básica para orientar las
operaciones del club y cumplir con las obligaciones de un club constituido con la Asociación Internacional de
Clubes Leones. Asimismo, sirven como los documentos de referencia principales del club cuando surgen
dudas sobre los procedimientos apropiados para la administración del club.
Modelo Oficial de Estatutos y Reglamentos de Club - Este documento modelo sirve como base para que el
club cree su documento rector, de conformidad con los Estatutos y Reglamentos Internacionales. Si su club
no tiene sus propios estatutos y reglamentos, pueden utilizar este documento modelo.

Crear su inicio de sesión para el portal de socios

El portal de socios – le permite acceder a todas las aplicaciones Leonísticas: MyLion, MyLCI, Insights, Learn y
Shop.

Instrucciones para inscribirse y establecer la contraseña - Estas instrucciones sencillas le ayudan a acceder a
MyLCI si todavía no ha establecido su perfil.

• MyLION: Conectarse.Servir.Informar. Este sitio es donde los clubes presentan informes de servicio,
planifican los proyectos de servicio, se conectan con otros Leones y crean perfiles personales. Si
tiene alguna pregunta sobre MyLION envíe su consulta al correo electrónico MyLION@lionsclubs.org

• MyLCI: Herramientas para los líderes Leones. Este sitio es donde el club puede manejar la
información de los socios, crear perfiles del club y distrito, verificar la elegibilidad de los votantes del
club, documentar y planificar las convenciones, así como verificar el estado de las solicitudes de
constitución de clubes nuevos. Si tiene alguna pregunta sobre MyLCI envíe su consulta al correo
electrónico myLCI@lionsclubs.org

• INSIGHTS: Una visión general de las áreas de aumento de socios, actividades de servicio, donaciones
y prosperidad de los clubes. También incluye el progreso de las metas distritales y Learn.

• LEARN: Proporciona a los Leones una ubicación central para completar los cursos del Centro
Leonístico de Aprendizaje, buscar los institutos de la Asociación (ALLI, FDI y LCIP), ver las
capacitaciones locales que los Coordinadores del GLT de Distrito Múltiple y de Distrito hayan
comunicado y permite que los Leones y Leos individuales accedan a sus informes de “Mi expediente
de aprendizaje”.

• SHOP: La tienda de los Leones permite comprar fácilmente suministros para el club y mercancía con
la marca de los Leones. Si tiene preguntas sobre los suministros para clubes, puede enviar su
consulta por correo electrónico a orderdetails@lionsclubs.org

Administrar las finanzas del club

Estados de cuenta del club con la oficina internacional

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Su club tiene una cuenta con la oficina internacional que contiene las transacciones de las cuotas y los
suministros para el club. Todos los meses se genera un estado de cuenta nuevo que el tesorero puede ver e
imprimir para pagar la factura.

La guía Mejores prácticas para la transparencia financiera ofrece información básica sobre los informes
financieros, las directrices para el reembolso, el mantenimiento de cuentas bancarias y la ejecución de
auditorías a finales de año.

Instrucciones de pago - El club puede pagar por medio de un cheque, PayPal o con tarjeta de crédito. Se
permite el pago en línea si el club lo aprueba.

Estados de cuenta del club - Es posible que en el futuro, los estados de cuenta impresos no estén siempre
disponibles. Para ver e imprimir el estado de cuenta de su club, visítenos en línea para informarse sobre las
opciones de pago. Si tiene más preguntas sobre los estados de cuenta de su club, comuníquese con el
Departamento de Facturación de Socios en memberbilling@lionsclubs.org

Tipos de cambio - Este cuadro muestra el tipo de cambio del dólar estadounidense del mes en curso.
Descarga de datos personalizados para las facturas de las cuotas

Descargar la información de los socios o dirigentes del club - Use esta función clave de MyLCI para crear listas
de direcciones de correo postal, correo electrónico y teléfono para facilitar la comunicación.

Entender las diferentes categorías y tipos de afiliación de los socios del club

Los derechos y obligaciones de cada socio del club y las subsiguientes cuotas de afiliación se basan en una
combinación del tipo y la categoría de afiliación, que determina las cuotas internacionales y a nivel de club.

Tipos y categorías de afiliación – Esta guía de referencia rápida explica los detalles de los diferentes
programas de afiliación disponibles:

▪ Tipos de afiliación - La asociación ofrece programas de cuotas regulares y cuotas reducidas para
familias, estudiantes universitarios, ex socios Leo y jóvenes adultos. Estos tipos de afiliación
determinan las cuotas que paga cada socio León.

▪ Categorías de afiliación - Hay varias categorías de afiliación que determinan los diferentes
niveles de participación de los socios regulares del club para atender mejor sus necesidades
como voluntarios. Las cuotas de los clubes pueden variar para estas categorías y los niveles de
las cuotas se establecen en los estatutos y reglamentos del club.

Cuotas de afiliación - Esta tabla contiene información sobre las cuotas internacionales de afiliación y el
prorrateo de acuerdo al mes en que ingresan al club los nuevos socios. También contiene los montos de las
cuotas prorrateadas de acuerdo al tipo de afiliación y las tasas de descuento que aplican.

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Facturación de cuotas para cada socio del club

Con un poco de preparación, será muy fácil prepararse para facturar las cuotas a cada socio del club. Tendrá
que reunir información de varias fuentes para completar el proceso de facturación de las cuotas. Parte de la
información que necesita para completar la tarea se encuentra en MyLCI, incluido el estado de cuenta del
club y la nómina actual de socios.

Trabaje con el secretario de su club para descargar los datos de la nómina actual del club y tener una lista
completa y precisa de los socios.
En MyLCI puede ver e imprimir el estado de cuenta del club, que muestra las cuotas internacionales que debe
pagar el club a la asociación.

El monto total de las cuotas que el club debe facturar a cada socio es la combinación de la cuota
internacional y las cuotas de distrito, distrito múltiple y club que debe cada socio individual.

▪ Use las facturas de las cuotas que envía la asociación el 30 de junio y 31 de diciembre de cada
año fiscal.

▪ Contacte a los tesoreros de su distrito y distrito múltiple, si no está al tanto de los montos de las
cuotas que calculan su distrito y distrito múltiple respectivamente. La mayoría de los distritos y
distritos múltiples cobran una cuota fija por socio.

▪ Por último, añada las cuotas correspondientes al nivel del club aplicables a cada uno de los
socios, según lo determine su categoría de afiliación.

Mantener el club al día en sus obligaciones

Su club tiene la obligación de pagar las cuotas de todos los niveles: internacional, de distrito y club para estar
al día en sus obligaciones. El Manual de Normas define un club al día en sus obligaciones como aquel:

a. Que no está en "statu quo ni en suspensión financiera";

b. Que cumple con las disposiciones de los Estatutos y Reglamentos Internacionales y el Manual de
Normas;

c. Que ha:

(1) Pagado en su totalidad las cuotas de distrito (único, subdistrito y múltiple); y

(2) No tiene un saldo moroso de cuotas internacionales que sea mayor de 10 USD; y

(3) No tiene un saldo pendiente en su cuenta con la asociación que sea de más de 50
dólares, con una antigüedad de noventa (90) o más días.

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Política de suspensión financiera - Esta política explica las consecuencias de no pagar las cuotas
internacionales a tiempo. Un club en suspensión financiera podrá ser cancelado si no paga las cuotas
internacionales para el día 28 del mes subsiguiente al mes en que el club fue colocado en suspensión
financiera.

Reactivación del club después de la cancelación debido a la suspensión financiera - comuníquese con el
Departamento de Facturación a Socios en membershipbilling@lionsclubs.org para obtener ayuda.

Compra en línea de suministros para el club en LCI Shop

La LCI Shop (tienda de los Leones) permite comprar fácilmente los suministros para el club y la mercancía con
la marca de los Leones.

Los siguientes son artículos solicitados con frecuencia:

• Material para las reuniones del club - Esta sección del catálogo de suministros en línea contiene
campanas, mazos, formularios para las reuniones y gafetes o acreditaciones.

• Carpetas para nuevos socios - Los documentos que se incluyen en esta carpeta dan la bienvenida a la
organización al nuevo León y reconocen también al patrocinador del nuevo socio.

• Ropa Leonística - Esta sección contiene chalecos, camisas, gorras y otros artículos de ropa que
pueden ser personalizados con la información del club.

• Carpeta Cartel de la Paz - Estas carpetas están a la venta únicamente del 15 de enero al 1 de octubre.

• Premios y medallas - Consulte las diferentes medallas y certificados disponibles.

• Placas, premios y reconocimientos - Esta sección contiene una amplia variedad de productos para
reconocer a los clubes de Leones más destacados.

Si tiene preguntas sobre los suministros para clubes, puede enviar un correo electrónico a
orderdetails@lionsclubs.org.

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Los primeros 30 días de su gestión

El comienzo del año fiscal es un momento crucial en el que el tesorero debe completar diferentes tareas de
administración. El tesorero debe trabajar con el secretario del club para obtener la nómina de los socios del
club y facturar las cuotas anuales a los socios del club. También debe establecer un sistema para organizar y
mantener:

• las cuentas administrativa y de actividades

• los ingresos y recibos de los gastos
• los estados de cuentas de las instituciones financieras
• los informes financieros mensuales para la junta directiva y los socios del club

Asistir a la capacitación de dirigentes de club que ofrece el distrito

La capacitación que ofrece el distrito tiene como finalidad ayudar a todo el equipo de líderes del club a ser
más efectivos y ofrece la oportunidad de que cada dirigente aprenda habilidades básicas para desempeñar
las tareas más comunes.

Actualizar las cuentas del club en la institución financiera local

Obtenga autorizaciones para las firmas de los nuevos dirigentes del club en la institución financiera para que
estos puedan desembolsar los fondos en nombre del club.

Asegúrese de que el club tenga almacenados recibos en papel, cheques, comprobantes de depósito y
cualesquiera otros suministros necesarios para llevar a cabo las transacciones financieras del club.

Verificar el saldo pendiente de la cuenta del club en MyLCI

Iniciar sesión en MyLCI

En la página de inicio, Mis tareas, marque "Ver estados de cuenta" para verificar el saldo de la cuenta del club
en julio, que debe contener el primer estado de cuenta de las cuotas internacionales que debe el club. Si lo
desea, puede indicar en MyLCI que "opta" por no recibir el estado de cuenta por correo postal y que usará
MyLCI para hacer seguimiento de los estados de cuenta.

Preparar las facturas de las cuotas

Las facturas de las cuotas internacionales, de distrito y distrito múltiple que recibirá su club están basadas en
la nómina del club al 30 de junio y al 31 de diciembre. El distrito y distrito múltiple rara vez conceden créditos
por las cuotas facturadas, por lo que es importante que el secretario del club mantenga actualizada la nómina
de los socios. Para evitar que el club tenga que pagar cuotas por socios que se han dado de baja, trabaje con
el secretario del club para revisar la nómina de socios en julio.

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Para crear una nómina precisa del club que incluya la categoría y el tipo de afiliación de cada socio, empiece
descargado los datos de la nómina del club en MyLCI bajo Mis clubes de Leones, Informes.

Descarga de datos - Esta función de MyLCI bajo Mis clubes/Informes permite que el secretario del club
descargue la nómina del club, que puede usarse para el cálculo de las cuotas que debe cada socio del club.

Prepare facturas para cada socio del club usando el sistema de seguimiento financiero que haya elegido su
club.

Tareas mensuales

Tareas mensuales de contabilidad

Las buenas prácticas contables son el resultado de mantener todos los ingresos y gastos correctamente
procesados y registrados. La transparencia financiera es el resultado de presentar todos los meses informes
de situación de las cuentas financieras del club a la junta directiva y a los socios. Estas son las tareas que
deben completarse todos los meses:

Depositar puntualmente todo el dinero de los ingresos en la cuenta administrativa o de actividades

correspondiente y obtener los recibos, categorizar correctamente siguiendo las mejores prácticas de
contabilidad.

Pagar todas las facturas pendientes del club, manteniendo separados los fondos de las cuentas
administrativa y de actividades.

Estado de cuenta del club - Verificar en MyLCI todos los meses el estado de cuenta del club. Pagar el saldo
pendiente que se debe a LCI.

Cuadrar los estados de cuenta mensuales de las instituciones financieras tan pronto se reciban.

Para la cuenta administrativa y la cuenta de actividades:

▪ Preparar informes financieros impresos de fin de mes tan pronto se registren y finalicen las
transacciones del mes previo.

▪ Preparar la distribución de los informes mensuales para las reuniones del club y de la junta
directiva, incluidos los flujos de caja, las pérdidas y ganancias, el balance general y la
comparación de presupuestos.

Guardar todos los informes financieros mensuales en los archivos permanentes.

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Alta de socios recién reclutados

El asesor de afiliación del club trabajará en estrecha colaboración con el secretario del club al dar de alta a
socios nuevos en el club. Cuando un socio nuevo ingresa al club, el asesor de afiliación ayudará a establecer la
categoría de socio que corresponda al nivel de participación en el club que dicho socio haya elegido.

Además, hay diferentes programas de afiliación que ofrecen un nivel reducido de cuotas internacionales,
incluidos los programas de afiliación familiar, de socios estudiantes y Leo a León. Use la Facturación de las
cuotas de afiliación para calcular el total de las cuotas internacionales que deben pagar los socios que
ingresan al club durante el año fiscal.

Reuniones trimestrales

Reuniones de zona

Una zona consiste en un grupo de 4 a 8 clubes aledaños. Los dirigentes de estos clubes se reúnen
trimestralmente, por lo general durante los tres primeros trimestres del año fiscal, y las reuniones las preside
el jefe de zona. Encontrará información de contacto de los dirigentes distritales en la página de inicio de
MyLCI de su club. En el mismo lugar encontrará el nombre y la información de contacto de su jefe de zona.

Modelo de reunión del comité consultivo del gobernador de distrito - Es una guía útil tanto para el jefe de
zona como para los dirigentes de club y porque explica lo que se puede esperar de las reuniones de zona
trimestrales. Con frecuencia, el jefe de zona pide a los clubes que rindan informes del movimiento de socios,
actividades de servicio y otros eventos. Cada reunión tiene un enfoque específico y es una buena
oportunidad para que los dirigentes de club se reúnan y aprendan unos de los otros.

Tareas semestrales - Enfoque en los meses de julio y enero

En los meses de julio y enero, debe preparar y distribuir las facturas de las cuotas a todos los socios del club.

Cobrar las cuotas a los socios, entregar los recibos de pago y depositar el dinero en la cuenta administrativa.

Pagar las cuotas internacionales a la oficina internacional.

A su recibo, se deben pagar las cuotas de distrito y distrito múltiple al tesorero del gabinete y del consejo,
respectivamente.

Tareas anuales

Preparar el presupuesto para el próximo año fiscal y presentarlo al club para su aprobación, de acuerdo a los
estatutos y reglamentos del club.

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Preparar la declaración de impuestos – Organice todos los expedientes financieros para completar la
declaración de impuestos según lo exijan las leyes locales.

Lista de control para el cierre del año

Preparar los documentos y orientar al tesorero entrante

Trabaje con el secretario del club para preparar y entregar al secretario entrante todos los ingresos y recibos
de gastos, estados de cuenta bancarios, declaraciones de impuestos, informes financieros proporcionados a
la junta directiva y el libro de contabilidad general de todas las transacciones.

Signatarios de las cuentas bancarias - Es importante que la junta directiva apruebe una resolución que
autorice los nuevos signatarios de las cuentas bancarias. La resolución debe aprobarse en una reunión de la
junta directiva, después de la elección de los nuevos dirigentes del club y antes del comienzo del nuevo año
fiscal. La resolución debe contener los nombres de los dirigentes del club que se añadirán como signatarios
de las cuentas bancarias y los nombres de quienes se eliminarán de las cuentas al final del año fiscal. Esta
resolución debe registrarse en las actas del club y entregarse a la institución bancaria donde esté la cuenta
del club.
Los libros contables del club deben ser auditados anualmente, y el informe de auditoría debe ser presentado
a la directiva y a todos los socios del club.

Prepare y guarde todos los expedientes financieros en los archivos permanentes del club. Entregue al nuevo
tesorero los libros contables, los talonarios de cheques y los estados de cuenta bancarios que contengan los
saldos de las cuentas.

Legalidades y tecnicismos

Directrices para la utilización de fondos - Esto ofrece orientación sobre el uso apropiado de los fondos
públicos o los fondos administrativos de los clubes y distritos.

Programa de seguro de responsabilidad civil - La Asociación Internacional de Clubes de Leones cuenta con un
programa de seguro de responsabilidad general comercial que cubre a los Leones de todo el mundo. Este
seguro cubre automáticamente a todos los clubes y distritos.

• Certificados de seguro - Para agilizar el proceso de emisión de certificados, ahora puede crear
certificados de seguro por su cuenta.

• Seguro complementario: además de la cobertura automática anteriormente mencionada, la

Asociación Internacional de Clubes de Leones ofrece ahora cobertura de seguro complementario
para clubes y distritos de los Estados Unidos, incluidos los seguros de responsabilidad civil para
directores y dirigentes, contra actos delictivos e infidelidad de los empleados, responsabilidad civil
adicional y seguro contra accidentes.

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Generalidades de las marcas registradas de los Leones - Estas directrices ayudan a entender el uso apropiado
del emblema y las marcas registradas de los Leones y cuándo se necesita aprobación para su uso.

Política de Privacidad de la Asociación Internacional de Clubes de Leones y de la Fundación Lions Clubs

International - La Asociación Internacional de Clubes de Leones (LCI) y LCIF reconocen la importancia de
proteger la privacidad de nuestros socios.

Enmiendas a los Estatutos y Reglamentos del club

Periódicamente, el club puede optar por modificar sus estatutos y reglamentos y el secretario del club puede
necesitar su ayuda para este proceso. Revise las disposiciones de los estatutos y reglamentos con respecto a
las enmiendas para asegurar que el proceso se lleve a cabo de conformidad con la política acordada. Como
secretario del club, es posible que usted tenga que preparar la propuesta de enmienda y comunicar a todos
los socios del club los cambios propuestos y ayudar a implementar los procesos necesarios para completar las
enmiendas.

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División de Administración de Distritos y Clubes
300 W. 22nd Street
Oak Brook, IL 60523-8842, EE.UU.
www.lionsclubs.org
Correo electrónico: clubofficers@lionsclubs.org
Fax: (630) 468-6890

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